Planering av succession: Hur man underlättar övergångar i ledarskapet (inklusive en mall)
Skulle ditt företag kunna överleva om en våg av högre chefer avgick i morgon? Omsättningen av chefer i ledningen är en utmaning som många organisationer har ställts inför under den stora uppsägningen.
Men företag som har investerat i successionsplanering har ett ledarskap som är redo att ta över.
⏭️ Definition av successionsplanering
Vad är då successionsplanering?
Denna affärsstrategi fokuserar på att identifiera och utbilda framtida ledare. Det slutliga målet är en smidig övergång vid övergångar i affärskritiska roller.
En del av dessa överlämningar kan ske på grund av händelser som vi kan förbereda oss på, t.ex. pensionering. Andra kommer att vara en nödsituation, t.ex. pandemi, sjukdom eller dödsfall.
Genom att planera efterträdelseplanering säkerställer man att kandidater med hög potential har identifierats för att ta över ledarskaps-, chefs- eller specialistroller och ta på sig sitt ansvar utan att störa företaget. Det kan röra sig om företag av alla storlekar.
Mål för successionsplanering
Målet med successionsplanering är att ersätta en avgående anställd som har haft en nyckelposition i företaget. Men varför är detta viktigt?
- Verksamhetskontinuitet - minska eventuella störningar vid ledarskapsbyten genom att ha efterträdare som är redo att ta över viktiga ansvarsområden.
- Minskad risk - kunskap bör föras vidare innan en långtidsanställd lämnar företaget.
- Lägre avgångsfrekvens (även känd som "churn") - företag som skapar handlingsplaner för utveckling av sina anställda kommer att få färre att sluta.
"94 % av de anställda stannar längre på ett företag om det investerar i deras utveckling." LinkedIn.
Vilka är fördelarna med successionsplanering?
Planering av arv är viktigt eftersom det:
- Sparar tid och pengar (en oplanerad avgång kan leda till kostnader för oplanerade styrelsemöten, resekostnader, rekrytering, advokater och PR-avgifter).
- Snabbare överlämningsperiod när efterträdaren redan har tränat för jobbet.
- Ger din personal och dina kunder förtroende för att företaget är i goda händer.
- Gör det möjligt att hålla dina projekt på rätt spår.
"Även om successionsplanering kan verka som en skrämmande uppgift är det viktigt för organisationer att investera den tid och de resurser som krävs för att säkerställa en smidig övergång av ledarskapet." Max BenzGrundare och VD för BankingGeek.
📈 Förklaring av processen för planering av företagsövertagande
Men vem ska ta hand om successionsplaneringen? I många fall är det personalavdelningen som är bäst lämpad att leda processen eftersom de är involverade i rekrytering, personalutveckling och kompetensbedömningar. HR har också en utmärkt överblick över företaget och kommunicerar med avdelningscheferna för att skapa och övervaka ramarna för successionsplanering.
Det är dock ingen snabb process - successionsplanering kan ofta ta mellan ett och fem år innan en kandidat är redo att ta över en roll. Processens steg omfattar:
1. Identifiera affärskritiska roller
Vilka är de viktigaste rollerna i ditt företag? Naturligtvis kan du titta på toppen av din organisation med vd, ekonomichef och COO, men uteslut inte de lägre ledningsfunktionerna. Om det finns en produktspecialist eller teknisk expert som ditt företag inte skulle kunna fungera utan, behöver de också en successionsplan.
Det är också värt att undersöka marknadstrender för att identifiera vilka jobb som kan vara i riskzonen. Om du till exempel har en begåvad anställd som arbetar på en position som dina konkurrenter har svårt att rekrytera till kan de bli måltavlor.
Fokusera på roller, ansvarsområden och relationer mer än på en specifik jobbtitel. Om en anställd till exempel har arbetat för företaget i många år och utvecklat viktiga affärsrelationer kan det vara smärtsamt att lämna företaget.
