Hur man använder planer för prestationsförbättring för att skapa en stödjande och högpresterande kultur
Om dina anställda inte vet att de har problem med sina färdigheter och kompetenser, hur kan de då förbättra sig?
Men om dina anställda inte kan göra något åt sina prestationer kan det hindra företaget från att nå sina mål.
Det är här som en plan för förbättring av prestationer (PIP) kommer in i bilden.
Anställda kan inte läsa dina tankar. Visst, vissa kan känna av att deras produktivitet sjunker, men de kan ha svårt att hitta rätt tillvägagångssätt.
Det är din plikt att hjälpa de anställda att förbättra sina färdigheter och kunskaper. Men behandla inte PIP som korrigerande åtgärder som sprider panik på arbetsplatsen.
Effektiva PIP:er är ett av de många instrument som står till ditt förfogande för att skapa en positiv arbetsplatskultur som bygger på värderingar som ständigt lärande och förbättring, samarbete och stöd.
Har du svårt att komma igång? Vi har allt du kan behöva: tips, exempel och en planmall.
🧰 Vad är en plan för prestationsförbättring (PIP)?
En plan för prestationsförbättring är ett stödjande verktyg för anställda med prestationsbrister, som syftar till att hjälpa dem att övervinna prestationsutmaningar .
Du kan se PIP:erna som vägkartor som visar hur de anställda ska ta sig fram till målet, dvs. ökad prestation. Några delar av denna färdplan är:
- utbildning;
- Upp- eller omskolning;
- coachning och mentorskap etc.
PIP:er gör det möjligt för anställda att identifiera sina svagheter och negativa beteendemönster och ger samtidigt riktlinjer för förbättringar för att uppnå specifika prestationsstandarder.
I detta dokumenterade verktyg fastställs också de enskilda medarbetarnas mål, relevanta tidsramar för att uppnå de fastställda målen och konsekvenser för olika resultat. Dessutom innehåller det de tillgängliga resurser som organisationen kommer att ge medarbetarna för att de ska kunna förbättra sig.
Tips nr 1: Kvaliteten på en PIP och dess genomförande är avgörande för hur framgångsrik personalens prestationshantering är.
Tips nr 2: Du vill inte att de anställda som du leder ska känna att deras utvärdering har varit orättvis.
⚖️ Bör ni införa PIP?
"Jag tror att det är mycket viktigt att ha en feedback-slinga, där man ständigt tänker på vad man har gjort och hur man kan göra det bättre." Elon Musk.
75 % av de anställda uppskattar feedback-system. 85 % av de anställda skulle dock överväga att säga upp sig om de ansåg att deras resultatbedömning var orättvis.
Frågan är alltså: bör ni införa PIP?
Det finns många fördelar med att använda planer för prestationsförbättring, men det finns också några viktiga nackdelar att ta hänsyn till.
🟢 Fördelar med PIP
Nedan följer några av de främsta fördelarna med att införa planer för förbättring av medarbetarnas prestationer.
Förbättrar företagskulturen
Företagskultur är det sätt på vilket organisationer gör saker och ting. Den omfattar informella beteenden och attityder samt strukturerade system.
PIP:er ökar ansvarstagandet och pressar alla att arbeta för att uppnå företagets mål. Som ett resultat av detta kommer de anställda inte att ha några problem med att lära sig nya färdigheter för att kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt. Detta kommer i sin tur att öka produktiviteten.
Förbättrar de anställdas prestationer
Sjuttiofyra procent av de anställda är villiga att vidareutbilda sig eller lära sig nya färdigheter för att förbli anställningsbara.
Eftersom en PIP innehåller en plan för att ta itu med en anställds problem hjälper den honom eller henne att förbättra sina färdigheter på ett personligt plan.
En välutbildad anställd är bättre lämpad att utföra sitt arbete och presterar bättre. Då behöver du inte ersätta dem.
Att investera i anställda lönar sig också på lång sikt. De kommer att vara tillgängliga om du behöver fylla lediga tjänster som uppstår när några går i pension eller slutar.
Effektivare än att förlita sig på årliga utvärderingar
Ungefär 64 % av de anställda anser att den feedback de får behöver förbättras.
Dessutom vill 92 % av de anställda ha feedback mer än en gång om året.
Därför är planer för förbättring av prestationer ett utmärkt alternativ.
Vanligtvis varar PIP 30-90 dagar. Detta gör att du kan ge feedback till de anställda oftare, vilket gör att de kan få mer information om deras utveckling och genomföra eventuella förslag snabbare.
