Unternehmenseinführung 101: Kultur, Zusammenarbeit und Compliance für neue Mitarbeiter
Möchten Sie, dass sich Ihre neuen Mitarbeiter vom ersten Tag an in Ihrem Unternehmen willkommen und wohl fühlen?
Natürlich tun Sie das. Die Schaffung dieser Art von Mitarbeitererfahrung erhöht die Mitarbeiterbindung und die Zufriedenheit. Aber das kommt nicht aus dem Nichts.
Ein wichtiger Aspekt bei der Entwicklung einer einladenden Umgebung ist das Onboarding im Unternehmen. Mit einer strukturierten und gut gestalteten Einführung in das Unternehmen fühlen sich die Mitarbeiter im Büro wohler und werden zu besseren Teamplayern.
In diesem Leitfaden wird der Onboarding-Prozess eines Unternehmens von Anfang bis Ende beschrieben. Wir erläutern, was es ist und warum es wichtig ist, sowie die wichtigsten Schritte und Komponenten eines Onboarding-Plans für Unternehmen.
✈️ Was ist Onboarding im Unternehmen?
Unter Onboarding versteht man den Prozess der Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen insgesamt. Auf diese Weise werden neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur, den Richtlinien und den Produkten vertraut gemacht.
Da das Onboarding im Unternehmen nicht an die Zuständigkeiten einer bestimmten Rolle gebunden ist, macht praktisch jeder neue Mitarbeiter die gleichen Erfahrungen. Die gemeinsame Erfahrung schafft einen starken ersten Eindruck und legt den Grundstein für eine solide Unternehmenskultur.
🆚 Unternehmens-Onboarding vs. rollenbasiertes Onboarding
Die ersten Tage an einem neuen Arbeitsplatz können sich für neue Mitarbeiter wie ein Wirbelwind von Informationen anfühlen. Mit so vielen Informationen über das Unternehmen, das Team und die eigene Rolle können neue Mitarbeiter während des Einarbeitungsprozesses schnell überfordert sein.
Die Trennung von unternehmens- und rollenbezogenem Onboarding in eigene Prozesse erleichtert es neuen Mitarbeitern, sich die wichtigsten Informationen zu merken und zu verstehen.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht darüber, was Onboarding im Unternehmen und rollenbasiertes Onboarding bedeuten:
Die Unterscheidung dieser Arten des Onboardings für neue Mitarbeiter ist für alle von Vorteil. Ihr People Ops-Team kann eine einheitliche Erfahrung für jeden neuen Mitarbeiter schaffen, während die Personalverantwortlichen ihr Onboarding journeys an die Bedürfnisse ihres Teams und ihrer Mitarbeiter anpassen können.
Nehmen Sie z. B. das Vertriebsteam und die Entwickler. Beide Gruppen benötigen die gleiche Einführung in die Unternehmenskultur und -politik. Aber das rollenbasierte Onboarding, das sie benötigen, ist sehr unterschiedlich.
- Bei der Einarbeitung in den Vertrieb konzentrieren Sie sich auf das Erlernen kundenorientierter Produktfunktionen und das Üben von Verkaufsgesprächen.
- DasOnboarding von Entwicklern hingegen erfordert viel komplexere und technischere Produktkenntnisse.
❓ Warum ist die Einarbeitung in das Unternehmen wichtig?
Viele Unternehmen überstürzen das Onboarding im Unternehmen zugunsten eines rollenbasierten Onboardings. Unternehmen, die das Onboarding im Unternehmen überspringen, verpassen jedoch eine Menge Vorteile für alle Mitarbeiter.
Es geht darum, für alle neuen Mitarbeiter ein hervorragendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Angesichts der zunehmenden Fernarbeit und des Zustroms jüngerer Arbeitnehmer ist es für Unternehmen an der Zeit, die Mitarbeitererfahrung ernst zu nehmen. Auf diese Weise gewinnen alle.
