Kompetensutveckling i 8 steg för konkurrenskraftiga företag (med process och verktyg)

Vill du ha en konkurrenskraftig verksamhet? Ett som skiljer dig från dina konkurrenter? Då bör kompetensutveckling vara den luft du andas!

Kompetensutveckling är avgörande för att företagen ska kunna expandera och vara hållbara. Och det är också en av hörnstenarna för att locka till sig de bästa talangerna.

Undrar du nu vad nästa steg ska vara? Oroa dig inte längre, för i den här artikeln kommer vi att visa dig vår modell för kompetensutveckling. 

Hitta alla steg du behöver följa för att lära ut och bygga upp din personals kompetens.

👤 Vad är kompetens?

Generellt sett är kompetens de egenskaper som en person behöver för att utföra ett arbete eller en roll. Ibland är dessa egenskaper specifika för en bransch eller organisation, men de är mycket mer än färdigheter.

Eftersom varje jobb kräver kompetenser, kan vi ta upp fallet med People Ops-specialister. 

Vilka kunskaper, färdigheter och egenskaper måste de ha för att kunna hantera företagets personal? Här är några exempel:

• Detaljerad förståelse för organisationens historia, uppdrag, vision, kultur, värderingar och struktur.
• En god känsla för vilka kandidater som har hög potential, vilket innebär att du måste kunna upptäcka dem.
• Förfinad kommunikationsförmåga för att bedöma om en kandidat passar in i företagets kultur.
• Självförtroende när det gäller att presentera organisationen för kandidater.
• God kännedom om personalpolitik och personalförfaranden.
• En bekant till företagets flaggskeppsprodukt.
• Kunskap om och hantering av anställningsengagemang, utbildning, onboarding, offboarding, löner och förmåner.
• Förmåga att använda informationssystem för personalfrågor och analysera personalstatistik.

Ha följande lista över generiska kompetenser i åtanke när du diskuterar och definierar roller på ditt företag:

1. Förvärvad information (eller kunskap om ämnen och processer): Praktisk eller teoretisk kunskap som erkänns genom examina och certifieringar.

2. Fysisk och mental förmåga - ellerde färdigheter som krävs för att utföra arbetsuppgifter:

• Effektiv kommunikation;
• Samarbete;
• Övertalning;
• Analytiskt, kritiskt och kreativt tänkande;
• Beslutsfattande och problemlösning.

3. Individuella attityder och värderingar - elleregenskaper som kommer från karaktär och personlighet och som påverkar attityder gentemot kollegor, handledare, partner och klienter.

• Arbetsetik;
• Pliktkänsla och engagemang;
• Empati;
• Anpassningsförmåga och flexibilitet;
• Tålamod och uthållighet;
• Förståelse;
• Lugn och ett positivt tänkande.

💡 För fler kompetenser, kolla in vår kompetensdatabas. Du får 36 individuella bidragande kompetenser, beteendeindikatorer och förslag på utvecklingsaktiviteter.

🌱 Vad är kompetensutveckling?

Kompetensutveckling handlar om att lära sig och öva upp specifika kompetenser.

En del av dem har vi redan på grund av våra egenskaper, värderingar och etiska principer. Men andra kräver en mer formell utvecklingsprocess, till exempel en akademisk examen. Och efter examen har vi två alternativ: ta det första jobbet vi kan få eller specialisera oss inom ett område genom att ta en praktikplats.

I en arbetsmiljö handlar kompetensutveckling om att utveckla kompetensen genom utbildning. Och utbildning kan vara antingen formell eller informell. Till exempel är socialt lärande och utbildning på arbetsplatsen mer praktiska och handfasta utbildningsmetoder än klassrumsutbildning.

Det är så här du kan utveckla din kompetens och utveckla din karriär inom People Ops:

• Utöka dina kunskaper om ett ämne genom atttill exempel gå med i en Slack -kanal om trender för medarbetarengagemang för att lära dig nya tekniker för att behålla dina bästa medarbetare.
• Förbättra både ditt arbetstänkande och ditt personliga förhållningssätt - varjegång en av dina chefer ger dig råd om hur du löser personal-, leverantörs- eller kundproblem.
• Lär dig kontinuerligt - närdu tar små lektioner i en app för mobilt lärande.

