Hur du tar ditt system för prestationsstyrning till nästa nivå: En komplett och enkel guide
Hur ser ert nuvarande system för prestationsstyrning ut?
I vissa - kanske de flesta - organisationer undersöker och mäter ledningen de anställdas prestationer i slutet av året. De anställda får utvärderingsrapporter och lönerevisioner, och de som presterar bäst får bonusar. Och det är allt.
Det är ett konventionellt sätt att hantera prestationer.
Ett företag som ger lite utrymme för att förbättra medarbetarnas prestationer och påverka deras utveckling.
Är du redo att förbättra ditt system för prestationshantering och driva framgångar för din organisation? Då behöver du inte leta längre!
Den här omfattande och användarvänliga guiden visar dig hur du tar din prestationshanteringsprocess till nya höjder.
Säg adjö till föråldrade metoder och hälsa på ett strömlinjeformat, effektivt system.
📈 Vad är ett system för hantering av medarbetarnas prestationer?
Ett system för hantering av medarbetarnas prestationer är en uppsättning kompletterande processer som syftar till att utvärdera och förbättra individers och gruppers prestationer.
Det säkerställer att de anställda arbetar effektivt för att uppnå organisationens uppdrag, vision och mål.
Det handlar om att vidta åtgärder som t.ex:
- Anpassa medarbetarnas och teamens mål till organisationens strategiska mål.
- Granska och bedöma deras framsteg mot dessa mål.
- Utvärdera de anställdas styrkor och svagheter och hitta sätt att hjälpa dem att utvecklas.
- Datadrivet beslutsfattande (t.ex. i fråga om befordringar, successionsplanering, ersättning osv.).
- Utveckla arbetstagarnas kunskaper och färdigheter.
- Ge feedback i realtid.
Det kan låta som om vi talar om en prestationsbedömning. Men de två är olika.
Medarbetarbedömningar mäter arbetsprestationer mot en uppsättning på förhand fastställda krav.
Ett system för prestationsstyrning är däremot en proaktiv strategi för att förbättra prestationerna.
🧑 Vilka är användarna av ett resultatstyrningssystem?
Alla är vinnare när det gäller ett system för resultatstyrning.
Anställda
En noggrann utvärdering av de anställdas prestationer hjälper till att skapa effektivare utbildningsprogram som tar itu med deras kompetensbrist.
Det öppnar möjligheter till tillväxt och karriärutveckling.
Dessutom förbättrar ett effektivt resultatstyrningssystem organisationens kommunikationskvalitet , vilket gör det möjligt att:
- Klarhet om mål och förväntningar för de anställda.
- Förstå hur deras prestationer passar in i organisationens mål.
- En tydlig väg till bättre prestationer och kompetensutveckling.
- Få erkännande för sitt hårda arbete.
Allt detta ökar deras motivation och produktivitet, vilket gör dem gladare och mer engagerade.
Chefer
Med ett metodiskt system för prestationsstyrning kan cheferna identifiera områden där prestationerna är utmärkta eller bristfälliga.
Det hjälper dem att minska riskerna med prestanda. Och undvika fallgropar som kan äventyra uppnåendet av organisationens mål.
HR och personaladministration
Ett system för prestationsstyrning hjälper HR-avdelningen att planera personalstyrkan:
- HR kan identifiera eventuella behov av extra personal genom att diskutera nuvarande och framtida arbetsbelastning med de anställda.
- De kan fatta datadrivna beslut: välja ut anställda för befordran och matcha rätt medarbetare med en lämplig roll.
- De kan också identifiera anställda som riskerar att sluta och skapa en mer effektiv strategi för att behålla personal.
🏆 Vilka är fördelarna med ett system för resultatstyrning?
Förbättrad prestationsstyrning leder till tillväxt för de anställda och organisationen.
1. Det hjälper organisationer att förstå de anställdas prestationer.
Med ett effektivt system för prestationsstyrning kan du hålla koll på dina anställdas prestationer och förstå den större bilden bakom dem.
Genom att hålla regelbundna enskilda samtal med de anställda får du information om deras (under)prestationer. Detta är detaljer som uppgifter från en årlig prestationsbedömning inte kan ge.
