Hur DataGuard kör hybrid onboarding och internkommunikation via Zavvy

Utmaningen: Kunskap som är utspridd på olika verktyg, personer och platser.

DataGuard är ett programvaruföretag på compliance som fokuserar på dataskydd och informationssäkerhet. Som europeisk ledare inom Compliance Saas gör de det möjligt för mer än 3 000 kunder att enkelt köra compliance . 

Bara under det senaste året ökade antalet anställda med 49 % (Linkedin). I takt med den snabba internationella tillväxten och en hybrid arbetsmodell uppstod behovet av en strukturerad onboarding -process.

Naturligtvis var kunskapen spridd på olika verktyg, människor och platser. Medan vissa dokumentationer fanns på Sharepoint eller Excel-kalkylblad, fanns några onboarding uppgifter i HRIS Personio.

Kort sagt fanns det ingen central struktur för onboarding och intern information.

Konsekvenserna:

• Att skaffa sig kunskap och komma igång var något som nyanställda måste ta hand om på egen hand - en erfarenhet som är både ineffektiv och frustrerande.
• Mycket information skulle gå förlorad mellan olika team och platser - inte bara för nyanställda, utan för alla.

"Onboarding bör inte underskattas, eftersom det utgör grunden för varje anställds professionella relation med företaget."

När Matea Ćurić började på företaget arbetade hon fortfarande på sin kandidatuppsats. Ämnet: Onboarding Det var precis rätt tillfälle att omsätta sina vetenskapliga rön i praktiken och vetenskapligt utvärdera sina egna insatser. 

Lösning: Strukturerad hybrid onboarding och kontinuerlig intern kommunikation

Ett mycket vetenskapligt tillvägagångssätt

I Mateas forskning identifierades tre viktiga dimensioner av effektiv onboarding:

• 📊 Kulturell integration
• 👥 Social integration
• 🛠 Yrkesmässig integration

Hon skulle sedan använda dessa dimensioner för att

• 1) strukturera hela processen och
• 2) utvärdera hennes resultat mot (läs vidare för att få reda på resultaten).

"Många företag gör misstaget att lägga för lite fokus på relationsbyggande. Det är dock en av de viktigaste drivkrafterna för en positiv upplevelse på onboarding (och på arbetsplatsen i allmänhet)."

Därför har den sociala integrationen på DataGuard visat sig vara särskilt stark, eftersom den kopplar samman människor bortom avdelningar och platser.
Några exempel:

• 👥 Gruppera onboarding - Nyanställda som börjar samtidigt grupperas automatiskt. Detta bidrar till att skapa meningsfulla relationer bortom grupperna och redan från början - särskilt genom att sammanföra personer i en liknande situation och med liknande problem.
• 👋 Välkomstmöte för grundare - så att de lär känna varandra och skapar närhet från vecka 1.
• 🧑 Onboarding kompisprogram som kopplar samman nyanställda med sina kompisar och vägleder dem båda genom hela processen.

En central struktur som sammanlänkar punkterna

Interna resurser på DataGuard är utspridda på olika Sharepoint-servrar och andra verktyg . Zavvy kombinerar alla dessa källor genom att kartlägga dem på en tydlig och sammanhängande tidslinje och guidar nyanställda genom dem.

"Det kändes väldigt naturligt att skapa onboarding -processen, eftersom du helt enkelt kan bädda in innehåll genom att dra och släppa", minns Matea.

Strukturen är modulär:

• Ett företag Onboarding resan som är densamma för alla
• Avdelning Onboarding resor som byggs av avdelningarna själva.
• Rollrelaterade resor som går ännu djupare

Med en tydlig dag för dag-plan får nyanställda en tydlig plan för vad de kan förvänta sig och när de kan förvänta sig det - tillsammans med nödvändigt innehåll och information som alltid är inbäddad.

Och den strukturen är motiverande:

"Att kunna bocka av uppgifter under processen bidrar till att skapa tillfredsställelse och ge en extra motivation. Att se alla steg som nyanställda har genomfört ger dem dessutom en känsla av stolthet, tillfredsställelse och prestation."

Bortom Onboarding: Gör den interna kommunikationen mer engagerande och effektiv

Ett stort problem när man arbetar i en snabbutvecklad mjukvarumiljö:
Produkten uppdateras hela tiden. Men särskilt team som försäljning och kundsuccé måste hålla sig uppdaterade om dessa ändringar hela tiden.

Därför använder DataGuard:s produktmarknadsföringsteam Zavvy för att skicka månatliga produktuppdateringar till hela företaget. Fördelarna?

• Spåra vem som har gjort vad
• Skicka automatiska påminnelser tillsammans med ett förfallodatum
• Få tillgång till kunskapen när som helst och hitta den lätt efter månader.
• Få meddelanden i MS Teams - precis där personerna befinner sig
• Öka motivationen att slutföra via uppgifter och synliga framsteg

Resultat: Tiden till produktivitet förkortad med en månad och stabila resultat på alla platser.

‍

"Onboarding brukade vara något som nyanställda fick organisera själva. Nu är det en tydligt strukturerad upplevelse där innehållet levereras i en viss ordning och enligt en tidslinje så att folk inte blir överväldigade och förblir motiverade."

Men resultatet av hennes studie överraskade även Zavvy-teamet en aning:

Det fanns absolut ingen skillnad i hur nyanställda bedömde sin erfarenhet av onboarding - oavsett om de arbetade på huvudkontoret, på en av de mindre orterna eller helt på distans. 

"Istället för 3-4 månader blir nyanställda nu fullt produktiva inom 2 månader. Men det som förvånade mig mest var att det fanns noll skillnader mellan nyanställda som arbetar på distans eller på ett av våra kontor. platser: Alla kände sig lika integrerade - socialt, kulturellt och professionellt."

Resultaten i en överblick:

• 🚀 Snabbare onboarding: Nyanställda kommer igång en hel månad snabbare . Efter en vecka har nyanställda redan en mycket tydlig bild av produkten, avdelningarna och hur saker och ting fungerar.
• 📍 Alla källor på ett ställe: Alla kunskaper är nu kombinerade och live-integrerade i en enda meningsfull resa.
• 🏝 En genomgående stark erfarenhet av onboarding på alla platser: Det fanns inga statistiska skillnader mellan olika orter eller mellan distansstatus.
• ❤️ En erfarenhet som nyanställda faktiskt älskar: "Feedbacken är ständigt positiv och överträffar förväntningarna", "Onboarding är mycket stark, definitivt en bästa praxis".
• 💬 Beyond onboarding, ett sätt att skicka kontinuerliga interna uppdateringar och kommunikation till hela företaget.

‍