➡️ Upptäck 15 exempel på företag som använder sig av mikro utbildning i små bitar.

Lär dig hur företag som Google, Freeletics och Walmart använder mikrolärande för att utbilda sina anställda mer effektivt.

🏆 5 Viktiga fördelar med kompetensutveckling

Att bygga upp kompetens gynnar både arbetsgivare och personal.

Tillfredsställelse och bibehållande av anställda

De anställda trivs bättre på jobbet om de kontinuerligt lär sig och utvecklar sin kompetens.

Varför då? 

Eftersom de blir (och förblir) experter inom sitt område, vilket gör att de känner sig kompetenta eller självsäkra, har de vad som krävs för att utmärka sig på jobbet.

Men känslan av kompetens är inte det enda som ökar nöjdheten hos medarbetarna. Kompetensutveckling hjälper medarbetarna att uppfylla sina yrkesmässiga ambitioner. 

Och tro oss när vi säger att ambitiösa medarbetare tycker att det är roligt att utveckla sin kompetens.

Och nu, gissa vad? Nöjda medarbetare stannar kvar på ditt företag. Det minskar dina kostnader för personalomsättning och ökar din personalbindningsgrad.

Kompetensutveckling innebär också ökad motivation och produktivitet. 

När du visar uppskattning för de anställdas karriärutveckling och bygger upp deras kompetens i enlighet med deras färdigheter och talanger, blir de glada över att göra sitt jobb. Dessutom gör de mer, bättre och på kortare tid.

Affärsstrategi

Genom kompetensutveckling utvecklar företagen de kompetenser som personalen behöver för att uppnå organisationens mål. 

Simply put, companies close their skill gaps.

Kompetensutveckling bör vara en del av en hållbar strategi för att förverkliga strategiska mål i ett föränderligt affärslandskap.

Kompetensutveckling gör det också möjligt för företag att expandera sin verksamhet över hela världen. En kompetent arbetskraft kommer att bidra till företagens konkurrenskraft på den globala marknaden. I sin tur kommer företagen att bli hållbara på lång sikt.

Rekrytering

Det finns inget sätt för ett företag att blomstra och utvecklas utan att locka till sig stora talanger. Det kan överleva en tid, men ingen kan bedriva verksamhet på samma nivå som sina främsta konkurrenter utan rätt personer.

Kompetensutveckling är ett sätt att locka till sig de bästa kandidaterna. 

Tips: Du kan även integrera kompetensutveckling i ditt program för employer branding för att väcka kandidaternas intresse för företaget. 

Men det är också ett sätt att ta reda på vilka kompetenser du behöver rekrytera.

Den hjälper dig att kartlägga vad din personal vet och inte vet, kan och inte kan göra och hur de agerar med varandra. 

En tydlig bild av tillgängliga färdigheter och kompetenser i din personalstyrka gör att du kan avgöra om du är underbemannad inom vissa expertområden eller om du är redo att ta itu med nuvarande och framtida projekt.

Förbättrad produktkvalitet

Det kanske låter alltför självklart, men det är aldrig för mycket sagt: Man kan inte göra lemonad utan citroner. 

På samma sätt kan du inte leverera en produkt i världsklass utan en mycket kompetent personal.

Kvaliteten på din produkt återspeglar din personals kompetens. Dessa begränsar eller utvidgar vad de kan skapa med sitt arbete. 

Resultatet är att du antingen gläder dina kunder eller förlorar dem. Och om du förlorar dem missar du flera möjligheter, till exempel dina kunder:

• Att välja din produkt framför andra;
• Jag köper den gång på gång;
• De rekommenderar din produkt till sin familj och sina vänner;
• Att skriva en positiv produktrecension.

Ledarskapsutveckling och successionsplanering

Så här är det: Chefer slutar oväntat, får sparken, går i pension och dör ibland plötsligt. Och du måste vara förberedd. 

Du måste planera ledarnas succession. Det innebär att du behöver ett program för ledarutveckling för dina chefer, direktörer, vice vd:ar och chefer i ledningsgruppen.

