Cómo redactar descripciones de funciones significativas como base para la claridad de las funciones y el desarrollo de las personas
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28.2.2024
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28 de febrero de 2024
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Su equipo está lleno de superestrellas y profesionales principiantes con mucho potencial y ganas de hacer las cosas. Aun así, los plazos siguen incumpliéndose.
Un proyecto importante ha fracasado porque nadie quería hacerse cargo de él.
La gente se debate constantemente sobre quién es responsable de tal o cual tarea. Así que te encuentras con que tienes que asignar personalmente tareas a los empleados cada día antes de que puedan ponerse en marcha.
Estás harto de celebrar reuniones para abordar esta situación y de preguntarte qué hacer a continuación.
Tenemos la respuesta a sus obstáculos: descripciones claras de funciones para cada puesto de su empresa.
Pero parece más fácil decirlo que hacerlo.
Aprenda a crear descripciones exhaustivas de las funciones de cada puesto y a comunicarlas a su equipo.
👩 ¿Qué es una descripción de funciones?
Lo que a mucha gente le viene a la mente cuando piensa en descripciones de funciones es el texto que se escribe en los anuncios de empleo para explicar lo que implica un puesto a los posibles candidatos.
Pero una descripción de funciones es algo más que algo que se crea con fines de contratación y de lo que uno se olvida una vez que la función está ocupada.
Se trata de un documento vivo que proporciona información clara sobre las responsabilidades que debe asumir un empleado mientras ocupa un puesto determinado.
Las descripciones de funciones ayudan a los empresarios a determinar cuáles son los mejores candidatos para un puesto determinado y a identificar cuándo un miembro del equipo está rindiendo más de lo esperado o no cumple las expectativas del puesto.
Las competencias y conocimientos necesarios para llevar a cabo esas tareas.
Cómo contribuyen su cargo y sus actividades a los objetivos generales y al éxito de la empresa.
Con quién se asociarán para cumplir sus responsabilidades.
A quién rendirán cuentas.
🎁 5 Ventajas de definir las responsabilidades de las funciones
Definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo puede repercutir positivamente en el funcionamiento de su empresa de muchas maneras.
1. Eliminación de la confusión
Cuando cada empleado comprende las expectativas exactas del ámbito de trabajo diario, menos distracciones le robarán tiempo para realizar sus tareas.
En lugar de preguntarse qué hay en su lista de tareas del día o esperar a que un jefe les asigne tareas, pueden levantarse cada día y hacerse cargo de su trabajo.
Pueden crear un plan para alcanzar sus objetivos sin ser microgestionados.
Pueden emplear su tiempo sabiamente y centrarse en las tareas específicas pertinentes, lo que se traduce en una mejora del rendimiento y la productividad.
2. Mayor satisfacción en el trabajo y menor rotación
Los empleados que saben exactamente lo que se espera de ellos en su trabajo tienen más probabilidades de experimentar bajos niveles de estrés y tensión.
También confían más en sus capacidades. La razón es que saben lo que necesitan para llevar a cabo las tareas básicas de las que son responsables, aunque ello implique adquirir nuevas habilidades o conocimientos.
Y cuando los empleados se sientan seguros con su trabajo y con la trayectoria profesional de su función, estarán menos motivados para empezar a buscar un nuevo empleo en otro lugar.
3. Cohesión y éxito del equipo
La ambigüedad en torno a las funciones y responsabilidades puede limitar la capacidad de las personas y los equipos para funcionar eficazmente, dificultando o incluso imposibilitando la consecución de objetivos compartidos.
Las tareas se perderán porque hay confusión sobre a quién pertenecen. Pero definir claramente las funciones y asignarlas entre los miembros del equipo mejorará el rendimiento general del equipo.
🤯 ¿Es el rendimiento del equipo algo con lo que estás luchando?
Los nuevos empleados ya están nerviosos por desempeñar bien sus nuevas funciones. ¿Por qué no facilitarles la transición? ¿Cómo?
Puede crear tarjetas de funciones exhaustivas que establezcan las expectativas exactas de la función y cómo sería el éxito en ella.
De este modo, ayudará no sólo a los novatos, sino a todo el equipo. Todo el mundo entenderá las funciones y responsabilidades de los novatos y quién debe ayudarles si necesitan ayuda con diversas tareas.
5. Reducción del uso de recursos de la empresa
Supongamos que nadie está seguro de lo que debe hacer. En ese caso, distintos empleados pueden hacer perder tiempo y dinero a su empresa trabajando en las mismas tareas. O, lo que es peor, la gente trabaja en tareas que ya están terminadas.
