Matriz de competencias: Qué es y cómo crearla (+ Plantillas Excel gratuitas)
¿Busca mejorar la productividad de su equipo, minimizar las carencias de competencias y asegurarse de que cada miembro está preparado para el éxito, todo ello con una representación visual fácil de usar de las competencias de su equipo?
En caso afirmativo, la utilización de una matriz de competencias dentro de su organización puede ayudarle a alcanzar estos objetivos.
Este artículo explica qué es una matriz de competencias, su importancia y cómo crearla. También te daremos ejemplos y plantillas Excel gratuitas de matrices de competencias que puedes descargar.
Descubrirás cómo evitar errores comunes en la creación de matrices de habilidades, y te presentaremos el software de matrices de habilidades de Zavvy .
❓¿Qué es una matriz de competencias?
Una matriz de competencias, desarrollada normalmente por el equipo de talentos o los profesionales de recursos humanos (RR.HH.), es una herramienta utilizada para evaluar las competencias y habilidades de un empleado. Ayuda a identificar el conjunto completo de habilidades, el nivel de experiencia y la competencia general necesarios para un puesto o un proyecto.
En la práctica, puede ser tan sencillo como una tabla bidimensional en Excel:
- Dimensión 1: Personas o departamentos (abajo: filas)
- Dimensión 2: Competencias (abajo: columnas)
Si desea realizar la evaluación de competencias a escala y con mayor eficacia en su empresa, utilice el software de matriz de competencias para ahorrar tiempo y vincular directamente las competencias con los métodos de desarrollo.
📈 ¿Por qué necesita tu empresa una matriz de competencias?
Evaluar eficazmente el rendimiento de los empleados y formarlos mediante iniciativas estratégicas de Aprendizaje y Desarrollo (L&D) puede proporcionar a las empresas una ventaja competitiva y aumentar los beneficios.
Centrarse en el crecimiento profesional del personal también mejora la retención. Según el informe 2023 Workplace Learning de LinkedIn, una de las principales razones por las que los empleados renuncian es la falta de oportunidades para aprender y desarrollar nuevas habilidades. En otras palabras, como profesional de RRHH, directivo o ejecutivo de nivel C, su principal prioridad debería ser la renovación y mejora de las competencias de su plantilla.
Sin embargo, según Harvard Business Review, más formación no siempre es la solución:
"No podemos limitarnos a enviar a los empleados a talleres centrados en cualquier competencia que esté de moda en ese momento y esperar obtener resultados. Lo esencial es elaborar estrategias coherentes basadas en las competencias. Debemos reflexionar seriamente sobre qué competencias específicas hay que abordar, quién tiene que aprenderlas y qué combinación de educación, experiencia y exposición será eficaz para crear las organizaciones basadas en competencias que necesitamos para afrontar los retos del futuro."
Pero, ¿cómo saber a qué atenerse? Una matriz de competencias puede facilitarle las cosas.
Ayuda a:
- identificar las carencias de competencias
- crear planes de desarrollo específicos
- asignar empleados a los proyectos adecuados
- contratar a las personas adecuadas para cubrir las carencias
En resumen, le ayudará a tomar mejores decisiones sobre el desarrollo de los empleados, la planificación de la sucesión y el diseño de funciones.
Hablemos un poco más de la importancia de una matriz de competencias.
🏆 Ventajas de utilizar una matriz de competencias
Ayuda a evaluar eficazmente las competencias de sus empleados
Una matriz de competencias facilita la comprensión de las competencias de sus empleados y ayuda a los equipos de RR.HH. a entender las carencias de competencias en toda la empresa y en todo el equipo.
Puedes utilizar esta información para:
- Mejorar la planificación de la mano de obra
- Aumentar la colaboración y la productividad de los equipos gracias a la complementariedad de sus competencias.
- Reducir el riesgo operativo contando con empleados cualificados en funciones críticas.
Ayuda en la creación de planes de aprendizaje personalizados y eficaces
Muchos equipos de RRHH no enfocan la formación y el desarrollo de forma estratégica. La gente puede tener acceso a una biblioteca de cursos de formación o a un presupuesto de aprendizaje, y eso es todo. Pero no hay precisión ni orientación a objetivos.
