Muster für einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter: Erstellen Sie ein Onboarding, das Ihre neuen Mitarbeiter lieben werden
Wussten Sie, dass 88 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihr Unternehmen beim Onboarding-Prozess keine gute Arbeit leistet?
Und dass ein positives Onboarding-Erlebnis die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter drei Jahre lang bei einem Unternehmen bleiben, um 69 % erhöht?
Fazit: Sie brauchen einen soliden Onboarding-Prozess, um Ihre Mitarbeiter nicht an Ihre Konkurrenten zu verlieren.
Ein solider Onboarding-Prozess ist ein oft übersehener Eckpfeiler auf dem Weg zum Erfolg eines Unternehmens. Er fördert nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern wirkt sich auch positiv auf die Produktivität aus.
Dieser Artikel führt Sie durch einen erfolgreichen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter.
Sie erhalten eine gebrauchsfertige Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern.
📄 Was ist ein Onboarding-Plan?
In einem Onboarding-Plan werden die Schritte zur Eingliederung eines neuen Mitarbeiters beschrieben. Der gesamte Prozess kann zwischen einigen Monaten und einem Jahr dauern.
Wir empfehlen die Verwendung eines 90-Tage-Plans, um Ihren neuen Mitarbeitern zu helfen, Selbstvertrauen zu gewinnen und sich bereit zu fühlen, selbständig zu arbeiten - und in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein!
Im Idealfall beginnt der Onboarding-Plan bereits vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters, damit er sich willkommen fühlt und seine Nerven beruhigt werden.
📊 Warum brauchen Sie einen Onboarding-Plan?
Wenn Sie morgen einen neuen Mitarbeiter einstellen würden, wüssten Sie dann, wie Sie ihn am besten einarbeiten?
Ein durchdachter Onboarding-Prozess ist notwendig, damit Ihr Unternehmen zu den besten 12 % der Unternehmen gehört, die beim Onboarding gute Arbeit leisten. Und er umfasst eine ganze Reihe von Schritten: Allein das Preboarding umfasst bei Twitter mehr als 75 Aufgaben.
Mit einem detaillierten Onboarding-Plan brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen.
Sparen Sie Zeit, indem Sie es automatisieren!
Selbst wenn Sie mit Terminen und Stakeholder-Meetings beschäftigt sind, sind Sie nur wenige Klicks davon entfernt, Ihren neuen Mitarbeitern ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis zu bieten - immer und immer wieder. Es wird so aussehen, als hätten Sie sich stundenlang auf ihre Ankunft vorbereitet (keine Sorge, Ihr Geheimnis ist bei uns sicher!).
Da der Prozess so komplex ist und viele Beteiligte involviert sind, ist es von größter Wichtigkeit, jeden Schritt im Auge zu behalten.
Sie müssen den neuen Mitarbeiter nicht nur über die Tagesordnung informieren, sondern auch dafür sorgen, dass alle beteiligten Personen - Manager, Teamleiter und Mentoren - genau wissen, was Sie von ihnen erwarten und wann.
Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess hilft Ihren neuen Mitarbeitern:
- Fühlen Sie sich vom ersten Tag an willkommen und einbezogen.
- Schneller in Fahrt kommen.
- Die Erwartungen verstehen.
- Verfolgen Sie die Ziele und den Zeitplan der Teilnehmer.
- Sie lernen alles, was sie brauchen, und stärken ihre neuen Fähigkeiten.
- Sie müssen die Kultur und die Werte des Unternehmens verstehen und sich an ihnen ausrichten.
Außerdem hilft es, häufige Fallstricke zu vermeiden, die Sie als Arbeitgeber begehen können, z. B. wenn Sie vergessen, einen neuen Laptop zu bestellen oder Zugang zu der entsprechenden Software zu beantragen.
📝 Muster-Onboarding-Plan & bearbeitbare Checkliste
Hier ist unser Vorschlag für einen umfassenden Plan, den Sie in Ihr Onboarding-Programm aufnehmen sollten.
Laden Sie unsere Checkliste für Neueinstellungen und unseren Musterplan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter herunter, um Ihren individuellen Einarbeitungsprozess zu erstellen.
