20 bästa metoder för feedback från anställda för att skapa en engagerande arbetsplatskultur
Att ge och ta emot feedback är en viktig del av medarbetarnas upplevelse. Men att ge meningsfull och konstruktiv feedback är inte alltid lätt.
Hur ser du till att dina anställda tar emot feedback på ett bra sätt även om innehållet inte är 100 procent positivt?
Och hur ser du till att de faktiskt kan använda feedbacken för att förbättra sig själva?
Att ge feedback är ett av de bästa sätten att visa dina anställda att du uppskattar deras arbete och bidrag. Att kalla dem till en årlig opersonlig prestationsbedömning räcker dock inte.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Upptäck vår lista över bästa metoder för feedback från anställda som hjälper dig att ge feedback med finess, särskilt när den inte bara är positiv.
🔄 Varför är feedback från medarbetarna avgörande för företagets framgång?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
Kärnprincipen för feedback till anställda är att behandla dem som människor. Inte som ansiktslösa kuggar i en pengamaskin, utan som människor med egna förhoppningar, ambitioner och drömmar.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
Det är därför jätteföretag som Google, Cisco, Microsoft och Salesforce investerar så mycket i medarbetarengagemang. De förstår att deras vinster och tillväxt - eller deras överlevnad - är beroende av det.
Att utveckla en engagerad arbetskraft innebär också att skapa en stark feedbackkultur i företaget.
Medarbetarna måste känna att de kan ge - och ta emot - feedback utan att det får några konsekvenser. De måste veta att HR och deras chefer bryr sig om dem och lyssnar på deras röster .
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Mindre frånvaro;
- Förbättrad produktivitet;
- Mindre omsättning;
- Friskare och gladare anställda;
- Högre vinster;
- Större kundtillfredsställelse;
- Snabbare tillväxt;
- Snabbare innovation.
Det är en enkel formel: engagerade medarbetare = bättre affärsresultat.
Feedback från de anställda är en av nycklarna till att frigöra den potentialen.
💡 14 Bästa praxis för att ge feedback till anställda
Att ge feedback till anställda är en konst, inte en vetenskap. Men det finns ändå några beprövade bästa metoder som HR-team kan följa för att se till att feedbacken alltid är rätt.
1. Inled feedback med ett tydligt mål i åtanke
Ta först ett steg tillbaka och fundera på vad du försöker uppnå med din feedback.
Vill du ge positiv förstärkning? Kanske behöver du ta upp ett specifikt problem? Eller helt enkelt hjälpa en anställd att utvecklas på ett visst område?
Tips: Var så specifik som möjligt.
Undvik allmänna kommentarer som "Du gör ett bra jobb" eller "Vi måste prata om din attityd".
Försök i stället med något i stil med:
"Jag noterade hur du hanterade kundens klagomål om den sena leveransen. Bra jobbat!" eller
"Jag är bekymrad över din frånvaro den senaste månaden. Kan vi prata om vad som pågår?"
2. Ge feedback på ett konstruktivt sätt
Du kan inte kontrollera hur de anställda tar emot din feedback, men du kan kontrollera hur du ger den .
Tips: Du kan aldrig göra fel genom att formulera din feedback på ett konstruktivt sätt, särskilt när du vill ta itu med ett problem.
Så här gör du för att omvandla "negativ" feedback till konstruktiv feedback:
- Negativt: "Vi kan inte räkna med att du kommer i tid."
- Konstruktivt: "Jag har märkt att du har kommit sent på sistone. Finns det något vi kan göra för att hjälpa dig att komma i tid?"
- Negativt: "Du når inte din försäljningskvot".
- Konstruktivt: "Jag kollade siffrorna och du är inte riktigt där vi behöver dig. Låt oss ta fram några strategier för hur du kan avsluta fler affärer."
- Negativt: "Du är lat på jobbet."
- Konstruktivt: "Jag har märkt att du inte tar dig an så många projekt som du brukade göra. Är det något på gång som vi kan hjälpa dig med?"
Tips nr 1: Lägg märke till hur konstruktiv feedback omvandlar problemet till en möjlighet att växa.
Tips nr 2: Att ge konstruktiv feedback visar också att du är mer intresserad av att hjälpa den anställde att lyckas än att bara lägga skulden på honom eller henne.
3. Använd inte absoluta tal.
När du ger feedback på arbetsplatsen bör du undvika att använda absoluta termer som "alltid", "aldrig" och "varje gång".
För det första är det sällan sant och ofta bara en överdrift. För det andra är det sårande.
Tips nr 1: Ingen vill känna sig oförmögen att förbättra sig.
