11 exempel på de bästa onboarding-upplevelserna för anställda
Medarbetarintroduktion definierar en medarbetares karriärväg i din organisation från den allra första dagen (och tidigare).
Är du nyfiken på hur andra företag gör?
Läs vidare för att få exempel på företag med extraordinära onboardingprocesser att lära av.
Från Google till Buffer.
❓ Vad är onboarding för medarbetare?
Er onboardingprocess är det första intrycket en nyanställd får av er organisation.
Och för att den ska bli bestående är det viktigt att ge dem alla nödvändiga verktyg och information som gör dem djupt engagerade i sin nya roll och i ert företag.
Men vad kännetecknar en bra onboarding-upplevelse?
Vi gick vidare och tittade på några av de företag som har de bästa onboardingprogrammen där ute.
Använd detta som inspiration för vår egen process - och som en serie fallstudier att lära av.
🏆 Exempel på bra upplevelser av introduktion för medarbetare
Låt oss vara praktiska.
Vilka företag har de bästa erfarenheterna av onboarding?
Vi har letat med ljus och lykta för att ge dig några av de allra bästa exemplen på onboardingprocesser för anställda.
Här är våra toppval och varför vi tog med dem på listan.
1. Zapier
Vad är speciellt? Tydliga milstolpar för uppgiften
Detta SaaS-företag är känt för sin fantastiska produkt och distansarbetsmiljö, och förespråkar automatiserade arbetsflöden.
I skrivande stund har Zapieröver 350 anställda i 23 länder. Med en så stor verksamhet på distans är deras onboarding avgörande för att säkerställa ett högt engagemang från deras anställda.
För att underlätta nyanställningsångesten ägnar Zapier anställda sin första vecka åt att bekanta sig med företaget och sitt team. Detta inkluderar att lära sig verktyg och system som behövs för att lyckas i sin roll och förväntningar som företaget har satt upp för de kommande åren.
När vecka 2 börjar är de redo att få händerna smutsiga genom att arbeta med små uppgifter. Och vecka 3 börjar de samarbeta med andra team i tvärfunktionella projekt.
Zapier :s onboarding är en framgång eftersom nyanställda får frihet och tid att komma in i företaget och sin roll. Allt detta utan att bli överväldigade av överflödig information och överflödiga processer.
2. Buffer
Vad som är speciellt: System med 3 kompisar, en plats
Detta verktyg för sociala medier har blivit ett av de ledande företagen inom sin nisch. Företaget är världsberömt för sitt erbjudande och tror på 100 % transparens. De publicerar alla sina siffror årligen - inklusive vinster, kostnader och löner för alla anställda - en magnet för nya talanger. För att inte tala om att företaget har arbetat på distans sedan det grundades, vilket gör det till en attraktiv arbetsgivare.
Deras första introduktionsprocess för nyanställda omfattade ett 45-dagars boot camp. Nyanställda fick dock arbeta som entreprenörer i 45 dagar istället för att omedelbart bli en del av teamet. De övergav denna praxis av en anledning - deras nyanställda kände en brist på engagemang i sitt team.
Efter detta förbättrade de sin onboardingupplevelse där nyanställda får 5 introduktionsmejl. Här kan de hitta all nödvändig information om företaget, deras team och deras roll. Så här går det till:
Numera har de en strukturerad onboarding-process som är lite för komplex för att beskriva i några få stycken. En sak som sticker ut är att innan en nyanställd börjar hos dem får de fem e-postmeddelanden med informativa ämnesrader för att dela och samla in all nödvändig information. Det här är hur det går till:
- Välkommen via e-post
- Insamling av grundläggande information
- Introducera dem för chefer och kollegor
- Presentera verktyg som nyanställda kommer att använda
- Fastställa förväntningar för första dagen
Höjdpunkt: System med 3 onboarding-kompisar
En särskilt framstående sak på Buffer är deras system med 3 onboarding-kompisar.
Det innebär att 3 personer är involverade i varje onboarding:
- Den anställande chefen
- En kulturkompis
- En rollkompis
Men att vara mentor för någon är inte något man bara kan börja med. Det kräver arbete, empati och regelbundna avstämningar.
Alla tre intressenter får därför detaljerad information om hur de ska vägleda och prata med sina nya kollegor.
