Hur lång tid bör onboarding ta? Bästa praxis och idealisk tidslinje
"Man får aldrig en andra chans att göra ett första intryck." - Botaniska kostymer
En effektiv onboarding är din chans att göra ett bra första intryck på din nya talang. Faktum är att 93 % av de anställda håller med om att en effektiv introduktion är avgörande för att behålla medarbetarna.
Företag med bra onboardingprogram ser 2,5% högre omsättningstillväxt och 1,9% högre vinstmarginal jämfört med företag med dåliga onboardingprocesser. Om inte det räcker som motivation så leder det förstnämnda också till högre produktivitetsnivåer och snabbare kunskapsinhämtning.
Ändå är det 63 % av företagen som inte förlänger sina onboardingprogram efter den första månaden. Detta är ett stort misstag, med tanke på att det tar åtta månader för nyanställda att bli fullt produktiva.
Så hur lång tid bör onboarding ta?
HR-specialister och rekryterande chefer är överens om att effektiv onboarding tar minst tre månader. Detta är dock inte normen. Det viktiga är att din onboardingprocess är skräddarsydd för ditt företag och dina anställdas behov.
Vi visar dig hur du fastställer den optimala onboarding-perioden för ditt företag. Istället för att ge dig fisken lär vi dig allt om hur man fiskar, vad som gäller och bästa praxis, så att du kan förbereda din medarbetare för framgång.
De 4 faserna i onboarding
Genom att förstå de olika onboarding-faserna kan du skapa en stark strategi för att engagera nya medarbetare, förbättra retention och hjälpa dem att anpassa sig till företagets kultur och rutiner. Låt oss ta en titt på de fyra faserna i en effektiv onboarding.
Fas 1: Orientering
Under introduktionsfasen får de nyanställda bekanta sig med organisationen, ledningen och kollegorna. Den ger en tydlig bild av vad organisationen står för och sätter upp förväntningar på de nya talangerna.
Orienteringen omfattar följande element:
- Välkomsttal från högsta ledningen
- Översikt över handbok och efterlevnad
- Lektioner om företagskultur, policyer, historia och värderingar
- Insatser för mångfald och inkludering
Denna onboardingfas är också mycket flexibel. Även om personliga introduktioner rekommenderas kan du ha olika strategier för andra delar av introduktionen. Till exempel kan du använda teknik som AR och VR för att engagera medarbetarna och skala upp ditt onboardingprogram. Här är 17 spännande idéer för att göra din onboarding rolig och kreativ.
Kom ihåg att detta är en mycket avgörande tid för kandidaterna. Även en liten kommunikationsmiss och ett missförstånd kan få dem att tvivla på sitt beslut att börja på ditt företag. Men om du får dem att känna sig välkomna och hanterar dem väl, kommer de att känna sig mer entusiastiska över att bidra till ditt företags tillväxt.
Se också till att alla anställda slutför det nödvändiga pappersarbetet innan ni går vidare till nästa fas.
Fas 2: Rollutbildning
I detta skede lär man nya medarbetare om deras dagliga arbetsuppgifter och ger dem förutsättningar för långsiktig framgång. Det är en annan viktig fas i onboardingen eftersom den är direkt relaterad till hur framgångsrika medarbetarna kommer att vara i andra aspekter av sina jobb. När de nyanställda har en kristallklar uppfattning om vad som förväntas av dem kommer de att göra sitt jobb med större självförtroende.
Rollträningen omfattar följande moment:
- Fastställa förväntningar på prestationer
- Teknik- och processutbildning
- Jobbskuggning
- Säkerhetsutbildning på arbetsplatsen
Det är mer sannolikt att medarbetarna trivs med formell utbildning, eftersom det leder till bättre arbetsmoral och prestationer. Ett bra sätt att visa att du bryr dig om deras utveckling.
Fas 3: Rollövergång
Medarbetarna går in i övergångsfasen efter 60-120 dagar på företaget.
Här övergår den nyanställde till sin permanenta roll under direkt överinseende av sin tilldelade "kompis" eller "mentor". Förutom den direkta handledaren bör även chefer och ledare i frontlinjen ta initiativ till att lära upp de nyanställda:
- Strategier för tillväxt och förbättring
- Effektiv kommunikation
- Genuinitet och äkthet
Chefer kan också sätta upp SMART-mål för att hjälpa medarbetarna att visualisera hur framgång, kvalitet och produktivitet ser ut på ditt företag. Återigen bör du beskriva dina förväntningar på jobbet så tydligt som möjligt för att undvika missförstånd.
