Kompetensmatris: Vad det är och hur man skapar en (+ gratis Excel-mallar)
Vill du förbättra teamets produktivitet, minimera kompetensbrister och se till att varje medlem är rustad för framgång, samtidigt som du har en lättanvänd visuell representation av teamets kompetenser?
Om ja, kan en kompetensmatris inom organisationen hjälpa dig att uppnå dessa mål.
I den här artikeln förklarar vi vad en kompetensmatris är, hur viktig den är och hur du kan skapa en. Vi ger också exempel och gratis Excel-mallar för kompetensmatriser som du kan ladda ner.
Du kommer att upptäcka hur man undviker vanliga misstag när man skapar kompetensmatriser, och vi kommer att introducera dig till Zavvys kompetensmatrisprogramvara.
❓Vad är en kompetensmatris?
En kompetensmatris, som vanligtvis tas fram av talangteamet eller personalavdelningen (HR), är ett verktyg som används för att bedöma en medarbetares färdigheter och förmågor. Den hjälper till att identifiera den omfattande uppsättning färdigheter, erfarenhetsnivå och allmänna kompetens som krävs för en befattning eller ett projekt.
I praktiken kan det vara så enkelt som en tvådimensionell tabell i Excel:
- Dimension 1: Personer eller avdelningar (nedan: rader)
- Dimension 2: Färdigheter (nedan: kolumner)
Om du vill göra kompetensbedömningar i större skala och mer effektivt på ditt företag kan du använda en kompetensmatris för att spara tid och koppla samman kompetenser direkt med utvecklingsmetoder.
📈 Varför behöver ditt företag en kompetensmatris?
Att effektivt utvärdera medarbetarnas prestationer och utbilda dem med hjälp av strategiska initiativ för lärande och utveckling (L&D ) kan ge företagen konkurrensfördelar och öka vinsten.
Att fokusera på medarbetarnas professionella utveckling gör det också lättare att behålla dem. Enligt LinkedIns rapport 2023 Workplace Learning är en av de främsta anledningarna till att anställda slutar att de saknar möjligheter att lära sig och utveckla nya färdigheter. Med andra ord bör du som HR-specialist, chef eller C-level executive ha som högsta prioritet att vidareutbilda och höja kompetensen hos din personal.
Men enligt Harvard Business Review är mer utbildning inte alltid lösningen:
"Vi kan inte bara skicka medarbetare till workshops som fokuserar på den kompetens som är på modet just nu och förvänta oss att få resultat. Vad som är viktigt är att bygga upp sammanhängande kompetensbaserade strategier. Vi måste på allvar fundera över vilka specifika färdigheter som ska eftersträvas, vem som måste lära sig dem och vilken blandning av utbildning, erfarenhet och exponering som är effektiv för att skapa de kompetensbaserade organisationer som vi behöver för att möta framtidens utmaningar."
Men hur vet man var man står? Här kan en kompetensmatris underlätta.
Det bidrar till att:
- identifiera kompetensbrister
- skapa målinriktade utvecklingsplaner
- tilldela medarbetare rätt projekt
- anställa rätt personer för att fylla luckorna
Kort sagt kommer den att hjälpa dig att fatta bättre beslut om medarbetarutveckling, successionsplanering och rollutformning.
Låt oss prata mer om vikten av en kompetensmatris.
🏆 F ördelar med att använda en kompetensmatris
Hjälper dig att bedöma dina anställdas färdigheter på ett effektivt sätt.
En kompetensmatris gör det enkelt att förstå medarbetarnas kompetens och hjälper HR-teamen att förstå kompetensbrister på företags- och teamnivå.
Du kan använda denna information för att:
- Förbättra personalplaneringen
- Förbättra teamsamarbete och produktivitet genom att ha kompletterande kompetenser inom teamen
- Minska den operativa risken genom att ha kompetenta medarbetare i kritiska roller
Hjälper till att skapa anpassade och effektiva utbildningsplaner
Många HR-avdelningar arbetar inte strategiskt med L&D. Människor kan få tillgång till ett bibliotek med kurser eller en utbildningsbudget, och så är det med det. Men det finns ingen precision, ingen målorientering.
Detta tillvägagångssätt är dock mycket ineffektivt.
