Utbildningsbudgetar: En nyckel till att förbättra medarbetarnas livstidsvärde
Föreställ dig att du reser till ett land med ett främmande språk utan att ha undersökt, planerat eller använt en reseguide.
- Antingen spenderar du din tid och dina pengar på att välja slumpmässiga spännande turistevenemang eller evenemang som du ångrar.
- Eller så är du så okunnig att du inte gör så mycket.
Det är samma sak med utbildningsbudgetar. Företagen spenderar 130 miljarder dollar på att utbilda sin personal, och endast 25 % av utbildningen är effektiv.
Den vanligaste orsaken till att dessa utbildningar är improduktiva är dålig forskning, planering och vägledning.
I den här artikeln får du veta hur en välplanerad utbildningsbudget ser ut och vilka viktiga steg du måste ta för att skapa en egen lämplig utbildningsbudget.
💰 Vad är en utbildningsbudget?
En utbildningsbudget avser de direkta och indirekta kostnader och resurser som används för att utbilda anställda i en organisation. Den omfattar kostnader för kurser, böcker och andra läromedel. Den omfattar också indirekta kostnader som löner, ersättningar och tid som läggs ner på att sätta upp utbildningen.
Det är viktigt att avsätta en utbildningsbudget för att ge medarbetarna inflytande. Det hjälper medarbetarna att få tillgång till den kunskap av hög kvalitet som de behöver för att kunna utföra sitt arbete på ett effektivt sätt.
I många fall kan de anställda mer eller mindre fritt bestämma hur de vill använda sin utbildningsbudget.
Ultimat frihet, ultimat inflytande. Eller hur? Inte nödvändigtvis.
En rätt använd utbildningsbudget påverkar dock också kundnöjdheten.
En välutbildad anställd vet hur han eller hon ska bemöta kunderna och undvika situationer, medan dålig kundservice och dålig moral kan leda till vinstförlust och påverka din avkastning på investerat kapital.
📈 Varför är utbildningsbudgetar viktiga?
Ökar kundernas framgång och erfarenhet
Dina medarbetare är grindvakten mellan din organisation och kunderna. Därför måste de få rätt utbildning för att kunna erbjuda bättre service. En dålig kundupplevelse kan påverka din organisations rykte negativt. Genom att implementera ett dedikerat LMS för kundutbildning kan du ge dina medarbetare de kunskaper och färdigheter som behövs för att ge en enastående kundupplevelse.
86 % av kunderna kommer att göra affärer med dig igen om de har en positiv upplevelse. Men om det omvända inträffar kommer 53 % att byta till att samarbeta med konkurrenterna.
Förbättrar värdet av medarbetarnas livslängd
Med en rik utbildningsbudget kan man köpa en bra upplevelse för medarbetarna. När du har råd att ge din personal de resurser de behöver för att förbättra sin kompetens, uppfattar de det som att du investerar i deras potential.
Detta stärker deras självförtroende och leder till att de anställda engagerar sig. Engagerade arbetstagare ser organisationens framgång som avgörande för dem själva.
Å andra sidan gör den oengagerade arbetstagaren sitt arbete bara för att du säger åt honom att göra det. Som ett resultat av detta presterar den förstnämnda arbetstagaren bättre och fortsätter att förbättra sig med åren. Dessutom kommer de att stanna längre i organisationen eftersom du har satt ribban högt för konkurrenterna.
Dessa faktorer hjälper dig att känna dina mest värdefulla medarbetare och fatta bättre beslut om personalfrågor som ger dig en bättre avkastning på ditt kapital.
Förbättrar bibehållandet av talanger
94 % av de anställda kommer att stanna kvar hos sin arbetsgivare om de investerar i långsiktigt lärande. En rimlig utbildningsbudget i kombination med en utvecklingsplan visar att du är engagerad i att hjälpa dina anställda att förbättra sin kompetens. Dessutom skapar det förtroende på arbetsplatsen och sätter ribban högt för konkurrenterna.
Framtidssäkra din organisation
År 2022, 42 % av de grundläggande färdigheterna som behövs för att utföra befintliga arbeten kommer att förändras på grund av snabba tekniska förändringar. År 2025 kommer 75 % av arbetskraften att domineras av millennials som värdesätter kontinuerligt lärande.
