Porque é que a clareza das funções deve ser uma prioridade na sua organização - e como melhorá-la
Contratou alguns dos melhores talentos do seu sector, investiu nos seus processos de integração, deu prioridade ao bem-estar dos funcionários e desenvolveu uma cultura empresarial de que se pode orgulhar. Mas algo está a faltar!
Parece que os seus empregados estão confusos sobre o que é suposto estarem a fazer?
Talvez esteja a reparar em discussões entre colegas, ou que estes estão a perder bolas porque ninguém se apercebeu de que eram responsáveis por uma tarefa crítica da empresa.
Estessão os principais sinais de que os seus empregados não têm clareza de papéis.
O que é a clareza de papéis?
A clareza das funções elimina o stress e a confusão da equação. Proporcionar aos seus empregados uma certeza absoluta sobre as suas principais tarefas no trabalho e oferecer contexto mostra como as suas responsabilidades individuais se enquadram no panorama geral da sua organização.
Estas responsabilidades específicas podem incluir
- Tarefas
- Prestações de serviços
- Processos
- Objectivos
- KPIs
Quando a clareza das funções é perfeita, espera-se que um empregado conheça os seus próprios objectivos, as funções dos seus colegas e a forma como se articulam para o sucesso da empresa. Como as engrenagens de uma roda!
Jordann M. Andrusiak, Consultor e Director de Soluções Empresariais, na Synergy Capital Solutions explica,
"A clareza é um elemento crucial na organização, e a organização é a base do negócio. Ao enfatizar a clareza, os funcionários vêem como o seu trabalho contribui para o bem maior da empresa, encorajando um melhor desempenho."
⁉️ O que é a ambiguidade de papéis?
Em contrapartida, a ambiguidade de funções é o que acontece quando um trabalhador não tem clareza sobre o seu trabalho.
E é mais comum do que se pensa, uma vez que apenas 60% dos empregados concordam fortemente que têm expectativas claras sobre o seu papel. Quando os objectivos de desempenho e a responsabilidade estão constantemente a mudar, isto deixa muito espaço para a confusão.
A ambiguidade de funções pode ocorrer em empresas antigas, novas e de qualquer dimensão. No final da escala, as empresas em fase de arranque com fluxos de trabalho fluidos têm muitas vezes uma abordagem de "todos os funcionários no convés" às funções, à medida que aceleram o crescimento da sua nova empresa.
Mas as empresas existentes também não têm a vida facilitada - a confusão desenvolve-se quando há pressão para escalar e inovar.
Algumas das desvantagens da confusão de papéis incluem:
- Sobreposição de tarefas - ter dois ou mais empregados a fazer o mesmo trabalho é um conflito de funções e um desperdício de recursos.
- Falhas de comunicação - as equipas grandes e distribuídas sofrem frequentemente de problemas de comunicação e de orientações pouco claras, que a clareza das funções pode atenuar.
- Atrito entre colegas de trabalho - passar a responsabilidade de uma pessoa para outra ou para um departamento diferente é comum quando há falta de alinhamento. A transparência das funções aumenta a confiança entre os colegas.
❗️ Porque é que a clareza de papéis é importante?
Em algumas situações de trabalho, a clareza de funções pode ser uma questão de vida ou morte. Naga Siddharth, vice-presidente de RH da Supr Daily, fala sobre como os pilotos precisam de ter absoluta clareza de funções quando estão a voar.
"A vida depende literalmente do seu trabalho. Cada um deles sabe o que fazer, como fazer e quando o fazer. Há uma chamada "o meu avião" quando o piloto em controlo assume o comando, e o outro piloto responde "o seu avião" para confirmar. Não há casos de "mas eu pensei, ...."
Este modelo baseia-se numa passagem de testemunho sem falhas de um colega para o seguinte, de modo a garantir que a tarefa é concluída sem problemas, com zero hipóteses de fracasso. Mas quando os riscos não são tão elevados como um acidente de avião, quais são os benefícios da clareza de funções numa empresa tradicional?