En ordentlig personalutvecklingsprocess omfattar följande:
Hur kompetensmatriser passar in i den övergripande personalutvecklingsprocessen
Genom att följa detta tillvägagångssätt säkerställer du att dina medarbetare känner till följande:
- vad du förväntar dig av dem på en viss karriärnivå/roll
- hur står de sig jämfört med dina förväntningar
Du kan använda ovanstående information för att strategiskt utveckla din personalstyrka och minska klyftan mellan dina förväntningar och dina medarbetares kompetens.
Resultatet:
- en minskning av utbildningskostnaderna
- minskad tidsåtgång för irrelevant utbildning
- en ökning av träningseffekterna och därmed av prestationerna
Att anpassa medarbetarnas utbildning efter deras kompetensbehov och intressen kan gynna organisationen, eftersom glada medarbetare är mer produktiva och gör sitt bästa när de trivs med sitt arbete. Detta tillvägagångssätt kan också hjälpa medarbetarna att få erkännande för sina färdigheter, vilket ökar deras självkänsla och engagemangsnivåer.
Hjälper till vid rekrytering
En kompetensmatris effektiviserar rekryteringen genom att tydligt kartlägga befintliga kompetenser inom ett team, vilket gör det möjligt att identifiera kompetensbrister. Denna målinriktade metod säkerställer att nyanställda har de specifika färdigheter som behövs, vilket främjar ett balanserat och högpresterande team.
Dessutom hjälper det till att skapa exakta arbetsbeskrivningar och utvärderingskriterier, vilket leder till en mer effektiv rekryteringsprocess.
Fallstudie av kompetensmatris: Till exempel kontaktade en organisation Vahura OnBoard för att få hjälp med att hitta sin första oberoende styrelseledamot. För att uppnå detta använde Vahura OnBoard en kompetensmatrismodell, som innebar att man analyserade företagets behov och identifierade tio viktiga kompetenser. Av dessa tio färdigheter krävde tre betydande expertis.
Efter att ha utvärderat olika experter rekommenderade Vahura OnBoard en tidigare ordförande för ett tillsynsorgan med omfattande kunskaper att tillsätta tjänsten.
Hjälper de anställda att identifiera sina styrkor och svagheter.
Det är frivilligt att lämna ut resultaten av kompetensbedömningen till alla, men det kan finnas flera fördelar med att göra det.
När medarbetarna objektivt jämför sina färdigheter med fördefinierade kriterier blir de medvetna om sina styrkor och svagheter - vilket främjar självkännedom, personligt ansvarstagande och målinriktad kompetensutveckling. Detta gynnar i sin tur deras personliga och professionella utveckling inom organisationen.
Förbättrar intern rörlighet och retention
Intern rörlighet innebär att medarbetare förflyttar sig inom organisationen. Genom att ha en överblick över de olika färdigheter som medarbetarna besitter får du en bild av den outnyttjade potential som ligger latent inom företaget. En kompetensmatris gör det möjligt för chefer och HR att identifiera kompetensbrister inom team och fylla dem med andra interna kollegor med relevant kompetens.
När kompetensen kartläggs blir det också lättare för medarbetarna att flytta mellan avdelningar eller projekt som ligger i linje med deras karriärmål.
"Intern rörlighet ökar retention och bygger upp arbetskraftens kompetens: Efter två år har en anställd som har gjort en intern förflyttning större chans att stanna kvar på sitt företag" - LinkedIns 2023 Workplace Learning Report
Olika sätt att avancera internt inom ett företag
Hjälper till med successionsplanering
Företag kan använda en kompetensmatris för att identifiera medarbetare som har potential att ta över kritiska roller som en del av sin karriärutveckling. Detta bidrar till att säkerställa en sömlös övergång när nyckelpersoner slutar och motiverar medarbetarna genom att ge en tydlig karriärplan för tillväxt inom organisationen.
📝 S å skapar du en kompetensmatris för dina anställda
1. Identifiera färdigheter för att utvärdera
Du kan göra detta genom att titta på de färdigheter som behövs för olika roller inom teamet eller avdelningen. När du identifierar färdigheter för utvärdering, tänk på de kärnfärdigheter som är avgörande för framgång i en viss roll och ytterligare färdigheter som skulle vara trevliga att ha.