Genom att ge dem de resurser som de behöver för att utvecklas förbereds de för den snabbt föränderliga arbetsmiljön. Omvänt gör bristande resurser att deras kompetens blir rostig och överflödig, vilket har en negativ inverkan på organisationens framgång.
En utbildningsbudget säkrar organisationens livslängd genom att göra de anställda rustade för att anpassa sig till framtida utveckling och förändringar genom att tillhandahålla de nödvändiga resurserna för deras kompetenshöjning.
Förbättrar arbetsresultatet och prestationen
Det du matar din organisation med är det som kommer ut i andra änden. Bättre utbildade medarbetare behöver mindre övervakning, kommer oftare till jobbet och har bättre kontakt med kunderna .
Alla dessa faktorer kommer att öka försäljningen och organisationens framgång. Men att skära ner på personalutbildningen i stället för att investera i den kan få katastrofala konsekvenser.
📊 Riktmärken: Hur stor utbildningsbudget beviljar företagen sina anställda?
Utbildningsbudgeten som företagen ger sina anställda varierar. Generellt sett är företagen medvetna om att det lönar sig att utbilda sin personal. Men på grund av COVID 19-pandemin har det skett betydande förändringar i organisationernas utgiftsmönster.
Även om många företag kompletterar fysisk utbildning med plattformar för e-lärande för att minska utbildningskostnaderna, avsätter de fortfarande enorma medel för personalutbildning.
Enligt branschrapporten spenderade USA-baserade organisationer med mellan 100 och 999 anställda cirka 1 678 dollar per anställd på utbildning bara under 2020.
Rapporten visar också att stora företag avsätter 22 miljoner dollar för utbildning, medan medelstora företag spenderar 808 355 dollar. Små företag spenderar 506 819 dollar.
Abby Wilson på LGBTQ-flaggor i Australien säger att "den utbildningsbudget vi fastställer brukar vara ungefär lika stor som den lön vi har per person. När vi kan höjer vi den med 2-3 procent."
Penta Academy fastställer en årlig utbildningsbudget på €1,000. Penta gör dessutom gratis program och kurser tillgängliga för anställda via deras LinkedIn-konton.
⚖️ Hur beräknar man utbildningskostnader?
1. Bestäm dina utbildningsbehov
Max Benz, grundare av Banking Geeks, säger att:
"När det gäller att fastställa utbildningsbudgetar för anställda finns det några faktorer att ta hänsyn till. För det första måste du bedöma behoven hos din personal.
- Vilka områden behöver de förbättras inom?
- Vilka färdigheter behöver de förvärva?
När du har en god förståelse för utbildningsbehoven kan du börja undersöka kostnaderna för olika program. Du måste också ta hänsyn till den tid som krävs för utbildningen och eventuell förlorad produktivitet som kan bli följden.
Slutligen måste du fastställa en realistisk och genomförbar budget. Genom att ta hänsyn till alla dessa faktorer kan du ta fram en utbildningsbudget som uppfyller dina anställdas behov samtidigt som du håller dig inom dina ekonomiska ramar."
En detaljerad plan för utveckling av medarbetarna bör innehålla en genomgång av kompetensluckor och organisationens behov. Den bör också ta hänsyn till personalens karriärmässiga ambitioner och hitta en gemensam grund för att hjälpa dem att nå dit.
Du måste samarbeta med andra chefer, hela personalgruppen och de anställda som du ska utbilda. På så sätt får du en 360-graders vy för att skapa den bästa utbildningsstrategin.
Så här kan du fastställa dina anställdas utbildningsbehov:
- Hänvisa till din anställdes arbetsbeskrivning (eller ännu bättre: karriärväg).
- Fråga de anställda om deras karriärmål.
- Anpassa deras mål till företagets mål och värderingar. Utforma till exempel en visionstavla och sätt upp den i organisationen. På så sätt kan alla se de organisatoriska målen, hur de passar in i helheten och varför deras roll för att uppnå det organisatoriska målet är viktig.
- Testa och utvärdera deras kompetens. Det vanligaste sättet att göra detta är en kompetensbaserad 360° feedback.
Tänk på att ställa följande frågor:
- Kommer utbildningen att ske online eller på plats?
- Kommer det att finnas resekostnader, matkostnader och boendekostnader?
