Så skapar du kompetensutvecklingsplaner för en starkare personalstyrka
"Ett företag är bara så bra som de människor det behåller" är ett känt citat från den amerikanska affärskvinnan Mary Kay Ash, grundare av Mary Kay Cosmetics. Det belyser hur ett företags konkurrensfördel är dess anställda.
Kompetensutveckling är nyckeln till en stark personalstyrka i ett ständigt föränderligt affärslandskap. Det ger medarbetarna de färdigheter de behöver för att utmärka sig och driver på organisationens tillväxt.
Men en högkvalificerad arbetsstyrka är ingen slump. Det är en produkt av strategiska kompetensutvecklingsplaner som främjar kompetensutveckling och kontinuerligt lärande.
Denna artikel kommer att visa dig:
- Hur man skapar en kompetensutvecklingsplan.
- Några konkreta exempel på hur en kompetensutvecklingsplan kan se ut.
- De många fördelarna som kommer med det.
Vi har också inkluderat en mall för kompetensutvecklingsplan för att kickstarta din process.
🌱 Vad är en kompetensutvecklingsplan?
En kompetensutvecklingsplan är en plan för att överbrygga klyftan mellan en medarbetares nuvarande förmågor och de färdigheter som krävs för att prestera i sin roll.
Kompetensutvecklingsplaner beskriver strategin för att ta dem från där de befinner sig till deras maximala potential.
‼️ Att låta en grupp anställda delta i en workshop är inte en plan för kompetensutveckling. Det kan vara ett steg i planen. Kortsiktig utbildning saknar dock de långsiktiga fördelarna med en verklig kompetens- och karriärutvecklingsplan.
🆚 Kolla in vår djupgående diskussion om utbildning kontra utveckling.
Talent management handlar om mer än att bara anställa den bästa kandidaten. Personalvetare vet skillnaden mellan en medarbetares kompetens och potential.
Medan en kandidat kan komma till bordet med mer erfarenhet, kan en annan ha byggstenarna för att vara ett starkare val i det långa loppet.
På samma sätt är det ofta klokare att anställa internt och befordra nuvarande medarbetare till högre positioner än att helt enkelt anställa en senior kandidat. Detta tillvägagångssätt inspirerar din personal och sparar ofta pengar.
Att veta vilka medarbetare som har vad som krävs för att höja sig över sin nivå och hur man kan stödja deras utveckling är en kraftfull färdighet för talent management.
🪜 6 steg för att skapa en kompetensutvecklingsplan
En effektiv kompetensutvecklingsplan definierar vilka kärnkompetenser man ska fokusera på och hur man ska förbättra dem.
Nedan förklarar vi vart och ett av dessa steg som du behöver gå igenom för strategisk kompetensutvecklingsplanering och ger exempel på hur de kan se ut i ett verkligt scenario.
Identifiering av kärnkompetenser
Innan du kan komma igång måste du veta vart du är på väg. Det är ofta enklast att först bestämma vilka kompetenser som ska prioriteras och sedan skapa en plan för att nå dit.
Kompetenskartläggning är en bra metod för att organisera de färdigheter som ditt företag behöver.
Du kanske till exempel vill höja nivån på dina mellanchefer genom att fokusera på kommunikation, projektledning och ledarskap (som breda exempel).
Bedömning av aktuella kunskapsnivåer
När du vet vilka färdigheter och förmågor du vill fokusera på behöver du genomföra en kompetensbaserad prestationsutvärdering för att mäta varje medarbetares nuvarande kompetensnivå.
Hur ni bedömer kompetenserna beror helt på vilken typ av kompetenser som mäts och vilken tid och vilka resurser som finns tillgängliga.
📝 Ladda ner vår kostnadsfria mall för kompetensbaserade utvecklingssamtal.
Du kan t.ex. låta dina mellanchefer göra ett flervalstest om hur de ska bemöta sina underordnade vid en konfrontation för att testa kommunikationen.
Du kan låta underordnade bedöma målchefens ledaregenskaper på en skala från 1-10.
Eller så kan du titta på hur ofta en chefs team missar deadlines för att mäta förmågan att hantera projekt.
📏 Kolla in vår analys om utvärdering av chefers prestationer: vi inkluderade flera prestationsmått och tekniker för utvärdering av ledarskapsprestationer.
Fastställande av utvecklingsmål
När du har förstått den aktuella statusen för ämnet/ämnena och de kompetenser som de ska behärska, måste du sätta en mållinje. Du behöver inte kräva att deltagarna ska behärska varje kompetens som du har valt att fokusera på.
