Come fare un sondaggio di opinione tra i dipendenti? (+ modello gratuito)
Conoscere la propria forza lavoro è una delle chiavi per favorire il coinvolgimento dei dipendenti.
I sondaggi di opinione sono un modo rapido per ottenere un feedback in tempo reale dai vostri dipendenti. Permettono di vedere le tendenze nel tempo e integrano le indagini annuali sul coinvolgimento.
In questa guida scoprirete come implementare le indagini per migliorare il benessere dei dipendenti, aumentare il coinvolgimento e ridurre il turnover nella vostra organizzazione.
🫀 Che cos'è un sondaggio sul polso dei dipendenti?
Un sondaggio sul polso dei dipendenti è un sondaggio breve e frequente progettato per catturare rapidamente il "polso" dei sentimenti, degli atteggiamenti e dei livelli di coinvolgimento dei dipendenti all'interno di un'organizzazione.
A differenza delle tradizionali indagini complete sui dipendenti, che vengono condotte annualmente o semestralmente, le indagini di polso sono concise ed effettuate con maggiore regolarità, spesso con cadenza mensile, trimestrale o addirittura settimanale.
La responsabile HR community , Nina Pączka, ritiene che i sondaggi di opinione siano uno strumento efficace per ottenere il feedback dei dipendenti senza che questo porti a un affaticamento da sondaggio:
"I sondaggi sul polso dei dipendenti funzionano. Sono brevi, veloci e toccano argomenti poco impegnativi come la soddisfazione dei dipendenti, i rapporti di lavoro e l'ambiente di lavoro. Pertanto, non portano alla stanchezza da sondaggio. Di conseguenza, hanno tassi di risposta più elevati e tassi di abbandono più bassi rispetto alle indagini annuali complete".
È possibile utilizzare i sondaggi a impulsi per:
- Misurare il coinvolgimento.
- Capire cosa pensano i vostri dipendenti di un argomento.
- Sostenete la voce dei vostri dipendenti.
- Creare iniziative per migliorare il morale e il coinvolgimento.
- Ottenere informazioni sui problemi attuali dei vostri dipendenti.
- E altro ancora.
Ad esempio, molte aziende si sono rivolte ai sondaggi per valutare le esigenze della loro forza lavoro remota e migliorare l'esperienza dei dipendenti.
Cosa possono misurare i sondaggi sul polso dei dipendenti?
I sondaggi Pulse consentono di personalizzare il questionario per capire cosa sta accadendo nella vostra organizzazione.
È possibile conoscere l'opinione dei dipendenti in merito a una fusione, al ritorno in ufficio dopo aver lavorato da casa o al nuovo fornitore di cibo.
Alcune metriche chiave che potete monitorare sono:
- Punteggio netto dei promotori dei dipendenti (eNPS)
- Soddisfazione sul posto di lavoro
- Senso di appartenenza
- Percezione del rapporto con i dirigenti
- Benessere
- Crescita e sviluppo
- Allineamento con la cultura aziendale
Tipi di sondaggi a impulsi
A seconda delle domande, potrete conoscere le diverse prospettive che i dipendenti hanno della vostra azienda.
Alcuni dei diversi tipi di sondaggi che si possono implementare sono:
- Employee Net Promoter Score (eNPS) - eNPS vi aiuta a capire quanto è probabile che i vostri dipendenti raccomandino il vostro posto di lavoro ad amici e colleghi. Misura il coinvolgimento e l'impatto della cultura aziendale sui dipendenti.
- Soddisfazione dei dipendenti - questi sondaggi aiutano a misurare le opinioni, gli atteggiamenti e le percezioni dei dipendenti nei confronti della vostra organizzazione.
- Cultura dei dipendenti - i sondaggi sulla cultura danno un'idea di come i dipendenti siano in linea con i valori e la visione dell'azienda e di come percepiscano questi valori espressi sul posto di lavoro.
- Compensazione dei dipendenti - aiutano a scoprire quanto i dipendenti sono soddisfatti della loro retribuzione. Non mischiate la retribuzione con i benefit nella stessa domanda per ottenere informazioni più significative.
