7 tips för att ge effektiv feedback till anställda + expertråd
Att ge effektiv feedback är avgörande för att utveckla och behålla medarbetarupplevelsen.
Det är dock lätt att göra misstag när man ger feedback.
Att välja fel miljö, samla kritik och ha ett negativt kroppsspråk kan till exempel göra mer skada än nytta.
Det är här som en effektiv strategi för återkoppling till medarbetarna kommer in i bilden.
Genom att ge effektiv återkoppling kan du garantera att ditt budskap kommer fram tydligt och att dina anställda blir motiverade att prestera bättre.
🔭 Vad är effektiv feedback?
Effektiv feedback innebär att ge värdefull och korrigerande information till anställda för att förbättra deras prestationer. Effektiv feedback kan vara positiv och negativ och fokuserar vanligtvis på ett specifikt beteende eller en specifik situation.
För att din feedback ska vara effektiv måste den vara det:
- Proaktiv: Återkoppling bör ske kort efter en händelse så att de anställda kan åtgärda ineffektivitet omedelbart.
- Specifikt: fokusera på en viss sak som de anställda har gjort, inte på hela deras erfarenhet inom organisationen.
- Objektiv: ge feedback utifrån vad du har studerat och inte utifrån dina personliga känslor.
- Konstruktiv: får inte ha någon underton av fördömande eller involvera icke-våldskommunikation. Istället bör man lyfta fram medarbetarnas tillkortakommanden, organisationens storskaliga påverkan och tillhandahålla en handlingsplan.
- Konsekvent: Effektiv feedback från anställda bör vara en återkommande och systematisk process. Beroende på din organisationsstruktur kan du genomföra en veckovis, årlig eller kvartalsvis prestationsbedömning.
👀 Hur man ger effektiv feedback till sina anställda med exempel
Börja med det positiva
Du kanske frestas att packa in feedback-smörgåsen i din lunch. En feedbackmacka är när du berömmer din anställde, påpekar hans eller hennes misstag och sedan berömmer honom eller henne igen. Om det här är du, börja göra det motsatta.
Den här metoden är en omväg och gör det svårt för medarbetarna att förstå vad du vill säga. Börja i stället med en positiv kommentar. Det kan handla om dina anställdas senaste prestationer eller ett projekt som de för närvarande arbetar med.
Säg något i stil med: "Anna, jag är verkligen imponerad av din design av användargränssnittet för vår träningsapp. Du är ett bra exempel för alla i teamet." Fortsätt sedan att ge konstruktiva feedbackfraser.
Så här kan du göra utan att det låter skrämmande:
- Gör en paus efter att ha gett positiv feedback. Låt dina anställda bearbeta vad du just har sagt och svara.
- Berätta varför du har ordnat ett privat möte.
- Undvik att använda "men"- alternativt separera positiv och negativ feedback. Till exempel: "Först vill jag säga... (ge beröm). För det andra känner jag starkt att det vore bäst om du... (ger konstruktiv feedback)".
Var specifik
Låt oss ta en titt på dessa två exempel:
"Anna, jag älskar de nya interaktiva knapparna som du har lagt till i vår fitnessapp. Jag tycker bara att de strider mot temat. Kan du minska storleken på dem?"
Versus...
"Anna, bra jobbat! Men du måste förbättra din design."
Det första uttalandet är specifik återkoppling. Den talar om för den anställde vilka styrkor han/hon har och var han/hon behöver göra förändringar i sitt arbete. Samtidigt är det andra uttalandet generiskt och förvirrande. Det visar inte UX-designern vad det är i designen som de behöver ändra.
När du ger specifik feedback till dina anställda, som i det första uttalandet, Michael AlexisVD på teambuilding.com, säger:
Min främsta tipset för att ge feedback till anställda är att vara mer direkt. Försök att fråga dina medarbetare: "På en skala från 1 till 10, hur direkt är du när det gäller feedback?". Många kommer att svara "6, 7 eller 8" och förklarar att det hjälper till att dämpa budskapet och skydda mottagarens känslor.