Por no hablar de los conflictos interpersonales que pueden surgir del solapamiento de responsabilidades.
Las descripciones de funciones bien definidas ayudan a eliminar estas ineficiencias operativas y a gestionar mejor los recursos humanos.
🕵️ Dónde utilizar las descripciones de funciones
Las descripciones de funciones no son cosa de una vez.
Hay muchas instancias y casos de uso a los que puedes aplicarlos después de crearlos, como por ejemplo:
Descripciones de puestos para anuncios de contratación.
Identificar las lagunas de aprendizaje y diseñar planes de formación y desarrollo para funciones específicas.
Trazar trayectorias de crecimiento y progresión profesional para los puestos dentro de la organización.
Normas de evaluación para valorar posibles contrataciones y determinar la movilidad interna de los empleados existentes.
✍️ Cómo redactar las responsabilidades de un puesto de trabajo en 8 sencillos pasos
Siga estas prácticas recomendadas para redactar responsabilidades de funciones para descripciones de puestos que aporten claridad a los posibles candidatos, a los nuevos contratados y a sus equipos y gestores internos.
1. Implicar a los jefes de equipo y a los miembros
Dependiendo de su formación, puede que no sea capaz de definir completamente lo que implica una función específica.
No son muchos los responsables de operaciones de personal o los directivos no técnicos que pueden describir con detalle lo que hace un ingeniero full-stack o un especialista en marketing de productos. Y eso está muy bien.
Por eso necesita la colaboración de todos para que sus descripciones de funciones sean significativas y den en el clavo.
Así que pide a los jefes de personal, jefes de equipo y otros cargos relevantes para el puesto sobre el que estás escribiendo que te ayuden. Ellos pueden explicar mejor por qué existe una función y el valor que aporta en el día a día.
2. Añade un cargo y una descripción general de la función
Es posible que su empresa tenga títulos exclusivos para funciones específicas, por ejemplo, Jefe de Felicidad en lugar de Jefe de Recursos Humanos.
Pero cuando describa ese puesto para un anuncio de empleo externo, puede que quiera saltarse la jerga de la empresa y optar por un título sencillo que dé a los candidatos interesados una idea de en qué consiste el trabajo.
Acompañe el título del puesto con un resumen de tres a cinco frases en el que destaque el objetivo principal de la función.
El resumen también puede incluir las principales cualidades que poseerá el candidato adecuado, qué hace que el puesto sea importante y por qué merece la pena solicitar empleo en su empresa.
3. Identifique las responsabilidades de la función
Enumera los deberes y responsabilidades de las funciones en formato de viñetas y por orden de importancia para que sea fácil de escanear.
La sección de responsabilidades debe cubrir a fondo:
Las expectativas cotidianas de la función,
Las herramientas que utilizará el empleado,
Con quién trabajarán.
El objetivo es ayudar al empleado a comprender:
Qué van a hacer.
Cómo afecta su cargo a la empresa.
Cómo funcionarán como parte de las operaciones de la empresa.
4. Especificar las habilidades imprescindibles frente a las que son deseables para el puesto.
Puede resultar tentador exigir que la persona ideal para un puesto tenga décadas de experiencia, múltiples títulos y dominio de todas las tecnologías pertinentes, incluidas las que aún están por inventar.
Sin embargo, pedir demasiadas cualificaciones puede limitar significativamente su reserva de talentos o incluso hacer que los empleados que ocupan actualmente el puesto se sientan como impostores.
Sea realista a la hora de redactar los criterios para un puesto y tenga claras las competencias imprescindibles para el puesto y las que son deseables pero no necesarias de inmediato.
Se le pueden ocurrir entre cinco y siete viñetas de competencias imprescindibles en función de:
el nivel de educación;
años de experiencia en el sector;
certificaciones y licencias;
habilidades técnicas;
conocimiento de las plataformas tecnológicas que requiere el puesto.
5. Describa cómo será el éxito en el puesto
¿Qué significará que la persona que ocupe este puesto cumpla y supere las expectativas de su empresa?
Piense en los resultados que desea ver como consecuencia del trabajo de un determinado puesto y, a continuación, enumérelos todos.
Definir cómo es el éxito puede ayudaros a ti y al responsable de la función a medir el rendimiento y a crear un plan de acción para llegar al futuro que habéis imaginado.
