Hur man genomför en 360-prestandautvärdering: Den kompletta guiden
Återkoppling är viktigt. Medarbetarnas utveckling är beroende av den. Men oftast misslyckas de traditionella utvärderingarna.
Det är en modern metod som ger en väl avvägd bild av en anställds styrkor och förbättringsområden.
I den här kompletta guiden går vi igenom hur du genomför en 360-prestandabedömning. Vi har allt från planering till genomförande.
Team Zavvy har hjälpt flera företag att lansera sina allra första prestationsbedömningscykler. Så vi har alla tips för att hjälpa dig att lyckas.
🔄 Vad är en 360-prestandabedömning?
En 360-graders prestationsbedömning är en omfattande utvärderingsmetod som samlar in feedback om en anställds prestationer från flera källor.
Till skillnad från traditionella prestationsbedömningar där endast chefer och personer deltar, samlar 360-prestandabedömningar feedback från kollegor, insikter från underordnade(uppåtriktad feedback) och överordnade, och i vissa fall även från kunder eller klienter. Den anställde gör också en självbedömning som en del av processen.
I en 360-graders granskning används alla dessa olika källor för att ge meningsfull feedback om ett ämne.
360-graders feedback syftar till att undvika partiskhet och snedvridna observationer för att få en mer exakt och rättvis bedömning.
Som HR-personal kan 360-graders utvärderingar ge dig en bättre inblick i de anställdas prestationer genom att samla in fler perspektiv och åsikter.
📈 Hur 360-graders utvärderingar hjälper till att förbättra prestationerna
Att införa 360-graders utvärderingar kan ha en betydande inverkan på den professionella utvecklingen och sammanhållningen i din organisation. Det kanske inte passar alla företag, men här är några exempel på när det verkligen kan löna sig.
Främja kulturförändring
Många anställda ser inte fram emot resultatbedömningar. Här är några vanliga orsaker:
- De är oroliga för att de inte presterar tillräckligt bra.
- De är rädda för att deras prestationer ska gå obemärkt förbi.
- De anser att de är orättvist utsatta.
360-graders utvärderingar ger de anställda möjlighet att uppleva den andra sidan av utvärderingsprocessen. Istället för att bara vara måltavla för negativ feedback har de till exempel möjlighet att ge feedback till sina kolleger.
Detta hjälper dem att bättre förstå processen så att de kan se att det inte finns något ont i den feedback de får. Att involvera de anställda i utvärderingarna främjar en feedbackkultur som fokuserar på karriärutveckling och gör processen mindre stressig och osäker.
Förbättra teamets effektivitet
Eftersom alla anställda är delaktiga i att ge och ta emot feedback är det mer sannolikt att de kommer med genomtänkta och praktiska förslag.
I vanliga resultatbedömningar är det vanligt att personerna går på defensiven. Vid 360-bedömningar kommer dock insikterna från olika perspektiv. Därför kan man inte längre misstänka att chefen är partisk.
Dina anställda kan också ha lättare att få insikter från sina medarbetare. Det är därför mer sannolikt att dina anställda tar till sig av feedbacken och arbetar för att förbättra sig.
Det finns en chans att det kan förekomma att det kommer in en fördomsfull bedömning eller andra olämpliga bedömningar, som kan bero på personliga meningsskiljaktigheter, avundsjuka eller till och med bristande erfarenhet av att göra bedömningar.
Tips nr 1: Det kan vara en bra idé att låta personalavdelningen övervaka och granska 360-prestandautvärderingar för att se om det finns några upprörande inlagor. Du kan behöva ta upp dem med den som gjort undersökningen, eller så kan du skapa en guide som hjälper till med objektiv poängsättning.
Tips nr 2: Att ge lagmedlemmar möjlighet att ge feedback till sina lagkamrater är till fördel för alla. Fler perspektiv hjälper till att avslöja blinda fläckar och ger laget möjligheter att förbättra sig.
Förbättra resultatstyrningen
Prestationsbedömningar, särskilt i större företag, kan kräva mycket resurser.
