Unternehmen entwickeln heute durchdachte und ausgefeilte Einstellungsverfahren. Dazu gehören ein oft 7-stufiger Onboardingprozess und detaillierte Stellenbeschreibungen.
Aber was kommt, nachdem Sie das perfekte Teammitglied gefunden und eingestellt haben?
Es gibt einen entscheidenden Schritt, den viele Unternehmen ignorieren, um neue Mitarbeitende an sich zu binden: das Pre-Boarding von neuen Teammitgliedern.
Wer bis zum ersten Arbeitstag wartet, um neue Mitarbeitende abzuholen, ist bereits im Rückstand.
Wohl aus diesem Grund haben 65 % der Unternehmen bereits die unerfreuliche Erfahrung gemacht, dass ein neues Teammitglied am ersten Arbeitstag nicht erschienen ist.
Laut Gallup sind lediglich 13 % der Beschäftigten weltweit engagiert in Unternehmen. Dabei stellt Employee Engagement einen der Hauptbeweggründe für neue Angestellte dar, weiter in einem Unternehmen zu arbeiten.
Employee Engagement beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag eines neuen Teammitglieds, sondern schon viel früher – während der Pre-Boarding-Phase.
Pre-Boarding findet im Zeitraum zwischen der Annahme des Stellenangebots und dem ersten Arbeitstag des neuen Teammitglieds statt.
Dieser Prozess kann darin bestehen, dass Sie Ihre*n neue*n Mitarbeitende*n bitten, wichtige Formulare auszufüllen und eine Email an alle Unternehmensangehörigen schicken, in der Sie das neue Teammitglied vorstellen.
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie ein Begrüßungspaket versenden oder ein Treffen auf einen Kaffee organisieren, damit Ihre neue Arbeitskraft eine Beziehung zum Rest Ihres Teams aufbauen kann.
Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden wir verschiedene Strategien für einen effektiven Pre-Boarding-Prozess beleuchten. Zuvor wollen wir jedoch den Unterschied zwischen Pre-Boarding und Onboarding verstehen.
Die Grenze zwischen Onboarding und Pre-Boarding verläuft fast fließend. Viele Unternehmen verwenden beide Begriffe synonym oder konzentrieren sich nur auf die Onboarding-Phase. Selbst wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits beim Onboarding einiges richtig machen, wird beim Pre-Boarding-Prozess womöglich zu viel liegen gelassen.
Pre-Boarding: Die Phase, die zwischen Vertragsunterzeichnung und Beginn der Onboarding-Phase liegt. Bildlich kann kann man sich Pre-Boarding wie eine Brücke vorstellen, die von der Vertragsunterzeichnung zum Onboarding führt.
Onboarding: Der Onboarding-Prozess beginnt erst, nachdem das neue Teammitglied die Arbeit in Ihrem Unternehmen aufgenommen hat.
Pre-Boarding: In dieser Phase sollte das neue Teammitglied auf den Job vorbereitet und dessen Begeisterung für die neuen Aufgabe entfacht werden.
Onboarding: Neuen Arbeitskräften helfen, sich einzugewöhnen und sich mit der Arbeitsumgebung und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Pre-Boarding: Schaffen Sie Vorfreude durch Willlkommensvideos der Führungsebene oder eine kleine Aufmerksamkeit. Bereiten Sie IT und andere Abteilungen optimal vor. Nehmen Sie Unsicherheit, in dem Sie alles Wichtige zu Tag 1 vorzeitig kommunizieren.
Onboarding: Richten Sie den Arbeitsplatz für neue Teammitglieder ein, weisen Sie jedem Talent einen Buddy zu, organisieren Sie eine Schulung für die Neuen und holen Sie Feedback ein.
Möchten Sie mehr über das Onboarding von neuen Arbeitskräften erfahren, lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden für einen guten Einstieg!
Stellt sich ein potenzielles neues Talent in Ihrem Unternehmen vor, bewirbt es sich sicherlich auch auf andere Stellen. Wenn alles passt, unterbreiten Sie ihm ein Jobangebot.
Auch wenn die interessierte Person zufrieden aus dem Vorstellungsgespräch geht und sich wohl fühlt, wird sie sich wahrscheinlich trotzdem weiter bewerben. Das Interesse, ob andere Firmen Ihr Jobangebot noch übertreffen, ist groß.
Manche Menschen sind während der Bewerbungsphase so aufgeregt, dass sie ein Stellenangebot spontan annehmen.
Doch mit der Zeit können sich Zweifel einschleichen. Fragen wie
können für Verunsicherung sorgen.
