¿Cuánto tiempo debe durar la incorporación? Buenas prácticas y calendario ideal
"Nunca se tiene una segunda oportunidad para causar una primera impresión". - Trajes de botánica
Ofrecer una experiencia de incorporación eficaz es su oportunidad de causar una buena primera impresión a sus nuevos talentos. De hecho, el 93 % de los empleados está de acuerdo en que una incorporación eficaz es fundamental para retener a los empleados.
Las empresas con buenos programas de incorporación obtienen un 2,5% más de crecimiento de los ingresos y un 1,9% más de margen de beneficios que las empresas con procesos de incorporación deficientes. Por si esto no fuera suficiente motivación, el primero también conlleva mayores niveles de productividad y tasas de adquisición de conocimientos más rápidas.
Y, sin embargo, el 63% de las empresas no amplían sus programas de incorporación más allá del primer mes. Esto es un gran error, teniendo en cuenta que las nuevas contrataciones tardan ocho meses en ser plenamente productivas.
¿Cuánto tiempo debe durar el onboarding?
Los profesionales de RR.HH. y los responsables de contratación coinciden en que una incorporación eficaz requiere al menos tres meses. Sin embargo, esta no es la norma. Lo importante es que el proceso de incorporación se adapte a las necesidades de la empresa y de los empleados.
Le mostraremos cómo determinar la duración óptima de la incorporación para su empresa. En lugar de darte el pescado, te enseñaremos los entresijos de la pesca, las garrapatas y las mejores prácticas, para que puedas preparar a tu empleado para el éxito.
Las 4 fases de la incorporación
Comprender las distintas fases de la incorporación le ayudará a crear una estrategia sólida para atraer a los nuevos empleados, mejorar su retención y ayudarles a adaptarse a la cultura y los procedimientos de su empresa. Veamos las cuatro fases de una incorporación eficaz.
Fase 1: Orientación
La fase de orientación presenta a los nuevos empleados la organización, la alta dirección y los compañeros. Ofrece una imagen clara de lo que representa la organización y establece las expectativas de los nuevos talentos.
La orientación incluye los siguientes elementos:
- Discurso de bienvenida de la alta dirección
- Manual y resumen de cumplimiento
- Lecciones sobre la cultura, las políticas, la historia y los valores de la empresa
- Diversidad e inclusión
Esta fase de incorporación también es muy flexible. Aunque se recomiendan las presentaciones en persona, puedes tener diferentes estrategias para otros elementos de la orientación. Por ejemplo, aprovechar la tecnología como AR y VR para involucrar a los empleados, y escalar su programa de onboarding. Aquí tienes 17 ideas interesantes para que tu onboarding sea divertido y creativo.
Recuerde que se trata de un momento crucial para los candidatos. Incluso una pequeña falta de comunicación y un malentendido pueden hacerles dudar de su decisión de unirse a tu empresa. Pero si les haces sentir bienvenidos y los gestionas bien, se sentirán más ilusionados por contribuir al crecimiento de tu empresa.
Asimismo, asegúrese de que todos los empleados cumplimentan la documentación necesaria antes de pasar a la siguiente fase.
Fase 2: Formación de roles
Esta fase consiste en enseñar a los nuevos empleados sus obligaciones laborales diarias y prepararles para el éxito a largo plazo. Es otra fase importante de la incorporación, ya que está directamente relacionada con el éxito de los empleados en otros aspectos de su trabajo. Cuando los nuevos empleados tengan una idea clara de lo que se espera de ellos, harán su trabajo con más confianza.
La formación sobre roles incluye los siguientes elementos:
- Fijar expectativas de rendimiento
- Formación técnica y de procesos
- Seguimiento laboral
- Formación sobre seguridad en el trabajo
Los empleados son más propensos a prosperar con la formación formal, ya que conduce a una mejor moral y rendimiento de los empleados. Una verdadera forma de demostrar que te preocupas por su desarrollo.
Fase 3: Transición de funciones
Los empleados entran en la fase de transición a los 60-120 días de incorporarse a su empresa.
En este caso, el nuevo empleado pasa a su puesto permanente bajo la supervisión directa de su "compañero" o "mentor" asignado. Además del supervisor directo, los directivos de la empresa y los líderes de primera línea también deben tomar la iniciativa de enseñar a los recién contratados:
- Estrategias de crecimiento y mejora
- Comunicación eficaz
- Genuinidad y autenticidad
Los directivos también pueden establecer objetivos SMART para ayudar a los empleados a visualizar cómo son el éxito, la calidad y la productividad en su empresa. Para evitar malentendidos, es importante exponer las expectativas laborales con la mayor claridad posible.
