Utbildning i feedback: Hur man förbättrar chefernas förmåga att ge och ta emot feedback
Zuletzt aktualisiert:
29.12.2023
Lesezeit:
14 minuter
senaste uppdatering
29.12.2023
Tidsåtgång för läsning
14 minuter
Senast uppdaterad:
29 december 2023
Tid att läsa:
14 minuter
Många chefer ser det som ett nödvändigt ont att ge feedback och att ta emot den som en förolämpning.
Vissa dansar runt frågan eller gör allt i sin makt för att undvika att dela med sig av negativ feedback så att de inte behöver hantera känslomässiga reaktioner.
För andra ledare är skrikande, brutal ärlighet eller långa demoraliserande tal den vanligaste metoden för att kritisera sina direkt underställdas prestationer och handlingar.
Dessa metoder kan ge önskat resultat, men de kommer att skada relationerna på sikt och lämna dig med en orolig, fientlig och oengagerad personal.
Det är här som feedbackträning kommer in i bilden: en nödvändighet för personer i ledande positioner , även för erfarna ledare. Det ger dem möjlighet att lära sig olika modeller och tekniker för att ge och ta emot feedback. positiv eller negativ återkoppling.
Denna artikel kommer att:
Läs mer om vikten av feedbackutbildning för chefer.
Diskutera beprövade strategier och tekniker för att förbättra sin förmåga att ge konstruktiv feedback.
Dela med dig av tips om hur du tar emot och implementerar feedback för att dina ledare ska utvecklas .
Erbjud en kursbeskrivning för din nästa utbildning om att ge och ta emot feedback på arbetsplatsen.
Ge dig ett frågeformulär för självbedömning för att kontrollera hur mottaglig du är för feedback.
💪 Varför skapa utbildning för att ta emot och ge feedback?
Om man ger eller svarar på feedback på fel sätt kan det leda till negativa resultat som konflikter, misstro, missnöje, missnöje med jobbet, minskad produktivitet och avgång av anställda.
Låt oss undersöka värdet av att ge dina chefer utbildning i att ge och ta emot feedback.
Att ge och ta emot feedback är en kompetens som alla andra som behöver utvecklas.
Du kan inte förvänta dig att människor ska vara bra på att ge och ta emot feedback bara för att de är chefer.
Du måste hjälpa dem att ta reda på vad som är fel med deras nuvarande process och hur de kan optimera den för att minska oron och förvandla varje återkopplingsscenario till en möjlighet att lära sig.
Som Alex Milligan, medgrundare och Chief Marketing Officer (CMO) på NuggMD, uttrycker det:
"Det finns en formel för att ge feedback på ett effektivt sätt och en och en fin linje mellan att ge hjälpsam kritik och att prata ner till en anställd. Det är dock få chefer som känner till skillnaden på ett naturligt sätt. Feedbackutbildning ger cheferna färdigheter för att omvandla även den svåraste feedbacken till motiverande budskap."
Det är ett måste för att möjliggöra en tillväxtorienterad kultur.
Rätt utbildning i att ge och ta emot feedback kan förändra hur människor i din organisation kommunicerar.
Om du menar allvar med att skapa en miljö där de anställda litar på, respekterar och stöder varandra, bör utbildning i feedback vara en del av din ledarskapsutvecklingsplan.
När människor inte når upp till förväntningarna och får förståelse, empati och konstruktiva råd, fördjupas banden på arbetsplatsen, vilket leder till ökad arbetsglädje och motivation för att nå gruppens mål.
Sharon Heather, Business Development Director på EasyMerchant Limited, bekräftar detta genom att dra nytta av sin drygt tioåriga erfarenhet av ledarskap och förvaltning av människor:
"Jag har lärt mig att chefer som får feedbackutbildning är bättre rustade för att ge konstruktiv feedback till sina medarbetare. Detta förbättrar inte bara den individuella prestationen utan bidrar också till att skapa en kultur av ständig förbättring inom teamet."
Många tycker att det är obekvämt att ge och ta emot feedback
Det ligger i människans natur att undvika obekväma situationer och bli defensiv när man får mindre än positiv feedback. Det krävs medveten övning för att åsidosätta dessa inställningar och omfamna obehag och extern bedömning.