Hier sind nur einige der Vorteile, von denen Sie profitieren können, wenn Sie das Onboarding im Unternehmen als Teil Ihrer Mitarbeitererfahrung entwickeln:
Laut McKinsey ist es achtmal wahrscheinlicher, dass neu eingestellte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bleiben, wenn sie ein positives Erlebnis haben. Es ist klar, dass sich Investitionen in Ihre Mitarbeitererfahrung auszahlen.
👀 Überblick über den Onboarding-Prozess des Unternehmens
Wenn Sie sich noch nicht mit dem Thema Onboarding beschäftigt haben, fragen Sie sich vielleicht, wie der Prozess von Anfang bis Ende aussieht.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Phasen des Onboarding im Unternehmen. Später werden wir noch tiefer in alles eintauchen, was Sie in einem Onboarding-Programm für Unternehmen abdecken müssen journey.
Preboarding
Die Schaffung eines fantastischen Mitarbeitererlebnisses durch das Onboarding im Unternehmen beginnt bereits vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters.
In dieser Phase, die oft als Preboarding bezeichnet wird, wird der Papierkram erledigt und die neuen Mitarbeiter werden für ihre Aufgabe begeistert.
Der Aufbau von Vorfreude trägt dazu bei, die Nerven der neuen Mitarbeiter zu beruhigen, so dass sie sich zuversichtlich und gut vorbereitet fühlen, wenn sie ihren ersten Arbeitstag antreten. Sie können die Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter unterstützen, indem Sie Begrüßungspakete verschicken oder ein Treffen mit dem Team vor dem Starttermin organisieren.
Orientierung
Lassen Sie neue Mitarbeiter in ihren ersten Tagen in Ihrem Unternehmen an einer Orientierungsveranstaltung teilnehmen.
Die Orientierung neuer Mitarbeiter ist ein kurzer und konzentrierter Prozess, bei dem Gruppen von neu eingestellten Mitarbeitern das Unternehmen kennen lernen. Sie umfasst in der Regel obligatorische Formalitäten und Schulungen sowie Informationen über die Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
Geben Sie sich nicht mit einer eintägigen Mitarbeiterorientierung anstelle eines echten Onboarding-Erlebnisses im Unternehmen zufrieden. Die Ausweitung des Onboarding über die Orientierung hinaus ist der Schlüssel, um die Vorteile der Mitarbeiterbindung zu nutzen.
Company Onboarding
Das Onboarding im Unternehmen wird in der ersten Woche des neuen Mitarbeiters fortgesetzt. Danach können Sie es noch weiter ausdehnen, wenn es für Ihr Unternehmen passt.
Im weiteren Verlauf des Onboarding-Prozesses sollten Sie darauf achten, dass Ihr neuer Mitarbeiter Beziehungen zu allen Bereichen des Unternehmens aufbaut. Sie sollten zwar viel Zeit damit verbringen, ihr Team kennenzulernen, aber es ist auch wichtig, neue Teammitglieder mit Menschen aus anderen Abteilungen vertraut zu machen.
Ausblick
Ein formeller Einarbeitungsprozess im Unternehmen kann je nach Struktur Ihres Unternehmens nur ein paar Tage bis zu einer Woche dauern. Sobald die Einarbeitung im Unternehmen abgeschlossen ist, sollten die neuen Mitarbeiter in ein rollenbasiertes Onboarding unter der Leitung ihres Vorgesetzten übergehen.
Während der Einarbeitung Ihrer Mitarbeiter können Sie die Themen, die während der Einarbeitung behandelt wurden, durch Microlearning journeys vertiefen. So können die Mitarbeiter wichtige Informationen über Ihr Unternehmen wirklich aufnehmen.
📝 7 wesentliche Bestandteile des Onboarding im Unternehmen
Die Erstellung eines umfassenden, aber dennoch prägnanten Überblicks über Ihr gesamtes Unternehmen kann überwältigend wirken. Was sollten Sie aufnehmen? Was wollen neue Mitarbeiter wissen, und was ist nicht so hilfreich?
Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, Ihre eigene Checkliste für das Onboarding Ihres Unternehmens zu erstellen, haben wir diese Liste mit den wichtigsten Komponenten erstellt.
