Varför rolltydlighet bör vara ett viktigt fokus i din organisation - och hur du kan förbättra det
Du har anställt några av de hetaste talangerna i din bransch, investerat i dina processer på onboarding , prioriterat de anställdas välbefinnande och utvecklat en företagskultur att vara stolt över. Men något saknas!
Känns det som om dina anställda är förvirrade över vad de ska göra?
Kanske märker du att det uppstår diskussioner mellan kollegor eller att de tappar bollar för att ingen insåg att de var ansvariga för en viktig affärsuppgift.
Dessaär alla tecken på att dina anställda saknar tydlighet i sina roller.
🔍 Vad är tydlighet i rollen?
Klarhet i rollerna tar bort stress och förvirring från ekvationen. Genom att ge dina anställda absolut säkerhet om deras huvudsakliga arbetsuppgifter och erbjuda ett sammanhang visar du hur deras individuella ansvarsområden passar in i organisationens helhetsbild.
Dessa specifika ansvarsområden kan omfatta följande:
- Uppgifter
- Resultat
- Processer
- Mål
- KPI:er
När rollerna är tydliga kan du förvänta dig att en anställd känner till sina egna mål, vad kollegornas roller innebär och hur de samverkar för att nå framgång. Som kuggar i ett hjul!
Jordann M. Andrusiak, rådgivare och chef för affärslösningar på Synergy Capital Solutions, förklarar,
"Tydlighet är en viktig del av organisationen, och organisation är grunden för affärsverksamheten. Genom att betona tydlighet kan de anställda se hur deras arbete bidrar till företagets bästa för att uppmuntra till förbättrade prestationer.."
⁉️ Vad är rolltvetydighet?
Däremot är rolltvetydighet det som händer när en anställd har en oklarhet om sitt jobb.
Och det är vanligare än du tror, eftersom endast 60 % av de anställda instämmer helt i att de har tydliga förväntningar på sin roll. När prestationsmålen och ansvarsskyldigheten ständigt förändras lämnar detta gott om utrymme för förvirring.
Tvetydiga roller kan förekomma i gamla och nya företag, oavsett storlek. I den nya delen av skalan har nystartade företag med flytande arbetsflöden ofta en "alla händer på däck"-strategi när det gäller roller när de snabbt ska utveckla sitt nya företag.
Men befintliga företag har det inte heller lätt - förvirring uppstår när det finns ett tryck på att skala och förnya.
Några av nackdelarna med rollförvirring är:
- Överlappande uppgifter - att två eller flera anställda utför samma arbete är en rollkonflikt och ett slöseri med resurser.
- Missförstånd - stora, distribuerade team lider ofta av kommunikationsproblem och otydliga anvisningar, vilket tydlighet i rollerna kan minska.
- Friktion mellan medarbetare- att skicka över ansvaret från en person till en annan eller till en annan avdelning är vanligt när det finns en brist på samordning. Öppenhet i fråga om roller ökar förtroendet bland kollegorna.
❗️ Varför är det viktigt med tydlighet i rollen?
I vissa arbetssituationer kan det vara en fråga om liv och död att ha en tydlig roll. Naga Siddharth, vice VD för HR på Supr Daily, diskuterar hur piloter måste ha absolut klarhet i sin roll när de flyger .
"Livet är bokstavligen beroende av deras arbete. Var och en av dem vet vad de ska göra, hur de ska göra och när de ska göra det. När piloten som har kontrollen tar över ropar han "mitt flygplan" och den andra piloten svarar "ditt flygplan" för att bekräfta. Inga fall av "men jag trodde,....".
Denna modell bygger på en smidig överlämning från en kollega till nästa för att säkerställa att uppgiften slutförs smidigt och utan risk för misslyckande. Men när insatserna inte är lika höga som en flygkrasch, vilka är då fördelarna med tydliga roller i ett traditionellt företag?
