Voorbeeldplan voor nieuwe werknemers: Creëer een inwerkplan waar uw nieuwe medewerkers blij mee zullen zijn
Wist je dat 88% van de werknemers van mening is dat hun bedrijf er niet in slaagt goed werk te leveren met het inwerkproces?
En dat een positieve inwerkervaring werknemers 69% meer kans geeft om drie jaar bij een bedrijf te blijven?
Conclusie: je hebt een solide inwerkproces nodig om je werknemers niet te verliezen aan je concurrenten.
Een robuust inwerkproces is een vaak over het hoofd geziene hoeksteen op weg naar succes als bedrijf. Het bevordert niet alleen het behoud van werknemers, maar heeft ook een positief effect op de productiviteit.
Dit artikel leidt je door een succesvol onboardingproces.
Je krijgt een kant-en-klare checklist voor het inwerken van werknemers.
Wat is een inwerkplan?
Een inwerkplan schetst de stappen van de integratie van een nieuwe werknemer. Het hele proces kan een paar maanden tot een jaar duren.
We stellen voor om een 90-dagenplan te gebruiken om je nieuwe medewerkers te helpen vertrouwen te krijgen en zich klaar te voelen om zelfstandig te werken - en het helemaal te maken in hun nieuwe functie!
In het ideale geval begint het inwerkplan al voor de eerste dag van de werknemer, zodat ze zich welkom voelen en hun zenuwen kalmeren.
Waarom heb je een inwerkplan nodig?
Als er morgen een nieuwe medewerker zou beginnen, zou je dan weten hoe je die het beste kunt inwerken?
Een doordacht onboardingproces is nodig als je bedrijf de top 12% wil bereiken van bedrijven die goed werk leveren op het gebied van onboarding. En het omvat heel wat stappen: preboarding alleen al omvat meer dan 75 taken bij Twitter.
Met een gedetailleerd inwerkplan hoef je je geen zorgen te maken.
Bespaar tijd door het te automatiseren!
Zelfs als je het druk hebt met deadlines en vergaderingen met belanghebbenden, ben je maar een paar klikken verwijderd van een uitstekende onboarding-ervaring voor je nieuwe medewerkers - keer op keer. Het zal lijken alsof je uren bezig bent geweest met de voorbereiding van hun komst (maak je geen zorgen, je geheim is veilig bij ons!).
Omdat het proces zo complex is en er veel belanghebbenden bij betrokken zijn, is het van het grootste belang om elke stap bij te houden.
Naast het informeren van de nieuwe medewerker over de agenda, moet je ervoor zorgen dat elke deelnemende persoon - de manager, teamleider en mentor - precies weet wat je van hen nodig hebt en wanneer.
Een soepel onboardingproces helpt je nieuwe medewerkers:
- Voel je welkom en opgenomen vanaf de eerste dag.
- Sneller op snelheid komen.
- Verwachtingen begrijpen.
- Houd hun doelen en hun tempo bij.
- Leer alles wat ze nodig hebben en versterk hun nieuwe vaardigheden.
- De bedrijfscultuur en -waarden begrijpen en erop afstemmen.
Bovendien helpt het om veelvoorkomende valkuilen van jou als werkgever te vermijden - zoals vergeten een nieuwe laptop te bestellen of toegang vragen tot de relevante software.
Voorbeeld inwerkplan & bewerkbare checklist
Hier volgt een suggestie voor een uitgebreid plan om op te nemen in je inwerkprogramma's.
Download onze checklist voor nieuwe werknemers en een voorbeeld van een inwerkplan voor nieuwe werknemers om eenvoudig je eigen inwerkproces te creëren.
Als vuistregel geldt dat elke activiteit betrekking heeft op een van de vijf C's van onboarding.
Tip: Als je de sjabloon van de inwerkchecklist bewerkt, controleer dan of de taak onder ten minste een van de vijf C's valt: naleving, verduidelijking, cultuur, verbinding en controleer terug.
Voorbereiding
Documenten
- Stuur de benodigde documenten op voor ondertekening.
- Zorg ervoor dat de documenten zijn ondertekend.
Toegang en hardware
- Bestel hardware (bijv. laptop, telefoon, tablet - en kantoorapparatuur indien van toepassing).
- Accounts en toegangsrechten voorbereiden.
- Bereid andere activa voor.
Team voorbereiding
- Breng collega's op de hoogte en boek vergaderingen. Idealiter plan je een afspraak met elk teamlid tijdens de introductieweek.
- Introvergaderingen zijn essentieel voor gedistribueerde teams zonder spontane koffiepauzes.
