Een functioneringsgesprek voeren: Uw complete gids
Je hebt de functioneringsgesprekken gepland, ze uitgedeeld en iedereen ze laten invullen. Dan rest er nog maar één ding: het resultaat aan uw werknemers presenteren in een functioneringsgesprek.
Ongeacht eerdere ervaring kan het organiseren van dit soort bijeenkomsten ontmoedigend aanvoelen.
Je voorbereiden op een functioneringsgesprek helpt je om kalm te blijven en op de juiste manier feedback te geven. Want zelfs bij opbouwende kritiek maakt de manier waarop je die deelt het echte verschil.
In dit artikel leer je hoe je een functioneringsgesprek voert met je werknemers. Als resultaat zul je je beter uitgerust voelen om met deze hoeksteen van het beoordelingsproces om te gaan.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen een werknemer en zijn manager om de werkprestaties van de werknemer over een bepaalde periode te evalueren.
Deze bijeenkomsten maken meestal deel uit van het uitgebreidere prestatiebeheersysteem van een organisatie en vinden vaak regelmatig plaats, bijvoorbeeld jaarlijks of halfjaarlijks. Sommige bedrijven voeren ze echter vaker.
Een functioneringsgesprek is bedoeld om een ruimte te creëren voor het delen van feedback over de sterke punten en verbeterpunten van een werknemer. Het is ook een gelegenheid voor zowel de werknemer als de manager om de prestaties, uitdagingen en doelen van de werknemer te bespreken. Bovendien kunnen ze specifieke projecten of taken bespreken, evenals de algehele werkprestaties of vaardigheden en competenties die verband houden met de functie.
Tip: Een succesvol resultaat vereist het stellen van de juiste vragen tijdens de evaluatiestap.
➡️ Bekijk ons artikel over werknemersbeoordelingen voor meer informatie over het hele proces.
✍️ Hoe voer je een functioneringsgesprek? Vergeet de voorbereiding niet
Hoe je de resultaten levert is cruciaal. Iedereen wil zich gezien en gewaardeerd voelen en weten dat hun werk een verschil maakt. Een functioneringsgesprek is de gelegenheid om je werknemers te laten zien dat ze ertoe doen - en hoe.
Ongeacht eventuele opbouwende kritiek kun je leren hoe je dit soort vergaderingen zo kunt leiden dat je werknemers geïnspireerd en gemotiveerd weggaan om te blijven groeien!
In de voorbereidingsstap hebben managers een paar kritieke taken.
Prestatiegegevens verzamelen en beoordelen
Als u een 360-prestatie-evaluatie gebruikt, moet u de prestatiebeoordelingen van meerdere deelnemers verzamelen.
Tip: Zorg ervoor dat je weet welke feedback je aan je werknemer moet geven en hoe je de resultaten moet interpreteren.
Doelstellingen bepalen
Wat wil je uit de vergadering halen?
Idealiter wil je dat je werknemer weggaat met duidelijke doelen en actiestappen en geen onduidelijkheid over de resultaten van zijn of haar prestatie-evaluatie.
Je wilt ook dat ze zich gemotiveerd en geïnspireerd voelen om te blijven werken en nog beter te presteren.
Tip: Het ergste is om een vergadering binnen te gaan zonder duidelijke agenda en je te realiseren dat je alleen maar hebt zitten kletsen voor de duur van de vergadering zonder duidelijke inzichten en actiestappen.
Een agenda maken
In de agenda moet staan wat je tijdens de vergadering gaat bespreken. Stuur deze van tevoren per e-mail naar je deelnemers - meer hierover in de volgende paragraaf.
➡️ Bekijk onze sjabloon voor kwartaalevaluatievergaderingen.
💡 Uw stapsgewijze handleiding en tips voor functioneringsgesprekken
Hieronder staan onze aanbevolen stappen voor effectieve functioneringsgesprekken.
Voor een snelle verwijzing vind je de stappen in het volgende gedeelte als checklist.
