Unternehmen entwerfen heute durchdachte und ausgefeilte Einstellungsprozesse. Dazu gehören ein 7-stufiger Einstellungsprozess und detaillierte Stellenbeschreibungen.
Die Erfahrung der Bewerber ist, darin sind sich die meisten Unternehmen einig, entscheidend.
Das Problem ist nur: Sobald ein neuer Mitarbeiter unterschrieben hat, wird er oft völlig allein gelassen. Und all die Mühe, die Personalverantwortliche und Recruiter in den ersten Eindruck gesteckt haben, wird zunichte gemacht - noch vor dem ersten Tag.
Was sie vermissen: Einen anständigen Preboarding-Prozess.
In dieser Aussage steckt eine universelle Wahrheit:
Wenn Sie mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters bis zum ersten Tag warten, sind Sie bereits im Rückstand.
Das Preboarding neuer Mitarbeitenden beschränkt sich nicht nur auf Papierkram. Ein hervorragendes Preboarding-Erlebnis für Mitarbeiter:innen muss ansprechend, leicht verständlich und einprägsam sein.
Und warum? Laut Gallup sind weltweit nur 13 % der Mitarbeiter engagiert, obwohl das Engagement der Mitarbeiter einer der Hauptgründe ist, warum sie in einem Unternehmen bleiben.
Es beginnt schon lange vorher. Und unser Preboarding-Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie das Beste daraus machen können.
Die Unterzeichnung des Angebotsschreibens ist nicht immer eine Garantie dafür, dass Ihr neuer Mitarbeiter an seinem ersten Tag erscheint. Bei 1 von 5 Neueinstellungen ist das nicht der Fall.
Und von diesen 80 % kündigen 4 % der Mitarbeiter nach ihrem ersten Arbeitstag (HBR).
Preboarding ist der Zeitraum zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeitenden.
Im Rahmen dieses Prozesses kann Ihr neuer Mitarbeiter aufgefordert werden, die erforderlichen Formulare auszufüllen und eine unternehmensweite Einführungs-E-Mail zu versenden. Sie können auch einen Schritt weiter gehen und ein Willkommenspaket verschicken oder ein Treffen bei einem Kaffee anberaumen, damit Ihr neuer Mitarbeiter eine Beziehung zum Rest Ihres Teams aufbauen kann.
Später in diesem Artikel werden wir verschiedene Strategien für einen effektiven Preboarding-Prozess untersuchen. Doch zuvor wollen wir den Unterschied zwischen Preboarding und Onboarding verstehen.
Die Grenze zwischen Onboarding und Preboarding ist ziemlich fließend. Viele Unternehmen verwenden beide Begriffe synonym oder konzentrieren sich nur auf Onboarding-Aktivitäten.
Aber selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits einen hervorragenden Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter (aus der Ferne) eingeführt haben, lassen Sie bei Ihrem Preboarding-Prozess wahrscheinlich viel auf dem Tisch liegen.
Wenn sich ein Bewerber bei Ihrem Unternehmen vorstellt, wird er sich natürlich auch bei anderen Unternehmen bewerben. Und wenn es dann Klick macht, sind Sie bereit, Ihr Stellenangebot zu verschicken.
Der Bewerber fühlt sich zwar zufrieden und erfüllt, ist aber wahrscheinlich immer noch offen für andere Angebote. Und neugierig, wie sie im Vergleich zu Ihrem Angebot abschneiden.
Manche Menschen sind in der Phase des Vorstellungsgesprächs so aufgeregt, dass sie das Stellenangebot unüberlegt annehmen.
Doch mit der Zeit können sich Zweifel einschleichen.
Fragen wie
Sie als Arbeitgeber können einige dieser negativen Gefühle mit einigen der anderen Maßnahmen zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf die Einstellung beseitigen.
Anstatt Ihren neuen Mitarbeitern einfach nur ein paar offizielle Papiere zu schicken, sollten Sie ihnen das Gefühl geben, dass sie mit einbezogen werden und sich während der gesamten Einführungsphase engagieren.
Die Rekrutierung ist bereits ein umfangreicher Prozess innerhalb einer Organisation, der viele Verantwortlichkeiten mit sich bringt. Ein Pre-Boarding kann zusätzliche Schritte erfordern, spart aber viel Zeit und Geld und rationalisiert den Prozess.
Der Einführungsprozess in IhremUnternehmen kann alles umfassen, was für die Rolle und die Position des neuen Mitarbeiters relevant ist. Das kann bedeuten, dass Sie die Uniform anpassen, eine Führung durch das Büro anberaumen oder sie zu Firmenveranstaltungen einladen.
