Att sätta förväntningar på medarbetarna: Så undviker du 10 vanliga misstag

Att sätta förväntningar på medarbetarna är en balansgång: Om du sätter ribban för högt kommer du att avskräcka ditt team. För lågt? Du pressar dem inte tillräckligt. 

Att sätta tydliga och motiverande förväntningar på medarbetarna handlar inte bara om att tala om för dem vad de ska göra. Det handlar om att inge förtroende, främja tillväxt och tända den där gnistan inom dem.

Vi dyker ner i de 10 vanligaste misstagen som görs när man sätter förväntningar på medarbetare. 

Och vi pekar inte bara ut dem. 

Vi fördjupar oss i de viktiga tekniker och insikter som gör det möjligt för ledare att formulera medarbetarnas förväntningar på ett sätt som inspirerar och driver deras team mot att uppnå sin fulla potential.

🙅‍♀️ Sätter du förväntningarna på medarbetarna på rätt sätt? 10 misstag att undvika

Vi ska först ta en titt på de vanligaste problemen med att sätta förväntningar som ledare.

Att inte dokumentera medarbetarnas förväntningar

Utan tydlig dokumentation kan förväntningarna vara öppna för tolkning. Det kan leda till missförstånd mellan företagsledare och medarbetare om vad som krävs, vilket i sin tur kan leda till undermåliga prestationer eller frustration.

En dokumenterad uppsättning förväntningar klargör vad som förväntas av varje medarbetare. Det minskar förvirringen och säkerställer att alla är överens om sina roller, ansvarsområden och prestationsstandarder.

Mycket vaga förväntningar på medarbetarna 

Vaga förväntningar ger inte medarbetarna någon vägledning om vad som förväntas av dem. Detta skapar förvirring kring deras roller och ansvarsområden, vilket leder till undermåliga prestationer.

Medarbetare trivs med tydliga riktlinjer och en känsla av syfte. Vaga förväntningar kan leda till bristande motivation och en känsla av mållöshet, eftersom medarbetarna kanske inte förstår hur deras insatser bidrar till organisationens övergripande mål.

Skapa orealistiska förväntningar 

När medarbetare får ouppnåeliga uppgifter eller mål kan de bli demoraliserade och känna sig besegrade. Detta kan leda till minskad motivation och övergripande arbetstillfredsställelse.

Ibland kan det sluta med att dina medarbetare sätter upp sina egna mål. Att ständigt sträva efter ouppnåeliga mål kan också leda till utbrändhet, ett tillstånd av kronisk fysisk och känslomässig utmattning. Detta påverkar allvarligt individens välbefinnande och organisationens produktivitet.

Underlåtenhet att beakta externa faktorer 

På samma sätt måste du göra en realistisk analys av deras omvärld. Att ignorera externa faktorer som marknadsförhållanden eller resursbegränsningar kan leda till orealistiska förväntningar. 

Att till exempel förvänta sig att ett säljteam ska uppnå ambitiösa mål under en ekonomisk nedgång kan vara ouppnåeligt på grund av minskad konsumtion.

När anställda förväntas uppfylla mål som inte är möjliga att uppnå på grund av externa begränsningar kan det leda till frustration och demoralisering. De kan känna sig orättvist belastade och maktlösa när de försöker uppfylla dessa förväntningar.

Att inte koppla medarbetarnas förväntningar till övergripande mål

Medarbetarna bör alltid förstå hur individuella förväntningar bidrar till organisationens övergripande mål. Annars kommer de oundvikligen att känna sig bortkopplade och sakna en känsla av mening med sitt arbete.

Att veta att deras insatser bidrar till företagets övergripande framgång kan vara en kraftfull motivationsfaktor för medarbetarna. Utan denna koppling kommer medarbetarnas engagemang och motivation att bli lidande.

Att inte göra fastställandet av förväntningar till en samarbetsprocess

Att inte involvera medarbetarna i att sätta sina egna förväntningar är ett av de största misstagen som teamledare kan göra när de sätter tydliga förväntningar på medarbetarna.

