Wie und warum man ein Onboarding-Buddy-Programm erstellt (kostenlose Vorlage + Checkliste)

Wenn ein Unternehmen wächst, gehört das kontinuierliche Einstellen von neuen Mitarbeitenden zum Prozess. Die Einarbeitungszeit kann für beide Seiten aufregend und auch stressig sein – sowohl für das neue Teammitglied als auch für seine*n Vorgesetzte*n.

Ein effizientes Onboarding-Programm sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich in ihrer Anfangszeit im neuen Job selbstbewusster und weniger ängstlich fühlen. Einen besonders großen Unterschied können hier Buddies machen: Kolleg*innen, die neuen Teammitgliedern als direkte Ansprechpartner*innen zugewiesen werden und ähnlich wie Mentor*innen agieren – aber auf Augenhöhe.

Sie begleiten neue Mitarbeitende in ihrer ersten Zeit im Unternehmen und sorgen für ein positives und produktives Erleben, was sich insbesondere in Zeiten wie diesen bezahlt macht, in denen hybride Arbeitsmodelle immer mehr zur Norm werden.

Buddy-Programme sind eine einfache und wirksame Möglichkeit, Unterstützung zu bieten. Und es hat noch weitere enorme Vorteile: Ihre neuen Mitarbeitenden werden direkt intensiv mit der Kultur, den Zielen und dem Team Ihres Unternehmens vertraut gemacht. 

👥 Was ist ein Onboarding-Buddy-Programm?

Ein Buddy-Programm ist genau das, wonach es sich anhört: Bestehende Mitarbeitende werden beauftragt, neue Kolleg*innen willkommen zu heißen und sie in Ihr Unternehmen einzuweisen. Buddies helfen neuen Teammitgliedern, sich mit allen wichtigen Informationen vertraut zu machen, während sie unstrukturiertes Wissen zu Themen wie Arbeitsplatzkultur, Unternehmensrichtlinien, Vergünstigungen und Vorteile und mehr vermitteln.

📈 Was ist der Vorteil eines Buddy-Programms?

Nach Angaben von Digitate ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich neue Mitarbeitende nach einer negativen Einarbeitungserfahrung nach anderen Möglichkeiten umsehen, doppelt so hoch. 

Ein Buddy-System wirkt sich nicht nur positiv auf die Personalbindung aus, sondern verbessert auch die Arbeitsproduktivität. Obwohl das offensichtlich erscheint, gelingt es vielen Unternehmen nicht, den Zusammenhang zwischen dem Erfolg eines Mitarbeitenden und einem Buddy-Programm zu erkennen. 

Eine persönliche Bezugsperson sorgt für psychologische Sicherheit bei neuen Mitarbeitenden, die remote arbeiten. Laut Google sei das der „Schlüsselbaustein eines erfolgreichen Teams". Zu dieser Erkenntnis war das Unternehmen im Zuge seines erfolgreichen Forschungsprojekts „Project Aristotle" gekommen. Man hatte festgestellt, dass Teammitglieder in ihrer Rolle aufblühen, wenn sie sich am Arbeitsplatz sicher fühlen.

Gabrielle Schofield, Instructional Designerin bei Amazon, wies in einem LinkedIn-Artikel ebenfalls auf die Vorteile eines Buddy-Programms hin: „Ein Buddy hilft, auf dem Basiswissen aufzubauen, das in Onboarding-Kursen vermittelt wird und greift auch Themen auf, die darin nicht zur Sprache kommen."

Was bedeutet das nun für Mitarbeitende, die virtuell eingearbeitet werden?

Cindy Xinyi Zhang, eine Datenwissenschaftlerin bei Pinterest, hat die Antwort – sie durchlief ihren Onboarding-Prozess online und profitierte sehr vom Buddy-Programm.

Sie berichtet:

„Wir haben jede Woche Einzelgespräche geführt, um Projektdetails und die Pinterest-Kultur zu besprechen. Das Buddy-Onboarding-Programm war für 6 Wochen geplant, aber wir haben beschlossen, es in dieser neuen, virtuellen Welt weiter laufen zu lassen. Es nimmt viel Druck zu wissen, dass ein erfahrenes Teammitglied mir den Rücken freihält, wenn ich Neuland betrete."

Einer der unterschätzten Vorteile des Buddy-Programms ist, dass auch Buddies selbst davon profitieren. Die Weitergabe von Wissen an neue Mitarbeitende vertieft das Verständnis für ihre Rolle und ist somit ein effektiver Weg, um ihre Führungs- und Managementfähigkeiten zu entwickeln. 