Utbildningen i att ge och ta emot feedback lägger grunden för detta genom att tillhandahålla rätt verktyg och kunskapsresurser för att hjälpa cheferna att luta sig in i det obekväma med medkänsla, empati och ärlighet.
Det kommer att göra det möjligt för gruppledarna att odla en kultur som prioriterar att ge regelbundna effektiv feedback till de anställda och kräver och välkomnar den från dem.
Det kan vara ett känsligt ämne som kan göra eller bryta någons moral.
Stephen Baldwin, grundare och HR-chef på Assisted Living, säger:
"Feedbackutbildning hjälper till att utveckla chefernas emotionella intelligens och ledaregenskaper. Människor respekterar ledare som kan erkänna sina misstag och öppet ta emot tips för att förbättra sina prestationer."
Målet är att ge dina ledare möjlighet att ta emot produktiv feedback med ett öppet sinne i stället för att låta den skada deras ego. Å andra sidan ger du dem också verktygen för att ge dem feedback som är användbar och som främjar utveckling och inte gör medarbetarna främmande för dem.
Att inse betydelsen av återkoppling.
Effektiv återkoppling innebär att du tänker på vad du vill säga, vilka ord du använder för att uttrycka det och vilken inverkan ditt sätt att uttrycka det kan ha på andra.
Utbildning i att ge och ta emot feedback kan hjälpa chefer att förstå att feedback är en gåva. Utan den kommer organisationen att stagnera.
Denna kunskap kommer att få dem att bli bättre kommunikatörer som inte drar sig för att ge beröm. Eller från att tala om för sina underordnade vilka beteenden de ska korrigera eller vilka färdigheter de bör lägga mer kraft på att förbättra.
📚 Vad ska du ta med i dinutbildning i att ge och ta emot feedback?
Naturligtvis kommer ditt företags utbildning i att ge och ta emot feedback att spegla din unika stil, dina utmaningar och dina brister i färdigheter.
Men oavsett hur du väljer att utforma ditt träningsprogram för feedback måste vissa element finnas med för att det ska bli effektivt.
Mål för utbildningen
Innan du planerar dina utbildningsinsatser och skapar kurser måste du fastställa vad du hoppas uppnå med utbildningen.
Om du vet hur du vill att utbildningen ska påverka deltagarna kan du utforma en kursplan som tar upp dina viktigaste frågor och hjälper dig att nå dina mål.
För att avgöra vilka utbildningsmål du bör sätta upp kan du skicka feedbackundersökningar till chefer och anställda. Ditt mål är att ta reda på vad de tycker eller känner om hur feedback ges och tas emot i organisationen.
De aspekter av återkopplingsprocessen som de tenderar att kämpa med eller som de tycker är otillfredsställande är de mål som din utbildning bör syfta till att åtgärda.
Dina mål kan till exempel se ut så här:
I slutet av den här onlineutbildningen om att ge och ta emot feedback kommer cheferna att kunna:
Förstå vikten av att ge och ta emot feedback.
Lär dig olika modeller för att ge och ta emot respektfull feedback.
Identifiera de nödvändiga tankesätt och attityder som leder till produktiv feedback.
Pinpoint vanliga misstag som kan få negativa konsekvenser för feedbackprocessen.
Använd sammanhanget för att förstå grundorsaken till prestationsproblem och ge situationsanpassad feedback.
Utveckla färdigheter och bästa praxis samt genomföra planer för att ge och ta emot konstruktiv kritik.
Stärk självförtroende och positiva beteenden genom feedback.
Olika modeller för att hjälpa till i feedbackprocessen
Att ge feedback handlar om mer än vad du säger.
Det är lika viktigt hur du formulerar budskapet.
Du kan inte förvänta dig att alla chefer ska veta hur man balanserar mellan dessa två på ett effektivt sätt. Så hoppa inte över att lära ut ramar för att ge feedback på rätt sätt.
De feedbackmodeller som du lär ut under utbildningen kommer att hjälpa cheferna att strukturera samtalen och ge tydliga, specifika och användbara utvärderingar även när det är obekvämt.
