Vad är People Operations - och dess roll år 2024?
People Ops, People Operations eller POPs - något av dessa tre ord kanske låter bekant för dig. Tycker du att det är en "cool" ersättning för HR?
Inte precis!
Termen "People Operations" myntades 2006 under ledning av Lazlo Bock, tidigare Googles SVP of People Operations. Han skrev också en bästsäljande bok om sitt arbete, sina erfarenheter av kandidater och People Ops på Google - "Work Rules!".
Han upptäckte att Googles lyckoindex var mycket lågt under hans tid på företaget, särskilt bland kvinnliga anställda. Eftersom kvinnor lämnade företaget i stora skaror var det upp till POPS att ta reda på varför och hur det skulle åtgärdas.
Efter en undersökning upptäckte People Ops-avdelningen att det var ett problem med en ny mamma: de lämnade företaget dubbelt så snabbt som Googles genomsnittliga avgångsfrekvens. På den tiden erbjöd Google en mammaledighetsplan som var branschstandard (12 veckors betald ledighet för nya föräldrar på kontoret i Kalifornien och sju veckors betald ledighet för nya föräldrar i andra delstater).
Så 2007 genomförde Bock en förändring som för alltid skulle förändra den mänskliga dynamiken på Google och göra företaget till en av de mest föräldravänliga organisationerna.
Vad gjorde han?
Nyblivna mammor fick fem månaders ledighet med full lön och fulla förmåner och fick dela upp tiden som de ville - inklusive att ta ledigt strax före förlossningsdatumet.
Om hon vill kan en nybliven mamma ta ledigt ett par månader efter förlossningen, återgå till deltid ett tag och sedan ta ledigt resten av sin tid när barnet är äldre.
People Ops-rörelsen ligger oss varmt om hjärtat på Zavvy.
POP-team sätter människan i centrum och prioriterar upplevelser. De förespråkar kontinuerlig utveckling, smartare arbetssätt, meningsfulla relationer och feedback. På sätt och vis är de anledningen till att vi existerar.
Men vad är egentligen People Operations och vilken roll spelar det i en organisation? Vilka är de viktigaste prioriteringarna när det gäller att bygga och upprätthålla en engagerad och delaktig personalstyrka?
🔍 Vad är People Operations (People Ops)?
Folket på Indeed definierar People Operations som "den affärsfunktion som stöder medarbetarnas engagemang och produktivitet ". People Ops förbättrar - och humaniserar - affärsverksamheten och arbetar för att skapa en positiv upplevelse för de anställda. Det handlar om att sätta medarbetarna först!"
En organisation som sätter sina medarbetare i första rummet kommer att lyckas. När de anställda står i centrum för organisationens verksamhet är de glada, produktiva och engagerade. I gengäld hjälper de din organisation att nå sina mål.
På Zavvy anser vi att People Ops är den mer moderna, människocentrerade, erfarenhetsbaserade och analytiska metoden för HR. Här är vår uppdelning av vad People Operations- eller POPS-avdelningen gör:
- De uppmuntrar till högre anställdas produktivitet och ökar resultaten. genom att övergå från uppgiftsbaserad ledning till målbaserad ledning.
- De bygger upp, omvandlar och underhåller en organisations arbetsgivarvarumärke genom att erbjuda unika och mycket önskvärda förmåner och förmåner.
- De främjar relationer och bygger upp gemenskaper för att öka medarbetarnas välbefinnande och bibehållande.
- De tar bort, förbättrar och automatiserar uppgifter för att förbättra motivationen hos de anställda och eliminera tråkigt och oönskat arbete.
- De brainstormar, överväger och omformar ersättning till de anställda till locka till sig de bästa talangerna.
- De identifierar markörer för att kandidater inte vill engagera sig och implementerar processer för att ge en fantastisk kandidatupplevelse.
- De uppmuntrar till experimenterande, upprepar förtroende och autonomi och förbättrar därigenom medarbetarnas engagemang.
