How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
En undersökning från Manpower visar att den globala bristen på talanger har nått sin högsta nivå på 16 år och att 75 procent av arbetsgivarna nu kämpar för att hitta de personer som de behöver för att driva sina företag framåt.
Men för att ge ett sammanhang kan nämnas att endast 30 % av arbetsgivarna stod inför liknande utmaningar 2009.
Samtidigt vet vi att en mängd jobb kommer att försvinna under de närmaste åren i takt med att automatisering och artificiell intelligens tar över.
Forbes rapporterar att robotar kommer att utföra jobb som datasamordning, bokföring, kundtjänst och assistans till chefer i stället för människor.
Så hur kan företag organisera sig och utrusta sig med de färdigheter de behöver för att utvecklas, ta tillvara nya affärsmöjligheter och förbli konkurrenskraftiga på marknaden? Och allt utan att investera i färdigheter som snart kan bli föråldrade?
Det börjar med en analys av kompetensbrister.
Låt oss gå in på vad detta innebär, bästa praxis och varför denna process är viktig för företagets framgång.
🔍 D efinition av analys av kompetensbrist
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
Genom att identifiera eventuella kompetensbrister kan ett företag vidta proaktiva åtgärder för att fylla dessa luckor och förbättra medarbetarnas prestationer.
Vanligtvis utförs en analys av kompetensbrist antingen av:
- HR-grupper: HR-personal utför analysen direkt.
- Linjechefer: I större organisationer kan HR-grupper stödja sig på linjechefer för att samla in data för analysen.
- Externa utvärderare: Externa utvärderare kan ge en opartisk bedömning av kompetensbristerna.
Kort sagt mäter ett kompetensgap skillnaden mellan ditt önskade (BÖR) tillstånd och det nuvarande (ÄR) tillståndet.
På individnivå är det bästa sättet att göra detta genom att använda kompetenser.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- Den bästa källan för att få fram IS-läget är kompetensbaserad 360-graders feedback.
På team- (eller företags-) nivå rekommenderar vi att ni tittar på feedbackresultaten i form av en värmekarta eller kompetensmatris.
I detta fall gäller att ju "rödare" kolumnen är, desto mer saknas, dvs. desto större är gapet.
📐 6 Metoder för att genomföra en analys av kompetensbrister
Det finns ingen fast väg att gå för att göra en omfattande analys av kompetensbrister. Inkludera istället en eller flera av nedanstående metoder i din process.
1. Bedömning av färdigheter
Formella kompetensbedömningar används ofta som en del av en rekryteringsprocess och utvärderar en persons förmåga, kunskap och kompetens inom ett visst område, t.ex. matematiska färdigheter.
Bedömningarna kan omfatta följande:
- skriftliga lämplighetsprov;
- flervalsfrågor;
- praktiska demonstrationer;
- arbetsspecifika arbetsprover.
Målet med en kompetensbedömning är att identifiera en individs nuvarande nivå av färdigheter i specifika färdigheter och att jämföra denna nivå med de färdigheter som krävs för den egna rollen eller med branschstandarder.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Beteendebedömningar
En kognitiv beteendebedömning kan omfatta uppgifter som att lösa en serie pussel, lösa matematiska problem eller svara på frågor om verkliga scenarier.
I huvudsak kontrollerar du naturliga eller inlärda färdigheter som visar hur de anställda reagerar på vissa situationer på jobbet.
Till exempel, ger dina anställda upp under press eller förblir de lugna och fattar välgrundade beslut?
Den här typen av bedömning hjälper till att utvärdera färdigheter som:
- kritiskt tänkande;
- resonemang;
- minne;
- beslutsfattande;
- Problemlösning.
Med hjälp av bedömningsresultaten kan vi tolka en individs kognitiva förmågor och vägleda utvecklingen av riktade träningsprogram för att förbättra dessa färdigheter.
3. Fokusgrupper och intervjuer
Människor som interagerar med varandra kan berätta en hel del om en individs färdigheter och om större utbildningsbehov för hela företaget.
Men anta att du inte har tid att intervjua enskilda anställda. I det fallet kan fokusgrupper ge insikter om kompetensbrister som datadrivna metoder inte kan erbjuda.
Det är viktigt att prata med personer från alla affärsområden under en analys av kompetensbrister.