Målet är att skapa realistiska förväntningar som leder till meningsfulla förbättringar.
Du vill till exempel att dina chefer ska visa en acceptabel nivå av kommunikationsförmåga som inte provocerar fram ytterligare konfrontationer. Du vill också att chefens team ska ha förtroende för deras ledarskap. Slutligen kan det behövas riktlinjer för ett acceptabelt antal missade kvartalsdeadlines för att hålla cheferna på rätt spår och ansvariga.
➡️ Läs mer om fördelarna med kompetensbaserad utbildning.
Skapa en tidslinje och milstolpar
När ni har fastställt startpositioner och mållinje bör ni sätta upp några kontrollpunkter längs vägen. Att övervaka framsteg och milstolpar kan vara så enkelt som att sätta halvtidspunkter för att se vem du bör erbjuda extra hjälp för att se till att alla når sina mål.
Du kan t.ex. låta cheferna göra om ett kommunikationstest med flervalsfrågor efter ytterligare utbildning. Eller låta underordnade omvärdera sin chefs ledarskap efter en lämplig tidsperiod för att se om resultaten har förbättrats.
Slutligen, har frekvensen av missade deadlines minskat sedan du började?
Fastställande av budgeten för utbildning och utveckling
Beroende på vilka kompetenser som utvecklas kan du behöva lite eller ingen utbildning (förbättra kommunikation och attityd) eller en massiv budget (låta anställda certifieras eller gå vidare till högre utbildning).
Det är viktigt att definiera din träningsbudget innan du börjar, så att du inte hamnar halvvägs och inte kan nå mållinjen.
I detta exempel finns det praktiskt taget ingen budget förutom en liten mängd tid som läggs på medarbetarbedömningar och av HR för att mäta kompetens.
💡 För att stödja utvecklingen av specifika kompetenser, kolla in vår guide om att skapa utbildningsmaterial.
Granskning av framsteg
När din plan är fastställd och allt är i rörelse är det viktigt att se över framstegen vid varje milstolpe. Du vill säkerställa att alla är på rätt spår och följer tidslinjen.
Om dina chefer till exempel fick bättre resultat på frågeformuläret om uppföljningskommunikation är det jättebra!
Men vad händer om deras ledarskapsresultat, enligt deras underordnade, inte förbättras? Då kanske de inte utvecklar sina färdigheter på ett praktiskt sätt.
Och vad händer om alla chefer nu arbetar inom den nya tidsgränsen? Då är det dags att gratulera dem och uppmuntra till fortsatt framgång.
💡 Kolla in fler exempel på utvecklingsplaner för anställda.
🧠 O bs: Zavvy kan centralisera all denna information på ett ställe, så att du slipper hantera hundratals enskilda filer om kompetenser, mål, budgetar osv.
🏆 5 Fördelar med en kompetensutvecklingsplan
Identifiering av kompetensbrister
En kompetensutvecklingsplan börjar med att titta på en individs nuvarande kompetens. Endast genom att förstå en medarbetares nuvarande förmågor kan du veta vilka områden de har mest nytta av att förbättra.
Generisk utbildning som levereras i stor skala kan slösa resurser genom att utbilda medarbetare som redan har den kunskapen eller som inte behöver den i sin roll. En analys av kompetensgap mäter en individs nuvarande kapacitet som en utgångspunkt för tillväxtstrategin.
Planering av succession
När en senior medarbetare lämnar företaget, planerat eller oväntat, är det upp till HR-avdelningen att fylla den lediga platsen. En god praxis är att titta på interna alternativ före externa, men hur vet man vem som skulle vara en bra kandidat?
Kompetensutveckling är avgörande för successionsplanering eftersom det gör det möjligt för er att ta en ersättarkandidat och göra honom eller henne till en idealisk efterträdare. Detta inkluderar ofta utbildning direkt med deras föregångare och förbättring av nyckelkompetenser till en lämplig nivå.
Förbättra medarbetarnas engagemang
Tro det eller ej, men de flesta medarbetare tycker om att lära sig nytt och vill bli bra på sitt jobb. Kompetensutvecklingsplaner kan hjälpa medarbetarna att växa både personligt och professionellt, vilket gör dem mer engagerade i sin karriär.
Genom att sätta upp milstolpar i kompetensutvecklingsplaneringen får medarbetarna mål att arbeta mot och lära sig nya värdefulla färdigheter. Detta är ett utmärkt sätt att engagera din personal, erbjuda stöd och bekämpa imposter syndrome.