Ställ sedan en följdfråga: "På samma skala, hur direkt vill du ta emot feedback?". Du kommer att få höra många 9- och 10-tal. Poängen är att Människor vill ha direkt feedback och är mer motståndskraftiga än du kanske tror.. När du ger människor tydlig och öppen information ger du dem också möjlighet att svara, förklara, förbättra sig och så vidare. Det är en vinst för alla.."
Var objektiv
Objektivitet när du ger feedback innebär att du hänvisar till beteenden som du själv har observerat. Basera inte din feedback på rykten och hörsägen som cirkulerar på arbetsplatsen. Förvandla i stället dina observationer till datapunkter för att göra din feedback solid och effektfull.
Använd till exempel inte fraser som "Du kommer alltid för sent till jobbet och det börjar påverka din prestation". Det här uttalandet skapar utrymme för defensivitet hos de anställda som sannolikt kommer att motarbeta din åsikt i stället för att justera sitt beteende.
Använd i stället modellen Situation-Behavior-Impact.
Säg till exempel: "Under de senaste tre dagarna (situationen) har du varit frånvarande från möten (beteendet) och jag har märkt hur det påverkar framstegen i vårt pågående projekt (påverkan)."
Om du leder samtalet i denna riktning visar du att du är medveten om problemet. Du har sett hur det påverkar alla, och nu vidtar du proaktiva åtgärder för att lösa det, oavsett dina personliga känslor för den anställde.
Leanne Renninger, grundare av LifeLabs Learning, säger att ett annat skäl till att välja detta tillvägagångssätt är att det förstärker positiva beteenden:
"Vi vill kunna specificera exakt vad som vi vill att den andra personen ska öka eller minska. Och om vi håller oss till oklara ord kommer de faktiskt inte att ha någon aning om vad de ska göra framöver för att fortsätta upprepa beteendet."
Använd dessa tips om feedback för att behålla objektiviteten:
- Styr samtalet bort från personliga vanor. Håll fokus på situationen, inte på personen.
- Tro inte att dina anställda har all bakgrundskunskap. Definiera problemets karaktär och visa dem varför det är ett problem.
- Var inte rädd för att ge negativ feedback. Undvik att mildra slaget med en feedback-smörgås.
- Lyssna på deras sida av historien. Var öppen för möjligheten att du är en del av problemet.
Ge användbara råd
I motsats till feedbacken börjar effektiv feedback till medarbetarna positivt, placerar konstruktiv kritik i mitten och avslutar med åtgärder som ger medarbetarna möjlighet till förbättring.
Det är viktigt att du tar dessa steg efter att du har berättat om den viktigaste delen av din återkoppling. Detta hjälper dina anställda att känna sig trygga efteråt eftersom det visar att du är intresserad av deras framsteg och att du bryr dig om deras framgång. Deras fokus flyttas då från den negativa aspekten av din feedback till att gå vidare.
Du kan till exempel säga: "En av de vanor som har hjälpt mig att alltid komma tidigt till jobbet är att göra klart hälften av min att-göra-lista kvällen innan. Skulle det också fungera för dig?"
Andra åtgärder som du kan vidta är följande:
- Planera uppföljningsmöten
- Dela med dig av lösningar som är lätta att relatera till. Nämn hur dessa steg har fungerat för dig eller använd andra fallstudier.
- Ge dem de nödvändiga resurserna.
- Kalla på positiva åtgärder som du skulle vilja se mer av.
Ge återkoppling ofta
32 % av de anställda måste vänta i mer än tre månader på att få feedback från sin gruppledare.
Hur ofta återkoppling sker beror på din organisationsstruktur och ditt schema, men helst bör du ge återkoppling kort efter att en situation inträffat. Ju tidigare du ger medarbetarna feedback, desto snabbare kan de göra de nödvändiga förändringarna.
VD för SnackNation, Sean Kelly, säger att:
Om du inte gör det, kommer andra saker att fylla utrymmet i luckan. Du kommer inte att träffa den personen eller få kontakt med den personligen förrän efter fyra till fem dagar, en vecka eller två veckor. Då har du förlorat din chans, för då kommer det att kännas konstigt. Om du tar upp det, blir det typ: "Vad? Har du suttit och känt så här?" eller "Har du byggt upp någon förbittring?".