- Reserveer tijd in je agenda. Je zult tijdens de eerste dag een welkomstvergadering met je nieuwe werknemer willen hebben en tijdens de eerste week tijd willen vrijmaken om bij te praten.
Zorg ervoor dat de inhoud up-to-date is
- Plan de eerste week - Zet alle trainingen en taken voor je rekruut op een rijtje.
- Verzamel materiaal over de bedrijfscultuur. Zorg ervoor dat je alle inwerkvideo's meeneemt.
- Stel de belangrijkste afdelingen voor. Stel de belangrijkste belanghebbenden voor aan je nieuwe medewerker: het afdelingshoofd, de teamleiders, de mentor/coach en (optioneel) de CEO/directeur.
- Product & landschap - Richt je op het bieden van antwoorden op de volgende vragen:
✔️ Wat zijn je producten en diensten?
✔️ Wat is de concurrentiepositie van uw bedrijf op de markt?
✔️ Wat is de missie van je bedrijf en product(en)?
✔️What is jouw marktmerk?
- Intern beleid, inclusief beleid voor hybride werken - In tijden na de pandemie bieden veel bedrijven flexibele werkregelingen aan waarbij medewerkers een deel van hun uren thuis kunnen werken. Zorg ervoor dat je je WFH-beleid verduidelijkt.
➡️ Bekijk onze sjabloon voor thuiswerkbeleid: Een eenvoudige structuur en best practices voor uw hybride of thuiswerkbeleid.
- Documentatie over naleving bijwerken (indien nodig).
- Verzamel rolspecifieke inhoud.
- Zorg ervoor dat je ook training geeft over privacy en gegevensbescherming. Neem een contactpersoon op: Bij wie kan de nieuwe medewerker terecht met technische problemen?
➡️ Zorg voor compliance met de kant-en-klare trainingssjabloon voor gegevensbeveiliging van Zavvy. Het behandelt onderwerpen zoals phishing, wachtwoordbeheer, GDPR en meer.
Preboarding
Een succesvolle onboarding begint met preboarding.
Een welkomstpakket versturen
- Het versturen van een welkomstpakket legt de basis voor werknemerstevredenheid vanaf dag 1.
- Naast de huishoudelijke en essentiële informatie kun je extra's toevoegen zoals bedrijfsartikelen, lunchbonnen of zelfs een boeket bloemen.
Stuur een welkomstbericht
- Vertel over de cultuur, het team en de voordelen - Dit helpt je nieuwe aanwinst om enthousiast te beginnen!
- Een voorbeeld van het schema voor dag 1 - Een mentaal beeld hebben van wat ze kunnen verwachten tijdens hun eerste dag helpt om stress en angst te verlichten.
- Vermeld de begindatum, tijd en locatie - Zelfs als je het al eerder hebt vermeld. Je nieuwe medewerker heeft veel om bij te houden. Misschien zijn ze ook verhuisd voor deze functie, dus maak het ze zo gemakkelijk mogelijk!
- Bied aan om eventuele vragen te beantwoorden.
Relaties creëren
- Stimuleer netwerken - Afhankelijk van zijn of haar persoonlijkheid kan je nieuwe medewerker zich meer of minder verplicht voelen om met anderen in contact te komen.
- Nieuwe werknemers kunnen last hebben van het 'imposter syndrome' en het gevoel hebben dat ze zichzelf moeten bewijzen voordat ze kunnen netwerken. Laat hen weten dat hun mening gewaardeerd wordt vanaf dag 1 en zoek naar manieren om hen te betrekken bij netwerkevenementen.
Dag 1
Organiseer een gedenkwaardige receptie
Je hebt maar één kans om een eerste indruk te maken - maak er dus een goede van!
- Vier het met een introbericht voor het team.
- Zeg persoonlijk gedag (of tijdens een telefoongesprek).
- Organiseer een (virtuele) lunch.
- Moedig manieren aan om te delen op sociale media - Laat de teamleden het spannende nieuws van je nieuwste teamlid delen op Twitter of LinkedIn.
- Deel op interne netwerken en in nieuwsbrieven - Als je een intern netwerk gebruikt, verwelkom je nieuwe medewerker dan met een bericht waarin je hem of haar waardeert. Je kunt details toevoegen over hun rol en achtergrond en hoe blij je bent dat ze bij je zijn.
Tip: Moedig teamleden aan om mee te doen met de post en hun enthousiasme te uiten.
Geef toegang tot
- Toegangskaart / ID / Sleutel;
- Hardware;
- Gereedschap.
