7-stegsguide för effektiv kompetenskartläggning (+ insikter och mall från L&D-experter)
Kompetenskartläggning är inte längre ett modeord. Det är ett viktigt verktyg som gör det möjligt för personalavdelningar att avkoda medarbetarnas potential och anpassa den till sina strategiska mål.
Genom att noggrant kartlägga kompetenser kan ni identifiera kompetensbrister, utforma riktade utbildningsprogram och främja en högpresterande personalstyrka.
Och om det är någon gång man ska börja fundera på kompetenser och kunskapsluckor så är det just nu.
Färdigheter för jobb har förändrats med cirka 25% sedan 2015. Och denna siffra förväntas fördubblas fram till 2027.
Denna omfattande guide kommer att:
- Beskriv en 7-stegsstrategi för effektiv kompetenskartläggning.
- Ta del av upplysande insikter från ledande L&D-experter, som ger dig ett nytt perspektiv på denna kritiska process.
- Dela med dig av en praktisk mall för att kickstarta din kompetenskartläggningsresa.
🗺️ Vad är kompetenskartläggning?
Kompetenskartläggning är en process som hjälper till att identifiera och analysera de specifika färdigheter, kunskaper, förmågor och beteenden som behövs för att utföra ett specifikt jobb effektivt .
Det är ett strategiskt tillvägagångssätt som kan hjälpa organisationer att:
- Maximera sitt humankapital.
- Förbättra medarbetarnas prestationer.
- Uppnå sina affärsmål.
En kompetenskartläggningsprocess måste omfatta de tre huvudtyperna av kompetenser:
- Företagets kärnkompetenser: Beteendemässiga kompetenser i linje med företagets vision och värderingar. Zappos, en onlinebutik för skor och kläder, fokuserar till exempel starkt på förstklassig kundservice. Därför är kundservice en kärnkompetens för alla anställda (och något som alla nyanställda får utbildning i under introduktionen).
- Funktionella kompetenser (arbetets kärna): Beteendemässiga kompetenser för att utföra arbetsuppgifterna väl. Finns det några särskilda färdigheter som behövs för den avdelningen? Kreativitet är till exempel en nödvändig funktionell kompetens för en marknadsavdelning.
- Teknisk kompetens: Mestadels tekniska eller domänspecifika färdigheter för praktiska dagliga uppgifter. Att förstå CRM-verktyg är till exempel en funktionell kompetens för säljteamet, och sökmotoroptimering är en funktionell kompetens för ett marknadsföringsteam.
🕵️♀️ 4 Huvudsyften med kompetenskartläggning
Identifiera viktiga färdigheter och förmågor som krävs för olika roller
En kompetenskarta blir en resurs som du kan gå till för att lyfta fram de färdigheter och förmågor som behövs för varje roll.
Du kan använda den för att planera utbildning, rekrytering eller prestationshantering.
Det är en allt-i-ett-resurs.
Anpassa medarbetarnas kompetens till organisationens mål
Det första steget i kompetenskartläggningen är att hitta kompetenser på organisationsnivå. Det säkerställer också att du utvecklar medarbetarnas kompetenser i enlighet med företagets kärnvärden, uppdrag och mål.
Stödja medarbetarnas utveckling
Kompetenskartan blir din fusklapp för att planera alla utbildningsmål. Du kan skapa eller sammanställa kompetensbaserat utbildningsmaterial som dina medarbetare kan lägga till i sina kompetensbaserade utvecklingsplaner.
Möjliggöra transparenta karriärvägar
Med transparenta kompetenskartor kan medarbetarna se vilka kompetenser som krävs för att växa till nästa nivå.
En dataingenjör kan t.ex. kontrollera kompetensen hos en senior dataingenjör.
Eller så kan en junior försäljningschef kontrollera kompetensen hos en senior försäljningschef. Denna transparens hjälper dem att planera sitt lärande och sin utveckling.
👀 Läs mer om klassificering av jobbnivåer i vår guide.