"Vad händer om du har ett viktigt team som ska hålla en stor presentation och du inte har någon reservplan? Och nu drabbas någon av Covid eller har exponerat hela teamet för det. Vem ska då rycka in?" Trish McFarlaneVD och chefsanalytiker, H3 HR Advisors
2. Fastställande av karriärvägar
Om du inte har dokumenterat dina nuvarande arbets- eller ledarroller är successionsplanering en möjlighet att ta fram en mall för varje position som du kan behöva fylla i framtiden. Detta innebär följande:
- Skapa en karriärväg - inklusive rollens senioritet, de uppgifter som de utför och nödvändiga färdigheter eller kvalifikationer
- Dokumentera hur rollen har utvecklats
- Förutse hur rollen kan anpassas igen i linje med företagets planer.
Ditt karriärramverk kan också omfatta de kompetenser som krävs för tjänsten. Dessa kan kategoriseras som:
- Kärnkompetenser som alla i organisationen måste ha (t.ex. empati)
- Funktionella kompetenser som är direkt relaterade till jobbet (t.ex. copywriting för marknadsföring)
- Teknisk kompetens som behövs för jobbet (t.ex. verktyg för prestationshantering för HR-funktioner)
- Ledarskapskompetens för en ledande befattning.
2. Att identifiera kandidater
Nästa steg är att identifiera lämpliga efterträdare för de positioner du behöver fylla - och både interna och externa kandidater kan komma i fråga.
När du tittar internt behöver efterträdaren inte vara nästa person i ledet enligt företagets organisationsschema.
De färdigheter och kompetenser som definieras i dina arbetsprofiler kan komma från lägre nivåer.
Faktum är att det är mer sannolikt att de som hoppar över VD:ar (de som befordras från andra ledningsskiktet) presterar bättre än tidigare CFO:er, COO:er eller DCEO:er som senare kommer till toppjobbet.
HR kan också hjälpa till med att identifiera externa efterträdare under rekryteringen. Men i både interna och externa scenarier är det viktigt att tala informellt med högpresterande kandidater om deras vision av en yrkesmässig framtid på företaget. Kom ihåg att deras individuella karriärmål kanske inte alltid stämmer överens med företagets långsiktiga mål.
3. Skapa möjligheter till professionell utveckling
Medarbetarnas tillväxt och utveckling bör vara en central del av din företagskultur, och integreringen med personalplaneringen får en ännu större betydelse.
Professionella utvecklingsprogram för efterträdare kan omfatta följande:
- 🔄Jobbrotation - potentiella ledare kan uppleva alla aspekter av företagets verksamhet.
- 👬 Mentorskap - att para ihop kandidater med nuvarande chefer för att ta del av deras insikter innan de tar över
- 👥 Shadowing - utbildning på arbetsplatsen för anställda
- 🎯 Tillåta anställda att definiera sina egna utvecklingsplaner.
4. Testa din successionsplaneringsprocess
Istället för att vänta på att en kris ska inträffa finns det naturliga möjligheter för dina interna efterträdare att ta på sig större ansvar innan de befordras. Om deras chef är på semester eller sjukskriven kan din efterträdare tillfälligt ta över en ledarposition.
Denna testperiod kommer att visa vilka erfarenheter de redan har och samtidigt belysa områden inom medarbetarutveckling som kräver mer fokus.
"Att ge en successionskandidat mer ansvar över tid kan fungera som en form av förberedelse. Det kommer att leda till en smidigare och mer sömlös övergångsprocess när rätt tillfälle ges." Ramcess Jean-Louis, global chef för mångfald och inkludering på Verizon Media.
5. Överlämnande och dokumentation av processen
Det sista steget i planeringen av en succession är att formellt utse en efterträdare, fastställa en överlämningsperiod och tillkännage nyheten till din personal och dina kunder. I bästa fall blir detta en lyckad övergång, men du kan dokumentera följande för att säkerställa en effektiv successionsplan för framtida utnämningar. Detta kan omfatta följande:
- Vilka aspekter av successionen har varit smidiga?