Fas 4: Fortlöpande utveckling
Det sista och avslutande steget i onboarding är att skapa en långsiktig plan. Detta säkerställer att varje nyanställd följer en kontinuerlig professionell och personlig utveckling. Det handlar om att sätta upp milstolpar och låta medarbetarna se hur de kan bidra positivt till din organisation och växa professionellt.
På så sätt kan både den nyanställde och ditt företag uppnå individuella och organisatoriska mål.
Den fortlöpande utvecklingen omfattar följande element:
- Karriärplanering
- Bedömning av kompetens
- Fastställande av personliga och yrkesmässiga mål
- Planering och strategi för individuell utveckling
- Genomföra regelbundna utvecklingssamtal för att uppmärksamma medarbetarnas insatser
- Hjälpa nyanställda att förbättra sina prestationer vid behov.
Hur lång tid brukar onboarding ta?
Som nämnts är rekryterande chefer och HR-chefer överens om att onboarding bör pågå i minst tre månader. 1-2 veckor är definitivt inte tillräckligt för att göra medarbetarna bekväma på kontoret och förvänta sig att de ska leverera.
Nya medarbetare trivs bäst när de är bekanta med företagskulturen, känner till och förstår företagets policyer, rutiner och teknik, och har funnit sig tillrätta i inlärningsupplevelsen. Det är därför som onboarding bör ske kontinuerligt under det första året efter att en ny medarbetare anställts.
Vi får inte heller glömma hur främmande det känns att börja om från början.
Nyanställda måste inte bara träffa teamet och ledningen och fylla i papper, utan de måste också vänja sig vid en helt ny miljö, ta reda på hur saker och ting fungerar och rent allmänt hitta sin plats i företaget.
Om ett år låter för långt för dig är andra HR-experter överens om att medarbetare kan lära sig mycket om sin nya roll och känna sig "hemma" under de första sex månaderna efter att de börjat på företaget. Överväg att skapa ett utvecklings- och introduktionsprogram som fokuserar på de första sex månaderna för att hjälpa medarbetarna att få en smidig övergång, varefter de bör vara redo att gå solo.
Att utveckla en effektiv onboarding-strategi tar tid. Men hur tar man reda på vad som passar bäst för just ditt företag? Ska din onboarding ta tre månader, sex månader eller ett år?
8 faktorer för att avgöra hur lång tid onboarding bör ta på ditt företag
Om du letar efter en standardiserad onboardingprocess har vi nyheter för dig: det finns ingen sådan.
Varje företag och anställd är unik, vilket är anledningen till att det inte kommer att leda till en effektiv onboarding att blint följa statistik. Du måste anpassa processen baserat på specifika faktorer.
1. Yrkesroll
Hela poängen med onboarding är att ge nyanställda klarhet - om vad deras jobb är, hur de ska göra det, vad som förväntas av dem, vem de ska rapportera till och be om hjälp, och de "outtalade regler" som vanligtvis är en del av ett företags kultur.
Detta sker vanligtvis under de första 30 dagarna, men kan pågå längre. Du kan också förse dina anställda med mallar och spelböcker för att säkerställa en konsekvent och upplevelsefokuserad onboarding.
Onboardingens längd beror också på om det handlar om interna eller externa rekryteringar.
Beroende på företagets storlek kan kulturen på en avdelning skilja sig avsevärt från kulturen på en annan avdelning. Även om du vill ta hänsyn till dessa förändringar vill du inte att en befintlig, förflyttad medarbetare ska känna sig som en nybörjare i din egen organisation.
För att undvika detta behöver de olika system för träning, feedback och socialisering för en smidig övergång.
2. Företagets komplexitet
Du vill ge nyanställda en översikt över ditt företags uppdrag och värderingar, dess produktlinje, målgrupp och de smärtpunkter som din produkt löser. Det är lika viktigt att göra dem bekanta med den övergripande organisationsstrukturen, processerna, systemen, infrastrukturen, anläggningarna, verktygen och gränssnitten.
Ju mer komplex informationen är, desto längre tid tar det naturligtvis för medarbetarna att sätta sig in i den.
3. Media för introduktion
Som en del av introduktionen kan du ge medarbetarna handböcker eller visa dem videor för att lära dem om företagets policyer.
Även om personalhandböcker är en praktisk guide och referens för företagets policyer och rutiner, är de inte lika engagerande.
