Plan de formación de empleados: Un plan para el éxito de la formación
Una formación bien diseñada mejora el crecimiento, el desarrollo y el compromiso de su personal y reforzará el potencial de su organización.
Pero cuando se trata de formación, como dice el refrán, no planificar es planificar el fracaso:un plan adecuado de formación de los empleados sienta las bases del éxito de sus esfuerzos de formación.
Y dado que los estudios demuestran que muchos nuevos empleados abandonan sus puestos debido a una formación inadecuada, merece la pena planificar correctamente la formación.
En este artículo, le mostraremos cómo crear un plan de formación de empleados eficaz:
- En qué fijarse.
- Los pasos que debes dar.
- Las herramientas que aumentarán tus posibilidades de éxito.
💪 ¿Qué es un plan de formación para empleados?
Un plan de formación de empleados establece los resultados del aprendizaje, las estrategias, el plan de estudios y los métodos para formar a los empleados de toda la organización.
Un buen plan de formación potencia las competencias y el desarrollo de sus empleados y les ayuda a ser más eficaces en sus funciones.
En el 41% de los empleados abandona su trabajo por falta de desarrollo profesional , está claro que la formación es vital para el desarrollo de su personal.
Una formación de los empleados bien diseñada también contribuye a"una plantilla más feliz y productiva", sugiere Steve PenfoldCEO de Elucidat, proveedor especializado en e-learning.
"La formación delos empleados es de vital importancia para el éxito de una plantilla competitiva. Sea cual sea el sector, colmar las lagunas en los conocimientos profesionales de sus empleados es esencial para que sigan siendo productivos y se sientan realizados."
Penfold no está solo. Getsmarter, una plataforma de educación en línea, destaca varios ventajas de la formación para las organizaciones y sus empleados:
- Retención de los empleados ofreciéndoles oportunidades de desarrollo profesional.
- Liderazgo a través del desarrollo dirigido por la formación.
- Capacitación motivando e inspirando a los empleados mediante una visión convincente de las aspiraciones empresariales.
- Lugar de trabajo y compromiso de los empleados mediante reevaluaciones periódicas de las competencias.
Y si, por la razón que sea, la formación no es la adecuada, sus empleados se darán cuenta y reaccionarán en consecuencia.
El 40% de los nuevos empleados que reciben una formación deficiente, abandonan antes de un año.
La sustitución de empleados es cara -hasta 2.500 dólares por empleado de primera línea-, por lo que el coste de una formación inadecuada puede ser considerable.
La formación adecuada de los empleados es importante y un plan de formación de empleados es el primer paso que puede dar para garantizar un programa eficaz de formación en su organización.
📝 ¿Qué es un programa de formación para empleados?
Mientras que un plan de formación le proporciona una plantilla, un programa de formación le da vida:es el vehículo que proporciona los beneficios de la formación a su personal y a su organización.
Y si se pregunta cómo crear su primer programa de formación de empleados, le guiaremos por los pasos más importantes.
❓ 7 Cuestiones clave a tener en cuenta al planificar la formación de los empleados
Para crear un plan de entrenamiento eficaz, primero tendrá que tener en cuenta lo siguiente:
- Los objetivos de su programa de formación.
- Qué buscan los empleados de la formación.
- Cómo se alinean las actividades de formación con los objetivos empresariales de su organización.
Teniendo esto en cuenta, aquí tiene siete preguntas que le ayudarán a centrarse en la creación de un programa de formación eficaz:
Establezca sus objetivos de formación
1. ¿Cuáles son las necesidades de formación de sus empleados? ¿Cuáles son sus competencias actuales y dónde están las carencias o lagunas de conocimientos?
2. ¿Cómo mejorará la formación el rendimiento de sus empleados? ¿Habrá mejoras medibles de la capacidad mediante el aprendizaje de habilidades técnicas? ¿O habrá beneficios menos mensurables pero no menos significativos, por ejemplo, cómo comunicarse más eficazmente?
3. ¿Promoverá la formación el de su organización? ¿Abordará competencias que ayuden a sus empleados a asumir funciones directivas o a impulsar su progresión profesional?
Incluya a sus empleados
4. ¿Qué quieren sus empleados de la formación?
- ¿Qué les hace sentirse más seguros?