Involvera anställda, ledning och intressenter för att förstå individuella och teamkompetensbrister, förväntningar och tillgängliga resurser.
4. Analys av rollkompetens
Att ha tydliga roller är nyckeln till en framgångsrik organisation, så att bedöma kompetenskraven för varje roll är ett utmärkt sätt att mäta kompetensluckor.
Börja med att gå igenom de specifika uppgifter och ansvarsområden som hör till en viss yrkesroll. Skapa sedan tydliga och meningsfulla rollbeskrivningar för varje roll. På så sätt förstår du exakt vilka färdigheter som krävs för att en anställd ska kunna utföra sin roll på ett effektivt sätt.
5. 360 Feedback
En 360-graders process samlar in feedback från kollegor, chefer, direktrapporter och affärspartner för att ge en väl avvägd bild av en anställds färdigheter och prestationer.
Denna feedback från flera källor är viktig för att identifiera eventuella förbättringsområden och hjälper till att skapa en personlig utvecklingsplan.
➡️ Kolla in vår guide för att inrätta ditt eget 360 feedback-system.
6. Prestationsbedömningar
Att granska en anställds arbetsprestationer är ett tillfälle att utforska individuella styrkor och svagheter för att identifiera kompetensluckor.
Direktör för människor och kultur, Grace Heförklarar hur kompetensanalys går hand i hand med prestationsbedömningar på TeamBuilding.com.
"Att utveckla kompetensen hos vår befintliga personal hjälper våra medarbetare att förbättra och lättare uppnå sina dagliga arbets- och karriärmål. Jag uppmuntrar normalt våra chefer att genomföra en "kompetensrevision" (översyn av kompetenser och analys av utbildningsbehov) som en del av resultatdialogen (1:1-möten och/eller årlig resultatbedömning), så att vi kan identifiera potentiella kunskaps- eller kompetensluckor som kan påverka företagets långsiktiga planer eller individens utveckling.
Genom att regelbundet bedöma den kunskap och de färdigheter som redan finns inom vår personalstyrka kan vi hjälpa till att utveckla karriären för befintliga anställda och förbättra bibehållandet av personal samtidigt som vi identifierar de kompetenser och den expertis som krävs av nyanställda, vilket avser successionsplanering för det befintliga teamet och talanganskaffning för det framtida teamet."
Tips: Kombinera resultatbedömningar med 360 feedback för bästa resultat. Lär dig hur du implementerar och skördar fördelarna med 360-prestandabedömningar i 9 enkla steg.
➡️ Upptäck skillnaderna mellan utvecklingssamtal och kontinuerlig feedback och hur du kan dra nytta av att använda båda.
🪜 Din 7-stegsguide för att lyckas med en framgångsrik analys av kompetensgapet
Följ de här sju stegen för att genomföra den perfekta analysen av kompetensbrister och se till att du får ut det mesta av dina data:
Lay the foundation for your plan
Innan du ger dig in i arbetet bör du planera målen för din analys av kompetensbrister, som bygger på ett noggrant beslutsfattande.
Tänk på:
- Omfattningen av din granskning av kompetensbrister: Ska du utvärdera ett specifikt team eller hela organisationen?
- Vem som ska genomföra revisionen: Basera ditt beslut på tids- och resursfördelning.
- När du utför analysen: Tänk på att dina resultat kanske inte är giltiga så länge till på grund av den fortsatta utvecklingen inom branschen.
- Hur du kommer att reagera på resultaten: Se till att du har en plan för att förbättra eventuella identifierade kompetensluckor.
- Vilka metoder du kommer att använda för att genomföra din revision: Tänk på den tid och budget du har till förfogande.
- Hur du kommunicerar processen till dina anställda: De kan vara oroliga för bedömningarna och för konsekvenserna om de inte får höga poäng i jobbspecifika tester.
Definiera organisationens framtida mål och nödvändiga färdigheter.
I en Sofigate ThinkTank med HR-ledare föreslog ett scenario att alla arbetstagare kommer att vara frilansare år 2030. Som ett resultat av detta kommer det inte längre att finnas något behov av specifika roller. Istället kommer varje person att bidra med sin kompetens till en organisation.
Förbered dig på detta genom att investera i de färdigheter som din organisation behöver snarare än i de roller som finns i din organisation.
Starta interna samtal om färdigheter, håll dig uppdaterad om trender för framtidens arbete och upprätta en lista över kritiska färdigheter som din organisation behöver för att uppnå viktiga affärsresultat.