Till exempel:
- Får de kontinuerligt stöd?
- Har de en hanterbar arbetsbelastning?
- Har de de resurser de behöver?
- Finns det en brist på tydlighet i rollerna?
- Är deras psykiska hälsa okej?
Det blir lättare att veta varför de presterade som de gjorde. Och du kan ge rätt stöd för att få dem tillbaka på rätt spår och frigöra deras talanger.
Ännu bättre är att du kan lyfta fram eventuella utbildningsbehov.
Oavsett om det handlar om att uppdatera sig med de senaste trenderna eller att fräscha upp några färdigheter kan du kontinuerligt hålla koll på utbildningskraven.
2. Den möjliggör en kultur med hög prestanda
Varje anställd har unika förmågor, talanger och erfarenheter. Ett flexibelt prestationshanteringssystem ger en tydlig förståelse för varje persons styrkor.
På så sätt kan du skapa kraftfulla team av personer med olika styrkor eller tilldela projekt baserat på medarbetarnas förmågor.
Dessutom är själva karaktären hos systemet för prestationsstyrning en drivkraft för en högpresterande kultur, eftersom det innebär:
- 🎯 Fastställa SMART-mål som anpassar medarbetarna till företagets mål.
- 💪 Kontinuerlig coaching av prestationer.
- 💬 Frekvent återkoppling.
- 👏 Erkännande av goda prestationer. 37 % av de anställda säger att personligt erkännande kan motivera dem att prestera bättre.
- 📚 Skapa en inlärningskultur för att bygga vidare på de anställdas styrkor och utveckla deras färdigheter och talanger.
- 🚀 Uppmuntra till ständiga förbättringar för de anställda.
- 💼 Erbjuda möjligheter till professionell utveckling och karriärutveckling.
3. Det gör det lättare att spåra viktiga talangmått.
Ett effektivt prestationshanteringssystem möjliggör mer välgrundade och strategiska beslut om talanghantering. De trovärdiga data som du samlar in genom att konsekvent övervaka medarbetarnas prestationer gör det möjligt:
- Du kan optimera din metod för att fylla kompetensluckor och utveckla och behålla de bästa talangerna.
- Och genom att utvärdera rätt talangmätningar kan du bättre avgöra vem som är redo för mer utmanande uppgifter i form av en befordran.
- Det blir också lättare att utvärdera hur mycket utbildning de anställda behöver för att hantera det extra ansvaret.
- Dessutom får du en mer öppen och rättvis urvalsprocess som bygger upp dina anställdas förtroende.
➡️ Lär dig varför prestationshantering och talanghantering är oupplösligt sammankopplade processer.
🪜 Vilka är de fem stegen i en process för prestationsstyrning?
Fem sammankopplade steg hjälper ledningen att hantera de anställdas prestationer på rätt sätt.
1. Planering
Agil resultatstyrning börjar med en ordentlig planering.
En viktig planeringsaktivitet är att nå samförstånd med de anställda om SMART-mål.
Målen bör stämma överens med den stora bilden. Så ange först företagets mål och sedan de mål som gäller för anställda och team.
Under tiden kan du bedöma om det behövs en uppdatering eller översyn av den anställdes arbetsbeskrivning och rollprofil för att göra den aktuell och relevant för organisationens mål.
Tips: Ge dem sträcka mål för att driva på prestationerna och skapa en ton för kontinuerlig utveckling.
2. Övervakning av
När du väl har en solid plan kan du lyckas med den genom kontinuerlig övervakning.
Följ upp framstegen mot de mål som sattes upp i planeringsfasen.
Tips nr 1: Skapa ett system för kontinuerlig återkoppling och uppmuntra till kontinuerlig kommunikation.
Se därför till att hålla regelbundna 1:1-samtal och check-ins för att diskutera prestationer.
Tips nr 2: Ta reda på om det finns några hinder för att nå dina mål. Och ge nödvändiga resurser för att motivera till produktivitet.
Tips nr 3: Vidta korrigerande åtgärder omedelbart när en händelse inträffar. Vänta inte till slutet av året med att ta upp det.