Desempenho
A clareza de papéis no local de trabalho cria um maior envolvimento dos trabalhadores, o que mantém a sua equipa satisfeita com o seu trabalho.
De facto, este estudo do International Journal of Service Industry Management demonstra a relação entre a clareza de funções e a melhoria da satisfação no trabalho, o empenho organizacional e a qualidade do serviço ao cliente.
Um verdadeiro lembrete de que investir na clareza das funções é uma vantagem para a sua organização.
Evitar o esgotamento
Por outro lado, a falta de clareza das funções é uma das cinco principais razões pelas quais os trabalhadores sofrem de stress ou esgotamento relacionados com o trabalho. A Mayo Clinic concorda, referindo que o esgotamento profissional é o resultado de expectativas profissionais pouco claras.
"Se não tem a certeza do grau de autoridade que tem ou do que o seu supervisor ou os outros esperam de si, não é provável que se sinta confortável no trabalho."
Retenção de empregados
Durante a Grande Demissão, tem sido fundamental para as empresas manterem os seus melhores talentos. E sabemos que 94% dos empregados permanecerão mais tempo numa empresa se esta investir no seu crescimento. Por isso, porque não facilitar a fidelidade dos seus empregados à sua organização?
- descrever o seu papel actual
- prever como será o seu papel no futuro
- permitindo-lhes seguir uma um percurso definido de progressão na carreira?
Porque é que a clareza de papéis é importante nas equipas?
Como exemplo clássico de clareza de papéis, vejamos como o trabalho de equipa é essencial no desporto.
Numa equipa de futebol vencedora de um Campeonato do Mundo, cada jogador nacional tem de se habituar a desempenhar um papel diferente do que desempenha a nível do campeonato. Cada estrela deve ter expectativas claras quanto à sua posição no ataque, na defesa ou no apoio ao meio-campo.
O principal objectivo da equipa é marcar golos e ganhar o jogo. Mas, a nível individual, os jogadores sabem que devem confiar nos seus colegas de equipa e decidir quando devem ficar com a bola ou passá-la a um jogador mais forte e em melhor posição.
Não é de admirar que esta clareza de papéis crie a harmonia exacta necessária para o sucesso das forças de trabalho.
Precisa de outro exemplo?
Em 2014, Steve Yzerman seleccionou uma equipa de estrelas da liga para a equipa olímpica masculina canadiana de hóquei no gelo, mas atribuiu-lhes funções com base na "necessidade posicional, estilo de jogador e trabalho de equipa", pondo de lado os seus êxitos individuais.
Ao dar a cada uma destas estrelas clareza sobre as suas novas posições na equipa nacional, o Canadá venceu a Suécia por 3-0 e conquistou a medalha de ouro no torneio.
Como é que mede a clareza das funções?
A clarificação de funções é um processo que pode ser facilmente integrado na integração dos colaboradores para ajudar os novos contratados a conhecerem o seu novo emprego.
Mas quando os membros da sua equipa trabalham consigo há anos, a sua ideia do que cada função implica pode estar firmemente enraizada.
Então, como é que se mede se a falta de clareza das funções é um problema dos actuais trabalhadores?
Eis 2 estratégias de clareza de papéis:
- Distribuir um questionário simples de clareza de funções
- Realizar um exercício de clarificação de papéis, como o Teste ácido.
1. Como criar um questionário de clareza de funções
Envie um inquérito sobre clareza de funções a toda a sua equipa ou organização para verificar se a clareza de funções é segura ou precisa de ser melhorada.
Peça aos seus empregados que respondam às seguintes afirmações com: Discordo totalmente, discordo, nem concordo nem discordo, concordo ou concordo totalmente.
Submeta a toda a sua organização para obter uma ideia da existência de clareza de funções. Se pretende obter um feedback geral e honesto, peça aos seus colaboradores para preencherem o questionário de forma anónima.