Rekryteringschef
Roll som kompis
Kulturkompis
Alla svar på ett ställe
Om detta inte var nog använder Buffer ett annat enkelt, men kraftfullt knep för att göra sin introduktion till en av de bästa onboarding-processerna:
Alla nyanställda får tillgång till ett centralt onboardingdokument där de kan hitta svar på de vanligaste frågorna.
Denna onboarding fungerar eftersom nyanställda får information i delar istället för att bli överväldigade av allt material på en gång.
De får precis rätt mängd frågor för att hålla dem engagerade och entusiastiska över sin nya roll.
3. Miro
Vad som är speciellt: Tydlig plan för 30, 60, 90 dagar
Du har säkert hört talas om Miro - ettwhiteboardprogram som används av tusentals personer och företag runt om i världen. Förutom sin framgångsrika produkt har de ett växande team med över 1 000 anställda.
I motsats till sitt verktyg för att hjälpa distansarbetare är företaget självt inte distansarbetande. De har flera kontor i Europa, Asien, Australien och Nordamerika.
Deras introduktionsperiod sträcker sig över 90 dagar, där medarbetarna måste vara proaktiva och arbeta självständigt med de flesta uppgifter. Cheferna finns bara där för att vägleda dem och sätta upp förväntningar.
Miro har en särskild 30-60-90-dagarsplan som beskriver förväntningar och inledande projekt för alla. Planen är baserad på Michael Watkins bok "De första 90 dagarna".
När de skapar sin interna företagsprofil dokumenteras den så att alla kan läsa den. Detta är inte bara ett sätt att introducera nyanställda till teamet, utan det hjälper också till att skapa tydlighet i arbetet.
En viktig del av Miros onboardingprocess är att skapa medvetenhet hos medarbetarna om företagets storlek och komplexitet.
Med mer än 1 000 medarbetare utspridda över olika tidszoner är en av de viktigaste uppgifterna för en nyanställd att ställa in sina egna tider i Slack eller andra applikationer. På så sätt vet alla medarbetare när de ska kontakta varandra.
4. Zappos
Vad är speciellt? Kulturvideo, "erbjudandet"
Oavsett om du bor i USA eller inte har du säkert hört talas om Zappos. Varumärket är känt för att sälja skor av högsta kvalitet och erbjuder sina anställda en lika bra onboarding-upplevelse.
Video om introduktion
Alla nyanställda välkomnas med en introduktionsvideo som beskriver deras roll och erfarenheten av att arbeta på Zappos. Den belyser också arbetskulturen och varje medarbetares roll på Zappos.
Med en längd på under 6 minuter är detta ett bra exempel på väl investerad tid i videoinnehåll.
Samtidigt är den offentligt tillgänglig så att arbetssökande kan få en känsla av Zappos arbetsplats och dess kultur. Det är som att slå två flugor i en smäll - videon bidrar till att höja kandidatupplevelsen samtidigt som den lockar nya talanger att söka.
Med en längd på under 6 minuter är den här videon ett utmärkt exempel på väl investerad tid i videoinnehåll. Samtidigt är den offentligt tillgänglig, och alla andra som inte är anställda kan också se den för att få en känsla av arbetsplatsen och dess kultur.
Det är två för en - det fungerar både för kandidatupplevelsen och för att locka nya talanger att ansöka.
"Erbjudandet"
Dessutom har Zappos blivit ganska känt för"The Offer":
Efter avslutad utbildningsperiod erbjuder Zappos nyanställda 4 000 USD i ersättning för att lämna företaget.
Detta ökar engagemanget och filter för personer med låg kulturanpassning.
👠 I vår fallstudie kan du läsa mer om hur Zappos arbetar med onboarding av medarbetare och hur du kan driva en onboardingprocess som Zappos.
5. Äpple
Vad är det speciella: Märkta onboarding-kompisar
Det finns en anledning till att många nyutexaminerade och yrkesverksamma vill arbeta på denna teknikjätte. Apple är känt för sina produkter och välkomnar nyanställda på Apple med ett lika effektivt onboarding-program.