- Behöver jag anlita resurspersoner utanför min organisation? Finns det medlemmar i min organisation som kan vara mentorer och utbilda andra anställda?
- Hur mycket kommer varje utbildning att kosta?
- Kommer jag att behöva köpa material och läromedel för min personal?
Efter att ha besvarat dessa frågor ska du utvärdera kostnaden för utbildningen utifrån de resurser som behövs.
2. Beräkna på grundval av lönen
Ett annat sätt att fastställa kostnaden för att utbilda anställda är att använda denna enkla formel:
Total årslön (per anställd) X 1-3 % = utbildningsbudget.
Få fram det totala beloppet som du spenderar på varje anställd. Multiplicera det sedan med en till tre procent av deras lön. Detta ger dig din utbildningsbudget.
Denna teknik är idealisk eftersom du kan täcka både fasta kostnader (löner, kontorsmaterial och utrustning) och rörliga kostnader (dolda eller oplanerade kostnader).
3. Anlita en HR-byrå för att beräkna din utbildningsbudget
Du kan också anlita en HR-byrå för att få hjälp med att beräkna utbildningsbudgeten. Detta kommer att vara praktiskt när du tycker att det är svårt att göra det på egen hand.
Det ger dig också ett utomstående perspektiv och avslöjar dolda kostnader som du kanske har missat under planeringen.
Maciej Kubiak, personalchef på PhotoAiD, delar med sig av sin syn på att lägga ut beräkningen av utbildningsbudgeten på entreprenad:
"Vi har haft svårt att skapa en ordentlig utbildningsbudgetstrategi, så vi tog hjälp av ett externt HR-företag. Med deras hjälp upprättade vi en årlig budget för anställdas utveckling.
Anställda väljer inte kurser helt på egen hand. Eftersom ledarna känner till de bästa behoven hos hela teamet och enskilda arbetstagare, diskuterar de utvecklingsplanerna med sina medarbetare. Karriärmål fastställs för hela teamet och ledarna presenterar dem för arbetsgivarna.
Detta har lett till att, Utbildningsbudgeten fördelas på avdelningar och inte på enskilda anställda., och ledarna är personer som kopplar samman företagets behov och de anställdas förväntningar."
🚩 Begränsningar: Vilka problem medför en utbildningsbudget?
Anställda vet inte hur de ska använda sina utbildningsbudgetar, vilket leder till att de inte används. Det är en stor uppståndelse kring framtidens arbete och de färdigheter som krävs för att förbereda sig för det som gör att de letar febrilt efter kurser.
- De söker dessa kurser utifrån allmän information i stället för att hitta kurser som är skräddarsydda för att främja deras karriär.
- Andra anställda spenderar sina utbildningsbudgetar på konferenser som kanske inte ger någon eller liten avkastning för organisationen och den anställde, bara för att det ska "tas om hand" snabbt.
- En del anställda kan slitas mellan de många kurserna på nätet och bli tyngda av informationsöverbelastning.
Här är vad du kan göra för att avstyra dessa problem:
- Skapa en enkät för bedömning av utbildningsbehov. Denna undersökning är ett onlineformulär som innehåller frågor som anställda behöver besvara för att hjälpa sina anställda att leverera den bästa utbildningen. Det hjälper dig att identifiera utbildningsprioriteringar och fokusera din budget på det som är viktigt.
- Arbeta nära de anställda för att skapa en utbildningsbudget. Prata med de anställda och lyssna på deras synpunkter på vad som bör finnas kvar i budgeten eller tas bort.
- Investera i personlig coachning. Alla problem kräver inte intensiv utbildning. Till exempel en anställd som kämpar med kommunikationsproblem eller missar deadlines. Coacha i stället den anställde direkt.
📈 Så gör du utbildningsbudgeten mer meningsfull
Här är hur du kan utnyttja en utbildningsbudget för att skapa framsteg och utveckling i din organisation:
1. Bedöm de anställdas utbildningsbehov
Varje anställd är annorlunda.
Så att utbilda dem på ett sätt som passar alla kommer att få motsatt effekt. Å andra sidan kommer en analys av utbildningsbehoven att hjälpa dig att lära känna din personal bättre.