Ditt team kan känna att målen är något som åläggs dem snarare än något som de själva har ansvar för. Detta kan leda till bristande engagemang och lägre motivation att uppfylla de realistiska förväntningarna.

Kom ihåg: Medarbetarna har värdefulla insikter om sina styrkor, svagheter och förmågor. Att inte involvera dem i processen för att fastställa förväntningar kan leda till mål som inte är anpassade till deras kompetens, vilket kan leda till frustration och underprestation.

Att inte ge regelbunden konstruktiv feedback när ni hanterar förväntningar.

Utan regelbunden feedback får medarbetarna inte klart för sig hur väl de uppfyller vissa förväntningar.

De kan lämnas i ovisshet om sin prestation, vilket leder till förvirring och osäkerhet. Detta kan ha en negativ inverkan på medarbetarens övergripande prestation och eventuellt på teamet eller organisationen, vilket ytterligare bidrar till:

• en ökad risk för problem med anställdas prestationer;
• dålig konfliktlösning;
• brist på förtroende och samförstånd;
• Ett stort motstånd mot förändringar;
• stagnation och missade möjligheter.

Att ta för givet att de anställda fullt ut förstod förväntningarna på prestationen

Även om teamets förväntningar är dokumenterade kan enskilda medarbetare tolka dem på olika sätt eller ha frågor om specifika detaljer.

Att förutsätta att de förstår utan att bekräfta det kan leda till missförstånd och felriktade insatser.

Öppna kommunikationskanaler om teamets förväntningar uppmuntrar till ansvarstagande. När medarbetarna vet att de kan be om förtydliganden eller ta upp problem är det mer sannolikt att de tar ansvar för att uppfylla de uppsatta förväntningarna.

Underlåtenhet att utvärdera anställdas prestationer och upprepa

Om förväntningarna på en medarbetare förblir statiska kanske de inte stämmer överens med företagets nuvarande värderingar och mål.

Förväntningar som ställdes på en specifik roll för två år sedan kanske inte längre är realistiska på grund av förändringar i affärsbehov, rollspecifika uppgifter etc. 

Detta kan leda till att man slösar tid på uppgifter som inte längre är relevanta eller viktiga. 

När medarbetarna arbetar mot föråldrade eller irrelevanta förväntningar lägger de dessutom tid och energi på uppgifter som inte längre bidrar till organisationens övergripande framgång. Och att inte se de förväntade resultaten är inte särskilt motiverande för dem.

Att inte följa upp med resurser för utbildning och tillväxt

70% av de anställda uppger att de inte behärskar de färdigheter som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter.

Att ge teamet rätt utrustning för att säkerställa att varje medarbetare är väl förberedd för att uppfylla dessa förväntningar, snarare än att lämna dem att navigera ensamma i mörkret, bör stå högst upp på varje ledares prioriteringslista. 

Medarbetare som känner sig dåligt rustade för att leva upp till förväntningarna kommer sannolikt att tappa självförtroendet och motivationen. Detta kan leda till minskad produktivitet och en negativ inverkan på deras övergripande arbetstillfredsställelse.

🏆 Hur man sätter förväntningar på medarbetare som förbereder dem för framgång

För att undvika alla ovanstående scenarier har vi tagit fram en steg-för-steg-handlingsplan som hjälper dig att hantera alla potentiella utmaningar när det gäller att fastställa förväntningar på medarbetarna:

Dokumentera teamets förväntningar och framsteg

Att dokumentera teamets förväntningar skapar tydlighet och transparens kring vad som förväntas av medarbetarna när det gäller deras roller, ansvarsområden och prestationsstandarder. Denna tydlighet bidrar ytterligare till att anpassa individuella insatser till organisationens mål och företagets värderingar, vilket främjar en mer produktiv och effektiv arbetsmiljö.

Du kan använda verktyg som Zavvy för att fastställa förväntningar på karriärvägar och ramverk och ordna enskilda möten för att dokumentera diskussioner, överenskommelser och samsyn mellan medarbetare och företagsledare.