För att sammanföra nyanställda med personer som har en djup förståelse för Apple-kulturen introducerade de iBuddy-systemet. Här paras nyanställda ihop med en befintlig medarbetare utanför deras primära team, där de kan ställa frågor om
- deras roll
- företaget och dess kultur,
- eller vanor på arbetsplatsen.
Konceptet med ibuddy fungerar eftersom det hjälper nykomlingen att ta sig igenom den besvärliga perioden på ett enkelt sätt.
30 år efter att systemet lanserades är ibuddies fortfarande relevanta - och har anammats av flera andra företag, däribland Microsoft.
6. Hubspot
Vad är speciellt? Produktutbildning
Hubspot är ett företag som ständigt ligger i framkant när det gäller ny teknik, och följde i Apples fotspår och skapade sin egen onboardingplattform:
Grundläggande.
Den innehåller allt som en nyanställd behöver lära sig om företaget.
De har visserligen många kontor runt om i världen, men på grund av pandemin gick hela företaget över till distansarbete från och med mars 2020.
För att utveckla sitt distanssystem spelade de in nytt material för att medarbetare och chefer skulle komma in i sin omdefinierade arbetsplats.
Även om deras produkter är utmärkta kan de vara komplicerade att förstå. Så för att göra det enklare har de spelat in nya videor/handledningar om hur man använder dem effektivt.
Detta är användbart, särskilt för nyanställda som inte har praktisk erfarenhet av att arbeta med Hubspots programvara.
7. Grubhub
Vad som är speciellt: Videoinsats
Grubhub är en app för matleveranser där kunderna kan beställa mat från sina favoritrestauranger. Grubhub-förarna hämtar sedan beställningen från restaurangen och levererar den direkt hem till dörren.
I deras onboardingprocess ingår en introduktionsvideo för nyanställda och potentiella sökande.
Den är kort, informativ och innehåller all information som nyanställda behöver för att göra sitt jobb till en givande upplevelse.
Även om de förmedlar information via olika plattformar, gör deras videoformat innehållet minnesvärt.
Videon tar under två minuter och har visat sig vara bra, så vi är säkra på att den kommer att vara en konstant del av deras onboardingprocess under många år framöver.
8. Vodafone
Vad är speciellt: Varumärkesanpassad onboarding-app
En telekomjätte som har anställda över hela världen förstår säkert vikten av en bra onboarding-upplevelse.
Medan andra företag har komplexa ramverk och dokumentation, skapade Vodafone sin egen applikation för onboarding av anställda.
När en nyanställd börjar på företaget får de tillgång till Vodafones app, som guidar dem genom onboardingprocessen.
Appen är utformad för att underlätta onboarding-processen där nyanställda kan fylla i sina krav.
Dess roll är dubbel - för den anställde att lära sig viktig information om företaget och för Vodafone att underlätta deras onboardingprocess ytterligare.
9. Google
Vad som är speciellt: Handlingsbara uppgifter som levereras precis när de behövs, Noogler-hattar
Google är ett av världens mest välkända företag och en av de mest eftertraktade arbetsgivarna. De är kända för sina roliga aktiviteter på kontoret och ett fantastiskt förmånspaket, och deras onboarding är en inspiration för många arbetsgivare.
Till skillnad från exemplen ovan fokuserar Googles onboarding på den motsatta sidan av rekryteringsprocessen - cheferna.
24 timmar innan en nyanställd börjar får deras chefer ett automatiskt meddelande - tillsammans med 5 exakta uppgifter:
- 👥 Tilldela dem en kamrat eller kompis
- ⚙️ Diskutera deras roll och ansvar
- 🧑🤝🧑 Hjälp att träffa kollegor
- 📅 Upprätta checklistor för medarbetarna under de första sex månaderna
- 💬 Uppmuntra dem att tala öppet om potentiella problem
Målet här är att ha en kort tidsram mellan e-postmeddelandet och den nyanställdes startdatum, så att uppgifterna förblir färska i minnet.
Eftersom tyngdpunkten i onboardingen ligger på chefen får den nyanställde mer praktisk information om sin roll och sina ansvarsområden.
Det här är ett bra exempel på en onboardingprocess som är utformad med mänskligt beteende och erfarenhet i åtanke.
👲 I vår fallstudie om Google onboarding diskuteras onboardingprocessen på Google och hur du kan kopiera den. Lär dig av ett av de mest inflytelserika företagen i världen.
