How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
Un estudio de Manpower muestra que la escasez mundial de talento ha alcanzado su nivel más alto en 16 años, ya que el 75% de las empresas tienen dificultades para encontrar a las personas que necesitan para impulsar sus negocios.
Sin embargo, sólo el 30% de los empresarios se enfrentaron a retos similares en 2009.
Al mismo tiempo, sabemos que un montón de puestos de trabajo desaparecerán en los próximos años a medida que la automatización y la inteligencia artificial tomen el relevo.
Forbes informa de que los robots realizarán trabajos como coordinación de datos, contabilidad, atención al cliente y asistencia a ejecutivos en lugar de los humanos.
Entonces, ¿cómo pueden organizarse las empresas y dotarse de las competencias que necesitan para progresar, aprovechar nuevas oportunidades de negocio y seguir siendo competitivas en el mercado? ¿Y todo ello sin invertir en competencias que pueden quedar obsoletas en breve?
Empieza por realizar un análisis de las carencias de competencias.
Veamos qué implica, cuáles son las mejores prácticas y por qué este proceso es esencial para el éxito de la empresa.
🔍 D efinición del análisis del déficit de competencias
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
Al identificar las lagunas en los conjuntos de competencias, una empresa puede tomar medidas proactivas para colmar esas lagunas y mejorar el rendimiento de los empleados.
Por lo general, el análisis de las carencias de competencias se lleva a cabo mediante:
- Equipos de RRHH: Los profesionales de RRHH realizan directamente el análisis.
- Jefes de línea: en las grandes organizaciones, los equipos de RRHH pueden apoyarse en los jefes de línea para recopilar datos para el análisis.
- Evaluadores externos: los evaluadores externos pueden proporcionar una evaluación imparcial de las carencias de competencias.
En resumen, una brecha de competencias mide la diferencia entre el estado deseado (DEBERÍA) y el estado actual (ES).
A nivel individual, la mejor manera de hacerlo es utilizando las competencias.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- Su mejor fuente para obtener el estado del SI es el feedback de 360 grados basado en competencias.
A nivel de equipo (o de empresa), le recomendamos que analice los resultados de sus comentarios en forma de mapa de calor o matriz de competencias.
En este caso, cuanto más "roja" es la columna, más falta esa habilidad, es decir, mayor es la brecha.
📐 6 Métodos para realizar un análisis de las carencias de competencias
No hay un camino establecido para realizar un análisis exhaustivo de las carencias de competencias. En su lugar, incorpore uno o más de los métodos siguientes a su proceso.
1. Evaluación de competencias
Las evaluaciones formales de aptitudes, que suelen formar parte de los procesos de contratación, valoran las capacidades, conocimientos y competencias de una persona en un ámbito concreto, como las matemáticas.
Las evaluaciones pueden incluir:
- pruebas escritas de aptitud;
- preguntas de respuesta múltiple;
- demostraciones prácticas;
- muestras de trabajo específicas del puesto.
El objetivo de una evaluación de competencias es identificar el nivel actual de competencia de una persona en competencias específicas y comparar ese nivel con las competencias requeridas para su función o con las normas del sector.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Evaluaciones del comportamiento
Una evaluación cognitivo-conductual puede incluir tareas como completar una serie de rompecabezas, resolver problemas matemáticos o responder a preguntas sobre situaciones de la vida real.
Básicamente, está comprobando las habilidades naturales o aprendidas que demuestran cómo responden los empleados a determinadas situaciones en el trabajo.
Por ejemplo, ¿sus empleados se doblegan ante la presión o mantienen la compostura y toman decisiones con conocimiento de causa?
Este tipo de evaluación ayuda a valorar competencias como:
- pensamiento crítico;
- razonamiento;
- memoria;
- la toma de decisiones;
- resolución de problemas.
Los resultados de la evaluación permiten interpretar las capacidades cognitivas de un individuo y orientar el desarrollo de programas de formación específicos para mejorar dichas capacidades.
3. Grupos de discusión y entrevistas
La interacción humana puede decirnos mucho sobre las capacidades de una persona y sobre las necesidades de formación de la empresa en general.
Pero supongamos que no tiene tiempo para realizar entrevistas individuales a los empleados. En ese caso, los grupos de discusión pueden aportar información sobre las carencias de competencias que los métodos basados en datos no pueden ofrecer.
Hablar con personas de todas las áreas de negocio es esencial durante un análisis de carencias de competencias.
