Como utilizar os planos de melhoria do desempenho para criar uma cultura de apoio e de elevado desempenho
Se os seus empregados não sabem que têm um problema relacionado com as suas aptidões e competências, como é que podem melhorar?
Mas se os seus empregados não puderem fazer nada em relação ao seu desempenho, isso pode impedir a empresa de atingir os seus objectivos.
E é aqui que entra um plano de melhoria do desempenho (PIP).
Os empregados não conseguem ler a sua mente. É certo que alguns podem ter uma ideia da sua produtividade decrescente, mas podem ter dificuldade em encontrar a linha de acção correcta.
É seu dever ajudar os trabalhadores a melhorar as suas competências e conhecimentos. Mas não trate os PIP como medidas correctivas que espalham o pânico no local de trabalho.
Os PIP eficazes são um dos muitos instrumentos à sua disposição para criar uma cultura positiva no local de trabalho, baseada nos valores da aprendizagem e melhoria constantes, da colaboração e do apoio.
Está a ter dificuldades em começar? Temos tudo o que precisa: dicas, exemplos e um modelo de plano.
O que é um plano de melhoria do desempenho (PIP)?
Um plano de melhoria do desempenho é uma ferramenta de apoio para os funcionários com deficiências de desempenho, com o objectivo de os ajudar a superar os desafios de desempenho.
Os PIPs podem ser vistos como roteiros que mostram aos empregados como chegar ao seu destino de melhor desempenho. Alguns elementos deste roteiro incluem:
- formação;
- requalificação ou reconversão profissional ;
- coaching e mentoring, etc.
Os PIPs permitem que os empregados identifiquem os seus pontos fracos e padrões de comportamento negativos, ao mesmo tempo que fornecem directrizes de melhoria para atingir padrões de desempenho específicos.
Além disso, esta ferramenta documentada define os objectivos individuais dos trabalhadores, os prazos relevantes para atingir as metas estabelecidas e as consequências dos vários resultados. Além disso, inclui os recursos disponíveis que a organização fornecerá aos empregados para o seu aperfeiçoamento.
Sugestão n.º 1: A qualidade de um PIP e a sua implementação são fundamentais para o sucesso da gestão do desempenho dos trabalhadores.
Dica #2: Não quer que os empregados que gere sintam que a sua avaliação foi injusta.
⚖️ Deve implementar PIPs?
"Penso que é muito importante ter um ciclo de feedback, em que estamos constantemente a pensar no que fizemos e como o poderíamos fazer melhor." Elon Musk.
75% dos trabalhadores valorizam os sistemas de feedback. No entanto, 85% dos trabalhadores considerariam a hipótese de se demitirem se considerassem que a sua avaliação de desempenho era injusta.
Assim, a questão que se coloca é: deve implementar PIPs?
A utilização de planos de melhoria do desempenho tem múltiplas vantagens, mas há também alguns contras essenciais a considerar.
🟢 Os prós dos PIP
Seguem-se alguns dos principais benefícios da implementação de planos de melhoria do desempenho dos trabalhadores.
Melhora a cultura da empresa
A cultura da empresa é a forma como as organizações fazem as coisas. Inclui comportamentos e atitudes informais, bem como sistemas estruturados.
Os PIPs aumentam a responsabilidade, incentivando todos a trabalhar e a atingir os objectivos da empresa. Como resultado, os funcionários não terão problemas em aprender novas competências para fazer bem o seu trabalho. E isso, por sua vez, aumentará a produtividade.
Melhora o desempenho dos empregados
Setenta e quatro por cento dos trabalhadores estão dispostos a receber nova formação ou a aprender novas competências para se manterem empregáveis.
Uma vez que um PIP estabelece um plano para resolver as dificuldades de um trabalhador, ajudá-lo-á a melhorar as suas competências a nível pessoal.
Um empregado bem formado será mais capaz de fazer o seu trabalho e terá um melhor desempenho. Assim, não terá de o substituir.