- ¿Qué métodos de aprendizaje funcionan mejor para ellos?
- ¿Cuáles son sus intereses?
Alinee sus objetivos de formación y de negocio
5. ¿Cómo aumentará la formación la productividad? ¿De qué manera la formación dará lugar a flujos de trabajo más eficientes y productivos para su personal?
6. ¿Cómo mejorará la formación la retención de los empleados? ¿La formación fomentará la lealtad de su personal al mejorar sus competencias y su progresión profesional?
7. ¿Ayudará la formación a sus empleados a alcanzar los objetivos empresariales? 8. ¿En qué medida están alineados los objetivos de la formación con las políticas, la visión y los objetivos de la empresa?
🛠 Cómo crear un plan de formación de empleados eficaz en 9 pasos
Las respuestas a las preguntas anteriores le ayudarán a diseñar un plan de formación sólido que satisfaga las necesidades de su organización y de su personal.
Los nueve pasos siguientes son sugerencias de buenas prácticas para empezar.
1. Identifique las necesidades de formación de sus empleados
El primer paso en el diseño de su programa de formación es conocer los conocimientos, habilidades y destrezas de su personal , dónde están las lagunas y cómo se comparan con las expectativas de funciones y rendimiento.
Consejo: Una evaluación de las necesidades de formación es la mejor manera de conocer las necesidades de formación de su personal. Pone de manifiesto las competencias de sus empleados, la frecuencia con que las utilizan y los niveles de competencia cruciales para el desempeño de su trabajo, según explica Indeed.
También identifica quién necesita qué tipo de formación.
2. Alinee sus objetivos de formación y de negocio
Una vez que conozca las necesidades de formación de sus empleados, compare sus necesidades con los objetivos empresariales de su organización.
Los objetivos de aprendizaje de su programa de formación deben ser coherentes con sus objetivos empresariales y promoverlos.
Considere los módulos de su programa de formación a medida que los desarrolla y vea cómo se relacionan con los resultados empresariales.
Consejo: Cuando dé forma a su contenido, busque las lagunas entre los resultados de la formación y sus objetivos empresariales y ajuste el contenido para cerrar esas lagunas.
3. Establezca sus metas de formación y objetivos de aprendizaje
A estas alturas, ya debería conocer los resultados de aprendizaje de su formación y los objetivos empresariales con los que deben estar alineados: estaes una buena guía para establecer sus objetivos de aprendizaje.
Los objetivos de aprendizaje deben abordar los resultados que desea obtener de la formación,como el desarrollo de competencias específicas, la mejora del rendimiento de los empleados , la productividad y la retención. Así que asegúrese de diseñar una formación que apoye directamente estos resultados.
4. Evalúe sus recursos de formación
Examine los recursos disponibles para su programa de formación (y si necesitará recursos adicionales):
- El presupuesto de formación ,
- La tecnología que puede utilizar, y
- El material de formación a su disposición
Todos son relevantes para comprender el tipo de formación que se diseña y cómo se impartirá.
Nikos Andriotis, especialista en TI y aprendizaje electrónico, ha elaborado una útil lista de control para evaluar los recursos de formación:
- ☑️ ¿Existen materiales de formación que pueda reciclar para sus contenidos de formación (por ejemplo, documentos, presentaciones, vídeos u otros contenidos)?
- ☑️ ¿Tiene acceso a recursos internos para desarrollar sus contenidos de formación? Escritores, videógrafos, artistas gráficos, expertos en la materia y redactores de contenidos de IA pueden proporcionarle una valiosa ayuda para producir materiales de formación de calidad.
- ☑️ ¿Cuánto acceso tendrá a recursos tecnológicos como el soporte informático? Es posible que necesite ayuda para instalar y ofrecer soluciones de e-learning u otros tipos de sistemas LMS modernos.
- ☑️ ¿Cuál es el presupuesto de formación? Un presupuesto más elevado puede permitirle contratar a expertos para crear contenidos a medida. Un presupuesto más bajo puede limitar el tipo y el alcance de la formación que puede impartir. Al evaluar su presupuesto, es esencial tener en cuenta todos los costes de formación implicados -directos e indirectos- y cómo se comparan con los puntos de referencia establecidos por su organización.