Tips nr 2: Återgå till det specifika mål som du satte upp för återkopplingen. Tala om det särskilda beteende som du vill åtgärda och använd konkreta exempel i stället för generaliseringar.
Vill du till exempel diskutera deras förseningar med dem? Citat hur många dagar de har varit sena den senaste månaden i stället för att säga: "Du är alltid sen".
Tips nr 3 : Öppna ett produktivt samtal i stället för att stänga av det.
4. Ge inte de anställda en komplimang
En "komplimang" är när du lägger in en negativ kommentar mellan positiv feedback och tror att det ska göra det lättare att svälja pillret.
Det brukar gå ungefär så här:
"Det går bra för dig överlag, men du måste arbeta med din tidsplanering. Jag har lagt märke till att du har kommit för sent på sistone. Bra jobbat med det stora projektet förra veckan, förresten!"
Problemet med detta tillvägagångssätt är att de anställda ser rakt igenom det. De vet att du bara försöker att dölja de dåliga nyheterna. Det gör också att komplimangen låter falsk.
Tips nr 1: Kom till saken i stället för att slösa bort din andedräkt (för att inte tala om deras tid).
Tips nr 2: Var direkt, ärlig och respektfull när du ger feedback. Så länge du försöker ge konstruktiv feedback är du på rätt väg.
5. Anpassa tonen i din feedback till arbetsförhållandet
Din feedback bör ta hänsyn till din arbetsrelation med den anställde. Är han eller hon till exempel en jämnårig, en direkt rapport eller en handledare?
Om du ger feedback till din handledare eller chef vill du vara mer formell och professionell.
Om du däremot ger feedback till en kollega kan du ha råd att vara lite mer avslappnad.
Och om du ger feedback till en direktrapporterad person vill du hitta en balans mellan de två.
Tips: Om du anpassar tonen i din feedback till arbetsförhållandet kan du se till att den tas emot väl.
6. Gör feedback till ett tvåvägssamtal
Att ge effektiv feedback på arbetsplatsen är bara halva kampen.
Den andra halvan är att se till att de anställda faktiskt lyssnar på vad du säger. Och inte bara nickar med.
Tips: För att se till att feedbacken tas emot måste du öva på att lyssna aktivt. Förvandla feedbackmötet från en envägsföreläsning till en tvåvägsdialog.
Här är några extra tips för aktivt lyssnande:
- Återge vad den anställde sa för att försäkra dig om att du har förstått.
- Ställ frågor för att få klarhet.
- Undvik att avbryta.
- Gör anteckningar.
Aktivt lyssnande visar medarbetarna att du respekterar deras åsikter och vill höra vad de säger.
7. Vänta inte på den årliga översynen
Om din personalpolicy bara kräver att du ger feedback vid en årlig översyn gör du fel.
Ett feedbackmöte per år innebär att du har liten eller ingen aning om hur dina anställda gör det dagligen.
Tips nr 1: Ge feedback kontinuerligt, inte bara en gång om året. På så sätt kan medarbetarna korrigera under tiden och du kan undvika överraskningar vid utvärderingstillfället.
Tips nr 2: Använd 360-talsfeedback för att få en fullständig och mer nyanserad bild.
Du bestämmer själv hur "regelbunden feedback" ser ut för dig, men här är några tips som du kan ta med i din process:
- Avrapportering efter projektet: Planera ett möte med teamet efter varje stort projekt för att diskutera vad som gick bra och vad som kan förbättras.
- En mot en: Håll enskilda samtal varje vecka eller varannan vecka med direktrapporter. Använd dessa möten för att kolla in och se om de står inför utmaningar eller behöver stöd.
- Informella kontroller: Detta är korta, spontana samtal som du kan ha med de anställda under dagen. Du kan till exempel fråga dem hur deras dag går eller vad de tycker om ett visst projekt.
- Gruppmöten: Kontakta varje grupp genom att planera regelbundna gruppmöten. Dessa möten är ett bra tillfälle att ge feedback om de senaste projekten och brainstorma idéer för framtiden.
8. Kritisera inte saker som den anställde inte har kontroll över.
Det är ingen idé att kritisera en anställd för något som han eller hon inte har kontroll över.
Du skulle till exempel inte kritisera dem för att en kund inte betalar sin faktura i tid. Det enda en anställd kan göra för att förbättra sig i en sådan situation är att följa upp med kunden och vid behov ta upp problemet. (Du kan introducera ett faktureringsprogram i deras arbetsflöde, som skickar en betalningspåminnelse).
Fokusera i stället din feedback på saker som medarbetaren kan ändra och förbättra.
Här är några exempel:
- deras inställning;
- deras arbetsmoral;
- deras kommunikationsstil;
- deras förmåga att ta emot instruktioner.