Anpassning av mål
Särskilt i stora organisationer händer det att medarbetarna inte ser helheten utanför sina bås. De fokuserar på sina egna ansvarsområden och glömmer bort företagets mål.
Genom den utbildning och de möten som följer med kompetensutvecklingsplanering kan personalavdelningen anpassa en individs arbetsuppgifter till organisationens mål. Att veta hur man gör sitt jobb är viktigt, men att förstå varför det är viktigt höjer medarbetarnas förmåga att bidra till övergripande mål.
Förbättra medarbetarnas prestationer
Målet med kompetensutvecklingsplanering är naturligtvis att göra medarbetarna mer kompetenta. Det kan vara lätt att fastna i den personaladministrativa sidan av saken, att jaga siffror och nå milstolpar.
I slutändan är resultatet av ett kompetensutvecklingsprogram ändå att medarbetarna lär sig nya färdigheter och ökar sin prestationsförmåga.
Att förbättra medarbetarnas prestationer är ett av de mest effektiva sätten för personalavdelningen att skapa mervärde för sin organisation. Planering av kompetensutveckling är ett sätt att uppnå detta.
📝 Gratis mall för kompetensutvecklingsplan
Nu när du bättre förstår vad en kompetensutvecklingsplan är och hur de bidrar till att höja kompetensen hos din personal, är du redo att börja skapa din egen!
Kompetensutvecklingsplaner kan variera avsevärt mellan olika företag och även mellan anställda inom en och samma organisation. De tenderar dock att följa ett liknande ramverk.
De måste alla ta hänsyn till följande:
- Identifiera den anställde.
- Lista de kompetenser som ska förbättras.
- Sätt upp mål och delmål.
- Definiera en tidsram.
- Lägga upp vägen för att uppnå dessa mål.
- Lista de resurser som krävs för att komma närmare destinationen.
- Framsteg och uppföljning.
➡️ Använd gärna vår kompetensutvecklingsplan för att komma igång. Den bryter ner varje kategori till en lista som är lätt att följa för personalavdelningar.
Du kan anpassa den så att den passar din organisations unika behov.
🌟 3 Exempel på plan för kompetensutveckling
Idéerna bakom kompetensutvecklingsplanering låter alla bra i teorin (du kanske till och med tycker att det låter som sunt förnuft). Den verkliga utmaningen är dock att omvandla dessa idéer till en konkret handlingsplan som ger meningsfulla resultat.
Nedan följer tre exempel på hur en kompetensutvecklingsplan kan se ut i praktiken.
Exempel 1: Kärnkompetenser för mellanchefer
I exempel 1 kommer vi att använda mellanchefer som målgrupp. Ledarskapsutvecklingsplaner hjälper ett företag att fungera smidigt genom att stärka dem som ansvarar för att leda andra.
Så här kan en utvecklingsplan för ledarskapskompetens se ut.
Målgrupper: Mellanchefer
Kompetenser att utveckla: 1) Kommunikation, 2) Ledarskap, 3) Projektledning
💼 För fler idéer om viktiga ledarskapskompetenser, utforska vår modell för ledarskapskompetenser: en databas med 23 kompetenser.
Tidslinje och milstolpar: HR vill se en markant förbättring i alla tre kategorierna för chef A. Chef B bör fokusera på att minska antalet missade deadlines. Chef C bör däremot fokusera på ledarskapsbetyg från sina underordnade. Poängen kommer att omvärderas efter 3 månader för att mäta framstegen, och målpoängen förväntas uppnås efter 6 månader.
I detta förenklade exempel kan personalavdelningen enkelt mäta framstegen efter halva tiden för att analysera förbättringar.
Chef A behöver till exempel få 22% bättre poäng på kommunikation, så hans omvärdering efter halva tiden bör vara minst 11% högre. Om så inte är fallet bör extra stöd ges av People Ops.
På samma sätt behöver cheferna A och C förbättra sitt ledarskapsbetyg med 2,5 poäng. Deras omvärdering efter halva tiden kommer förhoppningsvis att vara 1,25 poäng eller bättre.
Observera att målpoängen för chef B:s ledarskapspoäng och chef C:s missade deadlines inte är desamma som för de andra cheferna. Detta uppmuntrar dem att upprätthålla en hög prestationsnivå utan att ställa orealistiska förväntningar på de andra cheferna.
Exempel 2: Frilansande marknadsförare av innehåll
I exempel 2 kommer vi att titta på en helt annan kategori av anställda: frilansare.