Além disso, o investimento nos empregados compensa a longo prazo. Eles estarão disponíveis se precisar de preencher vagas que surgem quando alguns se reformam ou se despedem.
Mais eficaz do que confiar em revisões anuais
Cerca de 64% dos trabalhadores consideram que o feedback que recebem precisa de ser melhorado.
Além disso, 92% dos trabalhadores querem receber feedback mais do que uma vez por ano.
Assim, os planos de melhoria do desempenho são uma excelente alternativa.
Normalmente, os PIPs duram de 30 a 90 dias. Isto permite-lhe dar feedback aos empregados com maior frequência, permitindo-lhes obter mais informações sobre o seu crescimento e implementar quaisquer sugestões mais rapidamente.
Poupa tempo e dinheiro
Quando um funcionário fica regularmente aquém das expectativas e não muda, pode não ter outra opção senão despedi-lo. Mas despedir empregados significa contratar e formar mais pessoas para ocuparem esses lugares sem saber se o vão fazer.
Não é de admirar que a perda de um empregado possa custar à sua empresa 150 a 200% do seu salário anual.
Terá de gastar dinheiro a anunciar a vaga, a seleccionar e entrevistar os candidatos e a integrá-los. Ao mesmo tempo, a produtividade geral da equipa será afectada até ao preenchimento da vaga e mesmo depois, até que a integração esteja concluída.
Por conseguinte, a utilização de um PIP para formar e desenvolver os talentos existentes permite poupar tempo e dinheiro.
Além disso, pode assistir ao crescimento da carreira do empregado e promovê-lo a partir de dentro, uma vez que o talento já está disponível. É uma situação vantajosa para todos os intervenientes.
🛑 Os contras dos PIP
Mas os PIP não são só sol e arco-íris. Muitos trabalhadores podem entrar em pânico quando recebem um PIP, interpretando-o erradamente como um prelúdio para o seu despedimento.
Diminuir o moral dos empregados
O trabalhador médio pode considerar que seguir um PIP é um ataque pessoal às suas capacidades. Assim, pode baixar o seu moral, torná-lo mais desinteressado no local de trabalho e causar problemas.
Aumento da rotação dos trabalhadores
Quando os trabalhadores consideram um plano de melhoria do desempenho como um aviso ou uma acção disciplinar, é provável que se desmotivem e comecem a procurar outro emprego.
Sugestão: É da sua responsabilidade comunicar claramente e convencer os trabalhadores de que os PIP são uma ferramenta para os ajudar. Ao mesmo tempo, porém, tem de ser claro quanto às suas expectativas de desempenho.
Em que circunstâncias é que o desempenho é inferior?
Quandoé que se deve implementar um PIP?
Devido às reacções mistas que um PIP é susceptível de suscitar, deve ser tratado com cuidado.
É claro que nem todos os trabalhadores ou desempenhos negativos exigem um PIP. Mas algumas situações requerem PIPs.
Eis quando é que os trabalhadores podem precisar de planos de melhoria pessoal.
Quando a sua empresa está a mudar de rumo
As mudanças organizacionais significativas podem fazer todo o sentido para si. Mas é provável que muitos funcionários resistam a elas.
A introdução de planos de melhoria do desempenho pode funcionar à medida que a empresa se vai reorientando, especialmente se envolverem várias pessoas.
Sugestão: Pode enquadrar cada PIP como uma redefinição das funções da empresa e garantir que cada funcionário está preparado para lidar com as mudanças.
Ao fazê-lo, os empregados ficarão menos defensivos e mais propensos a participar na transformação, melhorando simultaneamente as suas competências.
Quando há uma mudança radical nos requisitos da função
A introdução de novas tecnologias é problemática porque pode alterar completamente a forma como todos trabalham.
A boa notícia é que 69% dos gestores que consideraram as suas transformações digitais bem sucedidas ofereceram formação antes e depois do arranque.