Det kommer att hjälpa dem att ge uppriktig feedback som fokuserar på handlingar och beteenden, inte på personens personlighet.
🎥 Netflix är ett bra exempel på hur man kan fastställa tydliga riktlinjer för att ge öppenhjärtig feedback. Kolla in alla detaljer om deras feedbacksystem i vår fallstudie om Netflix.
Det finns många olika typer av feedbackmodeller som du kan använda för att öka förtroendet, förbättra kommunikationen och strukturera din feedbackprocess:
DESC-återkopplingsmodell;
STAR-återkopplingsmodellen;
Återkopplingsmodellen GROW;
SBI:s återkopplingsmodell;
IDEA-återkopplingsmodellen;
CEDAR:s återkopplingsmodell;
EEC:s återkopplingsmodell;
BOOST-återkopplingsmodell;
Pendleton återkopplingsmodell;
Sandwich feedback-modell.
Även om varje modell har sina särdrag är ingen feedbackram överlägsen.
Istället måste du välja en eller flera som kommer attge gensvar hos deltagarna baserat på deras problem, erfarenhet och självförtroende.
Allmänna riktlinjer
Det här är den del av utbildningen där du ska bryta ner kärnbudskapet som du försöker förmedla.
Cheferna kommer att lära sig mer om olika typer av feedback, feedbackens psykologi och olika feedbackmodeller. Det kan dock ta ett tag innan de kan genomföra dem på rätt sätt.
De måste fortfarande göra sitt jobb och hitta sätt att kommunicera med sina närmaste medarbetare.
Genom att dela med sig av allmänna riktlinjer för feedback och förslag som de kan tillämpa omedelbart kan de börja ändra sitt sätt att ta emot feedbacksamtal.
När de genomför dessa små förändringar och får produktiva resultat kommer de att bli ännu mer entusiastiska över att införliva de större ramarna i sin feedbackprocess.
Riktlinjerna måste vara enkla och lätta att komma ihåg.
Här är några exempel på riktlinjer för att ge feedback som du kan rekommendera cheferna:
Börja med en ja/nej-fråga för att förbereda mottagaren på återkopplingen.
Ange det specifika problemet eller beteendet med exempel på när det inträffade.
Håll dig till en eller två punkter i taget. För mycket feedback på en gång kan överväldiga mottagaren.
Beskriv hur beteendet påverkade dig, andra gruppmedlemmar eller företaget.
Föreslå en lösning för att undvika att problemet uppstår i framtiden.
Följande riktlinjer är användbara för att ta emot feedback:
Visa att du lyssnar aktivt, ha ögonkontakt, sammanfatta vad de menar och ställ klargörande frågor.
Var uppmärksam på din ton och ditt kroppsspråk när du svarar på talarens kommentar.
Visa att du är intresserad av deras perspektiv och fråga hur du kan förbättra dig.
Ta dig tid att ta reda på informationen, reflektera över ditt beteende och besluta om du ska använda eller ignorera feedbacken.
Det är okej att inte hålla med om kritiken, men ta den inte personligt och be alltid om andra åsikter innan du struntar i den.
💡 Tips #1: Uppmuntra cheferna att dela med sig av exempel på feedbackmetoder som de har använt tidigare och som har fungerat eller inte fungerat för dem.
💡 Tips #2: Att analysera bra och dåliga exempel på feedback är en bra övning som du kan inkludera i din utbildning. Kom förberedd med konkreta exempel och be cheferna att reflektera över dem med hjälp av de riktlinjer du tidigare delat med dig av.
Här är några bra och dåliga exempel som du kan ta med i din diskussion:
👎"Marys arbete är konsekvent undermåligt och det är frustrerande att arbeta med henne. Hon måste arbeta hårdare."
👍 "Även om det finns utrymme för förbättringar uppskattar jag den insats som Mary gör i sitt arbete. Jag tror att hon skulle kunna dra nytta av mer utbildning och vägledning om hur hon ska prioritera uppgifter."
Utbildningsaktiviteter för att ge och ta emot feedback
Genom att praktisera de teorier de lärt sig om att ge och ta emot feedback kan deltagarna ta till sig kunskapen och se hur det är att tillämpa den.
