20 best practice per il feedback dei dipendenti per creare una cultura coinvolgente sul posto di lavoro
Dare e ricevere feedback è una parte essenziale dell'esperienza dei dipendenti. Ma dare un feedback significativo e costruttivo non è sempre un gioco da ragazzi.
Come fate a garantire che i vostri dipendenti ricevano bene il feedback anche quando il suo contenuto non è positivo al 100%?
E come si fa a garantire che possano effettivamente applicare il feedback per migliorarsi?
Dare un feedback è uno dei modi migliori per dimostrare ai vostri dipendenti che apprezzate il loro lavoro e il loro contributo. Tuttavia, convocarli per una valutazione annuale impersonale delle prestazioni non è sufficiente.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Scoprite il nostro elenco di best practice per il feedback dei dipendenti che vi aiuterà a fornire feedback con finezza, soprattutto quando non sono tutti positivi.
🔄 Perché il feedback dei dipendenti è fondamentale per il successo aziendale?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
Il principio fondamentale del feedback ai dipendenti è quello di trattarli come esseri umani. Non ingranaggi senza volto di una macchina per fare soldi, ma persone con le loro speranze, ambizioni e sogni.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
Ecco perché aziende gigantesche come Google, Cisco, Microsoft e Salesforce investono così tanto nel coinvolgimento dei dipendenti. Sono consapevoli che i loro profitti e la loro crescita, ovvero la loro sopravvivenza, dipendono da questo.
Sviluppare una forza lavoro impegnata significa anche creare una forte cultura del feedback in azienda.
I dipendenti devono sentire di poter dare e ricevere feedback senza ripercussioni. Devono sapere che le risorse umane e i loro capi si preoccupano e ascoltano le loro voci.
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Meno assenteismo;
- Miglioramento della produttività;
- Meno turnover;
- Dipendenti più sani e più felici;
- Maggiori profitti;
- Maggiore soddisfazione del cliente;
- Crescita più rapida;
- Innovazione più rapida.
È una formula semplice: dipendenti impegnati = migliori risultati aziendali.
Il feedback dei dipendenti è una delle chiavi per sbloccare questo potenziale.
💡 14 Migliori pratiche per fornire feedback ai dipendenti
Il feedback dei dipendenti è un'arte, non una scienza. Tuttavia, ci sono alcune best practice collaudate che i team delle risorse umane possono seguire per assicurarsi che il feedback sia sempre corretto.
1. Prefigurare il feedback con un obiettivo chiaro in mente
Innanzitutto, fate un passo indietro e pensate a cosa state cercando di ottenere con il vostro feedback.
Volete dare un rinforzo positivo? Forse dovete affrontare un problema specifico? O semplicemente aiutare un dipendente a crescere in una determinata area?
Suggerimento: siate il più specifici possibile.
Evitate commenti generici come "Stai facendo un ottimo lavoro!" o "Dobbiamo parlare del tuo atteggiamento".
Provate invece a fare qualcosa di simile:
"Ho notato come avete gestito il reclamo del cliente per il ritardo nella spedizione. Ottimo lavoro!" oppure
"Sono preoccupato per la tua recente serie di assenze del mese scorso. Possiamo parlare di quello che sta succedendo?".
2. Inquadrare il feedback in modo costruttivo
Non potete controllare il modo in cui i dipendenti riceveranno il vostro feedback, ma potete controllare il modo in cui lo fornite.
Suggerimento: non si può mai sbagliare inquadrando il feedback in modo costruttivo, soprattutto quando si vuole affrontare un problema.
Ecco come trasformare un feedback "negativo" in un feedback costruttivo:
- Negativo: "Non possiamo contare su di te per arrivare in orario".
- Costruttivo: "Ho notato che ultimamente arrivi in ritardo. C'è qualcosa che possiamo fare per aiutarti a essere puntuale?".
- Negativo: "Non stai rispettando la tua quota di vendita".
- Costruttivo: "Ho controllato i numeri e non siete ancora al punto giusto. Cerchiamo di elaborare alcune strategie per chiudere un maggior numero di accordi".