Unsicherheit und negative Gefühle können durch geschickte Pre-Boarding-Maßnahmen eliminiert werden. Anstatt neuen Teammitgliedern lediglich ein paar offizielle Unterlagen zu schicken, sollten Sie ihnen das Gefühl geben, dass sie bereits voll involviert werden.
Und ebenso ist es auf administrativer Seite:
Nichts ist schlimmer, als am ersten Tag ohne Laptop und Zugänge dazustehen. Effektives Pre-Boarding bereitet alle vor.
Die Personalbeschaffung ist bereits ein umfangreicher Prozess in einem Unternehmen, der viele Verantwortlichkeiten mit sich bringt. Ein Pre-Boarding erfordert zwar zusätzliche Schritte, spart aber viel Zeit und Geld und macht den Prozess effektiver.
Der Pre-Boarding-Prozess kann alles umfassen, was für die Stelle des neuen Talents relevant ist. Das kann bedeuten, dass Sie dessen Arbeitsbekleidung individuell anpassen, eine Führung durch das Büro organisieren oder zu Firmenveranstaltungen einladen.
Es gibt keine Regeln für die Gestaltung eines Pre-Boarding-Prozesses. Ideal ist es, das Pre-Boarding individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen. Sie können einige Schritte individuell anpassen, entsprechend der Abteilung, in der das neue Talent arbeiten wird. Es gibt aber auch einige universelle Punkte, die zu allen Abteilungen passen. Hier sind ein paar davon für den Einstieg:
Dieser Prozess hat zwei Seiten.
Einerseits geht es darum, neue Teammitglieder auf ihre Rolle im Unternehmen vorzubereiten. Dazu gehört die Übermittlung von Informationen aus erster Hand über Unternehmenskultur, Vergünstigungen und Richtlinien, die dazu beitragen, die arbeitsplatzspezifischen Erwartungen festzulegen.
Andererseits ist es ebenso wichtig, dass Sie Personalverantwortliche, das IT-Team oder die Unternehmensgründer*innen darauf vorbereiten, die neuen Mitarbeitenden willkommen zu heißen.
Um den Pre-Boarding-Prozess zu optimieren, können Sie unsere Vorlagen verwenden: Automatische Erinnerungen versenden, Aufgaben zuzuweisen und andere Unternehmensangehörige über die Neueinstellung zu informieren.
Bei der ersten E-Mail handelt es sich in der Regel um eine Begrüßungs- oder Glückwunsch-E-Mail, die vom Führungspersonal oder sogar von den Gründer*innen des Unternehmens verschickt wird. Der Tonfall Ihrer E-Mail sollte idealerweise warmherzig und sympathisch sein und Informationen zur Kontaktperson enthalten – für den Fall, dass Ihre neue Arbeitskraft noch Fragen hat.
Die erste E-Mail kann auch Informationen zu einem möglichen Dresscode enthalten oder darüber informieren, was das neue Teammitglied zur Arbeit mitbringen soll. Ebenso können schon jetzt Kalendereinladungen zu Einführungsgesprächen, Onboarding-Terminen oder Mittagessen verschickt werden.
Auf diese Weise können Sie neuen Teammitgliedern die Angst vor dem ersten Tag nehmen und Zweifel aus dem Weg räumen. Wenn neue Talente in etwa wissen, was sie am ersten Tag erwartet, können sie sich besser darauf vorbereiten und sind dadurch entspannter, sobald sie die Firma betrete.
Kündigen Sie den Neuzugang nicht zu lange im Voraus bei den Mitarbeitenden an. So stellen Sie sicher, dass das neue Teammitglied ganz oben auf der Agenda der Kolleg*innen steht.
Der erste Tag an einem neuen Arbeitsplatz ist häufig mit Nervosität und Angst verbunden. In dieser Zeit können ein paar Informationen dazu beitragen, diesen Stress abzubauen. So lassen sich Missverständnisse, Unklarheiten und Fehler am ersten Tag vermeiden. Wir raten unbedingt dazu, FAQs für neue Teammitglieder zu erstellen, die für alle Abteilungen gelten.
Hier sind unsere Vorschläge:
Versorgen Sie neue Teammitglieder vor Arbeitsantritt mit FAQs zu Pre-Boarding und Onboarding sowie einer Liste mit Antworten auf die häufigsten Fragen. So sind alle Neuen bestens informiert und viele Fragen müssen erst gar nicht gestellt werden. Je früher neue Mitarbeitende alle essentiellen Informationen erhalten, desto effektiver ist diese Maßnahme.