Din personalavdelning kan ägna mycket tid åt att granska data och genomföra enskilda möten med varje anställd. Även om du har specialiserade färdigheter som HR-proffs för att hantera denna uppgift, har du också andra uppgifter än en konstant rotation av prestationsbedömningar.
Att låta andra anställda delta i granskningsprocessen ger många fördelar:
- Fördela arbetet på hela företaget;
- Att dela med sig av flera perspektiv;
- Större urval ger mer exakta resultat.
I stället för att lämna hela processen till en enskild chef eller avdelning kan du göra processen snabbare och effektivare genom att involvera andra.
Människor kan sedan analysera en mer omfattande datapool för att få fram bättre lösningar och mer exakta resultat.
Tips: 360-graders utvärderingar är ett utmärkt sätt att förbättra prestationshanteringen.
🪜 Hur du genomför 360-prestandabedömningar i 11 steg
1. Planera regelbundna översyner.
För att 360-prestandabedömningar ska ge genomtänkt feedback bör du planera dem enligt ett konsekvent schema.
Medarbetarna kanske inte hinner ge meningsfulla svar om enkäten ser ut som en frågesport.
360-prestandautvärderingar bör planeras i förväg och helst markeras i en kalender som en påminnelse. På så sätt har de anställda tid att formulera användbar feedback och avsätta tid i sitt schema för att fylla i enkäten.
2. Beslut om fokusområden
Det är lika viktigt att veta vad du vill granska som de insikter du samlar in.
Zappos, till exempel, kopplar samman prestation med följsamhet till kulturella värderingar.
För Google spelar OKR en viktig roll i deras system för resultatstyrning.
Formulären för 360-årsbedömning kan innehålla frågor om medarbetarens färdigheter som en indikator på medarbetarens prestationer. Du kan fokusera på färdigheter som t.ex:
- lagarbete;
- ledarskapsförmåga;
- effektivitet;
- interpersonella färdigheter.
En annan strategi kan vara att utvärdera varje medarbetares styrkor.
Det finns inget rätt eller fel här. Det handlar bara om att vara tydlig med hur du mäter och hanterar resultat i ditt företag.
3. Formulera dina frågor
Du kan välja att göra granskningar med ett enda tema under hela året.
Alternativt kan du använda en lista med standardiserade frågor i varje enkät som täcker varje område på ett mer allmänt sätt. Med denna metod kan du samla in jämförbara uppgifter och referera till dem när du analyserar de anställdas framsteg.
Här är några frågor som du kan lägga till i resultatbedömningen:
- På vilka områden har den anställde överträffat förväntningarna? Vilka specifika exempel kan du ge för att illustrera deras prestationer?
- Hur effektivt har den anställde samarbetat och kommunicerat med sina kollegor och teammedlemmar?
- Hur har den anställde bidragit till teamets eller projektets framgång? Kan du ge specifika exempel på deras positiva inverkan?
- På vilka områden tror du att den anställde kan förbättras och vilka specifika förslag har du för att utveckla honom eller henne?
- I vilken utsträckning söker medarbetaren efter möjligheter till förbättring? Betygsskala: 1 (sällan) - 5 (konsekvent)
- Hur effektivt klarar den anställde av att hålla tidsfrister utan att kompromissa med kvaliteten på sitt arbete? Betygsskala: 1 (behöver förbättras) - 5 (mycket effektiv)
- Hur väl visar medarbetaren flexibilitet när han eller hon ställs inför oväntade utmaningar eller hinder? Betygsskala: 1 (dålig) - 5 (utmärkt)
En bästa praxis är att införliva frågor om rollspecifika kompetenser i din prestationsbedömning.
➡️ Låt dig inspireras av 59 av de bästa frågorna för resultatbedömning.
💼 Kolla också in dessa 44 frågor om 360 graders feedback för ledarskap.
4. (Om det är relevant) Definiera din betygsskala och dokumentera den.
Ett betygssystem kan hjälpa dig att spåra och jämföra resultat på ett sätt som öppna frågor inte kan göra.
