7 consejos para dar un feedback eficaz a los empleados + asesoramiento de expertos
Dar un feedback eficaz es crucial en la fase de desarrollo y retención de la experiencia del empleado.
Sin embargo, es fácil cometer errores al dar retroalimentación.
Por ejemplo, elegir un escenario equivocado, acumular críticas y tener un lenguaje corporal negativo puede hacer más mal que bien.
Aquí es donde entra en juego una estrategia eficaz de retroalimentación de los empleados.
Una retroalimentación eficaz garantiza que su mensaje llegue con claridad y que sus trabajadores se sientan motivados para mejorar su rendimiento.
🔭 ¿Qué es un feedback eficaz?
El feedback eficaz consiste en dar información valiosa y correctiva a los empleados para mejorar su rendimiento. El feedback eficaz puede ser positivo y negativo, y suele centrarse en un comportamiento o situación específicos.
Para que tus comentarios sean eficaces, tienen que serlo:
- Proactiva: la retroalimentación debe producirse poco después de un suceso para que los empleados puedan abordar las ineficiencias de inmediato.
- Específicos: se centran en una cosa concreta que han hecho los empleados, no en toda su experiencia dentro de la organización.
- Objetivo: da tu opinión basándote en lo que has estudiado y no en tus sentimientos personales.
- Constructiva: no debe tener un trasfondo de juicio ni implicar una comunicación no violenta. En su lugar, debe destacar las deficiencias de los empleados, el impacto a gran escala de la organización y ofrecer un plan de acción.
- Coherente: la evaluación eficaz de los empleados debe ser un proceso recurrente y sistemático. Dependiendo de su estructura organizativa, puede realizar una revisión del rendimiento semanal, anual o trimestral.
👀 Cómo dar un feedback eficaz a tus empleados con ejemplos
Empezar por lo positivo
Puede que te sientas tentado a incluir el sándwich de feedback en tu almuerzo. Un sándwich de feedback consiste en elogiar a un empleado, señalarle sus errores y volver a elogiarlo. Si este es tu caso, empieza a hacer lo contrario.
Este método se va por las ramas y dificulta que los empleados entiendan su punto principal. En su lugar, empiece con un comentario positivo. Puede ser sobre los últimos logros de tus empleados o sobre un proyecto en el que estén trabajando.
Di algo parecido a: "Anna, estoy muy impresionado con tu diseño de interfaz de usuario para nuestra aplicación de fitness. Estás dando un gran ejemplo a todo el equipo". A continuación, proceda a entregar frases de retroalimentación constructiva.
A continuación te explicamos cómo hacerlo sin que suene intimidatorio:
- Haga una pausa después de dar un feedback positivo. Permita a sus empleados procesar lo que acaba de decir y responder.
- Diles por qué has concertado la reunión privada.
- Evite los "peros": separe los comentarios positivos de los negativos. Por ejemplo: "En primer lugar, me gustaría decir... (alabar). En segundo lugar, creo firmemente que lo mejor sería que... (diera un feedback constructivo)".
Sea específico
Veamos estos dos ejemplos:
"Anna, me encantan los nuevos botones interactivos que has añadido a nuestra aplicación de fitness. Pero creo que desentonan con el tema. ¿Puedes reducir el tamaño?"
Versus...
"¡Anna, gran trabajo! Pero necesitas mejorar tus diseños".
La primera afirmación es un feedback específico. Le dice al empleado cuáles son sus puntos fuertes y dónde tiene que hacer cambios en su trabajo. En cambio, la segunda afirmación es genérica y confusa. No muestra al diseñador de UX qué es lo que debe modificar en los diseños.
Al dar retroalimentación específica a los empleados como la primera declaración, Michael Alexisdirector general de teambuilding.com, afirma:
Mi consejo número uno para dar feedback a los empleados es ser más directo. Pruebe a preguntar a los miembros de su equipo: "en una escala del 1 al 10, ¿cómo de directo es usted con los comentarios?". Muchos responderán "6, 7 u 8", explicando que ayuda a amortiguar el mensaje y a proteger los sentimientos del destinatario.