Sparar tid och pengar
När en anställd regelbundet inte uppfyller förväntningarna och inte ändrar sig har du kanske inget annat val än att avskeda honom eller henne. Men att avskeda anställda innebär att man måste anställa och utbilda fler personer för att ta dessa platser utan att veta om de kommer att prestera.
Det är inte konstigt att förlusten av en anställd kan kosta ditt företag 150 till 200 procent av deras årslön.
Du måste lägga pengar på att annonsera ut den lediga tjänsten, granska och intervjua de sökande och onboarding . Samtidigt kommer teamets totala produktivitet att bli lidande fram till dess att tjänsten är tillsatt och till och med längre fram till dess att onboarding är klar.
Att använda en PIP för att utbilda och utveckla befintliga talanger sparar därför tid och pengar.
Dessutom kan du se hur medarbetarna utvecklas och befordra dem internt eftersom talangen redan finns tillgänglig. Det är en win-win-situation för alla inblandade.
🛑 Nackdelarna med PIP
Men PIP är inte bara solsken och regnbågar. Många anställda kan få panik när de får ett PIP och felaktigt tolka det som ett tecken på att de kommer att bli uppsagda.
Sämre arbetsmoral hos de anställda
Den genomsnittliga arbetstagaren kan se det som ett personligt angrepp på sin förmåga att följa en PIP. Det kan sänka deras moral, göra dem mer oengagerade på arbetsplatsen och orsaka problem.
Ökad personalomsättning
När anställda betraktar en plan för prestationsförbättring som en varning eller en disciplinär åtgärd kommer de sannolikt att bli oengagerade och börja leta efter ett annat jobb.
Tips: Det är ditt ansvar att kommunicera tydligt och att övertyga de anställda om att PIP är ett verktyg för att hjälpa dem. Samtidigt måste du dock vara tydlig med dina förväntningar på prestationer.
Under vilka omständigheter är prestationen undermålig?
🕖 När bördu implementera en PIP?
På grund av de blandade reaktioner som en PIP sannolikt kommer att framkalla bör du behandla den med försiktighet.
Naturligtvis krävs det inte en sådan för varje anställd eller negativ prestation. Men vissa situationer kräver PIP.
Här är när anställda kan behöva personliga förbättringsplaner.
När ditt företag är på väg att förändras
Stora organisatoriska förändringar kan vara helt logiska för dig. Men många anställda kommer sannolikt att motsätta sig dem.
Att införa planer för prestationsförbättring kan fungera när företaget vänder sig om, särskilt om de omfattar flera personer.
Tips: Du kan formulera varje PIP som en omdefiniering av företagets roller och se till att varje anställd är redo att hantera förändringarna.
På så sätt blir de anställda mindre defensiva och mer benägna att delta i omvandlingen samtidigt som de förbättrar sina färdigheter.
När det sker en dramatisk förändring av rollkraven
Det är problematiskt att införa ny teknik eftersom den kan förändra arbetssättet helt och hållet.
Den goda nyheten är att 69 % av de chefer som ansåg att deras digitala omvandlingar var framgångsrika erbjöd utbildning före och efter införandet.
När ett företag tar till sig en ny teknik eller gör ett tekniskt genombrott är det rätt tillfälle att införa PIPs.
Tips: Du kan omdefiniera roller och fokusområden, skapa en utvecklings- och tillväxtplan, ge kontinuerlig feedback och övervaka de anställdas framsteg.
När den anställdes prestationer är riktigt dåliga
När en anställds prestationer försämras så mycket att företaget inte kan ignorera det längre måste du använda en PIP för att ge den anställde en sista chans att rätta till saker och ting och rädda sitt jobb.
🪜 Skapa din plan för prestationsförbättring i 7 steg
Hur ser en bra plan för prestationsförbättring ut?
Här är en guide för att skapa en effektiv plan för dina anställda.
1. Fastställa godtagbar prestanda.
Börja med att definiera vad som är en acceptabel prestation för den anställde och den position han eller hon har.
Hur ser framgång ut för en person i en viss position?
Tips: Du kan ange godtagbara prestationer i termer av produktivitet, engagemang, tid osv.
Om din anställde till exempel är säljare måste du ange den genomsnittliga försäljningen per vecka, månad eller år.
Å andra sidan kan en chef ha några av de frågor som kan uppkomma vara följande:
- om de behandlar sina juniorer väl,
- den övergripande prestationen i teamet under deras ledning,
- om de föregår med gott exempel osv.
2. Undersöka de grundläggande orsakerna till otillfredsställande prestationer.
När en anställds prestationer sjunker avsevärt kan det finnas en god anledning till att personen inte längre är lika produktiv som den borde eller brukade vara.