6. Indicar a quién reportará el puesto
Aunque la cadena de mando puede no ser relevante para los anuncios de empleo externos, puede beneficiar a los empleados actuales que quieran presentarse a anuncios internos.
Al establecer la jerarquía de funciones, todo el mundo sabrá fácilmente de quién dependen y a quién deben rendir cuentas.
También ayudarás a las personas a ver cómo podría ser su progresión profesional para que puedan empezar a planificar cómo avanzar.
7. Incluya información sobre el salario, las prestaciones y la ubicación.
Si estás redactando las responsabilidades de las funciones para las descripciones de puestos de trabajo, puede ser útil incluir detalles sobre:
la escala salarial;
beneficios de la empresa;
dónde tiene su sede la función o dónde pueden trabajar los empleados.
Añada esta información si está anunciando puestos no ejecutivos a candidatos externos. Ahorrará tiempo a todos y le permitirá atraer a más candidatos cualificados que estén satisfechos con su oferta.
8. Comunicarlos adecuadamente
Después de redactar las descripciones de los puestos de trabajo de su empresa, no olvide compartirlas con los propios equipos e individuos.
Una comunicación adecuada garantizará que no haya desconexión entre lo que los responsables de People Ops o los directivos piensan que debe hacer una función o un equipo y lo que la función o el equipo hace en realidad.
Para facilitar el acceso, considere la posibilidad de publicar la descripción de las funciones y responsabilidades del puesto en algún lugar donde todos puedan encontrarla cuando lo deseen.
🪜 6 pasos para redactar descripciones de funciones centradas en el crecimiento que generen claridad para todos
Como empresa emergente en fase inicial, es posible que te hayas librado de tener una estructura de equipo plana en la que todo el mundo hace un poco de todo y ayuda en lo que haga falta cada día.
Pero a medida que su empresa crece, la falta de estructura perjudicará a su negocio y a sus empleados más que beneficiarlos.
Por tanto, es necesario adoptar la transparencia y crear una estrategia real para definir las descripciones de las funciones y crear marcos profesionales claros y optimizados para el crecimiento.
Estas descripciones de funciones basadas en estructuras profundizan en competencias concretas. Este enfoque difiere de las descripciones de funciones de los anuncios de empleo, que ofrecen un breve resumen de los porqués, los qués y los cómos de un puesto específico.
Vincular las descripciones de funciones con los marcos de carrera ayudará a los empleados a averiguar cómo progresar o crecer horizontalmente, aunque no estén interesados o no se dirijan a una vía directiva.
Entonces, ¿cómo elaborar una estrategia de descripción de funciones que mejore la clarificación de las mismas, defina las competencias y apoye el desarrollo de los empleados?
Empieza con estos pasos.
1. Escriba sus objetivos organizativos
El uso de un marco de responsabilidades de rol eliminará la confusión de roles, reducirá la contratación y los prejuicios, desarrollará el talento del equipo y creará un entorno de trabajo basado en el mérito.
Escribir lo que quieres conseguir con tu marco puede ayudarte a decidir cómo estructurarlo para promover ese propósito.
2. Enumere todas las funciones o niveles de cada equipo
Escriba todas las funciones que componen cada equipo en orden jerárquico ascendente.
Consejo: Añada cada función una vez, aunque haya varias personas en ese puesto.
Por ejemplo, si tiene cinco redactores de contenidos junior, no es necesario que incluya la función cinco veces, sólo una.
También puede utilizar un sistema escalonado para:
Divida cada función en diferentes niveles.
Mostrar las expectativas específicas para cada nivel.
Muestre cómo los empleados pueden progresar de un nivel a otro en función de su experiencia, conocimientos y rendimiento.
Por ejemplo, el equipo de ingeniería de Buffer utiliza un marco de seis niveles para describir y evaluar las funciones y responsabilidades de los Makers (no directivos).
3. Cree las columnas pertinentes en función de un marco existente o de la onda que desee reflejar
Las columnas que cree servirán de guía para organizar y estructurar la información en las descripciones de funciones.
Por ejemplo, Zavvy dispone de plantillas de marcos de carrera ya preparadas con descripciones de funciones. Contienen el puesto y el nivel en un eje y modelos de competencias(competenciasbásicas, funcionales y técnicas) en el otro.
Como puede ver, el ejemplo de descripción de funciones para un equipo de éxito de clientes incluye columnas y filas para:
niveles de función;
competencias básicas, como la resolución de problemas y el pensamiento metódico;
competencias funcionales: como ser un asesor de confianza y un experto en productos.