Detta är till exempel ett populärt poängsystem:
1 - Bristfällig 2 - Under genomsnitt 3 - Medel 4 - Över genomsnitt 5 - Utmärkt
Det här systemet ger inte bara några allmänna mått för varje poäng, utan siffrorna kan också räknas ihop till ett genomsnitt eller en totalsumma för att få en slutpoäng.
Du kan använda detta resultat för att spåra prestationer över tid eller till och med jämföra en anställd med en annan.
Men att förstå varför en recensent (person som ger feedback) lämnade specifika betyg kan vara lika användbart som själva betygen.
När det är möjligt bör du låta dem som deltar i undersökningen inkludera förklaringar som går utöver ett betyg. Det kommer att hjälpa dig att förstå varför varje betyg är så viktigt, vilket möjliggör mer detaljerad feedback.
5. Utarbeta riktlinjer för granskare.
Oavsett vilka metoder du använder bör du inkludera riktlinjer för att minska subjektiviteten.
Tänk på följande fråga:
Uppnådde medarbetare A sitt mål att förbättra kommunikationen med teamet under kvartalet?
[ ] Ja [ ] Nej [ ] Något (_________________________________)
Jämfört med den här:
Betygsätt anställd A:s kommunikationsförmåga (välj en):
A+ A B+ B C+ C D+ D F
Problemet med det senare är att poängsystemet är mer subjektivt. En enkätdeltagare kanske anser att ett "C" är ett tillräckligt bra resultat medan en annan kanske har högre förväntningar. Om man ger mer vägledning och ställer tydliga frågor kommer man att få mer användbara resultat.
Tips: En kvantifierbar poäng är bra för personalarbetet, men slutmålet är att ge konstruktiv feedback.
➡️ Här är några exempel på konstruktiv feedback till anställda som du kan använda som inspiration.
Ett extra steg du kan ta för att säkerställa objektivitet är kalibrering av granskningen.
6. Välj vem som ska bedöma varje anställd
Försök att få en så jämn fördelning som möjligt.
Du kan till exempel se till att varje anställd får resultat från en chef, två kollegor och tre underordnade.
Du kan sedan ta resultaten och göra ett genomsnitt av dem tillsammans eller analysera dem för att ge feedback som kan användas.
Tips nr 1: Du kan genomföra 360 graders feedback anonymt eller öppet.
🔎 Undersök argumenten för och emot anonym feedback innan du väljer något av alternativen.
People ops (eller andra administratörer som ansvarar för feedbackcykeln) bör spåra inlämningar i båda fallen, men ämnet behöver inte veta vem som granskat dem.
Tips nr 2: Det är också viktigt att blanda upp så att det inte är samma personer som granskar varandra varje gång. Rotera så mycket som möjligt.
7. Slutför och skicka ut ditt formulär för prestationsbedömning
Bedömningsfrågor? ✅
Betygsskalor? ✅
Riktlinjer för granskare? ✅
Nu är det dags att samla alla dessa uppgifter i ditt formulär för resultatbedömning. Och skicka det till dina anställda.
8. Låt alla göra en självutvärdering med samma enkät.
Självutvärdering kan vara ett viktigt verktyg för prestationsbedömningar. Om du vill ha hela spektrumet av perspektiv och åsikter får du inte glömma bort den berörda personens egna!
Genom att låta varje anställd besvara enkäten själv får du möjlighet att jämföra deras perspektiv med andras.
Dessa avvikelser kan vara viktiga fokusområden.
Resultatet av självutvärderingen visar också vilka områden som en anställd vet att han eller hon behöver arbeta med eller vill förbättra.
9. Definiera din tidslinje
Återigen bör du planera 360-graders prestationsbedömningar så att de som deltar i undersökningen har tillräckligt med tid för att formulera meningsfulla svar.
Om du skickar en enkät och ber om att få den tillbaka senast den dag då den är klar kan det leda till oinspirerande svar.
Helst bör de anställda få en förvarning om när de ska göra en översyn.
