Como levar o seu sistema de gestão do desempenho para o nível seguinte: Um Guia Completo e Fácil
Qual é o aspecto do seu actual sistema de gestão do desempenho?
Para algumas - talvez a maioria - organizações, a administração examina e mede o desempenho dos empregados no final do ano. Os funcionários recebem relatórios de avaliação e revisões salariais, e os melhores desempenhos recebem bónus. E é só isso.
Trata-se de uma abordagem convencional da gestão do desempenho.
Uma que deixa pouco espaço para melhorar o desempenho dos funcionários e influenciar o seu crescimento.
Está pronto para elevar o seu sistema de gestão do desempenho e impulsionar o sucesso da sua organização? Não procure mais!
Este guia completo e de fácil utilização mostra-lhe os passos para levar o seu processo de gestão do desempenho a novos patamares.
Diga adeus aos métodos desactualizados e diga olá a um sistema simplificado e eficaz.
O que é um sistema de gestão do desempenho dos trabalhadores?
Um sistema de gestão do desempenho dos trabalhadores é um conjunto de processos complementares que visam avaliar e melhorar o desempenho individual e da equipa.
Assegura que os empregados trabalham eficazmente para a missão, visão e objectivos da sua organização.
Implica a realização de acções como:
- Alinhar os objectivos dos colaboradores e das equipas com os objectivos estratégicos da organização.
- Rever e avaliar os seus progressos em relação a estes objectivos.
- Avaliar os pontos fortes e fracos dos trabalhadores e encontrar formas de os ajudar a crescer.
- Tomada de decisões com base em dados (por exemplo, no que respeita a promoções, planeamento da sucessão, remuneração, etc.)
- Desenvolver os conhecimentos e as competências dos trabalhadores.
- Fornecer feedback em tempo real.
Pode parecer que nos estamos a referir a uma avaliação de desempenho. Mas as duas coisas são diferentes.
As avaliações dos empregados medem o desempenho do trabalho em relação a um conjunto de requisitos pré-estabelecidos.
Em contrapartida, um sistema de gestão do desempenho é uma abordagem proactiva para melhorar o desempenho.
Quem são os utilizadores de um sistema de gestão do desempenho?
Todos são vencedores quando se trata de um sistema de gestão do desempenho.
Empregados
Uma avaliação exacta do desempenho dos empregados ajuda a criar programas de formação mais eficazes que abordam as suas lacunas de competências.
Abre oportunidades de crescimento e de progressão na carreira.
Além disso, um sistema eficaz de gestão do desempenho melhora a qualidade da comunicação de uma organização, o que permite:
- Clareza nos objectivos e expectativas dos empregados.
- Compreender como o seu desempenho se enquadra nos objectivos da organização.
- Um caminho claro sobre como ter um melhor desempenho e desenvolver competências.
- Obter reconhecimento pelo seu trabalho árduo.
Tudo isto aumenta a sua motivação e produtividade, o que os torna mais felizes e empenhados.
Gestores
Com um sistema metódico de gestão do desempenho, os gestores podem identificar as áreas em que o desempenho é excelente ou deficiente.
Ajuda-os a reduzir o risco de desempenho. E evitar armadilhas que podem comprometer a realização dos objectivos da organização.
RH e operações de pessoal
Um sistema de gestão do desempenho ajuda o departamento de RH a planear a força de trabalho:
- Os RH podem identificar eventuais necessidades de pessoal suplementar, discutindo com os trabalhadores as cargas de trabalho actuais e futuras.
- Podem tomar decisões baseadas em dados: seleccionar empregados para promoções e fazer corresponder o empregado certo a uma função adequada.
- Podem também identificar os trabalhadores em risco de abandono e criar uma estratégia de retenção mais eficaz.
Quais são as vantagens de um sistema de gestão do desempenho?
Uma melhor gestão do desempenho conduz ao crescimento dos trabalhadores e da organização.
1. Ajuda as organizações a compreender o desempenho dos trabalhadores
Um sistema eficaz de gestão do desempenho permite-lhe acompanhar o desempenho dos seus empregados e compreender o panorama geral subjacente.
Ao manter conversas individuais regulares com os empregados, obtém detalhes sobre o seu (sub)desempenho. Estes são pormenores que os dados de uma avaliação anual do desempenho não podem fornecer.