Vår hjärna är konstruerad för att komma ihåg visuellt innehåll. Forskning har visat att en genomsnittlig tittare behåller 95 % av ett budskap när de tittar på det, jämfört med bara 10 % när de läser det. En anledning till att inkludera videobaserad utbildning i ert onboardingprogram gör hela processen mer engagerande och dessutom kostnadseffektiv.
4. Relationell introduktion
Onboarding är inte en transaktionsprocess. Du kan inte låta de nyanställda fylla i nödvändiga papper, läsa medarbetarhandboken och sedan vara klara. Det fungerar inte på det sättet.
Du måste ta hänsyn till relationell onboarding, där du vårdar och välkomnar nya medarbetare och ger dem det stöd de behöver. Du vill också att de nya medarbetarna ska bygga starka relationer med sina kollegor och hjälpa dem att snabbt anpassa sig till företagets kultur och processer.
5. Anställning på distans kontra internt
Onboarding på distans är mer komplicerat än personlig onboarding.
När du genomför onboarding online har du begränsad tillgång till de nyanställda. Du kan inte bara titta in och fråga personen "Hur går det?" eller luta dig över till personen vid nästa skrivbord och säga "Låt mig visa dig hur det går till igen".
Du måste vara extra uppmärksam och anstränga dig mer för att se till att nyanställda får en bra start under onboarding på distans.
Personlig onboarding är däremot mer flexibel och praktisk. Du kan läsa av den nyanställdes kroppsspråk för att förstå hur bekväm hen är och titta till hen under dagen för att underlätta övergången.
6. Teknik och infrastruktur
Nyanställda måste ha utrustning och tillgång till rätt system för att utbildningen ska vara effektiv, särskilt för distans- eller hybridarbetskraft.
Många företag väljer att ge medarbetarna steg-för-steg-vägledning i hur de ska använda en ny programvara. På så sätt slösar man inte bort värdefull tid på systemutbildning. Men vissa av dessa verktyg har en brantare inlärningskurva, vilket återigen påverkar hur lång tid onboarding bör ta.
Det finns också teknik som minskar den tid som läggs på transaktionella onboarding-förfaranden, som att fylla i pappersarbete, öppna konton och bevilja behörigheter. Det är uppenbart att företag som använder sådan teknik kommer att ha snabbare onboarding än de som inte gör det.
7. Nödvändig vägledning för fokuserad träning
En framgångsrik onboarding-process möjliggör också lärande på högre nivå.
En intensiv onboarding ger nyanställda mer tid att ta till sig information och fler möjligheter att bygga upp avancerade färdigheter som kan vara till nytta för organisationen. Du kan också utbilda medarbetarna i att utveckla mjuka och tekniska färdigheter för att säkerställa deras personliga utveckling.
En annan sak som påverkar hur lång tid onboardingen tar är tillgången till samarbetsbaserade inlärningsmöjligheter.
Att tilldela dina medarbetare en "kompis" är ett bra exempel på kollaborativt lärande. Detta system säkerställer att medarbetarna inte behöver gå igenom introduktionsprocessen ensamma, samtidigt som de får chansen att knyta an till andra kollegor, dela erfarenheter och förstå sin roll inom företaget.
8. Medarbetarnas entusiasm
Den sista faktorn som påverkar hur lång tid onboardingen bör ta är också den svåraste: din nya medarbetares entusiasm.
Om din onboarding enbart är en transaktionsprocess kommer den inte att knyta medarbetarna till ditt företag. Om den är mer samarbetsinriktad och fördjupande kommer dina medarbetare att vara helt engagerade i företaget. De kommer att trivas med sina jobb, känna sig engagerade i företaget och anstränga sig mer i sitt arbete.
Tid till produktivitet vs. tid till onboarding
Här är vår syn på hur lång tid onboarding bör ta:
Hur lång tid en onboarding tar beror på en mängd olika faktorer, men forskning visar att medarbetare kan dra större nytta av längre, strukturerade onboardingprocesser.
Det betyder inte att det alltid kommer att ta längre tid för dina medarbetare att vara produktiva.
Låt oss förklara.
De flesta HR-medarbetare fokuserar på måttet tid till ombordstigning, när de borde fokusera på ett annat HR-mått som kallas tid till produktivitet.
Time-to-productivity mäter hur lång tid det tar för medarbetarna att bli operativa och produktiva. Det anger tiden mellan medarbetarens första dag och när medarbetaren är fullt produktiv och aktivt bidrar till organisationen.