Implique a los empleados, la dirección y las partes interesadas para comprender las carencias de competencias individuales y de equipo, las expectativas y los recursos disponibles.
4. Análisis de las competencias
La claridad de las funciones es clave para el éxito de cualquier organización, por lo que evaluar los requisitos de competencia de cada función es una buena forma de medir las carencias de competencias.
Empiece por revisar las tareas y responsabilidades específicas de cada puesto. A continuación, cree descripciones de funciones claras y significativas para cada una de ellas. A partir de ahí, sabrás exactamente qué competencias son necesarias para que un empleado desempeñe su función con eficacia.
5. 360 Feedback
Un proceso de 360 grados recoge las opiniones de compañeros, directivos, subordinados directos y socios comerciales para ofrecer una visión completa de las capacidades y el rendimiento de un empleado.
Este enfoque de feedback multifuente es esencial para identificar cualquier área de mejora y ayuda a crear un plan de desarrollo personalizado.
➡️ Consulta nuestra guía para crear tu propio sistema de feedback 360.
6. 6. Evaluación de resultados
Revisar el rendimiento laboral de un empleado es una oportunidad para explorar los puntos fuertes y débiles individuales e identificar las carencias de competencias.
Directora de Personas y Cultura, Grace Heexplica cómo el análisis de competencias va de la mano de las evaluaciones del rendimiento en TeamBuilding.com.
"Desarrollar la base de competencias de nuestra plantilla actual ayuda a nuestro equipo a mejorar y cumplir más fácilmente sus objetivos laborales y profesionales diarios. Normalmente animo a nuestros directivos a realizar una "auditoría de habilidades" (revisión de competencias y análisis de las necesidades de formación) como parte del diálogo sobre el rendimiento (reuniones 1:1 y/o revisión anual del rendimiento), de modo que podamos identificar posibles lagunas de conocimientos o habilidades que puedan afectar a los planes a largo plazo de la empresa o al crecimiento del individuo.
Mediante la evaluación periódica de los conocimientos y habilidades que ya existen en nuestra plantilla, podemos ayudar a desarrollar las carreras de los empleados actuales y mejorar los índices de retención, al tiempo que identificamos las competencias y conocimientos necesarios para las nuevas contrataciones, lo que pertenece a la planificación de la sucesión para el equipo actual y la adquisición de talentos para el equipo futuro."
Consejo: Combine las evaluaciones del rendimiento con la retroalimentación 360 para obtener los mejores resultados. Aprenda a aplicar y aprovechar las ventajas de las evaluaciones de rendimiento 360 en 9 sencillos pasos.
➡️ Descubra las diferencias entre las revisiones del rendimiento y el feedback continuo y cómo puede beneficiarse del uso de ambos.
🪜 S u guía de 7 pasos para el éxito del análisis de carencias de competencias
Siga estos siete pasos para realizar un análisis perfecto de las carencias de competencias y asegurarse de que saca el máximo partido a sus datos:
Lay the foundation for your plan
Antes de entrar en materia, planifique los objetivos de su análisis de carencias de competencias, que se basa en una cuidadosa toma de decisiones.
Considéralo:
- El alcance de su auditoría de competencias: ¿Va a evaluar a un equipo concreto o a toda la organización?
- Quién realizará la auditoría: Base su decisión en la asignación de tiempo y recursos.
- Cuando realice el análisis: Recuerde que sus resultados pueden no ser válidos durante mucho tiempo debido a la evolución posterior del sector.
- Cómo responderá a los resultados: Asegúrese de contar con un plan para mejorar las carencias de competencias detectadas.
- Qué métodos utilizará para llevar a cabo la auditoría: Tenga en cuenta el tiempo y el presupuesto disponibles.
- Cómo comunicará el proceso a sus empleados: Pueden tener dudas sobre las evaluaciones y las repercusiones si no obtienen puntuaciones altas en las pruebas específicas del puesto.
Defina los objetivos futuros de su organización y las competencias necesarias
En un ThinkTank de Sofigate de líderes de RRHH, un escenario previsto sugiere que todos los trabajadores serán autónomos en 2030. Como resultado, ya no habrá necesidad de roles específicos. En su lugar, cada persona aportará su pila de habilidades a una organización.
Prepárese para esta predicción invirtiendo ahora en las competencias que necesita su organización y no en los puestos de su plantilla.