Als Faustregel kann man sagen, dass sich jede Aktivität auf eines der fünf K's des Onboarding bezieht.
Tipp: Wenn Sie die Vorlage für die Onboarding-Checkliste bearbeiten, vergewissern Sie sich, dass die Aufgabe unter mindestens eines der fünf K fällt: Compliance, Clarification, Culture, Connection und Check Back.
Vorbereitung
Dokumente
- Versenden Sie die erforderlichen Dokumente zur Unterzeichnung.
- Vergewissern Sie sich, dass die Dokumente unterzeichnet sind.
Zugang und Hardware
- Bestellen Sie Hardware (z. B. Laptop, Telefon, Tablet - und ggf. Büroausstattung).
- Bereiten Sie Konten und Zugriffsrechte vor.
- Bereiten Sie andere Vermögenswerte vor.
Vorbereitung des Teams
- Benachrichtigen Sie die Kollegen und vereinbaren Sie Termine. Idealerweise vereinbaren Sie mit jedem Teammitglied einen Termin in der Einführungswoche.
- Intro-Meetings sind für verteilte Teams, denen die spontanen Kaffeepausengespräche fehlen, unerlässlich.
- Planen Sie Zeit in Ihrem Kalender ein. Sie sollten am ersten Tag ein Begrüßungsgespräch mit Ihrem neuen Mitarbeiter führen und in der ersten Woche Zeit für kurze Gespräche einplanen.
Sicherstellen, dass die Inhalte aktuell sind
- Planen Sie die erste Woche - Legen Sie alle Schulungskurse und Aufgaben für Ihren neuen Mitarbeiter fest.
- Sammeln Sie Materialien zur Unternehmenskultur. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Einführungsvideos einbeziehen.
- Stellen Sie die wichtigsten Abteilungen vor. Stellen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter die wichtigsten Interessengruppen vor: den Abteilungsleiter, die Teamleiter, den Mentor/Coach und (optional) den CEO/Direktor.
- Produkt & Landschaft - Konzentrieren Sie sich darauf, Antworten auf die folgenden Fragen zu geben:
✔️ Was sind Ihre Produkte und Dienstleistungen?
✔️ Wie ist die Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens auf dem Markt?
✔️ Was ist der Auftrag Ihres Unternehmens und Ihrer Produkte?
✔️What ist Ihre Marktmarke?
- Interne Richtlinien, einschließlich der Richtlinie für hybride Arbeitsformen - In Zeiten der Pandemie bieten viele Unternehmen flexible Arbeitsregelungen an, bei denen die Mitarbeiter einen Teil ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten können. Vergewissern Sie sich, dass Ihre WFH-Richtlinie klar ist.
➡️ Schauen Sie sich unsere Vorlage für Heimarbeitsrichtlinien an: Eine einfache Struktur und bewährte Verfahren für Ihre Hybrid- oder Heimarbeitsrichtlinie.
- Aktualisierung der Compliance-Dokumentation (falls erforderlich).
- Sammeln Sie rollenspezifische Inhalte.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie Schulungen zum Thema Privatsphäre und Datenschutz anbieten. Nennen Sie einen Ansprechpartner: An wen kann sich der neue Mitarbeiter bei technischen Fragen wenden?
➡️ Mit der gebrauchsfertigen Schulungsvorlage für Datensicherheit von Zavvy können Sie Ihre Compliance überprüfen. Sie deckt Themen wie Phishing, Passwortmanagement, GDPR und mehr ab.
Preboarding
Ein erfolgreiches Onboarding beginnt mit dem Preboarding.
Senden Sie ein Willkommenspaket
- Mit einem Willkommenspaket wird der Grundstein für die Zufriedenheit der Mitarbeiter vom ersten Tag an gelegt.
- Neben der Haushaltsführung und den wichtigsten Informationen können Sie auch Extras wie Firmenartikel, Gutscheine für das Mittagessen oder sogar einen Blumenstrauß hinzufügen.
Senden Sie eine Willkommensnachricht
- Informieren Sie über die Kultur, das Team und die Vorteile - Das hilft Ihrem neuen Mitarbeiter, sich auf den Start zu freuen!
- Vorschau auf den Zeitplan für den ersten Tag - Eine gedankliche Vorstellung davon, was sie an ihrem ersten Tag erwartet, hilft, Stress und Ängste abzubauen.