Verwachtingen stellen
Een succesvol functioneringsgesprek begint voor de vastgestelde tijd en dag; het begint als je de uitnodiging voor het gesprek verstuurt.
Zet in de uitnodiging een overzicht van de agenda, eventuele voorbereidingen en wat uw werknemers kunnen verwachten.
Nodig ze uit om voor de vergadering contact met je op te nemen voor vragen.
Tip: Naast het hebben van goed voorbereide werknemers, helpt het stellen van verwachtingen ook om de zenuwen te kalmeren, omdat het het aantal onbekenden en mogelijke onaangename verrassingen vermindert.
Werken met doelen
Goede prestaties zijn een zeer subjectief concept als we geen doelen gebruiken. De basis voor evaluaties is hoe je werknemers presteren in vergelijking met hun individuele (en teamspecifieke) doelen. Dit is ook wat je bespreekt in een functioneringsgesprek. Onze aanbevolen methode om doelen te stellen is SMART: doelen stellen die
- Specifiek: Er mag geen onduidelijkheid bestaan over de reikwijdte van het doel. Een voorbeeld van een niet-specifiek doel is "onze social media-volgers laten groeien". Een specifiek doel zou zijn "onze social media-volgers laten groeien met 5000 volgers binnen 2 maanden". Dat voorbeeld omvat ook andere onderdelen van de SMART doelen.
- Meetbaar: Een meetbaar doel betekent dat je werkt met een belangrijke metriek die gekwantificeerd kan worden. In het bovenstaande voorbeeld is "5000 volgers" een doel dat het doel meetbaar maakt.
- Haalbaar: Het is essentieel dat de doelen binnen bereik lijken (met enige inspanning!) om werknemers gemotiveerd te houden. Als het doel te ver gezocht is, kunnen ze zich ontmoedigd voelen.
- Relevant: Er moet een duidelijke reden zijn waarom je aan dit specifieke doel werkt. Het controleren van de statistieken van sociale media zou bijvoorbeeld meer geschikt zijn voor een marketingmanager dan voor een medewerker van de klantenservice.
- Tijdgebonden: Je hebt een deadline nodig om het doel te bereiken. Idealiter wil je werken met doelen die je kunt bereiken vóór het volgende functioneringsgesprek, zodat je het resultaat kunt bespreken.
Een SMART-doel moet gemakkelijk te begrijpen zijn, zelfs door iemand zonder expertise in je niche. Iedereen kan bijvoorbeeld het concept van 5000 volgers binnen twee maanden begrijpen, zelfs met weinig verstand van sociale media.
Werknemers kunnen dan vóór hun volgende functioneringsgesprek aan deze doelen werken.
🕵️♀️ Als je dieper wilt gaan, hebben we een gids gemaakt om meer te leren over het verschil tussen prestatiedoelen en ontwikkelingsdoelen.
Bespreek prestaties en tekortkomingen
Dankzij de doelen zal het gemakkelijker zijn om te zien waar de werknemer aan de verwachtingen voldeed of ze overtrof en waar ze tekortschoot.
Hier zijn onze tips om over prestaties te praten:
- Het bespreken van hun prestaties en het geven van constructieve feedback is het centrale onderdeel van een functioneringsgesprek - een waar veel nieuwe managers huiverig voor kunnen zijn. Onthoud dat het er meer om gaat hoe je de feedback geeft dan waar het over gaat.
- Richt je op hoe werknemers kunnen voorkomen dat ze herhalen wat er fout ging in plaats van fouten uit het verleden aan te klagen.
- Vind de balans tussen empathie aan de ene kant en autoriteit aan de andere kant. Het vergt oefening om dit voor elkaar te krijgen. Maar het zal bij elk functioneringsgesprek makkelijker worden.
- Zorg ervoor dat alle feedback die je geeft zo constructief en objectief mogelijk is. Gebruik, indien van toepassing, statistieken om je argumenten te versterken met cijfers.
