Einarbeitungsplan - Leitfaden zum Onboarding neuer Mitarbeiter

Zuletzt aktualisiert:
9.12.2021
Lesezeit:
15 Minuten
Last updated:
December 9, 2021
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15 Minuten
Einführung zum Onboarding neuer Mitarbeiter. Lernen Sie, wie Sie neue Kollegen effizient einarbeiten und bleibende Erfahrungen von Tag 1 an schaffen.

Die ersten Tage, die ein neuer Mitarbeiter in seiner neuen Rolle verbringt, sind entscheidend. Es ist die Zeit, in der menschliche Beziehungen geknüpft werden, berufliche Erwartungen auf die Probe gestellt werden und anfängliche Begeisterung entweder wächst oder stirbt.

Und doch versäumen es viele Unternehmen, ihren neuen Kollegen strukturierte Erfahrung zu liefern. Sie vernachlässigen wesentliche Onboarding-Schritte oder vergessen sie ganz.

Zum effektiven Onboarding neuer Mitarbeiter gehört nunmal mehr, als ein Notebook auszuhändigen und auf das Beste zu hoffen. Tatsächlich ist es einer der wichtigsten Schritte sowohl im Recruiting-Prozess als auch beim Erstkontakt mit Learning & Development.

Dieser Artikel gibt Ihnen Tipps an die Hand, um keine wichtigen Schritte zu vergessen und Ihren neuen Kollegen eine nahtlose Einarbeitung zu ermöglichen.

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Was versteht man unter Einarbeitung bzw. Onboarding neuer Mitarbeiter?

Es gibt viele Definitionen, deshalb wollen wir unsere kurz und einfach halten. Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters in die Belegschaft. Dazu gehört die Bereitstellung aller notwendigen Tools und Informationen, die ihm/ihr dabei helfen, Teil des Unternehmens zu werden und in seiner neuen Rolle produktiv zu sein.

Auch Themen wie Unternehmensrichtlinien, Vision und funktionales Training sind wichtiger Bestandteile dieses Prozesses .

Die Dauer der Einarbeitungszeit hängt von vielen Faktoren ab, wie z. B. von Branche und Seniorität der Position. Die meisten HR-Profis geben jedoch an, dass die durchschnittliche Onboardingzeit für neue Kollegen etwa 3 Monate beträgt. Je komplexer die Rolle ist, desto länger dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Gerade im Salesbereich sind auch 6 Monate nicht unüblich.

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Warum ein strukturierter Einarbeitungsplan sinnvoll ist

Viele Unternehmer nehmen das Onboarding neuer Mitarbeiter als selbstverständlich hin, obwohl es zahlreiche Untersuchungen gibt, die davor warnen.

Hier sind einige der Statistiken, die Sie im Hinterkopf behalten sollten:

Produktivität

Ein guter Onboarding-Prozess kann die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um 70 % erhöhen. Es werden nicht nur weniger Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen, sie werden auch  produktiver sein.

Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit

33% der neuen Kollegen suchen 6 Monate nach ihrer Einstellung nach einem neuen Job und 23% von ihnen halten es nicht einmal ein ganzes Jahr in einem neuen Unternehmen aus. Die Hauptgründe dafür sind: Unzureichendes Onboarding ohne Einarbeitungsplan und nicht erfüllte Erwartungen.

Mitarbeiter, die einen erfolgreichen Onboarding-Prozess haben, fühlen sich mit 18-fach höherer Wahrscheinlichkeit mit einem Unternehmen verbunden. Eine kleine Investition am Anfang kann sich über Jahre hinweg massiv auszahlen.

...und ein gängiger Fehler

58 % aller Unternehmen beschränken ihren Einarbeitungsplan darauf, den neuen Mitarbeitern am ersten Tag ein paar Checklisten zu schicken. Das granulare Durcharbeiten dieser ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch nicht sehr ansprechend für Ihre neuen Kollegen.

Kurz gesagt: Ein durchdachter Einarbeitungsplan hilft Ihren  neuen Kollegen, länger bei Ihnen zu bleiben, sich schneller einzuarbeiten, sich produktiver zu fühlen und er spart Ihnen jedes Jahr eine Menge Geld.

Lassen Sie uns nun einen Blick auf einen typischen Onboarding-Prozess werfen.

Mitarbeiter-Onboarding-Phasen

Die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters erfordert mehr, als ihn seinem Team vorzustellen und durch  bevorzugte Tools zu führen. Jeder gute Onboarding-Prozess enthält je nach Definition zwei oder drei Phasen. Im Prinzip: Preboarding, Start und Onboarding.