En content marketing manager bör till exempel ha goda kunskaper i content marketing-strategi, copywriting och grundläggande SEO. Det vore dock trevligt om de också kunde göra grundläggande grafisk design och videoredigering
En bra utgångspunkt för att avgöra vilka färdigheter som ska utvärderas är ditt företags karriärramverk: en skriftlig definition av varje rolls kärnkompetenser - inklusive:
- mjuka färdigheter (kommunikation, emotionell intelligens osv.)
- praktiska färdigheter eller färdigheter som är specifika för ditt jobb (webbanalys, Javascript osv.)
- värderingar (dvs. hur personen förkroppsligar dessa värderingar)
Vissa företag håller det enkelt med en generisk modell för alla. Andra har däremot detaljerade utvecklingsvägar för varje roll och nivå. Läs vår detaljerade guide om hur du skapar ramverk för karriärutveckling om du inte har något sådant i din organisation.
Letar du efter ett exempel?
En generisk modell underlättar senare jämförelser av särskilda färdigheter inom hela företaget. Högspecificerade modeller som är unika för varje roll är bra, men kommer att sakna kärnkompetenser som du kanske vill se för alla.
Vårt tips: En blandning av ovanstående element. Behåll några kompetenser som är desamma för alla i organisationen och inkludera några som är mer tekniska.
2. Bedöm dina anställdas färdigheter och intressen
De metoder som arbetsgivare använder för att utvärdera sina medarbetares kompetensnivå varierar mellan olika organisationer.
Några vanliga sätt att gradera och kategorisera anställdas färdigheter är:
- ⬇️ Chefer eller närmaste chefer ger feedback (nedåtriktad feedback)
- ️ Be de anställda att själva redogöra för sina färdigheter, intressen och deras kunskapsnivå inom varje område(självutvärdering).
- ↔️ Kollegor betygsätter varandra anonymt(peer feedback)
- ⬆️ Direktrapporter bedömer sina chefer (Uppåtriktad feedback)
- 🔄 Alla ovanstående(360 feedback)
- ✏️ Graderade bedömningar.
- 🪪 Certifieringar.(Externt utbildningsbibliotek)
Om du letar efter rätt sätt att skapa enskilda nivåer kommer vår kostnadsfria kompetensmatris att vara precis vad du behöver:
Vi rekommenderar vanligtvis fem nivåer, från grundläggande till expert.
2.5 Glöm inte kalibreringen
Det är ett välkänt faktum att alla har vissa fördomar och tendenser att värdera människor högre eller lägre. Dessa fördomar kan skada medarbetarnas engagemang, lojalitet och affärsmål.
Kalibrering av prestationsutvärderingar löser detta problem genom att fastställa tydliga betygsstandarder så att alla utvärderare har en enhetlig uppsättning riktlinjer att följa när de bedömer någons arbete. Det innebär att man samlar alla personer som ger feedback för att diskutera och förstå hur varje betyg ska tillämpas på den person som utvärderas.
På så sätt kan återkopplingen bli mer konsekvent, rättvis och tillförlitlig.
Vill du lära dig mer om kalibrering? Läs vår kalibreringsguide för prestandagranskning
3. Lägga till data i en tabell eller matris
Ett av de vanligaste sätten att skapa en kompetensmatris är via Excel. Följ nedanstående steg för att skapa en kompetensmatris i ett Excel-dokument.
- Skapa en tabell eller matris med de färdigheter som anges i den första kolumnen och ge den namnet "Färdigheter".
- Skriv ner lagmedlemmarnas namn horisontellt i kolumnen "Namn".
- Skapa kolumnerna "Expertis" och "Intresse" under Namn.
- Lägg till de uppgifter om expertis och intresse som samlats in tidigare.
På så sätt får du en överblick över varje medarbetares förmågor och kompetensnivå. Sortera färdigheterna i kategorier baserat på deras bidrag till det praktiska genomförandet av projektet.
Som Dennis från PMI mycket riktigt påpekar kan kompetensmatrisen också representeras med hjälp av ideogram för visuell kommunikation, till exempel harvey balls.