- Coinvolgimento dei dipendenti - questi sondaggi misurano l'impegno, la motivazione, il senso dello scopo e la passione. Forniscono indicazioni su ciò che guida l'impegno nella vostra organizzazione.
- Follow-up del piano d'azione - misurano e tracciano elementi simili per mostrare i progressi dei vostri piani d'azione. Possono aiutarvi a capire se è necessario modificare le vostre iniziative.
- Sondaggi sul cambiamento - aiutano a verificare come si sentono i dipendenti quando c'è un cambiamento organizzativo. Questi sondaggi sono sempre più popolari ora che molte aziende tornano in ufficio dopo un lungo periodo di lavoro da casa.
Sondaggi Pulse vs. sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti
Le indagini di polso sui dipendenti si differenziano dalle indagini annuali sul coinvolgimento dei dipendenti perché sono più brevi, più frequenti e si concentrano su un obiettivo specifico.
Le indagini annuali sono più complete di quelle di impulso.
Il che rende più dispendiosa la creazione, la gestione, la risposta e l'analisi.
Ecco una panoramica delle principali differenze tra i due:
Allora, qual è il migliore?
Molte aziende saltano le indagini annuali e le sostituiscono con indagini di polso più frequenti.
Tuttavia, mentre i sondaggi d'opinione sono ottimi per fornire una visione in tempo reale di come si sta procedendo su un argomento specifico, i sondaggi annuali sull'impegno aiutano a capire lo stato di salute generale dell'azienda.
Quindi, è possibile utilizzare un approccio misto e utilizzare entrambi.
I sondaggi Pulsesono complementari ai sondaggi annuali sul coinvolgimento. È possibile utilizzare un pulse per monitorare l'efficacia dei piani d'azione creati dall'indagine annuale e comprenderli.
❗️ Perché utilizzare i sondaggi di opinione per i dipendenti?
Quando i dipendenti non si sentono ascoltati o valorizzati, si disimpegnano.
Eppure, una ricerca condotta dal Workforce Institute dell'UKG indica che l'83% dei dipendenti britannici non si sente ascoltato. Ciò non sorprende se si considera che solo il 31% dei datori di lavoro conduce sondaggi sui dipendenti, e quelli che lo fanno lo fanno solo una volta all'anno.
Ma non è sufficiente.
I sondaggi Pulse vi aiutano a rimanere in contatto con i vostri dipendenti durante tutto l'anno. E soprattutto, questo tipo di strategia di feedback "sempre attivo" dimostra che vi preoccupate dei vostri dipendenti e delle loro opinioni.
Far sentire un dipendente valorizzato crea sostegno, impegno ed entusiasmo.
Tutti questi elementi portano al coinvolgimento.
Vantaggi
- Aumentano il coinvolgimento dei dipendenti: possono aiutarvi a migliorare la soddisfazione dei dipendenti, a far sentire la loro voce e a capire le loro motivazioni.
- Forniscono un feedback più pertinente: i sondaggi di opinione vi danno un'idea in tempo reale di come stanno andando le cose. Consentono di seguire le tendenze nel tempo, aiutano a misurare l'efficacia delle iniziative e fungono persino da sistema di allarme precoce.
- Sono più agili dei metodi di indagine tradizionali e aiutano a valutare rapidamente lo stato d'animo dell'organizzazione di fronte a cambiamenti imprevisti e incertezze.
- Promuovono una cultura più felice e positiva: aiutano a ricordare ai dipendenti che la direzione apprezza il loro contributo. Inoltre, incoraggiano una comunicazione aperta e alimentano una cultura del feedback all'interno dell'azienda.
- Hanno tassi di risposta più elevati : essendo più brevi e veloci da compilare, i dipendenti sono più propensi a rispondere rispetto a un sondaggio annuale completo.
- Vi tengono in contatto con i sentimenti: i sentimenti possono cambiare nel corso dell'anno e potete perdere il contatto con le prospettive dei vostri dipendenti se limitate i vostri check-in a una volta all'anno.