Det kan till exempel handla om en anställd som just har adopterat ett barn, genomgår en skilsmässa eller har en allvarlig sjukdom.
Tips: Om du förstår problemets grundorsak kan du avgöra vilken åtgärd som är bäst för att förbättra deras prestanda.
3. Skapa mätbara mål
Dina mål ska vara mätbara. Och de bör också vara specifika för de anställdas roller och personliga situationer.
Tips: Använd specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna mål (SMART).
Du kan till exempel ange att den anställde ska sälja jordbruksmaskiner för 200 000 dollar inom tre månader.
Kom ihåg att om dina mål är orealistiska och omöjliga att kvantifiera kommer det att vara svårt för någon att uppnå dem. Börja därför med att undersöka varje roll och förstå hur den bidrar till företagets mål. Och ta hänsyn till företagets befintliga resurser och stödsystem.
➡️ Ta del av 14 exempel på utvecklingsmål och sätt att uppnå dem.
4. Kommunicera tydligt med de anställda.
Det är viktigt att få den anställde att förstå att en PIP varken är en disciplinär åtgärd eller en förberedelse till uppsägning. Anställda ska inte känna sig hotade när du ställer dem under övervakning.
Tips: Se till att dina anställda ser PIP:erna som ett verktyg för att hjälpa dem att övervinna brister och göra det möjligt för dem att prestera sitt bästa.
5. Lägg tonvikten på positivitet
Du bör vara så positiv som möjligt i varje skede av planen för prestationsförbättring.
Tips: Även när du diskuterar en negativ åtgärd, undvik att angripa den person som du recenserar.
6. Utarbeta en handlingsplan
Din strategi för förbättring av prestanda måste innehålla en handlingsplan med några viktiga delar:
- Smarta mål , som tidigare diskuterats.
- Milstolpar som de anställda kan uppnå och fira. Genom att uppnå milstolpar kan de anställda känna en känsla av att ha uppnått något, vilket gör hela processen mer positiv.
- En tidslinje med varje milstolpe tills den anställde har uppnått 100 % av de uppsatta målen. En plan för prestationsförbättring kan inte pågå i all oändlighet.
- Ett schema för incheckning så att du kan ge relevant feedback och förfina fokusområden.
- Alla tillgängliga resurser. Kommer de till exempel att behöva delta i online-kurser eller kommer företaget att tillhandahålla kamrat- och kundrecensioner? Eller kommer någon att erbjuda mentorskap för att guida den anställde i arbetet?
7. Se till att den anställde förstår förväntningarna på prestationen och eventuella konsekvenser.
Du måste förklara hur företaget kommer att hjälpa de anställda att uppnå de fastställda PIP-målen. Det innebär att tydligt kommunicera företagets förväntningar och de möjliga konsekvenserna om de inte når de uppsatta målen.
Tips: Kom ihåg att ju tydligare du är om företagets förväntningar, desto bättre är det för dig om det blir en rättslig prövning senare.
💡 7 tips för effektiva PIP
Om dina planer för att förbättra prestationerna lyckas eller misslyckas beror till stor del på hur du strukturerar och genomför dem. Nedan följer sju tips för effektiva förbättringsplaner.
Var direkt och specifik när du kommunicerar resultaten av resultatanalysen.
Du bör tydligt förklara för varje anställd som du granskar vilka problem som finns.
Du måste också belysa eventuella specifika beteendemönster som behöver åtgärdas.
Tips: Ta med tidigare resultatbedömningar och feedback från kollegor så att de förstår vad de ska arbeta med.
Ta fram ett preliminärt schema för inchecknings- och feedbacksessioner.
Meddela också hur du kommer att mäta den anställdes framsteg. Du kan till exempel använda dig av gruppsamtal och feedbackundersökningar.
Ha en positiv och konstruktiv inställning.
Ge skräddarsydd konstruktiv kritik när du utvecklar medarbetarens färdigheter genom att ge beröm för saker som gjorts på rätt sätt och samtidigt tydligt ange de områden som medarbetaren fortfarande behöver förbättra.
Tips: Kom ihåg att kritisera handlingen, inte personen. På så sätt kan du undvika demoralisering och försvarsvilja.
Dessutom bör du erbjuda realistiska och praktiska lösningar för att lösa arbetstagarens problem. Undvik också att mikrostyrda den anställde, så att han eller hon kan få utrymme att arbeta med de utmaningar han eller hon står inför.
➡️ För fler bästa metoder och tips för att använda feedback för att skapa en engagerande arbetsplatskultur, se våra 20 bästa metoder för feedback till anställda.