- Gebruik actief luisteren om je werknemers zich gehoord te laten voelen en de boodschap beter te laten landen. In het kort houdt dit in dat je de betekenis van hun boodschap aan hen teruggeeft in je eigen woorden. Het houdt ook in dat je aanwezig bent en hen je volledige aandacht geeft.
- Houd oogcontact als de vergadering persoonlijk is en blijf naar het scherm kijken als je een online discussie hebt. Je telefoon checken is een grote no-no bij het oefenen van actief luisteren.
Tip: Wees niet bang voor stilte! De belangrijkste doorbraken komen wanneer we mensen de ruimte geven om na te denken en de punten te verbinden in plaats van ons te haasten om in te vullen en een potentieel ongemakkelijke stilte te vermijden.
💡 Wil je meer tips en voorbeelden? Bekijk onze voorbeelden van constructieve feedback.
Markeer gebieden die voor verbetering vatbaar zijn
De gebieden waarop je werknemer zijn doelen niet heeft gehaald, zouden idealiter de focus van de komende periode moeten zijn.
Waarom denken ze dat ze het doel niet hebben gehaald?
- Was het te wijten aan slechte prestaties, werkethiek en gebrek aan motivatie?
- Had je meer kunnen doen om hen te steunen?
- Zouden ze extra training of middelen nodig hebben gehad?
- Zijn er hiaten in het prestatiebeoordelingsproces?
- Of waren de prestatiedoelen voor de werknemers te optimistisch?
Wat de reden ook is, je moet ervoor zorgen dat managers en werknemers duidelijk zijn over de verbeterpunten voordat je verder gaat.
Wanneer je groeigebieden bespreekt, coach je werknemers dan door hen aan te moedigen om met oplossingen te komen in plaats van ze die op te leggen.
Tip: Een coachende aanpak verhoogt de kans dat mensen doorzetten en de nodige aanpassingen doen. Ze hebben de taken tenslotte aan zichzelf gedelegeerd, niet aan jou!
👀 Om een coachende benadering van prestaties en groei in het echt te zien, bekijk je onze gedetailleerde casestudy over de ontwikkeling van medewerkers bij Spotify. Zij zijn zonder twijfel een van de beste leerorganisaties die er zijn.
➡️ Lees meer over het verbeteren van prestatiebeheer en welke prestatiecijfers voor werknemers u moet meten in onze complete gidsen.
Stel doelen voor de volgende evaluatieperiode
Laat de lessen van de vorige keer de doelen voor de komende periode bepalen. Het werken met doelen op basis van sterkte kan helpen bij het maken van een actieplan om iemands sterke punten te benutten in plaats van zijn zwakke punten te repareren. Het kan werknemers aanmoedigen om hun werk beter te doen. Bovendien vinden veel mensen het leuker om dingen te doen waar ze goed in zijn dan dingen die ze een uitdaging vinden.
Tip: Het is cruciaal om de resultaten van het functioneringsgesprek te documenteren voor toekomstig gebruik.
Follow-ups plannen
We raden regelmatige check-ins aan tijdens de komende beoordelingsperiode.
Zorg er tijdens de vergadering voor dat het een tweerichtingsgesprek is.
Stel open vragen om de medewerker nog meer te betrekken.
Het betrekken van je werknemers is de sleutel om je prestatiebeoordelingen van prestatiemeting naar prestatiemanagement te brengen.
Met veel werknemers en functioneringsgesprekken wordt het al snel veel om bij te houden - onze check-in software is perfect!
Hoe structureer je een functioneringsgesprek? Voorbeeldagenda
Gebruik deze checklist, die samenvat wat we hierboven hebben behandeld, voor effectieve beoordelingsvergaderingen.
- Stel verwachtingen - Deel in de uitnodiging wat je werknemers kunnen verwachten van de vergadering en welke voorbereidingen nodig zijn.
- Werk met doelen - Gebruik SMART doelen als basis voor de evaluatie.
- Prestaties bespreken - Denk eraan om actief te luisteren en te bespreken wat zij en jij beter hadden kunnen doen.