Svantaggi
- Possono perdere di efficacia: fare sondaggi troppo spesso può essere scoraggiante, soprattutto se non si supporta l'attività di sondaggio con un piano d'azione.
- Possono innescare la mancanza di fiducia: allo stesso modo, se la comunicazione è scarsa e la mancanza di azione, i dipendenti possono avere la sensazione che stiate lavorando contro di loro invece che a loro favore.
- Possono causare un sovraccarico di informazioni: fare sondaggi troppo spesso senza sufficienti risorse per elaborare le informazioni potrebbe farvi esaurire.
- Non forniscono informazioni complete : i sondaggi d'opinione si concentrano su una questione alla volta e non permettono di vedere il quadro generale. Utilizzatele come complemento alle indagini annuali.
📊 Parametri di riferimento per il sondaggio sul polso dei dipendenti
Con quale frequenza si dovrebbe condurre un sondaggio di opinione?
È possibile eseguire sondaggi a cadenza settimanale, mensile o trimestrale.
Ma esiste una cadenza giusta?
La cosa più importante da tenere in considerazione è che il sondaggio deve essere effettuato solo con la frequenza necessaria per agire sui dati.
Quindi, considerate il tempo necessario per analizzare i dati, creare e implementare un piano d'azione e comunicare i risultati alla vostra organizzazione.
Se siete un team di una sola persona, potreste decidere di intervallare le indagini con una cadenza gestibile.
Si consiglia di inviare un impulso una volta al mese.
Il sondaggio dovrebbe verificare gli stessi elementi per cogliere le tendenze e capire se i vostri piani d'azione sono efficaci.
Quanto deve durare un sondaggio sul polso?
I sondaggi Pulse devono essere brevi e facili da rispondere.
La durata di un impulso dipende dalla frequenza con cui si effettuano i sondaggi sui dipendenti. Quanto più breve è la cadenza (o la frequenza), tanto più breve dovrebbe essere il sondaggio.
Se inviate un sondaggio ogni settimana, dovrebbe contenere 3-5 domande. Un sondaggio mensile può avere fino a 10 domande e un sondaggio trimestrale non dovrebbe avere più di 15 domande.
In caso contrario, i dipendenti potrebbero scoraggiarsi ed evitare di partecipare.
Qual è un buon tasso di risposta?
Quante persone si prevede parteciperanno al sondaggio?
Secondo Gartner, non si dovrebbe avere un tasso di partecipazione del 100%, perché ciò dimostrerebbe che i dipendenti sono stati costretti a partecipare, influenzando i risultati.
Gartner consiglia di concentrarsi sulle risposte ottenute e di intervenire su eventuali problemi emersi. Quando i dipendenti vedranno i cambiamenti nel tempo, è molto probabile che il tasso di partecipazione aumenti.
Suggerimento: "Concentratevi sulle risposte che ricevete e intervenite sulle questioni che emergono".
Detto questo, raccomandiamo i seguenti tassi di partecipazione in base alle dimensioni dell'azienda:
- Piccole imprese (meno di 100 dipendenti): 75%
- Medie imprese (meno di 500 dipendenti): 70%
- Grandi aziende (oltre 500 dipendenti): 65%
Tenete presente che tassi di partecipazione più elevati riflettono un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.
Per aumentare i tassi di partecipazione, migliorate la comunicazione con i vostri dipendenti. Assicuratevi di spiegare chiaramente il processo, gli obiettivi e i vantaggi della partecipazione all'indagine.
E ricordate che la chiave per persuadere qualcuno è mostrargli cosa ci guadagna.
Se mostrate ai vostri dipendenti in che modo rispondere al sondaggio sarà vantaggioso per loro, saranno più propensi a rispondere.
Come combattere la stanchezza da sondaggio?
La fatica del sondaggio è la mancanza di motivazione a partecipare a un sondaggio.
Il motivo principale per cui i dipendenti si affaticano è che la loro organizzazione non ha preso provvedimenti in merito alle indagini precedenti.
