Vad en portal för anställda Onboarding är - och varför det inte räcker

Det finns ingen andra chans för det första intrycket.

På arbetsplatsen är onboarding det första intrycket.

Det är inte konstigt att en solid onboarding -process är avgörande när det gäller nöjda medarbetare, bibehållande av personal och tid till produktivitet.

En portal eller programvara för onboarding är ett bra steg för att säkerställa en smidig process. Läs vidare för att förstå vad en onboarding -portal är, dess fördelar, tips för onboarding nyanställda och hur man skapar en enastående onboarding -upplevelse. 

🚪 Vad är en onboarding-portal (för anställda)? 

En portal för anställda onboarding är en webbplats där nyanställda kan börja när de börjar på ett företag. Via portalen kan rekryteringarna få tillgång till en mängd information om ditt företag, personalpolitik, arbetsflöden, organisationsmekanismer och mycket mer. 

Vi tycker om att se onboarding -portalen som en"dörr" till de nyanställdas första upplevelser på företaget. Den ger en enda punkt för att få tillgång till relevant information för alla nyanställda. 

Onboarding-portal vs. Onboarding-programvara 

En portal för onboarding av medarbetare liknar en programvara för onboarding. Den främsta skillnaden är dock att den senare är mer holistisk, dynamisk och modern.

En fullfjädrad programvara för onboarding är inte längre en statisk portal, utan lägger till ett automatiserat leveransskikt som tar med människor på en guidad resa genom tiden.

Onboarding-portal vs. Onboarding-system eller plattform 

En plattform onboarding är samma sak som en programvara onboarding .

Därav den moderna utvecklingen av en statisk portal. 

Alla tre tjänar det primära syftet att ge nyanställda en välkomnande upplevelse där de kan få kontakt med kollegor och företaget. 

🏆 F ördelarna med en portal för onboarding av medarbetare 

En portal för anställda onboarding hjälper en organisation att ge sina nyanställda en enda kontaktpunkt för allt de behöver veta.

Andra fördelar med systematisk onboarding är bland annat: 

Tillfredsställande välkomnande

Papperslös onboarding stärker ditt varumärke och organisationsnamn samtidigt som du hjälper nya anställda att komma till rätta snabbare. En portal onboarding bidrar till en engagerande och konkurrenskraftig upplevelse i kriget om talanger. 

En smidig onboarding -process leder till nöjdare anställda och högre grad av bibehållande av personal. 

Enligt Brandon Hall Groups forskning har 60 % av de organisationer som har en effektiviserad onboarding -process en optimerad rekryteringsstrategi. 

Skapar en enda kontaktpunkt 

När du anställer folk ofta kostar alla schemaläggningar, spårningar och påminnelser dig timmar! Onboarding portaler fungerar som en enda kontaktpunkt för all information och automatiserar delar av arbetet. 

De ger detaljerad information med visuellt innehåll och tillgång till dokument. Detta gör att nyanställda och HR-teamet känner sig bekväma redan före första dagen. 

Enkel hantering av uppgifter 

Alla onboarding -processer sker inte på HR-kontoren. När det gäller anställda som arbetar på plats måste IT-avdelningen ställa in deras datorer, få deras parkering validerad, skapa nya passerkort, tilldela linjechefer som ska förbereda sig för introduktion... listan är oändlig. 

Utan en portal på onboarding är det svårt för HR att veta vilka processer som är avslutade och vilka som behöver kontrolleras och följas upp. 

📊 Tips för introduktion av nyanställda på distans eller personligen

Här är några bra tips som hjälper dig att ta din onboarding till nästa nivå.

Ha en process före introduktion 

Det första intrycket är viktigt! En process påpreboarding hjälper nyanställda att förstå vad de kan förvänta sig - och det är ett utmärkt tillfälle att entusiasmera dem.

Processen föreonboarding kan omfatta ett"välkomstpaket för företaget" med saker som:  

• En inblick i företaget genom en handbok, en kort video, en e-bok osv.
• Papper eller T-shirts med företagets varumärke 
• Uppgifter om inloggning och andra uppgifter om anställda 
• Exklusiva företagsförmåner, t.ex. rabatter för anställda, om det finns några. 
• Snacks, t.ex. choklad eller en korg med småmuffins.
• Blommor

Bryt isen med evenemang för kohorter

Någon gång har vi alla upplevt den nya anställdas nervositet. Det bästa sättet att få dina rekryter att känna sig bekväma är att samla dem i en lös atmosfär.