Firmengeschenke locken neue Talenten und versüßen ihnen den Einstieg ins Unternehmen. Für die Gestaltung eines Willkommenspakets gibt es keine starren Regeln. Wichtig ist, dass es Ton, Kultur und Werte des Unternehmens widerspiegelt. Diese Dinge könnten enthalten sein:
Wenn Sie auf der Suche nach Anregungen für die Gestaltung eines Willkommenspakets sind, haben wir einen umfassenden Leitfaden als Inspiration für Sie erstellt.
Tägliche Happy Hours oder zwanglose Freitags-Sundowner gehören längst in vielen Unternehmen zur Kultur. Lockere Events tragen zur Entspannung bei und sind ideal, um neue Kontakte zu Menschen aus anderen Abteilungen zu knüpfen. Führt Ihr Unternehmen derartige Events durch, ist es immer eine gute Idee, neue Teammitglieder einzuladen. So können sie ganz entspannt andere Firmenangehörige kennenlernen, sich mit ihrem Arbeitsplatz vertraut machen und die Erwartungen an ihren Job feststecken.
Gehen Sie noch einen Schritt weiter und vereinbaren Sie ein entspanntes Treffen zwischen dem neuen Teammitglied und dem direkten Führungspersonal – vielleicht zum Lunch oder einfach nur auf ein kurzes Gespräch bei einem Tee. Ein Kennenlernen des Teams außerhalb der Arbeit gibt neuen Mitarbeitenden etwas, worauf sie sich freuen können. Zudem wird so die Angst vor dem Eintritt in ein Unternehmen mit vielen unbekannten Gesichtern gemindert.
AirBnb hat hier eine große Auswahl an virtuellen und Veranstaltungen vor Ort für neue Arbeitskräfte und Ihr Team.
Ermutigen Sie neue Talente, ihren ersten Eindruck beim Team selbst zu gestalten, indem Sie ein persönliches Einführungsvideo erstellen. Dies ist ein hervorragender Gesprächsanlass für neue und schon länger im Unternehmen tätige Teammitglieder. Haben Firmenangehörige etwas, worüber sie sich neben Arbeitsthemen unterhalten können, kommen sie sich näher, was sich positiv auf ihre Produktivität auswirkt.
Sie können neuen Mitarbeitenden bereits im Vorfeld einige Tipps und Ideen mitgeben, über die sie im Video sprechen können:
Hier ist ein großartiges Beispiel für ein Vorstellungsvideo von neuen Mitarbeitenden von Wistia, einem Unternehmen für Videomarketing-Software:
Unterstützen Sie neue Mitarbeitende beim Übergang von der Pre-Boarding-Phase zum Onboarding-Prozess. Mit diesem Schritt soll verdeutlicht werden, dass das neue Talent jetzt ein festes Teammitglied ist und auf die neuen Aufgaben vorbereitet wird. So stellen Sie sicher, dass es sich in seiner Rolle und in der Kultur des Unternehmens nicht mehr fremd fühlt.
Die Art und Weise, wie Sie neue Mitarbeitende willkommen heißen, spiegelt die Unternehmenskultur, Ihre Kreativität und Ihr Engagement, neue Talente zu halten, wider. Wichtig ist, dass Sie ein Pre-Boarding-Konzept haben, das sich auf alle Abteilungen übertragen lässt.
Um den Übergang zu erleichtern, sollte die Person einbezogen werden, die die erste Phase begleitet hat. Mit unserer detaillierten Checkliste für das Remote-Onboarding bereiten wir Sie für diesen wichtigen Schritt vor.
Diesen Guide können Sie als Leitfaden für die Strukturierung Ihres Pre-Boarding-Plans verwenden. Wenn Sie sich eingehend darüber informieren möchten, wie die Pre-Boarding-Phase umgesetzt oder verbessert wird, finden Sie hier einige unserer besten Tipps:
Um Ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, haben wir eine Pre-Boarding-Checkliste erstellt, die einfach an die Bedürfnisse Ihrer Firma angepasst werden kann:
Zu guter Letzt: Nehmen Sie sich die Zeit, einen formellen Pre-Boarding-Plan zu erarbeiten. Dieser stellt sicher, dass alle neuen Talente in den ersten Wochen eine ähnliche Qualität der Einarbeitung erfahren und die gleichen hervorragenden Leistungen erbringen.
Fehler gehören dazu, wenn Sie zum ersten Mal ein Pre-Boarding-Programm für neue Teammitglieder umsetzen. Umfragen unter neuen Arbeitskräften helfen Ihnen, wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie Sie den Pre-Boarding-Prozess verbessern können.
Fehler gehören dazu, wenn Sie zum ersten Mal ein Pre-Boarding-Programm für neue Teammitglieder umsetzen. Umfragen unter neuen Arbeitskräften helfen Ihnen, wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie Sie den Pre-Boarding-Prozess verbessern können.