➡️ Vet du inte var du ska börja? Upptäck de nödvändiga mjuka färdigheter som krävs för framtidens arbetsplats.
Utför din kompetensgranskning
När du har identifierat de färdigheter som din organisation behöver är det dags att bedöma hur du ligger till genom att inventera din nuvarande personalstyrkas färdigheter.
➡️ Följ vår fullständiga steg-för-steg-process för en omfattande kompetensgranskning.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Analysera dina uppgifter om kompetensbrister
En effektiv analys av kompetensbrister består av följande:
- A: referensvärden för dina nuvarande färdigheter.
- B: de färdigheter du behöver för att vara konkurrenskraftig inom din bransch och uppnå dina affärsmål.
Du kan bara överbrygga klyftan mellan A och B genom att jämföra dessa datapunkter och förstå skillnaderna mellan dina nuvarande och önskade eller nödvändiga färdigheter.
Definiera utbildningsvägar för de anställda
Använd 1:1-möten, check-ins och prestationsbedömningar för att kommunicera resultaten med de anställda och diskutera hur ni planerar att använda er kompetensanalys för att främja deras utveckling.
Tips nr 1: Föreslå utbildnings- och utvecklingsvägar för anställda som behöver extra utbildning.
Tips nr 2: Skapa mentor- eller skuggförbindelser för att förbättra befintliga färdigheter.
Tips #3: Nyckeln är att skapa en öppen dialog och välkomna medarbetarnas input och idéer om deras yrkesresa.
➡️ Använd dessa gedigna mallar för utbildningsplaner som utgångspunkt för dina program för utbildning och utveckling.
Börja överbrygga klyftorna
Utarbeta tydliga strategier för att fylla alla kompetensluckor som du stöter på. Målet?
Fokusera på de färdigheter som är mest meningsfulla för din organisation och prioritera sedan att åtgärda eventuella luckor så snabbt som möjligt.
Några åtgärder som kan prövas:
- utbildnings- och utvecklingsprogram;
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- resultatstyrning.
Resurstilldelning är kärnan i alla dessa åtgärder, så se till att intressenterna är med och att du har den tid, budget och personal som krävs för att genomföra din kompetensanalys.
Spåra och mäta resultaten
Upprätta planer för prestationsförbättring baserat på granskade färdigheter för att hjälpa personalen att utveckla sina färdighetsnivåer och nå specifika mål.
Regelbundna översyner kommer att säkerställa att personalen håller sig på rätt spår.
Alla branscher utvecklas snabbt, så en analys av kompetensbrist är inte något du kan göra en gång för alla.
Bygg istället in regelbundna kontroller av kritiska färdigheter och fullständiga revisioner i din årliga kalender.
Tips: Följ upp resultaten av dina insatser, mät deras effektivitet och gör eventuella nödvändiga justeringar för framtida analyser av kompetensbrister.
📝 Mall för analys av kompetensglapp
Följ en strukturerad metod för analys av kompetensbrister genom att ladda ner vår omfattande mall här.
Du sparar tid, håller dig konsekvent och det blir enkelt att kommunicera resultaten av din forskning till anställda och intressenter.
🏆 8 bästa metoder för att genomföra en analys av kompetensbrister
Följ nedanstående rekommendationer för att få ett lysande exempel på hur man genomför en analys av kompetensbrister.
1. Förvänta dig att regelbundet göra analyser av kompetensbrister.
Visa att kontinuerligt lärande är en del av din företagskultur genom att göra analysen av kompetensbrister till en pågående aktivitet.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Anpassa din analys av kompetensbrist till affärsmålen
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Håll dig uppdaterad om trender inom branschen.
För några år sedan betydde ordet "zoom" att man skulle ta sig någonstans väldigt snabbt, medan "hybrid" var en biltyp.
Dessa förändringar i vokabuläret visar hur arbetslandskapet och den teknik som stöder det har förändrats oerhört mycket på kort tid.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Gräv i färdigheter
"Färdigheter" är ett brett begrepp som omfattar en mängd olika tekniska färdigheter (t.ex. digitala färdigheter och analytiska färdigheter) eller mjuka färdigheter (t.ex. empati och kommunikationsförmåga).
Men att veta vilka färdigheter du behöver bör bara vara utgångspunkten för din analys.