Men du förstår, det är omöjligt att genomföra ett program för ledarskapsutveckling utan kompetensutveckling .

Ledarskap är en kompetens som kräver att man behärskar specifika kunskaper, färdigheter och egenskaper. Och du måste utveckla dem när du planerar för succession.

Kompetensutveckling börjar med att hjälpa dig att identifiera potentialen hos dina mest lovande medarbetare. Därefter utvecklas kompetensen hos dessa anställda för att förbereda dem för att ta steget in i framtida ledarroller.

➡️ Vill du komma igång med ledarskapsutveckling? Kolla in nio teman för ledarskapsutbildning för att bygga upp nästa generation av framtidsinriktade ledare.

‍

👀 Hur ser en korrekt kompetensutvecklingsprocess ut i praktiken?

Vår strategi för kompetensutveckling har konkretiserats i våra utvecklingscykler för anställda.

Men innan en cykel börjar måste du göra en del förberedelser. Så här går det till.

Förberedande steg 1: Var strategisk och analysera företagets mål för verksamheten och dess olika projekt och produkter. Diskutera dem med de ansvariga cheferna, från cheferna till vd:n.

Förberedande steg 2: Samtalen kommer att visa dig vilka kompetenser din personal för närvarande saknar eller kommer att behöva i framtiden. Du kan använda en kompetensmatris för att hjälpa dig att kartlägga alla dessa kompetenser.

Förberedande steg 3: På grundval av denna information avgör du om du måste anställa nya medarbetare. Du kommer också att besluta om behovet av att utbilda din nuvarande personal och de du anställer. Överväg att använda en enkät för bedömning av utbildningsbehov.

Förberedande steg 4: Glöm inte att undersöka hur dina anställda stannar kvar och hur de utvecklas i sin karriär. 

Har du en hög personalomsättning? Utvecklas de anställda inte i sin karriär? 

Om svaret på någon av dessa frågor är "ja" är det dags att ompröva ditt program för kompetensutveckling.

Detta är den plan som vi rekommenderar för anställdas tillväxtcykler:

1. Skapa kompetensbaserade rollbeskrivningar

Beskriv kompetensen för alla roller i ditt företag med rollbeskrivningar. Ett rollkort klargör de kunskaper, färdigheter och beteenden som du förväntar dig av en roll.

Varje rollkort har rollnivåer och en förteckning över kompetenser. Varje kompetens innehåller en beskrivning per rollnivå.

Tips: När du definierar rollnivåer bör du ta hänsyn till de olika senioritetsnivåer som gäller för varje roll.

Har ni till exempel produktchefer på medarbetare-, ledar- och chefsnivå? Om ni har det, beskriv vilka kompetenser en produktchef har för var och en av de tre nivåerna.

I slutet av varje tillväxtcykel kan beskrivningen av rollerna i din organisation förändras. Så innan en ny cykel börjar kan du behöva uppdatera de kompetenser som är kopplade till varje roll. Du kan till och med behöva skapa nya roller eller senioritetsnivåer.

2. Tilldela karriärvägar

När du har uppdaterat dina karriärvägar ska du tilldela dem till motsvarande medarbetare. Detta kommer att:

• Låt dem veta vad du förväntar dig av dem när de utför sin roll;
• Förtydliga kriterierna för befordran;
• Hjälp med prestationsbedömning i framtiden.

3. Starta tillväxtcykeln

Det är upp till dig att bestämma hur länge tillväxtcykeln ska pågå. Ju längre cykeln är, desto fler åtgärder bör naturligtvis finnas med i dina anställdas utvecklingsplaner. 

Se till att du tydligt kommunicerar cykelns längd och viktiga milstolpar längs vägen. 

Använd tillväxtcykeln för att:

• Reflektera över förväntningarna på karriären;
• Låt personalen delta aktivt i processen för att fastställa sina karriärutvecklingsmål;
• Uppmärksamma din arbetskrafts önskemål och preferenser.

‍

4. Medarbetarna definierar fokusområden

För att engagera dina medarbetare i kompetensutvecklingsprogrammet måste 50 % av programmet fokusera på de kompetenser som de vill förbättra under tillväxtcykeln. Dessa måste stämma överens med deras egna yrkesmål men också med organisationens mål.

