Como DataGuard executa a integração híbrida e a comunicação interna através da Zavvy

O desafio: Conhecimento disperso por ferramentas, pessoas e locais

DataGuard é uma empresa de software compliance centrada na privacidade de dados e na segurança da informação. Como líder europeu em Compliance Saas, permite que mais de 3.000 clientes executem compliance com facilidade. 

Só no último ano, o seu número de efectivos cresceu 49% (Linkedin). E, juntamente com o rápido crescimento internacional e um modelo de trabalho híbrido, surgiu a necessidade de um processo de integração estruturado

Naturalmente, o conhecimento estava disperso por diferentes ferramentas, pessoas e locais. Enquanto algumas documentações estavam no Sharepoint ou em folhas de cálculo do Excel, algumas tarefas de integração estavam no HRIS Personio.

Em suma, não existia uma estrutura central para a integração e a informação interna.

As consequências:

• A aquisição de conhecimentos e a actualização era algo de que os novos contratados tinham de se encarregar sozinhos - uma experiência que é ineficiente e frustrante.
• Muitas das informações perder-se-iam entre equipas e locais - não só para os novos contratados, mas para todos.

"A integração não deve ser subestimada, uma vez que constitui a base da relação profissional de cada trabalhador com uma empresa"

Quando Matea Ćurić entrou para a empresa, ainda estava a trabalhar na sua tese de licenciatura. O tema: Integração de funcionários - o momento certo para pôr em prática as suas descobertas científicas e avaliar cientificamente os seus próprios esforços. 

Solução: Integração híbrida estruturada e comunicação interna contínua

Uma abordagem altamente científica

A investigação da Matea identificou 3 dimensões-chave de uma integração eficaz:

• Integração cultural
• Integração social
• Integração profissional

Ela utilizaria então estas dimensões para

• 1) estruturar todo o processo e
• 2) avaliar os seus resultados em relação a (leia mais para saber as conclusões).

"Muitas empresas cometem o erro de dar pouca importância à criação de relações. No entanto, é um dos factores mais importantes para uma experiência positiva de integração (e no local de trabalho em geral)."

Assim, o aspecto da integração social em DataGuard revelou-se particularmente forte, ligando as pessoas para além dos departamentos e locais.
Alguns exemplos:

• Integração em grupo - As novas contratações que começam ao mesmo tempo são automaticamente agrupadas. Isto ajuda a criar relações significativas para além das equipas e desde o início - especialmente ao ligar pessoas numa situação semelhante e com problemas semelhantes.
• 👋 Reunião de boas-vindas do fundador - para que se conheçam e criem proximidade desde a semana 1
• 🧑 Programa de integração de amigos que liga os novos contratados aos seus companheiros e orienta ambos ao longo do processo

Uma estrutura central que liga os pontos

Os recursos internos em DataGuard estão dispersos por diferentes servidores Sharepoint e outras ferramentas. A Zavvy combina todas estas fontes mapeando-as numa linha temporal clara e coesa e orientando as novas contratações através delas.

"A criação do processo de integração foi muito natural, uma vez que se pode simplesmente incorporar conteúdos através de arrastar e largar", recorda Matea.

A estrutura é modular:

• Um percurso de integração da empresa que é igual para todos
• Jornadas de integração de departamentos criadas pelos próprios departamentos
• Jornadas relacionadas com a função que vão ainda mais fundo

Com um roteiro claro para cada dia, os novos contratados obtêm um plano transparente do que esperar e quando - juntamente com o conteúdo e as informações necessárias que estão sempre incorporados.

E essa estrutura é motivadora:

"Ser capaz de verificar as tarefas durante o processo ajuda a criar satisfação e a dar a si próprio um impulso motivacional extra. Ver todas as etapas que os novos contratados concluíram também lhes dá um sentimento de orgulho, satisfação e realização."

Para além do Onboarding: Tornar a comunicação interna mais cativante e eficaz

Um grande problema de trabalhar num ambiente de software de ritmo acelerado:
O produto está a ser actualizado a toda a hora. Mas, especialmente as equipas de vendas e de sucesso do cliente têm de estar sempre a par destas alterações.

É por isso que a equipa de marketing de produtos da DataGuardestá a utilizar o Zavvy para enviar actualizações mensais de produtos a toda a empresa. As vantagens?

• Registar quem fez o quê
• Enviar lembretes automáticos juntamente com uma data de vencimento
• Aceder ao conhecimento em qualquer altura e encontrá-lo facilmente após meses
• Receba as notificações no MS Teams - exactamente onde as pessoas estão
• Aumentar a motivação para completar as tarefas e os progressos visíveis

Resultado: Redução do tempo até à produtividade em um mês e resultados estáveis em todos os locais

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"A integração costumava ser algo que os novos contratados tinham de organizar por si próprios. Agora é uma experiência claramente estruturada, em que o conteúdo é entregue sequencialmente numa linha de tempo para que as pessoas não fiquem sobrecarregadas e se mantenham motivadas."

Mas os resultados do seu estudo até surpreenderam um pouco a equipa Zavvy:

Não houve absolutamente nenhuma diferença na forma como os novos contratados classificaram a sua experiência de integração - quer trabalhassem na sede, num dos locais mais pequenos ou completamente à distância. 

"Em vez de 3-4 meses, as novas contratações estão agora a tornar-se totalmente produtivos em 2 meses. Mas o que mais me surpreendeu foi o facto de não haver zero diferenças entre os novos contratados que trabalham remotamente ou num dos nossos escritórios escritórios: Todos se sentiram igualmente integrados - social, cultural e profissionalmente."

Os resultados num relance:

• Integração mais rápida: As novas contratações são aceleradas um mês inteiro mais rapidamente. Após 1 semana, os novos contratados já têm uma imagem muito clara do produto, dos departamentos e da forma como as coisas funcionam.
• Todas as fontes num só lugar: Todos os conhecimentos estão agora combinados e incorporados numa única viagem significativa.
• Uma experiência de integração consistentemente forte em todos os locais: Não se registaram diferenças estatísticas entre localizações ou estatuto remoto.
• ❤️ Uma experiência que os recém-contratados realmente adoram. "O feedback é continuamente positivo e ultrapassa as expectativas", "A integração é muito forte; sem dúvida, uma boa prática".
• Para além da integração, uma forma de enviar actualizações e comunicações internas contínuas a toda a empresa.

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