3. Översyn av
I granskningsfasen mäter du de anställdas prestationer. Det innebär en omfattande utvärdering av resultaten och den process som ledde till dessa resultat.
Om du har dragit full nytta av övervakningsfasen bör granskningsfasen bli en lätt sak.
Du får en bättre bild av de anställdas prestationer. Du vet vilka framgångar och brister de har haft när det gäller att utföra sina uppgifter och uppnå de uppsatta målen.
Analysera om den anställde har över- eller underpresterat. Och vad som orsakade det.
Har organisationen gett tillräckligt stöd? Var målen möjliga att uppnå? Använde man de bästa processerna?
Tips nr 1: När du har genomfört utvärderingen ska du ge feedback för att förbättra den.
Tips nr 2: Pinpoint lärdomarna och kom överens om en effektiv färdplan för att förbättra framtida prestationer.
Tips nr 3: Utvärderingsfasen är också ett utmärkt tillfälle att förbättra din utvecklingsplan för anställda.
Svara på dessa frågor:
- Hade den anställde rätt kompetens för att prestera optimalt?
- Hur väl har de utvecklats utifrån tidigare prestationer?
- Har den utbildning som de har fått varit till hjälp för att slutföra projektet?
- Vilka andra färdigheter skulle öka deras prestationer?
Tips nr 4: Låt de anställda först utvärdera sina prestationer för att få deras perspektiv. Följ upp det med förslag på områden och sätt att förbättra sig.
4. Belöning
Det är viktigt att belöna de anställda som uppnår sina mål eller överträffar dem.
Du kan ge en löneförhöjning, en kontant belöning, en befordran, en bekräftelse från hela företaget - vad som än fungerar för ditt företag. Extra semesterdagar, en särskild parkeringsplats och ökad semestertid fungerar också.
Belöningar visar att organisationen värdesätter medarbetarnas bidrag.
Det motiverar högpresterande medarbetare att använda sin talang och sina färdigheter för att uppnå organisationens mål. Det uppmuntrar också resten av teamet att lägga ner det arbete som krävs för att uppnå optimala resultat.
Tips nr 1: Kom ihåg att de anställda vet vilka som presterar bäst bland dem. Så gör belöningarna rättvisa.
Tips nr 2: Att se kollegor som inte förtjänar belöningar kan leda till att de anställda tappar motivationen.
5. Handla på
Kontrollera om medarbetarna fortsätter med de positiva beteenden som lyftes fram i granskningsfasen.
Ta också din del i genomförandet av utvecklingsplanen.
Arbeta med att utveckla dina anställdas färdigheter och förmågor för att hjälpa dem att öka sina prestationer på en arbetsplats i förändring.
➡️ Upptäck nio trender för prestationshantering som kan öka dina anställdas prestationer.
🕵️♀️ Hur skapar man ett effektivt system för resultatstyrning? 7 Bästa metoder
1. Sätt upp rätt mål och målsättningar
När du sätter upp mål med eftertanke och avsikt. Individuella mål hjälper medarbetarna att anpassa sitt arbete till organisationens prioriteringar och mål.
De klargör vad som är viktigt, vilket hjälper de anställda att planera. De kan slutföra uppgifterna i tid och i en logisk ordning. Det håller deras prestationer på rätt spår.
Dessutom känner sig de anställda delaktiga i företagets framgång när de vet hur deras mål stämmer överens med organisationens mål. Detta håller dem motiverade.
Se till att involvera de anställda i målformuleringen. Det ger dem en känsla av delaktighet och engagemang, vilket gör det mer sannolikt att de uppnår målen.
🔍 Learn the difference between performance and development goals and how they contribute to overall business goals.
2. Uppmuntra till fortlöpande kommunikation
Öppna och fortlöpande samtal hjälper cheferna att få en fullständig bild av medarbetarnas prestationer.
De kan ställa och besvara frågor, diskutera lösningar och samarbeta med den anställde om en utvecklingsplan.
Uppmuntra till månatliga 1:1-samtal mellan medarbetare och chef. Det är också viktigt med veckovisa kontroller.
Dessa interaktioner bör vara:
- Framtidsinriktad;
- som inkluderar arbetstagarens åsikter;
- utveckling;
- vara väl anpassade till arbetstagarens karriärmål och ambitioner.