Prestanda
Tydliga roller på arbetsplatsen skapar ett större engagemang hos medarbetarna, vilket gör att ditt team trivs med sitt arbete.
Denna studie från International Journal of Service Industry Management visar faktiskt på sambandet mellan tydlighet i rollen och förbättrad arbetstillfredsställelse, organisatoriskt engagemang och kvalitet på kundtjänsten.
En sann påminnelse om att det är en vinst för hela organisationen att investera i tydlighet i rollerna.
Undvika utbrändhet
Å andra sidan är bristen på tydlighet i rollen en av de fem främsta orsakerna till att anställda lider av arbetsrelaterad stress eller utbrändhet. Mayo Clinic håller med och anger att utbrändhet på jobbet är ett resultat av oklara förväntningar på jobbet.
"Om du är oklar om vilken grad av auktoritet du har eller vad din chef eller andra förväntar sig av dig, är det inte troligt att du känner dig bekväm på jobbet."
Behålla medarbetare
Under den stora uppsägningen har det varit viktigt för företagen att behålla sina bästa talanger. Och vi vet att 94 % av de anställda stannar längre på ett företag om det investerar i deras utveckling. Så varför inte göra det lättare för dina anställda att förbli lojala mot din organisation genom att:
- beskriva sin nuvarande roll
- förutse hur deras roll kommer att se ut i framtiden
- göra det möjligt för dem att följa en definierad karriärutveckling?
👩 Varför är rollklarhet viktigt i team?
Som ett klassiskt exempel på rollförtydligande kan vi titta på hur lagarbete är viktigt inom idrotten.
I ett VM-vinnande fotbollslag måste varje landslagsspelare vänja sig vid att spela en annan roll än på liganivå. Varje stjärna måste ha kristallklara rollförväntningar om sin position i anfall, försvar eller som stöd på mittfältet.
Lagets främsta mål är att göra mål och vinna matchen. Men på individuell nivå vet spelarna att de ska lita på sina lagkamrater och avgöra när de ska behålla bollen själva eller passa den till en starkare spelare i ett bättre läge.
Det är ingen överraskning att denna rollklarhet skapar den exakta harmoni som krävs i framgångsrika arbetsgrupper.
Behöver du ett annat exempel?
År 2014 valde Steve Yzerman ut ett lag med stjärnor från ligan till Kanadas olympiska ishockeylag för herrar, men han tilldelade dem roller baserat på "positionsbehov, spelarstil och lagarbete", och åsidosatte deras individuella framgångar.
Genom att ge var och en av dessa stjärnor klarhet om sina nya positioner i landslaget slog Kanada Sverige med 3-0 och vann en guldmedalj i turneringen.
📏 Hur mäter du tydligheten i din roll?
Rolltydlighet är en process som enkelt kan integreras med onboarding för att hjälpa nyanställda att lära känna sitt nya jobb.
Men när dina medarbetare har arbetat med dig i flera år kan deras uppfattning om vad varje arbetsuppgift innebär vara fast förankrad.
Så hur mäter du om bristen på tydlighet i rollerna är ett problem för befintliga anställda?
Här är två strategier för att skapa klarhet i din roll:
- Distribuera en enkelt frågeformulär om tydlighet i rollen
- Genomföra en rollförståelseövning som t.ex. Acid Test.
1. Hur man skapar ett frågeformulär om rollklarhet
Skicka in en enkät om rollklarhet till hela teamet eller organisationen för att se om rollklarheten är säker eller behöver förbättras.
Be dina anställda att svara på följande påståenden med: Instämmer inte alls, instämmer inte, varken instämmer eller instämmer inte, instämmer eller instämmer helt.
Skicka in den till hela organisationen för att få en uppfattning om huruvida rollerna är tydliga. Om du vill ha allmän och ärlig feedback kan du be dina anställda att fylla i frågeformuläret anonymt.
Men om du behöver detaljerad information om de specifika områden i din verksamhet där rollerna är oklara kan du också samla in namn och arbetstitlar.
