Presupuestos de formación: Una clave para mejorar el valor de vida de los empleados
Imagínese viajar a un país en el que se habla una lengua extranjera sin investigar, planificar o utilizar un guía turístico.
- O bien inviertes tu tiempo y tu dinero en elegir eventos turísticos emocionantes al azar o eventos de los que te arrepientes.
- O eres tan despistado que acabas por no hacer gran cosa.
Ocurre lo mismo con los presupuestos de formación. Las empresas gastan 130.000 millones de dólares en formar a su personal, y solo el 25% de esa formación es eficaz.
La razón más común por la que estas formaciones son improductivas se debe a una investigación, planificación y orientación deficientes.
Este artículo le mostrará cómo es un presupuesto de formación bien planificado y los pasos fundamentales para crear el suyo propio.
💰 ¿Qué es un presupuesto de formación?
Un presupuesto de formación se refiere a los costes directos e indirectos y a los recursos utilizados para formar a los empleados de una organización. Incluye el coste de cursos, libros y otros materiales de aprendizaje. También incluye costes indirectos como salarios, compensaciones y tiempo dedicado a organizar la formación.
Reservar un presupuesto para formación es esencial para capacitar a los empleados. Ayuda a los empleados a acceder a los conocimientos de calidad que necesitan para desempeñar eficazmente su trabajo.
En muchos casos, los empleados pueden decidir más o menos libremente cómo gastar su presupuesto de formación.
La máxima libertad, el máximo poder. ¿Verdad? No necesariamente.
Sin embargo, un presupuesto de formación bien utilizado también influye en la satisfacción del cliente.
Un empleado bien formado sabe cómo dirigirse a los clientes y evitar situaciones, mientras que un mal servicio al cliente y una baja moral pueden provocar pérdidas de beneficios y afectar a su ROI.
📈 ¿Por qué son importantes los presupuestos de formación?
Aumenta el éxito y la experiencia del cliente
Sus empleados son los guardianes entre su organización y los clientes. Por eso deben recibir la formación adecuada para ofrecer mejores servicios. Una mala experiencia del cliente puede afectar negativamente a la reputación de su organización. Por eso, implementar un LMS dedicado a la formación de clientes puede dotar a tus representantes de los conocimientos y habilidades necesarios para ofrecer una experiencia de cliente excepcional.
El 86% de los clientes volverán a hacer negocios con usted cuando tengan una experiencia positiva. Sin embargo, si ocurre lo contrario, el 53% cambiará para asociarse con la competencia.
Mejora el valor de vida de los empleados
Un buen presupuesto de formación compra una buena experiencia para los empleados. Cuando puede permitirse dar a sus empleados los recursos que necesitan para mejorar su formación, ellos lo perciben como una inversión en su potencial.
Lo que a la larga aumenta su confianza y conduce al compromiso de los empleados. Los trabajadores comprometidos consideran que el éxito de la organización es vital para ellos mismos.
Por otro lado, el trabajador desvinculado sólo hace el trabajo porque usted se lo ordena. Como resultado, el primero rinde más y sigue mejorando con los años. Además, permanecerán más tiempo en la organización, ya que has puesto el listón muy alto para la competencia.
Estos factores le ayudarán a conocer a sus empleados más valiosos y a tomar mejores decisiones de capital humano que aporten un ROI más significativo.
Mejora la retención del talento
El 94% de los empleados permanecerán en su empresa si ésta invierte en formación a largo plazo. Un presupuesto razonable para formación, junto con un plan de desarrollo, demuestra su compromiso de ayudar a sus empleados a mejorar sus cualificaciones. Además, genera confianza en el lugar de trabajo y pone el listón muy alto para la competencia.
Su organización está preparada para el futuro
En 2022 el 42% de las competencias básicas necesarias para desempeñar los puestos de trabajo existentes cambiarán debido a los rápidos cambios tecnológicos. Además, en 2025, el 75% de la mano de obra estará dominada por millennials que valoran el aprendizaje continuo.
Proporcionarles los recursos que necesitan para crecer les prepara para un entorno laboral en rápida evolución. Por el contrario, no proporcionar recursos hace que sus habilidades se oxiden y sean redundantes, lo que repercute negativamente en el éxito de su organización.