Por exemplo:
- Estão a receber apoio contínuo?
- Têm cargas de trabalho geríveis?
- Têm os recursos de que necessitam?
- Existe uma falta de clareza de papéis?
- A sua saúde mental é correcta?
Torna-se mais fácil saber porque é que eles tiveram o desempenho que tiveram. E pode fornecer o apoio adequado para os colocar de novo no caminho certo e potenciar o seu talento.
Melhor ainda, é possível destacar quaisquer necessidades de formação.
Quer se trate de se actualizar com as últimas tendências ou de aperfeiçoar algumas competências, pode acompanhar continuamente os requisitos de formação.
2. Permite uma cultura de alto desempenho
Cada colaborador tem capacidades, talentos e experiências únicas. Um sistema ágil de gestão do desempenho permite uma compreensão clara dos pontos fortes de cada pessoa.
Como resultado, pode criar equipas poderosas de pessoas com diferentes pontos fortes ou atribuir projectos com base nas capacidades dos empregados.
Além disso, a própria natureza do processo do sistema de gestão do desempenho é um motor de uma cultura de elevado desempenho, uma vez que envolve:
- Definir metas SMART que alinhem os funcionários com os objectivos da empresa.
- Treino contínuo do desempenho.
- Feedback frequente.
- 👏 Reconhecer o bom desempenho. 37% dos trabalhadores afirmam que o reconhecimento pessoal pode motivá-los a ter um melhor desempenho.
- Estabelecer uma cultura de aprendizagem para aproveitar os pontos fortes dos funcionários e desenvolver as suas competências e talentos.
- Incentivar a melhoria contínua dos funcionários.
- Oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional e de progressão na carreira.
3. Facilita o acompanhamento dos indicadores vitais do talento
Um sistema eficaz de gestão do desempenho permite tomar decisões mais informadas e estratégicas em matéria de gestão de talentos. Os dados credíveis que recolhe através da monitorização constante do desempenho dos colaboradores tornam-no possível:
- Pode optimizar o seu método de preenchimento de lacunas de talento e de desenvolvimento e retenção de talentos de topo.
- E ao avaliar os indicadores de talento correctos, pode decidir melhor quem está preparado para tarefas mais exigentes sob a forma de uma promoção.
- Também se torna mais fácil avaliar a formação de que estes empregados necessitam para lidar com as responsabilidades adicionais.
- Além disso, terá um processo de selecção mais transparente e justo, o que reforçará a confiança dos seus empregados.
➡️ Saiba por que razão a gestão do desempenho e a gestão de talentos são processos indissociáveis.
Quais são as 5 fases de um processo de gestão do desempenho?
Cinco fases interligadas ajudam a gestão a gerir correctamente o desempenho dos trabalhadores.
1. Planeamento
A gestão ágil do desempenho começa com um planeamento adequado.
Uma actividade de planeamento essencial é chegar a um consenso com os empregados sobre os objectivos SMART.
Os objectivos devem estar alinhados com o panorama geral. Assim, comece por delinear os objectivos da empresa e, em seguida, defina os objectivos dos trabalhadores e das equipas.
Ao mesmo tempo, avalie se é necessário actualizar ou rever a descrição de funções e o perfil de funções do trabalhador para o tornar actual e relevante para os objectivos da organização.
Dica: Atribua objectivos ambiciosos para estimular o desempenho e definir o tom para o desenvolvimento contínuo.
2. Controlo
Depois de ter um plano sólido, o acompanhamento contínuo fará com que seja bem sucedido.
Acompanhar os progressos realizados em relação aos objectivos definidos na fase de planeamento.
Dica n.º 1: Estabeleça um sistema de feedback contínuo e incentive a comunicação permanente.
Por isso, não se esqueça de manter conversas individuais regulares e de fazer check-ins para discutir o desempenho.
Dica #2: Descubra se existem obstáculos que impedem o progresso dos objectivos. E forneça os recursos necessários para motivar a produtividade.
Dica #3: Tome medidas correctivas imediatamente após a ocorrência de um evento. Não espere até ao final do ano para falar sobre o assunto.
3. Revisão
A fase de revisão é a fase em que se mede o desempenho dos colaboradores. Envolve uma avaliação exaustiva dos resultados e do processo que conduziu a esses resultados.