2. Hur man skapar en övning för att klargöra rollen: Acid Testet
Affärsutbildaren och coachen Mike Clark förklarar att syraprovet kommer att "kontrollera att alla vet vem de ska rapportera till, vem som rapporterar till dem, men framför allt att de också är klara över vad det är meningen att folk ska göra i sin roll: varför är man anställd?"
Testet går ut på att be varje anställd att skriva ner de tre till fem viktigaste uppgifterna som de ska utföra i sin roll. Du kontrollerar dessa ansvarsområden för att se hur de stämmer överens med dina tre till fem rollkaraktäristika.
Clark avslöjar,
"Vad jag ofta upptäcker är att den första saken, huvudskälet till att de är anställda, vanligtvis är ganska tydligt. BVid det tredje skälet börjar det bli lite grått, och chanserna för att skälen ska stämma helt överens stämmer ofta inte riktigt överens. Om du vill utnyttja styrkan i ditt team måste du vara tydlig med deras roll."
📈 Hur man kan förbättra rollens tydlighet
ZavvyLösningarna för personalutveckling hjälper organisationer att skapa relevanta kompetensramar och klargöra roller. Varje roll är tydligt definierad och tilldelad en senioritetsnivå, så att det inte finns några tvivel om vad varje anställd och deras kollegor ansvarar för.
"Att skapa rollklarhet är enkelt om man förbereder sig. Precis som alla andra processer i organisationen måste rollklarheten vara väl genomtänkt. Det kan inte bara vara en muntlig genomgång som förklarar medarbetarnas roller.
Det bör baseras på djupgående skriftligt material. Gör därför alltid breda arbetsbeskrivningar med detaljer om befattningen.
Du kan också inkludera andra teammedlemmars uppgifter och på så sätt visa var gränserna går. Se till att denna information alltid är tillgänglig för dina medarbetare." Nina PączkaCommunity Chef för Mitt perfekta CV
Tips: Använd resultaten av frågeformuläret om rollförtydligande och Acid Test för att hjälpa till att definiera rollerna inom företaget.
1. Skapa kompetensbaserade rollbeskrivningar
Få en tydlig rollbeskrivning genom att definiera de anställdas kompetenser och inkludera dem på rollkort för att undvika förvirring.
Ett väl genomtänkt rollkort beskriver exakt vilka färdigheter och förmågor som behövs och hur arbetet ska utföras.
Den bästa metoden är att HR involverar branschexperter i dessa uppgifter för att skapa relevanta kompetensramar.
När det gäller en roll som datavetare förväntar du dig till exempel inte att HR ska förstå de invecklade detaljerna i denna tekniska roll - istället bör de kontakta yrkesverksamma som gör det.
2. Definiera fokusområden för de anställda
Inom ramen för medarbetarnas tillväxtcykel uppmuntras teammedlemmarna att delta i arbetet med att definiera sina egna fokusområden. Hur kan de uppnå detta?
Varför inte ta inspiration från Upstarts VD Dave Girouard, som funderar på #WWYRD, eller vad skulle din ersättare göra? Han förklarar:
"En annan mental övning som jag har gjort är att tänka på vad som skulle hända om min styrelse i morgon samlades och sparkade mig. Tänk om de sa: "Dave, tack för att du spelade. Du är färdig. Och de gick ut och hittade den allra bästa VD:n i världen, en som bara skulle få mig att framstå som en idiot? Vad skulle hon göra annorlunda än vad jag gör? Jag tänker på det ett tag och sedan säger jag till mig själv: "Varför i helvete gör du inte dessa saker?".
3. Använd mallar för ramar för karriärutveckling
Med kompetenser, mallar för rollkort och fokusområden på plats utgör detta grunden för dina mallar för ramar för karriärutveckling. Cheferna kan övervaka och stödja en utvecklingsplan för anställda som visar individens framsteg och slutförandefrekvens.