A continuación, haga una pregunta de seguimiento: "en esa misma escala, ¿cómo de directo quiere recibir los comentarios?". Oirás muchos 9 y 10. La cuestión es que la gente quiere una respuesta directa y es más resistente de lo que se piensa.. Cuando das a la gente información clara y transparente, también les das la oportunidad de responder, explicar, mejorar, etc. - todos salen ganando."
Sea objetivo
La objetividad a la hora de dar feedback significa referirse a comportamientos que uno mismo ha observado. No base sus comentarios en rumores y habladurías que circulan por el lugar de trabajo. En lugar de eso, convierte tus observaciones en puntos de datos para que tu feedback sea sólido e impactante.
Por ejemplo, no utilice frases como: "Siempre llegas tarde al trabajo y eso está empezando a afectar a tu rendimiento". Esta afirmación da pie a que los empleados se pongan a la defensiva y es probable que contrarresten tu opinión en lugar de ajustar su comportamiento.
En su lugar, opte por el modelo Situación-Comportamiento-Impacto.
Por ejemplo, diga: "Durante los últimos tres días (la situación), has estado ausente de las reuniones (el comportamiento), y me he dado cuenta de cómo está afectando al progreso de nuestro proyecto actual (el impacto)".
Llevar la conversación por este camino demuestra que eres consciente del problema. Has visto cómo afecta a todos y ahora estás tomando medidas proactivas para resolverlo, independientemente de tus sentimientos personales hacia el empleado.
Leanne Renningerfundadora de LifeLabs Learning, afirma que otra razón para adoptar este enfoque es que refuerza el comportamiento positivo:
"Queremos poder especificar exactamente queremos que la otra persona aumente o disminuya. Y si nos quedamos con palabras borrosas, en realidad no tendrán ninguna pista en particular sobre qué hacer en adelante para seguir repitiendo ese comportamiento."
Utilice estos consejos prácticos para mantener la objetividad:
- Aleja la conversación de los hábitos personales. Céntrate en la situación, no en la persona.
- No dé por sentado que sus empleados tienen todo el contexto de fondo. Defina la naturaleza del problema y muéstreles por qué lo es.
- No tengas miedo de hacer comentarios negativos. Evita suavizar el golpe con un sándwich de feedback.
- Escuche su versión de los hechos. Sé abierto a la posibilidad de que tú contribuyas al problema.
Dar consejos prácticos
En contraste con el sándwich de feedback, el feedback eficaz de los empleados empieza de forma positiva, sitúa la crítica constructiva en el centro y termina con pasos accionables que darán a los empleados la oportunidad de mejorar.
Es fundamental que proporcione estos pasos después de transmitir el resultado final de sus comentarios. Esto ayudará a sus empleados a sentirse confiados después, ya que demuestra su preocupación por su progreso y su interés por su éxito. De este modo, su atención dejará de centrarse en el aspecto negativo de sus comentarios para centrarse en seguir avanzando.
Por ejemplo, puedes decir: "Uno de los hábitos que me han ayudado a llegar pronto al trabajo de forma constante es completar la mitad de mi lista de tareas pendientes la noche anterior. ¿Te funcionaría también a ti?".
Otras medidas que puede tomar son
- Programar reuniones de seguimiento
- Comparta soluciones relacionables. Menciona cómo te han funcionado esos pasos o utiliza otros casos prácticos.
- Proporcióneles los recursos necesarios.
- Señala acciones positivas que te gustaría ver más.
Haga que los comentarios sean frecuentes
El 32% de los empleados tiene que esperar más de tres meses para recibir el feedback de su jefe de equipo.
La frecuencia de la retroalimentación depende de su estructura organizativa y de su calendario, pero lo ideal es darla poco después de que se produzca una situación. Cuanto antes lo haga, antes podrán hacer los cambios necesarios.