Ta tillvara på tvåvägskommunikation
För att lösa problem med anställda krävs att alla intressenter deltar, inklusive den anställde vars prestationer granskas. Så lyssna på dem och be om deras version av historien och förslag på vad som ska göras.
Tips: Människor är mer benägna att acceptera förändringar när de kan ta itu med sina problem på ett proaktivt sätt. Och eftersom de har förstahandsinformation om sina problem kan de erbjuda insikter som du kan ta med i handlingsplanen.
Var uppriktig om förväntningar och återverkningar.
Vi kan inte betona hur viktigt det är att dela med sig av dina förväntningar på prestationer och förbättringar. Ju mer specifik du kan vara, desto bättre.
Tips nr 1: Låt de anställda veta vad du förväntar dig av dem när de har tillgång till de tillgängliga resurserna.
Vilka förväntningar har man till exempel på resultatet efter utbildningen?
Tips #2: Var också så saklig som möjligt när du kommunicerar dina förväntningar så att de inte tar det personligt, utan förstår allvaret i situationen.
Tips #3: Kom också ihåg att tydligt ange vad som händer om de inte uppfyller målen, till exempel uppsägning, förflyttning till en annan avdelning eller degradering.
Dokumentera samtalen när check-in-mötena äger rum.
PIPs kan komma tillbaka och hemsöka dig.
Därför måste du dokumentera diskussionerna under check-in-mötena.
Tips: Alla mötesanteckningar kommer att vara en utmärkt referenspunkt för dig och den anställde som du har hand om.
Utvärdering av planens utveckling
Utan återkoppling fungerar inte planerna för prestationsförbättring.
Använd därför 360-graders resultatbedömningar för att fördela bördan av att ge kritik över hela linjen och från toppen till botten. Därför kommer chefer, kollegor och till och med kunder att ge feedback.
Du kan genomföra 360-graders prestationsbedömningar genom enskilda check-in-möten där du har personliga diskussioner med den anställde. Du kan också inkludera enkäter och kamrat- och prestationsbedömningar.
Tips: Varje part bör ge feedback oberoende av varandra för att undvika fördomar.
Du kan sedan arbeta tillsammans med den anställde för att förbättra fokusområdena utifrån feedbacken. När de har slutfört ett steg i förbättringsplanen genom att förbättra sitt beteende, sin produktivitet och sina färdigheter kan de gå vidare till nästa steg.
Belöna framgång i slutet av planen
Effektiva program för erkännande och belöning ökar den genomsnittliga medarbetarens prestation med 11,1 %. Att belöna framgång i slutet av planen är alltså något du inte får hoppa över.
En av de viktigaste belöningarna i slutet av PIP-perioden är naturligtvis att den anställde slipper bli granskad av sin chef.
Men det finns mer att erbjuda dem i form av belöningar.
Tips: Tänk på att ge offentligt och privat erkännande för det utmärkta arbetet, en gratis lunch, betalda resor med kollegor, presentkort, handskrivna tackbrev osv.
🏢 E xempel på plan för prestationsförbättring
Här är några exempel på planer för prestationsförbättring som är värda att ta efter.
Förbättra kundservicen
Om du vill att en anställd ska förbättra sin kundservice, ska du tillhandahålla mekanismer för att möjliggöra feedback från kunderna. Det kan vara i form av enkäter, online-recensioner och vittnesmål.
Utbilda dessutom medarbetarna och ge dem möjlighet att vara empatiska och proaktivt hitta lösningar på kundernas problem.
Och det skadar aldrig att införa tekniska verktyg som hjälper alla att arbeta effektivare.
Ett datacenter kan till exempel skapa en PIP för en kundtjänstmedarbetare som har fått flera kundklagomål. Kunderna var missnöjda med de lösningar som gavs på deras produktproblem och det oförskämda beteendet, så du måste ta itu med dessa problem.
PIP kommer att omfatta följande:
- En repetitionskurs om produktdetaljer och kundhantering.
- Ett mål att få minst fyra positiva kundreferenser inom 60 dagar.
Förbättra produktiviteten
När anställda inte producerar så mycket arbete som de borde under en viss dag eller vecka kan det vara till hjälp att låta dem följa en plan för förbättring av prestationen.
Anta till exempel att du driver en byrå för innehållsmarknadsföring och B2B SaaS SEO. En av dina bästa skribenter börjar släpa efter rejält. Istället för att skriva 15 000 ord varje vecka skickar hen bara in 5 000 ord. Ändå kräver du mer produktivitet. Så du frågar medarbetaren vad som är fel, och hen berättar att hen precis har fått en bebis och har svårt att orka med.