Preboarding: Vor dem ersten Arbeitstag

Der Onboarding-Prozess beginnt schon vor dem offiziellen Start.

Diese Phase ist Ihre Chance, ein wirklich denkwürdiges Onboarding-Erlebnis zu schaffen - einen ersten Eindruck, der bleibt.

Kurz gesagt versteht man unter Preboarding die Zeit, bevor ein neuer Mitarbeiter seinen Job antritt. Der Einarbeitungsplan beginnt somit schon einige Wochen vor Start.

Einige Unternehmen senden Ihren neuen Kollegen Willkommenspakete mit Merchandise wie bspw. T-Shirts oder nützliche Gegenständ, direkt an die Haustür.

Andere nutzen die Zeit einfach, um (virtuelle) Meetings zu veranstalten und die Angst vor dem ersten Kontakt zu nehmen. Dieser Onboarding-Schritt kann auch ein guter Zeitpunkt sein, um neue Mitarbeiter zusammenzubringen und sich austauschen zu lassen, damit sie sich nicht allein fühlen.

Eine durchdachte Preboardingphase stärkt Ihre Arbeitgebermarke und wie Sie sich in der Öffentlichkeit präsentieren. Das Teilen von einzigartigen Willkommenspaketen ist an Orten wie sozialen Medien, Blogartikeln oder Glassdoor durchaus üblich.

Die Preboarding-Phase ist auch Ihre Chance, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter vorbereitet sind. Je mehr Informationen Sie ihnen im Vorfeld geben, desto weniger Probleme werden sie am ersten Tag haben. Versuchen Sie, Informationen über die Einrichtung ihres Geräts, die Zugangsverwaltung und wichtige Sicherheitsthemen einzubeziehen.

Und zu guter Letzt: Setzen Sie Prioritäten. Nicht jeder neue Mitarbeiter wird davon begeistert sein, mehrere Stunden Arbeit zu bekommen, bevor er überhaupt offiziell startet. Seien Sie also sensibel und übertreiben Sie es nicht.

Onboarding: Erster Arbeitstag und darüber hinaus

Wie bereits erwähnt, kann der Onboarding-Prozess Monate dauern, und den Überblick über die Fortschritte aller Mitarbeiter zu behalten, kostet Zeit.

Die gute Nachricht ist, dass es einige großartige Tools, Vorlagen und Checklisten gibt, die Sie verwenden können, um Ihre Prozesse zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu verbessern.

Erfolgreiche HR-Teams haben in der Regel einen Einarbeitungsplan für die ersten 90 Tage. Hier ist eine Aufschlüsselung eines typischen Prozesses zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter:

Der erste Tag

Am ersten Arbeitstag geht es vor allem darum, dass neue Mitarbeiter den Arbeitsplatz (ob virtuell oder in Person) besser kennenlernen. Stellen Sie sie allen im Büro vor, führen Sie sie herum, heißen Sie sie an ihrem Schreibtisch willkommen, zeigen Sie ihnen die Räumlichkeiten. Stellen Sie sicher, dass sie am ersten Tag eine strukturierte Reihe von Aufgaben zu erledigen haben.

Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass sich Ihre neuen Kollegen schon am ersten Tag unwohl fühlen und dadurch unsicher werden. Spezielle Onboarding-Buddies kann eine gute Möglichkeit sein, die Leute von Anfang an an die Hand zu nehmen.

Sollte Ihr Unternehmen mehrere Mitarbeiter gleichzeitig willkommen heißen, machen Live Events Sinn. Hier lernt man sich gegenseitig kenen und wird (meist von HR und jemandem aus dem Mangement) durch Kultur und Ausrichtung des Unternehmens geführt.

Tipp: Während dieser Schritt sehr viel Sinn macht, reicht er oft nicht. Der erste Arbeitstag ist aufregend. Und in der Realität ist es unmöglich, sich an jede Einzelheit aus diesen Events zu erinnern. Deswegen kann es sinnvoll sein, die Inhalte später noch einmal - etwa durch interaktive E-Learning-Inhalte - zu festigen.

Die erste Arbeitswoche

Das Ziel ist es, Mitarbeiter mit der Kultur vertraut zu machen. Geben Sie ihnen die grundlegenden Aufgaben, die notwendig sind, um ihre Rolle besser zu verstehen und bleiben Sie in Kontakt. Helfen Sie ihnen, sich mit dem direkten Vorgesetzten zu verbinden. Achten Sie darauf, den neuen Mitarbeiter näher mit seinen neuen Kollegen, aber auch mit anderen neuen Mitarbeitern noch näher bekannt zu machen. Halten Sie am Ende der ersten Woche ein informelles Meeting ab, um ihre Eindrücke zu rekapitulieren und Feedback zu sammeln.