Mas se precisar de informações pormenorizadas sobre as áreas específicas da sua empresa que carecem de clareza de funções, recolha também os nomes e os cargos.
2. Como criar um exercício de clareza de funções: o teste ácido
O formador e treinador de empresas Mike Clark explica que o Teste Ácido irá "verificar se toda a gente sabe a quem é que devem reportar, quem é que responde perante elesmas, mais do que isso, também se sabe claramente o que é que as pessoas devem fazer nas suas funções: porque é que as pessoas estão empregadas?"
O teste consiste em pedir a cada colaborador que escreva as três a cinco tarefas principais que deve realizar no âmbito da sua função. Verificará estas responsabilidades para ver como se comparam com as três a cinco características da sua função.
revela Clark,
"O que eu costumo descobrir é que a primeira coisa, a principal razão pela qual estão empregados, é normalmente bastante clara. BPor volta da terceira, começamos a ficar um pouco cinzentos, e as hipóteses de ter as razões totalmente alinhadas muitas vezes não coincidem. Se quiser tirar partido da força da sua equipa, seja claro quanto ao seu papel".
Como melhorar a clareza das funções
ZavvyAs soluções de crescimento dos colaboradores da WSG apoiam as organizações na criação de quadros de competências relevantes e na clarificação de funções. Cada função é claramente definida e é-lhe atribuído um nível de antiguidade, para que não haja dúvidas sobre as responsabilidades de cada colaborador e dos seus colegas.
"Como qualquer outro processo na organização, a clarificação de funções deve ser bem pensada. Não pode ser apenas um briefing verbal explicando as funções dos funcionários.
Deve basear-se em materiais escritos detalhados. Por isso, forneça sempre descrições de funções abrangentes com pormenores sobre o cargo.
Pode também incluir as tarefas dos outros membros da equipa, mostrando assim onde estão os limites. Certifique-se de que esta informação está sempre disponível para os seus empregados." Nina Pączka, Community Directora de O meu currículo perfeito
Sugestão: Utilize os resultados do seu questionário de clareza de funções e do teste ácido para ajudar a definir as funções na sua empresa.
1. Criar descrições de funções baseadas em competências
Alcançar uma elevada clareza de funções definindo as competências dos empregados e incluindo-as nos cartões de funções para eliminar a confusão.
Uma ficha de funções bem elaborada indica com precisão as competências e capacidades necessárias e a forma como o trabalho deve ser efectuado.
A melhor prática é que os RH envolvam peritos do sector nestas tarefas para criar quadros de competências relevantes.
Por exemplo, numa função de cientista de dados, não se espera que os RH compreendam os pormenores intrincados desta função técnica - em vez disso, devem contactar profissionais que o façam.
2. Definir as áreas de foco dos funcionários
No âmbito do ciclo de crescimento dos trabalhadores, os membros da equipa são incentivados a participar na definição das suas próprias áreas de interesse. Como é que o podem fazer?
Porque não inspirar-se no CEO da Upstart, Dave Girouard, que considera #WWYRD, ou seja, o que é que o seu substituto faria? Ele explica:
"Outro exercício mental em que tenho investido é pensar no que aconteceria se amanhã a minha direcção se reunisse e me despedisse. E se eles dissessem: "Dave, obrigado por jogares. Estás acabado. E se encontrassem o melhor director executivo do mundo, um que me fizesse passar por parvo? O que é que ela faria de diferente do que eu estou a fazer? Penso nisso durante algum tempo e depois digo a mim mesmo: "Por que raio não estás a fazer essas coisas?"
3. Utilizar modelos de quadros de progressão na carreira
Com as competências, os modelos de cartões de funções e as áreas de enfoque implementadas, isto constitui a base dos seus modelos de estrutura de progressão na carreira. Os gestores podem monitorizar e apoiar um plano de desenvolvimento do colaborador que apresentará o progresso e a taxa de conclusão do indivíduo.
