Die Zukunft der Arbeit braucht eine neue Art von Personalabteilung, die weiß, wie man mithält. Die Personalabteilungen müssen sich zwei entscheidende disruptive Trends zu eigen machen, um Talente zu binden und zu entwickeln:
Damit diese Trends voll zum Tragen kommen, bedarf es der Automatisierung. Durch den Einsatz von Cloud, Data Science, künstlicher Intelligenz und Robotik ermöglicht die HR-Automation, dass die Mitarbeitererfahrung im Mittelpunkt der Aktivitäten und Erkenntnisse steht.
Dies ist besonders wichtig für die immer komplizierter werdende Belegschaft, die von schlanken, transparenten und effizienten Tools lebt, die ihre Fähigkeiten und Karriereziele unterstützen.
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Die HR-Automation nutzt eine Vielzahl digitaler Tools wie Software, Dashboards, Chatbots und cloudbasierte Plattformen, um ein Gleichgewicht zwischen Selbstbedienung und effektiver Zusammenarbeit herzustellen.
Was wäre, wenn Onboarding- und Offboarding-Prozesse aus der Ferne über Apps durchgeführt werden könnten? Was wäre, wenn Schulungspläne zu Mini-Reisen werden könnten, die ansprechend sind und auf der Grundlage von Profilen individuell angepasst werden können?
Vier Hauptbereiche profitieren am meisten von der HR-Automation:
Das Beratungsunternehmen McKinsey betrachtet den "Kundenservice" als das Herzstück der Talentbindung. Es geht darum, professionelle und werteorientierte Beziehungen zu pflegen, die die Mitarbeitenden zum Bleiben bewegen, und nicht darum, endlos Papierkram abzulegen und mit mehreren Personen zu sprechen, um eine Aufgabe zu erledigen.
Bei der Personalautomatisierung geht es jedoch nicht darum, menschliche Beziehungen zu programmieren. Es geht darum, sich wiederholende, manuelle Aufgaben zu eliminieren, damit sich die Mitarbeitenden auf den Aufbau sinnvoller Partnerschaften konzentrieren können.
Über die Vorteile der HR-Automation haben wir hier ausführlicher gesprochen. Im Wesentlichen gibt es fünf große Vorteile:
Preboarding ist die entscheidende Phase, in der Unternehmen proaktiv auf neue Mitarbeitenden zugehen, damit sie sich sicher, willkommen und einbezogen fühlen. Dies ist besonders wichtig, da 65 Prozent der Arbeitgeber berichteten, dass sie erlebt haben, dass neue Mitarbeitenden am ersten Tag nicht erschienen sind.
Die Woche vor dem ersten Arbeitstag ist oft eine Zeit der Nervosität für neue Mitarbeitenden, die ihre Entscheidung vielleicht noch in Frage stellen. Ein Willkommenspaket kann hier schon viel bewirken.
Remote-first-Unternehmen investieren häufig in ein Online-Preboarding-System, das sich gut in den übrigen Onboarding-Prozess integrieren lässt. Die Integration in eine Unternehmenskultur ist weniger einfach, wenn man seine Teamkollegen nie kennenlernt. Dies ist die Herausforderung, die das österreichische Scaleup Storyblok mit der Preboarding-Software von Zavvy lösen konnte.
Storyblok konnte seine Mitarbeiterzahl innerhalb von 12 Monaten um fast 270 Prozent steigern, indem es sich auf ein entscheidendes Ziel konzentrierte: neuen Mitarbeitenden die Angst vor dem ersten Arbeitstag zu nehmen, indem es sie im Vorfeld vorbereitet.
Die Checkliste umfasst:
Das Ergebnis: Das Team sparte fast 2.500 € an sich wiederholender Arbeit pro Monat und reduzierte die Zeit für das Preboarding um 2 Stunden.
➡️ Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier
Eine erfolgreiche Preboarding-Erfahrung geht nahtlos in das Onboarding über. Traditionell ist Onboarding der Prozess der Einführung neuer Mitarbeitender in den Unternehmensauftrag, die Unternehmenskultur, die Richtlinien und die täglichen Aufgaben.
Diese Orientierungsmethode ist jedoch oft unpersönlich, langwierig und kann zu einer Informationsüberlastung führen. Die Mitarbeitenden von heute brauchen ein vereinfachtes, erfahrungsbasiertes Onboarding, das sie begeistert und organisiert.
Ein erfahrungsbasiertes Onboarding schafft ein straffes und dennoch flexibles Programm für neue Mitarbeitende. Sie wissen genau, was sie von dem Prozess erwarten können und können ihre Reise in jeder Phase leicht verfolgen. Das Münchner Startup-Unternehmen Alasco nutzte die Onboarding-Software von Zavvy, um ein ansprechendes, individuelles Erlebnis zu schaffen, welches es den Mitarbeitenden ermöglicht, innerhalb von zwei statt vier Wochen produktiv zu sein.
