What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Encontrar al "candidato perfecto" para cubrir su puesto de trabajo es como buscar una aguja en un pajar. No sólo es imposible, sino que además cuesta un tiempo y unos recursos irredimibles. Todos los talentos, incluso los mejor cualificados, requieren cierta formación para convertirse en una parte indispensable de su organización.
Hay que dotarles de recursos y formación que les ayuden a dar lo mejor de sí mismos. Y una matriz de formación es tu tablero de mandos para estar siempre al tanto de la formación en toda la empresa.
📋 ¿Qué es una matriz de formación?
Una matriz de formación es una tabla que reúne todos los programas de formación de la empresa y los relaciona con los empleados y los equipos.
En cierto modo, es el cuadro de mandos principal de todo gestor de I+D.
He aquí cómo:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Los directivos y los empleados definen planes de desarrollo individuales al principio de un ciclo de desarrollo (por ejemplo, 6 meses). Pueden contener una mezcla de iniciativas para toda la empresa y objetivos personales a corto y largo plazo.
- Todas estas medidas se reúnen en una matriz de formación. Es el punto de vista a vista de pájaro de la empresa, donde Operaciones de Personas planifica y sigue el progreso de cada iniciativa, hasta el nivel individual.
Más o menos ofrece una visión general de la formación de las personas y los equipos de una empresa. Puede ser bidimensional en Excel o en herramientas de organización en línea, o una mezcla de gráficos, Harvey Balls, barras y otros formatos visuales.
En cierto modo, se trata de una síntesis de los planes de desarrollo(véase nuestra plantilla aquí) para todas las personas/equipos, a los que se añaden programas para toda la empresa.
❓ ¿Por qué deberías tener una matriz de formación? (y utilizarla casi a diario)
Una matriz de formación es una herramienta fantástica para mantener un calendario de las necesidades, cursos o programas de formación de los empleados y aplicarlo eficazmente para cumplir y hacer un seguimiento de los requisitos.
Ayuda a agilizar el proceso de formación y desarrollo.
Si es usted un ávido lector de nuestro blog, ya no hace falta que le expliquemos el gigantesco valor que tiene para las personas y las organizaciones una sólida estrategia de aprendizaje y desarrollo.
Así que esta vez seremos breves. Así es como una buena planificación da sus frutos:
- Una encuesta realizada por Axonify demostró que el 93% de los empleados experimentaron un efecto positivo en su nivel de compromiso al aplicar programas de formación de empleados bien planificados.
- Y el 70% de los empleados dejaría su trabajo actual para trabajar en una organización que invirtiera en el desarrollo y aprendizaje de los empleados.
- Por último, pero no por ello menos importante, las tasas de retención de las organizaciones con procesos de aprendizaje racionalizados y sólidos aumentan hasta un 30-50%.
🆚 Matriz de formación frente a matriz de competencias: Cuál es la diferencia y cómo van juntas?
Diferencias
Muchos confunden ambos conceptos, aunque en realidad son bastante diferentes.
Una matriz de competencias es una visión general de todas las habilidades o competencias que tiene una organización. Para cada empleado o equipo, le ayuda a identificar carencias, puntos fuertes y oportunidades.
En la práctica, una matriz de competencias ofrece una imagen de la composición actual de las competencias en la empresa. Es una herramienta analítica para identificar el estado actual.
Una matriz de formación es una visión general de todos los programas de formación que el personal realiza (o debería realizar) en la empresa.
En la práctica, una matriz de formación es su tablero de planificación. Es donde todo confluye, donde puede seguir los progresos regulares en los cursos obligatorios y voluntarios, y donde puede identificar los programas buenos y malos.
Cómo pueden colaborar
Un breve resumen sobre los planes de desarrollo de los empleados:
Un plan de desarrollo define las áreas de interés y las acciones críticas para el desarrollo de un empleado.
Suele contener...
- Los objetivos (área de interés)
- Las acciones clave (es decir, la formación) necesarias. Entre ellas se incluyen cursos, pero también tutorías, prácticas en empresas, proyectos de trabajo, etc.
- Plazo para cada acción
- Presupuesto necesario para la formación
Su matriz de competencias es una poderosa herramienta para crear planes de desarrollo más eficaces, así como otros programas de formación para toda la empresa.
Crear un plan de desarrollo decente es difícil si no se conocen las diferencias entre las capacidades reales de las personas y las competencias deseadas.
Y sin conocer las carencias de competencias en toda la empresa, imponer ciegamente cursos de formación a todo el mundo es una mala idea.
Y tu matriz de entrenamiento es la síntesis de todas las acciones. Eso es todo.
🛠 ¿Cómo se crea una matriz de formación?
He aquí un proceso paso a paso para crear una matriz de formación para todos.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Antes de empezar: ¿Qué debe figurar en una matriz de formación?
Diseñar una matriz de formación en una hoja Excel no requiere mucho, sólo un poco de planificación y los datos necesarios de la matriz de competencias y desarrollo.
Los ingredientes clave de la matriz de formación son.
- Nombre
- Papel
- Identificación del empleado
- Responsable de informes
- Programas de formación
- Plazos
- Cálculo: Porcentaje de finalización de la formación
Si quiere profundizar más, puede añadir dimensiones como el presupuesto aprobado.