Se tirou o máximo partido da fase de controlo, a fase de revisão deverá ser muito fácil.
Terá uma melhor visão do desempenho dos empregados. Conhecerá os seus êxitos e defeitos no desempenho das suas funções e na consecução dos objectivos estabelecidos.
Analisar se o trabalhador teve um desempenho superior ou inferior ao esperado. E qual a causa.
A organização prestou o apoio adequado? Os objectivos eram alcançáveis? Foram utilizados os melhores processos?
Sugestão n.º 1: Depois de efectuar a avaliação, dê feedback para melhorar.
Sugestão n.º 2: Pinpoint as lições aprendidas e chegue a acordo sobre um roteiro eficaz para melhorar o desempenho futuro.
Sugestão n.º 3: A fase de avaliação é também uma excelente oportunidade para melhorar o seu plano de desenvolvimento dos trabalhadores.
Responde a estas perguntas:
- O empregado tinha as competências adequadas para ter um desempenho óptimo?
- Com base no desempenho anterior, até que ponto se desenvolveram bem?
- A formação que receberam foi útil para a realização do projecto?
- Que outras competências poderiam melhorar o seu desempenho?
Dica #4: Peça aos empregados que avaliem primeiro o seu desempenho para conhecer a sua perspectiva. Depois, apresente sugestões sobre áreas e formas de melhorar.
4. Recompensa
É essencial recompensar os esforços dos empregados que atingem os seus objectivos ou que os ultrapassam.
Pode dar um aumento de salário, uma recompensa em dinheiro, uma promoção, reconhecimentos a toda a empresa - o que quer que funcione para a sua empresa. Dias de férias extra, um lugar de estacionamento dedicado e um aumento do tempo de férias também funcionam.
As recompensas comunicam que a sua organização valoriza o contributo dos colaboradores.
Motiva os trabalhadores com elevado desempenho a utilizarem o seu talento e competências para atingirem os objectivos da organização. Também incentiva o resto da equipa a trabalhar para atingir o melhor desempenho possível.
Dica n.º 1: Lembre-se de que os funcionários conhecem as pessoas com melhor desempenho entre eles. Por isso, faça com que as recompensas sejam justas.
Dica #2: Ver colegas que não merecem receber prémios pode fazer com que os empregados percam a motivação.
5. Actuação
Verificar se os trabalhadores continuam a adoptar os comportamentos positivos salientados na fase de revisão.
Desempenhe também o seu papel na execução do plano de desenvolvimento.
Trabalhe no desenvolvimento das competências e capacidades dos seus empregados para os ajudar a melhorar o seu desempenho num local de trabalho em evolução.
➡️ Descubra nove tendências de gestão do desempenho que podem melhorar o desempenho dos seus empregados.
🕵️♀️ Como criar um sistema de gestão do desempenho eficaz ? 7 Melhores práticas
1. Definir as metas e os objectivos certos
Abordar a definição de objectivos com ponderação e intenção. Os objectivos individuais ajudam os empregados a alinhar o seu trabalho com as prioridades e objectivos da organização.
Esclarecem o que é importante, o que ajuda os empregados a planear. São capazes de completar as tarefas a tempo e numa ordem lógica. Mantém o seu desempenho no caminho certo.
Além disso, os empregados sentem-se parte do sucesso da empresa quando sabem que os seus objectivos estão alinhados com os objectivos organizacionais. E isso mantém-nos motivados.
Não se esqueça de envolver os empregados na definição de objectivos. Isso irá inspirar um sentido de propriedade e compromisso, tornando-os mais susceptíveis de os atingir.
Aprender a diferença entre objectivos de desempenho e de desenvolvimento e a forma como estes contribuem para os objectivos empresariais globais.
2. Incentivar a comunicação permanente
As conversas abertas e contínuas ajudam os gestores a obter uma imagem completa do desempenho dos empregados.
Podem fazer e responder a perguntas, discutir soluções e colaborar com o empregado num plano de desenvolvimento.
Incentivar as conversas mensais 1:1 entre trabalhadores e gestores. Os controlos semanais também são essenciais.
Estas interacções devem ser:
- orientado para o futuro;
- incluindo as opiniões do trabalhador;
- desenvolvimento;
- bem alinhado com os objectivos de carreira e as aspirações do trabalhador.