Fase 4: Desarrollo continuo
La última etapa de la incorporación consiste en crear un plan a largo plazo. Esto garantiza que cada nuevo empleado siga un crecimiento profesional y personal continuo. Esto implica establecer hitos y permitir que los empleados vean cómo pueden contribuir positivamente a su organización y crecer profesionalmente.
De este modo, tanto el nuevo empleado como la empresa podrán alcanzar sus objetivos individuales y organizativos.
El desarrollo continuo incluye los siguientes elementos:
- Carreras profesionales
- Evaluación de competencias
- Fijación de objetivos personales y profesionales
- Planificación y elaboración de estrategias de desarrollo individual
- Realizar evaluaciones periódicas del rendimiento para reconocer los esfuerzos de los empleados.
- Ayudar a los recién contratados a mejorar su rendimiento si es necesario.
¿Cuánto suele durar la incorporación?
Como ya se ha mencionado, los responsables de contratación y los directores de RR.HH. coinciden en que la incorporación de los empleados debe durar un mínimo de tres meses. 1-2 semanas no es tiempo suficiente para que los empleados se sientan cómodos en la oficina y esperar que rindan.
Los nuevos empleados prosperan cuando están familiarizados con la cultura de la empresa, conocen y comprenden las políticas, los procedimientos y la tecnología de la empresa, y se han asentado en la experiencia de aprendizaje. Por eso la incorporación debe ser continua durante el primer año de contratación de un nuevo empleado.
Tampoco olvidemos lo alienante que resulta empezar de cero.
Los recién contratados no sólo tienen que conocer al equipo y a la dirección y rellenar papeleo, sino que también tienen que acostumbrarse a un entorno totalmente nuevo, averiguar cómo funcionan las cosas y, en general, encontrar su lugar en la empresa.
Si un año le parece demasiado tiempo, otros profesionales de RR.HH. coinciden en que los empleados también pueden aprender mucho sobre su nuevo puesto y sentirse "como en casa" en los primeros seis meses de incorporación a la empresa. Considera la posibilidad de crear un programa de desarrollo e incorporación centrado en los primeros seis meses para ayudar a los empleados a realizar la transición sin problemas, tras lo cual deberían estar preparados para trabajar en solitario.
Desarrollar una estrategia de incorporación eficaz lleva tiempo. Pero, ¿cómo determinar cuál es la más adecuada para su empresa? ¿La incorporación debe durar tres meses, seis meses o un año?
8 Factores para determinar cuánto tiempo debe durar el onboarding en tu empresa
Si está buscando un proceso de incorporación estándar, le tenemos una noticia: no existe.
Cada empresa y cada empleado son únicos, por lo que seguir ciegamente las estadísticas no va a resultar en una incorporación eficaz. Hay que personalizar el proceso en función de factores específicos.
1. Función
El objetivo de la incorporación es proporcionar a los nuevos empleados claridad sobre cuál es su trabajo, cómo hacerlo, qué se espera de ellos, a quién reportarse y pedir ayuda, y las "reglas no dichas" que suelen formar parte de la cultura de una empresa.
Esto suele durar los primeros 30 días, pero puede prolongarse más. También puede proporcionar a sus empleados plantillas y guías para garantizar una incorporación coherente y centrada en la experiencia.
La duración de la incorporación también depende de si se trata de traslados internos o contrataciones externas.
Dependiendo del tamaño de su empresa, la cultura de un departamento puede ser muy diferente de la de otro. Aunque quiera adaptarse a estos cambios, no querrá que un empleado trasladado se sienta como un novato en su propia organización.
Para evitarlo, necesitarán diferentes sistemas de formación, retroalimentación y socialización para que la transición sea fluida.
2. Complejidad de la empresa
Debe ofrecer a los nuevos empleados una visión general de la misión y los valores de su empresa, su línea de productos, el público al que se dirige y los puntos débiles que resuelve su producto. Igualmente importante es familiarizarles con la estructura organizativa general, los procesos, los sistemas, la infraestructura, las instalaciones, las herramientas y las interfaces.
Naturalmente, cuanto más compleja sea la información, más tiempo tardarán los empleados en familiarizarse con ella.
3. Medios de comunicación
Como parte de la incorporación, puede entregar a los empleados manuales o mostrarles vídeos para enseñarles las políticas de la empresa.