Inicie conversaciones internas sobre competencias, manténgase al día de las tendencias del futuro del trabajo y determine una lista de las competencias críticas que su organización necesita para lograr resultados empresariales clave.
➡️ ¿No sabes por dónde empezar? Descubra las competencias interpersonales imprescindibles para el futuro laboral.
Realice su auditoría de competencias
Una vez que haya identificado las competencias que necesita su organización, es el momento de evaluar su nivel haciendo un inventario de las competencias actuales de su plantilla.
➡️ Siga nuestro completo proceso paso a paso para realizar una auditoría de competencias exhaustiva.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Analice sus datos sobre carencias de competencias
Un análisis eficaz de las carencias de competencias consiste en
- R: el punto de referencia de sus competencias actuales
- B: las competencias que necesita para ser competitivo en su sector y alcanzar sus objetivos empresariales.
Sólo puede salvar la distancia entre A y B comparando estos puntos de datos y comprendiendo las diferencias entre sus competencias actuales y las deseadas o requeridas.
Definir itinerarios de aprendizaje para los empleados
Utilice las reuniones 1:1, los controles y las revisiones del rendimiento para comunicar los resultados a los empleados y explicarles cómo piensa utilizar el análisis de competencias para impulsar su crecimiento.
Consejo nº 1: sugiera vías de aprendizaje y desarrollo para los empleados que necesiten formación adicional.
Consejo nº 2: Establezca relaciones de tutoría o seguimiento para mejorar las competencias existentes.
Consejo nº 3: La clave está en establecer un diálogo abierto y aceptar las aportaciones e ideas de los empleados sobre su trayectoria profesional.
➡️ Utilice estas sólidas plantillas de planes de formación como punto de partida para sus programas de I+D.
Empezar a colmar las lagunas
Desarrolle estrategias claras para colmar las lagunas de cualificación que encuentre. ¿El objetivo?
Céntrese en las competencias que tengan más sentido para su organización y, a continuación, dé prioridad a cubrir las carencias lo antes posible.
Algunas intervenciones para probar:
- programas de formación y desarrollo;
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- gestión del rendimiento.
La asignación de recursos está en el centro de todas estas intervenciones, así que asegúrese de que cuenta con la aprobación de las partes interesadas y con el tiempo, el presupuesto y el personal necesarios para dedicar a su análisis de competencias.
Seguimiento y medición de los resultados
Establecer planes de mejora del rendimiento basados en las competencias revisadas para ayudar al personal a desarrollar niveles de competencia y alcanzar objetivos específicos.
Las revisiones periódicas garantizarán que los miembros del personal sigan por el buen camino.
Todos los sectores evolucionan rápidamente, por lo que el análisis de la escasez de cualificaciones no es algo que se realice una sola vez.
En su lugar, incluya en su calendario anual comprobaciones periódicas de las competencias críticas y auditorías completas.
Consejo: Haga un seguimiento de los resultados de sus intervenciones, mida su eficacia y realice los ajustes necesarios para futuros análisis de carencias de competencias.
📝 Plantilla para el análisis de la brecha de competencias
Siga un enfoque estructurado de análisis de carencias de competencias descargando aquí nuestra completa plantilla.
Ahorrará tiempo, mantendrá la coherencia y le resultará muy fácil comunicar los resultados de su investigación a empleados y partes interesadas.
🏆 8 Buenas prácticas para realizar un análisis de las carencias de competencias
Siga las siguientes recomendaciones para obtener un ejemplo brillante de cómo llevar a cabo un análisis de carencias de competencias.
1. Prever análisis periódicos de las carencias de competencias
Demuestre que el aprendizaje continuo forma parte de la cultura de su empresa haciendo del análisis de las carencias de competencias una actividad permanente.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Alinee su análisis de carencias de competencias con los objetivos empresariales
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Estar al día de las tendencias del sector
Hace unos años, la palabra "zoom" significaba llegar muy rápido a algún sitio, mientras que "híbrido" era un tipo de coche.
Estos cambios de vocabulario ilustran cómo el panorama laboral y la tecnología que lo sustenta se han alterado inconmensurablemente en poco tiempo.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Profundizar en el dominio de habilidades
"Habilidades" es un término amplio que abarca una variedad de habilidades técnicas (como las habilidades digitales y las habilidades analíticas) o habilidades blandas (como la empatía y las habilidades de comunicación).
Pero saber qué competencias necesita debe ser sólo el punto de partida de su análisis.
