Hur man sätter upp effektiva mål för medarbetarnas prestationer (+33 kompetensbaserade exempel)
En av de viktigaste uppgifterna för personalansvariga är att få de anställda att prestera fullt ut. Ett viktigt verktyg för att lyckas med detta är att sätta upp mål för medarbetarnas prestationer.
Väl avvägda prestationsmål anger inte bara förväntningar på den förväntade kvantiteten och kvaliteten på arbetet utan kan faktiskt motivera de anställda att göra sitt bästa.
Istället för att tidsfrister och resultatbedömningar är en källa till stress kan dina gruppledare använda dem för att uppmuntra en professionell utvecklingstänkande och öka arbetstillfredsställelsen.
I den här artikeln behandlas teorin om hur man sätter upp prestationsmål och olika metoder för att skapa effektiva mål för medarbetarna.
Vi har också tagit med några exempel som du kan använda som inspiration för olika roller och avdelningar.
📈 Vad är medarbetarnas prestationer och hur mäter man dem?
Att mäta en anställds prestationer är viktigt för företaget och värdefullt för den anställde.
Medarbetarnas prestationer mäter en arbetstagares förmåga att utföra sina arbetsuppgifter. Därför kan en analys av arbetsplatsens prestationer hjälpa till att identifiera områden som kan förbättras och styrkor som kan användas.
Prestationen mäts på olika sätt beroende på vilken uppgift eller färdighet det handlar om.
Ibland är det lätt att kvantifiera, till exempel den totala provisionen, men ibland är det inte lätt att kvantifiera, till exempel när man jämför två grafiska formgivares arbete.
Även i mer subjektiva fall bör du försöka hitta ett objektivt resultatmått.
En universell metod för att mäta prestationer är 360-graders utvärderingar av prestationer.
Även om individuella bedömningar kan vara något subjektiva kan en sammantagen bedömning av resultaten från flera olika perspektiv ge en mätbar resultatpoäng. Du kan samla insikter från följande håll:
- uppåt (från de anställda till deras överordnade);
- nedåt (från ledare);
- horisontell (från kamrater);
- Självutvärdering.
Genom att göra en prestationsbedömning minst en gång per år (helst oftare) kan man uppmuntra till personlig utveckling och en kultur av professionell utveckling.
Även om denna typ av prestationsmätning kan vara subjektiv och potentiellt partisk, kan den effektivt analysera en anställds prestationer för en icke kvantifierbar uppgift.
➡️ För en mer detaljerad analys kan du läsa vår jämförelse mellan 360-graders feedback jämfört med traditionella prestationsbedömningar.
🎯 Vad är mål för de anställdas prestationer?
Ett annat sätt att mäta medarbetarnas prestationer är att använda en framgångsfaktor eller en misslyckandefaktor.
Även när det gäller mer subjektiva roller kan du följa upp målen med ett enkelt ja eller nej-förhållande för att göra dem mätbara.
Detta är lätt att göra när det gäller kvantifierbara prestationer som försäljningsmål eller arbetshastighet.
Annars kan du använda en enkel skala för att mäta hur ofta medarbetarna uppfyller gruppmålen för att mäta deras prestationer och övergripande framgång i sin roll.
Det är till exempel lätt att mäta en marknadsförares prestationer om han eller hon har ökat trafiken med 50 %.
För chefen för ett litet team kan du däremot behöva förlita dig på resultatet av deras 360-graders feedback eller beräkna den procentuella andelen som chefen och teamet uppnådde de mål som satts upp för dem.
👀 Varför du behöver sätta upp prestationsmål
Ett vanligt missförstånd är att företag använder prestationsmål för att få ut varenda liten bit av produktiviteten ur de anställda.
Även om det är sant att mätning av prestationer kan bidra till produktivitet och kompetens, är de negativa konnotationerna ofta felaktiga.
Ibland behöver gruppledare och organisationer prestationsmål för att identifiera anställda som saknar prestation eller förmåga.
Dessutom trivs de anställda bättre om de har tydliga mål att arbeta mot, och det kan öka deras tillfredsställelse.
Genom att mäta prestationer kan anställda och ledning identifiera ytterligare utbildningsmöjligheter och utvecklingsplaner för att hjälpa de anställda att utveckla sina färdigheter.
Att förbättra sina prestationer och lära sig nya färdigheter är avgörande för karriärutveckling och befordran.