Använd SMART-ramverket för att sätta upp mål i linje med förväntningarna 

Att använda SMART-ramverket för att sätta upp mål som är anpassade till förväntningarna är avgörande för att säkerställa att teammedlemmarnas mål är tydliga, uppnåeliga och anpassade till organisationens övergripande vision. 

🆚 Se till att du först förstår skillnaderna mellan mål och förväntningar för att hålla dem i linje med varandra.

Upprätthålla balansen mellan utmanande och uppnåeliga förväntningar på medarbetarna

Att hitta rätt balans mellan utmanande och uppnåeliga förväntningar är avgörande för att främja en produktiv, motiverad och engagerad personalstyrka. Det kräver en nyanserad förståelse för individuella förmågor, organisatoriska mål och tillgängliga resurser. 

Regelbunden kommunikation, feedback och löpande utvärdering är avgörande för att upprätthålla denna balans.

Bland de företag som har lyckats hitta en perfekt balans finns Google. 

För Googles teamchefer är det viktigaste målet att se till att medarbetarna förstår och uppfyller förväntningarna. Dessutom är cheferna skyldiga att ge regelbunden feedback.

Dessa feedbacksessioner hjälper medarbetarna att få en förståelse för vilken riktning de måste ta under året. Dessutom kommer det att hållas regelbundna avstämningar, varav en kommer att vara helt inriktad på lärande och karriärutveckling.

Definiera förväntningar som är kopplade till teamets eller företagets bredare mål

Anpassning till organisationens mål säkerställer att varje medarbetares insatser direkt bidrar till organisationens övergripande framgång och uppdrag.

Om ett säljteam t.ex. har som mål att öka kvartalsomsättningen med 12 % är det i nivå med företagets mål att uppnå högre lönsamhet.

Att tydligt koppla förväntningar på medarbetarnas prestationer till bredare mål bidrar till en effektiv kommunikation.

Medarbetarna kan se helheten och förstå hur deras bidrag passar in i företagets strategiska plan.

Låt oss ta ett programvaruutvecklingsteam som exempel den här gången. Att förvänta sig att de ska leverera en ny funktion inom en viss tidsram ligger i linje med företagets potentiella mål att förbättra användarupplevelsen och locka fler kunder.

Jo Taylor, grundare och VD på Let's Talk Talent, säger att det handlar om att vara riktigt tydlig med hur människor kan bidra ur både ett individ- och organisationsperspektiv:

"Börja med att formulera vad organisationens uppdrag och syfte är, förväntningar kring detta och hur människor kan bidra. Du vill balansera vad människor behöver för att driva på med hur du vill att de ska bete sig. Se därför till att fokusera på såväl input som output och sätt upp mål för att ge medarbetarna fokus och belöna deras bidrag. I slutändan är prestationen en blandning av motivation och bidrag, så när du definierar förväntningarna ska du se till att du utnyttjar båda."

Samla in synpunkter från anställda

Att uppmuntra feedback och samarbete i samband med att förväntningar fastställs leder inte bara till mer välinformerade och realistiska förväntningar hos medarbetarna, utan bidrar också till att skapa en kultur där medarbetarna känner sig delaktiga och uppskattade. Detta leder i sin tur till högre nivåer av motivation, arbetstillfredsställelse och övergripande produktivitet. Det är en win-win-situation för både medarbetare och organisation.

Några av våra egna rekommenderade sätt att samla in feedback från medarbetarna är följande:

• Kör 360° feedback.
• Genomförande av utvecklingssamtal.
• Arrangera möten i stadshuset.
• Använda anonyma undersökningar eller pulsundersökningar.

Gör regelbundna avstämningar 

Regelbundna avstämningar ger möjlighet till snabb återkoppling om framstegen mot att uppfylla tydliga förväntningar. På så sätt kan medarbetarna klargöra eventuella missförstånd eller oklarheter kring förväntningarna. 