Hier erfahren Sie, wie alle Bedenken bei der Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings ausgeräumt werden konnten:
Das Ergebnis: 67 Prozent Mitarbeiterwachstum innerhalb von 12 Monaten und eine durchschnittliche Mitarbeiterbewertung von 4,7/5.
Ein gutes Lohnbuchhaltungssystem ist genau, zuverlässig und transparent. Ein fehleranfälliges Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem kann jedoch zu einer Über- oder Unterzahlung von Steuern, zu verspäteten Zahlungen und zu Rechtsstreitigkeiten führen.
Unterbezahlung (absichtlich oder unabsichtlich) ist ein ernstes Problem, denn das US-Arbeitsministerium berichtet, dass der durchschnittliche Lohn, der Arbeitnehmenden geschuldet wird (Lohnnachzahlungen), im Jahr 2021 über 1.200 USD betrug. Arbeitnehmende brauchen ein System, das ihnen hilft, ihre Löhne genau zu verfolgen.
Mit automatisierten Gehaltsabrechnungssystemen können Unternehmen jährlich bis zu 24.500 USD einsparen.
Durch ein benutzerfreundliches, zentrales System können Unternehmen ihre Mitarbeitenden ermutigen, ihre Anwesenheit zu erfassen und ihre Abwesenheiten genau einzureichen. Dies erleichtert den Mitarbeitenden auch die Inanspruchnahme von Leistungen wie dem US-amerikanischen 401(k)-Plan, einem vom Unternehmen gesponserten Rentenkonto. Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, die Beiträge ihres Unternehmens durch Gehaltsabzug zu ergänzen.
Das Boutique-Hotelunternehmen Martin Resorts hat sich mit dem in Illinois ansässigen Gehaltsabrechnungsunternehmen Paylocity zusammengetan, um seine Mitarbeitenden zu ermutigen, ihre Leistungen in Anspruch zu nehmen. Das Unternehmen hat die Gehaltsabrechnung so umgestaltet, dass sie sich nahtlos in das 401(k)-System der Regierung integrieren lässt, so dass man sich nicht mehr bei verschiedenen Plattformen anmelden muss.
Die Ergebnisse:
Es gibt viele Vorteile der Remote-Arbeit, aber nur wenige befassen sich mit der Isolation und Einsamkeit, die damit einhergehen. In einer vom Social-Media-Management-Unternehmen Buffer durchgeführten Studie über Remote-Arbeitende gaben die Befragten Einsamkeit, Zusammenarbeit und Kommunikation als die größten Probleme an, mit denen sie konfrontiert sind.
Die Verbindung und das Engagement der Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, kann für Unternehmen, die zuerst remote arbeiten, eine Herausforderung sein. Denn nichts ist besser als ein gelegentliches Teamessen, um eine Beziehung aufzubauen. Das bedeutet jedoch nicht, dass reine Online-Arbeitsplätze kontaktlos und unpersönlich sein müssen.
Bereits 2014 entwickelte Kickstarter ein Computerprogramm für ein Mittagsroulette, das Mitarbeitende nach dem Zufallsprinzip für ein gemeinsames Mittagessen zusammenstellte. Zu den zusätzlichen Anforderungen gehörten, dass die Mittagspaare nicht demselben Fachbereich angehören und nicht mehr als eine Führungskraft sein durften. Kickstarter teilte den Open-Source-Code mit der Öffentlichkeit, und die Kaffee-/Mittagsroulette wurden bald von anderen Unternehmen aufgegriffen.
Zavvy hat Kaffee-/Mittagsroulettes für jedermann leicht gemacht. Als Teil der Funktion Connection Programs haben wir in Slack und Microsoft Teams Vorlagen für die Planung von zwanglosen Treffen und sinnvollen Gesprächen zwischen Kollegen und Kolleginnen erstellt. Beispiele für Vorlagen sind Kaffeeroulettes, Walk and Talk und Rituale für Treffen.
Andere Möglichkeiten, wie die Automation sinnvolle Verbindungen erleichtern kann, sind:
Etwa 67 Prozent der Unternehmen, die Verbindungen und Zusammenarbeit gefördert haben, konnten eine Produktivitätssteigerung bei ihren Mitarbeitenden feststellen.
Offboarding sorgt für ein systematisches und geordnetes Ausscheiden von Mitarbeitenden und reduziert gleichzeitig die Risiken für das Unternehmen. Zumindest ist das die Idee. In der Realität sind die Offboarding-Prozesse in vielen Unternehmen jedoch unorganisiert und verwirrend, ganz zu schweigen davon, dass sie schwer zu verfolgen sind.