Un presupuesto de formación asegura la longevidad de su organización al equipar a los empleados para adaptarse a futuros desarrollos y cambios, proporcionándoles los recursos necesarios para su actualización.
Mejora la producción y el rendimiento laboral
Lo que usted alimenta a su organización es lo que sale por el otro extremo. Los empleados mejor formados necesitan menos supervisión, acuden más al trabajo y se relacionan mejor con los clientes.
Todos estos factores impulsarán las ventas y el éxito de la organización. Pero recortar la formación de los empleados en lugar de invertir en ella tendrá consecuencias desastrosas.
📊 Puntos de referencia: ¿Cuánto presupuesto de formación conceden las empresas a su gente?
El presupuesto que las empresas dedican a la formación de sus empleados varía. Por lo general, las empresas son conscientes de la rentabilidad de la formación de su personal. Pero debido a la pandemia COVID 19, se han producido cambios significativos en los patrones de gasto de las organizaciones.
Aunque muchas empresas complementan la formación física con plataformas de e-learning para reducir los costes de formación, siguen destinando enormes fondos a la formación del personal.
Según el informe del sector, las organizaciones con sede en Estados Unidos que tienen entre 100 y 999 empleados gastaron aproximadamente 1.678 dólares por empleado en formación solo en 2020.
El informe también revela que las grandes empresas destinan 22 millones de dólares a formación, mientras que las medianas gastan 808.355 dólares. Las pequeñas empresas gastan 506.819 dólares.
Para Abby Wilson, de LGBTQ flags Australia, "el presupuesto de formación que fijamos suele ser aproximadamente la misma cantidad de salario que tenemos por persona. Cuando podemos, lo aumentamos en torno al 2-3%".
La Academia Penta establece un presupuesto anual de formación de €1,000. Además, Penta pone a disposición de los empleados programas y cursos gratuitos a través de sus cuentas de LinkedIn.
⚖️ ¿Cómo se calculan los costes de formación?
1. Determine sus necesidades de formación
Lo dice Max Benz, fundador de Banking Geeks:
"A la hora de fijar presupuestos de formación para los empleados, hay que tener en cuenta algunos factores. En primer lugar, tendrá que evaluar las necesidades de su plantilla.
- ¿En qué áreas necesitan mejorar?
- ¿Qué habilidades necesitan adquirir?
Una vez que conozca bien los requisitos de formación, puede empezar a investigar el coste de los distintos programas. También tendrá que tiempo necesario para la
Por último, tendrá que establecer un presupuesto realista y alcanzable. Si tiene en cuenta todos estos factores, podrá elaborar un presupuesto de formación que satisfaga las necesidades de sus empleados sin salirse de sus limitaciones financieras."
Un plan detallado de desarrollo de los empleados debe examinar las carencias de competencias y las necesidades de su organización. También debe tener en cuenta las aspiraciones profesionales de los empleados y encontrar un terreno común para ayudarles a conseguirlas.
Tendrás que trabajar con otros directivos, con todo tu equipo de People Ops y con los empleados a los que tengas que formar. Esto te dará una visión de 360 grados para crear la mejor estrategia de formación.
He aquí cómo determinar las necesidades de formación de sus empleados:
- Consulte la descripción del puesto de su empleado (o mejor: trayectoria profesional).
- Pregunte a los empleados por sus objetivos profesionales.
- Alinee sus objetivos con los objetivos y valores de la empresa. Por ejemplo, diseñe un tablero de visión y póngalo a la vista en la organización. De ese modo, todo el mundo ve los objetivos de la organización, cómo encajan en el panorama general y por qué su papel en la consecución del objetivo de la organización es esencial.
- Poner a prueba y evaluar su conjunto de competencias. La forma más habitual de hacerlo es mediante una evaluación de 360° basada en las competencias.
Plantéate las siguientes preguntas:
- ¿La formación será en línea o presencial?
- ¿Habrá gastos de viaje, alimentación y alojamiento?
- ¿Necesito contratar a personal externo a mi organización? ¿Hay miembros de mi organización que puedan orientar y formar a otros miembros del personal?
- ¿Cuánto costará cada una de estas formaciones?