Anche se avete agito in base ai feedback dei dipendenti, se questi ultimi non se ne sono accorti o non li avete informati dei cambiamenti apportati, penseranno che state solo spuntando una casella invece di avere un interesse genuino per la loro esperienza.
E poiché voi non siete interessati a loro, loro non sono interessati a voi (o al vostro sondaggio).
Quindi, cosa si può fare per evitare la stanchezza da sondaggio?
La cosa più importante da fare è agire sul feedback che vi danno.
Fate sapere loro che li avete ascoltati.
Si può anche prendere in considerazione:
- Rendete il vostro sondaggio facile da rispondere.
- Tracciate il modo in cui i vostri dipendenti percepiscono i vostri sforzi nel sondaggio successivo.
- Includete argomenti rilevanti che riguardano i vostri dipendenti.
📈 7 Best practice per la creazione di sondaggi che raccolgano informazioni significative
Selezionare la giusta tempistica e frequenza
Programmate i sondaggi durante i periodi di bassa stagione previsti per trarne il massimo profitto. Tuttavia, evitate il periodo festivo per avere un tasso di partecipazione più elevato.
È anche importante informarsi ogni volta che si verifica una situazione difficile, come una crisi aziendale, una riorganizzazione o un ridimensionamento. Questo non solo aumenta il morale, ma chiedere un contributo nei momenti critici può inviare un messaggio positivo al vostro team.
Infine, create una cadenza che combini le indagini di polso e le indagini annuali sul coinvolgimento per ottenere il meglio di entrambi i mondi.
Ottenere il consenso dell'alta dirigenza
Non ha senso condurre sondaggi se non si può agire in base al feedback. E non si può agire se non si ha il sostegno della leadership.
I manager non devono solo essere d'accordo con la rilevazione, ma devono partecipare attivamente, promuovere e prendere parte alla creazione e all'attuazione dei piani d'azione.
Il vostro ruolo in People Ops dovrebbe essere quello di un facilitatore piuttosto che di un proprietario di processi.
Per coinvolgere la dirigenza, assicuratevi di sottolineare il ROI dei sondaggi. Assicuratevi di spiegare come si allineano con gli obiettivi aziendali dell'organizzazione, come ad esempio:
- Migliorare l'esperienza dei dipendenti
- Riduzione del fatturato
- Riduzione dei costi di assunzione
Generare un ambiente di fiducia
Non otterrete risposte di qualità se i vostri dipendenti hanno l'impressione che stiate cercando di "fregarli" o di metterli in difficoltà attraverso un sondaggio.
I dipendenti devono capire che gli impulsi servono a dar loro voce, non a spiarli.
Fate notare che i sondaggi sono anonimi e riservati. I partecipanti possono esitare a essere onesti e a condividere i loro pensieri se pensano che si saprà chi ha scritto cosa.
Assicuratevi di avere comunicazioni interne solide che spieghino perché state conducendo il sondaggio, cosa farete con i risultati e come ne trarranno beneficio.
Creare il sondaggio perfetto
La regola d'oro dei sondaggi per i dipendenti è di mantenerli brevi e semplici, non più lunghi di 15 domande. Più breve è la cadenza, più breve dovrebbe essere il sondaggio.
Per garantire la qualità dei dati, evitate di raggruppare gli elementi in un'unica domanda. Ad esempio, invece di chiedere "Quanto è soddisfatto del suo stipendio e dei suoi benefit?", chieda informazioni su questi aspetti in domande separate.
I sondaggi Pulse traggono il massimo vantaggio dalle domande a cui si può rispondere su una scala da 1 a 5. Tuttavia, sono necessari alcuni dati qualitativi per spiegare da dove provengono i dati quantitativi. Quindi, ponete soprattutto domande chiuse, ma non dimenticate di includerne almeno una a risposta aperta.
Infine, utilizzate affermazioni neutre in tutto il sondaggio. Se la fate diventare una festa del tipo "il mio capo è fantastico", i vostri dipendenti saranno troppo positivi anziché realistici, compromettendo la qualità dei vostri dati.