O seu quadro de progressão na carreira irá delinear:
- As funções na sua organização
- As funções para as quais cada membro da equipa pode evoluir
- O que precisam de alcançar para avançar no seu percurso de progressão
➡️ Consulte estes exemplos de modelos de progressão na carreira para se inspirar.
Quando é que se deve clarificar o papel?
"Muitos chefes de equipa já deram por si a dizer: "Vamos resolver isso" quando se trata de contratar pessoas que querem na sua equipa, mas contratar sem saber claramente o que uma função implica é um grande erro. Saiba claramente o que precisa, crie a descrição do cargo e depois contrate." Tom Ferry, Treinador de Imobiliário
Saber quando definir a clareza das funções na sua organização pode ser complexo. Visite e reveja esta área regularmente à medida que a sua estrutura e processos evoluem.
Então, qual é a altura certa para clarificar os papéis?
- Durante o recrutamento - nesta fase muito precoce, atraia os candidatos certos com definições claras das funções. Distribua-as nos seus anúncios de emprego ou promova-as ao longo do processo de candidatura.
- Durante a integração - ajude o novo funcionário a compreender a sua função e a forma como esta se enquadra na estrutura geral da sua organização.
- Durante as avaliações de desempenho - a clareza das funções deve ser revista como parte do plano de crescimento dos seus empregados. Verifique se as expectativas do seu empregado ainda estão de acordo com a empresa e realce quaisquer alterações à função.
- Reestruturação - desde despedimentos a aquisições, certifique-se de que cada empregado compreende exactamente as suas responsabilidades se houver qualquer tipo de mudança estrutural na sua empresa.
- Planeamento da sucessão - Se identificou um candidato com um futuro brilhante na sua empresa, esclareça o quadro de progressão que ele está a seguir até à sua eventual sucessão. Isto pode incluir promoções e movimentos laterais.
Como criar clareza de papéis em equipas híbridas
Então, vamos abordar o elefante na sala: o trabalho remoto. Mesmo que tenha tido um nível razoável de clareza no seu negócio baseado no escritório, as linhas podem esbater-se quando muda para um ambiente de trabalho remoto ou híbrido. O modelo híbrido é relativamente novo para muitas organizações, e ainda há um certo grau de "descoberta" a ser feito no local de trabalho virtual.
"A clareza é um dos indicadores mais poderosos de sucesso nas organizações actuais, especialmente à medida que estas se tornam cada vez mais distribuídas." Erica Keswin, autora de "Traga o seu ser humano para o trabalho."
A ambiguidade de papéis também pode ocorrer na comunicação - quando se tem metade de uma equipa num espaço de co-working e a outra metade distribuída por todo o mundo, de quem é a tarefa de manter os projectos no bom caminho?
Apoiar a clareza das funções num ambiente híbrido, criando um directório de cartões de funções, incluindo uma estrutura de comunicação clara. Esta deve destacar claramente:
- quem é cada membro da equipa
- a quem respondem
- as tarefas pelas quais são responsáveis.
Esta transparência também ajuda a eliminar preconceitos que se insinuam em relação aos empregados que trabalham no escritório e que se encontram pessoalmente.
➡️ Um atalho para estabelecer clareza de funções na sua organização
Ainda não tem a certeza se existe clareza de papéis na sua empresa?
Procure a resposta junto dos seus empregados. Utilize estratégias como exercícios de clarificação de funções e entrevistas para avaliar o grau de conhecimento dos colaboradores sobre as suas tarefas e responsabilidades. Em seguida, responda adequadamente criando cartões de funções, definindo competências e desenvolvendo um quadro de progressão na carreira que entusiasme os membros da sua equipa.
Está desejoso de começar? Utilize este software de desenvolvimento de pessoas para melhorar a clareza das funções de toda a sua equipa.