Es gibt zwar keine Regeln für die Gestaltung eines Preboarding-Prozesses, aber es ist immer am besten, ihn auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen. Je nach Abteilung, in die Ihr neuer Mitarbeiter eintritt, können Sie auch einige Schritte abändern.
Einige Ideen sind jedoch universell für alle Abteilungen anwendbar; hier sind einige für den Anfang:
Hauptzweck: Erledigung aller Verwaltungsaufgaben - und Benachrichtigung aller Beteiligten
Diese Preboarding-Aktivität ist ein zweiseitiger Prozess. Einerseits geht es darum, die neuen Mitarbeitenden auf ihre neue Rolle in Ihrem Unternehmen vorzubereiten.
Dazu gehört, dass Sie aus erster Hand Informationen über Ihre Unternehmenskultur, Vergünstigungen und Richtlinien übermitteln, die dazu beitragen, die arbeitsplatzspezifischen Erwartungen festzulegen.
Andererseits ist es ebenso wichtig, dass Sie Ihre Personalverantwortlichen, IT-Mitarbeiter oder die Gründer darauf vorbereiten, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen.
Nichts ist schlimmer, als eine neue Stelle anzutreten - und weder die IT-Abteilung noch die Büroleitung sind darauf vorbereitet.
Mit Zavvy können Sie automatische Nachrichten an IT-Teams oder Teamkolleg:innen senden.
Auf diese Weise sind alle Beteiligten automatisch an Bord - und alle Formulare werden automatisch verschickt.
Hauptzweck: Unsicherheiten beseitigen und Hilfe anbieten
Dabei handelt es sich in der Regel um eine Begrüßungs-/Glückwunsch-E-Mail des Personalchefs oder sogar der Gründer Ihres Unternehmens. Sie kann Angaben darüber enthalten, was man wann anziehen und was man mitbringen sollte, sowie Kalendereinladungen zu Einführungsgesprächen, Einführungssitzungen und Mittagessen.
Dies trägt dazu bei, die Ängste und Zweifel Ihrer neuen Mitarbeiter am ersten Tag zu zerstreuen. Es ist jedoch ratsam, die Ankündigung nicht zu lange vor der Ankunft Ihres neuen Kollegen zu machen, um sicherzustellen, dass sie für Ihr Team von größter Bedeutung ist.
Der Tonfall Ihrer E-Mail sollte warm und ansprechbar sein. Machen Sie außerdem deutlich, wie Sie jederzeit Fragen stellen können.
Hauptzweck: Beantwortung häufig gestellter Fragen an einem bestimmten Ort
Der erste Tag an einem neuen Arbeitsplatz ist voller Ängste - positiver und negativer Art. In dieser Zeit können ein paar Informationen viel dazu beitragen, den Stress abzubauen. So lassen sich Missverständnisse, Unklarheiten über den Arbeitsplatz und Fehler am ersten Tag vermeiden.
Wir empfehlen dringend, FAQs für neue Mitarbeiter zu entwickeln, die in allen Abteilungen verwendet werden können. Hier sind unsere Vorschläge:
Geben Sie Ihren neuen Mitarbeitern eine Liste mit häufig gestellten Fragen vor der Einstellung und während der Einarbeitung, noch bevor sie danach fragen müssen. Je früher der Eintritt erfolgt, desto effektiver ist es.
Nicht alles passt in Ihre Willkommensnachricht. Hier geht es wirklich darum, den Leuten einen Ort zu geben, an dem sie Fragen selbst beantworten können.
Hauptzweck: Neue Mitarbeiter begeistern (und sie ermutigen, es in den sozialen Medien zu teilen)
Ihre Firmengeschenke sind eine der vielen Vergünstigungen am Arbeitsplatz, die neue Talente für Ihr Unternehmen anziehen werden.
Für die Gestaltung eines Willkommenspakets gibt es keine Regeln. Wichtig ist nur, dass es den Ton, die Kultur und das Ethos Ihres Unternehmens auf die richtige Weise widerspiegelt.
Einige Dinge sind zu beachten:
Wenn Sie auf der Suche nach Inspirationen für die Gestaltung eines Willkommenspakets sind, haben wir 10 spannende Ideen für Sie zusammengestellt.
Hauptzweck: Schaffung sozialer Verbindungen und Zugehörigkeit
Tägliche Happy Hours oder zwanglose Freitags-Sundowns sind in vielen Unternehmen zur Norm geworden.
Das hilft, sich zu entspannen und Kontakte zu Mitarbeitern aus anderen Abteilungen zu knüpfen. Wenn Ihr Unternehmen solche Veranstaltungen anbietet, ist es immer eine gute Idee, neue Mitarbeiter dazu einzuladen - vor allem vor dem Arbeitsbeginn.