Comunicare con i propri dipendenti
Anche se si interviene, non significa nulla se i dipendenti non si accorgono che il cambiamento è avvenuto grazie al loro feedback.
È necessario tenerli informati prima, durante e dopo il processo di rilevamento.
Una comunicazione trasparente ispira fiducia, aumenta il coinvolgimento e migliora l'autenticità.
Infine, utilizzate più canali di comunicazione interna. Certo, l'e-mail è ottima, ma l'uso di Teams o di Slack può aumentare il tasso di partecipazione e tenere tutti informati.
Sembra un lavoro impegnativo?
Zavvy vi aiuta a inviare automaticamente il sondaggio e a ricordare ai vostri dipendenti di compilarlo se non l'hanno ancora fatto.
Analizzare i risultati del sondaggio
Una volta raccolti i dati, dovrete analizzarli per capire cosa si nasconde nelle risposte.
Identificare le tendenze e gli schemi nelle risposte per trovare spunti rilevanti.
Chiedetevi:
- Come si sentono i vostri dipendenti?
- Cosa non funziona?
- Quali aree hanno una percezione positiva?
- C'è qualcosa che si può imparare da questo?
- Come sono i risultati rispetto all'ultimo sondaggio?
- Quali sono le tendenze in atto?
- I vostri precedenti piani d'azione sono efficaci?
Infine, fate un benchmark dei risultati della vostra organizzazione rispetto agli standard di settore, alle organizzazioni simili o alle norme nazionali sui dipendenti.
Stabilire i piani d'azione
L'azione sui risultati del sondaggio è la parte più critica della vostra strategia di sondaggio d'opinione.
Una volta terminata l'analisi dei risultati e delle intuizioni, riunitevi con i manager e i leader per discutere l'allineamento dei risultati con gli obiettivi e le priorità dell'organizzazione.
Porre domande come:
- Il coinvolgimento dei dipendenti è in linea con le aspettative?
- Qual è il problema più urgente del momento?
- Come possiamo migliorare l'esperienza dei dipendenti con ciò che abbiamo imparato?
Creare un piano d'azione e implementare le modifiche in base al feedback.
Ricordate di comunicare i vostri piani d'azione ai dipendenti per combattere la stanchezza da sondaggio e trarre i benefici della rilevazione del polso.
➡️ Per saperne di più sui piani d'azione per il coinvolgimento dei dipendenti (e per scaricare un modello gratuito), consultate il link sottostante.
Quali sono le domande da includere? (Con esempi)
Non esiste un modo corretto di progettare un sondaggio d'opinione.
Le domande devono riguardare argomenti critici per gli obiettivi dell'organizzazione.
Considerate l'esperienza complessiva dei dipendenti e adattate le domande per capire come i vostri dipendenti percepiscono la vostra azienda e le sue politiche.
Detto questo, comprendiamo che creare il vostro primo sondaggio d'opinione potrebbe essere un'impresa ardua.
Ecco quindi le nostre domande preferite da porre in un impulso mensile:
Metrica chiave: RAPPORTO CON IL MANAGER
- "Sono soddisfatto della frequenza con cui io e il mio manager comunichiamo".
- "Mi sento a mio agio nel dare opinioni e feedback al mio manager".
Metrica chiave: BENESSERE
- "Ho uno stress gestibile sul lavoro".
- "Sento di poter mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata".
Metrica chiave: SVILUPPO PERSONALE
- "Il feedback che ricevo è abbastanza frequente da aiutarmi a capire come posso migliorare".
- "La mia azienda contribuisce al mio sviluppo".
Metrica chiave: ALLINEAMENTO
- "Comprendo la missione e gli obiettivi della mia azienda".
- "Sento che i miei obiettivi individuali si allineano fortemente con quelli della nostra squadra".
Metrica chiave: eNPS
- "Quanto è probabile che raccomandiate questo posto di lavoro a un amico o a un collega?".
Metrica chiave: DOMANDA A RISPOSTA APERTA
- "Cosa dovrebbe iniziare a fare/continuare a fare/smettere di fare la mia azienda?".