Zet ze op het juiste spoor
- Introductie van bedrijfsdoelen en projecten - Nadruk op kwartaal- en jaardoelen en de belangrijkste projecten/productenpijplijn.
- Presenteer zakelijke KPI's en het concurrentielandschap. Vergeet niet dat je deze taken kunt delegeren aan teamleden - zelfs junior teamleden. Ze zullen zich gewaardeerd en voldaan voelen als ze gevraagd worden om een nieuwe medewerker iets te leren.
- Kennismaking met afdelingen en processen - Zelfs als je rekruut uit een gelijkaardig bedrijf of uit een gelijkaardige functie komt, kan de workflow enorm verschillen.
- Zorg ervoor dat je de communicatieroutines behandelt - wat is de hiërarchie? Welk medium is geschikt voor welk type bericht? Sommige communicatie verloopt beter via e-mail, terwijl andere soepeler verlopen via directe chats zoals Slack.
Onboarding buddy
- Stel ze voor aan hun inwerkmaatje (en bereid ze allebei voor). De rol van de inwerkmaatje is informeler dan die van de teamleider. Het is iemand die niet in de positie is om prestaties te beoordelen, maar eerder een aanspreekpunt voor vragen. In het begin kan het minder intimiderend zijn om met een collega te praten in plaats van met een manager.
Tip: In het ideale geval belichaamt het inwerkmaatje de waarden van het bedrijf en kent hij de rol van de nieuwe medewerker.
Week 1
Formaliteiten
- Laat ze hun handtekening zetten onder het nalevingsbeleid.
Duidelijkheid
- Eerste 1:1 gesprekken - Aan een nieuwe baan beginnen kan overweldigend zijn. Maak je nieuwe werknemer daarom duidelijk dat hij of zij bij jou terecht kan met vragen. Regelmatige temperatuurcontroles zijn belangrijk tijdens het inwerkproces.
Socialisatie
- Zorg ervoor dat ze alle relevante vergaderingen bijwonen. Je wilt niet horen "welke vergadering?" en ontdekken dat je vergeten bent je nieuwe medewerker uit te nodigen.
- Moedig netwerken aan. Zoals eerder vermeld, nodig je aanwervers uit voor interne en externe netwerkevenementen. Misschien is er een bijeenkomst in de sector in aantocht?
Tip: Net dat beetje extra doen kan een verschil maken en uw werknemers veranderen in enthousiaste promotors van uw werkplek. En tevreden werknemers leiden tot een lager personeelsverloop en een hogere omzet.
Proces
- Maak of communiceer een 30-60-90-dagenplan.
Tip: Het plan moet zo snel mogelijk in handen zijn van je nieuwe werknemer.
Productiviteit
- Creëer een eerste opdracht. De beste inwerkprocessen omvatten praktijkervaring in een zo vroeg mogelijk stadium.
- Stel nuttige dagelijkse hulpmiddelen voor. Wat zijn extra hulpmiddelen om de leerprocedure te vergemakkelijken?
Hier zijn enkele voorbeelden: een podcast, een gratis online cursus of zelfs een game, afhankelijk van wat je werknemer leert.
Waardering
- Vier de eerste week met een kleine boodschap. De eerste week is hopelijk spannend en interessant, maar kan ook intens zijn. Er is veel nieuwe informatie om te onthouden en gezichten om te herkennen. Je werknemer maakt zich misschien zorgen of hij al dan niet aan je verwachtingen heeft voldaan. Met een klein berichtje van waardering en aanmoediging kom je een heel eind!
Eerste 30 dagen
Feedback
- Vraag om feedback. Gebruik een onboarding-enquête om inzichten te verzamelen,
- Focus op: Hoe vinden ze het proces tot nu toe? De communicatie, het lesgeven en de sociale integratie?
- Blijf open en dankbaar voor alle feedback - dit is waardevolle informatie voor je volgende onboardings.
Begeleiding
- Stuur regelmatig dagelijkse tips. Deze kunnen variëren van een handige Excel-formule die hun dagelijkse berekeningen makkelijker maakt tot de lekkerste smaak in de koffiemachine.
- Door praktische informatie te combineren met leuke weetjes zullen je nieuwe werknemers meer betrokken raken.
💡 Ontdek 11 best practices om de betrokkenheid van nieuwe medewerkers te stimuleren.
Buddy
- Check de onboarding buddy en geef begeleiding.
- Controleer of alles goed verloopt en geef indien nodig aanwijzingen over hoe verder te gaan.