CEO de SnackNation, Sean Kellydice que:
Si no lo haces otras cosas llenarán el hueco. No verás a esa persona ni conectarás con ella personalmente hasta dentro de cuatro o cinco días, una semana o dos semanas. Para entonces, habrás perdido la oportunidad porque te parecerá raro. Si sacas el tema, te dirán: "¿Qué? ¿Te has quedado sentado sintiéndote así?" o "¿Has acumulado resentimiento?".
En un escenario así, es más probable que los empleados olviden determinadas situaciones o comportamientos. Esto dificultará la resolución de problemas.
Pero, al mismo tiempo, la retroalimentación frecuente puede resultar abrumadora o parecer una microgestión.
He aquí cómo evitarlo:
- Comprueba tus motivos antes de dar tu opinión. ¿Lo haces porque estás irritado o porque realmente quieres mejorar la situación?
- Utiliza herramientas de feedback para complementar una reunión formal, como Qualtrics, Impraise y Weekdone.
- Observe el entorno. Si sus empleados están tensos o emocionados, no es el momento adecuado: espere a que amaine el calor.
Comunicarse cara a cara
Reunirse cara a cara con los empleados es esencial para establecer la confianza. Les permitirá leer tu lenguaje corporal y saber si estás siendo transparente. También estimulará la productividad, ya que el empleado se tomará la situación más en serio que si lee tus comentarios por correo electrónico.
Además, dar un feedback por escrito puede aumentar las posibilidades de malinterpretación. Tus empleados podrían confundir fácilmente tu signo de exclamación con una señal de enfado o grito. En realidad, estás intentando decirles que la situación es urgente.
En esta nota, Alexandria Butlerfundadora de Sista Circle, aconseja que:
¿Quiere dar feedback eficaz a sus empleados? Conozca a su gente.
Cada persona se comunica de forma diferente y cada una tiene sus propios desencadenantes. Pasar tiempo con los miembros de tu equipo para conocerlos como personas tiene su importancia.
Pregúntales sobre sus relaciones profesionales favoritas y sus peores momentos profesionales. Comprender la personalidad y las manías de alguien te ayudará a proporcionar el mejor feedback posible, de la mejor manera posible.
Para ello:
- Cree un entorno cómodo para animar a los empleados a hablar. Organice la sesión en una sala de reuniones privada o en un despacho.
- Mantenga un buen lenguaje corporal. Mantén el contacto visual para mostrar interés. No inclines el cuerpo hacia otro lado (impaciencia por irte) ni cruces los brazos (hostilidad/defensividad).
Nota: Para ayudar a la gente a entender la personalidad de los demás, sus altibajos, hemos desarrollado una rutina específica:"Conversaciones que importan".
Se trata de una divertida rutina de conexión quincenal que reúne a las personas y las anima a hablar de sus "puntos más altos y más bajos".
Escucha primero
Recuerde que el objetivo de la retroalimentación es mejorar el rendimiento de los empleados, no intimidarlos ni acorralarlos. El proceso también tiene que ver con usted. Las sesiones individuales de feedback con los empleados pueden arrojar luz sobre los errores de gestión inconscientes que estás cometiendo.
Maciek KubiakJefe de Personal de PhotoAiD, afirma que:
La escucha y la atención son dos herramientas muy importantes con las que puede contar para que su equipo sea más productivo. Puesto que el feedback constructivo se da en una conversación, cuando la otra persona del equipo se siente escuchada, se cultiva la confianza entre los empleados y la empresa.
Además, ambas partes deben escucharse para dialogar y encontrar oportunidades de mejorar el rendimiento del equipo de trabajo. Asimismo, esto permite hacer realidad un entorno de trabajo positivo en las organizaciones que fomentan la escucha activa y el feedback constructivo de esta manera.
Escuchar también evita que te quedes atascado intentando solucionar un problema sin solución.
Por ejemplo, la razón por la que su empleado empieza a llegar tarde de repente puede deberse a responsabilidades familiares. Puede que tenga bebés o personas a su cargo que necesiten cuidados antes de salir de casa.
Cuando puedas identificar el origen de la situación, podrás aportar soluciones realistas, como abrir una guardería para los padres o actualizar sus políticas de permisos.