Ju kortare tid ditt företag har på sig att bli produktivt, desto snabbare blir naturligtvis din onboarding, och vice versa.
Zavvys programvara för onboarding av anställda effektiviserar och strukturerar onboarding genom att ge nyanställda de verktyg och mallar de behöver för att lyckas. Detta hjälper er att minska tiden till produktivitet och förbättra kandidatupplevelsen.
🔍 Läs vår detaljerade fallstudie om hur vi hjälpte Alasco att halvera tiden till produktivitet.
Enligt vår erfarenhet tar en effektiv introduktionsprocess minst en månad och sträcker sig vanligtvis till sex månader, vilket också är den tid då provanställningen avslutas och medarbetarna förväntas arbeta med full kapacitet.
Vi rekommenderar starkt att ni håller fler enskilda feedbacksessioner, check-ins och scorecard-reflektioner efter att de nyanställda har genomfört sin tre månader långa milstolpe på ert företag för att förbättra möjligheterna att behålla dem.
Idealisk tidslinje: De viktigaste milstolparna i en medarbetares resa
Nedan följer vår ultimata syn på hur en lyckad onboarding-upplevelse ska se ut. Vi har delat upp hela processen i fyra olika tidsramar för att du ska få en bättre förståelse.
A. Förberedelse för ombordstigning
För att göra medarbetaren bekväm och redo för sin första dag på jobbet måste du bekanta dem med företaget och dess kultur under preboardingfasen.
- 1-2 veckor före: Skicka ett välkomstpaket och en checklista med dokument till medarbetaren och presentera dem för företaget och några teammedlemmar.
- 5 dagar före: Ge medarbetarna en detaljerad genomgång av företagets kultur och processer - vad det är och gör, kontorets regler och bestämmelser, arbetstider och förväntningar.
- 1 dag före: Skicka en plan för den första dagen och se till att medarbetarna har tillgång till alla nödvändiga system och dokument.
B. Onboarding steg 1
Detta steg fokuserar på den första veckan när medarbetaren börjar på ditt företag. Du vill introducera dem till teamet och kontoret och göra dem bekanta med dina partners, kunder och konkurrenter.
- Dag 1: Ge medarbetaren ett officiellt välkomnande. Presentera dem för teamet, företagets kultur och värderingar samt produktlinjen. Se till att de fyller i det pappersarbete som krävs.
- Dag 2: Lägg fram förväntningar på jobbet och vad du förväntar dig att de ska åstadkomma under den första veckan. Förklara vilka KPI:er och OKR:er du kommer att använda för att mäta deras prestationer.
- Dag 3: Introducera dem till andra avdelningar och berätta för dem vem de ska vända sig till för att få hjälp. Tilldela medarbetaren en "kompis" för att hjälpa dem att komma till rätta.
- Dag 4: Berätta om företagets partners, kunder och konkurrenter. Du kan också ge medarbetaren dokument som förklarar dessa mer i detalj.
- Dag 5 och dag 6: Uppmuntra dem att delta aktivt och engagera sig i företaget.
- Dag 7: Ha ett 1:1-möte med medarbetaren och reflektera över deras första vecka på jobbet. Uppskatta vad de har åstadkommit och skingra eventuella tvivel.
C. Onboarding steg 2
Detta steg omfattar medarbetarens första månad på ditt företag. Ditt motiv här är att göra dem mer delaktiga och produktiva, samt att ge mycket feedback för att underlätta deras övergång.
- Dag 9: Förklara företagets feedbackkultur och vilka kanaler som används för att ge feedback. Gör medarbetaren bekväm med processen att få och ge feedback.
- Dag 12: Ordna en kaffepaus med sin tilldelade kompis för feedback.
- Dag 14: Håll ett kort reflektionspass där ni går igenom händelserna under den föregående veckan. Du kan också hålla ett kort inlärningsquiz för att testa deras kunskaper om företaget.
- Vecka 3: Bjud in dem till mötet inom avdelningen. Påminn dem om att gå igenom företagets dokument igen.
- Vecka 4: Gör en check-in för den första månaden och ge nödvändig feedback. Du kan också skicka en enkät till dem för att fråga hur deras onboarding går.
D. Onboarding steg 3
Detta steg omfattar medarbetarens andra till sjätte månad på företaget. Processen innebär regelbundna 1:1- och feedbacksessioner för att få dem att bidra mer till företagets tillväxt. Du vill också få reda på deras framtidsplaner för att anpassa deras intressen till företagets mål.