Estas conversas ajudam a construir relações mais eficazes e inspiram o crescimento.
Dica: Documente as suas reuniões. Anote as principais decisões e informações discutidas nas sessões para facilitar o acompanhamento.
3. Efectuar avaliações de desempenho eficazes
As avaliações de desempenho são um dos pilares vitais de um sistema eficaz de gestão do desempenho.
É onde os gestores avaliam o desempenho dos empregados em relação aos objectivos estabelecidos.
Uma avaliação de desempenho eficaz é uma conversa bidireccional e personalizada entre um gestor e um trabalhador:
- O gestor ajuda os empregados a compreender os seus pontos fortes e fracos e a colaborar num roteiro para melhorar o seu desempenho.
- O trabalhador sente-se suficientemente à vontade para falar sobre os desafios que enfrenta no desempenho das suas funções e na consecução dos seus objectivos.
Dica n.º 1: Aproveite as avaliações de desempenho como uma oportunidade para corrigir problemas de desempenho antes que estes se transformem em problemas graves.
Dica n.º 2: Para os trabalhadores com problemas de desempenho recorrentes, utilize planos de melhoria do desempenho para apoiar o seu desenvolvimento.
4. Reconhecimento
O reconhecimento faz com que os empregados se sintam valorizados e encoraja-os a alterar o seu comportamento para acções mais desejáveis.
Se jogar bem as suas cartas, não terá de os obrigar a fazer um esforço suplementar para obter melhores resultados em termos de desempenho.
É também uma óptima estratégia para aumentar as suas taxas de retenção.
Cerca de 25% dos trabalhadores afirmam que o reconhecimento dos seus supervisores os faria permanecer no seu actual empregador.
Dica n.º 1: É essencial adoptar a estratégia de reconhecimento correcta, ou seja, uma que esteja alinhada com os seus objectivos comerciais.
Se a sua estratégia de reconhecimento encorajar acções positivas que se alinham com os seus objectivos empresariais, pode atingir esses objectivos mais rapidamente.
Não é preciso esperar por grandes feitos para reconhecer os empregados. Um "obrigado" frequente pode contribuir muito para um melhor desempenho.
Dica #2: Associe sempre o reconhecimento a uma realização ou comportamento específico. E faça com que seja oportuno.
Veja estas 42 ideias de reconhecimento dos trabalhadores para aumentar a eficácia do seu sistema de gestão do desempenho.
5. Adoptar um feedback de 360 graus
Os gestores e supervisores nem sempre têm uma linha de visão directa e interacções frequentes com os empregados.
Por esta razão, o seu feedback não dá uma visão completa das competências e do comportamento de um empregado.
💪 Dar feedback de 360 graus (feedback de vários avaliadores).
O feedback dos colegas, supervisores, subordinados e clientes proporciona uma visão única e diversificada dos seus pontos fortes e fracos.
Dá uma imagem completa do desempenho do trabalhador.
Dica n.º 1: Para que a estrutura de feedback de 360 graus funcione, crie uma cultura de confiança na sua organização.
As pessoas precisam de se sentir suficientemente seguras para darem um feedback honesto.
Promover a comunicação aberta, a transparência e as relações interpessoais positivas são algumas das formas de lançar as bases da confiança.
Dica #2: Assegure-se de que as perguntas do seu inquérito de avaliação 360º se centram nas competências e comportamentos que têm impacto nas metas e objectivos da sua organização.
6. Aprendizagem e desenvolvimento
Os programas de L&D personalizados e alinhados com os objectivos profissionais dos colaboradores fazem com que estes sintam que estão a crescer.
Cria um sentimento de êxito individual, reforçando o empenho e estimulando o desempenho.
Além disso, as oportunidades de aprendizagem adequadas requalificam e melhoram as competências dos trabalhadores. Isso torna a sua contribuição para os objectivos da organização mais valiosa.
Sugestão n.º 1: A formação não tem de ser aborrecida e entediante. Encontre formas de a tornar simples e cativante para os funcionários.
Dica #2: Software como o sistema de gestão de aprendizagem Zavvy pode dar aos seus programas de L&D uma abordagem moderna. Incorpora formatos de aprendizagem actuais como a microaprendizagem e a repetição espaçada. Pode incentivar a colaboração através de actividades de grupo e muito mais.