🏆 5 övertygande fördelar med kompetenskartläggning
Förbättrar medarbetarnas prestationer
SHRM:s trendrapport 2022 Workplace Learning & Development visar att 38 % av de anställda vill ha utbildning som är mer relevant för deras jobb. Det ökar deras prestationsförmåga och förbättrar produktiviteten.
En kompetenskarta underlättar utbildning och möjliggör strategiska personliga utvecklingsplaner för medarbetare som vill ta sig till nästa nivå.
Stödjer rekrytering
Det är en utmaning för en rekryterare att bara arbeta baklänges från en arbetsbeskrivning och anställa den bästa personen för jobbet.
Kartläggning av kompetenser blir en räddare i nöden med en centraliserad databas över de färdigheter som krävs för varje arbetsroll.
Det förhindrar dåliga rekryteringsbeslut och leder till en mer kompetent personalstyrka.
Skapar en intern marknadsplats för talanger
Yuri KrumanLeadership Executive Coach och expert på HR-ekosystem, säger att en av de största fördelarna med kompetenskartläggning är att den skapar en intern marknadsplats för talanger genom riktad kompetensutveckling.
Utbildnings- och utvecklingschefer kan planera utbildning för efterfrågade kompetenser. Han betonar också att den interna talangmarknaden är den bästa platsen för att rekrytera personer till nya projekt och positioner.
🏢 Ett typexempel: Tata Consultancy Services, ett IT-tjänsteföretag, prioriterar att utbilda människor från grunden och befordra dem baserat på kompetens. Det hjälper företaget att hålla jämna steg med efterfrågan på talanger och visar sig vara kostnadseffektivt.
Stödjer effektiv successionsplanering för kritiska roller
Successionsplanering är processen att identifiera ett företags nyckelpositioner och ta fram kandidater med hög potential för dem. Det förbereder företaget för eventuella oförutsedda händelser som en ledares avgång eller sjukdom, och organisationen har redan en potentiell ersättare som är redo att ta sig an jobbet.
En tydlig kompetenskarta för dessa affärskritiska roller hjälper till att skapa en utvecklingsplan för dessa potentiella kandidater och underlättar övergången.
Optimerar resultatstyrningen
Kompetenser ger ett tydligt ramverk för att utvärdera och hantera medarbetarnas prestationer. Att tilldela utvecklingsplaner och spåra de övergripande resultaten/utvecklingen är mer enkelt.
🚨 Läs vår guide till kompetensbaserade utvecklingssamtal och kom igång direkt med vår mall för kompetensbaserade utvecklingssamtal.
🪜 7 steg för din kompetenskartläggningsprocess
1. Gör en lista över roller
Innan du börjar kartläggningen bör du skapa en lista över roller för vilka du behöver kartlägga kompetenser.
Helst bör det finnas en kompetenskarta för varje karriärväg i organisationen.
2. Fastställa företagets kärnkompetenser
Nästa steg är att identifiera företagets kärnkompetenser, som är avgörande för företagets vision.
Apple-produkter är till exempel kända för sin innovation. Kreativitet och innovation är därför kärnkompetenser på företagsnivå för alla Apple-anställda.
💡 Tips #1: Ledningsgrupperna är de bästa personerna att hitta dessa kompetenser.
Här är exempel på frågor för att starta aktiviteten:
- Vad är ert uppdrag och er vision?
- Vilka är era kärnvärden?
- Vad är det unika säljargumentet (USP) för ert varumärke?
- Vilka är din organisations mål inom de närmaste sex månaderna, ett år?
- Vilka kompetenser är viktigast för att ni ska kunna nå era affärsmål och hålla era kärnvärden, er vision och USP levande?
💡 Tips #2: Definiera inte bara kompetenser utan även färdighetsnivåer med en tydlig definition av varje nivå.
Här är ett exempel för din referens.
Kommunikationskompetens
Definition: Förmågan att effektivt förmedla information, idéer och instruktioner till individer eller grupper, både muntligt och skriftligt.