- ☑️ ¿Tiene acceso a lugares para impartir formación en persona? Esta pregunta sólo es pertinente si incluye formación presencial, pero saberlo de antemano puede ayudarle a evaluar las posibilidades.
- ☑️ ¿Hay cursos comerciales disponibles que cubran algunos o todos sus contenidos de formación? Si es así, y si el presupuesto lo permite, esto puede darle un acceso conveniente a una plantilla de plan de formación de empleados para agilizar la configuración e impartición de su programa de formación.
- ☑️ ¿Puede utilizar recursos de formación gratuitos disponibles en línea y fuera de línea? Si encuentra algo que se ajuste a sus necesidades, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo utilizándolo.
5. Conseguir la aprobación de la alta dirección
Contar con el apoyo de los máximos responsables de su organización contribuye en gran medida a garantizar el éxito de su programa de formación.
"Elapoyo de los líderes ayuda a impulsar la importancia de un programa", explica Shannon Kluczny, veterana formadora y Jefa de Atención al Cliente de BizLibrary.
Consejo: Siguiendo los pasos anteriores, tendrá lo que necesita para un buen caso de negocio de formación, es decir, sus beneficios, los recursos necesarios y la alineación con los objetivos empresariales.
También merece la pena mantener informados a los altos directivos a medida que se desarrolla el plan de formación.
6. Desarrollar el plan de formación
El plan de formación combina lo que ha recopilado hasta ahora: las necesidades de sus empleados, las metas y objetivos de la formación, la aceptación y (posiblemente) la opinión de la alta dirección, y un inventario de los recursos disponibles. Todo ello le guiará en sus esfuerzos de formación.
El diseño de un plan de estudios va de la mano con el método de formación elegido (véase el paso siguiente), por lo que es posible que tenga que repetir estos pasos.
Como mínimo, su plan de estudios debe tener en cuenta lo siguiente:
- Contenidos orientados a los objetivos de aprendizaje que haya establecido previamente, adaptados al tipo de habilidades que se enseñan (por ejemplo, habilidades duras frente a habilidades blandas), y que se adapten a las necesidades de aprendizaje modernas, es decir, que sean aplicables, oportunos, ricos en información, atractivos y que tengan puntos de partida claros.
- Los destinatarios de la formación: ¿quién de la organización recibirá la formación? ¿Todos los empleados, sólo determinados equipos o departamentos?
- Flujo de trabajo y programación: defina el tiempo disponible para la formación, la frecuencia de las sesiones, si son autoguiadas o dirigidas por un instructor, la secuencia de los objetivos de aprendizaje y un margen de flexibilidad.
- Método de impartición y materiales: defina el formato, las herramientas y el soporte de la formación.
Elaborar el plan de estudios es un paso crucial que puede llevarle un tiempo.
7. Determinar el método de formación
Puede aumentar la utilidad de su formación eligiendo el método de formación más adecuado para su personal y las circunstancias de su empresa.
Consejo: Preste atención a las tendencias de aprendizaje recientes y a los métodos de formación modernos, como el microaprendizaje.
La formación en el lugar de trabajo está evolucionando. En encontrará algunos ejemplos de métodos de aprendizaje que se adaptan a las necesidades de las organizaciones modernas:
- formación a distancia frente a formación presencial,
- basado en escenarios,
- basada en la investigación,
- aprendizaje gamificado, y
- microaprendizaje.
La formación moderna reviste formas muy diversas, por lo que, para darles sentido, Indeed las ha agrupado en ocho tipos de métodos de formación de empleados.
1. El aprendizaje basado en la tecnología se imparte íntegramente en línea (es decir, aprendizaje electrónico) o utilizando un enfoque híbrido con ordenadores (es decir, formación por ordenador). Este método permite el aprendizaje a ritmo propio y el acceso a demanda. Sin embargo, no está supervisado, por lo que es difícil saber hasta qué punto los alumnos se comprometen con el material.
2. Las simulaciones son muy útiles para la formación técnica, por ejemplo, en los sectores de la medicina o la aviación. Emulan situaciones reales, de modo que los alumnos se exponen a situaciones que pueden encontrar en el trabajo.
3. La formación práctica es un enfoque adecuado para los nuevos empleados de su organización o para las personas que desempeñan nuevas funciones.