Tips nr 1: Kontrollera den anställdes rollkort. Vilka kompetenser behöver de lära sig och öva på? 

Utifrån detta kan du definiera hälften av medarbetarnas fokusområden och be dem välja den andra hälften.

Tips nr 2: För varje fokusområde bör du definiera de önskade resultaten och vara tydlig när du skriver ner dem. För varje resultat ska du ange åtgärder (med en tidsfrist och en särskild budget).

En åtgärd är ett steg som kan genomföras och som hjälper den anställde att förbättra sig inom ett visst fokusområde. 

Tips nr 3: Handlingspunkterna måste vara tydliga och göra det möjligt för dig att omvandla teoretisk kunskap till praktiska färdigheter. 

Tips nr 4: Det bästa sättet att omvandla kunskap till arbetsrelevanta färdigheter är att utbilda personalen med varierande utbildningsmetoder. 

Vårt förslag är att använda inlärningsmodellen 70-20-10:

• 70 % från arbetsrelaterade erfarenheter, t.ex. dagliga uppgifter;
• 20 % från socialt samspel med kamrater och handledare;
• 10 % från formella utbildningskurser.

Tips #5: Du kan också definiera incheckningsdatum per åtgärdspost för att följa varje anställds framsteg i programmet. Det är därför du måste se till att alla åtgärdspunkter är mätbara och realistiskt möjliga att uppnå inom tidsfristen.

5. Återkoppling mellan arbetstagare och chef

Som personalledare bör du vara öppen och uppmuntra de anställdas feedback. 

Vi uppmuntrar starkt till att använda en 360-metod för feedback, vilket innebär att man börjar med nedåtriktad feedback och inkluderar uppåtriktad feedback, kollegiala utvärderingar och till och med självbedömningar av medarbetarna.

Fokusera feedbackprocessen på följande: 

• De önskade resultat, åtgärder och tidsfrister som du angett för de fokusområden som de föredrar. 
• De återstående fokusområdena som överensstämmer med företagets mål. 

Några exempel på kontaktpunkter för feedback uppåt är:

Har du gett dina anställda tillräckligt med stöd? Saknar de fortfarande något? Ta reda på vad det var, och agera på denna feedback.

Har du kommunicerat effektivt hur dina medarbetares utveckling överensstämmer med organisationens mål?

6. Medarbetarna preciserar fokusområdena

Att definiera fokusområden är en iterativ process. Det är därför som de anställda efter att ha gett feedback kanske vill se över sina fokusområden igen.

Välkomna och stöd dem i detta arbete. Som ett resultat av detta kan du behöva anpassa ditt program för kompetensutveckling för att införliva dessa förändringar. Se bara till att de av medarbetarna definierade fokusområdena trots förändringarna fortfarande bidrar till att uppfylla organisationens mål.

7. Övervaka framstegen och slutförandet.

Håll möten för uppföljning av framstegen enligt de datum som du fastställde tidigare i tillväxtcykeln. Ditt mål är att kontrollera om medarbetarna slutför åtgärderna och uppnår de önskade resultaten i tid. 

Tips: Erbjud hjälp genom vägledning, t.ex. tips och tricks, resurser och kontaktpunkter.

Du kan också göra pulsenkäter på hela företaget. När det gäller mjuka färdigheter kan du intervjua anställda och direkta chefer. Det beror på att det är ganska svårt att objektivt mäta framstegen i utvecklingen av mjuka färdigheter.

Sikta på ett system för kompetensutveckling som skickar månatliga meddelanden med en sammanfattning av tillväxtstatistiken. 

På Zavvy kan du till exempel se hur många fokusområden som slutförts, hur aktiv din personal är (inaktiv eller aktiv), hur länge den inaktiva verksamheten pågått och mycket mer. 

8. Reflektera och upprepa

Att de anställda genomförde de åtgärder som du planerade för varje fokusområde betyder inte att de fick de önskade resultaten! Och när det händer betyder det ofta att du måste finjustera ditt program för kompetensutveckling.