Aunque los manuales del empleado sirven de guía y referencia práctica para las políticas y procedimientos de la empresa, no son tan atractivos.
Nuestro cerebro está preparado para recordar contenidos visuales. Los estudios han demostrado que el espectador medio retiene el 95% de un mensaje cuando lo ve, frente al 10% que retiene cuando lo lee. Por eso, incluir formación en vídeo en tu programa de incorporación hace que todo el proceso sea más atractivo y rentable.
4. Incorporación relacional
La incorporación no es un proceso transaccional. No se puede hacer que los nuevos empleados rellenen el papeleo necesario, lean el manual del empleado y listo. No funciona así.
Hay que tener en cuenta la incorporación relacional, que consiste en cuidar y acoger a los nuevos empleados y darles el apoyo necesario. También quiere que los nuevos empleados establezcan relaciones sólidas con sus compañeros de trabajo y ayudarles a adaptarse rápidamente a la cultura y los procesos de su empresa.
5. Contratación a distancia frente a contratación interna
La incorporación a distancia es más complicada que la incorporación en persona.
Cuando la incorporación se realiza en línea, el acceso a los nuevos empleados es limitado. No puedes entrar sin más y preguntar a la persona: "¿Qué tal va todo?" o inclinarte hacia la persona de la mesa de al lado para decirle: "Deja que te enseñe cómo se hace otra vez".
Hay que estar más atento y esforzarse más para que los nuevos empleados empiecen con buen pie la incorporación a distancia.
Por el contrario, la incorporación en persona es más flexible y práctica. Puedes leer el lenguaje corporal del nuevo empleado para saber si se siente cómodo y comprobar cómo está a lo largo del día para facilitar la transición.
6. Tecnología e infraestructuras
Los nuevos empleados deben disponer de los equipos y el acceso a los sistemas adecuados para que la formación sea eficaz, especialmente en el caso de los trabajadores remotos o híbridos.
Muchas empresas optan por orientar a los empleados paso a paso sobre cómo utilizar un nuevo software. De este modo, se garantiza que no se pierde un tiempo valioso en la formación sobre el sistema. Pero algunas de estas herramientas tienen una curva de aprendizaje más pronunciada, lo que de nuevo afecta a la duración de la incorporación.
También hay tecnologías que reducen el tiempo dedicado a los procedimientos transaccionales de incorporación, como la cumplimentación de papeles, la apertura de cuentas y la concesión de permisos. Obviamente, las empresas que empleen estas tecnologías tendrán una incorporación más rápida que las que no lo hagan.
7. Orientación necesaria para la formación específica
Un proceso de incorporación satisfactorio también permite un aprendizaje de mayor nivel.
Una incorporación intensiva da a los nuevos empleados más tiempo para asimilar la información y más oportunidades para desarrollar habilidades avanzadas que pueden beneficiar a su organización. También puedes formar a los empleados para que desarrollen competencias técnicas y sociales que garanticen su desarrollo personal.
Otro factor que influye en la duración de la incorporación es la disponibilidad de oportunidades de aprendizaje colaborativo.
Asignar un "compañero" a sus empleados es un gran ejemplo de aprendizaje colaborativo. Este sistema garantiza que los empleados no tengan que pasar solos por el proceso de incorporación y les da la oportunidad de establecer vínculos con otros compañeros, compartir experiencias y comprender su papel dentro de la empresa.
8. Entusiasmo de los empleados
El último factor que influye en la duración de la incorporación es también el más complicado: el entusiasmo del nuevo empleado.
Si la incorporación es un proceso meramente transaccional, no conectará a los empleados con la empresa. Si es más colaborativo y envolvente, sus empleados estarán plenamente comprometidos con la empresa. Disfrutarán de su trabajo, se sentirán comprometidos con la empresa y se esforzarán más en su trabajo.
Tiempo hasta la productividad vs. tiempo hasta el embarque
Esta es nuestra opinión sobre cuánto tiempo debe durar el onboarding:
La duración de la incorporación depende de una serie de factores, pero los estudios sugieren que los empleados pueden beneficiarse más de procesos de incorporación más largos y estructurados.
Esto no significa que sus empleados vayan a tardar siempre más en ser productivos.
Se lo explicaremos.
La mayoría de los profesionales de RR.HH. se centran en la métrica del tiempo de incorporación, cuando deberían centrarse en otra métrica de RR.HH. denominada tiempo de productividad.