Din ram för karriärutveckling kommer att beskriva:
- Rollerna i din organisation
- De roller som varje teammedlem kan utvecklas till
- Vad de behöver uppnå för att komma vidare på sin utvecklingsväg.
➡️ Kolla in dessa exempel på karriärutvecklingsmodeller för att inspireras.
När ska man ge tydlighet i rollen?
"Många teamledare har kommit på sig själva med att säga "Vi löser det" när det gäller att anställa personer som de vill ha i sitt team, men att anställa utan att ha klart för sig vad en roll innebär är ett stort misstag . Var tydlig med vad du behöver, skapa en arbetsbeskrivning och anställ sedan." Tom FerryCoach inom fastighetsbranschen
Det kan vara komplicerat att veta när du ska definiera rolltydlighet i din organisation. Besök och återbesök detta område regelbundet när din struktur och dina processer utvecklas.
Så när är rätt tidpunkt för att skapa tydlighet i rollen?
- Under rekryteringen - i detta mycket tidiga skede ska du locka rätt kandidater med tydliga rolldefinitioner. Sprid dessa i dina platsannonser eller marknadsför dem under hela ansökningsprocessen.
- Under onboarding - hjälp den nyanställde att förstå sin roll och hur den passar in i organisationens övergripande struktur.
- Vid prestationsbedömningar - rollförtydligande bör ses över som en del av dina anställdas utvecklingsplan. Dubbelkontrollera att den anställdes förväntningar fortfarande är i linje med företagets och belys eventuella förändringar i rollen.
- Omstrukturering - från uppsägningar till förvärv - se till att varje anställd förstår sitt exakta ansvar om det sker någon form av strukturell förändring i din organisation.
- Planering av efterträdare - Om du har identifierat en kandidat med en ljus framtid på ditt företag bör du klargöra hur hen ska utvecklas fram till sin eventuella efterträdare. Detta kan omfatta befordringar och sidoförflyttningar.
Hur man skapar tydlighet i rollerna i hybridteam
Låt oss därför ta itu med elefanten i rummet: distansarbete. Även om du har haft en rimlig nivå av klarhet i ditt kontorsbaserade företag kan gränserna suddas ut när du övergår till distansarbete eller hybridarbete. Hybridmodellen är relativt ny för många organisationer, och det finns fortfarande en viss grad av "utforskande" att göra på den virtuella arbetsplatsen.
"Tydlighet är en av de mest kraftfulla indikatorerna på framgång i dagens organisationer, särskilt när de blir alltmer distribuerade." Erica Keswin, författare till "Ta med din människa till jobbet."
Tvetydiga roller kan också uppstå i kommunikationen - när halva teamet sitter i ett kontorslandskap och den andra halvan är utspridd över hela världen, vems uppgift är det då att hålla projekten på rätt spår?
Stödja tydlighet i rollerna i en hybridmiljö genom att skapa en katalog över rollkort, inklusive en tydlig kommunikationsstruktur. Detta bör tydligt belysa följande:
- vem varje gruppmedlem är
- Vem de rapporterar till.
- de uppgifter som de ansvarar för.
Denna öppenhet hjälper också till att eliminera fördomar som smyger sig in mot kontorsanställda som möts ansikte mot ansikte.
➡️ En genväg för att skapa tydlighet i rollerna i din organisation
Är du fortfarande osäker på om det finns en tydlig rollfördelning i ditt företag?
Se till att dina anställda hittar svaret. Följ strategier som till exempel övningar för att klargöra rollerna och intervjuer för att utvärdera hur mycket de anställda förstår om sina uppgifter och ansvarsområden. Svara sedan på lämpligt sätt genom att skapa rollkort, definiera kompetenser och utveckla en ram för karriärutveckling som dina medarbetare kommer att bli glada över.
Är du sugen på att komma igång? Använd den här programvaran för personutveckling för att förbättra tydligheten i rollerna för hela ditt team.