- Negativo: "Sei pigro al lavoro".
- Costruttivo: "Ho notato che non sta accettando molti progetti come prima. C'è qualcosa in corso per cui possiamo aiutarla?".
Suggerimento n. 1: notate come il feedback costruttivo trasforma il problema in un'opportunità di crescita.
Suggerimento n. 2: Dare un feedback costruttivo dimostra anche che si è più interessati ad aiutare il dipendente ad avere successo, piuttosto che a dare solo la colpa.
3. Non usare assoluti
Quando date un feedback sul posto di lavoro, evitate di usare termini assoluti come "sempre", "mai" e "ogni volta".
In primo luogo, raramente è vero e spesso è solo un'esagerazione. In secondo luogo, è offensivo.
Suggerimento n. 1: nessuno vuole sentirsi incapace di migliorare.
Suggerimento n. 2: tornate all'obiettivo specifico che avete fissato per il feedback. Parlate del comportamento specifico che volete affrontare e usate esempi concreti invece di generalizzazioni.
Ad esempio, volete discutere con loro dei loro ritardi? Citate quanti giorni hanno fatto tardi nell'ultimo mese, invece di dire loro: "Sei sempre in ritardo".
Suggerimento n. 3: Aprite una conversazione produttiva invece di chiuderla.
4. Non date da mangiare ai dipendenti un panino con i complimenti
Un "sandwich di complimenti" è quando si infila un commento negativo tra un feedback positivo e l'altro, pensando che questo renda la pillola più facile da ingoiare.
Di solito si svolge in questo modo:
"Nel complesso stai andando bene, ma devi lavorare sulla tua capacità di gestire il tempo. Ho notato che ultimamente arrivi spesso in ritardo. A proposito, hai fatto un ottimo lavoro su quel grande progetto la scorsa settimana!".
Il problema di questo approccio è che i dipendenti lo capiscono subito. Sanno che state solo cercando di addolcire le cattive notizie. Inoltre, fa sembrare il "complimento" falso.
Suggerimento n. 1: arrivate al punto invece di sprecare il vostro fiato (per non parlare del loro tempo).
Suggerimento n. 2: siate diretti, onesti e rispettosi quando date un feedback. Se cercate di dare un feedback costruttivo, siete sulla strada giusta.
5. Adattate il tono del vostro feedback al rapporto di lavoro
Il vostro feedback deve tenere conto del vostro rapporto di lavoro con il dipendente. Ad esempio, si tratta di un vostro pari, di un vostro diretto superiore o di un supervisore?
Se state dando un feedback al vostro supervisore o manager, dovrete essere più formali e professionali.
D'altra parte, se state dando un feedback a un collega, potete permettervi di essere un po' più disinvolti.
E se state dando un feedback a un vostro diretto collaboratore, dovrete trovare un equilibrio tra le due cose.
Suggerimento: adeguare il tono del vostro feedback al rapporto di lavoro contribuirà a far sì che sia ben recepito.
6. Fare del feedback una conversazione a due vie
Dare un feedback efficace sul posto di lavoro è solo metà dell'opera.
L'altra metà consiste nell'assicurarsi che i dipendenti ascoltino davvero quello che dite. E non solo annuendo.
Suggerimento: per assicurarsi che il feedback venga recepito, è necessario praticare l'ascolto attivo. Trasformate la sessione di feedback da una lezione a senso unico in un dialogo a due.
Ecco alcuni suggerimenti extra per l'ascolto attivo:
- Ripetete ciò che il dipendente ha detto per assicurarvi di aver capito.
- Fate domande per ottenere chiarimenti.
- Evitare di interrompere.
- Prendete appunti.
L'ascolto attivo dimostra ai dipendenti che rispettate la loro opinione e che volete ascoltare ciò che dicono.
7. Non aspettate la revisione annuale
Se le vostre politiche sulle risorse umane vi chiedono di dare un feedback solo durante una revisione annuale, state sbagliando.
Una sola sessione di feedback all'anno significa che non avete la minima idea di come i vostri dipendenti si comportino quotidianamente.