- Eventuella problem som uppstod
- Eventuella pågående kunskapsluckor.
💪 Bästa praxis för planering av ledarförsörjning
Det finns några bästa metoder att tänka på när du följer stegen ovan.
Mångfald, jämlikhet och integration
DEI är ett aktuellt ämne och bör beaktas när du utvecklar din ledarskapslinje. År 2021 fanns det endast 41 kvinnliga Fortune 500-chefer, varav två svarta kvinnor.
Att integrera integration och mångfald i din planering kan innebära att du väljer efterträdare som kräver flexibla arbetsformer eller har en ovanlig karriärbakgrund.
Din talanghantering bör fokusera på vad de kan tillföra rollen i framtiden, inte på vad de har saknat tidigare.
Överväga interna och externa efterträdare
Så ska du utse efterträdare från en intern pool av kandidater eller genom att titta utanför din organisation? Båda är värda att överväga.
Genom att befordra internt kan du ta hand om interna talanger och forma framtida företagsledare. Skapa en pool av interna kandidater med hög potential baserat på deras kompetensprofiler eller använd en kompetensbaserad strategi för att utveckla dina anställda. Att fokusera på interna befordringar är också ett utmärkt sätt att förbättra retentionsgraden eftersom anställda vill arbeta för organisationer som investerar i deras framtid.
Även om 77 % av S&P 500:s vd:ar lämnar över till interna efterträdare kan många affärskritiska roller fyllas av erfarna efterträdare utifrån. Håll därför ett öga på externa talanger i branschen i stort och kontakta dem om du har en ledig tjänst.
Integrering med personalens utveckling
Planeringen av succession måste vara starkt sammanflätad med personalens tillväxt och utveckling. På så sätt kan personalavdelningarna utveckla en flexibel personalstyrka med färdigheter som kan användas på flera olika avdelningar. Genom att tillåta potentiella efterträdare att arbeta i sidled i samband med utstationeringar och investera i formella utbildningsprogram kan man stärka det framtida ledarskapet.
"Det som verkligen är intressant är idén om job adjacency. Istället för att ständigt vara på ett spår har du idag så många människor som vill uppleva många olika delar av organisationen innan de låser fast sig i ett spår." Tara O'Sullivan, CMO på Skillsoft
🏢 E xempel på successionsplanering
Så vilka organisationer har engagerat sig i successionsplanering? Vi har valt ut fem exempel på hur framgångsrika företag har hittat sina nya ledare.
Daniella Vitale blev vd för detaljhandelsföretaget Barneys New York 2017 och tog över efter Mark Lee. Innan Vitale började på Barneys som Chief Merchant arbetade hon sig fram genom en rad sidoordnade förändringar på modevarumärken, bland annat Gucci, Armani och Ferragamo. Som vd för Barneys investerade Lee i Vitales framtid genom att skapa en femårig successionsplan med flera ledarskapsmöjligheter.
I sin roll som COO hade hon erfarenhet av ledarskap inom nästan alla affärsområden innan hon själv blev vd. Mark Lees tillkännagivande löd,
"Det är dags att lämna över den dagliga ledningen till Daniella, som länge har varit min planerade efterträdare och som har unika kvalifikationer för att ta över ledarskapet."
Ginni Rometty har varit IBM:s vd sedan 2012 tills hon i början av 2020 meddelade att hon skulle lämna över rollen till sin efterträdare Arvind Krishna. Som teknisk expert med 30 år på IBM är Krishna allmänt respekterad inom företaget och hade positionen som Senior Vice President of Cloud and Cognitive Software fram till sin befordran.
IBM:s styrelse har planerat övergången till vd under ett år och Rometty har varit starkt involverad i successionen.
År 2021 överlämnade Amazons grundande vd Jeff Bezos rollen till sin efterträdare. Innan Andy Jassy tillträdde hade han varit vd för Amazon Web Services sedan 2003 och lett AWS till att kontrollera en tredjedel av den totala marknaden för molntjänster.