- ¿Tendré que comprar materiales y ayudas didácticas para mi personal?
Tras responder a estas preguntas, evalúe el coste de la formación en función de los recursos que necesiten.
2. Calcular en función del salario
Otra forma de determinar el coste de la formación de los empleados es mediante esta sencilla fórmula:
Salario anual total (por empleado) X 1-3% = presupuesto de formación.
Obtenga la cantidad total que gasta en cada empleado. A continuación, multiplíquelo por entre el uno y el tres por ciento de su salario. Así obtendrá su presupuesto para formación.
Esta técnica es ideal, ya que permite cubrir tanto los costes fijos (sueldo de los empleados, material de oficina y equipos) como los variables (costes ocultos o imprevistos).
3. Contrata a una agencia de RRHH para calcular tu presupuesto de formación
También puede contratar a una agencia de RRHH para que le ayude a calcular su presupuesto de formación. Esto te resultará muy útil cuando te resulte difícil hacerlo por tu cuenta.
También le dará la perspectiva de alguien de fuera y le descubrirá costes ocultos que seguramente se le pasaron por alto en el proceso de planificación.
Maciej Kubiak, responsable de personal de PhotoAiD, comparte su opinión sobre la externalización del cálculo del presupuesto de formación:
"Hemos tenido problemas para crear una estrategia presupuestaria de formación adecuada, así que recurrimos al apoyo de una empresa externa de RRHH. Con su ayuda, establecimos un presupuesto anual para el desarrollo de los empleados.
Los empleados no eligen los cursos por su cuenta. Como los líderes conocen mejor las necesidades de todo un equipo y de los trabajadores en particular, hablan de los planes de desarrollo con los miembros de su equipo. Se establecen objetivos profesionales para todo el equipo y los líderes los presentan a los empresarios.
En consecuencia, el presupuesto de formación se distribuye entre los departamentos, no entre empleados concretosy los líderes son personas que conectan las necesidades de la empresa y las expectativas de los empleados".
🚩 Limitaciones: Qué problemas conlleva un presupuesto de formación?
Los empleados no saben cómo gastar sus presupuestos de formación, dejándolos intactos. El zumbido sobre el futuro del trabajo y las competencias necesarias para prepararse para él les hace buscar cursos frenéticamente.
- Buscan estos cursos basándose en información general en lugar de encontrar aquellos adaptados para avanzar en su carrera profesional.
- Otros empleados gastan sus presupuestos de formación asistiendo a conferencias que pueden producir poco o ningún retorno de la inversión para la organización y el empleado sólo para que "se ocupe" rápidamente.
- Algunos empleados pueden sentirse divididos entre la gran cantidad de cursos en línea y agobiados por la sobrecarga de información.
Esto es lo que puedes hacer para atajar estos problemas:
- Cree un formulario de encuesta de evaluación de las necesidades de formación. Esta encuesta es un formulario en línea que contiene preguntas que los empleados deben responder para ayudarles a impartir la mejor formación. Le ayudará a identificar las prioridades de formación y a centrar su presupuesto en lo que importa.
- Trabaje en estrecha colaboración con los empleados para crear el presupuesto de formación. Hable con los empleados y escuche sus opiniones sobre lo que debe permanecer en el presupuesto o eliminarse.
- Invierta en formación personalizada. No todos los problemas requieren una formación intensa. Por ejemplo, un empleado con problemas de comunicación o que no cumple los plazos. En lugar de eso, entrene directamente al empleado.
📈 Cómo hacer que el presupuesto de formación tenga más sentido
He aquí cómo puede aprovechar un presupuesto de formación para aportar progreso y desarrollo a su organización:
1. Evaluar las necesidades de formación de los empleados
Cada empleado es diferente.
Por tanto, un enfoque único de la formación tendrá el efecto contrario. Por otra parte, un análisis de las necesidades de formación le ayudará a conocer mejor a su personal.
2. Cultivar una cultura de aprendizaje
Una cultura de aprendizaje se refiere a la mentalidad de crecimiento de los trabajadores. Es cuando los empleados están dispuestos a aprender y aplicar lo aprendido para contribuir al éxito de sus organizaciones.