Färdighetsnivåer:
- Grundläggande: Kan kommunicera effektivt.
- Medelgod: Kan kommunicera på ett övertygande sätt.
- Avancerad: Kan kommunicera med påverkan.
- Godkänd: Kan kommunicera med stora grupper.
- Expert: Kan kommunicera med olika målgrupper.
3. Hitta jobbspecifika kärnkompetenser
Efter att ha fastställt företagets kärnkompetenser är nästa fokus att hitta jobbspecifika kärnkompetenser.
Det finns tre huvudsakliga sätt att göra det på:
- Analysera arbetsbeskrivningar och identifiera de färdigheter och beteenden som krävs.
- Diskutera med högre chefer och teamledare vilka kompetenser som är nödvändiga för att lyckas i en roll.
- Läsa branschrapporter för att identifiera allmänt erkända kärnkompetenser för liknande befattningar.
💡 Tips: Även om HR- och L&D-experter kan driva detta arbete är det bäst att ha ett slutligt godkännande från högre chefer för avdelningen/teamet.
4. Hitta teknisk kompetens
Den sista uppsättningen kompetenser är de tekniska för dagliga uppgifter.
Ett bra sätt att förbereda en lista med uppgifter för varje roll och vilka verktyg och domänkunskaper som medarbetarna måste ha för den uppgiften.
Exempel: Tekniska kompetenser för en webbutvecklare på ett Fintech-företag
Teamledare eller en fokusgrupp med högpresterande teammedlemmar (som har kontakt med det praktiska arbetet) skulle vara bäst för att komplettera denna lista.
➡️ Letar du efter rapporter om kärnkompetenser? Då behöver du inte leta längre.
Kolla in vår sammanställda lista över kärnkompetenser och jobbspecifika funktionella och tekniska kompetenser.
5. Skapa en idealisk kompetensprofil för varje roll
Nu är du nära den perfekta kompetensmatrisen. Det handlar helt enkelt om att sammanställa all information som du har fått i de tre föregående faserna.
Här är ett exempel på en kompetensprofil för en webbutvecklare.
Företagets kärnkompetenser
Innovation (avancerad)
Arbetsspecifika kärnkompetenser
Kreativitet (grundläggande)
Lagarbete (avancerad)
Kommunikation (väl godkänd)
Teknisk kompetens
Angular JS (expert)
PHP (Avancerad)
React JS (Avancerad)
Github (mellanliggande)
6. Utvärdera alla teammedlemmar
När du har den perfekta kompetensprofilen är det dags att utvärdera medarbetarna och se vilken kompetensnivå de befinner sig på.
- För kärnkompetenser kan du genomföra 360 utvärderingar (kund, kollegor, chef, själv) och tilldela nivåerna.
- För funktionella och tekniska kompetenser kan regelbundna utvecklingssamtal ge insikter om hur kompetenserna har bidragit till medarbetarnas prestationer och till organisationen. Du kan också samla in 360 feedback på dessa kompetenser, men du måste se till att de som utvärderar förstår dessa kompetenser. (Vem som helst kan t.ex. utvärdera en medarbetares kommunikationsförmåga, men alla team kommer inte att kunna bedöma om en marknadsföringsmedarbetare är duktig på SEO). Du kan också köra tester för kompetensbedömning om det behövs.
7. Diskutera vägen framåt med teammedlemmarna
Det sista steget är att diskutera med medarbetarna om:
- Vilka kunskapsnivåer befinner de sig för närvarande på.
- Vilken kunskapsnivå bör de sträva efter?
- Vilka nyckelkompetenser och färdighetsnivåer behöver de för att klättra på karriärstegen?
Det bästa med kompetenskartläggningsprocessen är att den skapar transparens i systemet för nivåindelning (definition av arbetsroller och karriärvägar för karriärutveckling).
Som ett resultat kan medarbetarna se vilka kompetenser som krävs för roller på nästa nivå och planera sitt lärande med en tydlig karriärväg framåt.