Sin embargo, este enfoque es muy ineficaz.
Un proceso adecuado de desarrollo de personas incluye:
Cómo encajan las matrices de competencias en el proceso general de desarrollo de personal
Siguiendo este planteamiento se asegura de que sus empleados sepan lo siguiente:
- lo que espera de ellos en un determinado nivel profesional o función
- en qué punto se encuentran con respecto a sus expectativas
Puede utilizar la información anterior para desarrollar estratégicamente su plantilla y reducir la distancia entre sus expectativas y las competencias de sus empleados.
El resultado:
- reducción de los costes de formación
- reducción del tiempo perdido en formación irrelevante
- un aumento de los efectos del entrenamiento y, posteriormente, un mayor rendimiento
Alinear la formación de los empleados con sus carencias e intereses puede beneficiar a la organización, ya que los empleados felices son más productivos y dan lo mejor de sí mismos cuando disfrutan de su trabajo. Este enfoque también puede ayudar a los empleados a obtener reconocimiento por sus habilidades, aumentando su autoestima y sus niveles de compromiso.
Ayuda a la contratación
Una matriz de aptitudes agiliza la contratación mediante una clara descripción de las competencias existentes en un equipo, lo que permite identificar las carencias de aptitudes. Este enfoque específico garantiza que las nuevas contrataciones aporten las competencias específicas necesarias, fomentando un equipo equilibrado y de alto rendimiento.
Además, ayuda a crear descripciones precisas de los puestos y criterios de evaluación, lo que conduce a un proceso de contratación más eficiente y eficaz.
Estudio de caso de matriz de competencias: Por ejemplo, una organización se dirigió a Vahura OnBoard en busca de ayuda para encontrar a su primer consejero independiente. Para ello, Vahura OnBoard utilizó un modelo de matriz de competencias, que consistía en analizar las necesidades de la empresa e identificar diez competencias esenciales. De estas diez habilidades, tres requerían una experiencia significativa.
Tras evaluar a varios profesionales, Vahura OnBoard recomendó a un antiguo presidente de un organismo regulador con amplios conocimientos para ocupar el puesto.
Ayuda a los empleados a identificar sus puntos fuertes y débiles
Es opcional revelar los resultados de la evaluación de competencias a todo el mundo, pero hacerlo puede tener varias ventajas.
Cuando los empleados comparan objetivamente sus competencias con criterios predefinidos, toman conciencia de sus puntos fuertes y débiles, lo que fomenta el autoconocimiento, la responsabilidad personal y el desarrollo de competencias específicas. Esto, a su vez, beneficia su crecimiento personal y profesional dentro de la organización.
Mejora la movilidad interna y la retención
La movilidad interna se refiere al movimiento de los empleados dentro de la organización. Tener una visión general de las diversas competencias que poseen sus empleados le ofrece una visión del potencial sin explotar que permanece latente en su empresa. Una matriz de competencias permite a los directivos y a RRHH identificar las carencias de competencias en los equipos y cubrirlas con otros compañeros internos con las competencias pertinentes.
Cuando las competencias están definidas, también resulta más fácil para los empleados cambiar de departamento o de proyecto en función de sus objetivos profesionales.
"La movilidad interna impulsa la retención y desarrolla las competencias de la plantilla: A los dos años, un empleado que ha realizado un traslado interno tiene más posibilidades de permanecer en su empresa" - Informe de LinkedIn sobre el aprendizaje en el lugar de trabajo 2023.
Diferentes formas de progresión interna en una empresa
Ayuda a planificar la sucesión
Las empresas pueden utilizar una matriz de competencias para identificar a los empleados que tienen potencial para asumir funciones críticas como parte de su progresión profesional. Esto ayuda a garantizar una transición fluida cuando se marcha personal clave y motiva a los empleados al ofrecerles una hoja de ruta clara de progresión profesional para crecer dentro de la organización.
📝 Cómo crear una matriz de competencias para tus empleados
1. Identificar las competencias para evaluar
Para ello, examine las competencias necesarias para las distintas funciones del equipo o departamento. A la hora de determinar las competencias que hay que evaluar, ten en cuenta las que son fundamentales para desempeñar con éxito una función concreta y otras que sería bueno tener.