I ett sådant scenario är det mer sannolikt att de anställda glömmer vissa situationer eller beteenden. Detta gör det svårare för dig att lösa problem.
Men samtidigt kan frekvent feedback snabbt bli överväldigande eller verka som mikromanagement.
Så här kan du förhindra att det händer:
- Kontrollera dina motiv innan du ger feedback. Gör du det för att du är irriterad eller för att du verkligen vill förbättra situationen?
- Använd feedbackverktyg som komplement till ett formellt möte - till exempel Qualtrics, Impraise och Weekdone.
- Observera miljön. Om dina anställda är spända eller känslosamma är det inte rätt tidpunkt - vänta tills värmen har lagt sig.
Kommunicera ansikte mot ansikte
Det är viktigt att träffa de anställda enskilt för att skapa förtroende. Då kan de läsa av ditt kroppsspråk och veta om du är öppen. Det kommer också att stimulera produktiviteten eftersom den anställde tar situationen på större allvar än om han eller hon läser din feedback via e-post.
Dessutom kan skriftlig feedback öka risken för feltolkningar. Dina anställda kan lätt missförstå ditt utropstecken som ett tecken på ilska eller skrikande. I själva verket försöker du tala om för dem att situationen är brådskande.
I detta sammanhang, Alexandria Butlergrundare av Sista Circle, rekommenderar följande:
Vill du ge effektiv feedback till dina anställda? Lär känna dina medarbetare.
Alla kommunicerar på olika sätt och alla har olika utlösande faktorer. Det finns kraft i att tillbringa tid med dina medarbetare för att lära känna dem som människor.
Fråga dem om deras bästa yrkesrelationer och värsta yrkesmoment. Förstå någons personlighet och pet peeves. hjälper dig att ge bästa möjliga feedback - på bästa möjliga sätt.
För att göra det:
- Skapa en bekväm miljö som uppmuntrar de anställda att tala ut. Håll feedbackmötet i ett privat mötesrum eller på ett kontor.
- Upprätthåll ett bra kroppsspråk. Håll ögonkontakt för att visa ditt intresse. Vinkla inte bort kroppen från dem (ivriga att gå) eller korsa armarna (fientlighet/försvar).
Obs: För att hjälpa människor att förstå varandras personlighet, toppar och dalar har vi utvecklat en särskild rutin:"Samtal som är viktiga".
Det är en rolig rutin som sker varannan vecka och som för samman människor och uppmuntrar dem att tala om sina "högsta toppar och lägsta dalar".
Lyssna först
Kom ihåg att målet med feedback är att förbättra medarbetarnas prestationer, inte att skrämma dem eller sätta dem i ett hörn. Processen handlar också om dig. Att ha enskilda feedback-sessioner med anställda kan kasta ljus över omedvetna ledningsfel som du gör.
Maciek Kubiak, personalchef på PhotoAiD, säger att:
Lyssna och vara uppmärksam är två mycket viktiga verktyg som du kan räkna med för att göra ditt team mer produktivt. Eftersom konstruktiv feedback ges i ett samtal och när den andra personen i teamet känner sig lyssnad på, ökar förtroendet och tilliten mellan de anställda och företaget.
Dessutom, måste båda parter lyssna till varandra för att föra en dialog och hitta möjligheter att förbättra arbetslagets prestationer. På samma sätt gör detta att en positiv arbetsmiljö kan bli verklighet i organisationer som uppmuntrar följande. aktivt lyssnande och konstruktiv feedback på detta sätt.
Att lyssna förhindrar också att du fastnar i att försöka lösa ett problem som inte går att lösa.
Anledningen till att din anställde plötsligt börjar komma sent kan till exempel bero på familjeansvar. De kanske har spädbarn eller anhöriga som behöver vård innan de lämnar huset.
När du kan identifiera källan till situationen kan du erbjuda realistiska lösningar som att öppna ett daghem för föräldrarna eller uppdatera deras ledighetspolicy.
Bli en bättre lyssnare till dina anställda med hjälp av följande steg:
- Minimera distraktioner i miljön. Stäng av apparaterna och ge dem din odelade uppmärksamhet.
- Lär dig mjuka kommunikationsfärdigheter för att utveckla din emotionella intelligens.