Profundice identificando el nivel ideal de competencia para cada habilidad y las que poseen los empleados o candidatos.
Este paso es otra oportunidad para utilizar las evaluaciones de competencias para medir la experiencia específica en un área en lugar de confiar en que los empleados informen por sí mismos de sus niveles.
5. Priorice su lista de competencias
Pocas organizaciones disponen de presupuestos ilimitados, por lo que tendrá que dar prioridad a la inversión en determinadas competencias frente a otras.
Consejo: Enumere las competencias más importantes que le permitirán alcanzar sus objetivos y determine los empleados que necesita mejorar primero y que aportarán más valor a su empresa.
6. Lograr la aceptación de las principales partes interesadas
Consulte siempre a las partes interesadas de la empresa antes, durante y después del análisis de las carencias de competencias. La lista de partes interesadas será diferente para cada empresa, pero puede incluir:
- jefes de equipo;
- expertos en la materia;
- liderazgo ejecutivo;
- pistas de reclutamiento.
Consejo: Asegúrese de que todo el mundo está comprometido con el proceso y dispuesto a asignar recursos en consecuencia.
7. Basar las decisiones relacionadas con las competencias en datos
Los datos son sus aliados cuando se trata de analizar las carencias de competencias.
Reúna todos los datos posibles y haga números sobre los empleados actuales y potenciales, sus niveles de cualificación y las futuras necesidades de personal de su organización.
A continuación, cuantifique la necesidad de cada competencia a partir de aquí.
Consejo: Si tu instinto te dice que explores el potencial de otra área de competencias, respalda siempre cualquier decisión con datos concretos.
8. Controle el despliegue de su análisis de competencias
¿Le tienta lanzarse de cabeza a analizarlo todo? En lugar de eso, aborda el análisis de las carencias de competencias por fases, empezando por un área que tenga el mayor impacto y ampliando a partir de ahí.
Consejo: este planteamiento mesurado le permitirá aprender sobre la marcha, lo que le aportará valiosos conocimientos sobre la gestión del proceso, el control de los costes y la comunicación con los empleados.
👨💼 ¿Por qué es importante el análisis de las carencias de competencias en RRHH?
Uno de los principales objetivos de RRHH es garantizar que los empleados posean las competencias necesarias para el éxito laboral.
He aquí ocho razones clave por las que un análisis de las carencias de competencias es decisivo para RRHH.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
Las iniciativas de mejora y reciclaje de las cualificaciones mejorarán la competencia y el compromiso de los empleados, lo que le proporcionará una plantilla más motivada con mayor satisfacción laboral y productividad.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ ¿Tiene su empresa un plan de sucesión? Nuestra guía esencial le ayudará a preparar el relevo en puestos críticos.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Recuerde, no obstante, que es posible colmar las lagunas de cualificación incluso con un presupuesto limitado.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Mejore aún más sus sistemas de gestión del rendimiento con nuestros principales consejos.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
El Índice Global de Competencias Digitales de Salesforce , que incluye datos de 19 países, reveló que los trabajadores obtuvieron 33 puntos sobre 100 en áreas como:
- preparación digital;
- acceso a los recursos de I+D;
- nivel de habilidad;
- participación en la formación.
Un análisis de la brecha de competencias anima a los equipos de RRHH a estar atentos a las tendencias de transformación digital de la mano de obra y supervisar en qué aspectos su empresa se queda corta.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
➡️ Supera tus carencias de competencias con Zavvy
ZavvyEl conjunto de herramientas de capacitación de empleados de la empresa formará parte integrante de su análisis de carencias de competencias. Hemos seleccionado estas soluciones para integrarlas en su proceso:
- 🌱 Planes de crecimiento: defina la progresión profesional con nuestras plantillas personalizables. Ponga a los empleados al mando de sus carreras y vincule las habilidades y competencias a las oportunidades de I+D.
- 🧭 Marcos profesionales: dé a sus empleados motivos para comprometerse con la mejora de las competencias definiendo las funciones de sus organizaciones y unas trayectorias profesionales claras entre ellas.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- 🔁 Sof tware de feedback 360: continúa las conversaciones sobre el desarrollo de habilidades incorporándolas a las revisiones del rendimiento y a los controles periódicos. Utiliza los ciclos 360 para recabar opiniones de una amplia selección de compañeros que te ayuden a analizar las carencias de competencias.
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❓ Preguntas frecuentes
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.