Gå djupare genom att identifiera den idealiska nivån för varje färdighet och de färdigheter som anställda eller kandidater har.
Detta steg är ytterligare en möjlighet att använda kompetensbedömningar för att mäta specifik expertis inom ett område i stället för att förlita sig på att de anställda själva rapporterar sina nivåer.
5. Prioritera din lista över färdigheter
Få organisationer har obegränsade budgetar, så du måste prioritera investeringar i vissa färdigheter framför andra.
Tips: Lista de mest kritiska färdigheterna som gör att du kan nå dina mål och bestäm vilka anställda som du först måste vidareutbilda och som kommer att ge mest värde till ditt företag.
6. Uppnå stöd från viktiga intressenter.
Rådgör alltid med företagets intressenter före, under och efter analysen av kompetensbrister. Listan över intressenter ser olika ut för varje företag, men kan omfatta följande:
- gruppledare;
- Experter på området;
- ledarskap;
- rekryteringskontakter.
Tips: Se till att alla är engagerade i processen och villiga att fördela resurser i enlighet med detta.
7. Basera kompetensrelaterade beslut på uppgifter
Data är din vän när det gäller analys av kompetensbrister.
Samla in så mycket data som möjligt och gör en analys av nuvarande och potentiella anställda, deras kompetensnivåer och organisationens framtida personalbehov.
Kvantifiera sedan behovet av varje färdighet från och med nu.
Tips: Om din magkänsla säger dig att du ska utforska potentialen inom ett annat kompetensområde ska du alltid backa upp dina beslut med konkreta uppgifter.
8. Kontrollera din kompetensanalys
Är du frestad att dyka in med huvudet före och analysera allting? Ta i stället itu med din analys av kompetensbrister i faser, börja med ett område som har störst inverkan och utvidga sedan därifrån.
Tips: Med denna metod kan du lära dig under tiden och få värdefulla insikter om hur du hanterar processen, kontrollerar kostnaderna och kommunicerar med de anställda.
👨💼 Varför är det viktigt att analysera kompetensbrister inom HR?
Ett av HR:s viktigaste mål är att se till att de anställda har de färdigheter som krävs för att lyckas i arbetet.
Här är åtta viktiga anledningar till varför en analys av kompetensbrister är viktig för HR.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
Initiativ för upp- och omskolning förbättrar de anställdas kompetens och engagemang, vilket ger dig en mer motiverad personal med ökad arbetstillfredsställelse och produktivitet.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ Har ditt företag en successionsplan? Vår viktiga guide hjälper dig att förbereda dig för överlåtelser av kritiska positioner.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Kom dock ihåg att det är möjligt att åtgärda kompetensbrister även om en särskild budget är begränsad.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Förbättra dina resultatstyrningssystem ytterligare med våra bästa tips.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
Salesforces Global Digital Skills Index, som omfattar data från 19 länder, visar att arbetstagarna fick 33 av 100 poäng på områden som:
- digital beredskap;
- tillgång till resurser för utbildning och fortbildning;
- kunskapsnivå;
- deltagande i utbildning.
En analys av kompetensgapet uppmuntrar HR-team att hålla ett öga på trenderna för digital omvandling i arbetsstyrkan och övervaka var företaget brister.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
➡️ Öka din kompetens med Zavvy
ZavvyMedarbetarnas verktyg för att förbättra medarbetarnas kompetens kommer att vara en viktig del av din analys av kompetensbrister. Vi har handplockat de här lösningarna för att de ska passa in i din process:
- 🌱 Tillväxtplaner: definiera karriärutvecklingen med våra anpassningsbara mallar. Sätt medarbetarna i förarsätet för sina karriärer och koppla färdigheter och kompetenser till möjligheter till L&D.
- 🧭 Karriärramar: Ge dina anställda en anledning att satsa på vidareutbildning genom att kartlägga rollerna i din organisation och tydliga karriärvägar mellan dem.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- 🔁 Programvara för 360 feedback: Fortsätt samtalen om kompetensutveckling genom att införliva dem i resultatbedömningar och regelbundna kontroller. Använd 360-cykler för att samla in feedback från ett brett urval av kollegor för att hjälpa till med löpande analyser av kompetensbrister.
Kontakta Zavvy idag för att boka en kostnadsfri demo utan förpliktelser.
❓ Vanliga frågor
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.