Tips: Avsätt minst några dagar för att utvärderarna ska kunna slutföra sina undersökningar.
💡 Kolla in vår guide med ytterligare tips och bästa praxis för 360-prestandabedömningar.
10. Se över betygsättningen med den anställde
När alla undersökningar har skickats in kan HR granska dem och sammanställa poängen i en slutrapport.
På Zavvy får varje medarbetare en individuell prestationsrapport och kompetensprofil i slutet av utvärderingscykeln som chefen kan hjälpa till att tolka.
Tips nr 1: Jämför medarbetarnas resultat med självutvärderingen för att identifiera betydande avvikelser som kan vara värda att diskutera.
Du kan fråga om de är nöjda med sina resultat eller om de inte håller med om något av dem och varför.
Det är vanligt att anställda accepterar sina resultat men vill ha mer information om vad de gjorde bra eller dåligt för att förtjäna dem.
👀 O bservera: 360-prestandaundersökningar fastställer vad som behöver förbättras, men det är upp till dig att ta reda på hur.
11. Nästa steg: planering för förbättring och tillväxt
Du kan också använda 360-insikter för att formulera utvecklingsplaner som kan omfatta mer utbildning, uppgradering eller coachning.
🏋️ Kolla in vår samling exempel på utvecklingsmål.
💪 Vi rekommenderar också att du tar en titt på styrkebaserade mål och hur de kan ge dina medarbetare en extra skjuts på deras prestationer.
Se till att erbjuda stöd för att vända låga poäng till möjligheter till förbättring.
Planera gärna in informella uppföljningsmöten för att se till att medarbetarna gör framsteg och når sina mål.
🔍 F ör- och nackdelar med 360-processbedömningar
Förutom fördelarna med mer data finns här några specifika för- och nackdelar med att införa en 360-graders feedbackprocess.
Även om det finns många fördelar med att införa 360-prestandabedömningar bör du tänka på vilka resurser som behövs för att genomföra dem effektivt.
Det tar tid för alla i företaget att lära sig processen och fylla i enkäter. Det kan också krävas en skiljedomare som granskar och levererar resultaten. Denna person kommer troligen att hantera traditionella prestationsbedömningar, vilket innebär att du lägger till steg i bedömningsprocessen.
Men resultaten är ofta värda det. Få alla att delta i granskningsprocessen:
- Uppmuntra en öppen feedbackkultur där feedback uppåt och nedåt ger värde.
- Jämnar ut spelplanen så att alla spelar en roll i resultatbedömningar och ingen känner sig utsatt.
- Hjälper till med ansvarstagande och sammanhållning i teamet, eftersom alla arbetar tillsammans för personlig och organisatorisk utveckling.
💼 360 utvecklingssamtal: 7 bästa praxis för chefer
#1: 360-prestandautvärderingar kan vara nya för många anställda, så låt dem inte vara i ovisshet.
Förutom att förklara hur en 360-årsbedömning fungerar kan du erbjuda coachning eller ett mentorprogram som omfattar konstruktiv kritik. Det kan vara en självklarhet för dig som HR-proffs, men konceptet kan vara nytt för vissa.
➡️ Kolla in vår omfattande guide för att ge konstruktiv feedback.
#2: Dela all dokumentation om betygsskalor, mål och fokusområden för att se till att alla undersökningar har samma referenspunkt.
#3: Du bör också vara beredd att agera på undersökningsresultaten.
Det räcker inte att leverera resultat från undersökningarna. Du måste använda uppgifterna för att ta fram handlingsplaner och lösningar för förbättringar.
#4: Undersökningarna ska vara ett medel för att starta en diskussion, inte slutet på samtalet. Var därför beredd att svara på frågor, erbjuda vägledning och sätta upp mål för framtiden.
#5: Undvik att diskontera undersökningar eller identifiera anonyma svar.
Även om du är fri att under granskningsfasen ogiltigförklara undersökningar som du anser vara oseriösa eller förtalande, ska allt som presenteras för ämnet betraktas som legitimt.