Escuche mejor a sus empleados siguiendo estos pasos:
- Reduzca al mínimo las distracciones en el entorno. Apague los dispositivos y preste toda su atención.
- Aprenda habilidades comunicativas blandas para desarrollar su inteligencia emocional.
- Pida sugerencias de mejora para perfeccionar sus dotes de liderazgo.
💡 Echa un vistazo a: 30 ejemplos de retro alimentación constructiva para escenarios específicos de habilidades y comportamientos y 36 ejemplos de retroalimentación constructiva para personas de alto desempeño.
👂 Cómo recibir feedback en el trabajo
Un feedback eficaz funciona en ambos sentidos: para que los responsables de RR.HH. mejoren en su trabajo y para que los empleados perfeccionen sus comportamientos y actuaciones.
Si recibe comentarios en el lugar de trabajo, lo primero que debe hacer es escuchar. Preste atención a lo que le dicen y no interrumpa a sus empleados durante la retroalimentación:espere a que terminen de hablar.
Pero no se trata sólo de ser paciente al escuchar. Mantente abierto a las sugerencias e ideas del orador. Cuando lo hayas escuchado todo, cuida tus respuestas. Las acciones hablan más que las palabras, así que la más mínima subida de tono o cambio en tu lenguaje corporal puede enviar un mensaje negativo.
Haz preguntas y pide ejemplos de casos en los que hayas cometido errores para obtener aclaraciones. Reflexiona sobre lo que acabas de oír y no te apresures a poner excusas. En lugar de eso, piensa en la validez de los comentarios. El interlocutor es sólo una fracción del total de personas de la organización, así que no siempre tienes que actuar en consecuencia.
Antes de tomar decisiones, comprueba con otros empleados la exactitud de los comentarios. Estas son algunas medidas adicionales que puedes tomar para recibir comentarios de forma profesional en el lugar de trabajo:
- Practicar el control de la ira o el estrés. Realiza ejercicios de respiración para aumentar la tolerancia ante situaciones incómodas.
- Agradezco los comentarios para fomentar la apertura.
- Asume tus errores y discúlpate cuando sea necesario.
🤝 Cómo establecer una cultura de feedback
Una cultura de feedback se refiere al hábito de compartir el feedback entre iguales dentro de una organización. Una buena cultura de feedback es aquella en la que los empleados sienten que pueden compartir sus opiniones, independientemente del papel del receptor. Es más probable que los empleados se alineen con la retroalimentación si ven que sus líderes practican lo que predican y que nadie está por encima del sistema.
Las siguientes buenas prácticas le ayudarán a implantar una cultura de feedback saludable en su organización:
Formación en feedback
Todo el personal de la organización debe aprender a recibir y dar feedback, desde el rango más bajo hasta la cima de la jerarquía. Es útil elaborar una directriz o un curso de formación para agilizar el proceso de feedback. Su directriz de feedback debe definir:
- Quién da la información
- Quién lo recibe
- La frecuencia y el procedimiento
- Objetivo y expectativas
Organizar clases de formación para enseñar a comunicarse eficazmente. Comparta materiales o recursos para promover un aprendizaje rápido. Por ejemplo, considere el modelo de la Ventana de Johari,una herramienta popular para ilustrar y mejorar la autoconciencia y la comprensión mutua de los compañeros de equipo.
Consejo: Comparta los materiales en forma de guías y vídeos digitales.
Aprovechar los múltiples canales de comunicación
A muchas organizaciones les resulta difícil establecer una buena cultura de feedback debido a la amplitud de su control. Los directivos tienen demasiados empleados a su cargo, lo que les impide tener un contacto personal con ellos. Así que dependen del feedback en grupo.
La principal desventaja de las evaluaciones en grupo es que no permiten centrarse en un solo empleado. Los empleados no sabrán con precisión qué están haciendo bien o qué falla específicamente en su rutina. La mejor estrategia es combinar varios canales de retroalimentación.