Geschichte
Geben Sie neuen Mitarbeitern einen Einblick in die Anfänge Ihres Unternehmens. Dies ist besonders hilfreich für kleine Unternehmen, Start-ups und missionsorientierte Organisationen, bei denen die Unternehmensgeschichte ein wesentlicher Bestandteil der Marke ist.
Die Unternehmensgeschichte mag wie ein trockenes Thema klingen, aber das muss sie nicht sein. Machen Sie es stattdessen interessant, indem Sie auf Unternehmensüberlieferungen, Insider-Witze oder andere Teile der Unternehmenskultur anspielen, die neue Mitarbeiter kennen sollten.
Kultur und Werte
Wie sieht die Arbeit in Ihrem Unternehmen aus und wie fühlt sie sich an?
Diese Frage müssen Sie beantworten, wenn Sie über Ihre Unternehmenskultur und Ihre Werte sprechen.
Es ist hilfreich, einen Überblick über die Unternehmenswerte sowie Beispiele für diese Werte in der Praxis zu geben.
Um die Unternehmenswerte zu stärken, nutzen Sie den Wert des Mikrolernens. Mit Zavvy können Sie über Slack kurze Lektionen zur Unternehmenskultur vermitteln, um neue Mitarbeiter regelmäßig einzubinden und wiederkehrende Berührungspunkte zu schaffen, um die Werte zu verinnerlichen.
Überblick über Produkte und Dienstleistungen
Da alle Mitarbeiter Vertreter Ihres Unternehmens sind, ist es wichtig, dass sie Ihr Unternehmen nach außen hin repräsentieren können. Daher sollten alle neu eingestellten Mitarbeiter ein gutes Verständnis dafür haben, was Ihr Unternehmen anbietet und wie es sich von seinen Mitbewerbern unterscheidet.
Nehmen Sie diese Informationen unbedingt in Ihre Produktübersicht auf:
- Wichtigste Produkte oder Produktkategorien
- Einzigartiger Wert oder Marktpositionierung
- Kernzielgruppen oder Brand Personas
Letztlich sollten alle Ihre Mitarbeiter in der Lage sein, einen potenziellen Kunden leicht zu identifizieren.
Das rollenbasierte Onboarding erfordert ebenfalls Produktschulungen, die jedoch von den Anforderungen der jeweiligen Rolle abhängen. Der Vertrieb braucht vielleicht mehr Wissen über die kundenorientierten Funktionen, während die Ingenieure mehr technisches Wissen benötigen.
Jahresurlaubspolitik
Es überrascht nicht, dass sich viele neue Mitarbeiter vom ersten Tag an über die Urlaubsregelung und andere Leistungen des Unternehmens informieren wollen. Sozialleistungen und Urlaub sind wichtige Bestandteile vieler Vergütungspakete, daher sollten Sie diesem Thema die nötige Aufmerksamkeit schenken.
Vergewissern Sie sich, dass jeder neue Mitarbeiter die folgenden Informationen zum Jahresurlaub kennt:
Es ist wichtig, den Jahresurlaub in die Einarbeitung in das Unternehmen einzubeziehen, damit jeder Mitarbeiter die Richtlinien auf die gleiche Weise versteht. Mit einer einheitlichen Botschaft rund um den Jahresurlaub können Sie Ungerechtigkeiten im Zusammenhang mit der Freistellung abmildern.
Vorteile und Vergünstigungen
Der Jahresurlaub ist nicht die einzige Leistung, die Mitarbeiter kennen sollten. Informieren Sie über alles, was Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern sonst noch bietet, damit neue Mitarbeiter die Arbeit bei Ihnen schätzen können.
Die Leistungen können von der Krankenversicherung und Aktienoptionen bis hin zu Mitgliedschaften im Fitnessstudio oder wöchentlichen Mittagessen reichen. Ganz gleich, welche Vergünstigungen Ihr Unternehmen anbietet, stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, wie er Zugang zu den gewünschten Leistungen erhält.