Detta hjälper till att klargöra eventuella frågor, bygga upp en relation och skapa en bra stämning för arbetsplatsen. Se till att tonen på mötet är vänlig, varm och lättsam. Lite skratt räcker långt! 

Implementera ett kompissystem under minst 90 dagar 

Onboarding Enligt statistiken rapporterar 87 % av företagen att onboarding buddy -systemen påskyndar nyanställdas kompetens och förmåga.

Systemetbuddy hjälper nyanställda att...

• Känner dig välkommen och bekvämare på arbetsplatsen.
• Ställ gärna frågor som de kanske tvekar att ställa till sina överordnade. 
• Förbättra det informella lärandet genom social interaktion.
• Öka självförtroendet genom erkännande på arbetsplatsen. 

‍

Ha ett standardiserat förfarande för onboarding 

En standardiserad onboarding -process ger rekryterna en riktning. Den minskar också den tid som går åt till onboarding anställda och ökar produktiviteten. 

Detta kan du göra genom att lägga till en checklista, ordna de nödvändiga dokumenten i ordning och även ordna utbildning om det är möjligt. Allt detta blir lättare att hantera om du har en portal på onboarding .

Få feedback 

Det bästa sättet att veta hur dina nyanställda trivs är genom ständig feedback, vilket gör det lättare att; 

• Ta reda på vad som fungerar och hur du kan förbättra de områden som inte fungerar. 
• Få en ärlig åsikt från dina rekryter om hur systemet onboarding var i allmänhet.  
• Ta itu med alla frågor, problem och förvirring som rekryterna fortfarande kan ha. 
• Få en uppfattning om deras planer för att avancera inom företaget. 

Det ger dig också ett utomstående perspektiv på vad som behöver förbättras i onboarding -processen. 

❌ Varför det inte räcker att tänka på en "portal" för onboarding 

Medarbetaren onboarding är inte något som slutar efter en dag. Det tar tid innan en nyanställd helt och hållet har vant sig vid det dagliga livet i ett företag, viktiga processer, kulturen osv.

Dessutom tar saker och ting lite längre tid när de görs virtuellt. Visst: Du har färre informella samtal, vilket innebär att det tar längre tid att sätta sig in i saker och ting. 

Om du skickar nyanställda till en statisk portal onboarding ser du till att informationen går förlorad.

En onboarding -process består av fyra faser: 

• Orientering
• Utbildning i roller
• Rollövergång
• Löpande utveckling

Oavsett vilken onboarding -lösning du väljer bör du ta hänsyn till dessa faser - och vägleda alla intressenter genom hela processen.

Här är ett exemplariskt arbetsflöde på Zavvy enbart för de tre första dagarna.

Detta är mycket effektivare än en statisk portal eftersom

• Den levererar aktivt information till alla inblandade under en viss tidsperiod. Det finns ingen gräns för hur lång tid det kan ta, och många kunder planerar de första sex månaderna här.
• Den knyter samman människor. Ser du att dessa meddelanden skickas till chefer och onboarding buddies ? Även detta är saker som du kan automatisera helt och hållet. Så att dessa personer kan fokusera på de meningsfulla diskussioner som de kommer att föra.
• Informationen levereras via moderna kanaler som Slack eller Microsoft Teams . Människor i dag tillbringar större delen av sin arbetstid i samarbetsverktyg som Slack. Och det är därför vår lösning når människor direkt här i stället för att tvinga dem att gå någon annanstans på egen hand.
• Den gör onboarding till en upplevelse som människor gärna kommer att minnas. Det första intrycket räknas. Att bara skicka folk till en tråkig länksamling räcker inte.

➡️ Lär dig hur onboarding fungerar med Zavvy

👀 Vad ska man tänka på i en onboardingportal eller programvara? 

En effektiv portal på onboarding automatiserar torra uppgifter och e-postmeddelanden och skapar en långvarig upplevelse. 

Här är några av de saker som du bör leta efter i en portal på onboarding : 

Integration med befintliga verktyg 

Kan portalen onboarding integreras med befintliga system och verktyg i företaget? 

När du köper en färdigutvecklad programvara onboarding måste du se till att den är kompatibel med dina centrala HRMS-verktyg, t.ex. Bamboo HR, Workday eller Personio. 