Utan prestationsmål kan denna process bli förvirrande eller bero på den övre ledningens begränsade och subjektiva åsikter.
➡️ Förbättra medarbetarnas prestationer med 17 beprövade metoder!
Prestationsmål ger ett objektivt mått på framgång, så att medarbetare med ambitioner och talang belönas för sina förmågor. Samtidigt kan de som behöver ytterligare utbildning eller är bättre lämpade för en annan roll få vad de behöver. Detta kan bidra till att bygga upp ett högpresterande team.
Medarbetarna motiveras att sträva efter framgång och upprätthålla en uppåtgående dynamik i sina roller och i företaget genom att införa en kultur av hälsosam resultatuppföljning redan på onboarding .
Se därför inte prestationsmålen som en börda för de anställda, utan snarare som en möjlighet.
🆚 Prestationsmål kontra OKR:er
OKR är en föregångare till SMART-målen som ger en ram för att sätta upp tydliga och uppnåbara mål.
Båda koncepten är värdefulla när man fastställer prestationsmål eftersom de garanterar en metod för att utforma fullt utvecklade mål.
Vikten av båda idéerna är att gå längre än att bara peka ut målet och förklara hur man ska nå målet.
När det gäller OKR:er är dessa "nyckelresultat". Med andra ord, vilka resultat visar att den anställde har uppnått sitt mål eller att han eller hon gör framsteg mot att uppnå det?
Att sätta upp ett mål om att "öka trafiken på webbplatsen" är inte lika framgångsrikt som en fullt utvecklad OKR. I det här fallet kan det vara något i stil med "öka webbtrafiken med 10 % per månad genom att fokusera på innehållsmarknadsföring och motsvarande budgetökningar för sociala medier".
Det sistnämnda exemplet ger mycket mer vägledning och fastställer specifika framgångsmått som de berörda medarbetarna ska sträva efter.
Även om det inte är absolut nödvändigt kan OKR- och SMART-målen vara mycket användbara när man sätter upp prestationsbaserade mål.
🔍 Hur skiljer sig prestationsmål från utvecklingsmål?
Du kan använda både prestationsmål och utvecklingsmål i din organisation.
Här är en kortfattad genomgång av de viktigaste skillnaderna mellan de två.
Med andra ord sätter ett företag vanligtvis upp prestationsmål för att mäta hur väl en anställd lyckas i sin roll.
Utvecklingsmål å andra sidan är vanligtvis mer som en lista med uppgifter som man upprättar för att vägleda sin yrkesmässiga utveckling.
Ett resultatmål för en projektledare kan till exempel vara att alla produktionsplaner för en kund ska vara klara och tilldelade en vecka före deadline.
Ett utvecklingsmål för den medarbetaren kan vara att bli expert på produktionsprogrammet och hitta sätt att effektivisera processen.
➡️ Kolla in 14 exempel på utvecklingsmål. Vi har också tagit med några tips för att uppnå vart och ett av dem.
Som du kan föreställa dig är det troligt att arbetsgivaren sätter upp prestationsmålet som en förväntan för den anställde.
Det sistnämnda är snarare en önskan från arbetstagaren. Målet kan vara att öka sitt värde för företaget eller att avancera i sin roll.
Det är den största skillnaden.
Prestationsmålen fastställs vanligtvis externt av externa skäl. Utvecklingsmål däremot är vanligen internt fastställda för personlig nytta (inklusive yrkesmässig utveckling).
🧑 Vem sätter upp mål för medarbetarnas prestationer?
Det är vanligen ledningen som ansvarar för att sätta upp mål för de anställdas prestationer. Det kan vara en gruppledare, en personalansvarig eller en chef på högre nivå.
I huvudsak sätter företaget upp prestationsmål som enskilda anställda ska uppnå.
➡️ Även ledare och chefer behöver prestationsmål! Kolla in 10 smarta mål för ledare och chefer.
🙌 11 Bästa praxis för att sätta upp prestationsmål i din organisation
Att förstå varför resultatmål är viktiga är en sak, men att sätta upp effektiva mål för olika avdelningar, team och individer är en helt annan sak.
Tänk på dessa tips när du utformar prestationsbaserade mål för din organisation.
1. Granska företagets mål
Även om resultatmålen är viktiga för att enskilda anställda och grupper ska kunna göra sitt bästa, är det verkliga syftet att de ska bidra till företagets större mål.