🏢 Aumentare il coinvolgimento con i sondaggi di opinione: Un (mini) caso di studio
Maciek Kubiakresponsabile delle persone di PhotoAiDha condiviso con noi come i sondaggi Pulse abbiano aiutato il suo team a migliorare la motivazione e a mantenere alti i tassi di coinvolgimento.
Ha spiegato che i sondaggi sul polso dei dipendenti hanno avuto un "impatto tremendamente positivo" sulla loro azienda.
"Abbiamo utilizzato i feedback dei dipendenti per apportare modifiche che hanno migliorato la soddisfazione e la produttività dei dipendenti. Abbiamo anche modificato le nostre pratiche di assunzione per inserire nuovi dipendenti che si adattano alla nostra cultura aziendale e che saranno membri produttivi del nostro team. In generale, i sondaggi sul polso dei dipendenti sono stati fondamentali per aiutarci a costruire un team di dipendenti di prim'ordine e a creare un ambiente di lavoro positivo." Maciek Kubiak, responsabile del personale di PhotoAiD.
Durante la prima serie di sondaggi, il team di PhotoAiD ha fatto una scoperta:
"I nostri dipendenti si sentivano poco motivati a causa della monotonia o della ripetitività del loro lavoro", ha dichiarato Maciek, "i dati hanno mostrato che il 63% dei nostri dipendenti riteneva che il loro lavoro comportasse un numero eccessivo di compiti ripetitivi e che impedisse loro di imparare e acquisire nuove competenze".
Dovevano intervenire e affrontare il problema prima che si aggravasse.
Come hanno affrontato la noia?
"Abbiamo chiesto ai manager di mescolare le cose e di far provare ai dipendenti all'interno dei team e tra i vari team diversi compiti e lavori per un intero trimestre", ha detto Maciek. "Questo ha davvero contribuito ad ampliare le competenze di molti dei nostri dipendenti e a mantenere alti i tassi di coinvolgimento e la motivazione".
I risultati?
Dopo quattro mesi di "mix", solo il 24% dei dipendenti ha trovato il proprio lavoro ripetitivo.
📝 Modelli di sondaggi di opinione gratuiti per i dipendenti da copiare
La progettazione di un sondaggio e di una dashboard che consenta di visualizzare i risultati richiede molto tempo ed è persino eccessiva se è la prima volta che si conduce un sondaggio.
💬 Raccolta dei dati
Per aiutarvi a iniziare, abbiamo messo insieme un sondaggio di 10 domande che misura:
- Rapporto con il manager
- Benessere
- Sviluppo personale
- Allineamento
- eNPS
Inoltre, ha una domanda aperta che consente di conoscere meglio le opinioni dei dipendenti.
➡️ Richiedete la vostra copia gratuita qui.
Ma non è questo il punto.
📊 Visualizzazione degli approfondimenti
L'abbiamo anche collegato a una dashboard di Google Data Studio per visualizzare i dati e comprendere meglio i risultati che ne derivano.
➡️ Richiedete la vostra copia gratuita qui.
Suggerimento: utilizzate Zavvy per inviare automaticamente il vostro sondaggio pulse ogni mese. Potete anche impostare dei promemoria tramite Slack per incoraggiare un tasso di risposta più elevato.
➡️ Automatizzate i vostri sondaggi e aumentate il coinvolgimento con Zavvy
I sondaggi sul polso dei dipendenti vi aiutano ad ascoltare e comprendere la voce dei vostri dipendenti, consentendovi di migliorare l'esperienza dei dipendenti e di mantenerli felici, impegnati e produttivi.
Ricordate che per una strategia di sondaggio di successo è fondamentale agire in base ai risultati e comunicare chiaramente con i dipendenti.
E il modo migliore per comunicare con i vostri dipendenti?
automatizzati e attraverso canali diversi.
Avete bisogno di una mano per implementare i sondaggi?
Automatizzate il vostro processo di rilevamento su Zavvy e sbloccate oggi stesso potenti analisi.
Prenotate oggi stesso una demo e tenete tutti informati.