Suggerimento n. 1: fornire un feedback continuo, non solo una volta all'anno. In questo modo, i dipendenti possono correggere la rotta man mano che procedono e voi potete evitare qualsiasi sorpresa al momento della revisione.
Suggerimento n. 2: utilizzate il feedback a 360 per ottenere un quadro completo e più sfumato.
Siete voi a decidere cosa significa "feedback regolare" per voi, ma ecco alcuni suggerimenti che potete incorporare nel vostro processo:
- Debriefing post-progetto: Programmate una riunione con il vostro team dopo ogni grande progetto per discutere ciò che è andato bene e ciò che potrebbe essere migliorato.
- Colloqui individuali: Organizzate incontri settimanali o bisettimanali con i vostri diretti collaboratori. Utilizzate questi incontri per verificare se hanno problemi o bisogno di sostegno.
- Check-in informali: Si tratta di brevi conversazioni improvvisate che si possono avere con i dipendenti durante la giornata. Ad esempio, si può chiedere loro come sta andando la giornata o cosa pensano di un determinato progetto.
- Riunioni di squadra: Rivolgetevi a ciascun team programmando riunioni di gruppo periodiche. Queste riunioni sono un buon momento per dare un feedback sui progetti recenti e per fare un brainstorming di idee per il futuro.
8. Non criticare le cose che sfuggono al controllo del dipendente.
Non ha senso criticare un dipendente per qualcosa che non dipende da lui.
Ad esempio, non lo critichereste per un cliente che non paga la fattura in tempo. L'unica cosa che un dipendente può fare per migliorare in questa situazione è seguire il cliente e, se necessario, intensificare il problema. (Potete introdurre un software di fatturazione nel loro flusso di lavoro, che invierà un promemoria di pagamento).
Concentrate invece il vostro feedback sugli aspetti che il dipendente può cambiare e migliorare.
Ecco alcuni esempi:
- il loro atteggiamento;
- la loro etica del lavoro;
- il loro stile di comunicazione;
- la loro capacità di seguire la direzione.
Sono tutti aspetti su cui un dipendente può lavorare, indipendentemente dalla situazione.
9. Attenzione ai pregiudizi di feedback
Le distorsioni del feedback si verificano quando le esperienze e gli atteggiamenti personali nei confronti del dipendente che si sta valutando danno forma al feedback invece che a fatti oggettivi e misurabili.
I preconcetti sull'età, il sesso o l'origine di una persona possono prendere il sopravvento sui fatti concreti quando si forma il feedback.
➡️ Affrontate i pregiudizi di feedback comprendendone le cause profonde e iniziate ad agire con i nostri 5 consigli per superare i pregiudizi inconsci sul posto di lavoro.
10. Stabilire chiare fasi di miglioramento
Avete dato un feedback ai vostri dipendenti. E adesso?
Non basta dire a un dipendente su cosa deve lavorare: bisogna anche fornirgli un chiaro piano d'azione.
Creare un piano d'azione potrebbe significare:
- fissare piccoli obiettivi;
- programmare incontri di follow-up;
- assegnando loro un compito specifico su cui lavorare.
In questo modo, sapranno che la loro crescita è importante e saranno ritenuti responsabili del raggiungimento degli obiettivi che avete stabilito insieme.
11. Follow-up dopo aver fornito il feedback ai dipendenti
Trattate il feedback dei dipendenti come un processo in evoluzione, non come un evento unico.
Suggerimento: Dopo aver fornito un feedback, fate un follow-up in un secondo momento per verificare i progressi del dipendente. Dimostrate che vi impegnate ad aiutarli a migliorare.
Ecco come fare per dare un seguito efficace:
🔹 Stabilite una data e un'ora specifiche per l'incontro di follow-up.
🔹 Venite preparati con esempi dei progressi (o della loro mancanza) del dipendente.
🔹 Siate aperti ad ascoltare il punto di vista del dipendente.
🔹 Evitate di sembrare aggressivi.