Paso 1: Evaluar la formación que necesitan los nuevos empleados y los antiguos
Aquí depende realmente de lo avanzado que esté su actual proceso de desarrollo.
Si va a empezar de nuevo, hágalo con una evaluación de las necesidades de formación y planes de desarrollo individuales.
Si vas un poco más lejos, añade matrices de habilidades y modelos de competencias para tomar decisiones más informadas.
No olvides añadir lo obligatorio: Piensa en compliance, la incorporación a la empresa y las políticas de trabajo híbrido.
Paso 2: Añadir a cada empleado
Simplemente enumere a todos los empleados como nuevas filas. Cree columnas para
- Nombre
- Departamento
- Papel
- ID
- Responsable de personal
- Cualquier otra cosa que debería estar aquí
Paso 3: Enumerar la formación necesaria
Haz una lista de todas las formaciones que se imparten.
Piensa en
- Incorporación a la empresa
- Incorporación de equipos
- Compliance
- Talleres para toda la empresa o proveedores de cursos
- Aportaciones de los planes de desarrollo. Puede añadir todas las acciones (incluidas las de tutoría) o limitarlas a los cursos. Le recomendamos que añada una variable de categoría para filtrar posteriormente si opta por lo anterior.
Paso 4: Dividir el programa de formación en diferentes temas
Ahora que ya ha terminado de asignar los programas de formación a las personas o empleados de su empresa. Es hora de dividir el programa de formación en subtemas. Así podrá seguir fácilmente el progreso o desarrollo de cada empleado. O puede anotar el número de temas y hacer un seguimiento del número de temas cubiertos.
Incluso puedes utilizar ticks u otras ayudas visuales para marcar cada tema. O puedes combinarlo con la matriz de desarrollo.
Paso 5: Seguimiento del progreso y del statu quo
Aquí es donde las cosas se ponen emocionantes.
El seguimiento del progreso es esencial para 1) evaluar el éxito a posteriori y 2) identificar los lugares en los que se ha malgastado el presupuesto.
En primer lugar, define una forma de seguir los progresos de cada uno.
En nuestra plantilla, optamos por...
Nota: Las casillas "No iniciado" y "Completado" son variables "FALSO" y "VERDADERO" en la hoja de cálculo. Así es más fácil contarlas alter.
A continuación, añada estos valores a las celdas de la matriz según su visión de conjunto.
Consejo adicional: lo ideal es que tome automáticamente estos datos de otros lugares, como los planes de desarrollo individual.
Si todo lo demás le parece mucho trabajo, no dude en echar un vistazo a nuestro software de desarrollo de empleados totalmente automatizado.
Paso6: Añade fórmulas para obtener la máxima información
Para sacar el máximo partido a tus análisis, añade fórmulas para calcular automáticamente...
- Tasa de finalización por curso (Número total de finalizaciones / número total de cursos iniciados)
- Tasa de suspensos por curso (tasa de finalización de 1 curso)
- Tasa de finalización por persona (número total de finalizaciones por persona / número total de cursos iniciados por la persona)
Si tienes dudas al respecto, siempre puedes echar un vistazo a nuestra plantilla.
Este es el resultado:
Resumen del curso:
Resumen de personas:
📝 Plantilla de matriz de formación (Hoja de cálculo)
Nuestra plantilla de hoja de cálculo de matriz de formación es su atajo para configurar su primera matriz de formación en cuestión de minutos.
Puedes obtenerlo gratuitamente aquí. Una vez que haya recibido el acceso, asegúrese de hacer clic en"Archivo" ->"Hacer una copia" y personalizarlo como desee.
⚙️ Hojas de cálculo frente a software para el desarrollo de los empleados
Hojas de cálculo
Está universalmente aceptado que las hojas de cálculo son "baratas de usar".
En cierto sentido, no requieren costes de software ni de mantenimiento.
Sin embargo, a menudo descuidamos el coste de la "mano de obra" necesaria para rellenar los datos y supervisarlos constantemente de forma manual.
No sólo eso, sino que también son propensos al error humano y requieren que el usuario conozca las fórmulas de Excel.
La otra limitación del uso de hojas de cálculo es su escalabilidad. Las hojas de cálculo no son una solución viable para grandes organizaciones que necesitan asignar tareas y seguir el progreso de más de 1000 empleados en varios departamentos.
Software en la nube para procesos fluidos
El uso de software como Zavvy es una solución eficaz para establecer un marco completo y automatizado sin perderse en el ajetreo.
Los directivos y los departamentos de RR.HH. utilizan nuestra herramienta para asignar, comprometer y seguir el progreso de su personal en piloto automático.
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Una matriz de formación combinada con una matriz de habilidades y un plan de desarrollo ayuda a enumerar las habilidades y cualificaciones necesarias para formar parte de un equipo, grupo o unidad y a crear un plan para prepararles y formarles para el proyecto y el puesto y generar los máximos ingresos.
Asegúrese de aprovechar los demás recursos de nuestro blog; actualizamos constantemente con nuevas entradas sobre incorporación, aspectos básicos de RR.HH. y desarrollo. Si ya quieres poner en marcha tu programa de formación de empleados.
Con soluciones como la formación interna y externa, los planes de desarrollo y la retroalimentación, puede establecer fácilmente un ciclo continuo de crecimiento de su personal, sin las complicaciones de las hojas de cálculo.
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