Das passiert, wenn es kein automatisiertes System gibt, das die Offboarding-Richtlinien strikt durchsetzt. Ein manueller Offboarding-Prozess ist äußerst riskant. Nach Angaben des Cybersicherheitsunternehmens CyberArk stehlen 88 Prozent der IT-Mitarbeitenden sensible Daten und Passwörter, wenn sie entlassen werden.
Mit einem Offboarding-System, das automatisch in Gang gesetzt wird, sobald der Mitarbeitende kündigt, können Unternehmen sicher sein, dass nichts übersehen wird. Einige wichtige Schritte sind:
Genauso wie Zavvy ein geordnetes und ansprechendes Onboarding durch unsere Software ermöglicht, ermöglichen wir HR-Teams auch ein Offboarding-System, das schmerzlos und leicht nachvollziehbar ist. Schließlich kann ein hervorragendes Offboarding-Erlebnis dazu führen, dass hochqualifizierte Mitarbeitende in Zukunft wiederkommen.
Eine vom Softwareunternehmen ServiceNow durchgeführte Fallstudie hat gezeigt, dass ein vollständig automatisiertes Offboarding bis zu 200.000 USD (und 4.400 Stunden pro Jahr) einspart.
Die Mitarbeiterentwicklung umfasst Lernen und Schulung, Leistungsbewertung und Feedback sowie Mentoring. Traditionell wurde die Mitarbeiterschulung in Form von Live- oder Präsenzveranstaltungen durchgeführt. Die Pandemie hat die Unternehmen jedoch gezwungen, personalisierte, individuelle Schulungen neu zu überdenken.
Schulungen sind für die Mitarbeiterzufriedenheit von entscheidender Bedeutung. Laut einer Umfrage des Business Process Outsourcing-Unternehmens Sitel Group gaben 37 Prozent der Befragten an, dass sie wahrscheinlich kündigen würden, wenn ihr derzeitiger Arbeitgeber ihnen nicht die Möglichkeit bietet, neue Fähigkeiten zu erlernen. Darüber hinaus gaben fast 80 Prozent der Befragten an, dass ein formelles Schulungsprogramm für sie wichtig ist, wenn sie sich für ein Unternehmen entscheiden.
Ein Beispiel ist das Fitnessunternehmen Freeletics, das sich mit Zavvy zusammengetan hat, um sein Lernprogramm zu automatisieren. Die größte Herausforderung bestand darin, dass die Mitarbeitende selten genug Zeit hatten, sich hinzusetzen und zu lernen.
Außerdem war der Wissenstransfer nicht effektiv, weil es nicht genug Möglichkeiten gab, das Gelernte zu üben. Zavvy löste diese Probleme durch die Bereitstellung von drei Programmen:
Das Ergebnis war, dass die neuen Personalmanager mehr Zeit hatten, ihre individuellen Herausforderungen mit ihren Mentoren und Kollegen und Kolleginnen zu besprechen. Noch wichtiger ist, dass Freeletics durch ein internes und flexibles Führungsprogramm kostspielige traditionelle Workshops einsparen konnte.
➡️ Fallstudie: "Schulungsprogramm für Führungskräfte bei Freeletics"
Ein automatisiertes Entwicklungsprogramm umfasst alle Komponenten, die für die Durchführung eines kohärenten Karriereentwicklungsprogramms erforderlich sind.
Dazu gehören Dinge wie
Um sicherzustellen, dass all diese Dinge laufen, ohne dass die Manager manuell daran erinnert werden müssen oder verstreute Tabellen verwaltet werden müssen, übernimmt Entwicklungssoftware die sich wiederholenden Aufgaben und ermöglicht es den Beteiligten, mehr aus dem Prozess herauszuholen.
➡️ Wenn Sie neugierig sind, wie das funktioniert, sehen Sie sich unser Tool zur Personalentwicklung an.
Rückerstattungen können problematisch werden, wenn sie nicht korrekt eingereicht werden. In Branchen mit Kundenkontakt fallen oft viele Reise- und Bewirtungskosten an. Da die Remote-Arbeit immer mehr zur Norm wird, erhalten die Mitarbeitenden zusätzliche Zuschüsse für Internet und Home-Office-Möbel als Teil ihrer Leistungen.
In vielen Unternehmen gibt es jedoch keine klaren Richtlinien oder Grundsätze dafür, was als erstattungsfähige Ausgaben gelten kann. Infolgedessen ist das Verfahren zur Abrechnung von Ausgaben oft verwirrend und mühsam. Laut einer Umfrage des Cloud-Computing-Unternehmens Oracle Netsuite verwenden 46 Prozent der Befragten immer noch manuelle Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen.
