5 pasos para un sistema eficaz de gestión del rendimiento basado en las competencias
La gestión del rendimiento es más que una revisión anual. Es un proceso continuo que cultiva el potencial de los empleados e impulsa el éxito de la organización.
Las expectativas de los empleados respecto a las evaluaciones de rendimiento están cambiando. Las ven como una oportunidad para crecer.
Suman RudraRRHH con más de 20 años de experiencia, dice que todo el mundo quiere saber hasta dónde puede llegar y cuál podría ser su futuro en una organización. Ahí es donde entran las competencias. Las competencias son futuristas. Con las competencias establecidas de antemano para los distintos puestos, los empleados tienen un camino claro para crecer a largo plazo en su puesto actual y en el siguiente.
Veamos cómo pueden combinarse las competencias con la gestión del rendimiento.
Este artículo lo hará:
- Explicar el concepto de gestión del rendimiento basada en competencias y en qué se diferencia de la gestión del rendimiento tradicional.
- Ofrecer pasos detallados para implantar un sistema de gestión del rendimiento basado en las competencias.
- Discutir los principales retos a los que se enfrentan las empresas al adoptar un sistema de gestión del rendimiento basado en competencias y cómo evitarlos.
🌟 ¿Qué es un sistema de gestión del rendimiento basado en competencias?
Un sistema de gestión del rendimiento basado en competencias es un enfoque para evaluar y mejorar el rendimiento de los empleados basado en el desarrollo y la demostración de habilidades, conocimientos y comportamientos específicos, conocidos como competencias. Estas competencias están vinculadas al cumplimiento de las responsabilidades laborales y a la consecución de los objetivos empresariales.
En lugar de centrarse únicamente en la producción o los resultados, este sistema de gestión del rendimiento hace hincapié en los procesos y comportamientos que los empleados llevan a cabo para lograr esos resultados. Permite una evaluación más holística y equilibrada del rendimiento de los empleados, incorporando tanto "qué" logran los empleados como "cómo" lo logran.
Un enfoque de la gestión del rendimiento basado en las competencias:
- Fomenta el aprendizaje y la mejora continuos.
- Promueve el crecimiento profesional.
- Alinea el rendimiento individual con los objetivos de la organización.
🆚 Gestión del rendimiento tradicional frente a la basada en competencias
🪜 Proceso de 5 pasos para implantar un sistema de gestión del rendimiento basado en competencias
1. Mapeo de competencias
El primer paso consiste en empezar a definir las competencias de cada función. Elabore una lista de todas las funciones de la organización y defina las competencias funcionales (a nivel técnico o de dominio) y básicas de cada función.
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🆘 Nota: No trate el proceso de mapeo de competencias como un ejercicio de una sola vez.
Las competencias de las funciones evolucionan con el tiempo.
Además, con el tiempo se añaden nuevas funciones a medida que la empresa crece. Estas funciones también necesitan un mapa de competencias y una descripción del puesto que se ajuste a dicho mapa.
2. Crear trayectorias profesionales basadas en las competencias
Las trayectorias profesionales basadas en competencias son un gráfico claro de las competencias necesarias para los puestos actuales y futuros.
Por ejemplo, un desarrollador junior necesitará habilidades de comunicación a un nivel básico.
Por otro lado, necesitan una competencia avanzada en gestión del tiempo para planificar bien los entregables y convertirse en jefes de equipo.
3. Educar a directivos y empleados
Este paso es crucial para que todo el sistema funcione. Educar a los empleados y directivos en:
- Conceptos básicos de los marcos de competencias.
- Cómo se diseñan los planes de crecimiento en función de las competencias.
- Cómo funcionan los itinerarios profesionales basados en competencias.
- Cómo evaluar en función de las competencias.
- Cómo pasar de la evaluación al coaching.
El equipo de RR.HH. puede encargarse de esta iniciativa y organizar sesiones para poner de acuerdo a empleados y directivos. También puede impartir formación adicional para desarrollar en los directivos las habilidades necesarias para entrenar a los empleados.
4. Permitir el desarrollo de competencias
Antes de evaluar a los empleados, déles la oportunidad de crecer.
Los empleados pueden mantener reuniones individuales con los directivos y definir planes de desarrollo del aprendizaje basados en competencias.