Un ejemplo de cultura de aprendizaje saludable es el microaprendizaje de Google.
Los empleados envían por correo electrónico breves sugerencias sobre lo que creen que la otra persona puede hacer para ser mejor en su trabajo. Esto les permite saber lo que hacen bien o mal sin sobrecargarles de información. También es una forma de dar feedback.
Los cursos Whisper también se utilizan para enviar "codazos" a los gestores. Los nudges son recordatorios que ayudan a los directivos a realizar sus tareas a tiempo. Por ejemplo, reciben correos electrónicos que les recuerdan que deben asistir a las reuniones y hacer comentarios constructivos.
Cultivar una cultura de aprendizaje complementa su presupuesto de formación. Garantiza que la formación posterior no sea un acontecimiento aislado. Por el contrario, los empleados siguen practicando lo que han aprendido después de la formación:
- Promueva el aprendizaje continuo creando una biblioteca de recursos. Reserve una oficina o sección de la organización para albergar material didáctico físico. Por ejemplo, libros, audio, vídeos, etc. También puedes crear un sistema de gestión del aprendizaje (LMS ) para que los trabajadores remotos tengan acceso a copias digitales de estos materiales.
- Ofrezca incentivos para motivar a sus empleados a rendir más. Luego recompénselos cuando mejoren o logren objetivos importantes. Por ejemplo, su empleado de Ventas ha empezado a ganar 300 dólares más a la semana. Ofrézcales incentivos monetarios (dinero, bonificaciones, planes salariales) y no monetarios (elogios, reconocimiento y ascensos).
3. Desarrollar un marco profesional
Un marco profesional es un mapa visual que ilustra las funciones y familias de puestos de trabajo y ayuda a los trabajadores a identificar las oportunidades de crecimiento dentro de las familias de puestos. Por ejemplo, Contabilidad, Auditoría y Planificación financiera forman una familia profesional.
He aquí tres consejos para desarrollar un marco de carrera profesional en su organización:
- Identifique el propósito del marco o qué problemas necesita que resuelva. Por ejemplo, la falta de comunicación de funciones y responsabilidades en la estructura organizativa.
- Elige tu herramienta. Por ejemplo, Notion tiene funciones que puedes utilizar para construir tu marco profesional. Por ejemplo, la plantilla de bolsa de trabajo. También puedes utilizar las hojas de Google. La solución más cómoda y completa es la función "trayectoria profesional" de Zavvy.
🪄 ¿Tienes miedo de que los marcos de carrera se conviertan en un proyecto enorme? Zavvy AI te permite crear itinerarios para cada función y nivel en cuestión de minutos.
- Mantén actualizado tu marco profesional. Las organizaciones se caracterizan por tener piezas en constante movimiento. Así que su marco debe dar cabida a todos, tanto a los nuevos como a los antiguos. Puede hacer este ejercicio en el primer trimestre, semestral o anualmente.
- Promueva la responsabilidad. Ponga al frente a un experto de la organización. Si no se le ocurre nadie, busque un experto externo.
4. Crear un proceso de desarrollo
La creación de un proceso de desarrollo convertirá su presupuesto de formación en una experiencia de capacitación mensurable. Organizando actividades de desarrollo y facilitando material didáctico, les dotará de las herramientas que necesitan para desarrollarse.
A continuación, puede programar sesiones de feedback de seguimiento en las que obtendrá información sobre el rendimiento de los empleados. Los empleados también pueden someterse a una evaluación de 360 grados para obtener una visión completa de su plantilla.
Siga estos pasos para crear un proceso de desarrollo único en su organización:
- Diseñe una plantilla. Echa un vistazo a nuestras plantillas gratuitas de planes de desarrollo de empleados para inspirarte.
- Mantenga una conversación abierta con sus empleados. Averigüe cuáles son sus aspiraciones profesionales. Disponer de un marco de carrera en este punto les permitirá saber cómo moverse dentro de la estructura de la empresa. Ya hemos hablado de ello en la sección anterior.
- Llevar a cabo programas de orientación de los empleados para mantenerlos al día sobre la progresión de la organización.
- Utilizar marcos de carrera para definir las funciones y expectativas de los empleados.
