Por qué la claridad de funciones debe ser un punto clave en su organización y cómo mejorarla
Ha contratado a algunos de los mejores talentos de su sector, ha invertido en sus procesos de incorporación, ha dado prioridad al bienestar de los empleados y ha desarrollado una cultura de empresa de la que sentirse orgulloso. Pero falta algo.
¿Tiene la sensación de que sus empleados no saben lo que tienen que hacer?
Tal vez estés notando discusiones entre compañeros, o que se les caen los anillos porque nadie se dio cuenta de que eran responsables de una tarea crítica para la empresa.
Estosson los principales signos de que sus empleados no tienen claras sus funciones.
🔍 ¿Qué es la claridad de funciones?
La claridad de funciones elimina el estrés y la confusión de la ecuación. Proporcionar a tus empleados una certeza absoluta sobre sus principales tareas en el trabajo y ofrecerles un contexto muestra cómo encajan sus responsabilidades individuales en el panorama general de tu organización.
Estas responsabilidades específicas podrían incluir:
- Tareas
- Entregables
- Procesos
- Objetivos
- Indicadores clave de rendimiento
Cuando la claridad de funciones es impecable, cabe esperar que un empleado conozca sus propios objetivos, lo que implican las funciones de sus compañeros y cómo encajan entre sí para el éxito de la empresa. Como los engranajes de una rueda.
Jordann M. Andrusiak, Asesora y Directora de Soluciones Empresariales de Synergy Capital Solutions, explica,
"La claridad es un elemento crucial en la organización, y la organización es la base del negocio. Al hacer hincapié en la claridad, los empleados ven cómo su trabajo contribuye al bien mayor de la empresa para fomentar la mejora del rendimiento."
⁉️ ¿Qué es la ambigüedad de funciones?
Por el contrario, la ambigüedad de funciones es lo que ocurre cuando un empleado no tiene claro su trabajo.
Y es más común de lo que cree, ya que sólo el 60% de los empleados está totalmente de acuerdo en que tiene expectativas claras sobre su función. Cuando los objetivos de rendimiento y la responsabilidad cambian constantemente, hay mucho margen para la confusión.
La ambigüedad de funciones puede darse en empresas antiguas, nuevas y de cualquier tamaño. En el extremo novato de la escala, las nuevas empresas con flujos de trabajo fluidos a menudo tienen un enfoque de "todas las manos en la cubierta" a las funciones a medida que aceleran el crecimiento de su nuevo negocio.
Pero las empresas existentes tampoco lo tienen fácil: la confusión surge cuando hay presión para ampliar e innovar.
Algunas de las desventajas de la confusión de roles son:
- Solapamiento de tareas: tener a dos o más empleados realizando el mismo trabajo supone un conflicto de funciones y un despilfarro de recursos.
- Falta de comunicación: los equipos grandes y distribuidos suelen sufrir problemas de comunicación e instrucciones poco claras, que la claridad de funciones puede aliviar.
- Fricción entre compañeros: pasar la pelota de una persona a otra o a un departamento diferente es habitual cuando hay falta de alineación. La transparencia en las funciones aumentará la confianza entre compañeros.
❗️ ¿Por qué es importante la claridad de funciones?
En algunas situaciones laborales, la claridad de funciones puede ser cuestión de vida o muerte. Naga Siddharth, Vicepresidenta de RR.HH. de Supr Daily, habla de cómo los pilotos necesitan tener absolutamente claro su papel cuando vuelan.
"La vida depende literalmente de su trabajo. Cada uno de ellos sabe qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo. Se grita "mi avión" cuando el piloto al mando toma el mando, y el otro piloto responde "tu avión" para confirmar. No hay casos de "pero yo pensaba, ....".
Este modelo se basa en un traspaso sin fisuras de un colega a otro para garantizar que la tarea se complete sin problemas, con cero posibilidades de fracaso. Pero cuando lo que está en juego no es tan importante como un accidente aéreo, ¿cuáles son las ventajas de la claridad de funciones en una empresa tradicional?