Dessa samtal bidrar till att bygga effektivare relationer och inspirera till tillväxt.
Tips: Dokumentera dina möten. Skriv ner de viktigaste besluten och den information som diskuterades under mötena för att underlätta uppföljningen.
3. Genomföra effektiva prestationsbedömningar
Prestationsbedömningar är en av de viktigaste pelarna i ett effektivt system för prestationsstyrning.
Det är där cheferna bedömer medarbetarnas prestationer i förhållande till uppsatta mål.
En effektiv prestationsbedömning är ett personligt samtal i två riktningar mellan en chef och en anställd:
- Chefen hjälper medarbetarna att förstå sina styrkor och svagheter och samarbetar om en färdplan för att förbättra sina prestationer.
- Medarbetaren känner sig tillräckligt bekväm för att öppna sig om sina utmaningar när det gäller att utföra sina arbetsuppgifter och uppnå sina mål.
Tips nr 1: Se resultatbedömningar som en chans att rätta till problem med prestationen innan de blir till stora problem.
Tips nr 2: För anställda med återkommande prestationsproblem kan du använda planer för prestationsförbättring för att stödja deras utveckling.
4. Erkännande
Erkännande får de anställda att känna sig uppskattade och uppmuntrar dem att ändra sitt beteende till mer önskvärda åtgärder.
Om du spelar dina kort rätt behöver du inte tvinga dem att anstränga sig extra mycket för att uppnå bättre resultat.
Det är också en bra strategi för att öka din retention rate.
Omkring 25 % av de anställda säger att erkännande från deras chefer skulle få dem att stanna kvar hos sin nuvarande arbetsgivare.
Tips nr 1: Det är viktigt att anta rätt strategi för erkännande, dvs. en strategi som överensstämmer med dina affärsmål.
Om din strategi för erkännande uppmuntrar till positiva handlingar som är i linje med dina affärsmål kan du nå dessa mål snabbare.
Du behöver inte vänta på stora prestationer för att uppmärksamma dina anställda. Ett frekvent "tack" kan vara till stor hjälp för att få dem att prestera bättre.
Tips nr 2: Koppla alltid erkännandet till en specifik prestation eller ett specifikt beteende. Och gör det i rätt tid.
💡 Kolla in dessa 42 idéer för att ge erkännande till anställda för att öka effektiviteten i ditt system för prestationsstyrning.
5. Anta 360-graders feedback
Chefer och arbetsledare har inte alltid en direkt siktlinje och har inte ofta kontakt med de anställda.
Därför ger deras feedback inte en väl avvägd bild av den anställdes kompetens och beteende.
💪 Cue 360-graders feedback (feedback med flera bedömare).
Feedback från kollegor, chefer, underordnade och kunder ger unika och mångsidiga insikter om deras styrkor och svagheter.
Den ger en helhetsbild av den anställdes prestationer.
Tips nr 1: För att 360-graders återkoppling ska fungera måste du bygga upp en kultur av förtroende i din organisation.
Människor måste känna sig tillräckligt trygga för att ge ärlig feedback.
Öppen kommunikation, transparens och positiva mellanmänskliga relationer är några av de sätt på vilka du kan lägga grunden för förtroende.
Tips nr 2: Se till att frågorna i din 360-undersökningsenkät fokuserar på färdigheter och beteenden som påverkar organisationens mål och målsättningar.
6. Inlärning och utveckling
Personliga L&D-program som är anpassade till medarbetarens professionella mål får dem att känna att de växer.
Det skapar en känsla av individuell framgång, vilket ger engagemang och ökar prestationen.
Rätt inlärningsmöjligheter gör dessutom att de anställda får om- och vidareutbildas. Det gör deras bidrag till organisationens mål mer värdefullt.
Tips nr 1: Utbildning behöver inte vara tråkig och långtråkig. Hitta sätt att göra den problemfri och engagerande för de anställda.
Tips #2: Programvara som Zavvy's Learning Management System kan ge dina L&D-program ett modernt tillvägagångssätt. Den innehåller aktuella inlärningsformat som mikrolärande och spaced repetition. Du kan uppmuntra till samarbete genom gruppaktiviteter med mera.