Tipp: Je mehr grundlegende Informationen die Mitarbeiter im Voraus erhalten, desto weniger Zeit müssen sie in den ersten Tagen aufwenden, um mit ihren Vorgesetzten und Kollegen über Administratives zu sprechen. Lassen Sie sie die begrenzte Zeit in diesen Meetings nutzen, um sich auf einer menschlichen Ebene zu verbinden und sich besser kennenzulernen. Besonders am ersten Arbeitstag und in der ersten Woche sollte es vielmehr darum gehen, menschliche Verbindungen aufzubauen.

Die ersten 30 Tage

Am Ende des ersten Monats sollten neue Mitarbeiter jeden im Unternehmen kennengelernt haben, den sie kennen müssen. Sie sollten die wichtigsten Tools im Unternehmen kennen, das Produkt/die Dienstleistung, die verkauft wird, und ein Verständnis über die Kunden haben. Die fachliche Einarbeitung ist mitten im Gange - Ein Mitarbeiterhandbuch kann dabei helfen. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie (HR oder die Führungskraft) regelmäßige Einzelgespräche mit ihnen.

Die ersten 60 Tage

Nach zwei Monaten sollte der neue Mitarbeiter mit anderen Abteilungen und Teammitgliedern zusammenarbeiten. Er sollte in der Lage sein, Probleme in Ihren Prozessen zu finden und Lösungsvorschläge zu machen. Außerdem sollte er auch konsequentes Feedback von den Managern erhalten, mit oder ohne wöchentliches Meeting am Arbeitsplatz.

Die ersten 90 Tage

Nach drei Monaten geht es um selbstständige Arbeit. Neue Mitarbeiter sollten Probleme selbständig abarbeiten, Lösungen finden und diese eigenständig umsetzen und sich bei Problemen an seine Führungskraft wenden.

Einarbeitungsplan: Wie Sie ein großartiges Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter schaffen

Jetzt, da Sie die wichtigsten Phasen kennen, finden Sie hier einige praktische Tipps, um Ihren neuen Mitarbeitern ein gutes Onboarding-Erlebnis zu bieten.

  • Tip 1: Lassen Sie das Preboarding nicht aus. Es ist Ihre Chance, einen bleibenden ersten Eindruck zu vermitteln. Begeistern Sie Ihre neuen Kollegen schon vor dem Start. Geben Sie ihnen das Gefühl, vorbereitet zu sein und nehmen Sie ihnen die natürliche Angst. Diese Phase ist eine großartige Gelegenheit, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen.
  • Tip 2: Legen Sie eine Struktur fest, der jeder Mitarbeiter folgen sollte und differenzieren Sie diese nach Teams bzw. Seniorität.
  • Tip 3: Holen Sie Management und Kollegen mit ins Boot. Je relevanter der Einarbeitungsplan auch für einzelne Rollen ist, desto hilfreicher ist er.
  • Tip 4: Automatisieren Sie sich wiederholende oder administrative Tätigkeiten Ihres Einarbeitungsplans. Somit sind sie eher in der Lage, sich auf die menschliche Interaktion und Optimierung des Prozesses zu konzentrieren. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung eines strukturierten Prozesses oder eines ausgeklügelten Workflows benötigen, verwenden Sie die Templates einer Onboarding/HR-App wie Zavvy.
  • Tip 5: Dokumentieren Sie den gesamten Onboarding-Prozess in einem transparenten Einarbeitungsplan und lassen Sie den Mitarbeiter wissen, was er am ersten Arbeitstag bzw. nach 7, 30, 60 und 90 Tagen können sollte.
  • Tip 6: Sprechen Sie während des gesamten Onboarding-Prozesses regelmäßig mit allen Beteiligten. Neue Mitarbeiter brauchen Zeit, um mitzuteilen, wie es ihnen geht und um Hilfe zu erbitten. Automatische Erinnerungen können Ihnen helfen, die Übersicht zu behalten.
  • Tip 7: Kommunizieren Sie KPIs und Ziele frühzeitig und klar, damit die neuen Mitarbeiter genau wissen, was eine gute Arbeitsleistung ausmacht. Persönliche Scorecards sind üblich. Stellen Sie aber auch sicher, dass Ihren neuen Kollegen klar ist, wie Sie zu Unternehmenszielen beitragen und einen Unterschied machen.