🆚 Was ist der Unterschied zwischen Buddies und Mentor*innen?

Bei Pinterest scheinen die Grenzen zwischen Buddies und Mentor*innen fließend zu sein. In den meisten Fällen haben Buddies und Mentor*innen jedoch einen unterschiedlichen Kontext.

Buddies sind in der Regel Kolleg*innen aus demselben Team oder in ähnlichen Funktionen tätig und helfen neuen Mitarbeitenden für einen kurzen und begrenzten Zeitraum. Mentor*innen sind erfahrene Mitarbeitende aus anderen Bereichen, die sich sowohl auf kurz- als auch auf langfristige Karriereziele konzentrieren. 

Ist es also trotzdem wichtig, ein Buddy-Programm einzuführen, auch wenn Sie bereits ein Mentoring-Programm haben? 

Klare Antwort: Ja! Das Pilotprogramm von Microsoft hat ergeben, dass ein Buddy in starkem Maße mit der Zufriedenheit neuer Mitarbeitender korreliert und einen Kontext liefert, den ein*e Mentor*in möglicherweise nicht bieten kann.

🏢 Mini-Fallstudie: Microsofts Buddy-Programm und die Resultate

Microsoft hat seinen Onboarding-Prozess kontinuierlich optimiert und ist dabei zu einem klaren Ergebnis gekommen: Buddies spielen eine entscheidende Rolle bei einer positiven Onboarding-Erfahrung. 

Das Pilotprogramm, an dem 600 Mitarbeitende aus dem gesamten Unternehmen teilnahmen, lieferte drei wesentliche Erkenntnisse: 

• Onboarding-Buddies bieten den dringend benötigten Kontext: Handbücher für Mitarbeitende bilden die Grundlage, aber Onboarding-Buddys können noch viel mehr bewirken. Ein Handbuch kann unmöglich unausgesprochene Regeln enthalten oder ein Verständnis dafür vermitteln, wie man sich in der Organisationsmatrix und den kulturellen Normen zurechtfindet, die zu einer reibungsloseren Einarbeitungszeit führen.
  
  
• Häufige Treffen mit Onboarding-Buddies steigern die Produktivität: Es besteht eine starke Korrelation zwischen Einzelterminen mit Onboarding-Buddys und der von neuen Mitarbeitenden wahrgenommen Zeit bis zum Erlangen der Produktivität. 56 % der neuen Mitarbeitenden, die ihren Onboarding-Buddy in den ersten 90 Tagen mindestens einmal trafen, trugen wesentlich mehr zum Erfolg ihres Teams bei.
  
  
• Mitarbeitende, die Onboarding-Buddies an ihrer Seite haben, berichten von einer größeren Zufriedenheit: Im Vergleich zu Mitarbeitenden ohne Buddy waren jene mit Buddy nach der ersten Woche am Arbeitsplatz 23 % zufriedener. Nach 90 Tagen meldeten die Mitarbeitenden mit Buddys eine um 36 % höhere Zufriedenheit.   

Nach dem Erfolg des Pilotprogramms beschloss Microsoft, sein Onboarding-Buddy-Programm zu erweitern und eine interne Website einzurichten, auf der Personalverantwortliche neue Mitarbeitende mit Onboarding-Buddies zusammenbringen können. 

📱 Mini-Fallstudie: Buffers Buddy-Programm und Erkenntnisse aus einem Remote-First-Programm

Buffer, ein Remote-First-Unternehmen, hat sich viel Zeit genommen, um sein Onboarding-Programm zu perfektionieren. Es ersetzte sein 45-tägiges Bootcamp durch einen Onboarding-Prozess, der Diversität fördert, psychologische Sicherheit bietet und es neuen Mitarbeitenden ermöglicht, die gleichen Vorteile wie andere Vollzeitbeschäftigte zu genießen.

Buffers Buddy-System ist einzigartig: Das Unternehmen setzt auf ein Drei-Buddy-System mit definierten Rollen und unterschiedlichen Meeting-Frequenzen, um neuen Mitarbeitenden zu helfen:

1. Leader-Buddy: ein Teammitglied mit viel Erfahrung, ähnlich wie eine Führungskraft
2. Rollen-Buddy: ein Teammitglied, das die Rolle des/der neuen Mitarbeitenden kennt und in einer ähnliche Position arbeitet
3. Kultur-Buddy: ein erfahrenes Teammitglied, das neuen Mitarbeitenden hilft, die Vision, Kultur und Strategie des Unternehmens zu verstehen
   

Das System von Buffer hat sich so bewährt, dass sogar Google ein ähnliches eingeführt hat.