So wird das neue Teammitglied nicht mit zu vielen Informationen und Verwaltungsaufwand überfordert. Erstellen Sie einen Zeitplan für die kommenden Wochen, der auch Informationen zur persönlichen Kontaktperson enthält.
Zeigen Sie Ihrem neuen Talent kurz vor Arbeitsantritt, was die erste Woche mit sich bringt. So werden neue Teammitglieder auf ihre neue Aufgabe vorbereitet und wissen, was sie erwartet.
Zwar gibt es allgemeingültige Vorlagen und Checklisten für das Pre-Boarding, jedoch ist es gut, den Prozess individuell an die Kultur Ihres Unternehmens anzupassen. Mit den Vorlagen von Zavvy können Sie einzigartige Erlebnisse für Ihre neuen Teammitglieder anstoßen, wie beispielsweise einen Begrüßungsspaziergang oder ein Treffen auf eine Tasse Kaffee.
Ein vorheriges Treffen mit dem HR-Management (remote oder persönlich) gibt dem neuen Teammitglied ein besseres Gefühl. So kann es sich mit der Arbeitseinstellung der Vorgesetzten vertraut machen und fühlt sich weniger unsicher.
In dieser Phase können Sie so kreativ sein, wie Sie wollen. Von Online-Videos bis hin zur Organisation von einmaligen Kochkursen – Sie haben die Wahl. Legen Sie Ihr Budget fest und sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden über ihre Interessen. So wissen Sie, was gut beim Team ankommt.
Ein effektives Pre-Boarding endet nicht mit dem Verschicken aller Dokumente und Unterlagen an die neuen Teammitglieder. Wahrscheinlich werden sie Fragen oder Zweifel haben. Seien Sie immer zur Stelle, um Unsicherheiten so schnell wie möglich zu klären.
Wird das Pre-Boarding erst nach Arbeitsantritt durchgeführt, verfehlt es seinen eigentlichen Zweck. Beginnen Sie idealerweise einen Monat bis eine Woche vor Arbeitsbeginn – je nachdem, wie detailliert Ihr Programm ist.
Egal, ob es sich um neue Mitarbeitende im Junior- oder Top-Management handelt – die Nervosität vor Antritt eines neuen Jobs kann sehr groß sein. In der Pre-Boarding-Phase sollten neue Talente darüber informiert werden, was sie in der ersten Zeit erwartet, alle Verwaltungsarbeiten erledigen können und mehr über ihr Team erfahren.
Eine gute Pre-Boarding-App hilft neuen Teammitgliedern, sich mit ihrem neuen Arbeitsplatz vertraut zu machen – vor allem, wenn häufig mehrere Talente gleichzeitig im Unternehmen anfangen. Sie können unsere Preboarding-Vorlagen nutzen, um ansprechende Pre- und Onboarding-Prozesse zu gestalten.
Die Gestaltung der Pre-Boarding-Struktur geht über die Verantwortung der Personalabteilung hinaus. Es ist wichtig, das neue Teammitglied, die involvierte Managementabteilung oder sogar die Unternehmensinhabenden in die Begrüßung während der Pre-Boarding-Phase einzubeziehen.
Verschiedene Gruppen neuer Talente über ihre Aufgaben zu informieren, kann herausfordernd sein. Aus diesem Grund führen wir spezifische und jobbasierte Zuweisungsfunktionen ein, die exklusiv auf die organisatorischen Ansprüche Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.
Diese neuen Modelle ermöglichen es:
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie die Pre-Boarding-Phase in Ihrem Unternehmen mit Zavvy's Preboarding-Tool etablieren oder verändern, können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Der Mensch ist ein emotionales Wesen. Selbst im digitalen Zeitalter wünschen sich Mitarbeitende von ihren Arbeitgebern eine persönliche, menschliche Arbeitserfahrung – und das geschieht, wenn sie sich mit dem Unternehmen verbunden und sich ihm zugehörig fühlen. Der Pre-Boarding-Prozess Ihres Unternehmens ist der erste Schritt, um bedeutungsvolle Verbindungen mit neuen Talenten herzustellen.
Ein spezieller Einführungsprozess wird nicht nur dafür sorgen, dass sich Ihr neues Teammitglied geschätzt fühlt, sondern auch dafür, dass es sich auf seinen Arbeitsbeginn freut. Sie können sich um den administrativen Prozess kümmern und sicherstellen, dass Ihr neues Talent vom ersten Tag an bereit ist, Verantwortung zu übernehmen. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie neue Mitarbeitende einführen, finden Sie hier unsere vollständigen Checkliste mit Beispielen.
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