Quando uma empresa adopta uma nova forma de tecnologia ou experimenta um avanço tecnológico, esse é o momento certo para introduzir PIPs.
Sugestão: Pode redefinir funções e áreas de concentração, criar um plano de desenvolvimento e crescimento, fornecer continuamente feedback e monitorizar os progressos dos empregados.
Quando o desempenho do trabalhador é muito baixo
Quando o desempenho de um trabalhador se deteriora a tal ponto que a empresa não pode continuar a ignorá-lo, deve utilizar um PIP para oferecer a esse trabalhador a última oportunidade de corrigir a situação e salvar o seu emprego.
Crie o seu plano de melhoria do desempenho em 7 passos
Qual é o aspecto de um bom plano de melhoria do desempenho?
Eis um guia para a criação de um plano eficaz para os seus empregados.
1. Determinar o desempenho aceitável
Comece por definir o que é um desempenho aceitável para o trabalhador e para o cargo que ocupa.
O que é o sucesso para alguém numa determinada posição?
Sugestão: Pode especificar o desempenho aceitável em termos de produtividade, empenho, tempo, etc.
Por exemplo, se o empregado for um vendedor, é necessário especificar a média de vendas esperada por semana, mês ou ano.
Por outro lado, para um gestor, algumas das questões que podem surgir podem estar relacionadas com
- se tratam bem os seus jovens,
- o desempenho global da equipa sob a sua supervisão,
- se dão o exemplo, etc.
2. Investigar as causas profundas do desempenho insatisfatório
Quando o desempenho de um trabalhador diminui significativamente, pode haver uma boa razão para que essa pessoa já não seja tão produtiva como devia ou costumava ser.
Por exemplo, o seu empregado pode ter acabado de adoptar uma criança, estar a passar por um divórcio ou ter uma doença grave.
Sugestão: Compreender a causa principal do problema permite-lhe determinar a melhor acção a tomar para melhorar o seu desempenho.
3. Criar objectivos mensuráveis
Os seus objectivos devem ser mensuráveis. E devem também ser específicos para as funções e situações pessoais dos colaboradores.
Dica: Por isso, utilize objectivos específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazos definidos (SMART).
Por exemplo, pode dizer que o empregado deve gerar vendas de máquinas agrícolas no valor de $200.000 em três meses.
Lembre-se de que, se os seus objectivos forem irrealistas e não quantificáveis, será difícil para alguém atingi-los. Por isso, comece por investigar cada função e compreender como contribui para os objectivos da empresa. E tenha em conta os recursos e sistemas de apoio existentes na empresa.
➡️ Veja 14 exemplos de objectivos de desenvolvimento e formas de os atingir.
4. Comunicar claramente com os trabalhadores
É fundamental fazer com que o trabalhador compreenda que um PIP não é uma acção disciplinar nem um preâmbulo para o despedimento. Os trabalhadores não devem sentir-se ameaçados quando os coloca sob supervisão.
Sugestão: Certifique-se de que os seus empregados encaram os PIP como uma ferramenta que os ajuda a ultrapassar deficiências e lhes permite dar o seu melhor.
5. Colocar a tónica na positividade
Deve ser tão positivo quanto possível em todas as fases do plano de melhoria do desempenho.
Sugestão: Mesmo quando discutir uma acção negativa, evite atacar a pessoa que está a avaliar.
6. Elaborar um plano de acção
A sua estratégia de melhoria do desempenho deve incluir um plano de acção com alguns elementos essenciais:
- Objectivos inteligentes, como já foi referido.
- Marcos que os empregados podem alcançar e celebrar. Atingir marcos permitirá que os empregados tenham uma sensação de realização, tornando todo o processo mais positivo.
- Um calendário que inclua cada etapa até que o trabalhador atinja 100% dos objectivos definidos. Um plano de melhoria do desempenho não pode durar para sempre.
- Um calendário de controlo para que possa dar feedback relevante e aperfeiçoar as áreas de interesse.