Hay dos formas principales de aprender:
1. Proyectos prácticos: Los directivos pueden asignar cualquier tarea adicional a partir de los entregables habituales o tareas en la sombra en las que los empleados puedan aprender la competencia
2. 2. Formación: El equipo de aprendizaje y desarrollo también puede proporcionar programas de formación y desarrollo adicionales (en línea, fuera de línea) para las competencias.
5. Iniciar una evaluación del rendimiento basada en las competencias
Por último, después de todo el trabajo de base que ha realizado, puede iniciar una evaluación basada en las competencias.
Las conversaciones se centran ahora más en el crecimiento y no necesariamente en la comunicación descendente.
Recomendamos encarecidamente recopilar feedback 360 (feedback de compañeros, juniors y jefes) para obtener un feedback completo.
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😟 7 Desafíos a tener en cuenta al adoptar un sistema basado en competencias & Cómo superarlos
Mapa de competencias incompleto
Definir las competencias no es la tarea más fácil.
Palabras como competencia, habilidades y comportamientos se utilizan a menudo indistintamente.
El primer paso es disponer de una definición procesable de cada competencia asociada a la función y cómo puede repercutir en el trabajo.
He aquí un ejemplo de definición y niveles de competencia de una competencia común: Gestión del tiempo.
Definición: La capacidad de priorizar tareas, cumplir plazos y utilizar el tiempo de forma eficaz.
Niveles de competencia:
- Básico: Puede priorizar tareas y gestionar su tiempo.
- Intermedio: Puede priorizar tareas y gestionar el tiempo de equipos más pequeños.
- Avanzado: Puede priorizar tareas y gestionar el tiempo de equipos más grandes.
- Competente: Puede optimizar el tiempo del equipo.
- Experto: Puede optimizar el tiempo de la organización.
Otro error que cometen las organizaciones es definir sólo lo técnico e ignorar competencias básicas como la comunicación, la gestión del tiempo, etc. Ambas son importantes para que una persona rinda al máximo.
Una cartografía incompleta crea una base débil para gestionar el rendimiento.
💡 Solución: Complete su proceso de mapeo utilizando nuestra guía de mapeo de competencias paso a paso. Obtendrá pasos detallados desde la elaboración de una lista de funciones y cómo definir la competencia para cada función.
Para abreviar, utilice nuestro marco de competencias con competencias basadas en funciones para 10 departamentos diferentes.
Es difícil abandonar los sistemas tradicionales
Pasar de los sistemas tradicionales a los sistemas basados en las competencias lleva tiempo.
Transformar todo el sistema exige cambios en los procesos, las herramientas y, sobre todo, la mentalidad.
También es posible que los empleados que se sienten cómodos con los sistemas existentes se opongan y no vean este cambio como una oportunidad para crecer.
💡 Solución: No esperes que todo salga perfecto en una sola iteración. Empieza con un modelo que funcione en el primer trimestre y ve mejorándolo en función de los comentarios. Lleva tiempo perfeccionar un proceso y que los empleados se acostumbren a él.
Escasa comprensión del sistema
Toshi Jainlíder de RRHH con más de 17 años de experiencia, afirma que el mayor problema de implantación que observó fue la falta de comprensión de la gestión del rendimiento basada en competencias por parte de los empleados.
Los directivos y los miembros del equipo pueden estar estancados en su forma de hacer las cosas y no entienden por qué ahora deben perseguir esta nueva cosa, la "competencia".
💡 Solución: Celebrar sesiones periódicas sobre gestión de competencias y revisiones del rendimiento.
Toshi Jain se ha propuesto llevar a cabo al menos una sesión de formación trimestral en la que se ofrezca una visión general de los sistemas de gestión del rendimiento en su organización actual.
No comprender la importancia de las competencias
Megan Leasher, psicóloga industrial y organizativa galardonada, afirma que los responsables de RRHH de las organizaciones ven resistencia por parte de los empleados, ya que muchos no entienden qué es la competencia ni por qué importa de repente.
💡 Solución: Antes de hablar o educar sobre el sistema de gestión del rendimiento, empiece por lo básico. Hable de la importancia de las competencias y de su relación con los objetivos empresariales y el crecimiento individual.