4. Kartlägg medarbetare med rätt kompetens
Fundera på vilka färdigheter som behövs för varje roll och kartlägg dem för medarbetare med dessa färdigheter. Medarbetare med specifika färdigheter kan också använda denna information för att identifiera kompetensbrister och överbrygga dessa.
På så sätt får HR-avdelningen en överblick över varje medarbetares färdigheter och kunskaper. Sortera färdigheterna i kategorier baserat på hur de bidrar till det praktiska genomförandet av projektet.
5. Använd kompetensmatrisen för att identifiera utbildningsbehov och fördela arbetsuppgifter
Skapa utbildnings- och utvecklingsprogram som hjälper de anställda att förbättra sina färdigheter. Om det finns färdigheter som någon anställd inte har för närvarande, kan du överväga att ta in en utbildare för att hålla ett seminarium.
Detta hjälper medarbetarna att utveckla de färdigheter som krävs för att lyckas i sina roller och projekt.
🎶 Läs vår fallstudie om utbildning och utveckling av medarbetare på Cisco.
❗ Mallar och exempel för kompetensmatriser
Exempel 1 - Grundläggande färdighetsmatris för mindre grupper
Här är ett exempel på en kompetensmatris som kombinerar expertis OCH intresse, något du kanske vill göra - men också något som kan göra saker mycket mer komplexa i stor skala.
Dessa siffror representerar:
Exempel 2 - Avancerad kompetensmatris för organisationer
Om du gillar datadrivna insikter kommer du att gilla nästa mall.
Den är väl lämpad för större organisationer som vill förstå vilka färdigheter deras personal är bra på och vilka färdigheter de bör prioritera för utbildning.
För att undvika överkomplexitet innehåller det andra exemplet för närvarande inte "intressen" - men du kan säkert lägga till det i din tabell.
Det som är särskilt användbart med den här är att den automatiskt sammanställer en lista över de tre lägsta färdigheterna - de färdigheter som du bör fokusera på att förbättra:
Du kan ladda ner och modifiera båda dessa kompetensmatrismallar här.
Kompetensmatris
För att hjälpa dig med karriärramverket har vi också skapat en kompetensmatris som kompletterar färdighetsmatrisen.
Vår mall innehåller:
- 🚀 36 kompetenser för enskilda medarbetare: 5 nivåer av behärskning - grundläggande, mellanliggande, avancerad, skicklig, expert.
- 💪 200+ indikatorer och mätetal för prestation och beteende: Ge dina teammedlemmar en tydlig förståelse för vad som krävs för att avancera i karriären
- 🔨 100+ förslag på utvecklingsaktiviteter: Så att du kan utveckla kompetensen hos dina medarbetare med tydliga, genomförbara steg för både chefer och medarbetare att följa.
➡ Vill du snabba upp dina HR-processer? ️ Kolla in våra mallar om medarbetarutveckling, utbildning, feedback och prestation och mycket mer här.
🙅 Bästa praxis att följa när man bygger en kompetensmatris
Om du skapar din kompetensmatris på rätt sätt kan den göra din rekryteringsprocess enklare och mer effektiv.
Här är några exempel på bästa praxis för kompetensmatriser som du kan följa för att få ut mesta möjliga av det:
- Skapa inte en kompetensmatris utan att först bedöma vilka färdigheter som krävs för ett framgångsrikt projekt eller en framgångsrik roll, vilket säkerställer att din strategi är fullständig - och tar hänsyn till både medarbetarnas och företagets perspektiv.
- Se till att du inkluderar alla kritiska färdigheter som krävs för varje roll.
- Kom ihåg vikten av kalibrering; sträva efter giltiga data snarare än att förlita dig på godtyckliga uppskattningar.
- Anpassa kompetenser till teammedlemmar och roller för att bibehålla matrisens precision.
- Sluta inte efter skapandet. Din matris är bara början. Nu är det dags att omsätta de nya insikterna i handling och förbättra L&D för alltid.
🛠 Hur kompetensmatrisprogramvara hjälper
Vår mall och instruktionerna ovan är utan tvekan till hjälp, men att genomföra dem kan ta mycket tid och ansträngning som du har att:
- Få input från alla intressenter och team
- Säkerställa att uppgifterna är giltiga och rättvisande
- Ständigt oroa dig för att råka förstöra något i Excel
- Håll matrisen uppdaterad
Det är här vår Zavvy kommer in i bilden och gör ditt liv enklare än någonsin tidigare.
