Den omfattande guiden för att ge konstruktiv feedback
Feedback är avgörande för en välfungerande arbetsplats. Den främjar företagets tillväxt, individens utveckling och en rättvis företagskultur.
Produktivitet, karriärutveckling och att behålla medarbetare gynnas alla av effektiv feedback - feedback är som en GPS för medarbetarutveckling.
Vad är det då som gör feedback effektiv? Till att börja med måste den vara konstruktiv.
Oxford Languages definierar konstruktiv som "tjänar ett nyttigt syfte; tenderar att bygga upp". Det låter ganska enkelt. Ändå är det inte alltid så lätt att ge konstruktiv feedback.
Du kan vara orolig för att mottagaren:
- kommer att ta emot feedback negativt;
- kommer att ändra deras attityder gentemot dig och skapa en obehaglig arbetsmiljö;
- inte kommer att kunna hantera den nya informationen, vilket kommer att leda till försämrad arbetsmoral och försämrade prestationer;
- inte kommer att använda feedbacken (särskilt om de kanske redan har gjort det tidigare);
- kommer att få dem att tappa engagemanget och få dem att leta efter ett nytt jobb.
Men med rätt inställning och riktlinjer blir feedbackprocessen inte en negativ upplevelse!
Lär dig hur du effektivt använder konstruktiv feedback och skapar en tillväxtkultur i ditt företag.
🔄 Vad är konstruktiv feedback på arbetsplatsen?
HR-personal måste veta när de ska använda feedback från anställda och, ännu viktigare, hur de ska använda den.
Att hitta balansen mellan beröm och kritik är viktigt för att uppmuntra till förbättringar utan att sänka moralen.
Det finns några nyckelkomponenter när du ger konstruktiv feedback på arbetsplatsen. De är följande:
- Uppmuntra positiva aspekter.
- Identifiera områden för förbättring.
- Föreslå lösningar för att förbättra dessa områden.
Tips nr 1: Se till att din kritik tjänar ett användbart syfte. Ge inte bara feedback för att ge feedback. Håll i stället slutmålet i åtanke (att förbättra medarbetarens prestationer) och arbeta mot det.
Tips nr 2: Det är viktigt att balansera positiv och negativ feedback för att upprätthålla moralen och samtidigt peka på förbättringsmöjligheter.
Tips #3: Se till att erbjuda lösningar och vägledning. Det räcker inte med att peka på problem för att få en konstruktiv feedback.
Tips #4: Kom ihåg att hålla din feedback konstruktiv även när du tar upp allvarliga problem eller beteenden.
🙅♂️ Konstruktiv kontra destruktiv feedback
Motsatsen till konstruktivt är destruktivt.
Du vill definitivt undvika destruktiv feedback: Du kan göra dina anställda mindre produktiva om du ger destruktiv feedback.
När det gäller korrigerande feedback på arbetsplatsen finns det tyvärr många känslor som arbetar emot dig: rädsla, sorg, förvirring och stolthet, för att nämna några.
Om din feedback inte är konstruktiv riskerar du inte bara att slösa bort din tid utan också att få motsatt effekt genom att påverka den anställdes moral negativt.
Några saker du kan göra för att undvika destruktiv feedback är följande:
- Fokusera på handlingen, inte på personen.
- Erbjuda stöd och lösningar.
- Undvik oklara problem och orealistiska lösningar.
- Försök att inte styra på detaljnivå.
Vissa anställda är mer mottagliga för feedback än andra, både positiv och negativ.
Andra kan snabbt bli defensiva i situationer där någon ifrågasätter deras prestationer.
Men konstruktiv feedback är alltid inriktad på beteenden snarare än på en specifik person och dennes karaktär.
Undvika destruktiv kritik
Du bör också vara noga med att erbjuda stöd och lösningar när du identifierar problem. Att bara påpeka ett problem eller en svag punkt utan att ge råd om hur man kan förbättra det är inte särskilt konstruktivt.
Den anställde kanske inte vet hur han eller hon ska åtgärda problemet, så försök att ge feedback som går att genomföra när det är möjligt.
Oklara eller orealistiska förväntningar kan snabbt leda till stress och utbrändhet hos dina anställda.