Be personalen och deras chefer om synpunkter på hur programmet kan förbättras:

• Var resultaten eller tidsfristerna orealistiska?
• Vilka åtgärder saknades eller var inte meningsfulla trots allt?
• Bör ni mäta framstegen på olika sätt?
• Vilken ny utbildning behöver du erbjuda?

Tips: Använd alla dessa insikter för din nästa tillväxtcykel. Det finns aldrig något slut på att uppgradera och omskola dina anställda.

✅ Vilka kompetenser är viktigast just nu?

Det råder ingen tvekan om att vi lever i informationens och Internets tid. 

Därför är marknaderna otroligt dynamiska och förändras på ett ögonblick. Och för att lyckas i näringslivet måste de anställda behärska en kombination av olika kompetenser. 

Här är några av de mest relevanta.

Tekniska färdigheter

Sure technical skills depend on the employee's role. But in today's business world, staff members with these skills most likely bring relevant extra flavor to a workforce. That's because the amount of SaaS companies out there is immense.

Det är de tekniska färdigheterna vi talar om:

• Enligt Pluralsight är cybersäkerhet den största kompetensbristen som alla branscher måste åtgärda 2022.
• Artificiell intelligens och maskininlärning är den vanligaste tekniska kompetensen bland de bästa jobben 2022, enligt Glassdoor.
• Decentraliserad finansiering (DeFi) är relaterad till "blockkedjeteknik" och "kryptovalutor", en marknad som Statista förutspår kommer att uppgå till cirka 19 miljarder US-dollar år 2024.
• Dataanalysen är en viktig del av beslutsprocessen. Den ger större precision, särskilt när företag arbetar med stora mängder data från olika källor.
• Datorprogrammering är en färdighet som är användbar för andra yrkesgrupper än programvaruutvecklare, t.ex. tekniska skribenter, webbdesigners, UX-designers och IT-projektledare.
• Försäljning och digital marknadsföring gör det möjligt för alla yrkesverksamma att bli en inflytelserik ledare i alla branscher. Anställda behöver dessa färdigheter för att vara digitalt kunniga i detta digitala panorama där alla gör affärer.

Entreprenörskap

Det är fel att tro att entreprenörskap är en kompetens som endast är förbehållen företagare. 

Se nedan vilka entreprenörsfärdigheter som alla anställda kan använda i sin roll.

• Kreativitet och innovation - med tanke påatt kreativitet främjar innovation och att båda gör det möjligt att närma sig nya utmaningar i näringslivet och arbetsmiljön från ett nytt perspektiv.
• Med fokus avses förmågan att vara känslomässigt stark, uthållig och motståndskraftig trots misslyckanden och motgångar. Det innebär också att följa eller justera handlingslinjen vid behov och alltid ha slutmålet i åtanke.
• Strategiskt tänkande behövs för att styra uppnåendet av alla mål på jobbet, och på så sätt utveckla karriären samtidigt som verksamheten drivs framåt, vilket kräver planering.
• Förhandlingar är viktiga, eftersom alla anställda så småningom måste förhandla för att lösa konflikter med kollegor, chefer, partners och kunder.
• Kompetens för beslutsfattande är nödvändig eftersom det inte är en enkel uppgift att jämföra alternativ med solida kriterier och stödja valen med bra data och fakta.

Ledarskap

Det är inte alla som vill bli ledare. Men med de rätta egenskaperna, lusten att lära sig och övning kan många bli effektiva ledare.

Att vara en ledare innebär att definiera mål och sedan inspirera, vägleda och på ett ansvarsfullt sätt påverka gruppmedlemmarna för att uppnå dessa mål genom samarbete och synergieffekter. Detta är några av de färdigheter som ledare behöver utveckla:

1. Personalförvaltning som består av:

• Skapa en känsla av ett gemensamt uppdrag i grupperna.
• Motivera och uppmuntra gruppmedlemmarna att nå målen.
• Delegera arbete och se till att arbetsbelastningen är balanserad, undanröja hinder och övervaka utförandet av arbetet.
• Förvaltning av prestationer.
• Lyssna aktivt på idéer och problem.
• Rekrytering.

2. Förändringshantering handlar om att leda organisationen genom tider av förändringar och samtidigt övervinna motstånd mot förändringar.