Kontraktsanställda skiljer sig på många sätt från vanliga anställda. De behöver dock ofta stöd från personalavdelningen för att kunna prestera sitt bästa. När det gäller content marketers som arbetar på distans är kompetensbedömning ett av de bästa sätten att hantera ett sådant team. Så här går det till:
Målgrupper: Frilansande innehållsförfattare
Kompetenser att utveckla: Uppfyller våra kvalitetsstandarder för innehåll
Mål och förväntningar: Varje artikel ska uppfylla följande krav:
- Frase-poäng på 80+ (för SEO)
- A Grammarly score of 90+ with a plagiarism score of <5%
- GPTradar ger 80+ poäng för AI-detektering.
Anmärkningar: Dessa grundläggande mätvärden säkerställer att våra innehållsleverantörer levererar kvalitetsarbete utan att förlita sig på AI.
Content writers vars bidrag inte konsekvent uppfyller dessa krav bör få dina interna guider.
Boka in ett 1-mot-1-samtal för att diskutera och erbjuda stöd om de har problem. Du kan behöva överväga att säga upp dem om de fortfarande inte kan leva upp till dina standarder.
I det här exemplet har frilansarna högre förväntningar och ses mer som utbytbara tillgångar än långsiktiga investeringar. Genom att sätta upp mål och övervaka framstegen kan personalavdelningen erbjuda begränsat stöd till dem vars kvalitet inte motsvarar företagets förväntningar.
Exempel 3: Företagsövergripande workshop om mjuka färdigheter
I exempel 3 kommer vi att titta på en uppsättning praktiskt taget universella mjuka färdigheter och ett program för att förbättra dem i hela företaget. En formelbaserad metod är mycket mer effektiv för en storskalig genomgång av generiska kompetenser. Vår mall för kompetensutvecklingsplan är perfekt för ett sådant scenario.
Namn: Bob Smith
Avdelning: Redovisning
Bedömning av kompetens:
Kompetens 1: Kommunikation
Nuvarande nivå: Medelsvår (2)
Mål: Avancerat (3)
Kompetens 2: Lagarbete
Aktuell nivå: Nybörjare (1)
Mål: Avancerat (3)
Tidsram: Kvartalsvis förbättring
Kompetens 1
Startdatum: 1 juli
Slutdatum: 1 oktober
Kompetens 2
Startdatum: 1 juli
Slutdatum: 1 januari
Utvecklingsverksamhet:
Kompetens 1: Workshop om e-postetikett
Kompetens 2: Övningar för att stärka teamkänslan och sociala evenemang efter jobbet
Budgettilldelning:
Kompetens 1: Kurs i etikett för e-post
Budget: 1 000 euro
Kompetens 2: Sponsrade utflykter efter jobbet, t.ex. mat och bowling
Budget: 2 000
Övervakning av framsteg: Ny bedömning kvartalsvis
Som du kan se i denna något modifierade mall vill personalavdelningen förbättra de mjuka färdigheterna kommunikation och teamwork inom hela företaget. I det här exemplet skulle Bob från redovisningen behöva lite hjälp med sin kommunikationsförmåga och mycket stöd när det gäller samarbete!
Under tiden tittar vi här på hans kollega Barb som har visat sig vara mycket kompetent i dessa kategorier:
Namn: Barb Johnson
Avdelning: Redovisning
Bedömning av kompetens:
Kompetens 1: Kommunikation
Aktuell nivå: Avancerad (3)
Mål: Avancerat (3)
Kompetens 2: Lagarbete
Nuvarande nivå: Expert (4)
Mål: Avancerat (3)
Tidsram: Ingen assistans behövs (välkommen på workshops och sociala utflykter!)
➡️ Prioritera människor framför papper med Zavvy
Vi kallar Zavvy för plattformen för medarbetarutveckling eftersom den hjälper alla att bli sitt bästa jag.
Verktygen är främst avsedda för personalavdelningar, men de syftar till att ge medarbetare på alla nivåer möjlighet att nå sin fulla potential.
Vår programvara för medarbetarutveckling använder AI-genombrott för att rekommendera optimala tillväxtvägar med minimal övervakning.
Aktivera helt enkelt tillväxtplaner med Zavvy AI för att få automatiska rekommendationer för varje anställd baserat på deras karriärväg, kompetensramverk och feedbackresultat.
Medarbetarna kan också be Zavvy AI om hjälp. De anger sitt utvecklingsmål och sin tidsram, och AI:n kommer att ge dem en tillväxtplan med specifika rekommendationer (en blandning av formellt lärande, lärande på jobbet och socialt lärande).
📅 För att lära dig mer om hur Zavvys People Enablement-plattform kan hjälpa din organisation, kontakta oss för att boka en kostnadsfri demo.