Unternehmen, die ein vergleichbares Remote-Buddy-Programm einführen wollen, müssen zwei wichtige Aspekte berücksichtigen:

• Art der Kommunikation: Nicht jede Kommunikation kann synchron erfolgen. Schaffen Sie Möglichkeiten für asynchrone Treffen. Es ist wichtig, dass sowohl die Buddies als auch die neuen Mitarbeitenden genügend Zeit haben, um miteinander in Kontakt zu treten. Dabei müssen sie sich darüber im Klaren sein, dass es sich um eine zeitgebundene Partnerschaft handelt.
• Tech-Stack als Ersatz: Die Rolle des Arbeitsbuddys für neue Mitarbeiter sollte sich nicht wie zusätzliche Arbeit anfühlen. Leiten Sie bestehende Mitarbeiter durch den Prozess, indem Sie ihnen Ratschläge und Struktur geben, wenn sie sie brauchen - und wo sie sind.

🛠 Wie man ein Onboarding-Programm kreiert (Vorlage und Checkliste)

Für ein erfolgreiches Onboarding-Programm gibt es drei Schlüsselelemente:

• Der richtige Buddy
• Der richtige Workflow
• Das richtige System

Der richtige Buddy: Auswahl von Onboarding-Buddies für neue Mitarbeitende

Folgendes sollte der Buddy laut Microsofts Pilotprogramm mitbringen:

• Ausreichende Kenntnisse über die Rolle des neuen Mitarbeitenden 
• Gute Arbeitsleistung in der Vergangenheit
• Zeit für die Unterstützung des neuen Teammitglieds

Das wirft eine wichtige Frage auf: Sollten Sie Buddies auswählen oder sollten sich die Mitarbeitenden freiwillig für das Buddy-Programm melden?

In einem Dokument des Project Management Institutes wird der richtige Buddy als ein*e Mitarbeitende*r beschrieben, der/die „bereit und in der Lage ist, andere zu betreuen". 

Es ist also ein bisschen von beidem.

Betonen Sie bei der Einführung des Programms die Vorteile des Buddy-Programms, um mehr Mitarbeitende zur Teilnahme zu ermutigen. Sie können dann Filter anwenden, um die Buddies mit der höchsten Eignung zu finden. Ein Onboarding-Buddy sollte eine Person sein, welche die Werte Ihres Unternehmens vertritt und dazu beiträgt, den neuen Mitarbeitenden ein Gefühl von Stolz und Loyalität zu vermitteln. 

Nach gründlicher Auswertung von Daten und vielen Gesprächen mit Personen, die Teil eines Buddy-Programm waren, haben wir diese kostenlose Checkliste erstellt, welche Ihnen bei der Auswahl des richtigen Buddies hilft:

• Möchte und kann Mentoring durchführen
• Demonstriert ein klares Verständnis der eigenen Rolle
• Genießt ein hohes Ansehen im Team
• Hat genug Zeit, neuen Teammitgliedern Orientierungshilfe zu geben
• Versteht die Rolle des neuen Teammitglieds
• Ist auf der gleichen Hierarchieebene
• Hat ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und kommt gut mit anderen zurecht

Der richtige Workflow: Ein Beispiel für einen Arbeitsablauf

Es sind keine großen Investitionen oder Ressourcen erforderlich, um ein Buddy-Programm einzuführen. Alles, was Sie brauchen, sind Antworten auf einige Fragen, die Ihnen helfen, ein Programm zu entwickeln, das perfekt auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden und die Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Wir haben einen Muster-Workflow für Sie erstellt, der Ihnen als Anleitung für ein gutes Buddy-Programm dient. 

Beantworten Sie die folgenden Fragen schriftlich

(Hier finden Sie auch richtungsgebende Beispielantworten)

Was ist das Ziel Ihres Buddy-Programms?

• Orientierungshilfe für neue Mitarbeitende
• Erhöhung der Personalbildung, Zufriedenheit der Mitarbeitenden und Produktivität
• Unterstützung in einer Remote-First-Umgebung
  

Wie wird es funktionieren?

• Sie ordnen neuen Teammitgliedern Buddies zu
• Sie stellen regelmäßige Meetings sicher
• Sie holen Führungskräfte ins Boot
• Sie holen sich Feedback von neu Eingestellten, Buddies und Manager*innen ein

Welche Kriterien muss der Buddy auf jeden Fall erfüllen?

• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung
• Enthusiastisch, fachlich kompetent und bereit, neuen Teammitgliedern zu helfen
• Kann starke berufliche Leistungen im Lebenslauf verzeichnen
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Hat Zeit, die Orientierungshilfe zu priorisieren
  

Wie viele Buddies sollten einem/einer neuen Mitarbeitenden zugewiesen werden?

• Ein Buddy (am häufigsten) oder drei Buddies (inspiriert von Buffers Buddy-Programm)

Was sollten Buddies tun?

• Sich über das neue Teammitglied informieren (mithilfe von Vita und einstellender Person)
• Den Arbeitsplatz vorbereiten
• Bei der Einrichtung von Tools etc. helfen
• Neue Mitarbeitende dem Team vorstellen
• Neue Teammitglieder in sozialen Situationen involvieren
• Die Werte und Vision des Unternehmens kommunizieren
• Unstrukturiertes Wissen vermitteln
• Neue Teammitglieder ermutigen, sich authentisch zu geben
• Strategisches Denken fördern
  

Wie lange dauert das Buddy-Programm?

• So lange, wie das Onboarding andauert – 90 Tage, ein Jahr oder für immer (wie bei Google)
• Auf unbestimmte Zeit in einem Remote-Setup

Sie können den kostenlosen Muster-Workflow als PDF-Checkliste hier herunterladen.

Das richtige Buddy-System: Finden Sie eins, das für Ihr Unternehmen funktioniert

Das Buddy-Programm von Microsoft läuft über eine interne Website und versendet automatische Erinnerungen an alle Beteiligten, damit diese auf Kurs bleiben. Das ist bei Ihnen nicht möglich? Wichtig ist, dass Sie sich genügend Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass Sie die Anforderungen der ausgewählten Buddies und insbesondere die der neuen Mitarbeitenden erfüllen.

Das können Sie tun:

Diese Checkliste eignet sich gut für kleinere oder weniger komplexe Unternehmen oder auch um zu ermitteln, wie wirksam ein Programm ist. Denken Sie jedoch daran, dass die manuelle Durchführung für wachsende und größere Unternehmen einen erheblichen Aufwand bedeutet, was die Skalierung erschwert. 

Sie sind auf der Suche nach einer Lösung für das Onboarding von Mitarbeitenden, die sich in Slack integrieren lässt und vollständig automatisiert ist? Sprechen Sie mit einem Onboarding-Experten von Zavvy – wir können Ihnen helfen. 

📝 Muster-Buddy-Programm – Vorlage für die Umsetzung

Damit ein Buddy-Programm erfolgreich sein kann, müssen Sie Buddies mit den richtigen Eigenschaften und Fähigkeiten auswählen. Es ist entscheidend, dass Sie im Voraus Richtlinien für neue Buddies und neue Mitarbeitende festlegen.

Die COVID-19-Pandemie versetzte die (Arbeits-)Welt in einen Ausnahmezustand – die meisten Buddy-Programme waren nicht auf die aktuelle Realität der Hybrid- und Remote-Arbeit ausgerichtet. Die Auswahl der richtigen Buddies und das Festlegen angemessener Erwartungen sind daher von entscheidender Bedeutung und können den Unterschied machen: Fühlen sich neue Mitarbeitende während ihrer Einarbeitung unterstützt oder vernachlässigt? Wie ein gelungenes Buddy-Programm aussehen könnte, veranschaulicht Ihnen diese Vorlage.

Musterumfrage zum Buddy-Programm für Neueinstellungen

Wenn Sie das Buddy-Programm zum ersten Mal in Ihrem Unternehmen einführen, ist es schwierig zu wissen, was neue Mitarbeitende erwarten. Und es ist nur natürlich, dass Sie auf dem Weg dorthin einige Fehler machen werden. Die Entwicklung eines Buddy-Programms, von dem neue Teammitglieder profitieren können, ist ein kontinuierlicher Prozess.

Um Sie auf diesem Weg zu unterstützen, haben wir eine Umfrage entwickelt, die Sie zur Verbesserung Ihres Programms nutzen können. Sie können diese beiden Umfragen speichern und mit Ihren neuen Mitarbeitenden teilen. Damit schaffen Sie einen effektiven Kommunikationskanal, können die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden besser verstehen und klare Erwartungen formulieren. 