- Todos os recursos disponíveis. Por exemplo, será necessário efectuar cursos em linha ou a empresa fornecerá avaliações de colegas e clientes? Em alternativa, haverá alguém que ofereça orientação individual para guiar o empregado?
7. Assegurar que o trabalhador compreende as expectativas de desempenho e as possíveis repercussões
Deve explicar como a empresa ajudará os trabalhadores a atingir os objectivos do PIP. Isto significa comunicar claramente as expectativas da empresa e as possíveis repercussões quando os trabalhadores não atingem os objectivos estabelecidos.
Dica: Lembre-se de que, quanto mais claro for quanto às expectativas da empresa, melhor será a sua situação em caso de escrutínio jurídico posterior.
💡 7 dicas para PIPs eficazes
O sucesso ou fracasso dos seus planos de melhoria do desempenho dependerá em grande medida da forma como os estruturar e implementar. Seguem-se sete dicas para PIPs eficazes.
Ser directo e específico na comunicação dos resultados da análise do desempenho
Deve explicar claramente a cada trabalhador objecto de avaliação quais são os seus problemas.
Também é necessário esclarecer quaisquer padrões de comportamento específicos que precisem de ser resolvidos.
Sugestão: inclua as avaliações de desempenho anteriores e as reacções dos colegas para que saibam em que devem trabalhar.
Elaborar um calendário preliminar para as sessões de controlo e feedback.
Além disso, comunique como irá medir os progressos do trabalhador. Por exemplo, pode utilizar avaliações da equipa e inquéritos de feedback.
Ter uma atitude positiva e construtiva
Faça críticas construtivas personalizadas ao desenvolver as competências do funcionário, elogiando as coisas feitas correctamente e indicando claramente as áreas que o funcionário ainda precisa de melhorar.
Dica: Lembre-se de criticar a acção, não a pessoa. Isto ajudá-lo-á a evitar a desmoralização e a defensiva.
Além disso, deve oferecer soluções realistas e práticas para resolver os problemas do trabalhador. Além disso, evite microgerir o empregado, para que ele possa ter espaço para trabalhar nos desafios que enfrenta.
➡️ Para obter mais práticas recomendadas e dicas sobre como utilizar o feedback para criar uma cultura de trabalho envolvente, consulte as nossas 20 práticas recomendadas para o feedback dos colaboradores.
Abraçar a comunicação bidireccional
A resolução dos problemas dos trabalhadores requer a participação de todas as partes interessadas, incluindo o trabalhador cujo desempenho está a ser avaliado. Por isso, ouça-os e peça-lhes a sua versão da história e sugestões sobre o que fazer.
Dica: É mais provável que as pessoas aceitem a mudança quando podem lidar proactivamente com os seus problemas. E, uma vez que têm informações em primeira mão sobre os seus problemas, podem oferecer ideias que pode incluir no plano de acção.
Ser franco quanto às expectativas e repercussões
Não podemos sublinhar a importância de partilhar as suas expectativas de desempenho e de melhoria. E quanto mais específico puder ser, melhor.
Dica n.º 1: Informe os funcionários sobre o que espera deles depois de acederem aos recursos disponíveis.
Por exemplo, quais são as expectativas de resultados de desempenho após a formação?
Dica n.º 2: Além disso, seja o mais factual possível ao comunicar as suas expectativas, para que eles não levem as coisas a peito, mas compreendam a gravidade da sua situação.
Sugestão n.º 3: Lembre-se também de indicar claramente as consequências caso não atinjam os objectivos, incluindo a rescisão, a transferência para um departamento diferente e a despromoção.
Documentar as conversas à medida que se realizam as reuniões de controlo
Os PIP podem voltar para o assombrar.
Por esse motivo, é necessário documentar as discussões durante as reuniões de controlo.
Sugestão: Todas as notas de reunião serão um excelente ponto de referência para si e para o trabalhador sob a sua supervisão.
Avaliar a progressão do plano
Sem feedback, os planos de melhoria do desempenho não funcionam.