- Geben Sie Datum, Uhrzeit und Ort des Arbeitsbeginns an - auch wenn Sie es bereits erwähnt haben. Ihr neuer Mitarbeiter muss eine Menge im Auge behalten. Vielleicht sind sie für die Stelle auch umgezogen, also machen Sie ihnen das Leben so leicht wie möglich!
- Bieten Sie an, alle Fragen zu beantworten.
Beziehungen schaffen
- Ermutigen Sie zum Networking - Je nach Persönlichkeit Ihres neuen Mitarbeiters kann er sich mehr oder weniger gezwungen fühlen, mit anderen in Kontakt zu treten.
- Neu eingestellte Mitarbeiter leiden oft unter dem Impostersyndrom und haben das Gefühl, dass sie sich vor dem Networking beweisen müssen. Lassen Sie sie wissen, dass ihre Meinung vom ersten Tag an geschätzt wird, und suchen Sie nach Möglichkeiten, sie in Networking-Veranstaltungen einzubeziehen.
Tag 1
Veranstalten Sie einen denkwürdigen Empfang
Sie haben nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen - also machen Sie einen guten!
- Feiern Sie mit einer Teamvorstellung.
- Begrüßen Sie ihn persönlich (oder am Telefon).
- Veranstalten Sie ein (virtuelles) Mittagessen.
- Ermutigen Sie zum Teilen in den sozialen Medien - Lassen Sie die Teammitglieder die aufregenden Neuigkeiten über Ihr neuestes Teammitglied auf Twitter oder LinkedIn teilen.
- Teilen Sie sie in internen Netzwerken und Newslettern - Wenn Sie ein internes Netzwerk nutzen, begrüßen Sie Ihren neuen Mitarbeiter mit einem Begrüßungsposting. Sie können Einzelheiten über die Rolle und den Hintergrund des neuen Mitarbeiters mitteilen und betonen, wie froh Sie sind, ihn an Bord zu haben.
Tipp: Ermutigen Sie die Teammitglieder, sich mit dem Beitrag zu beschäftigen und ihre Begeisterung auszudrücken.
Aushändigung des Zugangs zu
- Zugangskarte / Ausweis / Schlüssel;
- Hardware;
- Werkzeuge.
Sie auf den Weg bringen
- Einführung in die Unternehmensziele und -projekte - Schwerpunkt auf den vierteljährlichen und jährlichen Zielen und der wichtigsten Projekt-/Produktpipeline.
- Präsentieren Sie Unternehmens-KPIs und das Wettbewerbsumfeld. Denken Sie daran, dass Sie diese Aufgaben an Teammitglieder - auch an jüngere - delegieren können. Sie werden sich geschätzt und erfüllt fühlen, wenn sie gebeten werden, einen neuen Mitarbeiter zu unterrichten.
- Einführung in die Abteilungen und Prozesse - Selbst wenn Ihr neuer Mitarbeiter aus einem ähnlichen Unternehmen oder einer ähnlichen Position kommt, können die Arbeitsabläufe sehr unterschiedlich gewesen sein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Kommunikationsroutinen abdecken - wie sieht die Hierarchie aus? Welche Art von Nachrichtenmedium ist für welche Art von Nachricht geeignet? Manche Kommunikation kann besser per E-Mail erfolgen, während andere über direkte Chats wie Slack reibungsloser ablaufen.
Onboarding-Kumpel
- Stellen Sie ihnen ihren Onboarding-Buddy vor (und bereiten Sie beide vor). Die Rolle des Onboarding-Buddys ist informeller als die des Teamleiters. Es ist jemand, der nicht in der Lage ist, die Leistung zu bewerten, sondern eher ein Ansprechpartner für alle Fragen ist. In der Anfangsphase ist es vielleicht weniger einschüchternd, mit einem Kollegen zu sprechen, als die Dinge mit einem Vorgesetzten zu besprechen.
Tipp: Im Idealfall verkörpert der Onboarding Buddy die Werte des Unternehmens und kennt die Rolle des neuen Mitarbeiters.
Woche 1
Formalitäten
- Lassen Sie sie die Richtlinien zur Einhaltung der Vorschriften abzeichnen.