7. Coaching e tutoria
Os programas de coaching e mentoria para o desempenho dos colaboradores são uma das melhores formas de alcançar o desenvolvimento contínuo da sua força de trabalho.
Por esta razão, um sistema eficaz de gestão do desempenho deve colocar os gestores na posição de treinadores e mentores.
Ao monitorizar o desempenho dos trabalhadores, os gestores podem saber o que os motiva e onde têm dificuldades.
Sugestão: Podem prestar apoio contínuo e criar um roteiro personalizado que oriente os empregados para o seu potencial máximo.
5 Exemplos de sistemas de gestão do desempenho
Muitas empresas dispõem de um sistema sólido de gestão do desempenho.
A maioria está ancorada nas cinco funções críticas - planear, monitorizar, rever, recompensar e agir.
AstraZeneca
A AstraZeneca tem como objectivo criar uma cultura de aprendizagem e desenvolvimento sólida que promova o crescimento dos colaboradores a todos os níveis até 2025.
Para o efeito, o seu sistema de gestão do desempenho abrange
- Fase 1: Funções empresariais
- Fase 2: Planeamento do desempenho
- Fase 3: Desenvolvimento do desempenho
- Fase 4: Melhoria do desempenho
O processo começa por garantir que os empregados tenham clareza quanto às expectativas em relação ao trabalho.
Com esta clareza, o gestor e o trabalhador trabalham em conjunto na fase seguinte, a definição de objectivos.
Em seguida, colaboram num plano de acção para desenvolver o desempenho e as competências do empregado, de modo a atingir esses objectivos e expectativas profissionais.
Os gestores verificam regularmente o desempenho do trabalhador em relação aos resultados e, se necessário, tomam medidas correctivas.
A última fase consiste numa análise de todo o período. O gestor avalia a forma como o empregado implementou o plano de acção e quais os objectivos que alcançou.
Registam as lacunas e os pontos fracos das competências do colaborador. Com base nesta informação, inicia-se um novo ciclo com um novo plano de desempenho.
Pfizer
A Pfizer Inc. segue um sistema de gestão de desempenho semelhante. Mas com uma fase de recompensa.
Após uma análise do desempenho do trabalhador, os melhores desempenhos são reconhecidos.
As fases envolvidas são:
- Fase 1: Planeamento do desempenho
- Fase 2: Planeamento do desenvolvimento
- Fase 3: Avaliação do desempenho
- Fase 4: Compensação total
A formação e o feedback são uma parte integrante do sistema de gestão de desempenho da Pfizer.
Banco Halifax
O Halifax Bank não é totalmente diferente. Baseia-se fortemente no planeamento do desempenho e do desenvolvimento para melhorar o desempenho dos empregados.
Os gestores utilizam um cartão de pontuação dos trabalhadores para avaliar o desempenho. Além disso, actuam como treinadores, fornecendo feedback e apoio regulares para garantir que os colaboradores se mantêm no caminho certo.
Cisco
É possível desenvolver um sistema de gestão do desempenho ainda mais sólido com uma abordagem centrada nas pessoas.
É a forma de criar uma cultura de elevado desempenho na sua organização.
Veja-se o caso da Cisco, por exemplo.
A empresa utiliza tecnologia própria para recolher dados valiosos sobre a sua força de trabalho que mostram como cada funcionário é único.
Facilita à direcção a criação de um plano de desenvolvimento prático que aproveite os pontos fortes dos trabalhadores.
Aqui está um estudo de caso detalhado das avaliações de desempenho dos funcionários na Cisco.
Netflix
A Netflix adopta uma abordagem mais radical do seu sistema de gestão do desempenho.
Um sistema de feedback de 360 graus não anónimo e uma transparência total criaram uma equipa de alto desempenho para a empresa.
Como é que a Netflix garante a eficácia do feedback de 360 graus não anónimo? Segue uma estrutura de 4A:
- Os fornecedores de feedback devem "ter como objectivo ajudar" e fornecer feedback "accionável".
- Os destinatários do feedback devem "apreciar" o contributo, mas com a possibilidade de o "aceitar ou rejeitar".
A gestão da Netflix desafia directamente o desempenho insuficiente. E os gestores utilizam o "Keeper Test" para despedir funcionários com um desempenho cronicamente insuficiente.