Därför måste du integrera träningsaktiviteter i ditt program. Det finns flera sätt att göra det på.
Till att börja med kan du börja varje lektion med att låta alla dela med sig av exempel på vad de anser vara bra eller dålig feedback.
Du kan också låta dem tala om den del av feedbackprocessen som de har svårast att hantera.
Du kommer inte bara att få intressanta svar, utan du kommer också att få deltagarna att börja tänka kritiskt på hur de hanterar feedback.
💡 Tips: Tänk på att använda sociala inlärningsaktiviteter som gruppövningar och rollspel i slutet av utbildningen för att förstärka ämnet på ett roligt sätt.
Din utbildningsaktivitet kan till exempel vara att skapa scenarier och låta några deltagare ge feedback med hjälp av de modeller de har lärt sig. Låt sedan en annan grupp deltagare ta emot feedbacken och reagera på den.
Den sista gruppen kan ta på sig rollen som observatörer och diskutera hur väl feedbackmodellerna och riktlinjerna användes, vad som borde ha undvikits och vad de skulle ha gjort bättre.
💡 Du kan vara hur kreativ som helst med dina utbildningsaktiviteter för att ge och ta emot feedback. Du kan till och med ta modell av populära spel som charader, bingo och anteckningar i en burk.
Samla in resultat från alla deltagare
Du vill vara säker på att dina chefer drar nytta av din utbildning i att ge och ta emot feedback och inte bara går igenom motionen.
I slutet av varje utbildningsmodul eller kurs kan du uppmana dem att skriva ner eller förklara vad som berörde dem. Vilka lärdomar tar de med sig eller är glada över att kunna använda i sina feedbackinteraktioner?
Svaren du får kommer att göra det möjligt för dig att finslipa ditt utbildningsprogram och få fler chefer att ompröva förutfattade meningar om feedback.
Tips för ledare, mentorer och chefer
En annan viktig ingrediens som bör ingå i utbildningen i att ge och ta emot feedback är praktiska tips. Tänk på tips som korta tips som hjälper deltagarna att enkelt tillämpa det de lärt sig.
Börja med att fundera på vilka andra knep chefer kan använda för att förbättra hur de ger och tar emot feedback. Det här är ett utmärkt ställe att dela med sig av ytterligare användbara råd som kanske inte finns med i det huvudsakliga utbildningsinnehållet eller kurserna.
Du kan placera dina tips i slutet av varje utbildningslektion eller i slutet av den sista modulen.
Frågesport för att uppmuntra till att behålla kunskap och engagemang
Hur ser du till att deltagarna behåller informationen från dina utbildningar?
Genom att fråga dem.
Med hjälp av utvärderingar kan du följa hur väl chefen tar till sig materialet.
Beroende på poängen kan du avgöra om deltagarna gör framsteg eller har problem med utbildningen.
De senare pekar på något som är fel i din process, t.ex. usla instruktörer, dålig innehållsleverans, förvirrande struktur och tråkiga eller långa kurser.
Testerna bidrar också till att förstärka gammal och ny kunskap, vilket gör det lättare att minnas den i framtiden.
Överväg att lägga till korta frågesporter i slutet av varje lektion och naturligtvis en slutfrågesport när hela utbildningen är avslutad.
💡 Tips #1: Håll språket i frågesporten så enkelt som möjligt och välj korta frågor för att undvika att förvirra eleverna.
Tips #2: Vi rekommenderar att du använder en blandning av frågor - matchning, flervalsfrågor, fyll i det tomma fältet och sant eller falskt - i din frågesport.
Tips #3: Undvik att använda öppna frågor om det inte är nödvändigt eftersom de kräver mer ansträngning att besvara och svaren är svårare att analysera och tolka för utbildningsrapporter.
Här är några exempel på frågesportfrågor med ett enda svar som du kan ta med i din utbildning:
1. Varför är feedback viktigt i ledarskapet?
a) Det hjälper ledarna att förbättra sin kommunikationsförmåga.
b) Det gör att de anställda känner sig uppskattade och hörda.
c) Den främjar kontinuerlig tillväxt och utveckling för både ledare och anställda.
d) Det hjälper ledarna att behålla kontrollen över sina team.
