Säkerställ effektiva karriärutvecklingssamtal på ditt företag med 12 kraftfulla bästa metoder
Saker och ting kan inte förändras till det bättre om man inte talar om dem.
Samtal om karriärutveckling hjälper din anställde att förstå vart deras ansträngningar leder. De hjälper organisationer att få klarhet i var deras talanger bäst kan utnyttjas och hur man kan stödja deras kontinuerliga utveckling - utan att fokusera på befordringar.
Innan du pratar med dina anställda om deras ambitioner behöver du en plan.
Låt oss därför gå igenom hur du kan ha effektiva och trevliga samtal om karriärutveckling som gör verklig skillnad för dina anställda och din vinst.
💬 Vad är karriärutvecklingssamtal?
Karriärutvecklingssamtal är samtal mellan chefer och anställda om deras karriärsambitioner.
Under ett samtal om karriärutveckling diskuterar de anställda:
- vad de vill sträva efter, och
- vad de kan göra för att nå sina mål.
👀 Observera: Även om de kan nämna prestationer är utvecklingssamtalen skilda från utvärderingar av prestationer. De är mer inriktade på framtiden än på det förflutna eller nuet.
🏆 3 anledningar till varför utvecklingssamtal är viktiga
Medarbetarnas självkännedom
Karriärsamtal är ett medel för självkännedom på arbetsplatsen.
När dina medarbetare vet vad de siktar på kan deras självutvärderingsprocess bli mycket mer fokuserad.
Dessa är avgörande för medarbetarnas engagemang, dvs. det inspirerade tillståndet att vara på jobbet, motiverad och övertygad om att arbetet har effekt. Om du lägger till detta till medarbetarnas möjligheter får du en medarbetare som är redo att utföra sitt arbete med passion och skicklighet.
Motivation och syfte
Samtal om arbetstagarnas utveckling inspirerar till bättre prestationer. När arbetstagarna känner att deras insatser erkänns och att arbetsgivaren bryr sig om deras karriär blir de mer motiverade att arbeta hårt.
Men dessa samtal ger också specifika mål och handlingsplaner för att uppnå dem, vilket gör att medarbetarna kommer att anstränga sig ytterligare för att uppnå det önskade resultatet.
Att behålla och locka till sig talanger
Om du inte ger utvecklingssamtalen den uppmärksamhet de behöver, kan du gå miste om insikter och problem som kan påverka bibehållandet av personal och avgångar.
Tips: Ambitiösa medarbetare som känner att deras karriär inte spelar någon roll för företaget är mer benägna att söka sig någon annanstans för att ta ett steg uppåt.
Samtal är en viktig del av den övergripande karriärutvecklingen, vilket är en attraktiv egenskap för företag som vill locka till sig och behålla de bästa talangerna i sin bransch.
🙅 5 brister i dagens karriärsamtal
De fokuserar för mycket på marknadsföring
Karriärutveckling är en bred disciplin. Det handlar inte bara om att öppna vägar till befordran, även om det är ett vanligt resultat.
Det är lätt för chefer att anta att anställda bara vill ha befordran, men så är inte fallet. I stället är det lika önskvärt att få nya färdigheter, kunskaper, kontakter och erfarenheter.
Tips: Samtalen om personalutveckling måste se till helheten.
De är för opersonliga
Att närma sig utvecklingssamtalen med en mentalitet där man kryssar i rutor är fel.
Även om alla bör ta dem på allvar är de inte intervjuer eller förhör - de är samtal.
Tips: För att inleda en dialog måste du skapa en mänsklig kontakt på någon nivå om du vill att den ska vara produktiv och värdefull.
De är inte tillräckligt officiella
Att göra utvecklingssamtalen mer officiella behöver inte stå i motsats till ovanstående. Att göra utvecklingssamtalen formella betyder inte att man förlorar den personliga kontakten.
I stället innebär det att dokumentera allt som sägs och att ha en ordentlig process för att granska dem inom lämpliga tidsramar. Det innebär också att man gör det regelbundet och inte slumpmässigt under året.
Tips: Utan en formell struktur kommer utvecklingssamtalen inte att tas på tillräckligt stort allvar för att få en positiv inverkan.