Det är till exempel viktigt att ställa upp tydliga förväntningar och realistiska mål för anställda i ledande ställning. Utan uppnåeliga mål och en tydlig väg för att nå dem lämnar du dina anställda att kämpa på egen hand och tvivlar på sina förmågor.
Kombinationen av stress, självtvivel och oklara mål är ett recept för låg moral och negativa känslor om projektet eller jobbet i stort.
Samtidigt vill du inte heller att enkla eller uppenbara uppgifter ska hanteras i detalj på vägen.
Mikromanagement kan ha en negativ inverkan på en anställds arbetsflöde och attityd. Erbjud vägledning tillsammans med din feedback, men ta inte ifrån den anställde hans eller hennes självständighet om han eller hon inte behöver specifik hjälp.
🏆 Varför du bör ge konstruktiv kritik
Slutmålet med konstruktiv kritik är att förbättra prestationen och underlätta tillväxt.
Du försöker korrigera åtgärder eller förbättra ett arbetsflöde utan att offra moralen eller skapa tvivel.
Att skapa en positiv feedbackkultur på arbetsplatsen uppmuntrar till förbättring och lärande bland medarbetare.
När den konstruktiva feedbacken är korrekt utförd kan den få en anställd att känna sig uppskattad och påverka moralen positivt. Utan regelbunden återkoppling lämnar du dina anställda i ovisshet om de gör ett bra jobb.
Resultatinriktad feedback är nödvändig för yrkesmässig utveckling eftersom den hjälper till att sätta upp mål och uppmuntrar till kompetenshöjning.
Utan utvecklingsmål och återkoppling är det lätt för anställda att känna sig fast i samma gamla rutin. Medan vissa kanske inte har något emot bristen på variation, kan det leda till att andra söker förändring.
➡️ Undrar du vad några exempel på utvecklingsmål och sätt att uppnå dem är? Vi har 14 konkreta exempel.
⬇️ Vill du gå ett steg längre? Kolla in vår kostnadsfria mall för utvecklingsplan.
👀 Olika typer av feedback
Att behärska olika typer av konstruktiv feedback är en konst.
Att förstå skillnaden mellan kritik och konstruktiv feedback är viktigt för People Operations.
Kritik är till sin natur ett negativt begrepp.
Nyckeln till effektiv feedback är att ha ledarskapsförmågan att balansera kritikens negativa sidor med konstruktiv vägledning.
Tips nr 1: Använd positiva formuleringar för feedback till dina anställda tillsammans med kritik.
Att granska exempel på konstruktiv feedback kan vara en bra övning. Vi har sammanställt en lista med 35 exempelfraser som inspiration.
Negativ feedback från de anställda behövs för att identifiera områden som kan förbättras. Positiv feedback däremot förbättrar moralen genom att peka ut starka områden som kräver liten eller ingen förbättring.
Tips nr 2: Tricket är att behålla en övergripande positiv attityd och samtidigt identifiera de områden som behöver förbättras.
Tips #3: Även om det finns olika typer av feedback är kärnan densamma: konstruktiv kommunikation som föreslår åtgärder för att minska vanliga misstag och sätta upp utvecklingsmål.
➡️ Är du fortfarande fundersam? Vilken typ av feedback är mest användbar? Utforska vilken typ av feedback som är mest användbar i olika situationer.
💡 10 bästa metoder för att ge konstruktiv kritik
Det finns många lager av kvalitetsfeedback som säkerställer att det nödvändiga budskapet förmedlas samtidigt som negativa effekter minimeras. Här är tio bästa metoder och extra tips för att ge konstruktiv kritik:
1. Identifiera det specifika området för korrigerande feedback.
Detta kan tyckas uppenbart, men du måste vara säker på att du har en legitim anledning när du ger korrigerande feedback. Att ge kritik bara för sakens skull kommer sannolikt inte att ha någon positiv effekt.
Tips nr 1: Se till att du tar upp en specifik fråga som de anställda kan förbättra.
Oklar eller onödig kritik leder bara till frustration hos den anställde.
Tips nr 2: Använd kritik för att lösa ett problem, inte för att skapa ett problem för att ha något att kritisera.
2. Ange syftet med din återkoppling.
När du ger feedback ska du se till att kommunicera orsaken och slutmålet.