Por ejemplo, un gestor de marketing de contenidos debe dominar la estrategia de marketing de contenidos, la redacción de textos publicitarios y los fundamentos de SEO. Sin embargo, estaría bien que también supiera diseño gráfico básico y edición de vídeo.
Un buen punto de partida para determinar qué competencias evaluar es el marco de carrera de su empresa: una definición por escrito de las competencias básicas de cada función, incluidas:
- habilidades interpersonales (comunicación, inteligencia emocional, etc.)
- habilidades duras o específicas de su trabajo (análisis web, Javascript, etc.)
- valores (es decir, cómo encarna la persona ese valor)
Algunas empresas lo mantienen informal con un modelo genérico para todos. Por el contrario, otras tienen itinerarios de progresión detallados para cada función y nivel. Lee nuestra guía detallada sobre la creación de marcos de progres ión profesional si no tienes uno en tu organización.
¿Busca un ejemplo?
Un modelo genérico facilitará más adelante las comparaciones en toda la empresa sobre competencias concretas. Los modelos muy específicos que son únicos para cada puesto son estupendos, pero carecerán de las competencias básicas que usted quiera ver para todo el mundo.
Nuestro consejo: Una mezcla de los elementos anteriores. Mantenga algunas competencias que sean las mismas para todos en la organización e incluya algunas que sean más técnicas.
2. Evalúe las competencias y los intereses de sus empleados
Los métodos que emplean los empresarios para evaluar el nivel de cualificación de su mano de obra varían de una organización a otra.
Algunas formas habituales de calificar y categorizar las competencias de los empleados son:
- ⬇️ Los jefes o supervisores inmediatos dan feedback(feedback descendente)
- ️ Pedir a los empleados que autodeclaren sus habilidades, intereses y nivel de competencia en cada uno de ellos(Autoevaluación).
- ↔️ Evaluación anónima entre colegas(Peer feedback)
- ⬆️ Evaluación de los jefes por sus subordinados directos(evaluación ascendente)
- 🔄 Todo lo anterior(retroalimentación 360)
- ✏️ Evaluaciones graduadas.
- 🪪 Certificaciones.(Biblioteca de formación externa)
Si está buscando la forma correcta de crear niveles individuales, nuestra matriz de competencias gratuita será justo lo que necesita:
Solemos recomendar cinco niveles, del básico al experto.
2.5 No olvides el calibrado
Es un hecho conocido que todo el mundo tiene ciertos prejuicios y tendencias a valorar más o menos a las personas. Estos sesgos pueden perjudicar el compromiso de los empleados, su retención y los objetivos empresariales.
La calibración de la evaluación del rendimiento aborda este problema estableciendo normas de calificación claras, de modo que todos los evaluadores dispongan de un conjunto uniforme de directrices que seguir a la hora de valorar el trabajo de alguien. Consiste en reunir a todas las personas que aportan comentarios para debatir y comprender cómo aplicar cada calificación a la persona evaluada.
De este modo, los comentarios pueden ser más coherentes, justos y fiables.
¿Quiere saber más sobre calibración? Lea nuestra guía de calibración
3. Añadir los datos en una tabla o matriz
Una de las formas más comunes de crear una matriz de competencias es a través de Excel. Siga los pasos que se indican a continuación para crear una matriz de competencias en un documento de Excel.
- Cree una tabla o matriz con las competencias enumeradas en la primera columna y nómbrela "Competencias".
- Escribe los nombres de los miembros del equipo horizontalmente en la columna "Nombre".
- Cree las columnas "Experiencia" e "Interés" en Nombre.
- Añada los datos sobre experiencia y nivel de interés recogidos anteriormente.
Esto le dará una visión general de las capacidades y el nivel de competencia de cada empleado. Clasifica las habilidades en categorías en función de su contribución a la realización práctica del proyecto.
Como bien señala Dennis, del PMI, la matriz de competencias también puede representarse utilizando ideogramas para la comunicación visual, por ejemplo, harvey balls.