De förväxlas med prestationsbedömningar
Regelbundna utvecklingssamtal är viktiga för att hjälpa medarbetarna att förstå hur de presterar. Men de bör hållas åtskilda från utvecklingssamtal. I dessa samtal bör du titta på framtiden med ett öga på hur saker och ting har gått.
Tips: Samtal om karriärutveckling är inte rätt tillfälle att gå igenom KPI:er eller ge detaljerad feedback.
De fokuserar på det kortsiktiga.
En karriär kan vara livslång och man kan inte göra förändringar på några veckor eller månader. Det finns alltså ingen anledning att hålla samtalets fokus alltför kortsiktigt.
Kortsiktiga mål kan nämnas som en språngbräda mot mer betydelsefulla mål, så länge du sätter dem i ett sammanhang.
Tips: Om du bara fokuserar på det kortsiktiga är det inte möjligt att inkludera den anställde i företagets framtid, och han eller hon kommer inte att känna sig lika uppskattad.
🔍 4 typer av talangsamtal
Samtalen om medarbetarutveckling kommer att gå olika långt beroende på vem du pratar med. Vissa kommer att vara medelmåttiga och andra kommer att vara duktiga varje dag.
Vissa kanske inte är intresserade av utveckling alls.
➡️ För mer information om medarbetarnas prestationer och potentiella typer, kolla in 9-box-modellen.
Så här kan några av dina samtal om talanger se ut.
Samtalet om de bästa talangerna
När du har att göra med dina topptalanger vill du börja med att erkänna deras enastående prestationer. Därefter kan du föreslå möjliga resultat om de bibehåller eller till och med överträffar de nuvarande nivåerna.
Men kom ihåg att det här inte är en utvärdering och att du bör se framåt.
Diskutera hur du kan utmana dem ytterligare och hjälpa dem att utnyttja sin höga potential.
Tips nr 1: Sådana här medarbetare trivs med att kunna pressa sig själva, så du måste stödja det om du vill behålla dem.
Tips nr 2: Nätverk och mentorskap för seniora medarbetare är vanligtvis ett smart alternativ för dessa typer.
Samtalet om Solid Performer
Ibland stöter du på anställda som har det bra med hur saker och ting är. De uppfyller alla sina rollkrav men är inte särskilt bra.
I det här fallet måste du hjälpa dem att ta reda på om karriärutveckling är en del av deras planer eller inte. Om så är fallet är det dags att lära sig nya färdigheter och skaffa sig nya erfarenheter för att börja ta steg framåt.
Om de inte är ambitiösa och vill stanna där de är, är det också okej. Alla behöver naturligtvis inte sträva efter karriärmobilitet eller befordran.
Men utveckling handlar inte bara om att byta yrkestitel, utan också om att upprätthålla och förbättra resultaten av arbetet.
Tips: Så det är upp till dig att hitta det bästa sättet att få det att hända samtidigt som du tar hänsyn till deras arbetsinställningar.
Samtal om den potentiella artisten
Du kanske ser en outnyttjad talang hos en av dina anställda. Men de kanske inte är medvetna om sin potential. Om så är fallet, låt dem veta det!
Ibland räcker det med några uppmuntrande ord för att öppna någons ögon för de möjligheter som finns framför dem.
Använd utvecklingssamtalen som en chans att visa dem vilka möjligheter de har om de följer en disciplinerad och genomtänkt plan för tillväxt. De kanske är närmare ett stort hopp än de inser.
Tips: Att skugga en äldre anställd med liknande bakgrund är ett effektivt sätt att få dem att se sig själva i en avancerad position.
Samtalet om den underpresterande personen
Utvecklingssamtal med personer som inte presterar tillräckligt bra kan vara svårare: det här är ett samtal där du kanske måste ge negativ feedback om de inte uppfyller förväntningarna på sin roll. En prestationsbedömning skulle dock vara en bättre miljö för att arbeta igenom orsaker och lösningar i det här fallet.
Men det är viktigt att ha samtal om karriärutveckling eftersom bristen på upplevda utvecklingsmöjligheter kan vara orsaken till deras låga motivation.
Till exempel kan en ny roll ge dem ljus och motivation.
Tips nr 1: Förneka inte underpresterande medarbetare karriärutveckling som ett straff för dåliga prestationer - använd det som en motivationsfaktor.
Tips nr 2: Du kan använda utvecklingssamtalet för att lägga grunden för en plan för prestationsförbättring (PIP). Men kom ihåg att kommunicera att detta inte är en bestraffningsåtgärd utan ett stödverktyg för att underlätta lärande och utveckling.