Allt detta är saker som en anställd kan arbeta med, oberoende av situationen.
9. Akta dig för återkopplingsbias
Feedbackbias uppstår när personliga erfarenheter och attityder till den anställde du granskar formar feedbacken i stället för objektiva och mätbara fakta.
Fördomar om någons ålder, kön eller ursprung kan ta över konkreta fakta när du utformar din feedback.
➡️ Ta itu med fördomar om feedback genom att förstå dess grundorsaker och börja agera med våra 5 tips för att övervinna omedvetna fördomar på arbetsplatsen.
10. Fastställa tydliga steg för förbättring.
Du har gett dina anställda feedback. Vad händer nu?
Det räcker inte att bara säga till en anställd vad han eller hon ska arbeta med - du måste också ge honom eller henne en tydlig handlingsplan.
Att skapa en handlingsplan kan innebära:
- sätta upp små mål;
- planera uppföljningsmöten;
- ge dem en specifik uppgift att arbeta med.
På så sätt vet de att deras utveckling är viktig och de kommer att hållas ansvariga för att nå de mål som ni har satt upp tillsammans.
11. Uppföljning efter att du har gett feedback till din anställde
Behandla medarbetarnas feedback som en pågående process, inte som en engångshändelse.
Tips: Efter att du har gett feedback kan du följa upp den senare för att se hur det går för den anställde. Visa att du är engagerad i att hjälpa dem att förbättra sig.
Så här kan du följa upp effektivt:
🔹 Bestäm ett specifikt datum och en specifik tid för uppföljningsmötet.
🔹 F örbered dig med exempel på den anställdes framsteg (eller brist på framsteg).
🔹 Var öppen för att lyssna på den anställdes perspektiv.
🔹 Undvik att framstå som aggressiv.
Om du följer upp det ordentligt kan du använda feedback-sessioner som en möjlighet att bygga upp förtroende och stärka dina relationer med de anställda.
12. Inkludera återkoppling i realtid
Förutom schemalagda feedbackmöten bör du också försöka ge de anställda feedback i realtid.
Om du till exempel ser att en anställd gör något bra, säg det genast till honom eller henne. Det visar att du är uppmärksam och uppskattar deras hårda arbete.
Tips: Om du uppmärksammar de anställdas framsteg uppmuntrar du dem också att fortsätta med det goda arbetet i framtiden.
13. Kritisera inte offentligt
Behöver du ge negativ feedback till dina anställda? Undvik att göra det offentligt. Du vill inte genera den anställde och få honom eller henne att bli defensiv.
Tips nr 1: Fråga folk om de kan prata privat. Boka sedan ett möte eller skicka ett direktmeddelande. På så sätt kan de höra vad du har att säga utan att känna att de är på plats .
Däremot kan du berömma offentligt. Att få positiv feedback inför teamet eller kunderna kan göra underverk för att öka moralen och motivationen.
Tips nr 2: Se till att den anställde är bekväm med att stå i rampljuset. Även om feedbacken är positiv, kan obehaget överskugga den bekräftelse som den anställde får om den överraskar honom eller henne. Återigen är det viktigt att känna den anställde när man ger feedback.
14. Registrera feedback och framsteg från de anställda
Dokumentation är avgörande för alla HR-interaktioner, inklusive feedback från anställda.
Tips nr 1: Registrera det i den anställdes akt när du ger feedback. Det kan vara till hjälp att ha ett skriftligt protokoll över samtalet om det uppstår några problem.
Förutom att dokumentera feedback-sessionen bör du också följa medarbetarnas framsteg. Uppfyller de till exempel de mål som du satt upp? Har något förändrats efter att du gav dem feedback?
Tips nr 2: Genom att registrera denna information kan du utvärdera hur effektiv din feedbackstrategi är och göra nödvändiga justeringar.
Tips #3: Om du kopplar feedbacken till den anställdes utvecklingsplan blir den ännu mer meningsfull. Återkopplingen korrelerar med deras tillväxtambitioner och kan ge konkreta steg för att ta sig till nästa nivå av deras färdigheter eller på karriärstegen.
➡️ Har du svårt att hitta rätt ord att säga? Här är 35+ positiva exempel på feedback till anställda som kan inspirera dig! Å andra sidan kan du använda dessa 45 exempel på negativ feedback för att framföra kritik med takt.
📝 6 bästa metoder för att få feedback från anställda
Dina anställda är din rikaste källa till information.
Vill du veta vad som verkligen händer på din arbetsplats? Så här kan du få ärlig feedback från dina anställda.