Dabei lernen sie ihre Kollegen kennen, machen sich mit ihrem Arbeitsbereich vertraut und legen die Erwartungen an ihre Tätigkeit fest.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter und arrangieren Sie ein zwangloses Treffen zwischen Kohorten von Neueinsteigern, die am gleichen Tag beginnen.
Das Kennenlernen anderer Arbeitnehmer, die sich in einer ähnlichen Situation befinden, gibt ihnen etwas, worauf sie sich freuen können, und mindert die Angst vor dem Eintritt in ein Unternehmen mit unbekannten Gesichtern.
AirBnb bietet eine große Auswahl an virtuellen und Vor-Ort-Veranstaltungen für neue Mitarbeiter und Ihr Team.
Hauptzweck: Das Eis brechen
Ermutigen Sie Ihre neuen Mitarbeiter, ihren ersten Eindruck durch ein personalisiertes Einführungsvideo selbst zu gestalten.
Dies ist ein hervorragender Gesprächsanlass für Ihre neuen Mitarbeiter und bestehenden Kollegen. Wenn Sie etwas haben, worüber Sie neben der Arbeit sprechen können, kommen sich Ihre Mitarbeiter näher, was sich sichtbar auf ihre Produktivität auswirkt.
Sie können Ihren neuen Mitarbeitern im Vorfeld einige Hinweise/Ideen geben, worüber sie sprechen können:
Hier ist ein großartiges Onboarding-Beispiel für ein Mitarbeiter-Einführungsvideo von Wistia, einem Unternehmen für Videomarketing-Software:
🎥 Weitere Inspirationen für Ihr perfektes Onboarding-Video finden Sie hier
Hauptzweck: Ein strukturierter Prozess, um Menschen produktiv zu machen und sich einzuleben
Schließlich sollten Sie Ihren neuen Mitarbeitenden helfen, den Übergang vom Preboarding zum allgemeinen Onboarding-Prozess Ihres Unternehmens reibungslos zu gestalten.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Ihre neue Mitarbeiterin bzw. Ihr neuer Mitarbeiter in ihrer bzw. seiner Rolle und der Kultur Ihres Arbeitsplatzes nicht mehr fremd ist. Außerdem soll dieser Schritt zeigen, dass er jetzt ein Teammitglied ist und auf seine neue Aufgabe vorbereitet ist.
Um diesen Übergang zu erleichtern, sollten Sie sie immer mit der Person zusammenbringen, die den Onboarding-Prozess beaufsichtigt. Mit unserer detaillierten Checkliste für die Einarbeitung von Mitarbeitern aus der Ferne haben wir diesen Schritt für Sie vorbereitet.
Es versteht sich von selbst, dass die Art und Weise, wie Sie neue Mitarbeiter willkommen heißen, die Kultur Ihres Unternehmens, Ihre Kreativität und Ihr Engagement, sie zu halten, widerspiegelt.
Wichtig ist, dass es ein Preboarding-Konzept oder ein Protokoll gibt, das auf alle Abteilungen übertragbar ist.
Dieser Leitfaden ist ein Ausgangspunkt, der Ihnen bei der Strukturierung Ihres Preboarding-Plans helfen soll.
Wenn Sie jedoch ausführliche Informationen über Ihren Preboarding-Prozess wünschen, finden Sie hier einige unserer besten Empfehlungen:
Unabhängig davon, ob Sie Ihren Preboarding-Plan von Grund auf neu erstellen oder einen bestehenden Plan improvisieren, ist es immer eine gute Idee, eine Checkliste zur Hand zu haben. Sie hilft Ihnen dabei, ein Konzept zu erstellen, die Bedürfnisse Ihrer neuen Mitarbeitenden zu verstehen und herauszufinden, wie Sie das Programm in Ihrem Unternehmen umsetzen können.
Im Folgenden haben wir bereits eine grobe Checkliste für das Preboarding erstellt, um es Ihnen leicht zu machen.
Recruiting & Unterzeichnung des Vertrags
Preboarding
Und schließlich sorgt ein wiederholbarer Einführungsprozess dafür, dass alle neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen die gleichen hervorragenden Leistungen erbringen. Nehmen Sie sich die Zeit, einen formellen Onboarding-Plan zu erstellen, von dem Ihre neuen Mitarbeiter:innen profitieren können.
1. Tag
Wenn Sie die komplette Checkliste für die Einstellung eines Mitarbeiters haben möchten - von der Vertragsunterzeichnung bis zu Tag 90 - erhalten Sie sie hier!