4. Asignar empleados con las competencias adecuadas
Tenga en cuenta las competencias necesarias para cada función y asígnelas a los empleados que las posean. Los empleados con competencias específicas también pueden utilizar esta información para identificar las carencias de competencias y subsanarlas.
De este modo, los profesionales de RR.HH. tendrán una visión general de las habilidades y competencias de cada empleado. Clasifica las habilidades en categorías en función de su contribución a la realización práctica del proyecto.
5. Utilizar la matriz de competencias para determinar las necesidades de formación y asignar tareas
Cree programas de formación y desarrollo que ayuden a los empleados a mejorar sus habilidades. Si hay habilidades que algún empleado no posee actualmente, plantéate traer a un formador para que imparta un taller.
Esto ayudará a los empleados a desarrollar las capacidades necesarias para tener éxito en sus funciones y proyectos.
🎶 Consulta nuestro caso práctico sobre formación y desarrollo de empleados en Cisco.
❗Plantillas y ejemplos de matrices de competencias
Ejemplo 1 - Matriz de competencias básicas para equipos más pequeños
He aquí un ejemplo de matriz de competencias que combina experiencia E interés, algo que tal vez desee hacer, pero también algo que puede complicar mucho las cosas a escala.
Estos números representan:
Ejemplo 2 - Matriz de competencias avanzadas para organizaciones
Si lo tuyo es la información basada en datos, te gustará esta plantilla.
Es muy adecuado para las grandes empresas que quieren saber en qué competencias son buenos sus trabajadores y a qué competencias deben dar prioridad en la formación.
Para evitar un exceso de complejidad, este segundo ejemplo no contiene actualmente "intereses", pero seguramente podría añadirlo a su tabla.
Lo que resulta especialmente útil de esta herramienta es que elabora automáticamente una lista de las "3 habilidades más importantes", es decir, aquellas en las que deberías centrarte para mejorarlas:
Puede descargar y modificar estas dos plantillas de matriz de competencias aquí.
Matriz de competencias
Para ayudarle con el marco de carrera, también hemos creado una matriz de competencias que complementa la matriz de aptitudes.
Nuestra plantilla contiene:
- 🚀 36 Competencias del colaborador individual: 5 niveles de dominio-básico, intermedio, avanzado, competente, experto.
- 💪 200+ Indicadores de comportamiento y métricas de rendimiento: Ofrezca a los miembros de su equipo una comprensión clara de lo que se necesita para avanzar en sus carreras profesionales
- 🔨 Más de 100 actividades de desarrollo sugeridas: Para que puedas desarrollar las competencias de tu gente con pasos claros y accionables para que sigan tanto directivos como empleados.
➡ ¿Quieres agilizar tus procesos de RRHH? ️ Consulta aquí nuestras plantillas sobre desarrollo de empleados, formación, feedback y rendimiento, y mucho más.
🙅 Buenas prácticas a seguir a la hora de construir una matriz de competencias
Si crea su matriz de competencias adecuadamente, puede hacer que su proceso de contratación sea más fácil y eficaz.
Aquí tienes algunas buenas prácticas de la matriz de competencias que puedes seguir para sacarle el máximo partido:
- No cree una matriz de competencias sin antes evaluar las competencias necesarias para el éxito de un proyecto o función, lo que garantizará que su enfoque sea completo y tenga en cuenta tanto la perspectiva del empleado como la de la empresa.
- Asegúrese de incluir todas las competencias críticas necesarias para cada función.
- Recuerde la importancia de la calibración; esfuércese por obtener datos válidos en lugar de basarse en estimaciones arbitrarias.
- Alinee con precisión las competencias con los miembros del equipo y las funciones para mantener la precisión de la matriz.
- No te detengas tras la creación. Su matriz es sólo el principio. Ahora es el momento de poner los nuevos conocimientos en acción y mejorar L&D para siempre.
🛠 Cómo ayuda el software de matriz de competencias
Nuestra plantilla y las instrucciones anteriores son sin duda útiles, pero ponerlas en práctica podría llevarle mucho tiempo y esfuerzo:
- Obtener aportaciones de todas las partes interesadas y equipos
- Garantizar que dichos datos son válidos y justos
- Preocuparse constantemente por estropear accidentalmente algo en Excel
- Mantener actualizada la matriz
Aquí es donde entra en juego nuestro Zavvy, que te hará la vida más fácil que nunca.