Por isso, utilize as avaliações de desempenho a 360 graus para distribuir o ónus da crítica por todos e de cima para baixo. Assim, os gestores, os colegas e até os clientes darão o seu feedback.
Pode efectuar avaliações de desempenho a 360 graus através de reuniões de controlo individuais, onde terá discussões pessoais com o empregado. Além disso, pode incluir inquéritos e avaliações dos pares e do desempenho.
Sugestão: Cada parte deve dar o seu feedback de forma independente para evitar preconceitos.
Pode então trabalhar com o empregado para aperfeiçoar as áreas de foco com base no feedback. Assim que o colaborador concluir uma fase do plano de melhoria, melhorando o seu comportamento, produtividade e competências, pode avançar para a fase seguinte.
Recompensar o sucesso no final do plano
Os programas eficazes de reconhecimento e recompensa aumentam o desempenho médio dos funcionários em 11,1%. Por isso, recompensar o sucesso no final do plano é algo que não se pode ignorar.
Naturalmente, uma das recompensas mais significativas no final do período PIP é a liberdade que o trabalhador obtém do controlo do seu supervisor.
Mas pode oferecer-lhes mais em termos de recompensas.
Sugestão: Considere a possibilidade de dar reconhecimento público e privado pelo excelente trabalho efectuado, um almoço grátis, viagens pagas com os seus pares, cartões de oferta, notas de agradecimento escritas à mão, etc.
Exemplos de planos de melhoria do desempenho
Eis alguns exemplos de planos de melhoria do desempenho que vale a pena imitar.
Melhorar o serviço ao cliente
Se pretende que um empregado melhore o seu serviço ao cliente, forneça mecanismos que permitam o feedback dos clientes. Estes podem ser sob a forma de inquéritos, críticas em linha e testemunhos.
Além disso, dê formação aos funcionários e capacite-os para serem empáticos e encontrarem proactivamente soluções para os problemas dos clientes.
E nunca é demais introduzir ferramentas tecnológicas que ajudem todos a trabalhar de forma mais eficiente.
Por exemplo, um centro de dados pode criar uma PIP para um representante do serviço de apoio ao cliente que tenha recebido várias queixas de clientes. Os clientes estavam insatisfeitos com as soluções dadas aos seus problemas de produtos e com o comportamento rude, pelo que é necessário resolver estas questões.
O PIP incluirá:
- Um curso de actualização sobre os detalhes dos produtos e o tratamento dos clientes.
- Um objectivo de obter pelo menos quatro testemunhos positivos de clientes no prazo de 60 dias.
Melhorar a produtividade
Quando os empregados não estão a produzir tanto trabalho como deveriam num determinado dia ou semana, pode ser útil pô-los a seguir um plano de melhoria do desempenho.
Por exemplo, suponha que gere uma agência de marketing de conteúdos e de SEO B2B SaaS. Um dos seus melhores redactores começa a ter um atraso significativo. Em vez de escrever as 15.000 palavras padrão por semana, ele envia apenas 5.000. No entanto, exige mais produtividade. Então, pergunta ao empregado o que se passa e ele diz-lhe que acabou de adotar um bebé e que está com dificuldades em lidar com a situação.
Em respeito pelas responsabilidades adicionais do escritor como novo pai, pode estabelecer um limite de 10.000 palavras por semana, ordenar-lhe que apresente 2.000 palavras de trabalho ao editor supervisor no final de cada dia e agendar um controlo quinzenal durante pelo menos três meses.
Se o escritor for bem sucedido, mantém o seu emprego. Mas se falhar, poderá ter de o despedir ou despromovê-lo para um trabalho menos bem pago.
Melhorar as competências específicas da função
O exemplo abaixo refere-se a um redactor de marketing de conteúdos com baixa produtividade e fracas competências gramaticais e de SEO.