3. Konflikthantering innebär att veta hur man hanterar anställda med en negativ attityd och hur man löser känsliga och komplicerade situationer på ett ärligt och rakt sätt, med rättvisa, fasthet och ändå empati.

4. Positivitet är grundläggande för en ledares funktion. Den är till exempel avgörande för att hålla de anställdas engagemang högt och upprätthålla en sund arbetsmiljö med kamratskap, respekt och positiv förstärkning (även under de mest stressiga perioderna).

5. Emotionell intelligens är förmågan att känna igen, förstå och kontrollera våra känslor och känslor hos, i ditt fall, kollegor, chefer, partners och kunder.

6. Ansvarstagande innebär att acceptera, erkänna och lära sig av teamets framgångar och misslyckanden, utvärdera alternativa lösningar och komma fram till de bästa möjliga förbättringsåtgärderna.

7. Relationsbyggande avser att bygga upp ett starkt, sammanhängande och engagerat team med sunda arbetsrelationer. Detta innebär att dela erfarenheter och lärdomar (även när du är ledare) och att uppskatta lagmedlemmarnas arbete.

Kunskaper om inlärning

Den moderna arbetsplatsen är en alltmer komplex miljö. Och för att kunna triumfera på den behöver yrkesverksamma personer lära sig färdigheter:

• Kritiskt tänkande och problemlösning är viktiga för att bli självständig, fatta beslut och kontinuerligt förbättra individuella prestationer och organisatoriska resultat på grundval av informationsanalys och ifrågasättande.
• Kommunikation innebär att tankar och idéer kommuniceras på ett effektivt sätt och att individuella egenskaper respekteras.
• Samarbete innebär att man hittar de bästa lösningarna genom att arbeta tillsammans och kompromissa för att uppnå ett gemensamt intresse, nämligen företagets framgång.

Kunskaper om information, medier och teknik

I dag är mängden information som finns tillgänglig i digitala medier oöverträffad. Men vi kan få tillgång till allt genom online-teknik. Den enda haken är att tekniken förändras ofta, och vi måste hålla jämna steg med den, anpassa oss och utveckla dessa färdigheter:

• Informationskompetens innebär att förstå data på nätet och skilja pålitliga källor från opålitliga. Detta innebär att man måste veta hur man undviker felaktig information och desinformation.
• Mediekompetens är förmågan att identifiera publikationer och format med korrekt och aktuell information.
• Kunskap om informations- och kommunikationsteknik innebär att man känner till den hårdvara och programvara som gör det möjligt att sprida information (t.ex. molnteknik och mobila enheter), hur de fungerar och hur man använder dem på ett bekvämt sätt.

Livs- och yrkeskunskaper

Det finns ingen lång och framgångsrik karriär utan starka kognitiva, sociala och emotionella färdigheter. 

Och även om vi talar om arbete är dessa färdigheter avgörande för vår vardag, både på och utanför arbetet:

• Flexibilitet och anpassningsförmåga: att anpassa sig till ändrade planer och acceptera att andras åsikter kan vara lika giltiga som våra och att vi ibland har fel.
• Initiativförmåga och självbestämmande: påbörja och utföra arbete utan övervakning, visa prov på en solid arbetsmoral och yrkesmässig utveckling.
• Sociala och interkulturella färdigheter omfattar förmågan att skapa nätverk, vårda starka relationer med andra yrkesverksamma och främja innovation genom mångfald och inkludering.
• Produktivitet: övervinna motgångar, hantera samtidiga prioriteringar och leverera resultat på jobbet på så kort tid som möjligt.

⚙️ Zavvy: Ditt verktyg för kompetensutveckling

Zavvy har alla ingredienser för att hjälpa dig att skapa och hantera dina anställdas kompetensutveckling. 

Med våra tillväxtcykler kan du inte bara öka dina anställdas kompetens och produktivitet utan också skapa en kultur av lärande och utveckling. 

Vårt verktyg effektiviserar och automatiserar kommunikationen mellan HR och personalen när det gäller karriärutveckling. 

➡️ Find out how Zavvy's enablement solution works in a free 30 minutes demo! 
Let's establish together the employee growth process your people will love.