Ejemplo del software de matriz de competencias de Zavvy (un mapa de calor de los resultados de la retroalimentación)
El software de automatización de RRHH y habilidades Matrix de Zavvy le ayuda a:
- Obtenga datos válidos e imparciales a través de la retroalimentación 360
- Involucre automáticamente a todas las partes interesadas, sin necesidad de recordárselo a nadie.
- Calibre sus datos
- Visualícelo como un mapa de calor para obtener su vista de matriz de competencias
- Manténgalo actualizado automáticamente junto con sus ciclos regulares de retroalimentación(revisión del rendimiento, etc.)
¿Y lo mejor?
Esto no termina con una matriz. Otros análisis, como las cuadrículas de 9 casillas, también están al alcance de un clic.
Evaluar las competencias es sólo el primer paso. Nuestra herramienta también ayuda a su personal a desarrollar las competencias adecuadas y a encontrar los mejores programas de formación disponibles. Con marcos de carrera claros y una progresión justa, nuestro software de trayectoria profesional ofrece vías claras para todos.
¿Tienes curiosidad? Solicita una demostración hoy mismo.
❓ Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de una matriz de competencias?
El objetivo principal de una matriz de competencias es ofrecer una representación visual de las habilidades y competencias disponibles en un equipo u organización. Ayuda a identificar las carencias de competencias, facilita el desarrollo específico de los empleados y garantiza la correcta asignación de recursos para un rendimiento óptimo y un crecimiento estratégico. De este modo, mejora la eficiencia y eficacia generales de la planificación de la plantilla y la gestión del talento.
¿Cuál es la diferencia entre una matriz de habilidades y una matriz de competencias?
Una matriz de habilidades y una matriz de competencias se parecen en que ambas pretenden ofrecer una visión estructurada de las habilidades y competencias de una organización.
Sin embargo, la diferencia está realmente en la perspectiva: una matriz de habilidades se centra en las habilidades o tareas específicas que tiene un empleado, mientras que una matriz de competencias se centra en las competencias o capacidades necesarias para un puesto.
En cierto modo, la primera se refiere al estado actual de un empleado, mientras que la segunda define el conjunto ideal de competencias de una persona en un puesto concreto.
¿Qué relación existe entre las matrices de capacidades y los modelos de competencias?
Las matrices de capacidades y los modelos de competencias se complementan mutuamente. Mientras que una matriz de aptitudes ofrece un desglose detallado de las aptitudes específicas requeridas para un puesto, un modelo de competencias ofrece una visión más holística de las competencias y capacidades más amplias necesarias para tener éxito en ese puesto. El uso de ambos permite comprender mejor lo que se necesita para destacar en un puesto determinado.
¿Qué es una matriz de competencias para la contratación?
Una matriz de competencias para la contratación es una herramienta que puede utilizarse para evaluar las competencias y cualificaciones de los candidatos a un puesto de trabajo. Mediante la creación de una matriz que describa las habilidades y tareas específicas requeridas para un puesto concreto, puede comparar la experiencia y las capacidades de cada candidato para determinar quién es el más adecuado para el puesto.
¿Cuál es el siguiente paso después de tener una matriz de competencias?
El siguiente paso es utilizarla para fundamentar la toma de decisiones. Esto podría significar utilizar la matriz para identificar carencias en el conjunto de competencias de su equipo y crear planes de desarrollo para abordarlas. Otra posibilidad es utilizar la matriz para evaluar a los candidatos a un puesto de trabajo o para determinar qué miembros del equipo son los más adecuados para trabajar en un proyecto concreto.
¿Cómo ayuda el software de matriz de competencias?
El software de matriz de competencias puede ayudar a agilizar la creación y el mantenimiento de una matriz de competencias. Mediante el uso de software para automatizar el proceso, puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. Además, muchas soluciones de software de matriz de competencias ofrecen funciones avanzadas de generación de informes y análisis que pueden ayudarle a obtener información sobre las competencias de su equipo e identificar áreas de mejora.