Detta bidrar till att säkerställa att medarbetarna tydligt förstår vad som krävs av dem. Tillsammans med regelbunden bekräftelse och firande av prestationer motiverar detta till fortsatta ansträngningar och förstärker positivt beteende.

💬 Ta del av våra bästa check-in-frågor och vår mall för personliga möten för att börja göra bättre check-in redan idag.

Säkerställa öppen kommunikation 

Det finns olika sätt att uppnå detta, men att betona en öppen dialog och att vara tillgänglig för att svara på frågor är särskilt viktigt. 

Börja med att tydligt kommunicera att en öppen dialog uppmuntras och värdesätts.

Låt medarbetarna veta att de kan vända sig till dig med frågor eller funderingar för att främja en kultur av förtroende och inkludering där medarbetarna känner sig bekväma med att uttrycka sina tankar, idéer och funderingar utan rädsla för repressalier.

Gör målformuleringen till en iterativ process 

Utvärdera om de förväntningar du har ställt på medarbetarna var realistiska. Ta hänsyn till faktorer som tillgängliga resurser, tidsbegränsningar och individuella förmågor. 

Det är också viktigt att ta hänsyn till externa faktorer som ni inte räknade med i början av processen. Det kan handla om ännu större förändringar i marknadsvillkoren, ändrade prioriteringar i företaget eller oväntade händelser.

Nästa steg: Om det visar sig att de ursprungliga förväntningarna var för ambitiösa eller inte tillräckligt utmanande, justera dem så att de överensstämmer med vad som är realistiskt möjligt att uppnå.

Ge nödvändig utbildning för att hjälpa medarbetarna att uppfylla förväntningarna 

Kasta inte bara kurser på dina anställda. Gör en grundlig utvärdering för att identifiera vilka färdigheter och kunskaper som krävs baserat på tydliga förväntningar. Detta hjälper dig att skräddarsy utbildningsprogram för att coacha medarbetarna och ta itu med dessa behov redan under introduktionen.

Zavvy ger dem enkel tillgång till ett brett utbud av utbildningsresurser. De anställda kan enkelt få tillgång till utbildningsmaterial när som helst och var som helst.

➡️ För en skräddarsydd titt på hur man sätter upp förväntningar för nyanställda, kolla in vår omfattande guide om målsättning för nyanställda.

⏳ Hur ofta bör du se över och revidera dina förväntningar på medarbetarna?

Är du osäker på om det är dags att se över dina medarbetares förväntningar? 

Håll dig till vår enkla checklista för när du bör överväga att revidera förväntningarna:

• i fall där resultaten, trots tydliga förväntningar, är för höga eller för låga;
• om förändringar i rollansvar eller teamstrukturer behöver göras;
• under de årliga utvärderingarna;

➡️ Ladda ner vår kostnadsfria mall för årliga utveckling ssamtal för att spara tid.

• efter större milstolpar eller nya projekt;
• när det gäller kortsiktiga förväntningar som behöver ses över oftare (t.ex. kvartalsvis) för att se till att teamen håller jämna steg med förändrade marknadsvillkor eller företagets omedelbara måljusteringar. 

💡 Tips: En tumregel är att mer frekventa justeringar är mer meningsfulla i snabbt föränderliga branscher. I mer stabila miljöer kan det å andra sidan vara mer än tillräckligt med årliga utvärderingar.

🕵️‍♀️ Varför är det viktigt att sätta tydliga förväntningar på medarbetarna? 5 sätt att göra skillnad

Förbättra motivationen hos medarbetarna

När medarbetarna vet vad som förväntas av dem har de en tydlig känsla av riktning. De förstår sin roll och sitt ansvar, vilket minskar förvirring och tvetydighet. Denna tydlighet ger dem möjlighet att fokusera sina ansträngningar på rimliga uppgifter som ligger i linje med organisationens mål. 

Medarbetarna förstår vad de är ansvariga för och är mer benägna att ta ansvar för sina uppgifter och projekt. Detta ansvarstagande och denna självständighet kan leda till en större känsla av kontroll och tillfredsställelse i arbetet.