Klarheit
- Erste 1:1-Gespräche - Der Beginn einer neuen Tätigkeit kann überwältigend sein. Machen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter daher klar, dass er sich mit allen Fragen an Sie wenden kann. Regelmäßige Temperaturkontrollen sind während des Einarbeitungsprozesses sehr wichtig.
Sozialisierung
- Stellen Sie sicher, dass sie an allen wichtigen Sitzungen teilnehmen. Sie wollen nicht hören: "Welches Meeting?" und feststellen, dass Sie vergessen haben, Ihren neuen Mitarbeiter einzuladen.
- Ermutigen Sie zum Networking. Wie bereits erwähnt, sollten Sie Ihre neuen Mitarbeiter zu internen und externen Networking-Veranstaltungen einladen. Vielleicht findet demnächst ein Branchentreffen statt?
Tipp: Wenn Sie die Extrameile gehen, kann das den Unterschied ausmachen und Ihre Mitarbeiter zu begeisterten Werbeträgern für Ihren Arbeitsplatz machen. Und zufriedene Mitarbeiter bedeuten weniger Fluktuation und höhere Einnahmen.
Prozess
- Erstellen oder kommunizieren Sie einen 30-60-90-Tage-Plan.
Tipp: Ihr neuer Mitarbeiter sollte den Plan so bald wie möglich in den Händen halten.
Produktivität
- Erstellen Sie einen ersten Auftrag. Die besten Onboarding-Prozesse beinhalten so früh wie möglich praktische Erfahrungen.
- Schlagen Sie hilfreiche Ressourcen für den Alltag vor. Was sind zusätzliche Ressourcen, um den Lernprozess zu erleichtern?
Hier sind einige Beispiele: ein Podcast, ein kostenloser Online-Kurs oder sogar ein Spiel, je nachdem, was Ihr Mitarbeiter lernen soll.
Anerkennung
- Feiern Sie die erste Woche mit einer kleinen Botschaft. Die erste Woche ist hoffentlich aufregend und interessant, aber sie kann auch anstrengend sein. Es gibt viele neue Informationen, die man sich merken muss, und Gesichter, die man wiedererkennt. Ihr Mitarbeiter macht sich vielleicht Gedanken darüber, ob er Ihre Erwartungen erfüllt hat oder nicht. Eine kleine Botschaft der Wertschätzung und Ermutigung kann viel bewirken!
Erste 30 Tage
Rückmeldung
- Bitten Sie um Feedback. Nutzen Sie eine Onboarding-Umfrage, um Erkenntnisse zu sammeln,
- Fokus auf: Wie finden sie den Prozess bis jetzt? Die Kommunikation, den Unterricht und die soziale Integration?
- Seien Sie offen und dankbar für jede Rückmeldung - dies sind wertvolle Informationen, die Sie in Ihre kommenden Gespräche mit einbringen können.
Leitfaden
- Senden Sie regelmäßig Tipps für den Alltag. Diese können von einer praktischen Excel-Formel, die die täglichen Berechnungen erleichtert, bis hin zum leckersten Geschmack in der Kaffeemaschine reichen.
- Durch die Kombination von praktischen Informationen mit witzigen Belanglosigkeiten können Sie Ihre neuen Mitarbeiter besser ansprechen.
💡 Entdecken Sie 11 bewährte Verfahren zur Förderung des Engagements neuer Mitarbeiter.
Kumpel
- Melden Sie sich bei Ihrem Onboarding-Buddy und geben Sie ihm Hilfestellung.
- Vergewissern Sie sich, dass alles im Fluss ist, und geben Sie gegebenenfalls Anweisungen für das weitere Vorgehen.
Erste 60 Tage
Rollentraining
Wenn der erste Monat vergangen ist, sollten Sie und Ihr neuer Mitarbeiter den größten Teil der Hausarbeit erledigt haben. Jetzt kann sich Ihr Mitarbeiter tiefer in seine Aufgaben einarbeiten. Hier nimmt die rollenspezifische Schulung einen größeren Teil der Onboarding-Aufgaben ein.
- Erweitern Sie die rollenbezogene Schulung. Natürlich geht es in der ersten Woche hauptsächlich um Verwaltungsaufgaben und das Erlernen neuer Systeme und Routinen.