💡 12 bästa metoder för att hålla meningsfulla karriärsamtal
1. Begränsa inte samtalet till reklamprat
Din anställde bör inte gå ut från mötet med ett löfte om en befordran i utbyte mot specifika prestationer.
Du behöver inte undvika ämnet - en höjning kan mycket väl vara vad de vill ha - men kampanjer är viktiga händelser för alla inblandade. De är långt ifrån det enda sättet att utvecklas på jobbet.
Att fokusera på befordringar begränsar möjligheterna för din anställde att bli bättre på det han eller hon gör och att lära sig inom sin roll.
Utveckling är en kontinuerlig, holistisk process, inte en serie byten av arbetsuppgifter.
Tips nr 1: Försök förstå din medarbetares övergripande mål och hur de hänger ihop med deras livstidsambitioner.
Tips nr 2: Se till helheten, där kampanjerna bara är en del av de möjliga resultaten.
2. Fokusera på vilka de är, vad de vill ha och varför.
Tips nr 1: Du kan börja med att titta på det förflutna. Vad har din anställde för bakgrund?
Hur kom de fram till sin nuvarande roll? Vilka var deras mentorer eller hjältar i början av karriären?
Ämnen som dessa hjälper dig att förstå vad som driver dem - varför de vill ha det.
Tips nr 2: Du behöver inte bli alltför personlig, men det är alltid bra att veta lite om deras livshistoria. Detta leder förstås naturligt in på framtiden - vad vill de ha ut av livet? Hur kan deras karriär göra det möjligt för dem att förverkliga sina drömmar?
Du kan sedan använda dessa stora idéer och ambitioner för att bygga upp en plan för nuet och den närmaste framtiden.
3. Låt dina anställda ta ledningen
Istället för att ha kontroll över mötet är det dags för dig att luta dig tillbaka och lyssna ett tag.
Jim Campbell, vd för HoneymoonGoals.com, har samma inställning till sina anställda:
"När jag har karriärutvecklingssamtal med mina anställda vill jag alltid låta dem leda mötena och samtalen till en början. Jag gör detta eftersom det bara är den specifika arbetstagaren som kan veta vad han eller hon vill göra med sin karriärutveckling, och om jag börjar tala om för honom eller henne vad han eller hon kan göra innan han eller hon talar om vad han eller hon vill, kan det låta predikande. Det är viktigt att vara där och lyssna på vad de vill."
Tips: Se till att använda öppna frågor som låter dina anställda utforska sina idéer mer i detalj, och försök att inte blanda in dina tankar för mycket.
4. Känna till din rolls inverkan
Som chef eller ledare är du ansvarig för att ge medarbetarna möjlighet att utvecklas och nå sina mål: ge dem verktygen, miljön och självförtroendet att växa och nå sina mål.
Men kom ihåg: Du är inte till för att planera hela anställdas karriärvägar. Du är där för att:
- vägleda dem,
- ge stöd och
- lämna förslag.
Tips: Se till att dina anställda är tydliga med din roll i deras utveckling och hur de kan be om hjälp på vägen.
5. Ge klarhet i riktningen.
Även om din roll i första hand är att lyssna måste du anstränga dig för att hålla saker och ting på rätt spår. Detta är särskilt viktigt om din anställde är särskilt pratsam eller om det finns några tyngre ämnen att gå igenom.
Tips nr 1: Du kanske bara har en timme på dig att gå igenom det viktiga, så du måste hålla dig till ämnet så mycket som möjligt.
Tips nr 2: Tänk på hur en bra terapeut vägleder ett samtal genom viktiga ämnen utan att vara övermäktig eller normativ.
6. Ge inte abstrakta och breda uppmaningar.
En av de viktigaste delarna av dessa samtal är att väcka den anställdes passion för arbetet och karriären.
Detta kan du uppnå genom att ställa frågor som fungerar som en språngbräda till produktiva svar - inte klyschiga, jargongfyllda abstraktioner.
John Li, medgrundare och teknisk chef för Fig Loans, ett företag som erbjuder finansiella lån, förklarar varför:
"Ställ inte breda, svepande frågor om karriärsambitioner. Även om frågan "Var ser du dig själv om tio år?" kan få den mest fokuserade medarbetaren att beskriva sina planer i detalj, kommer de flesta inte att ha något svar. De anställda som redan är osäkra på vad som ligger framför dem kan känna sig helt deflaterade, vilket gör det svårt att fortsätta på ett produktivt sätt."