El tiempo hasta la productividad mide el tiempo que tardan los empleados en ser operativos y productivos. Indica el tiempo que transcurre entre el primer día del empleado y el momento en que éste es plenamente productivo y contribuye activamente a la organización.
Naturalmente, cuanto menor sea el tiempo de productividad de su empresa, más rápida será su incorporación, y viceversa.
El software de experiencia de incorporación de empleados de Zavvy agiliza y estructura la incorporación proporcionando a los nuevos empleados las herramientas y plantillas que necesitan para tener éxito. Esto ayuda a reducir el tiempo de productividad y a mejorar la experiencia del candidato.
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Según nuestra experiencia, un proceso de incorporación eficaz dura al menos un mes y suele prolongarse hasta los seis meses, que es también cuando finaliza el periodo de prueba y se espera que las personas trabajen a pleno rendimiento.
Para mejorar la retención, recomendamos encarecidamente celebrar más sesiones individuales de feedback, comprobaciones y reflexiones sobre el cuadro de mando una vez que los nuevos empleados hayan cumplido los tres meses en la empresa.
Cronología ideal: Hitos más importantes en la trayectoria de un empleado
A continuación le ofrecemos nuestra opinión definitiva sobre cómo debe ser una experiencia de incorporación satisfactoria. Para que lo entiendas mejor, hemos dividido todo el proceso en cuatro periodos diferentes.
A. Preembarque
Para que el empleado se sienta cómodo y preparado para su primer día de trabajo, tendrás que familiarizarlo con la empresa y su cultura durante la fase de preinternado.
- 1-2 semanas antes: Envía un paquete de bienvenida y una lista de comprobación de documentos al empleado, presentándole la empresa y a algunos miembros del equipo.
- 5 días antes: Proporcione a los empleados un resumen detallado de la cultura y los procesos de la empresa: qué es y qué hace, las normas y reglamentos de la oficina, los horarios de trabajo y las expectativas establecidas.
- 1 día antes: Envíeles un plan para el primer día y asegúrese de que los empleados tienen acceso a todos los sistemas y documentos necesarios.
B. Fase de incorporación 1
Esta etapa se centra en la primera semana de incorporación del empleado a su empresa. Se trata de presentarle el equipo y la oficina y familiarizarle con sus socios, clientes y competidores.
- Día 1: Dé una bienvenida oficial al empleado. Preséntele el equipo, la cultura y los valores de la empresa y la línea de productos. Asegúrate de que cumplimenta la documentación necesaria.
- Día 2: Expongalas expectativas de trabajo y lo que espera que consigan en la primera semana. Explica los KPI y OKR que utilizarás para medir su rendimiento.
- Día 3: Presénteles a otros departamentos y dígales a quién deben dirigirse para pedir ayuda. Asigna un "compañero" al empleado para ayudarle a adaptarse.
- Día 4: Háblales de los socios, clientes y competidores de la empresa. También puedes entregar al empleado documentos en los que se expliquen con más detalle.
- Día 5 y Día 6: Anímeles a participar activamente y a implicarse en la empresa.
- Día 7: Mantenga una reunión individual con el empleado y reflexione sobre su primera semana de trabajo. Aprecia sus logros y aclara cualquier duda que pueda tener.
C. Fase de incorporación 2
Esta fase abarca el primer mes del empleado en la empresa. Su objetivo aquí es hacer que se implique más y sea más productivo, así como proporcionarle muchos comentarios para facilitar su transición.
- Día 9: Explique la cultura de feedback de la empresa, así como los canales utilizados para proporcionarlo. Haz que el empleado se sienta cómodo con el proceso de obtener y dar feedback.
- Día 12: Organice una pausa para el café con el compañero asignado para que le dé su opinión.
- Día 14: Organice una breve sesión de reflexión sobre los acontecimientos de la semana anterior. También puede organizar un breve cuestionario de aprendizaje para poner a prueba sus conocimientos sobre la empresa.
- Semana 3: Invítales a la reunión intradepartamental. Recuérdales que vuelvan a repasar los documentos de la empresa.
- Semana 4: Realice la comprobación del primer mes y proporcione los comentarios necesarios. También puedes enviarles una encuesta para preguntarles cómo va su incorporación.
D. Fase de incorporación 3
Esta fase abarca del segundo al sexto mes de trabajo en la empresa. El proceso aquí implica sesiones regulares 1:1 y de feedback para conseguir que contribuyan más al crecimiento de la empresa. También hay que conocer sus planes de futuro para alinear sus intereses con los objetivos de la empresa.