7. Coaching och mentorskap
Coachning och mentorskapsprogram för anställda är bland de bästa sätten att uppnå kontinuerlig utveckling av din personal.
Därför bör ett effektivt system för prestationsstyrning göra cheferna till coacher och mentorer.
Genom att övervaka medarbetarnas prestationer kan cheferna se vad som motiverar dem och var de har problem.
Tips: De kan ge kontinuerligt stöd och skapa en personlig färdplan som leder de anställda till sin fulla potential.
🏢 5 Exempel på system för resultatstyrning
Många företag har ett stabilt system för resultatstyrning.
De flesta är förankrade i de fem kritiska funktionerna - planera, övervaka, granska, belöna och agera.
AstraZeneca
AstraZeneca har som mål att bygga upp en stark kultur för lärande och utveckling som främjar tillväxt för anställda på alla nivåer senast 2025.
I detta syfte omfattar dess system för resultatstyrning följande:
- Steg 1: Affärsroller
- Steg 2: Planering av prestationer
- Steg 3: Utveckling av prestanda
- Steg 4: Förbättring av prestanda
Processen börjar med att se till att medarbetarna får klarhet i sina förväntningar på jobbet.
Med denna klarhet kan chefen och medarbetaren arbeta tillsammans med nästa steg, att sätta upp mål.
Därefter samarbetar de om en handlingsplan för att utveckla medarbetarens prestationer och kompetenser för att uppfylla dessa mål och förväntningar på jobbet.
Cheferna kontrollerar regelbundet den anställdes prestationer i förhållande till resultaten och vid behov vidtas korrigerande åtgärder.
Det sista steget innebär en analys av hela perioden. Chefen bedömer hur medarbetaren har genomfört handlingsplanen och vilka mål han eller hon har uppnått.
De noterar de anställdas kompetensluckor och svagheter. På grundval av denna information börjar en ny cykel med en ny prestationsplan.
Pfizer
Pfizer Inc. har ett liknande system för resultatstyrning. Men med ett belöningssteg.
Efter en granskning av den anställdes prestationer får de som presterar bäst ett erkännande.
De olika etapperna är följande:
- Steg 1: Planering av prestationer
- Steg 2: Utvecklingsplanering
- Etapp 3: Prestandautvärdering
- Steg 4: Total ersättning
Coachning och feedback är en integrerad del av Pfizers system för prestationsstyrning.
Halifax Bank
Halifax Bank är inte helt annorlunda. Den förlitar sig i hög grad på prestations- och utvecklingsplanering för att förbättra de anställdas prestationer.
Cheferna använder sig av ett resultattavla för de anställda för att utvärdera deras prestationer. Dessutom fungerar de som coacher och ger regelbunden feedback och stöd för att se till att medarbetarna håller sig på rätt spår.
Cisco
Du kan utveckla ett ännu mer stabilt system för resultatstyrning genom att fokusera på människor.
Det är sättet att skapa en högpresterande kultur i din organisation.
Ta Cisco, till exempel.
Företaget använder egen teknik för att samla in värdefulla uppgifter om sin personal som visar hur varje anställd är unik.
Det gör det lättare för ledningen att skapa en praktisk utvecklingsplan som tar tillvara på de anställdas styrkor.
📡 Här är en detaljerad fallstudie om personalprestandaundersökningar på Cisco.
Netflix
Netflix har ett mer radikalt tillvägagångssätt när det gäller sitt resultatstyrningssystem.
Ett icke-anonymt 360-graders feedbacksystem och fullständig öppenhet har skapat ett team av högpresterande medarbetare för företaget.
Hur säkerställer Netflix att den icke-anonyma 360-graders feedbacken är effektiv? De följer ett 4A-ramverk:
- De som ger feedback måste "sträva efter att hjälpa" och ge "användbar" feedback.
- Mottagarna bör "uppskatta" feedbacken, men med lyxen att antingen "acceptera eller förkasta" den.
Ledningen på Netflix utmanar underprestationer direkt. Cheferna använder "Keeper Test" när de avskedar kroniskt underpresterande medarbetare.