Tips nr 1: Frågorna måste vara tillräckligt breda för att väcka kreativitet och passion, men tillräckligt smala för att vara relevanta.
Det skulle till exempel kunna vara bättre: "Vilken typ av arbetslivserfarenhet skulle du vilja ha under de närmaste åren?"
Tips nr 2: Målet är att få ambitionerna att bli verklighet. Och för att göra det måste du vara tydlig i dina frågor.
7. Diskutera hur kortsiktiga mål påverkar dem på lång sikt.
Din roll som herde för karriärutveckling innebär att det är ditt jobb att hjälpa till att sammanföra punkterna för din medarbetare mellan vad de gör nu och vad de vill uppnå.
Ruben Gamez, vd för programvaran SignWell för elektroniska signaturer, menar att det är ett bra sätt att arbeta bakåt:
"Vi gör en bakåtriktad analys av deras (dvs. medarbetarnas) karriärutveckling genom att diskutera deras största ambitioner och sedan arbeta bakåt med en rad kortsiktiga mål som syftar till att de ska nå dit. Det gör framtida utvecklingssamtal till en barnlek eftersom du kan spåra framstegen, uppmuntra dem genom kortsiktiga prestationer och justera planen vid behov."
Du kan till exempel gå igenom några möjliga scenarier för de kommande 6-12 månaderna. Om de gör [X aktivitet] en gång i veckan fram till det nya året är [Y resultat] en möjlighet.
Tips: Att skriva ner dessa scenarier är en bra motivation när du arbetar med krävande vardagliga uppgifter.
8. Uppmuntra din anställde att bygga upp sitt professionella nätverk.
Det kan vara till hjälp att erbjuda din anställde att sätta honom eller henne i kontakt med andra inom företaget i form av coachning eller mentorskap. Det är ett utmärkt sätt att förbättra sina färdigheter och bygga upp relationer i hela företaget, vilket gör det till en vanlig diskussionspunkt vid utvecklingssamtal.
Att bli mer synlig inom företaget kan också öka andras vilja att delta i 360-graders feedback. Detta innebär att de får feedback från ett bredare spektrum av olika roller och hierarkiska nivåer.
Tips: Du kan också låta anställda delta i branschkonferenser där de kan lära sig av andra, upptäcka användbar information och knyta nya kontakter.
👀 Observera: Genom att nätverka med andra inom sin bransch kan man eventuellt öppna upp för möjligheter på andra håll. Men fördelarna överväger i allmänhet en sådan risk - och i vilket fall som helst gör du ditt företag mer attraktivt att arbeta för genom att möjliggöra detta.
9. Utforska kompetensutveckling och omskolning
Kompetensutveckling är ett bra begrepp att ta upp i dina samtal om personalutveckling.
Kompetenser är de kunskaper, färdigheter och egenskaper som en person behöver för att utföra en uppgift. De utvecklas med tiden under de anställdas karriär, men det är viktigt att känna igen vilka som är nödvändiga för att uppnå det önskade resultatet.
Kompetensutveckling är en formell aktivitet för att underlätta detta.
➡️ Läs vår kompetensutvecklingsprocess i 8 steg för att se hur du kan bygga upp din egen process.
Omskolning är en närliggande men något annorlunda metod. Vid omskolning lär sig de anställda nya specifika färdigheter för att kunna ta del av nya utmaningar och roller inom organisationen.
Tips nr 1: Att erbjuda möjligheter till omskolning är fördelaktigt för din anställde, eftersom de växer och får mer variation.
Tips #2: Dessutom är omskolning en billigare och enklare strategi för ditt företag att hantera talanger eftersom det minskar bördan av att anställa ny personal.
10. Ge olika nivåer av stöd vid olika tidpunkter
Ibland måste du, som en stolt förälder, ta ett steg tillbaka och låta din nya medarbetare fatta sina egna beslut och göra sina egna misstag.
Du kan inte hålla dem i handen under hela resan, men det är viktigt att finnas där när de behöver dig.
Tips: Gör det tydligt under era diskussioner att din stödnivå kommer att vara flexibel under hela resan och se till att ni är överens om hur det ska fungera.