10. Verisys
Vad som är speciellt: Fjärrstyrd beredskap
Verisys, som är en ledande leverantör av vårddata, är ett av de många företag som övergick till distansarbete i mars 2020. Och detta kom med en egen uppsättning utmaningar.
Den första är att nya distansarbetare inte visste hur de skulle ställa in sina datorer hemma. Därför prioriterade de att skapa instruktionsvideor om hur man skapar ett produktivt hemmakontor.
Alla nya och befintliga medarbetare får denna utbildning.
Ny utrustning levereras säkert direkt till deras hem, tillsammans med ett swag-paket och lite dekorationer för alla nyanställda.
Nyanställda får ett varmt välkomnande direkt när de ansluter till Slack i sina respektive teamkanaler.
🚀 Vad är speciellt: Alla ovanstående tips, kombinerade i en, rik och automatiserad upplevelse
Roadsurfer är Europas största expert på husbilar. Och de växer snabbt.
Faktum är att deras personalstyrka växte från 20 kontorsanställda till 225 inom 2 år. Det är en tillväxt på 1 025 procent!
"Vi värdesätter verkligen vår varma och öppna atmosfär. Och att integrera nya kollegor öppet och snabbt hade till en början inte varit något problem. Men ju mer vi växte, desto svårare blev det att få ut nödvändig information till rätt personer och att införa komplexa strukturer och processer - både på företags- och teamnivå."
- Barbara Imm, HR-chef på roadsurfer
Med den utmaningen i bakhuvudet skapade roadsurfer en strukturerad onboarding-process för både hela företaget och enskilda team, t.ex. customer success.
Varför den är så bra
- 🎓Den innehåller interaktiva lektioner för att repetera kunskap på ett roligt sätt
- 📩 Meddelanden skickas via Microsoft Teams så att det blir roligare och mer engagerande
- 🏢 Det finns både en företagsspecifik struktur och en struktur för enskilda team
- 🛠 Det är mycket mindre manuellt arbete för HR-teamen - men nyanställda älskar det.
Alla nyanställda går igenom samma, vägledda upplevelse. Ingen blir bortglömd. Och alla lär sig om värderingar, företaget och teamen i sin egen takt.
Resultatet?
4,8/5 stjärnor av nyanställda trots 30 onboardings per månad.
Fullständig fallstudie: Hur Roadsurfer onboardar nyanställda på 36 orter
❌ Exempel på dåliga erfarenheter av introduktion av nya medarbetare
Det finns många sätt att gå fel med sin onboardingprocess. En av de främsta orsakerna är att du inte förstår dina anställdas behov för att uppfylla dina organisatoriska mål.
När du skapar ett onboarding-program med irrelevanta verktyg för dina anställdas roller, kommer de att tycka att det är svårt att hantera sitt arbetsflöde och så småningom sluta. Här är några fler metoder som kan leda till en bitter arbetsupplevelse på ditt företag.
Tilldela arbete till nyanställda från dag 1
Vi kan inte nog understryka detta problem. Att delegera arbetsrelaterade uppgifter till nyanställda på deras första dag eller ens första vecka är aldrig en bra start.
Det är absolut nödvändigt att ge dem tillräckligt med tid att lära känna sina teammedlemmar, sin roll och ditt företags arbetskultur. Att ignorera detta kommer att förvärra deras första dag ångest och press att prestera bra.
Dessutom ska du inte överbelasta dem under den första veckan. Börja istället med att ge nyanställda små jobb, och med tiden kan du bygga upp ett förtroende hos dem så att de kan ta över stora projekt.
Förlitar sig på innehåll istället för människor
Det är ingen hemlighet att ett effektivt onboarding-program tar tid för chefer och nyanställda. För att göra det enklare kan du använda dig av handböcker, videor eller webbseminarier för att introducera nyanställda till företaget.
Även om det inte är något fel med det, kommer dina medarbetare att bli förvirrade över hur de ska kommunicera inom organisationen.
Till exempel: Hur rapporterar de om sin verksamhet, och vilken information bör ingå?
Vem ska de rapportera till om viktiga händelser? Det bästa sättet att hjälpa dem är att boka ett videosamtal eller ett personligt möte.