Inbäddning av befintligt innehåll

Det är inte alla portaler eller programvaror på onboarding som är kompatibla med video och ljud. Eftersom bild och ljud är viktiga inlärningsprocesser för inlärare bör du se till att din lösning är kompatibel med alla multimediasystem som du använder varje dag - oavsett om det är Loom, Vimeo eller YouTube, din Google Drive eller Sharepoint. 

Moderna distributionskanaler

Stödjer onboarding -verktyget samarbetsverktyg som Slack, Teams etc.? Tyvärr är det inte alla nyanställda som är tillräckligt självsäkra för att ställa frågor när de träffar sina chefer enskilt. 

Genom att skicka meddelanden via dessa kanaler ökar kommunikationseffektiviteten tre gånger jämfört med e-post. 

Integrering av intressenternas uppgifter 

Kan du integrera uppgifter för alla intressenter med hjälp av portalen onboarding ? Hur enkelt är det till exempel att meddela IT, chefen eller till och med inrätta ett buddy -program med hjälp av portalen? 

Till exempel visade en ministudie från Microsoft att 56 % av de nyanställda som träffade onboarding buddies minst en gång bidrog starkt till teamets övergripande framgång. Varför inte utnyttja detta?

Förberedelse för ombordstigning

Kan portalen onboarding även göra preboarding? Preboarding fungerar som en brygga mellan den tidpunkt då en anställd accepterar ett erbjudande och den tidpunkt då han eller hon påbörjar processen onboarding . 

Eftersom det skapar spänning för hela rekryteringsprocessen är det viktigt att integrera det i ditt onboarding -system. 

Preboarding hjälper även befintliga anställda: 

• Få ett försprång på deras buddy eller anställdas roller.
• Vet hur du förbereder dig för att välkomna nyanställda. 
  

🖥️ Behöver ni ett LMS för onboarding? 

Ett Learning Management System (LMS ) kan användas som en central plats för alla utbildningskurser inom ett företag. I vissa fall är "onboarding" en av dessa kurser.

De viktigaste funktionerna i ett LMS är kurshantering, funktioner för att bygga kurser, användarhantering och spårning. 

Behöver du ett LMS? Ja och nej. 

Jämfört med en wiki eller onboarding portal kan ett LMS skapa en bättre upplevelse. Wikis hjälper en organisation att snabbt dela idéer genom att länka enkla sidor. 

De flesta LMS-system är dock inte särskilt byggda för onboarding . Många Learning Management Systems är alldeles för komplexa, saknar kraftfulla integrationer eller är oförmögna att leverera den guidade upplevelse som nämns ovan.

➡️ Hur man skapar en enastående onboarding-upplevelse samtidigt som man automatiserar arbetet med Zavvy 

ZavvyMed hjälp av programmet onboarding kan du enkelt skapa en unik, strukturerad onboarding -upplevelse som imponerar på nyanställda från (eller före) första dagen - och automatiserar det arbete som krävs för att göra det.

Med Zavvy kan du skapa din första onboarding -process på några minuter. 

Vår plattform gör det möjligt för dig att:

• Bygg enkelt upp kraftfulla resor till preboarding eller nya anställda onboarding med hjälp av våra mallar och vår drag-och-släpp-arbetsflödesbyggare. 
• Tilldela automatiskt resor till nyanställda baserat på dina kriterier och våra HRMS-integrationer.
• Spåra och hålla koll på kraftfulla onboarding insikter under hela processen. 
• Integrera MS Teams och Slack för att koppla samman alla intressenter och skapa enastående upplevelser för nyanställda utöver torr e-post. 
• Bädda in innehåll från dina favoritverktyg som Google Drive för alla dina företagsdokument, Loom för videor och Typeform för enkäter och frågesporter. 

Och så mycket mer!

Läs mer om vår programvara för onboarding här eller boka en kostnadsfri live-demo med vårt team.

⏱ När är det rätt tid att köpa en onboardingportal eller programvara? 

Det är klokt att börja använda en portal eller programvara för onboarding så snart du ser att du kan anställa ett stort antal personer. 

Men du bör inte vänta tills dess. 

Saken är den: När du väl är upptagen med att rekrytera många nya medarbetare blir det svårare att ta dig tid att reda ut din process.

Men om du gör det sparar du timmar varje vecka. Du kan då frigöra tid för att fokusera på rekrytering, förbättra personalupplevelsen eller utbildning och utveckling. 

Är du nyfiken på hur andra gör det?

Lär dig hur Alasco halverade tiden till produktivitet och fick bra feedback från de anställda redan från första dagen.