Ningún esfuerzo activo para desarrollar competencias
Matthew BrownChief People & Culture Officer de Schoox, destaca la principal razón de la desconexión a la que se enfrentan los empleados al adoptar este nuevo y mejorado sistema de gestión del rendimiento: Es ver las competencias sólo de vez en cuando en la contratación/revisiones y luego no hay programas de aprendizaje y desarrollo para ello. ¿Cómo pueden los empleados ser evaluados en algo en lo que no están trabajando?
💡 Solución: Planificar el aprendizaje basado en competencias para los empleados. Apoye a los empleados con planes de desarrollo y formación para que dominen las competencias asociadas a su función o a las funciones a las que aspiran.
Pasar del rating al coaching
El reto más difícil para los directivos es cambiar su mentalidad y pasar de calificar el rendimiento a entrenar a los empleados y guiarles para que mejoren.
Toshi también habló sobre el tema, y dijo que el principal problema que había observado era que la gestión del rendimiento estaba estrechamente vinculada a las evaluaciones anuales.
En primer lugar, es más difícil que los empleados hagan una autoevaluación sincera cuando saben que afecta directamente a su remuneración.
Además, se presiona a los directivos para que vean las revisiones únicamente desde el punto de vista de la evaluación y no de la formación de los empleados (lo cual es importante para que funcionen las revisiones de la gestión del rendimiento basadas en las competencias).
La cruda realidad es que son muchos los parámetros que influyen en las evaluaciones: el mercado, los resultados de la empresa y otros.
💡 Solución: Desvincular las evaluaciones anuales de las revisiones de rendimiento. De todos modos, un año es bastante para dejar a los empleados sin feedback. Realiza revisiones trimestrales del rendimiento basadas en las competencias y mantén un bucle de feedback continuo.
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Vincular el mapa de competencias a todo el ciclo de vida del empleado
A las organizaciones les resulta difícil vincular el mapeo de competencias en todo el ciclo de vida del empleado: contratación, formación y gestión del rendimiento.
💡Solución: Usted puede tomar por debajo de tres pasos:
- Empiece por utilizar el marco de competencias en la contratación. Redacte descripciones de puesto para todas las funciones basadas en competencias.
- Añada formación relacionada con las competencias a su sistema de gestión del aprendizaje.
- Por último, implante un sistema de gestión del rendimiento basado en las competencias cuando el trabajo preliminar esté hecho.
🏆 5 Ventajas de la gestión del rendimiento basada en competencias
Aporta claridad
La gestión del rendimiento basada en competencias aporta claridad a los empleados sobre lo que se espera de ellos. ¿Qué es peor que descubrir que lo estabas haciendo todo mal al final del año en las revisiones del rendimiento?
Además, aporta claridad a los directivos para que fijen expectativas realistas.
"Los sistemas basados en competencias garantizan que no se espera que un pez trepe a un árbol", afirma Madiha Mouchtak, fundadora y directora general de Answer Inside.
En los sistemas tradicionales, no hay normas para fijar objetivos, lo que los hace subjetivos.
Pero en los sistemas basados en competencias, los directivos saben qué evaluar y los objetivos del empleado.
Garantiza planes de crecimiento claros
Con los modelos de competencias, los empleados saben qué hacer para crecer en su puesto actual y cómo pasar al siguiente nivel.
Citando de nuevo a Madiha:"Qué hay peor que discutir los objetivos con el jefe en una revisión del rendimiento, trabajar en ello todo el año y volver el año que viene sólo para descubrir que ahora esperan algo nuevo".
Los modelos de competencias permiten a los empleados crear planes de crecimiento específicos y viables.
Por ejemplo, un comercial senior que aspire a convertirse en jefe de marketing sabrá que debe desarrollar habilidades analíticas para tratar todos los datos que obtiene de los diferentes canales de marketing y aprender a tomar decisiones estratégicas.
Facilita la planificación de la sucesión
Sólo 1 de cada 5 empresas planifica la sucesión como debería. Cuando se les preguntó por los retos, los más destacados fueron:
- Falta de un proceso normalizado.
- Falta de conocimientos.
- Conseguir el apoyo de empleados y directivos.
Un marco de competencias apoya la planificación de la sucesión mediante una mejor estrategia para las funciones clave y el desarrollo anticipado de competencias para esas funciones en la plantilla.
Permite mejores críticas
Los directivos temen el cara a cara, a menudo más que los empleados.