- Be om förbättringsförslag för att vässa dina ledarskapsfärdigheter.
💡 Checka ut: 30 exempel på konstruktiv feedback för specifika färdigheter och beteendescenarier och 36 exempel på konstruktiv feedback för högpresterare.
👂 Hur man tar emot feedback på arbetsplatsen
Effektiv feedback fungerar i båda riktningarna: för HR-ledare att bli bättre på sitt jobb och för anställda att förbättra sina beteenden och prestationer.
Om du får feedback på din arbetsplats är det första du måste göra att lyssna. Lyssna på vad som sägs, och avbryt inte dina anställda under pågående feedback- vänta tills de har pratat klart.
Men det handlar inte bara om att ha tålamod att lyssna. Var öppen för talarens förslag och idéer. När du har hört allt, tänk på dina svar. Handlingar talar mer än ord, så minsta höjning av din ton eller förändring av ditt kroppsspråk kan sända ett negativt budskap.
Ställ frågor och be om exempel på fall där du har gjort fel för att få ett förtydligande. Reflektera över vad du just har hört, och var inte snabb med att hitta ursäkter. Tänk i stället på feedbackens giltighet. Talaren är bara en bråkdel av det totala antalet anställda i organisationen, så du behöver inte alltid agera på den.
Dubbelkolla med andra anställda för att se hur korrekt feedbacken är innan du fattar beslut. Här är några ytterligare åtgärder som du kan vidta för att ta emot feedback på ett professionellt sätt på arbetsplatsen:
- Träna på att hantera ilska eller stress. Utför andningsövningar för att bygga upp tolerans mot obekväma situationer.
- Jag uppskattar återkopplingen för att uppmuntra till öppenhet.
- Erkänn dina misstag och be om ursäkt när det behövs.
🤝 Hur man skapar en feedbackkultur
En feedbackkultur är en vana att dela med sig av feedback mellan kollegor inom en organisation. En bra feedbackkultur är en kultur där de anställda känner att de kan dela med sig av sina tankar, oavsett vilken roll mottagaren har. Anställda är mer benägna att falla in i feedback om de ser att deras ledare praktiserar vad de predikar och att ingen står över systemet.
Följande bästa metoder hjälper dig att införa en sund feedbackkultur i din organisation:
Utbildning i återkoppling
Alla medarbetare i organisationen bör lära sig hur man tar emot och ger feedback, från den lägsta nivån till toppen av hierarkin. Det underlättar om ni utarbetar en riktlinje eller en utbildning för att effektivisera feedbackprocessen. Din riktlinje för feedback bör definiera:
- Vem ger återkopplingen
- Vem som får den
- Frekvens och förfarande
- Mål och förväntningar
Organisera utbildningskurser för att lära ut effektiv kommunikation. Dela material eller resurser för att främja snabb inlärning. Tänk till exempel på JohariWindow-modellen - ett populärt verktyg för att illustrera och förbättra självkännedom och ömsesidig förståelse för lagkamrater.
Tips: Dela materialet i form av digitala handledningar och videor.
Utnyttja flera kommunikationskanaler
Många organisationer tycker att det är svårt att skapa en bra feedbackkultur på grund av deras kontrollområde. Cheferna har för många anställda under sina vingar, vilket gör det omöjligt att få tid för enskilda samtal med de anställda. Så de är beroende av gruppåterkoppling.
Den största nackdelen med gruppbedömningar är att du inte kan zooma in på en enskild anställd. De anställda vet inte exakt vad de gör rätt eller vad som är fel i deras rutiner. Den bästa strategin är att kombinera flera feedbackkanaler.
Bedöm till exempel situationen för att avgöra vilken återkopplingsstruktur som skulle fungera. Gruppåterkoppling är idealisk när du behöver anpassa flera anställda till ett visst mål eller resultat. Men om du behöver få kontakt med de anställda på en djupare nivå är det bättre med enskilda diskussioner.
Andra kanaler för återkoppling som du kan använda är bland annat:
- 360-återkoppling: är ett omfattande feedback-system där alla ger sin input. Till exempel chefer, arbetsledare och till och med kunder.
- Virtuell feedback: eliminerar fysiska möten, effektivt för distansarbetare.