Det är viktigt att du förstår helheten för att se till att de individuella mål som sätts upp av personalverksamheten är gynnsamma för företagets ethos och övergripande framgång.
2. Definiera ett tydligt prestationsmål för varje roll.
Centralt i SMART-målen är A för överlåtbarhet. Med andra ord måste företagets mål och målsättningar tydligt ange vem de är till för.
Vaga mål förutsätter att någon tar över, men ofta är det fel personer som tar hand om en uppgift eller ingen alls om de antar att någon annan gör det.
Här på Zavvy använder vi rollkort för att definiera vem som är ansvarig för vad.
3. Definiera ansvarsområden.
När rollerna har definierats är det viktigt att klargöra vem som är ansvarig för vad.
Vissa arbetsuppgifter kommer självklart att falla in i specifika roller, men nya eller ovanliga uppgifter kan kräva särskilda uppdrag. Lämna inget åt slumpen och lämna inget utrymme för förvirring.
4. Använd SMART-metoden
Akronymen SMART-mål kan delas upp på följande sätt:
- Specifik
- Mätbar
- Tilldelningsbar
- Realistisk
- Tidsrelaterad
Om dina prestationsmål är bra på alla dessa punkter kommer de att ha en stark grund och större chans att lyckas.
💡 Utforska 35 rollbaserade exempel på SMART-mål för anställda.
5. Sätt upp realistiska mål
R:et i SMART-målen står för realistiskt.
Tanken är enkel: prestationsmål ska motivera, men om de är orealistiska har de motsatt effekt.
Om du till exempel har som mål att öka produktionen med 8 % för att slå ett företagsrekord, kommer det att motivera de anställda att anstränga sig minst 8 % mer för att lyckas. Å andra sidan är det osannolikt att ett prestationsmål om att fördubbla produktionen motiverar de anställda att arbeta dubbelt så hårt eftersom det är orealistiskt. Anställda kommer inte att anstränga sig extra om ett mål verkar omöjligt eftersom de ändå räknar med att misslyckas.
6. Sätt upp enhetliga mål för anställda med liknande ansvarsområden.
Konsekvens och rättvisa är lika viktigt som realism.
Antag att anställd A är bättre än anställd B. Därför kan du ge anställd A mer utmanande prestationsmål. De kan dock känna att de straffas för sitt hårda arbete och förlora drivkraften att överprestera i framtiden.
7. Bjud in anställda att delta
De anställda kan också delta i målformuleringsprocessen! Ett bra tillfälle att diskutera mål för yrkesmässig utveckling är under utvärderingen av prestationer. Det behöver dock inte begränsas till det.
Förutom att diskutera hur de har lyckats med tidigare mål, fråga vilka framtida mål de vill uppnå eller arbeta mot.
En annan idé är att sätta sig ner med relevanta teammedlemmar för att fastställa milstolpar (även kallade prestationsmål) för ett kommande projekt.
8. Spåra och uppdatera regelbundet
Prestationsmål behöver inte vara oflexibla eller huggna i sten. Om du följer SMART-principen bör dina medarbetarmål vara mätbara och ha en tidsram.
Om du anser att de ursprungliga målen som fastställts av personalen var för enkla eller för svåra, kan du ändra dem eller lägga till andra delar.
Syftet med prestationsmål är att fastställa realistiska och uppnåeliga mål. Det kan krävas en del gissningar och kontroller för att fastställa dem, och dina anställda kommer att förstå om du förklarar behovet av uppdaterade uppgifter.
9. Ge fortlöpande förväntningar och återkoppling
Även om dina prestationsmål är välbalanserade bör du inte tänka på att ställa in dem och glömma dem.
Om allt är på rätt spår och går smidigt är det bra. Låt de tilldelade gruppmedlemmarna veta att de gör ett bra jobb. Detta kommer att öka moralen och förbättra allas intryck av prestationsmålen.
10. Belöna anställda som uppnår sina mål
Förutom att det ökar moralen kan du också belöna anställda som är ambitiösa när det gäller att nå sina mål. Belöningarna kan vara ekonomiska (t.ex. bonusar eller provisioner), festliga (t.ex. gåvor eller en fest) eller bara uppskattande (t.ex. en klapp på axeln eller en offentlig utskällning).
11. Arbeta nära med anställda som inte klarar sig
Om du märker att någon ligger efter i din uppföljning av framstegen, ta kontakt med honom eller henne för att ta reda på varför.