- Streuen Sie einführende Aufgaben ein, um die Ausbildung noch relevanter zu machen.
Überprüfung des Ziels
- Überprüfen Sie die ersten Ziele und wiederholen Sie sie. Onboarding ist ein heikles Verfahren. Sie wollen Ihren neuen Mitarbeiter nicht einschüchtern - aber Sie wollen ihn dennoch über die Leistungserwartungen informieren.
- Ziehen Sie in Erwägung, jede Onboarding-Aufgabe mit einem Ziel zu verknüpfen. Überprüfen Sie die Ziele frühzeitig und stellen Sie fest, was einer Feinabstimmung bedarf.
Erste 90 Tage
Kontinuierliche Entwicklung
Im letzten Monat der Einarbeitungszeit sollte der Übergang vom neuen Mitarbeiter zum Mitglied des Kernteams stattfinden.
Der Vorteil eines 90-tägigen Einarbeitungsprozesses ist, dass Ihr Mitarbeiter nicht das Gefühl hat, ins kalte Wasser geworfen zu werden und alles wissen zu müssen.
- Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs zum gesamten Entwicklungsprozess.
- Ermutigen Sie den Mitarbeiter, seinen ersten Wachstumsplan zu erstellen.
- Die für das Onboarding typischen regelmäßigen Überprüfungen und Rückmeldungen werden durch das Standard-Feedback- und Bewertungssystem ersetzt.
Rückmeldung
- Sammeln Sie erneut Feedback - dieses Mal für den gesamten Onboarding-Prozess.
Kumpel
- Führen Sie ein abschließendes Check-in mit dem Onboarding-Buddy durch, um Erkenntnisse über die Nützlichkeit des Buddy-Programms zu sammeln.
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Das Onboarding von Mitarbeitern ist eine Investition in Ihre Mitarbeiter - und damit auch in Ihr Unternehmen.
Ein guter Onboarding-Plan sollte umfassend sein, muss aber aus Sicht der Verwaltung nicht kompliziert sein.
Nutzen Sie ein Automatisierungstool, um ein Onboarding-Erlebnis zu schaffen, das sich von anderen abhebt und Informationen und Integration über das hinaus liefert, was ein langweiliges Arbeitsblatt vermitteln kann. Es wird sich in Form von loyaleren Mitarbeitern auszahlen - und Sie sparen Zeit, um sich auf Ihre geniale Seite zu konzentrieren. Eine Win-Win-Situation!
Mit Zavvy können Sie einen automatisierten Onboarding-Prozess erstellen, der dennoch ein unvergessliches Onboarding-Erlebnis mit einer menschlichen Note bietet. Viele unserer Kunden schätzen die einfache Bedienung - auch für Mitarbeiter, die nicht technisch versiert sind:
Zeit ist Geld - und wir freuen uns zu sehen, wie einer unserer Kunden, Storyblok, 15 Stunden pro Woche einsparen konnte, während er sein Unternehmen vergrößerte!
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❓FAQs
Wie kann ich die Vorlage für den Onboarding-Plan verwenden?
Sie können es als Inspiration verwenden - wir raten Ihnen, es zu bearbeiten und zu Ihrem eigenen zu machen. Verwenden Sie es als Grundlage für die Planung Ihres automatisierten Onboarding-Workflows.
Wie lange sollte das Onboarding dauern?
In der Regel 3-6 Monate - manchmal aber auch ein ganzes Jahr. Die Dauer des Einarbeitungsprozesses hängt von Faktoren wie der Komplexität der Rolle und dem Umfang der erforderlichen Schulung ab. Es kommt auch darauf an, zu welchen Ressourcen Sie Zugang haben. In vielen Unternehmen ist der Einarbeitungsprozess viel zu kurz, was zu einem Mangel an Vertrauen und Produktivität führt.
Was sind die Phasen des Onboarding?
Die vier Phasen des Onboarding sind:
- Preboarding
- Orientierung für neue Mitarbeiter
- Rollenspezifische Ausbildung
- Erleichterung des Übergangs
Egal, ob Sie sich auf 3 Monate oder ein ganzes Jahr beschränken, vergessen Sie nicht, diese in Ihren Einführungsprozess einzubeziehen.