- Mantener una debate individual con los empleados sobre las áreas de formación elegidas. Para que la formación sea provechosa, los empleados y los directivos deben estar de acuerdo.
- Siga el principio 70-20-10 para los planes de desarrollo. La formación debe incluir un 70% de aprendizaje en el puesto de trabajo, un 20% de aprendizaje formal y un 10% de aprendizaje a través de la retroalimentación.
5. Probar y evaluar los progresos
Cree una matriz de formación antes de comenzar la formación para conocer las cualificaciones actuales de cada empleado y el estado de la cualificación. Es decir, si los empleados las han cumplido o no.
Comparta su modelo matricial con todos los miembros de la organización para mantenerlos al día. Después de la formación, utiliza pruebas simuladas para evaluar cuánto han aprendido con la experiencia.
Establece normas presupuestarias para definir qué ocurre cuando los empleados no utilizan sus presupuestos. Por ejemplo, si un empleado debe tomarse un descanso, tiene que formar al siguiente empleado que le cubra.
Si trabaja con un presupuesto reducido, utilice métodos de formación menos costosos, como la tutoría entre compañeros, en la que un colega forma a un empleado con menos experiencia, como veremos en la sección siguiente.
👬 Cómo formar a la gente con poco presupuesto
A veces, te encuentras con las limitaciones de un presupuesto ajustado. Desgraciadamente, esto significa que no puedes dar a los empleados los fondos adecuados para empezar su formación. Pero también es el momento de ser creativo.
No tiene por qué arruinarse para dar a sus empleados una formación práctica. En su lugar, empieza por comprometerte y sustituir los costes de formación caros por alternativas más baratas.
- Inviertaen formación virtual. Los empleados no siempre tienen que estar físicamente presentes. Pueden hacer videollamadas a directivos y entrenadores desde la comodidad de su sofá, lo que elimina gastos de desplazamiento y alojamiento.
Por ejemplo, Amazon ofrece formación virtual para trabajadores remotos. La empresa les proporciona un portátil con todos los recursos informáticos necesarios para el proceso. Puedes utilizar herramientas populares como Zoom y Microsoft Teams para poner en marcha la formación virtual en tu organización. - Busque plataformas que ofrezcan cursos gratuitos. EdApp es un ejemplo de plataforma de formación de empleados galardonada. Hay otras como Coursera, GoSkills y OpenLearn.
- Conseguir subvenciones para la formación de los empleados. Por ejemplo, la beca de empleo de Canadá (CJG) y las becas de formación profesional del Departamento de Trabajo de EE.UU.. También puedes asociarte con otras organizaciones o empresas que ofrezcan programas de formación y desarrollo. AT&T ha creado su propio Máster en Ciencias en línea. También ofrece otros programas relacionados para empleados.
- Fomente la formación cruzada. Enseñe a un empleado para que enseñe al resto. Por ejemplo, los empleados pueden reunirse todos los meses para almorzar y aprender. Durante este tiempo, pueden intercambiar habilidades y conocimientos.
- Opte por comprar recursos reutilizables. Por ejemplo, vídeos, archivos de audio, diapositivas de PowerPoint, etc.
➡️ Mejorar el valor de vida de los empleados con Zavvy
Para obtener un mejor ROI, las organizaciones con visión de futuro planifican el desarrollo de sus empleados desde la contratación. Deberían calcular desde el principio las mejores formas de mejorar las cualificaciones y retener a los nuevos talentos, así como su coste.
Mientras se esfuerza continuamente por perfeccionar sus presupuestos de formación, utilice los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS ) para seguir y registrar cada paso del camino.
Nuestro software de aprendizaje y desarrollo todo en uno le ayudará a crear un plan de desarrollo que no deje a nadie atrás. Podrá:
- 🤖 Utiliza Zavvy AI para crear microcursos.
- 🗺️ Crear trayectorias profesionales para que los empleados sepan con total transparencia lo que se espera de ellos.
- 🌱 Desarrollar planes de crecimiento que incluyan medidas concretas de formación.
- 💪 Asigna cursos para superar cada competencia.
- 🔄 Llevar a cabo trimestralmente 360 revisiones de desempeño basadas en competencias para apoyar a los empleados con regularidad.