Es ist sinnvoll, Ressourcen für diese Art von Informationen zu erstellen, damit die Mitarbeiter später darauf zurückgreifen können. Wenn einige Leistungen erst nach einer bestimmten Zeit in Anspruch genommen werden können, können Sie eine automatisierte journey in Zavvy erstellen, damit neue Mitarbeiter diese Leistungen in Anspruch nehmen können, sobald sie dazu berechtigt sind.
Zugang zu Werkzeugen und Einrichtung
In unserer digital geprägten Welt kann ein Großteil der Tool-Einrichtung für ein Büro bereits im Vorfeld oder sogar automatisch erfolgen. Planen Sie beim Onboarding des Unternehmens Zeit für die Fehlerbehebung ein, z. B. für das Zurücksetzen von Passwörtern oder fehlende API-Schlüssel - nur für den Fall.
Sie können in Zavvy Aufgaben-Checklisten erstellen, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter um alle grundlegenden Einstellungen kümmern:
Sie sollten Ihren neuen Mitarbeitern nicht beibringen müssen, wie man die wichtigsten Bürotools benutzt, aber Sie können ihnen helfen, die Feinheiten zu verstehen, wie Ihr Unternehmen diese Tools verwendet. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Fragen zu Werkzeugen, die Sie neuen Mitarbeitern beantworten können:
- Wann sollte ich eine Slack Nachricht anstelle einer E-Mail senden?
- Wie kann ich auf gemeinsame Kalender zugreifen?
- Mit welcher E-Mail melde ich mich bei unserer HR-Software an?
- An wen kann ich mich wenden, wenn ich mein Passwort zurücksetzen möchte?
Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten in ihrem Team eine detailliertere Schulung zu den Tools, halten Sie sich also an die unternehmensweiten Tools wie E-Mail, Instant Messaging und Kalendersysteme.
Bürobesichtigung und Einführung
Bieten Sie neuen Mitarbeitern so bald wie möglich eine ausführliche Bürobesichtigung und eine Einführung in die wichtigsten Funktionen an. Dies mag zwar schwierig erscheinen, wenn Sie in einem entfernten Büro oder in einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten, ist aber in jeder Umgebung genauso wichtig.
Wenn man neuen Mitarbeitern hilft, sich mit der Büroumgebung vertraut zu machen, trägt dies wesentlich dazu bei, dass sie sich wohl und willkommen fühlen. Zu wissen, wohin man sich wenden muss, und ein paar freundliche Gesichter zu sehen, kann Wunder bewirken, wenn es darum geht, einen nervösen neuen Mitarbeiter zu beruhigen und eine einladende Atmosphäre zu schaffen.
Wenn Sie in einem gemischten Büro arbeiten, sollten Sie neuen Mitarbeitern eine Videotour durch das Büro geben. Verwenden Sie ein Smartphone, um einen mobilen Videoanruf zu tätigen, während Sie durch das Büro gehen und auf wichtige oder interessante Dinge hinweisen.
Wenn Ihr Büro vollständig dezentralisiert ist, müssen Sie etwas kreativer sein. Ziehen Sie z. B. Videoanrufe im Webinar-Stil mit Gruppenräumen in Betracht, um neue Mitarbeiter mit Mitarbeitern aus anderen Abteilungen bekannt zu machen. Oder richten Sie regelmäßige virtuelle Treffen mit Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen ein.
Halten Sie virtuelle Rundgänge und Einführungen zwanglos und unterhaltsam. Schicken Sie Eisbrecher, die die neuen Mitarbeiter beantworten sollen, oder schicken Sie Kaffee- und Teepakete, damit auch entfernte Mitarbeiter gemeinsam eine Tasse Kaffee genießen können.
➡️ Was kommt nach dem Onboarding im Unternehmen?
Wenn das formale Onboarding im Unternehmen zu Ende geht, ist es an der Zeit, Ihre neuen Mitarbeiter vollständig auf ein rollenbasiertes Onboarding umzustellen.
Ab diesem Zeitpunkt arbeitet der neue Mitarbeiter eng mit seinem Team zusammen, um die Prozesse und Instrumente zu verstehen, die er für eine gute Leistung benötigt. Die formelle Einarbeitung eines Mitarbeiters dauert in der Regel sechs bis zwölf Monate, je nach Unternehmen und Komplexität der Aufgabe.
