Gids voor herziening van de proefperiode voor HR-managers
Als HR-manager geeft een proeftijdbeoordeling u macht bij het aannemen van personeel. U kunt hun capaciteiten beoordelen voordat u zich volledig vastlegt op hun komst.
Werknemers krijgen op hun beurt een goede kijk op hun rol en de cultuur en het werkgelegenheidsbeleid van het bedrijf. Ze kunnen ook hun eigen conclusies trekken en beslissen of ze al dan niet voor de lange adem in uw organisatie gaan.
Maar wat moet u doen en vragen tijdens uw één-op-één gesprekken en laatste proeftijdgesprek met de nieuwe werknemers?
Ontdek hieronder de belangrijkste praktijken en vragen die nodig zijn voor een succesvolle proeftijdbeoordeling en waarom die in elk bedrijf nodig is.
Wat zijn reclasseringsrapporten?
Aan het einde van elke proefperiode is het gebruikelijk dat HR-managers hun nieuwe werknemers ontmoeten in een formele evaluatie of een één-op-één-proeftijdsgesprek, bekend als een proefperiodebeoordeling. Het doel hiervan is hun vooruitgang en geschiktheid voor het bedrijf te beoordelen, ongeacht of ze worden aangenomen voor de functie.
Voordat de proeftijd wordt herzien, moeten nieuwe werknemers echter een oriëntatie- en inwerkperiode ondergaan om hen voor te bereiden op succes in hun nieuwe functie.
Goed ontworpen oriëntatie- en inwerkprocessen bereiden werknemers voor op een succesvolle proefperiode. Zorg er dus voor dat u uw werknemers niet in de steek laat.
Bij een goed opgezet proces moeten de volgende belangrijke punten in aanmerking worden genomen:
- hun duidelijke rol en verantwoordelijkheden in het bedrijf,
- hun verwachte taken en plichten,
- hun succescijfers,
- hun behoeften op het gebied van opleiding en ontwikkeling, en
- de nodige gegevens over hun proeftijd.
Daarnaast kunnen regelmatige check-in meetings met uw nieuwe werknemers tijdens deze beoordelingsperiode zorgen voor een snellere new hire time to productivity.
➡️ Weet u niet hoe u uw nieuwe werknemers moet begeleiden en ondersteunen? Bekijk onze checklist voor opleiding van nieuwe werknemers voor enkele tips.
❗️ Waarom zijn proeftijdbeoordelingen belangrijk?
Aangezien een proefperiode gewoonlijk drie tot zes maanden duurt, krijgen HR-managers voldoende tijd om te bepalen of een werknemer op proef goed bij de functie en de werkplek past.
Ondertussen krijgen nieuwe werknemers ook een idee van hun teams, rollen en verantwoordelijkheden in het bedrijf en kunnen ze die vergelijken met hun verwachtingen. Tip: Veel nieuwe werknemers zullen ook nagaan of u constructieve feedback kunt geven aan nieuwe werknemers en of er doorgroeimogelijkheden zijn in uw organisatie.
Proeftijdbeoordelingen betekenen echter niet automatisch dat nieuwe werknemers in het bedrijf mogen blijven.
Ze kunnen een negatieve werknemerservaring hebben of niet aan uw eisen voldoen. Maar in dit soort gevallen kan de last bij de HR-manager komen te liggen.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Heb je ze voldoende begeleiding en training gegeven tijdens de proefperiode?
- Hebt u hen constructieve feedback gegeven om zichzelf verder te verbeteren vóór de laatste formele proeftijdvergadering?
- Was u in staat om hun prestatieverwachtingen, rollen en verantwoordelijkheden uit te leggen tijdens de oriëntatie en onboarding?
Tip #1 Als er iets misgaat in hun proefperiode, kunt u nog steeds inzichten krijgen over wat u kunt verbeteren aan uw huidige oriëntatie- en inwerkpraktijken. U kunt overwegen om een exitgesprek te houden met personen die niet geslaagd zijn in hun proefperiode.
Tip #2: Zorg ervoor dat je je processen aanpast om dezelfde ervaringen voor nieuwe werknemers in de toekomst te voorkomen.
💡 7 Tips voor het voeren van een proeftijdgesprek
Hier volgt een overzicht van beproefde technieken voor een vruchtbare proeftijdbeoordeling.
1. Vaststelling van het tijdschema voor de proeftijdbeoordeling
Nieuwe werknemers moeten alle relevante details en tijdlijnen met betrekking tot hun proeftijd kennen. Wij adviseren een werknemer eens per maand te laten controleren gedurende de drie of zes maanden dat hij bij u in dienst is.
Tip: Een functioneringsgesprek tijdens de proeftijd geeft uw nieuwe werknemers een relatief beeld van hun prestaties. Het kan hen helpen zich verder te verbeteren vóór hun laatste beoordeling aan het einde van hun proefperiode.
2. Een reeks functioneringsgesprekken voorbereiden
Elke vraag die u opstelt voor het functioneringsgesprek van de werknemers moet een sterke afspiegeling zijn van de cultuur en de waarden van uw bedrijf. Zo kunt u vaststellen of zij goed passen op de werkplek.
U moet ook hun vermogen om binnen een team te werken en hun werknemersprestaties in hun startfunctie beoordelen. U kunt kwalitatieve en kwantitatieve vragen stellen om een breder beeld te krijgen van het traject van uw nieuwe werknemers.
3. Beslissen wie betrokken moet worden bij de functioneringsgesprekken
U kunt functioneringsgesprekken beter holistisch benaderen om meer grip te krijgen op de prestaties van uw nieuwe medewerkers. Naast hun directe supervisors kunt u ook feedback vragen van collega's en peer review.