Denna successionsplan har varit under arbete i flera år, och Bezos förklarade 2014,
"I takt med attföretaget har vuxit har mitt arbete förändrats mycket. Jag kommer inte att vara här för alltid."
Amazon har en successionsplan för alla ledande befattningshavare på företaget. Strategin omfattar en årlig översyn av toppchefernas framtidsplaner och reservkandidater samt ett diagram som kartlägger företagets stigande stjärnor. Ständig kommunikation mellan varje chef och två eller tre utvalda direktrapporter säkerställer konsekvens i händelse av en oväntad strukturell förändring.
Apple har sin egen utbildningsplats, som grundades 2008 av Steve Job som Apple University. Även om de håller sin anläggning och sina kurser hemliga är tanken att utbilda interna anställda om företagets historia och mål för att hitta nästa generation talanger som kan fortsätta arvet.
Apples nuvarande vd Tim Cook är lärare vid Apple University. Han säger,
"Jag ser min roll som VD som att förbereda så många människor som möjligt för att bli VD."
2013 meddelade Steve Ballmer överraskande att han skulle avgå som Microsofts vd. Men utan någon successionsplan vände sig företaget till extern rekrytering för att hitta en lämplig person för jobbet. En sökkommitté headhuntade över 100 kandidater och tog 20 av dem på en kort lista, däribland Steve Mollenkopf, som i stället blev vd för Qualcomm, och Alan Mulally, som drog sig ur tävlingen.
Efter sex månader utan en lämplig efterträdare vände sig Microsoft till en insider, Satya Nadella, för att bli sin tredje VD någonsin. Microsoft fattade i slutändan ett fantastiskt beslut och aktien steg med 30 procent under de första nio månaderna med Nadella vid rodret. Men detta var en osäker period i företagets historia som kunde ha lindrats med en formell successionsplan.
Vem saknar en successionsplan?
Tyvärr är det inte ovanligt att företag saknar en successionsstrategi, vilket var fallet med Microsoft. Detta belystes i en HBR-studie under pandemin 2020, där vissa länder var sämre än andra på att fokusera på VD-efterträden.
Till exempel hade 83 % av företagen i Spanien och 78 % i både Italien och Kina ingen beredskapsplan för VD-övergång. Detta kan jämföras med
- 60%i Storbritannien
- 45 % i USA,
- och 44 % i Tyskland.
En närmare granskning av olika typer av branscher visar att medieföretag och företag som säljer fritidsprodukter är minst benägna att investera i successionsplanering.
⚙️ Så skapar du din modell för successionsplanering
Nu när du förstår vikten av successionsplanering och hur den fungerar är det dags att skapa en modell för successionsplanering. Processen kan delas in i fyra huvudfaser.
Bedömning
Under den här fasen förutser du de utmaningar som du kan komma att möta under de kommande ett till fem åren. Det kan handla om följande:
- en pensionering (planerad eller oplanerad)
- mammaledighet
- sjukdom
- ändring av affärsstrategin (t.ex. förvärv eller nedläggning av filialer)
Du kommer också att identifiera de roller som är mest avgörande för kontinuiteten i verksamheten och de färdigheter och kompetenser som krävs för att lyckas i dessa positioner.
Utvärdering
Under utvärderingsfasen kommer du att överväga högpotentiella medarbetare och ha en informell diskussion för att bedöma deras intresse för att utvecklas till framtida ledare. Det är viktigt att betona att det inte finns några garantier för befordran, och att det kan finnas flera kandidater för succession i mixen.
Utveckling
Utvecklingsfasen pågår kontinuerligt och är beroende av att personalcheferna ordnar strategiska möjligheter för att en kandidat till en succession ska kunna utvecklas. Det bästa tillvägagångssättet är att ha en talangpool som utvecklas samtidigt. På så sätt kan du jämföra prestationer och se till att det finns en stark kandidatgrupp som är redo att ta över när tiden är inne.