2. Uppfostra en inlärningskultur
En inlärningskultur är ett tillväxttänkande hos arbetstagarna. Det är när anställda är villiga att lära sig och tillämpa det de lärt sig för att hjälpa organisationen att lyckas.
Ett exempel på en sund inlärningskultur är Googles mikrolärande.
Anställda skickar korta förslag på vad de tror att den andra personen kan göra för att bli bättre på sitt jobb via e-post. På så sätt får de veta vad de gör rätt eller fel utan att överösa dem med information. Det är också ett sätt att ge feedback.
Whisper-kurser används också för att skicka "knuffar" till chefer. Nudges är påminnelser som hjälper cheferna att slutföra sina uppgifter i tid. De får till exempel e-postmeddelanden som påminner dem om att delta i möten och ge konstruktiv feedback.
Att odla en inlärningskultur kompletterar din utbildningsbudget. Det säkerställer att den utbildning som följer inte är en engångsföreteelse. Istället fortsätter medarbetarna att praktisera det de har lärt sig efter utbildningen:
- Främja kontinuerligt lärande genom att bygga upp ett bibliotek med resurser. Reservera ett kontor eller en del av organisationen för att hysa fysiska läromedel. Till exempel böcker, ljudböcker, videoklipp med mera. Du kan också inrätta ett system för inlärningshantering (LMS) för att ge distansarbetare tillgång till digitala kopior av detta material.
- Ge incitament för att motivera dina anställda att prestera bättre. Belöna dem sedan när de förbättrar sig eller uppnår viktiga mål. Din försäljningsanställda har till exempel börjat tjäna 300 dollar extra per vecka. Ge dem monetära (pengar, bonusar, löneplaner) och icke-monetära (beröm, erkännande och befordran) incitament.
3. Utveckla en karriärram
En karriärram är en visuell karta som illustrerar yrkesroller och yrkesfamiljer och hjälper arbetstagarna att identifiera utvecklingsmöjligheter inom yrkesfamiljerna. Till exempel utgör redovisning, revision och finansiell planering tillsammans en yrkesfamilj.
Här är tre tips för att utveckla ett karriärramverk i din organisation:
- Identifiera syftet med ramverket eller vilka problem som ska lösas med ramverket. Till exempel missförstånd om roller och ansvar i organisationsstrukturen.
- Välj ditt verktyg. Till exempel har Notion funktioner som du kan använda för att bygga upp ditt karriärramverk. Till exempel mallen för en jobbsida. Du kan också använda Google Sheets. Den mest praktiska och kompletta lösningen är Zavvys funktion för "karriärvägar".
🪄 Är du rädd för att karriärramverk ska bli ett stort projekt? Med Zavvy AI kan du skapa karriärvägar för varje roll och nivå på några minuter.
- Håll din karriärplan uppdaterad. Organisationer kännetecknas av ständigt rörliga delar. Därför bör ramarna för karriären vara anpassade till alla, både nya och gamla. Du kan göra den här övningen under första kvartalet, vartannat år eller varje år.
- Främja ansvarsskyldighet. Sätt en expert i organisationen i ledningen. Om du inte kan komma på någon kan du vända dig till en extern expert.
4. Skapa en utvecklingsprocess
Genom att skapa en utvecklingsprocess kan du omvandla din utbildningsbudget till en mätbar erfarenhet av att ge kompetens. Genom att organisera utvecklingsaktiviteter och tillhandahålla utbildningsmaterial ger du dem de verktyg de behöver för att utvecklas.
Du kan sedan schemalägga uppföljande feedbacksessioner där du får insikter om hur medarbetarna presterar. Medarbetarna kan också genomgå en bedömning genom 360-graders feedback för att ge dig en väl avrundad bild av din personal.
Följ de här stegen för att skapa en unik utvecklingsprocess i din organisation:
- Utforma en mall. Kolla in våra gratis mallar för utvecklingsplaner för anställda för att få inspiration.
- Ha ett öppet samtal med dina anställda. Ta reda på vad de vill göra i sin karriär. Om du har en karriärram i det här skedet är det tydligt för dem att veta hur de ska förflytta sig inom företagets struktur. Vi diskuterade detta i det föregående avsnittet.
- Genomför introduktionsprogram för anställda för att hålla personalen uppdaterad om organisationens utveckling.
- Använd karriärramverk för att definiera medarbetarnas arbetsuppgifter och förväntningar.