Rendimiento
La claridad de funciones en el lugar de trabajo genera un mayor compromiso de los empleados, lo que mantiene a su equipo contento con su trabajo.
De hecho, este estudio del International Journal of Service Industry Management demuestra la relación entre la claridad de funciones y la mejora de la satisfacción laboral, el compromiso organizativo y la calidad del servicio al cliente.
Un verdadero recordatorio de que invertir en la claridad de funciones es beneficioso para su organización.
Evitar el agotamiento
Por otra parte, la falta de claridad en las funciones es una de las cinco razones principales por las que los empleados sufren estrés o agotamiento relacionados con el trabajo. La Clínica Mayo coincide en que el agotamiento laboral es el resultado de unas expectativas laborales poco claras.
"Si no tienes claro el grado de autoridad que tienes o lo que tu supervisor u otros esperan de ti, no es probable que te sientas cómodo en el trabajo."
Retención de empleados
Durante la Gran Dimisión, ha sido fundamental para las empresas retener a sus mejores talentos. Y sabemos que el 94% de los empleados permanecerán más tiempo en una empresa si ésta invierte en su crecimiento. Así que, ¿por qué no facilitar que sus empleados permanezcan fieles a su organización?
- exponiendo su función actual
- predecir cómo será su papel en el futuro
- que les permita seguir una trayectoria trayectoria profesional?
👩 ¿Por qué es importante la claridad de roles en los equipos?
Como ejemplo clásico de claridad de roles, veamos cómo el trabajo en equipo es integral en el deporte.
En un equipo de fútbol ganador de la Copa Mundial, cada jugador nacional debe acostumbrarse a desempeñar un papel diferente al que desempeña en la liga. Cada estrella debe tener muy claras sus expectativas en cuanto a su posición en ataque, defensa o apoyo en el centro del campo.
El objetivo principal del equipo es marcar goles y ganar el partido. Pero a nivel individual, los jugadores saben que deben confiar implícitamente en sus compañeros y decidir cuándo conservar ellos mismos el balón o pasárselo a un jugador más fuerte que esté en mejor posición.
No es de extrañar que esta claridad de funciones cree la armonía precisa que requieren las plantillas de éxito.
¿Necesita otro ejemplo?
En 2014, Steve Yzerman seleccionó un equipo de estrellas de la liga para el equipo olímpico masculino canadiense de hockey sobre hielo, pero asignó sus funciones en función de "la necesidad posicional, el estilo del jugador y el trabajo en equipo", dejando de lado sus éxitos individuales.
Al dar a cada una de estas estrellas claridad sobre sus nuevas posiciones en el equipo nacional, Canadá venció a Suecia por 3-0 y ganó la medalla de oro del torneo.
📏 ¿Cómo se mide la claridad de las funciones?
La claridad de funciones es un proceso que puede integrarse fácilmente con la incorporación de los empleados para ayudar a los recién contratados a conocer su nuevo trabajo.
Pero cuando los miembros de su equipo llevan años trabajando con usted, su idea de lo que implica cada función laboral puede estar firmemente arraigada.
Entonces, ¿cómo medir si la falta de claridad en las funciones es un problema para los empleados actuales?
He aquí 2 estrategias de claridad de roles:
- Distribuir un cuestionario sencillo de claridad de funciones
- Realizar un ejercicio de claridad de roles como el Prueba ácida.
1. Cómo crear un cuestionario de claridad de funciones
Envíe una encuesta sobre la claridad de funciones a todo su equipo u organización para comprobar si la claridad de funciones es segura o debe mejorarse.
Pida a sus empleados que respondan a las siguientes afirmaciones con: Totalmente en desacuerdo, en desacuerdo, ni de acuerdo ni en desacuerdo, de acuerdo o totalmente de acuerdo.