Áreas de melhoria:
- Saída de escrita baixa
- Erros gramaticais excessivos
- Poucas competências em SEO
Principais objectivos do plano de melhoria do desempenho:
- Aumentar a produção escrita.
- Adquirir competências de SEO.
- Incorporar novas ferramentas para melhorar a qualidade da escrita.
Marcos de melhoria:
- Aumentar a produção escrita de 5.000 palavras para 10.000 palavras por semana.
- Cada artigo deve obter pelo menos 90% no Grammarly.
- Saiba como utilizar o Clearscope para incorporar palavras-chave relevantes no conteúdo e na meta descrição.
Apoio adicional necessário:
- sessão de formação sobre as melhores práticas para um conteúdo de sucesso.
- Contas premium do Grammarly e do Clearscope.
Plano de acção e prazos:
- Apresentar 2 000 palavras no final de cada dia útil até 19/11/2022.
- Crie artigos com o mínimo de erros, passando-os pelo Grammarly Premium. Verifique também se há plágio.
- Ver o vídeo de formação sobre a Clearscope fornecido por correio electrónico pelo editor. Concluir a formação Clearscope até 29/9/2022.
- Criar o primeiro artigo na plataforma Clearscope e garantir que obtém pelo menos um B+ até 5 de Outubro de 2022.
- Incorporar a Clearscope no fluxo de trabalho diário até 19/11/2022.
Calendário de acompanhamento:
Check-in semanal 1:1 - todas as sextas-feiras, às 20h00, por videoconferência.
Modelos de planos de melhoria do desempenho
Criámos um modelo de plano de melhoria do desempenho para o ajudar. Pode personalizá-lo facilmente para cada funcionário.
Em seguida, encontrará o modelo de plano de melhoria do desempenho em formato pdf editável.
Também criámos uma versão Word do nosso modelo.
➡️️️ Permitir uma força de trabalho de elevado desempenho com Zavvy
Com as ferramentas certas, pode colocar os empregados no lugar do condutor do seu crescimento e desenvolvimento.
O nosso software de desenvolvimento de colaboradores permite ciclos de crescimento e desenvolvimento sem descontinuidades. Todos os seus colaboradores podem beneficiar de um quadro de competências:
- compreender os seus papéis, e
- o que precisam de fazer para cumprirem as suas responsabilidades com sucesso.
E para cada empregado cujo desempenho precisa de ser melhorado, existe sempre o nosso software de feedback 360. Pode utilizá-lo para obter feedback de todas as partes relevantes a todos os níveis da organização, melhorando o envolvimento, o desempenho e o crescimento.
Recolha feedback útil e significativo e ligue-o aos objectivos de desenvolvimento dos trabalhadores. Esta é uma fórmula vencedora para uma equipa empenhada e de elevado desempenho.
Entre em contacto para uma demonstração gratuita de 30 minutos e veja as nossas soluções em acção.
Perguntas frequentes sobre o plano de melhoria do desempenho
Um plano de melhoria do desempenho é uma acção disciplinar?
Os PIP não se destinam a disciplinar os trabalhadores, mas podem servir de apoio formal aos trabalhadores com fraco desempenho.
É necessário um plano de melhoria do desempenho?
Os PIP nem sempre são necessários, a menos que o mau desempenho de um trabalhador seja significativo e afecte os objectivos e os resultados da empresa.
Os planos de melhoria do desempenho são eficazes?
Os PIP bem estruturados que definem objectivos específicos e fornecem recursos abrangentes são eficazes.
Assim, para ser eficaz, é necessário clarificar: os objectivos do trabalhador, os prazos, os materiais de apoio, o calendário de controlo, etc.
Quando deve ser utilizado um plano de melhoria do desempenho?
Os PIP devem ser utilizados quando o fraco desempenho de um trabalhador tem um impacto significativo na moral da equipa, na produtividade da empresa e nos resultados.
Quanto tempo deve durar o plano de melhoria do desempenho?
A maioria dos PIPs dura entre 30 e 90 dias, dependendo da gravidade do problema.