4. El coaching o la tutoría también son útiles para los recién contratados, las personas que cambian de función o las que languidecen en sus funciones actuales. Es un tipo de formación de apoyo, pero puede restar un tiempo valioso a las personas con más conocimientos (por ejemplo, porque tendrán que dedicar tiempo a actuar como mentores).
5. La formación con instructor es un enfoque tradicional que permite la interacción en tiempo real entre el formador y los alumnos, pero es difícil de ampliar.
6. Los juegos de rol son muy eficaces en la interacción con clientes. Permite a los alumnos practicar el manejo de situaciones reales y posiblemente delicadas.
7. La formación basada en vídeo es una forma rápida y eficaz de formar a su personal y una alternativa popular a los materiales de lectura. Puede elegir entre varios formatos: animación, acción en directo, narración a cámara o grabaciones de pantalla de ordenador.
8. Los estudios de casos son útiles cuando hay que formar en habilidades analíticas o de resolución de problemas. Suelen funcionar planteando a los alumnos situaciones reales o imaginarias y pidiéndoles que encuentren soluciones.
Elegir el método más adecuado le ayudará a maximizar el impacto de su formación en su personal y su organización.
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8. Evalúe la eficacia de su programa de formación
El sitio eficacia de la formación de su programa mide su impacto en relación con sus metas y objetivos.
"Cuantificar la formación se hace mucho más fácil", sugiere Kluczny, una vez que las necesidades de formación de sus empleados "están alineadas con el negocio".
Utilice parámetros como la cantidad, la calidad, el tiempo, el coste y la eficacia, y desarrolle una estrategia de evaluación comparativa para valorar los avances con respecto a estos parámetros.
Asimismo, utilice informes sencillos y de fácil acceso, y organice su enfoque de supervisión mediante sesiones de evaluación periódicas y programadas.
9. Mida, reevalúe y mejore su programa de formación
Para mantener un programa de formación de empleados eficaz, supervise periódicamente sus métricas de formación y su eficacia para saber qué puede mejorar.
La Dra. Lisa Evans, Directora del programa de Tecnología de Aprendizaje y Diseño de la Universidad de San Diego, sugiere hacerse preguntas como:
- ¿Qué funciona? ¿Qué no funciona?
- ¿Han cambiado los objetivos de aprendizaje?
- ¿Y los objetivos de su empresa? ¿Ha actualizado recientemente la misión de su empresa? ¿Debería ajustar los resultados del aprendizaje?
- ¿Necesita medir las métricas de forma diferente?
Utilice comentarios de los empleados para informar su proceso preguntando a sus empleados qué han aprendido de la formación, cómo les ha ayudado, qué les ha gustado y qué no.
Una matriz de formación tiene un valor incalculable: reúne los esfuerzos de formación de su organización para que pueda estar al día de quién recibe qué formación y cuándo. Le ayudará a seguir y programar toda la formación de su organización.
Consejo: Utilice una matriz de formación para obtener una visión general de la formación en su organización y cómo se relaciona con los empleados y los equipos.
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❌ 4 Escollos del plan de formación de empleados que debes evitar
Llevar a cabo un programa de entrenamiento puede ser todo un reto, por lo que hay que ser consciente de los escollos comunes que hay que evitar. Aquí tienes cuatro a los que debes prestar atención:
1. Sobrecargar a su personal esperando que encajen la formación en sus apretadas agendas sin darles la flexibilidad o el tiempo necesarios para las sesiones de formación.
2. Un plan que no puede adaptarse a las necesidades o circunstancias cambiantes: ¿es su plan de formación lo suficientemente flexible como para adaptarse a otra pandemia, por ejemplo?
3. La formación desincronizada con el desarrollo de los empleados es una deficiencia importante, ya que el desarrollo de los empleados sustenta los beneficios de la formación para su personal y su organización.
Consejo: Cree planes de desarrollo de los empleados para destacar los aspectos en los que la formación será más útil para su personal.
4. 4. No seguir las sugerencias de buenas prácticas para evaluar la eficacia del programa y hacer un seguimiento con los empleados, o hacer estas cosas pero no actuar en consecuencia.
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La formación es esencial, y es importante tener un enfoque práctico a la hora de planificarla y diseñarla.
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