- Och viktigast av allt, de ger medarbetarna de verktyg som behövs för att de ska kunna leva upp till sin potential och prestera sitt bästa.
Alex Burlingame, Director of Sales/Marketing Operations på Fringe, kunde inte ha sammanfattat det bättre i detta LinkedIn-inlägg:
🆚 People Operations vs. traditionell HR: Vad är skillnaden?
Det är inte förvånande att företag använder termerna"personalresurser" och "personalverksamhet" omväxlande. De båda avdelningarna har trots allt vissa likheter, eftersom people ops tekniskt sett ligger under HR-paraplyet.
Båda rollerna är dock olika och har olika ansvarsområden:
Funktioner för en HR-generalist
- Upprätthåller en databas över de anställda.
- Genomdriver compliance med organisationens regler och föreskrifter.
- Hanterar ersättning och förmåner för anställda.
- Rekryterar, anställer, förflyttar, befordrar och avskedar anställda.
- Fungerar som medlare vid lösning av konflikter mellan anställda.
Funktioner hos en chef för personaladministration
- Ökar engagemanget och bibehållandet.
- Identifiera och implementera nya sätt att stärka medarbetarna för att se till att de trivs.
- Skapar och upprätthåller en holistisk företagskultur.
- Minskar tiden för att anställa och förbättrar kvaliteten på de anställda.
- Bygger upp och upprätthåller företagets positiva rykte.
Evelin Andrespok, tidigare People Operations Manager på Toggl, säger i en intervju med Forbes att detta bekräftas ytterligare:
"Den främsta skillnaden mellan People Ops och HR ligger inte så mycket i de dagliga uppgifterna som i förhållningssättet till medlemmarna i ett team. People Ops syftar till att förstå de anställda på ett helhetsmässigt sätt som individuella bidragsgivare, medan det traditionella HR-tänkandet ser dem mer som en resurs som ska beräknas och förvaltas för att uppnå effektivitet.."
❓ Varför är People Operations viktigt idag?
"Anställda engagerar sig i arbetsgivare och varumärken när de behandlas som människor." Meghan Biro
Det har gått mer än tio år sedan Google myntade begreppet "people operations" och förespråkade strategier som fokuserar på medarbetarna, t.ex. förlängd betald ledighet för föräldrar. En sak är dock fortfarande sann:
People Ops är här för att stanna.
De flesta företag var tvungna att lära sig dynamiken på arbetsplatsen på nytt under pandemin.
De var tvungna att ändra sin inställning till flexibilitet, integrering på distans, asynkron kommunikation, hantering av rykte/arbetsgivarvarumärke, psykologisk säkerhet på arbetsplatsen, välbefinnande för de anställda (inklusive psykisk hälsa) osv.
Och när världen började leva sig in i det "nya normala" blev det uppenbart att dessa förändringar bara var en del av en helhet för att hålla medarbetarna nöjda, engagerade och stärkta. Nyckeln till detta? Det är ingen annan än People Operations!
I "Arbetsregler!" Bock förklarar likheterna mellan två helt olika företag.
Den ena är ett multinationellt teknikföretag där de flesta anställda är universitetsutbildade.
Den andra är en stor familjeägd detaljhandelskedja som är känd för att anställa ungdomar som slutat skolan.
Vad är det då som gör dessa jättar framgångsrika, oavsett bransch?
Båda företagen var inte bara besatta av sina produkter eller processer. I stället investerade de i att se till att deras anställda fick inflytande och blev beslutsfattare . Som ett resultat av detta blomstrade de anställda på båda företagen och omsättningen var nästan obefintlig.
Vi lever i en värld där företagen ständigt analyserar siffror och glömmer en enda sak - människorna. För närvarande kämpar många företag och deras ledning fortfarande med att förstå sambandet mellan en mycket engagerad och glad arbetskraft, ökade intäkter och företagstillväxt.
En Gallup-studie visar att företag eller arbetsenheter som ligger i den övre kvartilen av organisationen när det gäller medarbetarnas engagemang har nästan dubbelt så stora chanser att lyckas jämfört med dem som ligger i den nedre kvartilen.