Por ejemplo, evalúe la situación para determinar qué estructura de feedback funcionaría. El feedback en grupo es ideal cuando se necesita alinear a varios empleados con un objetivo o resultado concreto. Pero si necesitas conectar con los empleados a un nivel más profundo, la clave está en las conversaciones individuales.
Otros canales de información que puedes utilizar son
- Feedback 360: es un sistema de feedback global en el que todo el mundo da su opinión. Por ejemplo, directivos, supervisores e incluso clientes.
- Feedback virtual: elimina las reuniones físicas, eficaz para trabajadores a distancia.
- Comentarios anónimosoculta la identidad de los participantes. Los empleados tienen más confianza para hablar cuando se les ha garantizado que no habrá consecuencias.
Conviértalo en una rutina
Haga que sus empleados se responsabilicen de sus acciones después de recibir comentarios.
Consejo nº 1: Cree un sistema que mida el progreso de los empleados, como el establecimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI) u objetivos de rendimiento SMART.
Consejo nº 2: Anime a sus empleados y a sus jefes de equipo a establecer rutinas de check-in para compartir opiniones. De este modo, se combinan datos cuantificables con interacciones cara a cara y se idean soluciones tangibles. Las reuniones 1:1 son un formato estupendo para ello.
🌈 Beneficios de la retroalimentación en el lugar de trabajo
Aumenta la motivación
Las organizaciones que invierten en una retroalimentación eficaz registran un incremento de 2,5 veces en el compromiso de los empleados.
Cuando se da feedback, los empleados toman conciencia de sí mismos.
Se dan cuenta del verdadero alcance de su impacto en la organización y de lo bien que lo están haciendo. Si se están quedando atrás, se sentirán motivados para mejorar su rendimiento.
Aprendizaje continuo
El 75% de los empleados se ven atrapados en tareas monótonas y horarios prolongados en el lugar de trabajo. Esto puede poner a prueba su bienestar y su rendimiento, provocando agotamiento.
Sin embargo, una retroalimentación periódica y eficaz puede incitarles a aprender algo nuevo y a perfeccionarse.
Mejora las relaciones
Imponer sus opiniones y centrarse en aspectos negativos durante el feedback puede hacer que los empleados desarrollen sentimientos de resentimiento hacia usted. Por el contrario, cuando das un feedback eficaz, se establece un sistema de confianza en el que los trabajadores pueden contarte cualquier cosa.
También mejora las relaciones a nivel de la experiencia del candidato.
52% de los candidatos afirman que volverían a solicitar empleo en una organización si recibieran asesoramiento sobre contratación o comentarios sobre su rendimiento tras ser rechazados. Esta relación positiva puede impulsar sus referencias. Es muy probable que estos candidatos dejen buenas críticas sobre su organización.
Bueno para el desarrollo personal
Los estudios demuestran que existe una relación entre el feedback positivo y la autoeficacia. El feedback puede aumentar la autoestima de los empleados cuando se da de forma eficaz. Les hará pensar: "Soy un trabajador productivo. Hoy he rendido por debajo de mis posibilidades. Sin embargo, puedo mejorar si sigo este proceso".
Por otra parte, los comentarios totalmente negativos les dicen "no eres lo bastante bueno", lo que puede afectar a su salud mental.
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Dar feedback puede ser difícil. A nadie le gusta ser el malo de la conversación, pero no tiene por qué serlo. Resulta más fácil cuando no dejas que tus empleados descubran los errores por sí solos.
Cuando dé un feedback eficaz, no se limite a decir a sus empleados que están haciendo algo mal, sino ofrézcales soluciones.
Trabaje conjuntamente para idear soluciones en lugar de ladrarles órdenes. Dirige la conversación con listas de viñetas de lo que pueden hacer para mejorar y añádelas a un plan de desarrollo de los empleados.
Cuando mejoren, reconoce sus logros.
Establecer un sistema de feedback eficaz no es tarea de un día. Sin embargo, con constancia en las prácticas anteriores y refuerzo positivo, puede experimentar mejores resultados en su organización con el tiempo.
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