Övervakning
Planering av succession är inte en strategi för att ställa in den och glömma den. Även om det är en intensiv process bör den ses över med jämna mellanrum för att kontrollera att den stämmer överens med företagets mål och målsättningar.
Din övervakning bör omfatta följande:
- Framsteg i ledarskapsutvecklingen - kontrollera hur det går för dina öronmärkta kandidater.
- Nya potentiella riskområden - har en annan arbetsroll blivit viktig för din verksamhet?
- Potentiella nya efterträdare - du kan ha förbisett en lovande kandidat från början.
📝 Mall för successionsplanering
Använd en enkel mall för att dokumentera din översikt över successionsplaneringen och hålla dig organiserad.
Mallen ger en statusöversikt över dina nuvarande successionsplaner. Den visar vilken sårbar position du behöver skapa en talangpipeline för - tillsammans med ett förväntat datum för den anställdes avgång.
Ange ett betyg för var och en av dina potentiella efterträdare. Detta är ett mått på beredskap för att avgöra när en kandidat är redo att ta över en nyckelroll som anställd. Till exempel kan en yngre anställd med mindre erfarenhet få ett lägre betyg. En mer erfaren medlem av ditt team som har arbetat inom flera affärsområden kan däremot få ett indikatorvärde på 8 eller 9.
Den här mallen är utformad som en översikt som du kan dela med styrelsen eller HR-avdelningen. Den kan kopplas till en annan successionsplan för varje enskild kandidat som beskriver den pågående karriärutvecklingen.
➡️ Kopiera vår mall för successionsplanering gratis här!!!
🛠️ Verktyg för successionsplanering
Ledarskapsplanering kan vara en utmaning och därför behöver du rätt verktyg för att styra din strategi. Tänk på några av följande:
1. Zavvy
Zavvys lösningar för personalutveckling främjar en social atmosfär och kultur under hela utvecklingsfasen av er strategi för successionsplanering.
Efter att ha definierat karriärvägar och tilldelat dessa till medarbetarna kan företagen genomföra kompetensbaserade 360 feedback-utvärderingar och identifiera potentiella ledare, t.ex. genom 9-box-utvärderingar.
När ni har identifierat dem kan ni ta fram riktade kompetensutvecklingsplaner för att säkerställa att de är redo att ta över.
Chefer kan också motivera teammedlemmar att förbättra sina prestationer med hjälp av anpassade tillväxtplaner för medarbetare.
Med en kombination av ledningens insatser, smarta meddelanden och guider på Zavvy känner sig de anställda stärkta att växa och närma sig den ledarposition som de är avsedda för .
2. Personlighet och beteendeverktyg
Personlighetsbedömningar är vanliga vid rekrytering till ledarpositioner, eftersom egenskaper som entusiasm och engagemang är viktiga. En annan mjuka färdigheter som bör bedömas är beteende - att förstå hur en kandidat kommer att reagera socialt och professionellt i en viss situation kan klargöra om han eller hon är en lämplig efterträdare.
3. Kognitiv och teknisk testning
Kognitiva tester kan också vara en del av processen för att identifiera kandidater för att hjälpa dig att hitta potentiella efterträdare med den nödvändiga omfattningen av kritiskt tänkande och logiska färdigheter. Om du skapar en successionsstrategi för en viktig teknisk roll kan du använda en djupgående teknisk bedömning för att få detaljerad information om lämpligheten.
➡️ Takeaway
Efterträdare måste utses för att fylla affärskritiska roller i organisationen och säkra företagets framtid.
Men framgångsrik successionsplanering är ingen process som sker över en natt - den kräver bedömningar, utvärderingar och regelbunden övervakning av din kandidats tillväxt och utveckling.
Du kan inte utveckla ditt företag utan att utveckla dina medarbetare.
Så skapa en kontinuerlig utvecklingscykel och lås upp er successionsprocess genom att ordna en demo av Zavvys programvara för ledarskapsutveckling.