Se seguite correttamente, potete usare le sessioni di feedback come un'opportunità per costruire la fiducia e rafforzare le relazioni con i dipendenti.
12. Includere un feedback in tempo reale
Oltre alle sessioni di feedback programmate, sforzatevi di dare ai dipendenti un feedback in tempo reale.
Ad esempio, se vedete un dipendente che fa qualcosa di buono, fateglielo sapere subito. In questo modo dimostrerete che siete attenti e apprezzate il loro duro lavoro.
Suggerimento: Riconoscere i progressi dei dipendenti li incoraggerà a continuare a lavorare bene anche in futuro.
13. Non criticare in pubblico
Dovete dare un feedback negativo ai dipendenti? Evitate di farlo in pubblico. Non volete mettere in imbarazzo il dipendente e metterlo sulla difensiva.
Suggerimento n. 1: chiedete alle persone se sono libere di parlare in privato. Poi fissate un incontro o inviate loro un messaggio diretto. In questo modo, potranno ascoltare ciò che avete da dire senza sentirsi in difficoltà.
D'altra parte, elogiare in pubblico. Ricevere un feedback positivo di fronte al team o ai clienti può fare miracoli per aumentare il morale e la motivazione.
Suggerimento n. 2: assicuratevi che il dipendente si senta a proprio agio nel trovarsi sotto i riflettori. Anche se il feedback è positivo, se il dipendente viene colto di sorpresa, il disagio potrebbe far passare in secondo piano il riconoscimento che sta ricevendo. Anche in questo caso, la conoscenza del dipendente è molto importante quando si dà un feedback.
14. Registrare il feedback e i progressi dei dipendenti
La documentazione è fondamentale per tutte le interazioni con le risorse umane, compreso il feedback dei dipendenti.
Suggerimento n. 1: quando si fornisce un feedback, registrarlo nel file del dipendente. Avere una registrazione scritta della conversazione può essere utile in caso di problemi.
Oltre a documentare la sessione di feedback, seguite anche i progressi dei dipendenti. Ad esempio, stanno raggiungendo gli obiettivi fissati? È cambiato qualcosa dopo il feedback?
Suggerimento n. 2: la registrazione di queste informazioni vi aiuterà a valutare l'efficacia della vostra strategia di feedback e ad apportare le modifiche necessarie.
Suggerimento n. 3: collegare il feedback al piano di crescita del dipendente sarà ancora più significativo. Il feedback è correlato alle loro aspirazioni di crescita e può fornire passi concreti per raggiungere il livello successivo delle loro competenze o nella scala di carriera.
➡️ Non riuscite a trovare le parole giuste da dire? Ecco 35+ elogi di feedback positivi dei dipendenti per ispirarvi! D'altro canto, utilizzate questi 45 esempi di feedback negativi dei dipendenti per esprimere critiche con tatto.
📝 6 buone pratiche per ottenere il feedback dei dipendenti
I vostri dipendenti sono la vostra fonte più ricca di informazioni.
Volete sapere cosa succede davvero sul vostro posto di lavoro? Ecco come ottenere un feedback onesto dai dipendenti.
Incoraggiare l'anonimato
Alcuni dipendenti sono semplicemente troppo timidi per parlare, per quanto li si possa rassicurare. Altri hanno paura di ritorsioni.
La protezione dell'anonimato può incoraggiare i dipendenti ad essere più disponibili con le loro opinioni, suggerimenti e reclami.
Ci sono alcuni modi per farlo:
- Utilizzate un modulo di feedback online anonimo.
- Istituire una linea di segnalazione anonima.
- Distribuite un sondaggio anonimo sul feedback dei dipendenti.
- Una buona vecchia cassetta dei suggerimenti per i dipendenti.
I metodi migliori non richiederanno di apporre il proprio nome sul feedback o di accedere alla propria e-mail o alla intranet aziendale.
Rendere facile il feedback
Non costringete i dipendenti a fare i salti mortali solo per condividere i loro pensieri con voi.
Suggerimento: più è facile dare feedback negativi e positivi, più è probabile che lo facciano.