Exempel från Zavvy's programvara för kompetensmatris (en värmekarta över feedbackresultaten)
Zavvys programvara för HR-automatisering och kompetensmatris hjälper dig att:
- Få giltiga, opartiska data via 360 feedback
- Involvera alla intressenter automatiskt - du behöver inte påminna någon
- Kalibrera dina data
- Visa den som en värmekarta för att få en matrisvy över dina färdigheter
- Håll den automatiskt uppdaterad tillsammans med dina regelbundna feedbackcykler( medarbetarsamtal etc.)
Det bästa av allt?
Det slutar inte med en matris. Ytterligare analyser som 9-ruta-grafikkartor är också bara ett klick bort!
Att bedöma kompetens är bara det första steget. Vårt verktyg hjälper också dina medarbetare att utveckla rätt kompetens och hitta de bästa tillgängliga utbildningsprogrammen. Med tydliga karriärramar och rättvis progression skapar vår programvara för karriärvägar tydliga vägar för alla.
👀 Nyfiken? Begär en demo idag.
❓ Vanliga frågor
Vad är syftet med en kompetensmatris?
Det primära målet med en kompetensmatris är att ge en visuell bild av de färdigheter och kompetenser som finns tillgängliga inom ett team eller en organisation. Den hjälper till att identifiera kompetensbrister, underlätta riktad medarbetarutveckling och säkerställa rätt resursfördelning för optimal prestation och strategisk tillväxt. På så sätt förbättras den övergripande effektiviteten för personalplanering och talent management.
Vad är skillnaden mellan en färdighetsmatris och en kompetensmatris?
En färdighetsmatris och en kompetensmatris liknar varandra i det att de båda syftar till att ge en strukturerad översikt över en organisations färdigheter och kompetenser.
Skillnaden ligger dock i perspektivet: en kompetensmatris fokuserar på specifika färdigheter eller uppgifter som en anställd har, medan en kompetensmatris fokuserar på de kompetenser eller förmågor som krävs för en roll.
På sätt och vis handlar det första om medarbetarens nuvarande tillstånd - medan det andra definierar den ideala kompetensuppsättningen för en person i en viss roll.
Hur går färdighetsmatriser och kompetensmodeller ihop?
Färdighetsmatriser och kompetensmodeller kompletterar varandra. Medan en kompetensmatris ger en detaljerad bild av de specifika färdigheter som krävs för en viss roll, ger en kompetensmodell en mer holistisk bild av de bredare kompetenser och förmågor som krävs för att lyckas i rollen. Genom att använda båda kan du skapa en mer heltäckande förståelse för vad som krävs för att utmärka sig i en viss befattning.
Vad är en kompetensmatris för rekrytering?
En kompetensmatris för anställning är ett verktyg som kan användas för att bedöma arbetssökandes färdigheter och kvalifikationer. Genom att skapa en matris som beskriver de specifika färdigheter och uppgifter som krävs för en viss roll, kan du jämföra varje kandidats erfarenhet och förmågor för att avgöra vem som passar bäst för jobbet.
Vad är nästa steg efter att du har en kompetensmatris?
Nästa steg är att använda matrisen som underlag för beslutsfattande. Det kan innebära att använda matrisen för att identifiera luckor i teamets kompetens och skapa utvecklingsplaner för att åtgärda dessa luckor. Alternativt kan ni använda matrisen för att bedöma arbetssökande eller för att avgöra vilka teammedlemmar som är bäst lämpade att arbeta med ett visst projekt.
Hur hjälper en programvara för kompetensmatris till?
Programvara för kompetensmatriser kan hjälpa till att effektivisera skapandet och underhållet av en kompetensmatris. Genom att använda programvara för att automatisera processen kan ni spara tid och minska risken för fel. Många lösningar för kompetensmatriser erbjuder dessutom avancerade rapporterings- och analysfunktioner som kan hjälpa dig att få insikt i teamets kompetens och identifiera områden som behöver förbättras.