Stuart Hearnemprendedor de HR Tech, afirma que un mapa de competencias se convierte en una buena herramienta para llevar a cabo reuniones individuales de revisión del rendimiento. Establece una base para el debate, y los directivos disponen de una chuleta a la que volver para hablar de los objetivos.
Crea una organización de alto rendimiento
Las cualificaciones para los puestos de trabajo están cambiando. Se espera que cambien en un 50 % de aquí a 2027.
La asignación periódica de competencias a los puestos de trabajo y la medición del rendimiento en función de las competencias garantizan el desarrollo de las aptitudes de los empleados, lo que le ayuda a mantenerse al día de las demandas cambiantes y a evitar lagunas en las aptitudes.
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Zavvy aborda el mayor reto de la gestión del rendimiento: vincular las competencias a todo el ciclo de vida del empleado.
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❓ Preguntas frecuentes
¿Cómo se relacionan las competencias con la gestión del rendimiento?
Las competencias son habilidades y comportamientos que una persona necesita para hacer bien su trabajo. Por ejemplo, un ingeniero de control de calidad necesita una sólida comprensión de las competencias de prueba de software, comunicación y trabajo en equipo. El objetivo de mejorar las competencias específicas de la empresa y del puesto repercute positivamente en el rendimiento individual y, a la larga, crea equipos de alto rendimiento.
¿Cuál es la diferencia entre rendimiento y competencia?
Las competencias son las habilidades y comportamientos que una persona necesita para hacer bien su trabajo. Por otro lado, el rendimiento es la revisión de cómo se ha hecho el trabajo. En pocas palabras, la competencia es el objetivo esperado, y el rendimiento es el resultado real.
¿Son iguales las competencias y los KPI?
En pocas palabras: las competencias y los KPI no son lo mismo. Los indicadores clave de rendimiento (KPI) suelen estar vinculados a departamentos o a la empresa en su conjunto.
Por ejemplo, los ingresos o beneficios por empleado, la tasa de utilización y la tasa media de finalización de tareas son KPI habituales. Podría establecer KPI para mejorar las competencias: por ejemplo, mejorar las habilidades de negociación, como demuestra la tasa de cierre de sus representantes de ventas.
¿Cuál es el papel de la competencia en el desarrollo del rendimiento?
El mapa de competencias identifica qué habilidades o comportamientos necesita un individuo para tener éxito en su función. Una vez realizado el mapa de competencias, se convierte en la base para el desarrollo de los empleados. Sobre qué formarles y qué revisar.
¿Cuáles son los 5 pasos clave en el proceso de mapeo de competencias?
Los cinco pasos clave del proceso de mapeo de competencias son:
1. Haz una lista de funciones en la organización.
2. Encuentre las competencias básicas para cada función.
3. Determinar las competencias funcionales de cada función.
4. Cree un perfil de competencias ideal con una lista de las competencias básicas y funcionales esperadas para cada función.
5. Asigne competencias a todos los empleados. Evalúe en qué punto se encuentran actualmente y a qué deben aspirar.
¿Cuáles son las 6 competencias clave de la gestión?
Las principales competencias básicas de los directivos son:
1. Gestión del tiempo: Capacidad para priorizar tareas y gestionar su tiempo y el del equipo.
2. 2. Comunicación: Capacidad para compartir ideas y transmitir información al equipo de forma eficaz.
3. Aceptar el cambio: La capacidad de hacer frente a demandas cambiantes, gestionar la ansiedad y dirigir al equipo a través de los cambios.
4. Liderazgo: La capacidad de apoyar el crecimiento de los individuos y alcanzar los objetivos del equipo.
5. 5. Fijación de objetivos realistas: La capacidad de establecer objetivos alcanzables para el equipo que se alinee con las demandas del negocio.
6. Capacidad de persuasión: Capacidad para exponer eficazmente sus opiniones a los miembros del equipo e influir en sus decisiones en beneficio de la empresa.
¿Cuál es un ejemplo de gestión del rendimiento basada en las competencias?
Una de las principales empresas tecnológicas, IBM, lleva años utilizando el modelo de competencias. El gigante tecnológico define competencias para diferentes funciones. El principal objetivo de rendimiento de los empleados de IBM es sobresalir en estas competencias.