Die Schulung neuer Mitarbeiter im Vorfeld hilft ihnen, der Zeit voraus zu sein. Dies gilt vor allem für Entwickler und Ingenieure, die viel Zeit damit verbringen, herauszufinden, wie die Software funktioniert. Wenn sie das Produkt vorab in der Praxis erproben, können sie effizienter und produktiver arbeiten.
Wenn Sie zum ersten Mal ein Preboarding-Programm einführen, werden Sie Fehler machen. Umfragen unter neuen Mitarbeitenden helfen Ihnen, wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie Sie Ihren bestehenden Preboarding-Prozess verbessern können.
Siewollen Ihren Rekruten nicht mit zu vielen Informationen und Verwaltungsaufwand überfordern. Erstellen Sie stattdessen einfach einen organisierten Zeitplan, der sich über mehrere Wochen erstreckt und Angaben zur Kontaktperson enthält.
Zeigen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter kurzvor Arbeitsbeginn, was die erste Woche mit sich bringt. So werden sie auf ihre neue Aufgabe vorbereitet und es werden klare Erwartungen gestellt.
Es gibt zwareine universelle Vorlage und Checkliste für das Preboarding, aber es ist immer gut, sie an die einzigartige Kultur Ihres Unternehmens anzupassen. Mit den Vorlagen von Zavvy können Sie zum Beispiel unvergessliche Erlebnisse für Ihre neuen Mitarbeiter schaffen, wie einen Willkommensspaziergang oder eine Tasse Kaffee.
Ein vorheriges Treffen mitdem einstellenden/berichtenden Vorgesetzten (aus der Ferne oder persönlich) gibt dem neuen Mitarbeiter ein besseres Gefühl der Sicherheit. Außerdem nimmt es die Unsicherheit, die Arbeitseinstellung der Vorgesetzten nicht zu kennen.
Diesist Ihre Bühne, auf der Sie so kreativ sein können, wie Sie wollen. Sie haben die Wahl: von Online-Videos bis hin zur Organisation von einmaligen Kochkursen. Legen Sie Ihr Budget fest und sprechen Sie mit Ihren Rekruten über ihre Interessen - Sie werden wissen, was zu tun ist.
Eineffektives Preboarding-Programm endet nicht mit dem Versand aller Dokumente und Unterlagen an die neuen Mitarbeiter. Es ist wahrscheinlich, dass sie Fragen oder Zweifel haben werden. Seien Sie also immer zur Stelle, um sie so schnell wie möglich zu klären.
Begleiten SieIhre neuen Kolleg:innen vom ersten Tag an, an dem sie unterschreiben, und versorgen Sie sie im Laufe der Zeit mit kleinen Informationshäppchen und spannenden Informationen.
Ganz gleich, obes sich um Junior- oder Top-Manager handelt, die Nervosität am ersten Tag ist real. In der Vorbereitungsphase sollten sie erfahren, was sie erwartet, alle Verwaltungsarbeiten erledigen und mehr über ihre Kollegen erfahren.
Miteiner Preboarding-App können Sie neue Mitarbeiter effizient mit ihrem neuen Arbeitsplatz vertraut machen, vor allem, wenn oft mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anfangen. Auf diese Weise können Sie sowohl eine reichhaltigere, konsistente Erfahrung schaffen als auch durch intelligente Automatisierungen Zeit sparen.
Die Einrichtung einer Preboarding-Journey geht über die Zuständigkeit der Personalabteilung hinaus. Es ist wichtig, ein Teammitglied, den entsprechenden Manager oder sogar die Gründer in die Begrüßung der neuen Talente während ihrer Preboardings einzubeziehen.
Wir wissen, dass es eine Menge Arbeit ist, sich um all diese Dinge zu kümmern, vor allem, wenn man alle Beteiligten darüber informiert, was sie zu tun haben.
Mit Zavvy können Sie ganz einfach:
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Der Mensch ist ein emotionales Wesen. Selbst im digitalen Zeitalter wünschen sie sich von ihren Arbeitgebern eine persönlichere, menschlichere Arbeitserfahrung - und das geschieht, wenn die Menschen sich verbunden und zugehörig fühlen. Der Preboarding-Prozess Ihres Unternehmens ist der erste Schritt, um sinnvolle Verbindungen zu Ihren neuen Talenten zu schaffen.
Ein spezieller Einführungsprozess gibt Ihrem neuen Mitarbeiter das Gefühl, wertvoll zu sein, und weckt die Vorfreude auf seinen Arbeitsbeginn. Darüber hinaus können Sie sich um den administrativen Prozess kümmern und sicherstellen, dass Ihr neues Talent vom ersten Tag an bereit ist, Verantwortung zu übernehmen.
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