Auch nach dem Onboarding ist die rollenbasierte Schulung noch nicht vorbei. Kontinuierliche Mitarbeiterschulung und -entwicklung sind entscheidend für die Entwicklung Ihrer gesamten Belegschaft und die Planung von geschäftlichen Veränderungen.
In unserer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter finden Sie eine vollständige Aufschlüsselung dessen, was nach der Einarbeitung im Unternehmen kommt.
📈 Bewährte Praktiken bei der Aufnahme in das Unternehmen
Behalten Sie bei der Entwicklung Ihres Onboarding-Plans für Ihr Unternehmen diese bewährten Verfahren im Hinterkopf.
Flexibel sein
Konsistenz ist der Schlüssel zum Onboarding im Unternehmen, aber das bedeutet nicht, dass Sie starre Regeln durchsetzen müssen. Achten Sie auf Teams mit unterschiedlichen rollenbasierten Anforderungen und lassen Sie Flexibilität im Onboarding-Prozess zu.
Verkaufsteams zum Beispiel konzentrieren sich eher auf die Zeit bis zur Produktivität, da sie so direkt zum Endergebnis beitragen. Sie benötigen möglicherweise einen geänderten Onboarding-Plan des Unternehmens, um in der ersten Woche eine stärker rollenbasierte Schulung zu ermöglichen.
Automatisieren mit Onboarding-Software
Ein einheitliches Onboarding-Erlebnis ist selbst für kleine Unternehmen eine Herausforderung, die mit zunehmendem Wachstum nur noch schwieriger wird. Um dies zu entschärfen, investieren Sie in eine Onboarding-Software für Mitarbeiter wie Zavvy.
Mit dieser Art von Plattform können Sie benutzerdefinierte Onboarding-Informationen journeys erstellen und diese automatisch neuen Mitarbeitern zuweisen. People Ops und Personalverantwortliche erhalten einen Einblick in den rollenbasierten und unternehmensinternen Onboarding-Fortschritt für alle.
Sie können sogar Dinge automatisieren wie
- 📅 Planung von Orientierungssitzungen, Abteilungsvorstellungen,...
- 👬 Bindung und Einbindung neuer Mitarbeiter und Onboarding buddies
- 🎉 Feiern von Meilensteinen mit motivierenden Nachrichten über Slack oder Teams
- 🔄 Sammeln von Feedback bei jedem Schritt, um Ihren Prozess zu verbessern
Eine Vorlage erstellen
Die Entwicklung einer Vorlage für die Einarbeitung in das Unternehmen hilft Ihnen, bei jedem neuen Mitarbeiter einheitlich vorzugehen und gleichzeitig Raum für Änderungen zu lassen, wenn diese erforderlich sind.
Unsere Checklistenvorlage für das Onboarding von Mitarbeitern führt Sie durch alles, was Sie sowohl für das Onboarding im Unternehmen als auch für das rollenbasierte Onboarding tun müssen. Passen Sie diese Onboarding-Vorlage an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und laden Sie sie dann in Ihre Onboarding-Software, um die Verwaltung noch einfacher zu gestalten.
⚙️ Unvergessliches Onboarding mit Zavvy
Sind Sie bereit, das Onboarding-Programm zu erstellen, das Sie sich als neuer Mitarbeiter wünschen? Erstellen Sie Ihr Onboarding-Programm journey in Zavvy, wo Sie Aufgaben automatisieren und den Fortschritt neuer Mitarbeiter sofort verfolgen können.
Plattformen wie Zavvy bieten eine einheitliche Erfahrung für alle neuen Mitarbeiter und tragen so zu einer gemeinsamen Unternehmenskultur und einem Gefühl der Mitarbeiterzufriedenheit bei. Mit einem einzigen Tool können Sie Mitarbeiter nahtlos vom Onboarding im Unternehmen über das rollenbasierte Onboarding bis hin zu laufenden Schulungen und Weiterbildungen führen.
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