Al crear el suyo propio, puede decidir utilizar:
papeles;
alcance del trabajo;
valores;
complejidad;
colaboración;
supervisión y presentación de informes.
Todo depende del tipo de información que desee incluir.
Cuantos más detalles sobre el papel escriba, mayor claridad le aportará.
Consejo: En lugar de pasar semanas o incluso meses creando las descripciones de sus funciones desde cero, puede basarse en plantillas existentes que ya estén siendo utilizadas con éxito por otras empresas.
Todo lo que tienes que hacer es editarlos y aplicarlos a la situación de tu empresa y de tu equipo.
4. Identificar las responsabilidades de cada función dentro del equipo
Ya se llamen competencias, ámbito de trabajo o responsabilidades, es esencial anotar lo que se considera que son las obligaciones fundamentales de cada función.
Si no estás seguro de qué incluir, investiga el puesto y enumera tus principales responsabilidades.
Siempre es una buena idea incluir a los jefes de equipo y a los miembros en este ejercicio para garantizar que las responsabilidades de cada función se cubren de forma adecuada y precisa.
Por ejemplo, puede organizar una reunión presencial o virtual para hablar de cada función y responsabilidad.
Incluso puedes crear un documento compartido para recopilar información.
Por ejemplo, pida a los miembros de cada función que escriban lo que entienden que es su responsabilidad y lo que creen que son las responsabilidades de las demás funciones de su equipo.
5. Evaluar las responsabilidades
Después de que tú y los demás escribáis vuestras ideas, dedica tiempo a debatir las distintas perspectivas.
Si observas que un área de responsabilidad pertenece a más de una función, decide a quién corresponderá en adelante. Así no habrá más solapamientos.
Averigua si cada propietario de una función está de acuerdo o en desacuerdo con las ideas de los demás sobre su función.
Consejo: Si alguien de una función determinada no acepta que determinadas responsabilidades le pertenezcan, crea una sección sin asignar y traslada allí esas funciones. A continuación, haz que los miembros del equipo debatan por qué determinadas funciones pueden o no absorber las responsabilidades no asignadas.
Al final, puede que tenga que redefinir algunas funciones para incluir estas tareas no reclamadas o crear una nueva función responsable de ellas.
6. Utilice esta información para rellenar las columnas de descripción de funciones
Es el momento de introducir todos los detalles que ha recopilado sobre las distintas funciones en las columnas adecuadas y obtener la aprobación de la alta dirección.
Una vez obtenida su aprobación, puede compartir sus descripciones de funciones recién redactadas con todas las partes interesadas.
📝 Plantillas gratuitas de descripción de funciones que puedes utilizar
¿Desea crear un anuncio de empleo para un puesto que está contratando?
O está pensando en diseñar tarjetas de funciones exhaustivas que expliquen qué hace cada miembro de un equipo.
Eche un vistazo a estas plantillas de descripción de funciones listas para usar que podrá rellenar siempre que lo necesite.
Plantilla de descripción de funciones para anuncios de empleo
[Cargo]
Diseñador UX
Descripción general del puesto:
Cracker Inc es una de las plataformas de patrocinio de newsletters de más rápido crecimiento del mercado. Ayudamos a grandes marcas como Apple, Spotify y Netflix a llegar a audiencias diversas y comprometidas a través de boletines electrónicos patrocinados en publicaciones líderes.
Buscamos un diseñador UI/UX versátil para diseñar y ofrecer excelentes experiencias a los clientes y mejorar la usabilidad de nuestros productos. En este puesto, trabajarás en estrecha colaboración con un diseñador de productos y un gestor de productos para dirigir todos los aspectos de nuestro proceso de desarrollo de productos, desde el concepto inicial hasta el lanzamiento.
Responsabilidades:
Diseñar, crear prototipos e iterar sobre nuevas funciones y actualizar la interfaz de usuario y la interfaz de usuario de las funciones existentes.
Desarrollar soluciones de diseño mediante wireframes, sitemaps, mockups, storyboards, flujos de pantalla y prototipos interactivos.
Aproveche los datos de los usuarios, las pruebas y los comentarios de las partes interesadas para comprender mejor las necesidades, los flujos de trabajo y los puntos débiles de los usuarios.
Trabajar de forma independiente y en estrecha colaboración con varios equipos para encontrar soluciones elegantes pero prácticas a los retos de diseño y usabilidad.