Saiba mais no nosso estudo de caso sobre as avaliações de desempenho dos funcionários na Netflix.
➡️ Gerir o desempenho com Zavvy: A sua suite de capacitação tudo-em-um
Um bom sistema de gestão do desempenho combina os processos certos com o software certo para melhorar o desempenho dos trabalhadores e atingir os objectivos da empresa.
Eis um guia rápido para implementar eficazmente um sistema moderno de gestão do desempenho:
- Eleve os seus processos de avaliação para uma abordagem mais flexível. Utilize o software de avaliação do desempenho Zavvy para dar aos seus gestores e administradores poder total sobre os tipos de perguntas, visibilidade, definições de anonimato e muito mais.
- Recolher informações qualitativas e quantitativas sobre o desempenho de um empregado.
- Torne as suas promoções imparciais e transparentes, criando um percurso significativo para a progressão na carreira com o nosso software eficaz de acompanhamento de carreiras.
- Identifique as lacunas de competências existentes e utilize o nosso software de matriz de competências para desenvolver um programa de I&D eficaz que reforce o seu capital humano.
- Dê aos seus gestores a formação adequada e transforme-os em treinadores e mentores inspiradores.
Está na altura de desbloquear um sistema de avaliação do desempenho dos colaboradores que se adeqúe aos valores e objectivos da sua organização. Marque uma demonstração hoje mesmo.
❓ FAQs
Qual é a definição de um sistema de gestão do desempenho dos trabalhadores?
Trata-se de um processo contínuo e metódico que visa melhorar o desempenho individual e da equipa. Assegura que os empregados trabalham eficazmente para atingir os objectivos da organização.
A gestão por objectivos faz parte de que tipo de sistema de avaliação do desempenho?
A gestão por objectivos é uma abordagem moderna e estratégica da avaliação do desempenho. O gestor e o trabalhador trabalham em conjunto para definir objectivos SMART para o trabalhador e um plano de acção para os atingir.
O gestor acompanha e avalia os progressos do trabalhador e recompensa os seus resultados.
Porque é que um sistema de gestão do desempenho é superior a um sistema de avaliação do desempenho?
Um sistema de medição do desempenho utiliza um conjunto de métricas para quantificar a eficiência e a eficácia das acções de um empregado e avaliar o seu desempenho. O seu foco é o desempenho passado.
Um sistema de gestão do desempenho é um processo contínuo e metódico. Funciona para gerir e manter o desempenho dos empregados sob controlo para a realização dos objectivos da organização. Além disso, está orientado para o futuro, o que o torna superior.
Leia a nossa análise aprofundada da gestão do desempenho vs. medição do desempenho.
Quais são os principais componentes de um sistema ágil de gestão do desempenho?
Um processo de gestão do desempenho envolve cinco fases:
- planeamento;
- controlo;
- revisão;
- gratificante;
- actuação.
Que características, no mínimo, devemos incluir num sistema de gestão do desempenho?
As características essenciais de um sistema de gestão do desempenho eficaz incluem
- Objectivos SMART para os trabalhadores que se alinham com os objectivos da empresa;
- comunicação permanente;
- avaliações de desempenho;
- reconhecimento;
- Feedback de 360 graus;
- aprendizagem e desenvolvimento;
- coaching e mentoring.
Quais são os diferentes tipos de sistemas de gestão do desempenho?
Alguns dos sistemas de gestão do desempenho habitualmente utilizados incluem:
- Classificação: Um sistema que utiliza o desempenho para classificar os empregados do mais alto ao mais baixo desempenho.
- Feedback de 360 graus: Recolhe dados sobre os pontos fortes e fracos de um colaborador junto de supervisores, pares e subordinados.
- Acompanhamento dos objectivos: Os gestores avaliam o desempenho analisando os progressos realizados em relação aos objectivos definidos.
- Baseado em competências: Trata-se de avaliar o desempenho de um trabalhador em função de competências específicas.
De que é que o seu sistema de gestão do desempenho mais precisa?
As necessidades do seu sistema de gestão do desempenho:
- objectivos e expectativas claros;
- feedback regular;
- envolvimento e capacitação dos trabalhadores;
- tomada de decisões com base em dados;
- melhoria contínua.