📝 Mall för kartläggning av kompetenser
Våra inlärningsforskare har skapat en mall för kompetenskartläggning med övningar för att hitta kärnkompetens och funktionell kompetens.
Denna mall är ett mycket praktiskt och enkelt ark som hjälper personalchefer eller avdelningschefer att genomföra denna övning. Vi använder den också i kundworkshops.
- Klustra rollbaserade aktiviteter till kompetenser.
- Prioritera och begränsa dessa kompetenser.
- Koppla dessa kompetenser till enskilda personer/roller.
Dela den med ditt team så att de inte börjar från en tom sida.
🆓 Ladda ner den kostnadsfria mallen för kompetenskartläggning.
😟 8 utmaningar som organisationer möter under kompetenskartläggning och hur man kan övervinna dem
Att få med sig intressenterna
Lalit ChaturvediVice President of HR - Talent Management på ELGI, berättade att en av de största utmaningarna som organisationer står inför är bristen på förståelse för hur kompetenskartläggning går till. Det gör att alla intressenter inte är på samma sida, vilket skapar luckor i systemet.
✅ Lösning: Utbilda medarbetarna om kompetenskartläggningsprocessen och involvera medarbetare på alla nivåer. Seniora chefer och teamledare leder redan några delar av kartläggningsprocesserna. Övriga medarbetare kan fortfarande aktivt hållas informerade under hela processen.
Säkerställa anpassning till organisationens mål
När organisationens mål utvecklas kan kompetenskartor bli föråldrade och inte längre stämma överens med företagets förväntningar.
✅ Lösning: Se inte kompetenskartläggningen som en process som är klar på en gång. Skapa ett system för att återkomma till kartläggningen med jämna mellanrum.
Undvik ofullständig kompetenskartläggning
Det är vanligt att organisationer har ofullständiga kompetenskartor som endast anger teknisk eller funktionell kompetens. Det visar på en begränsad förståelse för kartläggningsprocessen.
✅ Lösning: Definiera ett 3-stegssystem för utvärdering av företagets kärnkompetenser, jobbspecifika kompetenser och funktionella kompetenser i slutet.
Använda dåligt beskrivna kompetenser
Preeya Patel, Senior Business Psychologist på Clevry, lyfter fram ett vanligt problem i kompetenskartläggningsprocessen: dåligt definierade kompetenser fulla av vaga nyckelord, jargong och ingen exakt förväntan definierad.
✅ Lösning: Håll definitionerna och kompetensnivåerna så konkreta som möjligt. För teamledning kan kompetensnivåerna till exempel vara
- Kan hantera sin egen tid.
- Kan hantera sin egen och andras tid.
- Kan optimera organisationens tid.
Varje kompetensnivå förklarar tydligt hur medarbetarna kan använda denna kompetens.
Att hålla sig fri från fördomar
Adi Holmes, Head of Talent på jelli Group, säger: "Kartläggning av kompetenser kan vara subjektiv, påverkas av personliga fördomar och vara känslig för tolkningar."
Att ha ett system som drivs av endast ett fåtal personer kan leda till att fördomar smyger sig in och gör hela processen meningslös.
✅ Lösning: Bilda fokusgrupper med rätt blandning av människor:
- högre chefer;
- chefer;
- HR;
- gruppledare;
- högpresterande medarbetare för att få en mer balanserad lista över kompetenser.
Att ha för många jobbprofiler
Laura M HumeTalent and Learning Consultant, säger att ett misstag som hon upptäckte i företag hon konsulterade var att ha för många profiler. Ett företag med 2 000 anställda har till exempel 1 500 dåligt definierade jobbprofiler.
✅ Lösning: Ha en standardisering för att definiera profiler.
Exempel: Säljteam kan ha fyra profiler: junior executive, senior executive, manager och head. Att skapa en ny profil för varje ny medarbetare kommer att göra det svårt att genomföra kartläggning och utbildning.