Presentar y defender las necesidades y estrategias de diseño ante los desarrolladores, el equipo de producto y otras partes interesadas.
Requisitos: Aptitudes imprescindibles
Mínimo 3 años de experiencia en diseño UI/UX para productos B2B y SaaS.
Competencia en el diseño de flujos de usuario, maquetas, wireframes y generación de activos y especificaciones para integrar productos digitales a través de móviles y web.
Se valorará la capacidad para solicitar opiniones de los usuarios directamente a los clientes e indirectamente mediante el seguimiento del uso de los clientes y el impacto en las ventas a través de herramientas analíticas como Google Analytics, Mixpanel y Salesforce/Copper.
Experiencia trabajando con un equipo para generar ideas, pensar de forma crítica y creativa sobre proyectos de diseño, enviar diseños y revisar resultados.
Ejemplos de trabajos de diseño visual e interactivo de alta calidad en una carpeta de diseño.
Depende de: El Diseñador UX reportará al Director de Producto.
Salario, prestaciones y ubicación:
El salario oscila entre 90.000 y 110.000 dólares, en función de la experiencia.
Los beneficios incluyen cobertura del 100% de los seguros médico, dental y oftalmológico, 401K, participación en los beneficios, desplazamientos al trabajo, vacaciones de empresa, tiempo libre remunerado (PTO), bonificaciones en función del rendimiento y mucho más.
Se trata de un puesto a distancia abierto únicamente a candidatos que residan y estén autorizados a trabajar en EE.UU.
Para el perfil de competencias y las fichas de funciones
He aquí una plantilla de marco profesional fácil de usar para una empresa de 50-200 empleados.
Todos los clientes de Zavvy obtienen automáticamente acceso a todas nuestras plantillas.
Puede utilizar esta plantilla para desglosar y estructurar las expectativas de los distintos puestos y equipos.
🏢 4Ejemplos de descripción de funciones
Por función
No hay nada malo en las descripciones de funciones tradicionales que se centran en aclarar las funciones individuales dentro de un equipo y explicar cómo una función progresa en la otra. He aquí algunos ejemplos:
Desglosar las principales responsabilidades de la función.
Explicar cómo se va a realizar el trabajo.
Cómo colaborará y se comunicará el empleado con los demás.
Descripción de la función de Product Manager
Esta descripción de funciones creada por Liefery cubre en detalle los requisitos básicos, las obligaciones, las expectativas y las métricas de rendimiento de un gestor de productos de nivel uno. No deja lugar a ambigüedades ni confusiones sobre lo que debe conseguir el puesto.
Por empresa
Algunas empresas tienen sistemas únicos para describir sus funciones porque las descripciones de funciones tradicionales a veces pueden resultar inadecuadas para sus necesidades.
He aquí algunos ejemplos brillantes de empresas con estrategias personalizadas de descripción de funciones y marcos de progresión profesional:
Kickstarter
Kickstarter utiliza un sistema escalonado para la descripción de sus funciones en los distintos equipos. Las funciones principales de cada puesto dentro del equipo, hasta el último puesto de alta dirección, están bien definidas y descritas con una prosa clara y atractiva.
Sabio
El marco de descripción de funciones de la empresa de tecnología financiera agrupa las distintas funciones y puestos dentro de los departamentos en seis niveles.
A continuación, Wise proporciona especificaciones detalladas de las funciones de cada nivel y contexto sobre los indicadores clave de rendimiento, las responsabilidades de liderazgo y los logros necesarios antes de que un empleado pueda pasar al siguiente nivel.
🌱 Crear claridad de roles y poner en marcha procesos de desarrollo de personas más significativos . Con Zavvy
La claridad de roles no se consigue de la noche a la mañana.
Se necesita intención y práctica para crear un entorno de trabajo en el que los miembros del equipo entiendan lo que se espera de ellos y de lo que son responsables sus compañeros.
Asigne a sus empleados funciones y responsabilidades específicas. Así podrán hacer su trabajo con más confianza, eficacia y puntualidad.
Como resultado, alcanzarán más éxito que nunca.
¿Está preparado para crear una cultura de responsabilidad y alto rendimiento?
Precious Arinze es una comercializadora de contenidos en MediaBerry que escribe sobre marketing, tecnología, automatización y desarrollo de empleados para empresas SaaS y B2B. Cuando no está elaborando estrategias y ejecutando ideas sobre cómo hacer crecer una marca utilizando el contenido como vehículo de promoción, la encontrarás trabajando sobre poemas y ensayos.