Onboarding-Beispiele aus anderen Unternehmen

Google ist eines der bekanntesten Unternehmen der Welt und einer der begehrtesten Arbeitgeber. Bekannt für seine lustigen Aktivitäten im Büro und sein umfangreiches Leistungspaket, ist es eine Inspiration für viele Arbeitgeber.

Das Onboarding bildet dabei keine Ausnahme.

Bevor sie überhaupt anfangen zu arbeiten, durchlaufen neue Google-Ingenieure einen zweiwöchigen Trainingsprozess, in dem sie das Innenleben der Tools kennenlernen, mit denen sie arbeiten werden. Danach bewältigen sie eine Reihe von Lektionen zur Unternehmenskultur, um die tiefere Bedeutung der Arbeit bei Google zu erfahren. Dies alles geschieht, bevor die neuen Kollegen ihren ersten Arbeitstag antreten (Preboarding).

Am ersten Arbeitstag erhalten sie dann Zugang zu einem Einarbeitungsplan, um zu sehen, wo sie sich im Prozess befinden. Außerdem werden ihnen die CodeLabs-Tutorials (falls sie einmal nicht weiterkommen) nähergebracht, ebenso wie eine Vielzahl anderer Materialien, aus denen sie lernen können. Sobald die Arbeit begonnen hat, wird das erste Projekt als "Starterprojekt" bezeichnet und dauert zwei Wochen. Ziel ist es, dass der neue Mitarbeiter sich einarbeiten kann und von seinem Mentor ständig begleitet wird. Das Mentoring endet dabei auch nach Monaten nicht.

Mentoring ist auch bei Quora ein zentrales Einarbeitungsinstrument. Jedem neuen Mitarbeiter wird ein persönlicher Mentor zugewiesen, der ihn durch die ersten Wochen bei der Arbeit begleitet. Das Unternehmen gibt zu, dass die Mentoren etwa 25 % ihrer eigenen Zeit während des Onboardings verlieren, aber die Investition in Zeit und Geld scheint sich sehr zu lohnen.

Hinweis: Das Vorbereiten von Gesprächspunkten, die automatische Planung von Meetings und mehr könnte Quora helfen, seinen Mentoren unnötige manuelle Arbeit zu ersparen.

Buffer ist ein SaaS-Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitern, das komplett remote arbeitet und daher natürlich etwas anders vorgeht. Ihr Onboarding-Programm beinhaltet ein System von "drei Buddies", die einen neuen Mitarbeiter sechs Wochen lang begleiten. Dabei handelt es sich um einen Leader Buddy, einen Role Buddy und einen Culture Buddy, die jeweils einem neuen Mitarbeiter bei einem anderen Einarbeitungs-Aspekt in Buffer helfen.

Das Lieferstartup Flink nimmt den kulturellen Aspekt im Einarbeitungsplan sehr ernst: Jeder neue Mitarbeiter liefert an seinen ersten Tagen selbst Lebensmittel per Fahrrad aus - und erlebt die täglichen Aufgaben und Herausforderungen somit hautnah. Einen besseren Weg, sich mit dem eigenen Service vertraut zu machen, dürfte es kaum geben.

Der Einarbeitungsplan bei Flink sieht vor, dass neue Mitarbeiter selbst Lebensmittel per Fahrrad ausfahren.

Tipps für Remote- und Hybrid-Onboarding

Die Coronavirus-Pandemie viele von uns dazu gebracht, aus der Ferne zu arbeiten.

Remote- und Hybrid-Arbeitsplätze sind eine neue Realität und werden auch in Zukunft nicht mehr so einfach weggehen. Das macht den Aufbau und die Pflege menschlicher Verbindungen schwieriger.

Einige Grundsatzregeln können dabei helfen, auch virtuell erfolgreich zu onboarden:

Preboarding. Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Remote-Mitarbeiter genau wissen, was sie erwartet. Nehmen Sie häufige Zweifel proaktiv aus dem Weg und kommunizieren Sie Ihre offene Unternehmenskultur.

Virtuelle Events. Stellen Sie neue Mitarbeiter am ersten Tag dem gesamten Team in einem Audio-/Videoanruf vor - oder sogar schon vorher.

Die richtigen Materialien. Passen Sie alle Schulungsmaterialien so an, dass sie auch online genutzt werden können. Es ist sinnvoll, Audio- und Videoanweisungen aufzuzeichnen, da sie jederzeit abgespielt werden können. Dies erspart Ihnen außerdem viele Stunden Arbeit.

Onboarding Buddies. Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Buddy zu. Jemanden, der ihn durch die Unternehmensprozesse, die Kultur usw. führen kann. Jemanden zum Reden zu haben, der weiß, dass sie nicht stören, macht einen wesentlichen Unterschied.