2. Vilket av följande är INTE en fördel med regelbunden feedback?
a) Ökad motivation och engagemang hos de anställda.
b) Förbättrad prestation och produktivitet i teamet.
c) Förebyggande av överraskningar vid prestationsbedömningar.
d) Uppmuntra konkurrens och rivalitet mellan lagmedlemmarna.
Använd en enkät för att samla in feedback och mäta utbildningens effektivitet.
Ditt arbete slutar inte när cheferna har avslutat utbildningen.
Du måste fortfarande utvärdera hur framgångsrikt ditt träningsprogram är.
Det effektivaste sättet att göra detta är att skapa enkäter om feedback efter utbildningen som skickas ut till deltagarna i slutet av utbildningen.
Om du ställer rätt frågor kommer din undersökning att ge kvantitativ och kvalitativ feedback från flera olika perspektiv.
Ditt lärande- och utvecklingsteam kan sedan utnyttja dessa data för att öka engagemanget i utbildningen och förbättra kvaliteten på dina framtida utbildningsaktiviteter för att ge och ta emot feedback.
Utvärderingen efter utbildningen bör fokusera på följande huvudsyften:
Mätning av i vilken utsträckning deltagarna tyckte att utbildningen var engagerande och relevant.
Fastställa om utbildningen uppfyllde chefernas förväntningar.
Bedöma om deltagarna fick nya färdigheter eller kunskaper från utbildningen.
Ta reda på vad deltagarna tycker om utbildningens innehåll, struktur, genomförande och längd.
Fastställa hur väl deltagarna tillämpade eller tillämpar lärdomarna från utbildningen på arbetsplatsen.
Bedöm om utbildningen uppfyllde målen.
Frågorna i undersökningen bör beröra dessa punkter och hjälpa dig att besvara dem.
👩🎓 Utbildningsschema för att ge och ta emot feedback
Vad den här mallen innehåller: Lär dina personalchefer hur man skapar en kultur av öppen kommunikation och främjar kontinuerlig utveckling med den här omfattande utbildningsskissen: Lär dina personalchefer hur man skapar en kultur av öppen kommunikation och främjar kontinuerlig utveckling med den här omfattande utbildningsskissen. Mallen innehåller åtta moduler med ämnesuppdelningar, engagerande inlärningsaktiviteter och effektfulla återkopplingsövningar för chefer.
Varför det är fördelaktigt: Att skapa en utbildningskurs kan vara tidskrävande och krävande. Den här mallen gör allt det tunga arbetet åt dig genom att beskriva allt innehåll och alla aktiviteter som din utbildning i att ge och ta emot feedback kommer att omfatta. På så sätt kan du hoppa över flera steg och veckor av planering och gå direkt till att förbereda ditt utbildningsmaterial.
💪 Alternativt kan du komma igång med Zavvys chefsutbildning om att ge feedback.
🕵️♀️ Varför är det viktigt att ge och ta emot feedback i ett företag?
När det görs på ett genomtänkt sätt skapar givande och mottagande av feedback möjligheter för teammedlemmarna att se bortom sina blinda fläckar.
Det möjliggör öppen diskussion och utvärdering av beteenden och prestationer på olika nivåer i organisationen för att främja förtroende, samarbete och produktivitet.
Nedan följer andra fördelar som ditt företag kan dra nytta av om du behärskar konsten att ge feedback.
Gör det möjligt för chefer att agera som coacher
Att ge och ta emot feedback på ett meningsfullt sätt är en viktig ledarskapskompetens, oavsett vilket ledningssystem eller vilken ledarstil ditt företag har.
Utan den vet dina chefer inte hur de ska stödja dina anställda. Dessutom har de ingen aning om hur deras handlingar och beslut påverkar dem de leder.
Jonathan Elser, VD för EcomHalo, förklarar:
"Genom att ge och ta emot feedback kan ledningsgruppen tala med de anställda på ett mer naturligt sätt. I stället för att bara ge instruktioner eller vägledning talar de med dem på deras egen nivå och på ett sätt som de förstår. Detta bidrar till att förbättra den övergripande kommunikationen och bygga broar mellan de olika nivåerna av anställda."