Tip#1: Det är okej att ge positiv feedback som en del av en schemalagd granskning, men konstruktiv feedback måste vara välförtjänt och värdefull.
Slutmålet är nästan alltid att förbättra den anställdes situation, vilket också påverkar företagets resultat.
Tips: Låt dina medarbetare veta att du vill att de ska förbättra sig och fortsätta att växa i sina roller, vilket är anledningen till att feedback om prestationer är nödvändigt.
3. Ge råd som går att genomföra
Att påpeka ett problem utan att ge en lösning eller vägledning kan göra mer skada än nytta.
Att påpeka ett omöjligt problem kan dessutom skada den anställdes självförtroende och belasta honom eller henne i onödan.
Tips: Gör en mer produktiv konversation där ni kan arbeta tillsammans med en handlingsplan.
I stället för att säga "detta är ett problem" kan du till exempel fråga "hur löser vi problemet?".
4. Pinpoint områden som kan förbättras och ge specifika förslag.
Som personalchef har du kanske inte alltid svaret på alla problem. Den anställdes specialiserade färdigheter och kunskaper inom sin avdelning innebär sannolikt att de har mer expertis än du när det gäller att lösa problemet.
Tips nr 1: Om du inte kan erbjuda en lösning på egen hand, ge de råd du kan och fråga den anställde hur han eller hon skulle gå tillväga för att lösa problemet.
Tips nr 2: Du kan också fråga om det finns något som de behöver för att övervinna hinder på sin väg. När allt kommer omkring är ditt mål inte bara att driva prestationer utan också att göra det möjligt för medarbetarna att arbeta. Visa arbetstagaren att du är på deras sida och inte emot dem.
5. Använd en uppskattande ton och anpassa feedbacken till den anställde.
Det är bra att känna en anställd när man utarbetar feedback för honom eller henne. En del kan ta emot feedback om prestationer utan problem, medan andra kan se det som en negativ upplevelse. Du kommer inte alltid att ha en personlig relation med varje anställd (nyanställda, distansarbetare), så använd dina tidiga interaktioner för att lära dig mer om dem.
Se i alla fall till att du förmedlar att de hjälper dig och företaget genom att vara öppna för kvalitativ feedback.
Tips: En positiv attityd och ett uppskattande språkbruk kan bidra till att hålla negativa känslor borta.
6. Ge individen en möjlighet att svara och vara öppen för hans eller hennes problem.
Försök att tidigt fastställa att samtalet är ömsesidigt.
Anta att du framför kritik utan att få något svar. I så fall går du miste om den anställdes insikt som kan kasta ljus över orsaken till eventuella problem.
Om de ger en förklaring till problemet, fokusera på att lösa det i stället för att bara avskriva det som en ursäkt. Med lite tur kan du borra ner till grundorsaken och utarbeta en plan för att lösa den.
7. Försvinn inte med din feedback
Det är viktigt att upprätthålla arbetsmoralen när man hanterar feedback från anställda. Men i slutändan måste kritisk feedback ges.
Tips: Det är inte bra att dra ut på frågan eller tona ner ett problem för att sedan dyka upp igen.
Det finns en god chans att den anställde redan är medveten om problemet eller om var hans eller hennes svagheter ligger. Genom att identifiera svaga områden och erbjuda förslag kan du kanske hjälpa till att övervinna dem. Detta kan resultera i en mer kompetent och nöjd arbetstagare - en vinst för alla i vår bok.
8. Undvik generaliseringar
Som tidigare nämnts bör kritiken ha ett tydligt syfte.
Tips nr 1: Det är bättre att säga till en anställd i en årlig prestationsbedömning att du inte har något att säga till honom eller henne än att hitta på ett problem där det inte finns något.
Varje gång du ger onödig kritik riskerar du att skada moralen och prestationen.
Tips nr 2: Ha alltid det specifika problemet, lösningen och slutmålet i åtanke. Att berätta för någon att han eller hon är bra på sitt jobb eller att han eller hon skulle kunna göra en uppgift bättre utan vägledning eller resonemang ger inget värde.
Kontinuerlig feedback, särskilt utan ett balanserat perspektiv, kan snabbt leda till överbelastning av feedback.