Att inte ha ett tydligt system för kompetenskartläggning
Att gå fram och tillbaka i Excel-ark för att tilldela kompetenser räcker inte långt. Det gör också hela processen tråkig.
✅ Lösning: Använd teknik för att definiera och tilldela kompetenser. Det gör processen enklare att spåra för administratörer och chefer.
💡 Innovativa användningar av AI inom HR inkluderar att anlita AI för att definiera kompetenser.
Att se kompetenskartläggning som en fristående process
Jo Taylor, verkställande direktör för Let's Talk Talentsäger att den vanligaste orsaken till att ramverk för kompetenskartläggning inte är lika effektiva är att de ofta utvecklas isolerat som en fristående taktik som enbart används för prestationshantering.
Hon tillägger:"Vi tycker att det är bättre när man skapar kompetensramar som syftar till att stödja medarbetarnas utveckling och visa dem möjligheter. Det ärinte en piska att slå dem med i slutet av året."
✅ Lösning: Integrera kompetenskartläggning i HR-processerna. Väva in kartläggningen från början till slut i medarbetarnas livscykel: från korrekta arbetsbeskrivningar, utvecklingsplaner för medarbetarna och utbildning till prestationshantering.
Kartläggning av kompetenser kan bidra till att skapa en sammanhängande strategi för talent management.
➡️ Skapa tydlighet, anpassning, prestanda och tillväxt med Zavvy
Den största utmaningen med kompetenskartläggning är att koppla den till andra viktiga talent management-processer. När allt kommer omkring bör kompetenskartläggningen vara en pusselbit i er personalstrategi, inte en fristående silo.
Zavvys 360°-tillväxtsystem hjälper dig att lösa denna utmaning med:
- 📝 Kompetensbibliotek: en kurerad lista över kompetenser att börja med i kartläggningsresan. Vårt team av learning scientists hjälper dig också att slutföra kompetenskartläggningsprocessen. Och om du vill snabba upp din process kan du alltid lita på vår Zavvy AI .
- 🔄 Kompetensbaserad feedback och prestationsbedömningar för att bedöma dina medarbetares aktuella kompetensnivå och spåra framtida framsteg.
- 📈 Karriärramverk: Definiera tydliga karriärvägar för varje roll i ditt företag.
- 🌱 Tillväxtplaner: Skapa mål för medarbetarna baserat på deras karriärväg.
- 💪 Utbildning: Genomför utbildning baserat på tillväxtplaner med tusentals kurser. Bonus: Du kan också anpassa och skapa kurser.
📅 Boka en demo nu och låt en av våra experter hjälpa dig att skapa en meningsfull process för personalutveckling.
❓ Vanliga frågor
Varför behövs kompetenskartläggning?
Kompetenskartläggning definierar tydligt kompetenser för varje roll. Den stöder hela livscykeln för talent management för att fatta bättre anställningsbeslut, genomföra utbildning och utvärdera performance management.
Är skill mapping och competency mapping samma sak?
Skill mapping och competency mapping är relaterade, men det finns små skillnader. Färdighetsmatrisen nämner färdigheterna för rollen, men å andra sidan har kompetensmatrisen färdigheter och skicklighet och förmågan att använda dem i jobbet.
Till exempel kommer färdighetsmatrisen att innehålla kommunikationsfärdigheter. Däremot kommer kompetensmatrisen också att ha färdighetsnivåer som nybörjare, mellanliggande och avancerade nivåer av kommunikation.
Vilka är de viktigaste komponenterna i kompetenskartläggning?
De sex huvudstegen i kompetenskartläggningsprocessen är
1. Gör en lista över roller.
2. Hitta kärnkompetenser.
3. Fastställa funktionella kompetenser.
4. Skapa en idealisk kompetensprofil för varje roll.
5. Utvärdera alla teammedlemmar och tilldela kompetens.
6. Diskutera vägen framåt för tillväxt med varje anställd.