Ein HR-System mit integrierten Erstattungsfunktionen kann die Ablage einfach und intuitiv gestalten. Ausgaben können klar kategorisiert und in eine Warteschlange für die richtige Genehmigungslinie oder Abteilung gestellt werden. Manager können die Ausgaben ihrer Teams leicht verfolgen und analysieren, welche Arten von Transaktionen am häufigsten vorkommen.
Für Unternehmen, die ständig unterwegs sind, ist die automatisierte Spesenablage ein wahrer Lebensretter. Das Ingenieurbüro Holland LP hatte etwa 800 monatliche Spesenabrechnungen im Außendienst, die es automatisierte. Das Unternehmen wünschte sich außerdem ein System, das an die unternehmensspezifischen Ausgabentypen angepasst werden kann.
Die Ergebnisse waren:
Die Einreichung von Arbeitnehmer- und Unternehmenssteuern ist repetitiv und mühsam - von der Datenerfassung über das Ausfüllen von Formularen bis hin zur tatsächlichen Zahlung. Außerdem kann schon der kleinste Rechenfehler verheerende Folgen haben. In den USA sind die Steuergesetze von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich, und auf verspätete Zahlungen kann eine Höchststrafe von 15 Prozent erhoben werden.
Zur Einhaltung der Vorschriften für die Einreichung von Lohnsteuererklärungen gehören eine genaue Lohnberechnung (einschließlich Überstunden), die Sicherstellung der korrekten Höhe der einbehaltenen Steuern (z. B. Sozialversicherungsbeiträge) und die rechtzeitige Einzahlung bei den zuständigen Steuerbehörden.
Die meisten Unternehmen automatisieren ihre Steuererklärungen mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA), einer Software, die so programmiert ist, dass sie regelbasierte Aufgaben erledigt. Regelbasierte Aufgaben sind durch grundlegende, sich wiederholende Schritte definiert, wie z. B. Kopieren und Einfügen, Ausfüllen von Formularen und Durchführung bestimmter Berechnungen.
RPA ist das perfekte Automatisierungstool für die Steuererklärung, da es sehr genau ist und den Prozess standardisieren kann. Laut Deloitte kann die Steuerautomatisierung die Kosten um bis zu 90 Prozent senken.
Eine ausführliche Studie des Beratungsunternehmens PwC zur Steuerautomatisierung zeigte, dass RPA die folgenden Schritte bei der Steuererklärung rationalisieren kann:
Das Ergebnis ist eine Verringerung der manuellen Arbeit um bis zu 25 Prozent, eine verbesserte Genauigkeit und eine effektive Organisation der Finanzinformationen.
Dies muss hervorgehoben werden:
Bei der Automation geht es nicht um die Abschaffung menschlicher Interaktionen, sondern darum, den Mitarbeitenden die Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie besser zusammenarbeiten und sich in ihren Rollen auszeichnen können. Es geht um die Beseitigung mühsamer Prozesse, die zu Überlastung führen und weniger Zeit für den Aufbau von Netzwerken und Beziehungen lassen.
Die Automation von Systemen zur Förderung einer positiven Mitarbeitererfahrung ist die Zeit und die Investition wert. Laut HR-Experten und Expertinnen gibt es 3 Komponenten für ein positives Mitarbeitererlebnis:
Der beste Weg, um mit der HR-Automatisierung zu beginnen, besteht darin, die Prozesse zu ermitteln, die Sie rationalisieren müssen. Hier sind einige der von uns empfohlenen Tools.
Mit Zavvy können Sie alle Erlebnisse auf Autopilot laufen lassen:
Und mit unserem intelligenten Workflow-Builder können Sie jedes nur erdenkliche Programm entwickeln.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Keine Sorge, wir haben Vorlagen, die Ihnen als Leitfaden und Inspiration dienen können. Darüber hinaus kann unser System in die bestehenden Tools Ihres Unternehmens integriert werden, wie z. B. Slack, Microsoft Teams und Notion. Unsere engagierten Customer Success Manager und unser Support-Team stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung.
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Damit diese Trends voll zum Tragen kommen, bedarf es der Automatisierung. Durch den Einsatz von Cloud, Data Science, künstlicher Intelligenz und Robotik ermöglicht die HR-Automation, dass die Mitarbeitererfahrung im Mittelpunkt der Aktivitäten und Erkenntnisse steht.
Dies ist besonders wichtig für die immer komplizierter werdende Belegschaft, die von schlanken, transparenten und effizienten Tools lebt, die ihre Fähigkeiten und Karriereziele unterstützen.
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