Umfrage für Buddies

Umfrage für Neu Eingestellte

👥 Wie (und warum) Sie Ihr Buddy-Programm für neue Mitarbeiter mit Zavvy einrichten sollten

Wenn Sie es ernst meinen, kann die Einrichtung eines Buddy-Systems eine Menge Arbeit bedeuten. Der Erfolg Ihres Projekts wird auch davon abhängen, ob Sie

• alle Beteiligten anleiten, um das Programm optimal zu nutzen
• die Mitarbeitenden zum richtigen Zeitpunkt einbeziehen und an sie erinnern, anstatt sie mit einem umfangreichen Leitfaden zu überfordern
• Feedback sammeln, um den Arbeitsablauf kontinuierlich zu verbessern

Mit Zavvy können Sie Onboarding-Buddy-Programme zu einem zentralen Bestandteil Ihres Onboarding-Prozesses machen.

So funktioniert's
Schritt 1: 👤 Finden Sie den richtigen Buddy für Ihren neuen Mitarbeiter

Es gibt viele Möglichkeiten, um zu entscheiden, wer der Buddy Ihres neuen Mitarbeiters ist. Zum Beispiel:

• Wählen Sie Buddies aus und weisen Sie sie jedem neuen Mitarbeiter einzeln zu,
• Versenden Sie eine Umfrage in Ihrem Unternehmen und bitten Sie um Freiwillige, die nach dem Zufallsprinzip zugewiesen werden, oder
• Bitten Sie den Vorgesetzten eines neuen Mitarbeiters, einen Buddy auszuwählen.

🤖 Sie können dies mit dem Frageschritt von Zavvy automatisieren. Schicken Sie einfach ein paar Wochen vor dem Eintritt des neuen Mitarbeiters einen Frageschritt an dessen Vorgesetzten und bitten Sie ihn, mit dem Namen eines Buddy zu antworten. Auf diese Weise brauchen Sie nicht für jeden neuen Mitarbeiter einen Buddy zu finden, sondern können einfach den Buddy zuweisen, den der Vorgesetzte vorschlägt. Sie können den Buddy des neuen Mitarbeiters jederzeit hinzufügen, auch nachdem die Onboarding-Reise begonnen hat.

Schritt 2: 📅 Erstellen Sie Schritte für Buddies in Ihrer Onboarding Journey

Zum Beispiel:

• Tag 1: 🚀 Begrüßung des neuen Mitarbeiters
• Tag 5: 🌯 Gehen Sie zu einem Mittagessen
• Tag 30: 🎉 Einchecken

Es steht Ihnen frei, den Ablauf so zu gestalten, wie er am besten zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Bibliothek mit Vorlagen für Nachrichten, Aufgaben oder Fragen erstellt, die Sie an Ihre Freunde senden können.

Schritt 3: ⚙️ Lassen Sie alles auf Autopilot laufen und entspannen Sie sich

1. Senden Sie automatisch Erinnerungen über Slack oder Teams für Wochen, Monate oder Jahre
2. Lassen Sie die Leute sich treffen und konzentrieren Sie sich auf das Gespräch, nicht auf die Vorbereitung
3. Sammeln Sie Feedback bei jedem Meilenstein
4. Lehnen Sie sich zurück

Mehr Infos zu unserer HR/Mitarbeiter Onboarding Software gibts hier

➡️ Buddy-Programme sind eine einfache Möglichkeit, Ihren Onboarding-Prozess massiv zu verbessern

Laut HCI berichten 87 % der Unternehmen, die ein Buddy-Programm eingeführt haben, von einer verbesserten Leistung der neuen Mitarbeitenden. Dabei gaben aber nur 47 % der von HCI befragten Unternehmen an, ein solches Programm zu haben.

Mit einem soliden Plan, Experimenten und Offenheit für Feedback kann das Buddy-Programm Ihres Unternehmens dazu beitragen, die Einarbeitungsziele schneller und einfacher zu erreichen und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, von dem alle Beteiligten profitieren. 

Keine Sorge! Sie brauchen kein kompliziertes oder überbordendes Buddy-Programm. Wichtig ist, dass Sie Ihren neuen Mitarbeitenden die richtige Art von Unterstützung bieten und ihnen den Einstieg in ihre neue Rolle erleichtern. Ein Buddy-Programm ist nur eines der wenigen wesentlichen Elemente eines Onboarding-Programms. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie neue Mitarbeitende in Zeiten der Remote-Arbeit willkommen heißen können, downloaden Sie sich hier unsere KOSTENLOSE Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.