Uppmuntra till anonymitet
Vissa anställda är helt enkelt för blyga för att säga ifrån, oavsett hur mycket du lugnar dem. Andra är rädda för repressalier.
Att skydda deras anonymitet kan uppmuntra de anställda att vara mer uppriktiga med sina åsikter, förslag och klagomål.
Det finns några olika sätt att göra detta:
- Använd ett anonymt feedbackformulär online.
- Inrätta en anonym tipslinje.
- Skicka runt en anonym enkät för att få feedback från de anställda.
- En bra gammal förslagslåda för de anställda.
De bästa metoderna kräver inte att de skriver sitt namn på sin feedback eller loggar in på sin e-post eller sitt företags intranät.
Gör det enkelt att ge feedback
Låt inte medarbetarna gå igenom alla hinder för att dela med sig av sina tankar till dig.
Tips: Ju lättare det är att ge negativ och positiv feedback, desto mer sannolikt är det att de gör det.
Ta bort hinder som långa formulär eller komplicerade inloggningsprocesser. Och se till att du har en bra blandning av kanaler som de anställda kan välja mellan, till exempel:
- Personliga möten;
- Samtal i enskildhet;
- Gruppmöten;
- Undersökningar på nätet;
- Forum eller anslagstavlor på intranätet.
Genomföra regelbundna undersökningar av de anställdas puls.
En pulsundersökning för anställda är en kort undersökning som mäter de anställdas tillfredsställelse på löpande basis.
Pulsundersökningar kan hjälpa dig att hålla koll på de anställdas stämningar och identifiera problem tidigt. Det fungerar för alla typer av ämnen på arbetsplatsen, t.ex:
- Kommunikation;
- Balans mellan arbete och privatliv;
- Erkännande och uppskattning;
- Möjligheter till yrkesmässig utveckling;
- Engagemang för företagets värderingar.
Du kan till och med skicka ut en enkät om feedbackprocessen för att få veta vad de anställda tycker om hur det går.
Organisera samtal på "överhoppningsnivå".
Ett samtal på "överhoppningsnivå" är ett möte mellan en anställd och dennes chefs chef. Det kallas för "överhoppningsnivå" eftersom det gör det möjligt för anställda att gå förbi befälskedjan och tala direkt med en högre chef.
Detta kan vara en ovärderlig erfarenhet för båda parter.
För det första ger det den anställde en chans att säga vad han eller hon tycker utan att vara rädd för repressalier.
Det gör det också möjligt för ledare att få ofiltrerad negativ och positiv feedback om företaget.
Samtal på överhoppningsnivå kan föras enskilt eller i små grupper.
Tips: Om du väljer gruppmetoden, håll samtalet fokuserat och undvik att bli distraherad av ovidkommande ämnen.
Låt medarbetarna skapa sina egna undersökningar
Ingen förstår arbetstagarnas upplevelse bättre än de anställda själva.
Så varför inte utnyttja den kunskapen?
Ge dem makten genom att låta dem tänka ut och skriva sina egna undersökningar som ska godkännas av HR. Lita på att de kan komma på frågor som går in på kärnan av de problem som de ställs inför.
Förutom att de är mer engagerade kommer de anställda också att känna sig delaktiga i feedbackprocessen - vilket bara kan uppmuntra dem att delta mer.
Tips: Se till att de anställda vill delta. Att tvinga dem kan vara kontraproduktivt.
Agera på den feedback som du får från dina anställda
Det snabbaste sättet att aldrig mer få feedback är att ignorera den feedback du får.
Om medarbetarna ser att deras förslag faller för döva öron kommer de snabbt att förlora förtroendet för processen.
Visa att du tar medarbetarnas feedback på allvar genom att agera på den, till exempel genom att:
- Lösa det problem som de har tagit upp;
- Be om ett förtydligande av något som de har sagt;
- Tacka dem för deras bidrag;
- Att följa upp deras förslag;
- Dela resultaten av deras feedback med dem.
När det gäller anonym feedback kan du inte alltid vidta åtgärder direkt med den anställde. Men du kan ändå visa att deras synpunkter uppskattas genom att dela dem med andra avdelningar eller använda dem för att informera om förändringar i hela företaget.
➡️ Skapa en engagerande arbetsplatskultur med Zavvys feedbacklösning
Feedback från de anställda är värdefull inte bara för prestationsbedömningar utan även för en positiv och personcentrerad arbetsplatskultur.
Med vår programvara för 360-feedback kan du enkelt samla in, analysera och agera på feedback från medarbetarna.
Börja skörda fördelarna med feedback från de anställda redan nu.
För att se hur Zavvy kan hjälpa dig att driva feedbackkulturen i din organisation, boka en kostnadsfri 30-minuters demo idag.