11. Glöm aldrig vad ni har diskuterat och beslutat.
Oavsett hur lättsamt samtalet kan kännas är det viktigt att dokumentera vad som sagts.
Om du inte gör det riskerar både du och din anställde att glömma viktiga delar av samtalet. Som ett resultat av detta kommer ni inte att kunna ställa höga krav på varandra eller följa upp era löften på ett rimligt sätt.
Du kan helt enkelt föra anteckningar om diskussionen. Alla skulle dock ha större nytta av att mötesanteckningar registreras som en del av en utvecklingsplan för medarbetarna.
Utvecklingsplaner är strukturerade, målinriktade handlingsplaner för medarbetarnas utveckling. Genom att kombinera dem med personliga diskussioner ökar sannolikheten för att de anställda ska nå sina mål.
12. Följ upp och ge återkoppling på vägen
Planera en uppföljning för att se hur det går.
Tips nr 1: Du vill diskutera om de kortsiktiga mål du satt upp har uppnåtts eller inte och ge din feedback om hur de har fungerat. Men du vill också ta reda på hur den anställde känner sig om sin utvecklingsresa hittills.
Har några yttre faktorer påverkat deras ambitioner?
Har de funnit sina nya karriärfokuserade aktiviteter tillfredsställande, eller har de varit annorlunda än väntat?
Tips nr 2: Oavsett om du bokar ett annat formellt samtal om karriärutveckling eller en informell träff, se till att du följer deras framsteg och stöder dem under hela resan.
➡️ Förbättra dina utvecklingssamtal med Zavvy
Att formalisera dessa potentiellt informella diskussioner kan tyckas vara lite kontraintuitivt.
Men medarbetarna behöver en trygghet i att du kommer att följa upp dina löften om att stödja dem, och de behöver planer som är lätta att följa för att hålla dem på rätt spår. Det är genom att använda rätt utvecklingssystem som detta kan ske.
Zavvy har en unik och kraftfull strategi för att främja anställdas karriärutveckling. Vår programvara för personalutveckling hjälper dig att skapa planer, registrera framsteg och koppla samman anställda så att de kan stödja varandra.
Boka en kostnadsfri demo för att se hur Zavvy kan göra era utvecklingsdiskussioner inspirerande och produktiva.
❓ Vanliga frågor om samtal om medarbetarutveckling
Hur ofta har ni utvecklingssamtal med era anställda?
Det finns ingen fastställd tidsram för utvecklingssamtalen med medarbetarna. Att hålla ett samtal var sjätte månad med varje anställd är dock ett rimligt minimum - det ger tillräckligt med tid för att se resultaten. Om det går längre tid mellan samtalen kan din anställde dock komma att hamna på en annan väg.
En kontroll var fjärde månad skulle kunna vara ett rimligt alternativ.
Vad pratar ni om under utvecklingsmötena?
Vid de flesta utvecklingssamtalen diskuteras den anställdes arbetsbakgrund, senaste historia och karriärmöjligheter. De omfattar också planering av nästa steg som de behöver ta för att avancera i sin karriär inom företaget.
Hur förbereder du dig för samtal om karriärutveckling?
Som chef bör du ta en titt på din medarbetares utvecklingsplan och bekanta dig med deras resa hittills.
Läs igenom anteckningarna från dina tidigare utvecklingssamtal med dem för att friska upp minnet och se vilka mål ni satte upp tillsammans då.
När det gäller små grupper bör det inte vara alltför svårt att förbereda sig, eftersom du redan vet en hel del om dem.
Men om du leder många människor måste du göra din hemläxa och sätta dig in i den här medarbetaren i förväg. Om du dyker upp på ett möte utan att veta vem han eller hon är eller vad han eller hon gör kommer det att påverka förtroendet allvarligt. Dessutom är det mer osannolikt att de anställda öppnar sig i ett ärligt samtal.
Om det är första gången du har ett sådant här samtal med dina anställda kan du titta på vilka projekt de har bidragit till nyligen.
- Vilka är deras nuvarande ansvarsområden?
- Kan du se några nya segrar eller utmaningar som de kanske har övervunnit?
Tips: Skriv några anteckningar om dina observationer så att du kan dela dina tankar om hur de anställda gör, och använd dem för att ge dem impulser när de tar ledningen.