För att ta hänsyn till författarens extra ansvar som nybliven förälder kan du sätta en gräns på 10 000 ord per vecka, beordra dem att lämna in 2 000 ord arbete till den övervakande redaktören i slutet av varje dag och planera en kontroll varannan vecka i minst tre månader.
Om författaren lyckas får han eller hon behålla sitt jobb. Men om de misslyckas kan du behöva avskeda dem eller degradera dem till ett mindre välbetalt arbete.
Förbättra rollspecifika färdigheter
Exemplet nedan gäller en skribent för innehållsmarknadsföring med låg produktivitet och dåliga SEO- och grammatiska färdigheter.
Områden som kan förbättras:
- Låg skrivkapacitet
- Överdrivna grammatiska fel
- Dåliga SEO-kunskaper
Huvudmålen för planen för förbättring av prestanda:
- Öka skrivandet.
- Skaffa dig SEO-kompetens.
- Införliva nya verktyg för att förbättra skrivkvaliteten.
Milstolpar för förbättring:
- Öka skrivandet från 5 000 ord till 10 000 ord i veckan.
- Varje artikel ska uppnå minst 90 % på Grammarly.
- Lär dig hur du använder Clearscope för att integrera relevanta nyckelord i innehåll och metabeskrivning.
Ytterligare stöd behövs:
- coachning om bästa metoder för framgångsrikt innehåll.
- Grammarly och Clearscope premiumkonton.
Handlingsplan och tidsfrister:
- Skicka in 2 000 ord i slutet av varje vardag senast den 19/11/2022.
- Skapa artiklar med minimala fel genom att skicka dem genom Grammarly Premium. Kontrollera även om det finns plagiat.
- Titta på Clearscope-utbildningsvideon som redaktören skickade via e-post. Slutför Clearscope-utbildningen senast den 29/9/2022.
- Skapa den första artikeln på Clearscope-plattformen och se till att den får minst B+ senast den 5 oktober 2022.
- Införliva Clearscope i det dagliga arbetsflödet senast den 19/11/2022.
Uppföljningsschema:
Veckovis 1:1-incheckning - varje fredag kl. 20.00 via videokonferens.
📝 Mallar för plan för att förbättra prestationen
Vi har skapat en mall för en plan för prestationsförbättring för att hjälpa dig. Du kan enkelt anpassa den för varje enskild anställd.
Nedan hittar du mallen för en plan för prestationsförbättring i redigerbart pdf-format.
Vi skapade också en word-version av vår mall.
➡️️️ Gör det möjligt för en högpresterande arbetsstyrka att Zavvy
Med rätt verktyg kan du ge medarbetarna möjlighet att själva styra sin utveckling.
Vår programvara för personalutveckling möjliggör sömlösa tillväxt- och utvecklingscykler. Alla dina anställda kan dra nytta av en ram för kompetensutveckling:
- förstå sina roller, och
- vad de måste göra för att kunna fullgöra sitt ansvar på ett framgångsrikt sätt.
Och för varje anställd vars prestationer behöver förbättras finns det alltid vår programvara för 360 feedback. Du kan använda den för att få feedback från alla relevanta parter på alla nivåer i organisationen, vilket ökar engagemanget, prestationen och tillväxten.
Samla in meningsfull feedback som kan användas och koppla den till de anställdas utvecklingsmål. Detta är en vinnande formel för ett engagerat och högpresterande team.
Kontakta oss för en kostnadsfri 30-minuters demo för att se våra lösningar i praktiken.
❓ Vanliga frågor om planen för prestationsförbättring
Är en plan för förbättring av prestationen en disciplinär åtgärd?
PIP:er är inte avsedda att disciplinera anställda, men kan fungera som formellt stöd för underpresterande anställda.
Krävs det en plan för förbättring av prestationen?
PIP:er krävs inte alltid om inte en anställds dåliga prestationer är betydande och påverkar företagets mål och resultat.
Är planerna för prestationsförbättring effektiva?
Välstrukturerade PIP:er som beskriver specifika mål och tillhandahåller omfattande resurser är effektiva.
Så för att vara effektiv måste du klargöra följande: medarbetarens mål, tidslinjer, stödmaterial, schema för incheckning osv.
När ska en plan för förbättring av prestationer användas?
Du bör använda PIPs när en anställds dåliga prestationer har en betydande inverkan på teamets moral, företagets produktivitet och resultatet.
Hur länge ska planen för förbättring av prestationer pågå?
De flesta PIP-försäkringar varar mellan 30 och 90 dagar, beroende på hur allvarligt problemet är.