- Markeer verbeterpunten - Laat je werknemer oplossingen ontwikkelen voor prestatieproblemen.
- Stel doelen voor de volgende beoordelingsperiode - Laat het verleden de toekomst informeren om realistische doelen te stellen, maar zorg ervoor dat je je werknemers uitdaagt.
- Plan follow-ups - Follow-ups kunnen een functioneringsgesprek maken of breken. Ze helpen uw werknemers bij het corrigeren en misverstanden op te vangen voordat het fouten worden.
Klik hier voor al onze sjablonen voor incheckbijeenkomsten. Met sjablonen voor 17 verschillende scenario's kunnen we garanderen dat er iets voor je bij zit.
5 Voordelen van functioneringsgesprekken
Tools en softwareoplossingen kunnen het prestatiemanagementproces enorm verbeteren. Ze vervangen echter niet de directe gesprekken tussen managers en werknemers.
Functioneringsgesprekken - persoonlijk of online - zijn van onschatbare waarde. Dit is waarom.
Ze zorgen voor wederzijds begrip
Met goede communicatie kun je veel fouten voorkomen. Communicatie is essentieel voor professionele groei en succes - zelfs nog meer voor teams op afstand, omdat je niet zomaar langs een collega kunt lopen en een vraag kunt stellen. Alles moet in detail worden uitgelegd, omdat iedereen een andere versie heeft van gezond verstand of van hoe je bepaalde procedures uitvoert.
Een functioneringsgesprek is een kans om duidelijk te maken dat jullie op dezelfde lijn zitten wat betreft de prestaties, actiepunten en doelstellingen van de werknemer.
Functioneringsgesprekken zetten een positieve en toekomstgerichte toon
Zorg voor een evenwicht tussen opbouwende kritiek en positieve feedback. Stel normen voor toekomstige prestaties en koppel deze aan de mogelijke gunstige resultaten voor zowel uw medewerker als het hele team. Mensen zullen gemotiveerder zijn om hun werk goed te doen als ze zien hoe hun bijdrage bijdraagt aan de winst van het bedrijf.
Ze moedigen groei aan
Feedback over prestaties geeft duidelijke aanwijzingen over waar verbeteringen nodig zijn en waar elke medewerker zich op moet richten voor de komende evaluatieperiode. Het is gemakkelijker om te groeien als je iets hebt om mee te concurreren (je doelen). Persoonlijke ontmoetingen, indien mogelijk, of één-op-één gesprekken virtueel met de manager zijn krachtiger dan het ontvangen van de resultaten van de prestatiebeoordelingen via e-mail.
Ze benadrukken prestaties en potentieel
Deze vergaderingen benadrukken prestaties en potentieel, wat helpt om je teamleden te motiveren en te betrekken. Als je werkt met op kracht gebaseerde doelen, kunnen deze soms gevreesde vergaderingen een veel positievere toon hebben en werknemers helpen hun natuurlijke sterke punten binnen de organisatie te benutten.
Ze dragen bij aan hogere algemene prestaties
Hogere algemene prestaties zijn een duidelijk voordeel vanuit individueel en bedrijfsperspectief.
Het kan makkelijk zijn om aan te nemen dat mensen in ons digitale tijdperk de voorkeur geven aan een snelle e-mail of sms, maar dat is veel gemist potentieel.
Functioneringsgesprekken zijn veel vruchtbaarder als ze worden georganiseerd als een vergadering in plaats van een eenrichtingsgesprek.
Hoe omgaan met gevoelige onderwerpen tijdens functioneringsgesprekken
Als manager moet je klaar zijn om gevoelige kwesties (zoals onderpresteren) aan te pakken tijdens het functioneringsgesprek, wat het meest zenuwslopende deel van het gesprek kan zijn.
Hier zijn onze beste tips om de uitdaging aan te gaan.