Företag som Uber och Tinder har betalat priset för bristande personorientering och har lärt sig läxan på det hårda sättet.
På det hela taget påverkar People Operations mer än att "bara vara HR" i en organisation.
- Lyssnar på och förespråkar de anställda, samtidigt som du ser till att de anställdas behov överensstämmer med företagets övergripande uppdrag.
- Moderniserar talangpipeline och företaget som helhet med hjälp av teknik, t.ex. program för personalutveckling.
- Håller medarbetarna uppkopplade (oavsett var de befinner sig), bygger starkare relationer och uppmuntrar till social interaktion.
- Arbetar tillsammans med avdelningen för intern kommunikation för att utveckla och förbättra organisationskulturen och förbättra relationerna med de anställda.
- Samarbetar med HR och ledningen för att spåra och upprätthålla arbetsbelastning och förväntningar, t.ex. intervjuer, preboarding, och onboarding nyanställningar.
- Övervakar, underhåller och förbättrar de anställdas arbetsförhållanden, välbefinnande och omsättningsgrad.
- Hjälper anställda med övergångar till nya roller eller som en del av en bredare omstrukturering av verksamheten.
- Utvärdera och utveckling av prestationer över anställda baserat på data.
- Erkänner och belönar toppresterande medarbetare.
- Hjälpa till med att bygga upp och lansera innovativa och smart genomförda utbildningsprogram för anställda för att uppdatera deras kunskaper och ge dem möjlighet att bli bäst på sina jobb.
- Utvecklar och främjar en organisation som en föredragen arbetsgivare och skapar en hållbar varumärkesimage med utgångspunkt i de anställda (via employer branding).
🗃️What vad gör en People Operations Manager? Avdelningar och roller
Här är några av de olika rollerna inom avdelningen People Operations och deras huvudsakliga ansvarsområden.
Direktör för personalfrågor
Director of People Operations övervakar hela People-teamet och ansvarar för att driva personalstrategin, med särskild uppmärksamhet på att skapa och stödja en fantastisk arbetsplatskultur. Några av deras ansvarsområden är:
- Att driva personalstrategin i linje med organisationens praxis, värderingar och strategi.
- Samarbeta med chefer för att identifiera varje affärsenhets kompetensluckor och utvecklingsbehov, identifiera och stödja lärandeaktiviteter och initiativ för att utveckla ledarskapet på alla nivåer.
- Vara en resurs för chefer i frågor som rör personalrelationer och samarbeta med dem för att se till att de leder och förvaltar sina anställda i linje med organisationens mål.
- Aktivt delta som en viktig chef inom funktionella områden som kräver en noggrann anpassning och konsekvens för att uppnå rättvisa, enkelhet och effektivitet.
- Tillhandahålla dataanalyser, mätvärden och verktyg som visar på framsteg mot viktiga milstolpar och hjälper till att driva strategin.
- Effektivt samarbeta med alla nivåer i organisationen för att samordna och övervaka all personalrelaterad verksamhet.
Källa: DearDoc
Chef för personalfrågor
En People Operations Manager övervakar företagets hela livscykel för anställda, inklusive onboarding, intern verksamhet och medarbetarupplevelser.
De skapar kontakt mellan ledningen och de anställda, hanterar alla funktioner inom People Operations, t.ex. onboarding / offboarding, administration av förmåner och kompensation, visumrelaterade förfrågningar, löner, ledighetsförfrågningar och prestationshantering, bygger och implementerar system för att stödja mångfald och integration inom företaget samt planerar och leder evenemang för medarbetarnas engagemang för att främja en uppdragsdriven kultur.
Källa: Hive
Specialist på personalfrågor
People Operations Specialist utvecklar, optimerar och implementerar processer och program för människor samtidigt som han eller hon övervakar det dagliga ansvaret för personalverksamheten. Några av deras uppgifter är följande
- Dokumentera, implementera och förbättra processer, förfaranden och program för teamets livscykel.