Om du lär dig att förbli objektiv och navigera i svåra samtal - oavsett om du är den som ger eller tar emot dem - kan du hjälpa dina chefer att bli effektiva coacher som leder ditt team till framgång.
Motiverar människor att förändras och göra sitt bästa arbete
Medarbetarna är sugna på feedback. De vill se att deras bidrag uppmärksammas och värderas. De vill också veta att de kommer att bli hörda och respekterade om de delar sina åsikter och sin feedback med sina chefer.
När de får positiv bekräftelse och uppskattning för sitt arbete blir de mer övertygade om sina färdigheter och arbetar för att bli bättre.
Nyckeln här är att få dina medarbetare att betrakta all feedback, även kritik, som ett förbättringsarbete och inte som en rättegång som de måste försvara sig för.
🚨 Men allt detta kan bara ske om feedback ges och tas emot på rätt sätt.
Antag att anställda förminskas och skälls ut varje gång de gör ett misstag. I så fall kommer de att avstå från att engagera sig, och arbetsmoralen kommer att sjunka.
Samma sak kommer att hända om de inser att de inte kan ge feedback uppåt utan att betala för det på ett eller annat sätt.
Skapa en tillväxtorienterad och högpresterande kultur.
Du kan inte bygga upp en inlärningskultur utan att skapa en miljö där människor fritt kan ge och ta emot positiv och negativ feedback utan problem.
Effektiv feedback är ett sätt för cheferna att skapa förstklassiga upplevelser för medarbetarna och se till att deras anställda är nöjda och engagerade. Dessutom hjälper det dem att lösa spänningar på kontoret innan de eskalerar till något giftigt.
Det är också så cheferna får reda på vad deras direkta medarbetare tycker om deras ledarstil och färdigheter och vilka områden de behöver arbeta med.
Resultatet är en arbetsplats med en högpresterande kultur där alla känner att de hör hemma och är öppna för att utveckla sig själva för att nå större framgång i teamet och i den personliga karriären.
➡️ Skapa en feedback- och prestationskultur med Zavvy
Vi har diskuterat behovet av att utbilda cheferna i att ge och ta emot feedback. Allt som återstår att göra är att utforma och lansera ditt utbildningsprogram för feedback.
ZavvyAllt-i-ett-verktyg hjälper dig att påskynda processen. Zavvy gör det enkelt för dig att:
Ge chefer och anställda riktade inlärningsupplevelser vid rätt tidpunkt på deras resa.
Ge cheferna coachningsfärdigheter så att de kan leda sina team på ett effektivt sätt och visa på positiva beteenden.
📆 Boka en demo med våra experter för att prova Zavvy idag.
❓ Vanliga frågor
Vad är syftet med utbildningen i att ge och ta emot feedback?
Poängen med att ge och ta emot feedback är att hjälpa ledare och anställda att förstå hur viktig feedback är för individens och organisationens framgång. Det lär dem också hur man ger produktiv feedback och vilka strategier de kan använda för att ta emot, ta till sig och reagera på feedback på ett respektfullt sätt.
Varför är det viktigt att ge och ta emot feedback i ledarskapet?
Chefer är ansvariga för att sätta tonen och kulturen i en organisation.
Men anta att de inte vet hur de ska ta emot feedback eller hur de ska kommunicera sin uppskattning och sitt missnöje på ett effektivt sätt.
I så fall får du en arbetsplats där alla är omotiverade, oengagerade och rädda för att säga vad de tycker.
Vad lär du dig av att få feedback?
Feedback kan göra dig medveten om svagheter, blindspots och andra egenskaper som du kanske inte känner till om dig själv. Det hjälper dig att se vad du gör rätt och var du kan förbättra dig.
Precious Arinze
Precious Arinze är innehållsansvarig på MediaBerry och skriver om marknadsföring, teknik, automatisering och personalutveckling för SaaS- och B2B-företag. När de inte håller på att utforma strategier och genomföra idéer om hur man kan utveckla ett varumärke med hjälp av innehåll som ett medel för marknadsföring, hittar du dem slita på dikter och essäer.