- Onderbouw je feedback waar mogelijk met gegevens om het zo objectief mogelijk te maken. Bijvoorbeeld: in plaats van te zeggen, "Je prestaties zijn niet volgens de normen", zeg je, "Je verkoopdoel voor de laatste evaluatieperiode was $1M, en je hebt $100k gehaald." De ondermaatse prestatie is gewoon een feit en geen persoonlijke mening. Dit wordt moeilijker bij het evalueren van "zachtere" kwaliteiten, zoals communicatievaardigheden.
- In plaats van vooraf kritiek te leveren, nodig je je werknemer uit om zijn of haar gedachten te delen over het gebied waarop hij of zij ondermaats heeft gepresteerd. Bijvoorbeeld: "Wat heb je te zeggen over je verkoopresultaten tijdens de laatste evaluatieperiode?". Als ze zelfbewust zijn, zullen ze weten dat hun resultaten onder de verwachtingen lagen en motiveren waarom. Het is lastiger met werknemers die zich niet bewust zijn van zichzelf en zich niet kunnen verantwoorden.
- Mensen die defensief worden en anderen de schuld willen geven, doen dat vaak vanwege verschillende angsten die ze koesteren. Zoek in de mate van het mogelijke naar de hoofdoorzaak van de angst. Misschien zijn ze bang hun baan te verliezen als ze toegeven dat ze een fout hebben gemaakt of niet hebben gepresteerd zoals verwacht. Het kan ook zijn dat ze zich schuldig voelen en schamen voor fouten en deze als een copingstrategie afwijzen.
- Wees meelevend en empathisch. Probeer in de huid van je werknemer te kruipen en te begrijpen waarom ze hun doelen niet hebben gehaald of waarom iets niet ging zoals gepland. Probeer erachter te komen of er een onderliggende reden is. Misschien worstelen ze met een situatie in hun privéleven waar ze niet graag over praten.
- Plan wat je gaat zeggen, maar maak geen script. Je woorden moeten natuurlijk vloeien zodat ze niet geforceerd aanvoelen. Bereid jezelf mentaal voor door na te denken over mogelijke uitkomsten en hoe je met elk daarvan omgaat. Als je openstaat om van elk functioneringsgesprek te leren, zul je verrast zijn hoe snel je je zult verbeteren en op je gemak zult voelen bij het voeren ervan!
- Sta open voor een mentaliteitsverandering. Functioneringsgesprekken zijn geen ondervragingen. Je bent er niet om iemands fouten uit het verleden te onthullen of om hem een schuldgevoel aan te praten over dingen die fout zijn gegaan. Je bent er om hen te helpen hun volledige potentieel te bereiken. Cultiveer een groeimindset door je te richten op geleerde lessen en mogelijkheden voor verbetering.
We kunnen niet genoeg voorbereid zijn om met gevoelige onderwerpen om te gaan. Als je meer oefening nodig hebt, bekijk dan onze training over feedback geven en ontvangen.
➡️ Zavvy maakt zinvollere functioneringsgesprekken mogelijk
Functioneringsgesprekken zijn essentieel voor het beoordelingsproces en iets wat je organisatie niet over het hoofd mag zien.
De uitkomst van een vergadering kan de motivatie en resultaten van je werknemer en dus de prestaties van je bedrijf maken of breken.
Weten dat het meest strategische gebruik van je tijd bestaat uit het voorbereiden van hoe je de feedback gaat geven. Minder optimaal en tijdrovend is de administratie achter een functioneringsgesprek.
En dat is waarom Zavvy er is om je leven makkelijker te maken!
Onze software voor functioneringsgesprekken maakt het verzamelen van gegevens eenvoudiger en is de plaats bij uitstek voor alles wat te maken heeft met de prestaties en ontwikkeling van werknemers.
Bovendien maakt onze software voor één-op-één vergaderingen prestatiebeoordelingsgesprekken op afstand beter beheersbaar. Het helpt bij het organiseren van gestructureerde en zinvolle gesprekken.
📅 Boek een demo om te leren hoe Zavvy het prestatiebeoordelingsproces van uw organisatie en de 360°-werknemersgroei kan vergemakkelijken.