- Segundo mes: Para entonces, la formación interna debería haber concluido. Anime al empleado a asistir a más reuniones de equipo, compartir sus opiniones y sugerir mejoras. Celebre sesiones regulares 1:1 y de feedback, y un check-in mensual.
- Tercer mes: Los empleados deben ser capaces de diagnosticar problemas y ofrecer soluciones al tercer mes. Asígneles proyectos y fomente su autonomía. Considera la posibilidad de elaborar una encuesta en la que preguntes a los empleados qué habilidades les interesa desarrollar. Organice sesiones regulares 1:1 y de feedback, y una reunión de control mensual.
- Cuarto mes: Conviérteles en "alumnos en la sombra" y anímales a pensar en futuras orientaciones. Mantén sesiones regulares 1:1 y de feedback, y una reunión de control mensual.
- Quinto mes: Pide al empleado que elabore un plan de desarrollo y supervisa sus actividades. Mantén sesiones regulares 1:1 y de feedback, y un check-in mensual.
- Seis meses: Pídeles que elaboren un plan para el año siguiente y pídeles su opinión. Hazles su evaluación de rendimiento a los seis meses.
Al cabo de seis meses, su empleado debería haber sido incorporado con éxito. Por supuesto, el proceso puede ser más corto o más largo en función de los factores que hemos explicado anteriormente; el calendario anterior solo representa lo que creemos que son los hitos más importantes de un proceso de incorporación satisfactorio.
Caso práctico: Calendario de incorporación en Mailchimp
El 96% de los empleados de Mailchimp afirma que es un gran lugar para trabajar, en comparación con el 59% de los empleados de una empresa estadounidense típica. Esto se debe principalmente a que la empresa ha realizado algunos ajustes eficaces en su proceso de incorporación a lo largo de los años.
Mailchimp incorpora a más de 200 nuevos empleados cada año, y ha creado un programa de "Asociados de Integración de Empleados" para facilitar la incorporación. Estos asociados se encargan de proporcionar a los recién contratados todos los recursos que necesitan para trabajar y de hacer que se sientan bienvenidos.
Algunos de los aspectos más destacados de este programa son:
- Bolsas de regalo
- Almuerzos gratuitos
- Visita a la oficina
- Charla con dos de los cofundadores
Antes de su primer día, cada empleado tiene que rellenar un formulario con sus aperitivos favoritos, colores, aficiones, etc., que luego se utiliza para organizar su espacio de trabajo. Los jefes también les envían saludos en postales para darles un toque personal.
El primer día, los nuevos empleados reciben una visita guiada por la oficina principal, tras la cual rellenan el papeleo. También se les entrega el programa de incorporación de la semana, que incluye almuerzos gratuitos, resúmenes de los departamentos y debates sobre el público objetivo de Mailchimp.
También se explica a cada nuevo empleado lo que se espera de él al final de la semana. Por ejemplo, que conozcan la empresa y su funcionamiento, que configuren su ordenador o que se reúnan con el equipo.
Además, los recién contratados almuerzan con sus nuevos compañeros durante la primera semana y asisten a reuniones informales. Esto ayuda a romper el hielo, lo que les permite integrarse más rápidamente y sin problemas en la organización.
La experiencia de incorporación cultural de Mailchimp tiene lugar en persona durante la primera semana, pero en realidad la incorporación dura tres meses. De este modo, los empleados comprenden mejor qué hace el equipo y cuál es su función, además de cómo pueden realizar el trabajo de forma eficaz.
Otra razón por la que la incorporación de Mailchimp es tan eficaz es que la dirección siempre está abierta a la retroalimentación y la iteración para crear una experiencia más impactante para los nuevos empleados.
Planifica tu calendario ideal con un clic. Con Zavvy
Un buen proceso de incorporación no es largo ni corto, sino eficaz e impactante. Por tanto, en lugar de centrarse en completar la incorporación en un número determinado de meses sólo porque lo diga un estudio, averigüe qué funciona para sus empleados y su empresa.
Las empresas líderes confían en nuestro software de incorporación para automatizar sus procesos internos de incorporación. Con Zavvy, puede crear experiencias ricas y diversificadas que van más allá de los correos electrónicos. Nuestro software proporciona a los nuevos empleados una visión sistemática de toda la información que necesitan y les ofrece elementos paso a paso para supervisar su progreso.
El resultado final son empleados contentos, menos gastos generales y una incorporación más rápida y eficaz.