- Säkerställa leveransen av kritiska processer inom personalverksamheten, t.ex. arbetslöshetsansökningar, avflyttning och ändringar av arbetsuppgifter, inklusive kompensation, befordringar och förflyttningar.
- Ge funktionellt och tekniskt stöd när det gäller medarbetarnas upplevelse.
Källa: GitLab
Analytiker av personaldata
De ansvarar för att bygga upp nya analys- och rapporteringsfunktioner för att stödja programutvärdering och verksamhet. De hanterar också ad hoc-rapportering och analysförfrågningar samtidigt som de tillgodoser långsiktiga behov hos intressenterna och skapar insikter för HR-partners och chefer med hjälp av den befintliga instrumentpanelen, HRIS-data och genom att utnyttja ekosystemet för personaldata.
Källa: Meta
Andra roller i People Ops-teamet är
- L&D-specialist,
- Specialist på engagemang och intressebevakning för anställda,
- Chef för Employer Branding,
- och Onboarding Manager.
📈 Viktiga prioriteringar för People Ops: Bästa praxis för att stärka medarbetarnas engagemang och upplevelse
1. Ge medarbetarna en röst och makt
Ingen annan än de anställda själva vet vad de vill ha eller behöver. Låt dem bestämma. Eftersom People Ops-teamet förstår organisationens vision och vart den är på väg måste det utnyttja data och feedback för att fatta välgrundade beslut om initiativ för professionellt lärande, talangutveckling och medarbetarengagemang.
2. Uppföljning av viktiga mätvärden
Traditionellt sett har många HR-grupper känt sig förbisedda. De hade helt enkelt inte alltid siffrorna för att bevisa sitt värde.
Moderna POP-chefer bör vara KPI-drivna. Viktiga mätvärden är bland annat:
- tid att anställa
- kvaliteten på anställningen
- Kostnad per anställning.
- personalomsättning.
- behålla sina anställda.
- mångfaldsbetyg.
- frånvaron,
- medarbetarnas engagemang och arbetstillfredsställelse
Data från dessa mätvärden kan hjälpa teamet att hitta svar på frågor som:
- Vad gör vi rätt för våra medarbetare, kunder och företaget?
- Vilka områden bör vi förbättra för att öka engagemanget och nöjdheten?
- Hur bidrar vi till företagets resultat?
- Hur mäter vi avdelningens effektivitet och inverkan på organisationen?
- Bidrar informationen från dessa mätningar till organisationens övergripande tillväxt?
3. Visa proaktivitet och fokus på framtiden
Medan den typiska HR-avdelningen är reaktiv är POPS känd för att vara proaktiv eftersom de har en vision om var de vill att organisationen ska vara i framtiden (säg de kommande fem till tio åren).
Vad gör du? Börja planera och genomföra strategier för framtiden.
Vad gör du till exempel om framtida arbetstrender tyder på att de bästa talangerna BARA kommer att arbeta för organisationer som är starkt ESG-fokuserade (ESG står för Environmental, Social and Governance, dvs. miljömässig, social och styrning)?
Ditt företag kanske har en mångfaldig arbetsstyrka och tillämpar DEI-program, men den externa publiken kanske inte är medveten om det. Du kan börja planera genom att
- Externt kommunicera viktiga mätvärden och resultat för integration och mångfald i din organisation.
- Kommunicera din verksamhets koldioxidavtryck, sätt upp mål för växthusgasutsläpp på plats och ge externa intressenter uppdateringar när du genomför varje steg.
- Utveckla en strategisk färdplan och ett ramverk för ESG.
4. Skapa en positiv upplevelse för de anställda
Forskning visar att investeringar i medarbetarnas engagemang leder till ökad produktivitet, bättre kundbetyg, ökad försäljning, ökad lönsamhet och minskad sjukfrånvaro.
För att bibehålla och förbättra medarbetarnas upplevelse kan People ops-teamet ställa följande frågor:
- Är våra förmåner mycket attraktiva för våra anställda?