Inget slår personlig kontakt.
Att inte bry sig om det första intrycket
En ny roll är som en första dejt. Medan du anställer en medarbetare för dennes kompetens, kommer hen att bedöma ditt företag baserat på din introduktionsprocess.
Om du inte lyckas uppfylla deras förväntningar är det ganska troligt att de slutar inom de första månaderna. Det är dock alltid bra att förstå och uppskatta deras värde för ditt företag.
Annars kommer de att acceptera nästa erbjudande de får.
När en nyanställd börjar ska du hälsa på hen vid namn, ordna en särskild plats åt hen på kontoret, utrusta hen med rätt maskinvara och programvara för att hen ska kunna utföra sitt jobb och presentera hen för resten av teamet.
Även om du arbetar på distans bör många av dessa saker ändå finnas med på din checklista för onboardingupplevelsen.
Rusar igenom den
Företag som Toptal har ett onboarding-program som varar i sex månader. Nyanställda förväntas lära sig något nytt för varje betydande milstolpe som uppnås under denna period.
Detta kan vara vad som helst - från att behärska en ny färdighet till att bli mer effektiv inom ett specifikt arbetsområde.
Anledningen till en lång introduktionsperiod är att nyanställda kan ta flera månader på sig att bli fullt produktiva i sin roll.
Om du rusar igenom introduktionsprocessen kommer dina anställda inte att ha tillräckligt med tid att förbereda sig.
De kommer till slut att underprestera, förbli demotiverade och bortkopplade från sin roll.
Att inte ha en plan
"Jag ska bara improvisera" är en av de minst effektiva strategierna att förlita sig på.
Den genomsnittliga onboarding-processen innehåller minst 54 små aktiviteter som nyanställda (och du) bör göra.
Att utgå från att du kommer att klara av det på egen hand är inte bara oansvarigt utan också det snabbaste sättet att förlora en förstklassig medarbetare.
För att få ut mesta möjliga av er onboardingprocess bör ni se till att den är väl dokumenterad.
Du måste fastställa hur lång tid processen tar, vad den innebär och vad du bör göra för att få en smidig upplevelse.
Allt detta kommer att vara mycket svårt att uppnå, även om man använder mallar för onboarding.
➡️ Läs vår detaljerade artikel om den ultimata guiden för effektiv introduktion av nya medarbetare.
Checkar inte in
En anställd som lämnas ensam kan betyda två saker: antingen är du nöjd med deras prestationer eller så har du helt glömt bort dem sedan de började.
I det första fallet: bekräfta det.
I det andra scenariot kan din anställda känna sig isolerad i ditt företag och till slut sluta.
Så, trots ett hektiskt schema, gör det till en vana att hålla koll på dina nyanställdas framsteg. De kanske inte vill ställa frågor för att de är rädda eller för blyga. Det hjälper alltid att få dem att känna sig bekväma och lyssnade på genom konsekventa uppföljningar.
📈 Hur man levererar onboarding-upplevelser som kombinerar bästa praxis från Google & co.
Alla företag, inklusive ditt, kan leverera en effektiv onboardingupplevelse genom att göra några ändringar i den befintliga upplevelsen.
Företag som erbjuder utmärkt onboarding har några gemensamma nämnare:
- De individualiserar tillvägagångssättet för varje anställd
- De ger utrymme för medarbetaren att ställa frågor
- De ger den nyanställde information om företagskulturen företagskultur
- De kommunicerar regelbundet och insisterar på möten på tu man hand
Du kan göra många av dessa saker på egen hand utan att öka dina kostnader - som att skicka ett e-postmeddelande eller skicka meddelanden på Slack.
Men det viktiga är att du effektiviserar processen och gör det enklare för alla inblandade.
➡️ Det är här våra verktyg för onboarding av anställda kommer in i bilden - de är utformade för att ge ditt företag ett ramverk för att skapa en utmärkt onboarding-upplevelse.
Varje bästa praxis som du har sett ovan kommer du att kunna leverera på autopilot med Zavvy.
Du kan vara säker på att du kommer att kunna leverera en trevlig onboarding-upplevelse till dina nyanställda, dina chefer och alla som är involverade i anställningsprocessen hos oss.
📅 Kontakta oss för att komma igång redan idag!