Envíelo a toda su organización para hacerse una idea de si existe claridad de funciones. Si busca información general y sincera, pida a sus empleados que rellenen el cuestionario de forma anónima.
Pero si necesita información detallada sobre las áreas específicas de su empresa que carecen de claridad de funciones, recopile también nombres y cargos.
2. Cómo crear un ejercicio de claridad de funciones: la Prueba Ácida
El formador y coach empresarial Mike Clark explica que la Prueba Ácida "comprobará que todo el mundo sabe a quién deben rendir cuentas, quién les rinde cuentaspero, sobre todo, que tengan claro lo que la gente debe hacer su función: ¿por qué se les contrata?".
La prueba consiste en pedir a cada empleado que escriba las tres o cinco tareas clave que debe realizar dentro de su puesto. Comprobará estas responsabilidades para ver cómo se comparan con sus tres o cinco características del puesto.
revela Clark,
"Lo que suelo encontrar es que lo primero, la razón principal por la que se les contrata, suele estar bastante claro. Ba tercera, más o menos, empieza a ser un poco gris, y las posibilidades de que las razones coincidan totalmente a menudo no coinciden del todo. Si quieres aprovechar la fuerza de tu equipo, ten clara su función".
📈 Cómo mejorar la claridad de las funciones
Zavvyayudan a las organizaciones a crear marcos de competencias pertinentes y a clarificar las funciones. Cada función está claramente definida y se le asigna un nivel de antigüedad, para que no haya dudas sobre las responsabilidades de cada empleado y sus compañeros.
"Como cualquier otro proceso de la organización, la clarificación de funciones debe estar bien pensada. No puede limitarse a una sesión informativa verbal en la que se expliquen las funciones de los empleados.
Debe basarse en material escrito detallado. Por lo tanto, facilite siempre descripciones amplias de las funciones con los detalles del puesto.
También puede incluir las tareas de otros miembros del equipo, mostrando así dónde están las líneas. Asegúrate de que esta información esté siempre a disposición de tus empleados." Nina Pączka, Community Directora de Mi currículum perfecto
Consejo: Utilice los resultados de su cuestionario de claridad de funciones y de la Prueba Ácida para ayudar a definir las funciones dentro de su empresa.
1. Crear descripciones de funciones basadas en las competencias
Consiga una gran claridad de funciones definiendo las competencias de los empleados e incluyéndolas en las tarjetas de funciones para eliminar confusiones.
Una tarjeta de funciones bien elaborada detallará con precisión qué habilidades y capacidades se necesitan y cómo debe realizarse el trabajo.
La mejor práctica es que RRHH implique a expertos del sector en estas tareas para crear los marcos de competencias pertinentes.
Por ejemplo, en un puesto de científico de datos, no esperarías que RRHH entendiera los intrincados detalles de esta función técnica; en su lugar, deberían ponerse en contacto con profesionales que sí los conozcan.
2. Definir las áreas de interés de los empleados
Dentro del ciclo de crecimiento de los empleados, se anima a los miembros del equipo a participar en la definición de sus propias áreas de interés. ¿Cómo pueden conseguirlo?
¿Por qué no inspirarse en Dave Girouard, CEO de Upstart, que considera #WWYRD, o qué haría su sustituto? Él lo explica:
"Otro ejercicio mental en el que he invertido es pensar qué pasaría si mañana se reuniera mi junta directiva y me despidiera. ¿Qué pasaría si dijeran: "Dave, gracias por jugar. Estás acabado". ¿Y salieran a buscar al mejor director general del mundo, uno que me dejara en ridículo? ¿Qué haría diferente de lo que estoy haciendo? Lo pienso un rato y luego me digo: "¿Por qué demonios no estás haciendo esas cosas?".
3. Utilizar las plantillas del marco de progresión profesional
Una vez establecidas las competencias, las plantillas de tarjetas de funciones y las áreas de interés, esto constituye la base de las plantillas de su marco de progresión profesional. Los directivos pueden supervisar y apoyar un plan de desarrollo de los empleados que mostrará el progreso y la tasa de finalización del individuo.