9. Upprepa stöd och tacksamhet
När du har gett din positiva och negativa feedback, se till att upprepa att du uppskattar att de har tagit sig tid att arbeta med sin professionella utveckling och att de delar med sig av sin egen feedback till dig.
Tips: En anställd som är ambitiös och vill lära sig är en värdefull tillgång för ditt företag. Se till att främja dessa egenskaper.
Överväg att använda feedbackundersökningar för att ta reda på vad de anställda gillar och ogillar med processen för att förbättra din feedbackkompetens.
Du kan till och med skapa en mötesmall för din ledningsgrupp. Dessutom kan du skapa och dela ett exempel på konstruktiv feedback som inspiration - du behöver inte låta dem stå i ovisshet.
10. Sammanfatta och bestäm en tid för uppföljning.
När du har gått igenom allt och förhoppningsvis kommit fram till några planer och lösningar, var inte blyg för att granska och avsluta saker och ting.
Tips nr 1: Du kanske till och med kan skriva en plan för hur du ska gå vidare. Ta fram en plan med alla åtgärder som följer av feedbacken.
Tips nr 2: Boka in framtida möten och överväga att ge en detaljerad lista över vad ni diskuterade. Gör det här till en utvecklingsplan för medarbetarna och en lärande erfarenhet, inte till mikromanagement.
Tips #3: Du vill införa konceptet med kontinuerlig feedback samtidigt som du undviker feedbacktrötthet.
🧑🏻💻 5 tips för att ge feedback till medarbetare som arbetar på distans
Även om många av dessa råd är allmängiltiga kan det vara mer komplicerat beroende på kommunikationskanaler och arbetsmodeller.
På distansarbetsplatser kan det t.ex. vara svårt att förmedla uppskattning via text (t.ex. e-post).
Om man dessutom tänker på feedback som en grundpelare i medarbetarutvecklingen är dess roll ännu viktigare för distansarbetare.
När man arbetar på distans finns det mindre utrymme för att lära sig genom observation och genom att aktivt lyssna på samtalen på kontoret. Medarbetarna kan inte själva avgöra om de är på rätt väg.
Det finns också en minimal möjlighet till informell feedback, som till exempel kan ske genom att idéer presenteras för kollegorna.
Tips nr 1: Feedback blir ännu viktigare för att distansarbetare ska kunna förbättra sig själva och ta itu med utmaningar eller fel. Se till att distansarbetarna får feedback i rätt tid.
Tips nr 2: Om du väljer att ge feedback via videochatt kan du minska risken för en negativ tolkning. En positiv och vänlig videochatt är ett utmärkt sätt att balansera den potentiella negativiteten i konstruktiv kritik jämfört med ett torrt och opersonligt e-postmeddelande.
Tips #3: Du har förmodligen färre interpersonella kontakter med distansanställda om ni inte delar arbetsutrymme, så använd feedbackmöten som en möjlighet att komma i kontakt med dem.
Tips #4: Generellt sett har distansarbetare färre möjligheter att interagera och lära sig yrkeskunskaper av sina medarbetare. Därför är det ännu viktigare att inrätta ett regelbundet feedback-system.
Tips #5: Sätt upp en standardtid för enskilda möten. Du kan till exempel använda dessa möten för att diskutera förbättringsområden och brainstorma alternativ till uppgifter som inte gick som planerat.
➡️ Skapa en feedbackkultur på din arbetsplats med hjälp av Zavvy
Att ge konstruktiv feedback kan vara en utmaning, men det sägs att inget som är värt att göra är lätt.
Konstruktiv feedback är nödvändig för meningsfulla förbättringar eftersom den hjälper till att identifiera möjligheter till tillväxt och utveckling.
Men om du enbart förlitar dig på årliga prestationsbedömningar för att ge feedback, missar du möjligheter att främja ett tillväxttänkande.
Zavvy kan hjälpa dig att stärka din företagskultur med vår programvara för 360-graders feedback. Vårt stödjande verktyg förvandlar kritik till en möjlighet att växa.
Upptäck de många fördelarna med en feedbackkultur och hur Zavvy kan hjälpa dig att skapa en sådan.
🎥 Boka en kostnadsfri 30-minuters demo med våra specialister och lär dig hur vår programvara för 360-feedback fungerar.