Målen kan vara orealistiska, eller så kan den anställde behöva hjälp i form av ytterligare utbildning, en förlängd tidsfrist eller en assistent.
Du kanske upptäcker att en anställd inte passar för den aktuella uppgiften eller rollen, vilket också är ett värdefullt resultat.
Tips: Använd planer för förbättring av prestationer för att skapa en stödjande och högpresterande kultur.
➡️ Lär dig hur du skapar en plan för prestationsförbättring med våra tips och gratis mall!
💡 33 Exempel på prestationsmål
Återigen skiljer sig teorin om prestationsmål från verkligheten. Nedan finns 11 ämnen och exempel på hur prestationsmålen kan se ut i dessa kategorier.
De kursiverade citattecken är från ett första personperspektiv, som om de skulle ha sagts direkt till en anställd. De andra är allmänna organisatoriska mål, som man kan se i ett företags CMS.
⚡ Produktivitet
- "Den genomsnittliga aktivitetsnivån för företaget är 45 procent. Dina poäng under den senaste månaden var i genomsnitt 35 %. Vi skulle vilja se dig få upp den siffran till 40-talet."
- Genom utbildning och arbetslivserfarenhet har veteraner från avdelning X uppnått en produktionstakt på fyra jobb per timme. Vårt mål är tre per timme, med en lägsta godtagbar nivå på två per timme. Om du behöver hjälp med att uppnå dessa hastigheter kan du kontakta oss för att se över din process och överväga ytterligare utbildning.
- "Vi är halvvägs till tidsfristen för projekt X, men det ser ut som om du bara är 40 procent klar med dina uppgifter. Vi vill att du ska minska på det till nästa kontroll för att se till att vi är på rätt spår för lanseringen."
🏘️ Förvaltning
- "Sedan du flyttade runt i ditt team har antalet paket som färdigställs per dag sjunkit från fem till tre. Vi vill att du omprövar den nya gruppdynamiken och hittar ett sätt att få upp produktionen till fem paket per dag igen."
- "Före årets slut måste alla i ditt team fylla i formulär X. Kan du se till att det sker?"
- Ledningen godkände en budgetökning för avdelning X från och med nyår. Därmed räknar de med en fortsatt tillväxt på 4-8 procent.
📈 Processförbättring
- "50 % av de nyanställda har rapporterat svårigheter med process X. Kan du titta på det nuvarande förfarandet och hitta ett sätt att göra det mer nybörjarvänligt? Det är viktigt att uppnå detta före den nya anställningsrundan."
- Med den nuvarande processen kan medarbetarna nå upp till åtta samtal per timme. Om du har några förslag på hur processen skulle kunna påskyndas eller effektiviseras kan du skriva dem i kommentarsfältet.
- "För närvarande finns det en paus i Process X när lagen växlar över. Den timmen har den lägsta prestandan för dagen. Låt oss komma på ett sätt att göra övergången mindre skadlig. Vi skulle vilja se att prestationsnivåerna under den perioden ligger närmare genomsnittet."
📋 Compliance
- "För närvarande är det 3 av 100 beställningar som försvinner eller stjäls. Vårt mål är att antalet säljare inte ska vara högre än 1 per 100. Var försiktigare med framtida beställningar för att minska dessa förluster."
- Alla anställda måste ha bevis på omcertifiering senast den 30 juni. Om du har några frågor eller funderingar kan du vända dig till din chef.
- Det finns ett standardförfarande för timvisa loggboksanteckningar. Se till att du gör det och dubbelkontrollera antalet anteckningar i slutet av varje skift.
🧍 Personal och rekrytering
- "Vårt mål är att ge varje anställd en översyn minst en gång i kvartalet. Se till att varje anställd får minst en genomgång nästa kvartal."
- "Anställningsfrekvensen för nyanställda har varit under 70 procent under den första sexmånadersperioden. Vi skulle vilja se den siffran sjunka till under 20 %. Var snäll och ställ tydligare förväntningar på nyanställda och mät deras intresse för tjänsten bättre."
- "Vi vill anställa tio säsongsarbetare före Thanksgiving. Gör ditt bästa för att hitta dem. Vi är villiga att höja lönen med 15 %."