Su marco de progresión profesional esbozará:
- Las funciones en su organización
- Las funciones que puede desempeñar cada miembro del equipo
- Qué deben conseguir para avanzar en su progresión
➡️ Consulta estos modelos de progresión profesional para inspirarte.
¿Cuándo aclarar las funciones?
"Muchos jefes de equipo se han encontrado diciendo: "Ya nos las apañaremos" cuando se trata de contratar a personas que quieren en su equipo, pero contratar sin tener claro lo que implica un puesto es un gran error. Ten claro lo que necesitas, crea la descripción del puesto y luego contrata a." Tom FerryEntrenador inmobiliario
Saber cuándo definir la claridad de funciones en su organización puede ser complejo. Visite y revise esta área con regularidad a medida que evolucionan su estructura y sus procesos.
Así pues, ¿cuándo es el momento adecuado para aclarar las funciones?
- Durante la contratación: en esta fase tan temprana, atraiga a los candidatos adecuados con definiciones claras de las funciones. Distribúyalas en sus anuncios de empleo o promuévalas a lo largo del proceso de solicitud.
- Durante la incorporación : ayude a su nuevo empleado a comprender su función y cómo encaja en la estructura general de su organización.
- Durante las revisiones del rendimiento, debe revisarse la claridad de las funciones como parte del plan de crecimiento de los empleados. Comprueba que las expectativas de tu empleado siguen estando en consonancia con la empresa y destaca cualquier cambio en la función.
- Reestructuraciones : desde despidos hasta adquisiciones, asegúrese de que cada empleado comprende exactamente sus responsabilidades si se produce algún tipo de cambio estructural en su plantilla.
- Planificación de la sucesión - Si ha identificado a un candidato con un futuro brillante en su empresa, aclare el marco de progresión que seguirá desde ahora hasta su eventual sucesión. Esto puede incluir ascensos y traslados laterales.
Cómo crear claridad de funciones en equipos híbridos
Así pues, abordemos el tema más candente: el trabajo a distancia. Incluso si has tenido un nivel razonable de claridad en tu negocio basado en la oficina, las líneas pueden difuminarse cuando cambias a un entorno de trabajo remoto o híbrido. El modelo híbrido es relativamente nuevo para muchas organizaciones, y aún queda mucho por hacer en el lugar de trabajo virtual.
"La claridad es uno de los indicadores más poderosos del éxito en las organizaciones actuales, especialmente a medida que se distribuyen cada vez más". Erica Keswin, autora de "Bring Your Human to Work."
La ambigüedad de roles también puede darse en la comunicación: cuando la mitad del equipo está en un espacio de trabajo compartido y la otra mitad distribuida por todo el mundo, ¿de quién es la tarea de mantener los proyectos en marcha?
Apoyar la claridad de funciones en un entorno híbrido creando un directorio de tarjetas de funciones, que incluya una estructura de comunicación clara. Esto debería destacar claramente:
- quién es cada miembro del equipo
- de quién dependen
- las tareas de las que son responsables.
Esta transparencia también ayuda a eliminar los prejuicios que se deslizan hacia los empleados de oficina que se reúnen cara a cara.
➡️ Un atajo para establecer la claridad de funciones en su organización
¿Aún no está seguro de si existe claridad de funciones en su empresa?
Busque la respuesta en sus empleados. Siga estrategias como ejercicios de claridad de funciones y entrevistas para evaluar cuánto entienden los empleados sobre sus tareas y responsabilidades. A continuación, responda adecuadamente creando tarjetas de funciones, definiendo competencias y desarrollando un marco de progresión profesional que entusiasme a los miembros de su equipo.
¿Está impaciente por empezar? Utilice este software de desarrollo de personal para mejorar la claridad de funciones de todo su equipo.