🎥 Lär dig mer i vår fallstudie om medarbetarprestandaundersökningar på Netflix.
➡️ Hantera prestanda med Zavvy: Din allt-i-ett-paket för aktivering
Ett bra system för prestationsstyrning kombinerar rätt processer med rätt programvara för att öka medarbetarnas prestationer och uppnå affärsmålen.
Här är en snabbguide för att effektivt implementera ett modernt system för prestationsstyrning:
- Förbättra dina bedömningsprocesser till ett mer flexibelt tillvägagångssätt. Använd Zavvy s programvara för prestationsbedömning för att ge dina chefer och administratörer fullständig kontroll över frågetyper, synlighet, anonymitetsinställningar och mycket mer.
- Samla in kvalitativ och kvantitativ information om en anställds prestationer.
- Gör dina befordringar opartiska och transparenta genom att skapa en meningsfull väg för karriärutveckling med vår effektiva programvara för karriärvägar.
- Identifiera befintliga kompetensbrister och använd vår programvara för kompetensmatris för att utveckla ett effektivt L&D-program som stärker ditt mänskliga kapital.
- Utrusta dina chefer med rätt utbildning och gör dem till inspirerande coacher och mentorer.
It's time to unlock a meaningful employee performance review system that fits your organization's values and goals. Book a demo today.
❓ Vanliga frågor
Vad är definitionen av ett system för hantering av personalens prestationer?
Det är en kontinuerlig och metodisk process som syftar till att förbättra individens och gruppens prestationer. Den säkerställer att de anställda arbetar effektivt mot organisationens mål.
Vilken typ av system för bedömning av prestationer är en del av "Management by objective"?
Målstyrning är ett modernt och strategiskt tillvägagångssätt för prestationsbedömning. Chefen och den anställde arbetar tillsammans för att sätta upp SMART-mål för den anställde och en handlingsplan för att uppnå dem.
Chefen övervakar och utvärderar medarbetarens framsteg och belönar deras prestationer.
Varför är ett system för prestationsstyrning bättre än ett system för prestationsmätning?
I ett system för prestationsmätning används en uppsättning mätvärden för att kvantifiera effektiviteten och ändamålsenligheten i en anställds handlingar och utvärdera deras prestationer. Fokus ligger på tidigare prestationer.
Ett system för resultatstyrning är en kontinuerlig och metodisk process. Det fungerar för att hantera och hålla de anställdas prestationer under kontroll så att organisationens mål kan uppnås. Dessutom är det framtidsinriktat, vilket gör det överlägset.
Läs vår djupgående analys av resultatstyrning och resultatmätning.
Vilka är de viktigaste komponenterna i ett agilt system för resultatstyrning?
En process för prestationsstyrning omfattar fem steg:
- planering;
- övervakning;
- granskning;
- belönande;
- skådespeleri.
Vilka egenskaper bör ett system för resultatstyrning åtminstone ha?
De viktigaste egenskaperna hos ett effektivt system för resultatstyrning är följande:
- SMART-mål för de anställda som överensstämmer med företagets mål;
- fortlöpande kommunikation;
- resultatbedömningar;
- erkännande;
- 360-graders feedback;
- lärande och utveckling;
- coachning och mentorskap.
Vilka är de olika typerna av resultatstyrningssystem?
Några av de vanligaste systemen för resultatstyrning är:
- Ranking: Ett system som använder sig av prestationer för att rangordna de anställda från högst till lägst presterande.
- 360-graders feedback: Det är en av de viktigaste frågorna för en anställd som är en viktig del av en helhetsbedömning.
- Uppföljning av mål: Chefer utvärderar prestationer genom att titta på framstegen mot uppsatta mål.
- Kompetensbaserad: Detta innebär att man bedömer en anställds prestationer i förhållande till specificerade färdigheter.
Vad behöver ditt system för resultatstyrning mest?
Behovet av ditt system för prestationsstyrning:
- Tydliga mål och förväntningar;
- regelbunden feedback;
- Medarbetarnas delaktighet och inflytande;
- datadrivet beslutsfattande;
- ständiga förbättringar.