- Anonym feedback: döljer deltagarnas identitet. Anställda är mer självsäkra när de garanterat inte får några konsekvenser.
Gör det till en rutin
Håll dina anställda ansvariga för sina handlingar efter att de fått feedback.
Tips nr 1: Skapa ett system som mäter de anställdas framsteg, t.ex. genom att fastställa nyckelindikatorer (KPI) eller SMART-mål.
Tips nr 2: Uppmuntra dina medarbetare och deras teamledare att skapa rutiner för att checka in och utbyta feedback. På så sätt kan du kombinera kvantifierbara data med personliga möten och ta fram konkreta lösningar. 1:1-möten är ett utmärkt format för detta.
🌈 Fördelar med feedback på arbetsplatsen
Ökar motivationen
Organisationer som investerar i effektiv feedback upplever en 2,5 gånger större engagemang hos de anställda.
När du ger feedback får medarbetarna en självkännedom.
De blir upplysta om den verkliga omfattningen av deras inflytande på organisationen och hur bra de gör det. Om de är eftersatta kommer de att motiveras att prestera bättre.
Kontinuerligt lärande
75 % av de anställda fastnar i monotona uppgifter och långa arbetsdagar på arbetsplatsen. Detta kan leda till att deras välbefinnande och prestationer påverkas negativt och orsaka utbrändhet.
Regelbunden och effektiv feedback kan dock få dem att lära sig något nytt och höja sin kompetens.
Förbättrar relationer
Om du pådyvlar dina åsikter och fokuserar på negativa aspekter i feedback kan det leda till att medarbetarna utvecklar en känsla av förbittring mot dig. När du däremot ger effektiv återkoppling skapar du ett tillitssystem där arbetstagarna kan berätta vad som helst för dig.
Det förbättrar också relationerna på kandidatnivå.
52 % av kandidaterna uppgav att de skulle söka sig tillbaka till en organisation om de fick råd om anställning eller feedback om sina prestationer efter ett avslag. Denna positiva relation kan öka dina rekommendationer. Sådana kandidater är mest troliga att lämna goda omdömen om din organisation.
Bra för personlig utveckling
Studier visar att det finns ett samband mellan positiv feedback och självförtroende. Feedback kan öka de anställdas självkänsla om den ges på ett effektivt sätt. Det får dem att tänka: "Jag är en produktiv arbetstagare. Jag presterade bara underprestationer i dag. Jag kan dock bli bättre om jag följer den här processen".
Å andra sidan säger negativ feedback till dem att "du är inte tillräckligt bra", vilket kan påverka deras mentala hälsa.
🏆 Använd effektiv feedback som en drivkraft för tillväxt, med Zavvy
Det kan vara svårt att ge feedback. Ingen gillar att vara den onda killen i samtalet, men det behöver du inte vara. Det blir lättare när du inte låter dina anställda lista ut misstag på egen hand.
När du ger effektiv feedback ska du inte bara säga till din personal att de gör något fel, utan erbjuda lösningar.
Arbeta tillsammans för att hitta lösningar i stället för att skälla på dem. Led samtalet med punktlistor över vad de kan göra för att förbättra sig och lägg till dem i en utvecklingsplan för medarbetarna.
När de blir bättre, erkänn deras prestationer.
Att inrätta ett effektivt feedback-system är inte en dagssyssla. Men med konsekventa metoder och positiv förstärkning kan du med tiden få bättre resultat i din organisation.
Skapa ditt drömsystem för feedback med Zavvy's 360 feedback-programvara.
Med Zavvy får du:
- Mallar för feedbackcykler som är färdiga att användas och som utformats av kvalificerade läromedelsforskare med hjälp av forskningsbaserade bästa metoder.
- En mycket anpassningsbar 360°-återkopplingsbyggare som gör att du kan bygga upp processer för återkoppling och prestationsbedömning enligt dina specifika behov.
- Iterativ feedback och tillväxtplaner.
- Med vår Skills Matrix-funktion kan du visualisera, kalibrera och analysera kompetenser och färdigheter som bidrar till organisationens unika konkurrensfördelar.
📅 Boka en demo för att se hur du skapar det bästa feedbacksystemet som förbättrar din organisations produktivitet.