🤹 Projektledning
- Vi förstår att det ibland uppstår situationer som gör det omöjligt att hålla tidsfristerna (anställda som är sjuka, lagmedlemmar som slutar osv.). Men bortsett från extrema omständigheter förväntar vi oss ändå att alla tidsfrister hålls i tid eller i förtid.
- "Några av dina medarbetare har klagat på oklara instruktioner eller förvirring i sina uppgifter. Gör ett försök att kolla upp var och en av dem varje vecka för att se om du kan ge dem vägledning."
- The July goal for team X is 100 jobs completed with an error rate of <5%.
✅ Arbetskvalitet
- För att upprätthålla smidiga förfaranden förväntar vi oss att utkasten behöver högst en revidering per inlämning.
- "Två av dina projekt misslyckades med inspektionen förra veckan och måste göras om. Även om er produktion är imponerande, vill vi att ni lägger mer tid på kvalitet."
- Det nya systemet gör det möjligt för kunderna att bedöma kvaliteten på den produkt de får. Vi strävar efter att alla ska ha ett genomsnittligt betyg på 4+ av 5 stjärnor.
🙍 Kundtjänst
- På Company X strävar vi efter 5-stjärnig service. Vi förstår också att kundklagomål förekommer. Vi förväntar oss åtminstone att alla våra anställda ska få genomsnittliga kundomdömen på minst fyra stjärnor.
- "Även om vi förstår att arbetet kan vara stressigt och ibland känslomässigt påfrestande, förväntas alla anställda uppträda professionellt, särskilt inför kunderna."
- Ingen kund ska vara i vänteläge i mer än två minuter under ett servicesamtal. Att inte följa denna standard leder till en dålig kundupplevelse.
💵 Försäljning
- "Vi är nära att nå en sjusiffrig försäljning i år. Om varje säljare gör tre nya försäljningar före den 31 december borde vi klara det."
- Säljarna tjänar 20 % i provision på alla sålda beställningar. Vi hoppas att alla på vår försäljningsavdelning kan tjäna sexsiffriga belopp per år.
- För att verksamheten ska kunna växa bör säljarna ta med sig minst en ny kund per kvartal.
📞 Kommunikationsförmåga
- För att hålla saker och ting i gång på ett smidigt sätt förväntar vi oss att alla anställda svarar på e-postmeddelanden inom en arbetsdag.
- Bortsett från uppenbara undantag som toalettbesök förväntar vi oss att de anställda svarar på alla telefonsamtal till sina skrivbord under arbetstid. Om du missar ett samtal ska du ringa tillbaka före EoD.
- Kommunikation i rätt tid kan förhindra att andra team prioriterar fel projekt. Se till att skicka alla datumändringar till kommunikationskanalen "Uppdateringar" omedelbart.
🕔 Tidshantering
- Vi förväntar oss att alla anställda kommer till jobbet redo att påbörja sina arbetsuppgifter. Kom inte till jobbet i väntan på att få ägna tid åt personliga rutiner som att kolla e-post eller äta frukost.
- De uppgifter som du får dagligen är en rimlig arbetsmängd för ett skift. Vi förväntar oss att du slutför alla tilldelade uppgifter före EoD. Om du inte kan slutföra en uppgift ska du förklara varför.
- "Du gick tidigt två gånger förra veckan trots att du låg efter med jobb X. Vi vill att du ska ha flexibilitet i ditt schema. Det är dock absolut nödvändigt att ditt arbete ändå blir färdigt."
➡️ Skapa en högpresterande arbetsplats med Zavvy
Ett företags framgång beror på de anställdas förmåga och prestationer.
Du måste sätta upp tydliga och uppnåeliga mål för att se till att medarbetarna presterar sitt bästa och har de färdigheter som krävs för att lyckas i sina roller.
Verktyg som rollkort och system som SMART-målen kan hjälpa HR-personal att hantera och utveckla högpresterande medarbetare. Prestationsmålen ska inte vara en börda för de anställda utan en utmaning som de ska klara av i sin strävan efter professionell utveckling.
Zavvy kan hjälpa dig och ditt företag att vända ett nytt blad när det gäller att motivera anställda och följa upp deras framgång.
Verktyg som vår programvara för 360-graders feedback, ramverk för karriärutveckling och lösningar för prestationsutveckling är bara några av de sätt på vilka vi kan hjälpa ledningen och personalavdelningen att ta ert företag till nästa nivå.
Se allt i aktion i en kostnadsfri demo.