Dokumentation. Führen Sie ein dokumentiertes Handbuch über Ihre Unternehmensprozesse und händigen Sie es proaktiv aus. Gerade wenn man neu ist und weniger Gelegenheit zu informellen Gesprächen hat, ist die Hemmschwelle, andere mit scheinbar dummen Fragen zu belästigen, für manche Menschen hoch. Achten Sie darauf, dass Themen wie Urlaubsregelung, Krankheitstage etc. enthalten sind.

Tip: Achten Sie darauf, diesen Teil nicht zu eintönig zu gestalten. Zu viele Informationen auf einmal können überfordern und langweilen. Besser sind kleine Einheiten mit abwechslungsreichen Elemente, wie ein Mix aus interaktiven Quizzes, Videos, GIFs und mehr.

Check-Ins. Führen Sie regelmäßige Video-Check-ins durch, um sicherzustellen, dass es dem Mitarbeiter gut geht und er seine Ziele erreicht.

Networking-Routinen. Schaffen Sie Routinen, die auf Peer-Matching basieren. Früher führte man Gespräche in der Küche oder auf dem Büroflur. Dieser informelle Austausch findet in Remote- und Hybrid-Umgebungen deutlich weniger statt. Nehmen Sie Ihren Kollegen nicht die Möglichkeit, sich mit anderen zu verbinden - etablieren Sie stattdessen unterhaltsame Formate, in denen sie sich informell austauschen und gemeinsam lernen können.

Fehler, die es bei Ihrem Onboarding-Prozess zu vermeiden gilt

Egal ob Sie ein 2-Personen-Startup oder ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sind, kaum ein Onboarding-Prozess ist perfekt. Aber einige Fehler sind leicht zu vermeiden. Hier sind die häufigsten.

  • Fehlende Struktur ohne dokumentierten Einarbeitungsplan inkl. aller Aufgaben und Stakeholder.
  • Fokussierung auf das Kurzfristige (Tage, Wochen) und Vernachlässigung der langfristigen (3 Monate) Perspektive.
  • Die Preboarding-Phase wird komplett übersprungen. Unterschätzen Sie niemals den ersten Eindruck.
  • Bereitstellung von zu vielen Informationen auf einmal und Verwirrung des neuen Mitarbeiters.
  • Onboarding um Tage/Wochen verzögern und den neuen Mitarbeiter die Dinge selbst herausfinden lassen.
  • Onboarding nicht auf die Kultur ausrichten und sich nur auf die fachliche Einarbeitung konzentrieren.
  • Keine spezifischen Ziele setzen, die ein Mitarbeiter an bestimmten Meilensteinen erreichen sollte.
  • Kein Feedback geben und keine Rückmeldung an den neuen Mitarbeiter.
  • Veraltete Verteilung von Aufgaben oder Materialien. Ein Einarbeitungsplan sollte ein lebender Prozess sein.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Fehler durch eine Vorlage bzw. Templates behoben werden können, indem man einen strukturierten Prozess für das Onboarding mit einem Tool wie Zavvy erstellt. Verwenden Sie Vorlagen und Checklisten für Ihren Einarbeitungsplan, die sich in verschiedenen Branchen und für unterschiedliche Rollen bewährt haben.

Fazit

Gutes Onboarding ist eine der wichtigsten HR-Aufgaben in jedem Unternehmen.

Ein guter Einarbeitungsplan macht den Mitarbeiter mit der Rolle und dem Unternehmen vertraut, lässt ihn den Wert seiner Arbeit erkennen und gibt ihm ein Gefühl von Engagement und Zielsetzung. Das richtige Onboarding von Mitarbeitern spart Ihnen Zeit und Geld und sorgt für eine zufriedenere Belegschaft.

Wenn Sie einen strukturierteren Ansatz für ihren Einarbeitungsplan wünschen, der Ihre Mitarbeiter produktiver und glücklicher macht - testen Sie Zavvy noch heute! Zavvy gibt Ihnen die Vorlagen und Werkzeuge an die Hand, die Sie brauchen, damit Ihre neuen Mitarbeiter erfolgreich sind.

Das bedeutet nicht, dass Sie die menschliche Komponente bei Ihrem Onboarding weglassen. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Sie werden weniger Zeit damit verbringen, Mitarbeiter manuell zu erinnern und sie in statische Prozesse einzuführen - und mehr Zeit, um zu verstehen, was sie brauchen, (automatisch) mit ihnen in Kontakt zu treten und ein ganzheitliches Onboarding-Erlebnis zu schaffen.

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