Eliminate le barriere, come i lunghi moduli o i complicati processi di accesso. E assicuratevi di avere un buon mix di canali tra cui i dipendenti possano scegliere, tra cui:
- Incontri di persona;
- Conversazioni individuali;
- Incontri di gruppo;
- Sondaggi online;
- Forum o bacheche intranet.
Conduzione di sondaggi periodici tra i dipendenti
Un sondaggio sul polso dei dipendenti è un breve sondaggio che misura la soddisfazione dei dipendenti su base continuativa.
I sondaggi Pulse possono aiutarvi a tenere sotto controllo il sentiment dei dipendenti e a identificare tempestivamente i problemi. Funziona anche per qualsiasi argomento relativo al luogo di lavoro, come ad esempio:
- Comunicazione;
- Equilibrio tra lavoro e vita privata;
- Riconoscimento e apprezzamento;
- Opportunità di sviluppo professionale;
- Impegno nei confronti dei valori aziendali.
Potete anche inviare un sondaggio sul processo di feedback per conoscere l'opinione dei dipendenti su come sta andando.
Organizzare conversazioni a "livello di salto"
Una conversazione "skip-level" è un incontro tra un dipendente e il capo del suo capo. Si chiama "skip-level" perché consente ai dipendenti di bypassare la catena di comando e di parlare direttamente con un leader di livello superiore.
Può essere un'esperienza preziosa per entrambe le parti.
In primo luogo, dà al dipendente la possibilità di esprimere la propria opinione senza timore di ritorsioni.
Inoltre, consente ai leader di ottenere feedback negativi e positivi non filtrati sull'azienda.
Le conversazioni a livello di salto possono essere condotte da soli o in piccoli gruppi.
Suggerimento: se scegliete la strada del gruppo, mantenete la conversazione focalizzata ed evitate di essere sviati da argomenti non correlati.
Lasciate che i dipendenti creino i propri sondaggi
Nessuno conosce l'esperienza dei dipendenti meglio dei dipendenti stessi.
Quindi perché non attingere a questa conoscenza?
Mettete il potere nelle loro mani lasciando che facciano brainstorming e scrivano i propri sondaggi che dovranno essere approvati dalle Risorse Umane. Confidate che siano loro a proporre domande che vadano al cuore dei problemi che stanno affrontando.
Oltre a essere più impegnati, i dipendenti sentiranno anche un senso di appartenenza al processo di feedback, il che non può che incoraggiarli a partecipare di più.
Suggerimento: assicuratevi che i dipendenti vogliano partecipare. Forzarli potrebbe essere controproducente.
Agite in base al feedback ricevuto dai dipendenti
Il modo più veloce per non ricevere più feedback è ignorare quelli che si ricevono.
Se i dipendenti vedono i loro suggerimenti cadere nel vuoto, perderanno rapidamente fiducia nel processo.
Dimostrate di prendere sul serio il feedback dei dipendenti agendo di conseguenza, ad esempio:
- Risolvere il problema che hanno sollevato;
- Chiedere chiarimenti su qualcosa che hanno detto;
- Ringraziandoli per il loro contributo;
- Seguire i loro suggerimenti;
- Condividere con loro i risultati del loro feedback.
Nel caso di feedback anonimi, non sempre è possibile intervenire direttamente con il dipendente. Ma potete comunque dimostrare che il loro contributo è apprezzato, condividendolo con altri reparti o utilizzandolo per apportare modifiche a livello aziendale.
➡️ Creare una cultura coinvolgente sul posto di lavoro con la soluzione di feedback di Zavvy
Il feedback dei dipendenti è prezioso non solo per le valutazioni delle prestazioni, ma anche per una cultura del lavoro positiva e incentrata sulle persone.
Il nostro software di feedback a 360 può aiutarvi a raccogliere, analizzare e agire facilmente sui feedback dei dipendenti.
Iniziate subito a raccogliere i benefici del feedback dei dipendenti.
Per scoprire come Zavvy può aiutarvi a promuovere la cultura del feedback nella vostra organizzazione, programmate oggi stesso una demo gratuita di 30 minuti.