What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Att hitta "den perfekta kandidaten" för att fylla din tjänst är som att leta efter en nål i en höstack. Det är inte bara omöjligt, utan kostar också oändligt mycket tid och resurser. Varje talang, även de med de bästa kvalifikationerna, kräver viss utbildning för att göra dem till en oumbärlig del av din organisation.
Du måste utrusta dem med resurser och coachning som hjälper dem att göra sitt bästa. En utbildningsmatris är din instrumentpanel för att alltid hålla koll på utbildningen i hela företaget.
📋 Vad är en utbildningsmatris?
En utbildningsmatris är en tabell som sammanställer alla utbildningsprogram inom företaget - och som visar hur de är kopplade till de anställda och teamen.
På sätt och vis är det varje chef för utbildning och utveckling som har en viktig instrumentpanel.
Så här gör du:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Chefer och anställda definierar individuella utvecklingsplaner i början av en utvecklingscykel (t.ex. 6 månader). De kan innehålla en blandning av företagsövergripande initiativ och personliga kort- och långsiktiga mål.
- Alla dessa åtgärder samlas i en utbildningsmatris. Det är företagets fågelperspektiv där People Operations planerar och följer utvecklingen av varje initiativ - ända ner till individnivå.
Den ger mer eller mindre en översikt över utbildningen för olika personer och grupper i ett företag. Den kan vara tvådimensionell i Excel eller i onlineorganiseringsverktyg - eller en blandning av grafer, Harvey Balls, staplar och andra visuella format.
På sätt och vis är det en syntes av utvecklingsplaner(se vår mall här) för olika personer/team - med tillägg av företagstäckande program.
❓ Varför ska man ha en utbildningsmatris? (och använda den nästan dagligen)
En utbildningsmatris är ett fantastiskt verktyg för att upprätthålla ett schema över anställdas utbildningsbehov, kurser eller program och effektivt genomföra det för att uppfylla och spåra kraven.
Det hjälper till att effektivisera utbildnings- och utvecklingsprocessen.
Om du är en flitig läsare av vår blogg behöver vi inte längre förklara för dig det enorma värdet av en stabil strategi för lärande och utveckling för människor och organisationer.
Så vi gör det kortfattat den här gången. Det är så här som en ordentlig planering lönar sig:
- En undersökning utförd av Axonify visade att 93 % av de anställda upplevde en positiv effekt på deras engagemang genom att implementera välplanerade utbildningsprogram för anställda.
- Och 70 % av de anställda skulle lämna sitt nuvarande jobb för att arbeta för en organisation som investerar i effektiviserad utveckling och inlärning.
- Sist men inte minst ökar andelen kvarvarande anställda i organisationer med effektiviserade och robusta inlärningsprocesser med 30-50 %.
🆚 Utbildningsmatris vs. kompetensmatris: Vad är skillnaden och hur hänger de ihop?
Skillnader
Många blandar ihop de två begreppen, trots att de i själva verket är ganska olika.
En kompetensmatris är en översikt över alla de färdigheter eller kompetenser du har i en organisation. För varje anställd eller grupp hjälper den dig att identifiera brister, styrkor och möjligheter.
I praktiken ger en kompetensmatris en bild av den nuvarande kompetenssammansättningen inom företaget. Det är ett analytiskt verktyg för att identifiera det nuvarande läget.
En utbildningsmatris är en översikt över alla utbildningsprogram som människor genomför (eller bör genomföra) inom företaget.
I praktiken är en utbildningsmatris din planeringsinstrumentpanel. Det är där allting samlas, där du kan följa de regelbundna framstegen på obligatoriska och frivilliga kurser och där du kan identifiera bra och dåliga program.
Hur de kan samarbeta
En snabb sammanfattning av utvecklingsplaner för anställda:
En utvecklingsplan definierar fokusområden och kritiska åtgärder för en anställds utveckling.
Den innehåller vanligtvis...
- Målen (fokusområde)
- Vilka nyckelåtgärder (t.ex. utbildning) som krävs. Det kan handla om kurser, men också om mentorskap, skuggning, arbetsprojekt och så vidare.
- Tidsfrist för varje åtgärd
- Budget som krävs för utbildningen
Kompetensmatrisen är ett kraftfullt verktyg för att skapa effektivare utvecklingsplaner - och andra utbildningsprogram för hela företaget.
Det är svårt att skapa en bra utvecklingsplan om man inte förstår klyftorna mellan personalens faktiska färdigheter och den önskade kompetensen.
Och utan att förstå företagets kompetensbrister är det en dålig idé att blint tvinga på alla utbildningskurser.
Och din utbildningsmatris är syntesen av alla åtgärder. Så är det.
🛠 Hur skapar man en utbildningsmatris?
Här är en steg-för-steg-process för att skapa en utbildningsmatris för alla.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Innan du börjar: Vad ska finnas med i en utbildningsmatris?
Att utforma en utbildningsmatris på ett Excel-ark kräver inte mycket, bara lite planering och de uppgifter som krävs från kompetens- och utvecklingsmatrisen.
De viktigaste beståndsdelarna i utbildningsmatrisen är.
- Namn
- Roll
- Anställdas ID
- Rapportansvarig
- Utbildningsprogram
- Tidsfrister
- Beräkning: Procentuell andel avslutad utbildning
Om du vill gå djupare kan du lägga till dimensioner som den godkända budgeten.
Steg 1: Bedöm vilken utbildning som krävs för nyanställda och gamla anställda.