#6: Du bör också undvika att hålla med eller inte hålla med om recensionerna. De är objektiva uppgifter som du bör använda för att få insikt, inte åsikter som du kan hålla med eller inte hålla med om.
#7: Gör inte prestationsbedömningar till en tävling. Varje individs resultat är till för att förbättra sig, inte för att bedöma om de är bättre eller sämre än sina medarbetare.
➡️ Kör 360-prestandautvärderingar på autopilot med Zavvy
Vår programvara för 360-prestandabedömningar har allt du behöver för att genomföra insiktsfulla prestationsbedömningar. Du kan:
- Du kan enkelt välja provfrågor.
- Bestäm dina granskare och granskade personer med bara några få klick.
- När du väl har valt dina inställningar och granskningskriterier kan automatiseringsverktygen sköta det mesta av arbetet utan ingripande från HR.
- Samla enkelt in insikter från chefer, direktrapporterande, kollegor och självutvärderingar.
- Du kan sedan granska resultaten och ge feedback på ett och samma ställe.
Det är slut med att slösa tid på besvärliga kalkylblad eller delade dokument.
Det är bara att starta feedbackprocessen och de anställda kommer att få påminnelser om att skicka in sina recensioner.
När undersökningarna är klara kan du identifiera förbättringsområden, sätta upp utvecklingsmål och hjälpa de anställda att växa inom företaget.
Intresserad? Boka en kostnadsfri 30-minuters demo för att se allt i praktiken.
❓ Vanliga frågor
Vem drar nytta av en 360 graders prestationsbedömning?
En 360-graders prestationsbedömning gynnar flera parter inom en organisation:
- Anställda: De får omfattande feedback för personlig och professionell utveckling.
- Chefer: De får olika perspektiv för att bättre kunna stödja sina medarbetare.
- Lag: Processen främjar öppen kommunikation, vilket förbättrar gruppdynamiken och samarbetet.
- Personal och ledarskap: Insikter hjälper till med datadrivna beslut om talanghantering och successionsplanering.
- Organisationen: Förbättrat engagemang, tillfredsställelse och produktivitet bidrar till den övergripande framgången.
Hur ofta ska du göra 360-prestandabedömningar?
Hur ofta man genomför 360-graders utvärderingar beror på organisationens behov och mål.
Det rekommenderas dock i allmänhet att genomföra dem en gång om året. Detta ger de anställda tillräckligt med tid för att:
- Genomför feedback.
- Utveckla nya färdigheter.
- Visa att de har gjort framsteg i sina prestationer.
Förutom de formella 360-graders utvärderingarna uppmuntrar vi dig att ge kontinuerlig feedback och kommunikation genom regelbundna kontroller och enskilda möten.
Att erbjuda stöd mellan utvärderingscyklerna bidrar till att upprätthålla en kultur av kontinuerligt lärande, tillväxt och förbättring.
Vad kan jag använda för att förbättra kvaliteten på 360-prestandabedömningar?
Här är några strategier för att förbättra kvaliteten på 360-prestandabedömningar:
- Använd öppna frågor: Inkludera öppna frågor så att granskarna kan ge mer detaljerad och nyanserad feedback.
- Använd programvara för att genomföra undersökningar och sammanställa resultaten för enkel analys. Uppgifterna ger värdefulla insikter som kan användas för att utforma planer för professionell utveckling och vägleda resultatbedömningar för att få större effekter.
- Meddela tydligt syftet, processen och förväntningarna på 360-graders utvärderingen till alla deltagare och betonas vikten av att ge ärlig och konstruktiv feedback.
- Tåggranskare: Se till att alla granskare förstår processen, har riktlinjer för hur de ska ge feedback på ett effektivt sätt och förstår sekretesskraven.
- Hjälpa mottagarna att tolka resultaten: Se till att mottagarna förstår hur de ska ta emot feedback och hur de ska agera utifrån den. Ditt mål är att se till att de använder feedbacken på ett konstruktivt sätt.