- Andra månaden: Vid den här tidpunkten bör internutbildningen vara avslutad. Uppmuntra medarbetaren att delta i fler teammöten, dela med sig av sina åsikter och föreslå förbättringar. Håll regelbundna 1:1- och feedbacksessioner och en månatlig check-in.
- Tredje månaden: Medarbetarna bör kunna diagnostisera problem och erbjuda lösningar senast den tredje månaden. Tilldela dem projekt och uppmuntra till självständighet. Överväg att göra en undersökning där medarbetarna tillfrågas om vilka färdigheter de är intresserade av att utveckla. Håll regelbundna 1:1- och feedbacksessioner och en månatlig check-in.
- Fjärde månaden: Gör dem till "shadow learners" och uppmuntra dem att tänka på framtida inriktningar. Håll regelbundna 1:1- och feedbacksessioner och en månatlig check-in.
- Femte månaden: Be medarbetaren att skapa en utvecklingsplan och följa upp sina aktiviteter. Håll regelbundna 1:1- och feedbacksessioner och en månatlig check-in.
- Sex månader: Be dem skapa en plan för nästa år och be dem om feedback. Ge dem ett utvecklingssamtal efter sex månader.
Efter sex månader bör din medarbetare ha varit framgångsrikt onboardad. Naturligtvis kan processen vara kortare eller längre beroende på de faktorer som vi förklarade ovan - tidslinjen ovan visar bara vad vi anser är de viktigaste milstolparna i en framgångsrik onboardingresa.
Fallstudie: Tidslinje för onboarding på Mailchimp
96% av de anställda på Mailchimp säger att det är en bra plats att arbeta på jämfört med 59% av de anställda på ett typiskt USA-baserat företag. Detta beror främst på att företaget har gjort några effektiva justeringar av sin onboarding-process under åren.
Mailchimp onboardar över 200 nya medarbetare varje år och har skapat ett program för "Employee Integration Associates" för smidigare onboarding. Dessa medarbetare ansvarar för att ge de nyanställda alla resurser de behöver för att arbeta och få dem att känna sig välkomna.
Några av höjdpunkterna i detta program inkluderar:
- Påsar med värdeföremål
- Kostnadsfria luncher
- Besök på kontoret
- Chatta med två av medgrundarna
Före sin första dag måste varje anställd fylla i ett formulär med sina favoritsnacks, färger, hobbies och mycket mer, som sedan används för att ställa i ordning deras arbetsyta. Cheferna skickar också hälsningar på vykort för att ge dem en personlig touch.
Den första dagen får de nyanställda en rundtur på huvudkontoret, varefter de fyller i pappersarbetet. De får också sitt onboardingschema för veckan som innehåller gratis luncher, avdelningsöversikter och diskussioner som förklarar Mailchimps målgrupp.
Alla nyanställda får också veta vad som förväntas av dem i slutet av veckan. Det kan handla om att få en allmän förståelse för företaget och hur det fungerar, ställa in sin dator eller träffa teamet.
Dessutom äter de nyanställda lunch med sina nya kollegor under den första veckan och deltar i informella möten. Detta bidrar till att bryta isen och gör det möjligt för dem att integreras snabbare och smidigare i organisationen.
Mailchimps kulturella onboardingupplevelse sker personligen under den första veckan, men egentligen varar onboardingen i tre månader. Detta ger medarbetarna en bättre förståelse för vad teamet gör och vad deras roll är, tillsammans med hur de kan göra jobbet effektivt.
En annan anledning till att Mailchimps onboarding är så effektiv är att ledningen alltid är öppen för feedback och iteration för att skapa en mer effektfull upplevelse för de nya medarbetarna.
Planera din perfekta tidslinje med ett klick. Med Zavvy
En bra onboardingprocess är varken lång eller kort - den är effektiv och verkningsfull. Istället för att fokusera på att slutföra onboardingen inom ett visst antal månader bara för att en studie säger så, ta reda på vad som fungerar för dina medarbetare och ditt företag.
Ledande företag litar på att vår programvara för onboarding automatiserar deras interna onboardingprocesser. Med Zavvy kan du skapa rika, diversifierade upplevelser som går längre än e-postmeddelanden. Vår programvara ger nyanställda en systematisk översikt över all information de behöver och ger dem stegvisa element för att övervaka deras framsteg.
Slutresultatet är nöjda medarbetare, minskade omkostnader och snabbare och effektivare onboarding.