Här beror det verkligen på hur långt din nuvarande utvecklingsprocess har kommit.
Om du ska börja om från början ska du göra det med en bedömning av utbildningsbehoven och individuella utvecklingsplaner.
Om du har kommit längre kan du lägga till kompetensmatriser och kompetensmodeller för att fatta mer välgrundade beslut.
Glöm inte att lägga till de obligatoriska uppgifterna: Tänk på compliance, företagets onboarding och policyer för hybridarbete.
Steg 2: Lägg till varje anställd
Du listar helt enkelt alla anställda som nya rader. Skapa kolumner för
- Namn
- Avdelning
- Roll
- ID
- Personalchef
- Något annat som borde finnas här
Steg 3: Lista den utbildning som krävs
Gör en lista över varje enskild utbildning som äger rum.
Tänk på
- Företag onboarding
- Team onboarding
- Överensstämmelse
- Workshops eller kursleverantörer som omfattar hela företaget
- Inspel från utvecklingsplanerna. Lägg antingen till varje enskild åtgärd (inklusive saker som mentorskap) - eller begränsa det till kurser. Vi rekommenderar att du lägger till en kategorivariabel för att filtrera senare om du väljer det tidigare.
Steg 4: Dela upp utbildningsprogrammet i olika ämnen
Nu när du är klar med att tilldela utbildningsprogrammen till olika personer eller anställda i företaget. Nu är det dags att dela upp utbildningsprogrammet i delområden. Så att du enkelt kan följa varje enskild anställds framsteg eller utveckling. Eller så kan du notera antalet ämnen och spåra antalet ämnen som behandlas.
Du kan till och med använda kryss eller andra visuella hjälpmedel för att kryssa för varje ämne. Du kan också kombinera detta med utvecklingsmatrisen.
Steg 5: Följ upp utvecklingen och status quo
Det är nu som det blir spännande.
Det är viktigt att följa utvecklingen för att 1) utvärdera framgången i efterhand och 2) identifiera platser där budgeten gick till spillo.
Först och främst bör du fastställa ett sätt att följa allas framsteg.
I vår mall valde vi...
Observera: Kryssrutorna "Ej påbörjad" och "avslutad" är variablerna "FALSK" och "SANN" i kalkylbladet. På så sätt är det lättare att räkna dem.
Lägg sedan till dessa värden i matrisens celler enligt din översikt.
Bonustips: Helst ska du automatiskt hämta dessa uppgifter från andra ställen, t.ex. individuella utvecklingsplaner.
Om allt annat låter som en massa arbete kan du kolla in vår programvara för helautomatisk utveckling av medarbetare.
Steg6: Lägg till formler för maximal insikt
För att få ut det mesta av din analys kan du lägga till formler för att beräkna automatiskt...
- Genomförandegrad per kurs (totalt antal genomförda kurser / totalt antal påbörjade kurser)
- Andel misslyckade per kurs (andel som fullföljer en kurs)
- Genomförandegrad per person (totalt antal genomförda kurser / totalt antal påbörjade kurser)
Om du är osäker kan du alltid ta en titt på vår mall.
Så här ser resultatet ut:
Sammanfattning av kursen:
Sammanfattning av människor:
📝 Mall för utbildningsmatris (kalkylblad)
Vår kalkylbladsmall för utbildningsmatris är en genväg för att skapa din första utbildningsmatris på några minuter.
Du kan få den gratis här. När du har fått tillgång till den, se till att klicka på"File" ->"Make a copy" och anpassa den som du vill.
⚙️ Kalkylblad vs. programvara för medarbetarutveckling
Kalkylblad
Det är allmänt accepterat att kalkylblad är "billiga att använda".
I viss mening kräver de inga programvaru- och underhållskostnader.
Vi glömmer dock ofta bort kostnaden för den "arbetskraft" som krävs för att fylla i uppgifterna och ständigt övervaka dem manuellt.
De är dessutom känsliga för mänskliga fel och kräver att användaren kan Excel-formler.
Den andra begränsningen med kalkylblad är dess skalbarhet. Kalkylblad är inte en genomförbar lösning för stora organisationer som behöver tilldela uppgifter och följa utvecklingen för över 1000 anställda på flera avdelningar.
Molnbaserad programvara för sömlösa processer
Programvara som Zavvy är en effektiv lösning för att skapa ett komplett, automatiserat ramverk utan att du behöver gå vilse i arbetet.
Chefer och HR-avdelningar använder vårt verktyg för att tilldela, engagera och följa upp personalens framsteg på autopilot.
➡️ Kom igång med Zavvy idag
En utbildningsmatris i kombination med en kompetensmatris och en utvecklingsplan hjälper till att lista de färdigheter och kvalifikationer som krävs för att ingå i ett team, en grupp eller en enhet och skapa en plan för att förbereda och utbilda dem för projektet och jobbet och generera maximala intäkter.
Se till att dra nytta av de andra resurserna på vår blogg; vi uppdaterar ständigt med nya inlägg om onboarding, HR-grunder och utveckling. Om du redan vill sätta igång med ditt personalutbildningsprogram.
Med lösningar som intern och extern utbildning, utvecklingsplaner och feedback kan du enkelt skapa en sömlös cykel för att utveckla dina medarbetare - utan komplicerade kalkylblad.
Kontakta våra experter för att lära dig mer om hur du bygger upp en produktiv och engagerad arbetskraft för långsiktig framgång.
📅 Begär en demo idag!