Minska missförstånd och potentiella konflikter

Med rätt förväntningar på medarbetarna ger du dem vägledning om hur de ska bete sig och interagera med varandra. Det hjälper dig att undvika missförstånd och konflikter som kan uppstå i det dagliga arbetet.

Ökad produktivitet och anpassning till organisationens mål

Genom att ge medarbetarna tydliga mål att sträva mot motiverar du dem att arbeta hårdare och mer effektivt. Genom att ställa rätt förväntningar kan du dessutom säkerställa att alla arbetar mot samma mål, vilket bidrar till att förbättra teamsamarbetet och organisationsanpassningen.

Fungera som riktmärke för prestationsbedömningar

Använd tidigare resultat för att säkerställa att dina medarbetare håller en enhetlig standard och att prestationerna utvärderas objektivt. Med hjälp av riktmärken kan du dessutom sätta upp tydliga mål för medarbetarna, som sedan kan användas för att regelbundet mäta deras framsteg mot dessa mål.

Dominika Stemplewska, Line Manager på Unity Group, betonar att tydliga förväntningar på medarbetarna gör att utvecklingssamtalen blir mer objektiva:

"Utvärderingar bör alltid baseras mer på fakta och mindre på personliga känslor. På samma sätt kommer det att ge mätbara riktlinjer för medarbetarna och hjälpa dem att utvecklas."

Tillhandahålla underlag för beslut om befordran

Har du någonsin velat påskynda beslutsfattandet? 

Genom att ha tydliga befordringskriterier och kommunicera förväntningarna till medarbetarna kan du garantera att besluten baseras på mätbara faktorer som prestation, erfarenhet och kvalifikationer. Detta hjälper dig att erbjuda rättvisa och jämlika befordringar så att medarbetarna belönas för sitt hårda arbete och engagemang.

➡️ Ställ realistiska förväntningar på medarbetarna och möjliggör framgång med Zavvy 

Ta ansvar för ditt teams karriärutveckling och investera i Zavvys programvara för karriärvägar. Denna plattform ger ett snabbt och pålitligt sätt att bygga karriärvägar och sätta rätt förväntningar. Det gör det också enkelt för dig att övervaka varje individs framsteg, så att du kan:

•  📈 Genomför utveckling ssamtal som är skräddarsydda efter organisationens behov och mål.
• 💬 Organisera återkommande personliga möten för att bygga kontakter, förhindra blockeringar och säkerställa samsyn.
•  🏆 Utveckla medarbetarnas prestationer och se till att deras kompetens är uppdaterad för att möta nya trender och behov inom din bransch. 
• 🎯 Sätt upp mål för dina medarbetare och hjälp dem att nå dem varje gång.

📅 Ta nästa steg i medarbetarutvecklingen och lär dig att sätta förväntningar utan att spendera timmar. Få en kostnadsfri demo av Zavvy.

❓ Vanliga frågor om att sätta nya förväntningar på ditt team

Vilka förväntningar har de anställda?

Medarbetarnas förväntningar är resultat, beteenden och villkor som en medarbetare förväntar sig och anser att de har rätt att få från sin arbetsgivare i utbyte mot sitt arbete. Dessa tydliga förväntningar kan omfatta många faktorer, t.ex. ersättning, förmåner, arbetsmiljö, karriärutveckling osv. 

Hur viktigt är det att sätta upp förväntningar?

När du kommunicerar förväntningar snabbt förstår medarbetarna redan från början vad som förväntas av dem. På så sätt kan individuella mål och gruppmål anpassas till organisationens mål. Att veta vad som förväntas kan motivera medarbetarna att prestera sitt bästa. Det ger dem en känsla av syfte och riktning, vilket leder till högre medarbetarengagemang. Å andra sidan kan otydliga förväntningar leda till förvirring, frustration och konflikter. När förväntningarna är tydliga finns det mindre utrymme för missförstånd.