- Ha ett en-till-en diskussion med medarbetarna om de valda utbildningsområdena. För att utbildningen ska bli meningsfull bör både medarbetarnas och chefens perspektiv tas tillvara.
- Följ 70-20-10-principen för utvecklingsplaner. Utbildningen bör omfatta 70 % lärande på arbetsplatsen, 20 % formellt lärande och 10 % lärande genom feedback.
5. Testa och utvärdera framstegen
Skapa en utbildningsmatris innan utbildningen påbörjas för att känna till varje anställds aktuella kvalifikationer och status för dessa. Det vill säga om de anställda har uppnått dem eller inte.
Dela din matrismodell med alla i organisationen för att hålla dem uppdaterade. Efter utbildningen kan du använda provtester för att utvärdera hur mycket de har lärt sig av erfarenheten.
Ange budgetregler för att definiera vad som händer när anställda inte använder sina budgetar. Om en anställd t.ex. tar ledigt måste han/hon utbilda nästa anställd som ska ersätta honom/hon.
Om du har en liten budget kan du använda mindre kostsamma utbildningsmetoder, t.ex. kollegialt mentorskap, där en kollega utbildar en mindre erfaren medarbetare, vilket vi kommer att se i nästa avsnitt.
👬 Hur man utbildar människor med en liten budget
Ibland har du en stram budget. Tyvärr innebär detta att du inte kan ge de anställda tillräckliga medel för att påbörja sin utbildning. Men det är också din chans att bli kreativ.
Du behöver inte nödvändigtvis satsa stora pengar för att ge dina anställda praktisk utbildning. Börja istället med att kompromissa och ersätta dyra utbildningskostnader med billigare alternativ.
- Investerai virtuell utbildning. Anställda behöver inte alltid vara fysiskt närvarande. De kan ringa videokonferenser med chefer och coacher från soffan, vilket eliminerar rese- och boendekostnader.
Amazon erbjuder till exempel virtuell utbildning för distansarbetare. Företaget ger dig en bärbar dator med alla de IT-tillgångar du behöver för processen. Du kan använda populära verktyg som Zoom och Microsoft Teams för att få igång virtuell utbildning i din organisation. - Sök efter plattformar som erbjuder gratis kurser. EdApp är ett exempel på en prisbelönt utbildningsplattform för anställda. Det finns andra som Coursera, GoSkills och OpenLearn.
- Få bidrag till utbildning av anställda. Exempelvis kan Canada Job Grant (CJG) och bidrag till utbildning av färdigheter från det amerikanska arbetsmarknadsdepartementet (U.S. Department of Labor). Du kan också samarbeta med andra organisationer eller företag som erbjuder utbildnings- och utvecklingsprogram. AT&T har skapat en egen magisterexamen online. Företaget erbjuder också andra relaterade program för anställda.
- Uppmuntra till korsutbildning. Lär en anställd att lära resten. Anställda kan till exempel ha lunch- och lärarmöten varje månad. Under denna tid kan de utbyta färdigheter och kunskaper.
- Välj att köpa återanvändbara resurser. Till exempel videor, ljudfiler, PowerPoint-bilder och annat.
➡️ Förbättra medarbetarnas livstidsvärde med Zavvy
För att få bättre avkastning på investeringar planerar framsynta organisationer sina anställdas utveckling redan vid rekryteringen. Du bör beräkna de bästa sätten att utbilda och behålla nya talanger och vad det skulle kosta dig från början.
När du kontinuerligt strävar efter att förfina dina utbildningsbudgetar kan du använda Learning Management Systems (LMS ) för att spåra och registrera varje steg på resan.
Vår allt-i-ett-programvara för lärande och utveckling hjälper dig att skapa en utvecklingsplan som inte lämnar någon på efterkälken. Det kan du göra:
- 🤖 Använd Zavvy AI för att skapa mikrokurser.
- 🗺️ Skapa karriärvägar med full transparens för de anställda om vad som förväntas av dem.
- 🌱 Utveckla tillväxtplaner inklusive konkreta utbildningsåtgärder.
- 💪 Tilldela kurser för att uppnå varje kompetens.
- 🔄 Genomför kvartalsvisa 360-kompetensbaserade prestationsbedömningar för att regelbundet stödja medarbetarna.