- Vilka verktyg kan vi använda för att få de senaste insikterna om vad som driver och motiverar medarbetarna?
- Finns det tillräckligt med möjligheter till lärande och utveckling för våra anställda?
- Vilken framtid trender för lärande och utveckling bör vi börja genomföra?
- Känner medarbetarna tillhörighet på jobbet? Känner de sig hörda, sedda och respekterade?
- Har våra nya medarbetare en fantastisk kandidatupplevelse och en smidig upplevelse på preboarding och onboarding ?
5. Utnyttja medarbetarnas möjligheter
Korn Ferry upptäckte att 33 % av de arbetssökande som söker nytt arbete angav behovet av nya utmaningar som skäl för att lämna sin nuvarande arbetsgivare.
Medarbetarnas engagemang motiverar ditt team i viss mån.
Men hur länge? Sanningen? Inte så långt!
För att medarbetarna verkligen ska kunna göra sitt bästa måste People Ops-teamet göra det möjligt för dem att göra det. Att göra det möjligt för medarbetarna är att övergå från att anta eller bara analysera vad medarbetarna behöver - till att ge dem just det.
🏢 3 Exempel på de bästa People Ops-företagen
Dessa företag behöver ingen introduktion när det gäller att utnyttja People Operations för att maximera medarbetarnas upplevelse och möjligheter.
Cisco
Cisco rankades på första plats i 2021 års lista över bästa arbetsplatsen:
96 % av de anställda tycker om att arbeta där - jämfört med 57 % av de anställda på ett typiskt amerikanskt företag.
🔍 Lär dig mer om Ciscos fantastiska personalpolicy i vår omfattande fallstudie Gör som Cisco med datadrivna processer för att utvärdera och återkoppla medarbetarnas prestationer.
Sedan företaget inledde People Operations 2006 har det gett sina anställda möjlighet att bli beslutsfattare som kan utforma sina karriärvägar och förverkliga sin fulla potential genom att stödja och ge dem befogenheter.
Det är därför ingen överraskning att anställda verkligen identifierar sig som "Nooglers" (nyanställda) och Googlers (heltidsanställda Google-anställda).
👲 På tal om Nooglers, ta reda på hur Google tar in nya medarbetare och hur du enkelt kan kopiera det.
Salesforce
Sedan 2016 har Salesforce legat i framkant när det gäller utmärkelser för människor i första hand, tack vare ett dedikerat People Operations-team som arbetar för att se till att företaget inte förlorar sina grundares unika vision:
"Att skapa en annan typ av teknikföretag. Ett värdedrivet företag som bygger på förtroende, kundframgång, innovation, jämlikhet, hållbarhet, ansvar för varandra och att ge tillbaka till våra samhällen."
Mjukvarujättens engagemang för sina medarbetare återspeglas i dess värderingar och ger alla möjlighet att bli en föregångare med hjälp av bland annat kulturen för framgång att arbeta var som helst, volontärarbete, förmåner och möjligheter för medarbetarnas välbefinnande.
Företaget ligger för närvarande på andra plats på listan över bästa arbetsplatser.
➡️ livsnerven i alla organisationer är dess medarbetare:Få ut det mesta av det med Zavvy
Människor förnyar, utvecklar lösningar, skapar strategier, bygger lösningar och driver organisationer framåt. För att hjälpa dem att bli den bästa versionen av sig själva måste organisationer behandla dem som kunder. De måste respekteras, värderas och vördas och inte bara behandlas som resurser.
Medarbetarnas värde ökar när du investerar i dem och behandlar dem som de är (människor).
Bygger du upp ett personalteam från grunden eller letar du efter ett verktyg som ger dig allt du behöver för att gå från traditionell personaladministration till en verklig personaladministration?
ZavvyVår plattform kombinerar medarbetarnas erfarenhet, tillväxt och relationer. Du kan kolla in våra produkter och funktioner eller prata med en av våra experter idag!