Wij raden aan een 360°-evaluatie uit te voeren om vooroordelen te minimaliseren en een duidelijker beeld te krijgen van hun arbeidsethos en aanpassingsvermogen. Een 360 graden evaluatie omvat beoordelingen door collega's, supervisors en zelfevaluatie.
4. Stuur uitnodigingen naar de deelnemers met een vastgestelde termijn
Wanneer u klaar bent voor het gesprek, stuurt u uitnodigingen naar alle noodzakelijke deelnemers en geeft u hun een vaste deadline. Geef ze ruim de tijd om de functioneringsgesprekken te voeren. U kunt hiervoor digitale tools zoals Zavvy gebruiken.
5. De werknemer uitnodigen een zelfevaluatie-enquête in te vullen
Het is het beste om de prestaties van de werknemer vanuit meerdere invalshoeken te beoordelen. En dat omvat ook het vragen van een zelfbeoordelingsonderzoek.
U kunt verschillende vragen opstellen of dezelfde vragen gebruiken die aan hun collega's en mentoren zijn gesteld. Met een zelfevaluatie krijgt u meer inzicht in hoe zij uw bedrijf en hun groeimogelijkheden bij u zien.
➡️ Ontdek de beste zelfevaluatievragen voor uw zelfevaluatieonderzoek.
6. Een vergadering beleggen om de resultaten van de proeftijdbeoordeling te bespreken en te presenteren.
Deze bijeenkomst is de afsluiting van de proeftijd. U bespreekt de verwachtingen, het succes en de prestaties.
U kunt alle feedback van de collega's en supervisors van de nieuwe werknemer bespreken. Maar zorg ervoor dat de toon van de proeftijdbespreking uitnodigend en constructief is.
7. Vooruitgang
U kunt vervolgbijeenkomsten organiseren voor succesvolle beoordelaars om het functioneringsgesprek van de nieuwe werknemer te bespreken. Hier kunt u zich richten op hun carrièredoelen en ontwikkelingsverwachtingen voor de komende maanden. Deze moeten actiegericht zijn om hun groei en ontwikkeling te stimuleren.
Wat gebeurt er na een reclasseringsgesprek?
Aan het einde van het proeftijdgesprek weet elke nieuwe medewerker of hij geslaagd of gezakt is voor de proeftijd. In uitzonderlijke gevallen kunt u hun proeftijd verlengen als ze niet volledig aan uw verwachtingen en eisen voldoen.
Als een aanwerving mislukt, gebruik dit dan als een kans voor werknemers om waardevolle inzichten te geven over hun ervaring. Bovendien kun je hun formele feedback op je onboarding-enquête gebruiken om je huidige praktijken te verbeteren.
Als een rekruut de verwachtingen overtreft, vraag hem dan hoe u hem kunt helpen te groeien in zijn functie en in het bedrijf. Help hen bij hun ontwikkelingsplan na hun proefperiode.
Als een rekruut aan sommige van uw eisen en verwachtingen voldoet, kunt u hem extra tijd geven om zich te bewijzen door zijn proeftijd te verlengen. Ze kunnen deze tijd gebruiken om zichzelf verder te verbeteren en te laten zien hoe geschikt en waardevol ze zijn voor het bedrijf.
❓ 10 proeftijdbeoordelingsvragen die alle managers aan hun nieuwe werknemers moeten stellen
Documenteer altijd uw een-op-een gesprekken en stel open vragen om waardevolle inzichten te verkrijgen.
Hier zijn enkele van de beste vragen die u kunt opnemen in uw beoordeling na de proefperiode:
- Wat is iets waar je trots op bent in de afgelopen x maanden in het bedrijf? Beschrijf het.
- Hoe zou u uw prestaties beoordelen? Waarom?
- Wat zijn je sterke punten? Waar denk je dat je kunt verbeteren?
- Heeft u uw taken en verantwoordelijkheden met plezier uitgevoerd? Waarom (niet)?
- Hebt u uw functieomschrijving en vereisten begrepen vóór uw proefbeoordelingen?
- Hebben we aan uw verwachtingen voldaan?
- Welke aanvullende opleiding en ondersteuning heeft u van ons nodig om uw werk voort te zetten?
- Wat waren enkele uitdagingen die u tijdens uw proeftijd hebt ervaren?
- Hoe zie je jezelf in de komende zes maanden? Twaalf maanden?
- Heb je nog zorgen die je naar voren wilt brengen?
Zodra u deze vragen hebt gesteld, geeft u uw nieuwe werknemers een gedetailleerde en constructieve beoordeling van hun prestaties tijdens de proefperiode. Dit kan hen helpen zichzelf verder te verbeteren.
➡️ Laat uw personeelsbestand groeien met Zavvy
Proeftijdbeoordelingen zijn essentieel in elk bedrijf. Ze bieden waardevolle inzichten aan zowel HR-managers als nieuwe werknemers.
Een succesvolle proeftijdbeoordeling kan er ook op wijzen dat uw inwerkproces uw nieuwe werknemers de nodige kennis verschaft en de juiste verwachtingen schept.
Met onze 360° feedback software verzamelt u een schat aan inzichten van uw huidige personeel en nieuwe medewerkers.
Laat Zavvy u helpen bij het opzetten van geautomatiseerde beoordelingen en het ontwikkelen van uw nieuwe medewerkers voor de lange termijn.
Neem contact op voor een gratis demo van 30 minuten met onze specialisten.