Eerste 60 dagen
Rollentraining
Nu de eerste maand voorbij is, moeten jij en je nieuwe werknemer het grootste deel van het huishouden hebben gedaan. Nu kan je werknemer dieper in zijn taken duiken. Hier neemt de rolspecifieke training een belangrijker deel van de inwerktaken in.
- Rolgerelateerde training uitbreiden. Natuurlijk draait de eerste week vooral om administratieve taken en het leren van nieuwe systemen en routines.
- Voeg inleidende taken toe om de training nog relevanter te maken.
Doelbeoordeling
- Herzie de eerste doelen en herzie. Onboarding is een delicate procedure. Je wilt je nieuwe medewerker niet intimideren - maar je wilt hem wel laten weten wat de prestatieverwachtingen zijn.
- Overweeg om elke inwerktaak aan een doel te koppelen. Bekijk de doelstellingen al in een vroeg stadium en kijk wat nog moet worden bijgesteld.
Eerste 90 dagen
Continue ontwikkeling
Tijdens de laatste maand van de inwerkperiode moet de overgang van nieuwe medewerker naar kernteamlid plaatsvinden.
Het voordeel van een inwerkproces van 90 dagen is dat je werknemer zich niet in het diepe gegooid voelt en verwacht wordt dat hij alles weet.
- Zorg voor een soepele overgang naar het algehele ontwikkelingsproces.
- Moedig de werknemer aan om zijn eerste groeiplan op te stellen.
- De regelmatige check-ins en feedback die uniek zijn voor de onboarding worden vervangen door het standaard feedback- en evaluatiesysteem.
Feedback
- Verzamel opnieuw feedback - deze keer voor het hele onboardingproces.
Buddy
- Houd de laatste check-in met de onboarding buddy om inzichten te verzamelen over het nut van het buddyprogramma.
💡 Op zoek naar meer inspiratie? Bekijk dan 15+ extra onboarding-sjablonen. We kunnen je garanderen dat er iets voor jou tussen zit.
➡️ Vervang vervelende checklists door een onboarding-ervaring die uw werknemers zich zullen herinneren met een geautomatiseerde onboarding-workflow.
➡️ Voer een inwerkplan uit dat uw nieuwe medewerkers op de automatische piloot zullen waarderen
Het inwerken van werknemers is een investering in je mensen - en dus in je bedrijf.
Een goed inwerkplan moet uitgebreid zijn, maar het hoeft niet ingewikkeld te zijn vanuit administratief oogpunt.
Gebruik een automatiseringstool om een inwerkervaring te creëren die opvalt en die meer informatie en integratie biedt dan een saaie spreadsheet kan overbrengen. Het zal zich uitbetalen in loyalere werknemers - en tijd besparen zodat jij je kunt richten op jouw geniale zone. Win-win!
Met Zavvy kun je een geautomatiseerd onboardingproces creëren dat toch een gedenkwaardige onboardingervaring met een menselijk tintje biedt. Veel van onze klanten waarderen het gebruiksgemak, zelfs voor werknemers die niet technisch onderlegd zijn:
Tijd is geld - en we zijn blij om te zien hoe een van onze klanten, Storyblok, 15 uur per week heeft bespaard terwijl het bedrijf werd uitgebreid!
Stel je voor wat je zou kunnen creëren met 15 extra wekelijkse uren.
Als u wilt ervaren hoe u uw mensen sneller productief kunt maken en veel tijd kunt besparen, neem dan contact op voor een gratis inwerkdemo van 30 minuten!
Vragen
Hoe kan ik de sjabloon voor inwerkplannen gebruiken?
Je kunt het gebruiken ter inspiratie - ons advies is om het te bewerken en het je eigen te maken. Gebruik het als basis voor het plannen van je geautomatiseerde onboarding-workflow.
Hoe lang moet de inwerkperiode duren?
Meestal 3-6 maanden - maar soms een heel jaar. De duur van het inwerkproces hangt af van factoren zoals de complexiteit van de functie en de hoeveelheid training die nodig is. Het maakt ook uit tot welke middelen je toegang hebt. Veel bedrijven hebben veel te korte onboardingprocessen, wat resulteert in een gebrek aan vertrouwen en productiviteit.
Wat zijn de fasen van onboarding?
De vier fasen van onboarding zijn:
- Preboarding
- Oriëntatie nieuwe medewerkers
- Taakspecifieke training
- De overgang vergemakkelijken
Of je het nu beperkt tot 3 maanden of een heel jaar, vergeet niet om deze op te nemen in je inwerkproces.